GEMEENTEBESTUUR VAN VEENDAM 19 december 2011 Nummer: Sector: Ruimte en Economie Veendam, 15 november 2011 Onderwerp: VVV Veendam Voorstel 1. Stemmen in met de realisatie van een VVV agentschap in het Veenkoloniaal museum. 2. Stemmen in met het incidenteel beschikbaar stellen van 36.471,51 voor de dekking van kosten vanuit het faillissement Stichting Veendammer VVV. Het bedrag 32.000,00 te dekken vanuit de in de begroting 2011 opgenomen post VVV. Het bedrag 4.471,51 ten laste te brengen van de garantstelling zoals deze is opgenomen in het raadsbesluit van 21 maart 2005. 3. Stemmen in met het blijvend beschikbaar stellen van 32.000,00 voor bedrijfsvoering VVV en toeristische promotie. 4. Begroting dienovereenkomstig te wijzigen. Inleiding Op 21 maart 2005 heeft de raad, na het faillissement van het Toeristisch Huis Oost Groningen (THOG), besloten de om de Stichting Veendammer VVV een jaarlijkse subsidie van 32.000,00 te verstrekken voor de periode van 2006 tot en met 2009. Daarnaast is besloten om een eenmalige bijdrage van 24.000,00 beschikbaar te stellen voor aanschaf van inventaris en een garantstelling van 63.000,00 aan de Rabobank te verstrekken. Voor de subsidie en garantstelling zijn voorwaarden gesteld die zijn terug te vinden in het raadsbesluit van 21 maart 2005. Na het faillissement van het THOG maakte de stichting Veendammer VVV een doorstart met een negatief eigen vermogen van 50.000,00. De verwachting van het toenmalige bestuur was dat enkel voor de eerste vijf jaren subsidie nodig zou zijn en dat de VVV daarna zichzelf zou kunnen redden. De praktijk bleek echter anders. De VVV/ANWB Veendam draaide weliswaar een behoorlijke omzet maar door de lage marge werd elk jaar toch met verlies afgesloten. In 2009 leek een positief resultaat te zijn bereikt, maar achteraf bleek dat de ANWB per abuis een post niet had gefactureerd. Hierdoor was het resultaat in 2009 negatief. Begin mei 2011 meldde het bestuur van VVV/ANWB Veendam zich bij de gemeente met een acuut financieel probleem. Uit een nadere analyse van de financiële gegevens die vervolgens is uitgevoerd, bleek dat de marge te klein is om een gezonde en verantwoorde bedrijfsvoering te kunnen hebben. Bovendien bleek dat er naast een hoge crediteurenstand, die voor tweederde bestond uit vorderingen van de ANWB, het negatief eigen vermogen was opgelopen tot 90.000,00. Uit de gesprekken met de ANWB werd duidelijk dat zij op geen enkele wijze zouden willen meewerken aan een structurele oplossing. De betalingsvoorwaarden werden zelfs aangescherpt en er zou, naast een directe betaling van 55.000,00 een garantstelling voor de overige kosten afgegeven moeten worden. Wij hebben dat als onwenselijk en onverantwoord aangemerkt. De stichting richtte zich zowel op toeristische promotie van de regio als op het exploiteren van de winkel. In de praktijk lag echter de meeste nadruk op het exploiteren van de winkel (circa 90%) en kwamen de andere taken niet echt uit de verf. Met het wegvallen van de ANWB-winkel komt een groot deel van de omzet en de kosten te vervallen. De stichting had zes (voor het grootste deel) parttime medewerkers in dienst.
De werkzaamheden bestonden uit: Kaartverkoop NS; verstrekken van sleutels bruggen en sluizen; kaartverkoop Theater; ANWB winkel (incl. verzekering en diensten); VVV (incl. verkoop VVV Cadeaubonnen/dinerbonnen/theaterbonnen/bioscoopbonnen) verkoop kaarten Bronnenbad Nieuweschans; centrale balie Cultuurcentrum. Gastheerschap Voor de gemeente Veendam is het belangrijk om het gastheerschap goed in te vullen. Dat kan op verschillende manieren. Duidelijk is wel dat een ANWB winkel daarin niet noodzakelijk is. Het gaat er vooral om dat een (toeristisch) informatiepunt en een gastheerfunctie worden gecombineerd. De gastheerfunctie houdt in dat diensten worden verleend aan (potentiële) bezoekers en eigen inwoners. Hierbij is het belangrijk dat dit informatiepunt wordt ingericht op een herkenbare locatie. Bovendien moeten bezoekers goed worden geadviseerd en zou de feedback gebruikt moeten worden voor de verdere ontwikkeling van het toeristisch product Veendam. Nieuwe VVV functie Naar aanleiding van het faillissement van de Stichting Veendammer VVV is onderzoek gedaan naar de verschillende mogelijkheden om eerder genoemde functies voort te kunnen zetten. Het rapport dat hierover is opgesteld is als bijlage bijgevoegd. Uit het onderzoek blijkt dat er drie mogelijke varianten zijn: Volwaardig VVV kantoor. Dit betrof het bestaande model. De VVV formule is vooral gericht op het exploiteren van de VVV/ANWB winkel. VVV agentschap. Een VVV agentschap is een distributievorm met een beperkt assortiment VVV producten en diensten die worden aangeleverd vanuit een volwaardig kantoor in combinatie met een derde partij. TIP. Dit is een toeristisch informatiepunt, los van de bestaande VVV formule. De TIP s kunnen zich op verschillende locaties bevinden, bijvoorbeeld bij horeca-voorzieningen. Uit de gesprekken met verschillende partijen blijkt dat voor de korte termijn een combinatie van een VVV agentschap met de museumwinkel van het Veenkoloniaal museum de beste optie is. Deze winkel biedt voldoende ruimte om een bescheiden aanbod van toeristische artikelen en foldermateriaal uit te stallen. Daarnaast zit de winkel direct bij de ingang van Van Beresteyn, dus eenvoudig te bereiken en in het zicht. Bovendien zijn er al vrijwilligers aanwezig in de winkel. Bij de taken was de verkoop van de theaterkaarten voor Cultuurcentrum Van Beresteyn in eerste instantie meegenomen, maar dit wordt voorlopig door het cultuurcentrum zelf ingevuld. Om het risico op een herhaling van financiële problemen in de nabije toekomst te minimaliseren, is in overleg met het Veenkoloniaal Museum in Marketing Groningen een solide partner gevonden. Voor het agentschap zal een exploitatieovereenkomst worden gesloten tussen het museum en Marketing Groningen. De inkoop van de producten geschiedt vervolgens via Marketing Groningen. Voordelen van deze constructie zijn dat: Er kleinschalig en zonder risico kan worden ingekocht. Er gewerkt kan worden met vrijwilligers; Er slechts een kleine jaarlijkse vergoeding nodig is; Er veel vrije ruimte is in de keuze van de producten. Het nadeel is echter dat de winstmarges iets lager zijn dan bij een rechtstreekse inkoop via VVV Nederland. Naar onze mening weegt dit nadeel echter niet op tegen de genoemde voordelen.
Argumenten 1. Het college acht het gastheerheerschap noodzakelijk in Veendam. Het is belangrijk dat bezoekers van de gemeente Veendam één centraal punt hebben waar zij informatie kunnen krijgen over de gemeente, de omliggende gebieden en alle activiteiten en mogelijkheden die er zijn. 2. Goed voor de ontwikkeling van het toeristisch beleid De VVV staat in direct contact met bezoekers en ondernemers en kan daarom ook van dienst zijn als adviseur op gebied van toeristische en recreatieve producten binnen onze gemeente. 3. De openingstijden van de museumwinkel sluiten goed aan bij de toeristische behoefte De museumwinkel is iedere dag geopend, dus ook op zondag. Dit betekent dat de VVV ook iedere dag geopend is. 4. Het is op nagenoeg dezelfde locatie. 5. Verstrekken van toeristische informatie past bij de functie van het museum. 6. De kosten voor huur van de VVV winkel vervallen. Door de plaatsing van de VVV in de museumwinkel hoeft er geen aparte ruimte gehuurd te worden. 7. De personeelskosten dalen. Door het combineren van de VVV en de museumwinkel kunnen de personeelskosten omlaag. Er kan grotendeels gewerkt worden met vrijwilligers. Voor de coördinatie en de inkoop zal er een (parttime) medewerker aangesteld moeten worden. Dit betekent een daling van 2,4 fte naar 0,4/0,5 fte. 8. Het kan snel geregeld worden. De winkel wordt al geëxploiteerd. De VVV functie kan vervolgens snel opgestart worden. 9. Kans op herhaling financiële problemen is klein. Door de samenwerking met Marketing Groningen is een partner gevonden die voldoende kritische massa heeft en bovendien veel expertise heeft op het gebied van toeristische product ontwikkeling. 10. Invulling geven op deze wijze is aanmerkelijk goedkoper dan hiervoor een formatieplaats te creëren. Kanttekeningen Extra taak voor het museum De extra functie betekent meer werkzaamheden voor het museum. Vrijwilligers zijn weliswaar al aanwezig, maar er zal nog wel een coördinator aangesteld moeten worden voor de aansturing en de coördinatie van de werkzaamheden van de vrijwilligers en de inkoop voor de VVV. Het gaat hierbij om een parttime functie. Er moet een nieuwe invulling worden gezocht voor de voormalige VVV ruimte De ruimte van de VVV-ANWB in Cultuurcentrum Van Beresteyn zal een nieuwe invulling moeten krijgen. Momenteel wordt gekeken of een commerciële invulling mogelijk is. Het faillissement van de VVV/ANWB heeft financiële gevolgen voor de gemeente Door de garantstelling en een vordering op de voormalige VVV/ANWB zal de gemeente eenmalig kosten moeten afboeken. Financiën De gemeenteraad van Veendam heeft op 21 maart 2005 besloten: Subsidie van 32.000,00 te verstrekken aan de Stichting Veendammer VVV, voor de periode van 2006 tot en met 2009. Een eenmalige gemeentelijke bijdrage van 24.000,00. Een garantstelling van 63.000,00 aan de Rabobank. Hiervan staat na het faillissement nog 15.964,87 open. Voorwaarden te stellen voor subsidie en garantstelling. In 2010 is er wederom een subsidie van 32.000,00 toegekend aan de Stichting Veendammer VVV. Ook voor 2011 is dit bedrag opgenomen in de begroting maar nog niet toegekend aan de stichting. Doordat ook de huur 10.000,00 in het faillissement valt en het niet reëel is om te verwachten dat er een huurder voor dit bedrag voor de resterende maanden zal worden gevonden, zal deze vordering moeten worden afgewaardeerd.
Resumé Incidenteel Voor de afwikkeling van het faillissement is incidenteel 36.471,51 nodig voor de garantstelling en mislopen van huurinkomsten. Komende 5 jaar Om het gastheerschap op een goede wijze in te vullen, zal de gemeentelijke bijdrage gelijk moeten blijven. De jaarlijkse bijdrage van 32.000,00 willen we dan ook continueren. Van dat bedrag zal 24.000,00 nodig zijn voor de bedrijfsvoering van de VVV, te gebruiken voor onder andere de inhuur van een parttime medewerker, inkoop en coördinatie van de vrijwilligers. Het overige deel van 8.000,00 wordt beschikbaar gesteld voor de toeristische promotie van Veendam. Na 5 jaar evalueren we de samenwerking met de museumwinkel en kijken we naar de voortzetting daarvan. De subsidie zal jaarlijks worden toegekend op basis van een goedgekeurde begroting en jaarrekening. Bovenstaande gegevens betekenen het volgende: Jaar 2011 Omschrijving Derving huurinkomsten Aflossing Rabobank Bedrag 10.000,00 15.964,87 Kosten onderzoek Kok/Clements 6.006,64 Aanloopkosten 4.500,00 Totaal 36.471,51 Vanaf 2012: subsidie VVV nieuwe vorm Omschrijving Gemeentelijke bijdrage Promotie Bedrag 24.000,00 8.000,00 Totaal 32.000,00 Dekking De dekking voor 2011 kan voor het grootste deel worden gevonden in de 32.000,00 die is opgenomen in de begroting voor de VVV (te regelen in de najaarsrapportage). Het restant kan gedekt worden door de garantie te effectueren die in 2005 is afgegeven. Vanaf 2012 en volgende jaren is de dekking al geregeld bij de begroting en de meerjarenbegroting.
Uitvoering Namens het college zullen het hoofd van de afdeling Ruimte en Economische Zaken en de beleidsmedewerker Toerisme de contacten onderhouden met het museum en toezien op een adequate uitvoering van het gastheerschap, zoals dat in deze nota is geformuleerd. Daarnaast zien zij toe op de jaarlijkse toekenning van de subsidie. Communicatie Na besluitvorming zal het Veenkoloniaal Museum geïnformeerd worden over het besluit. Commissie Dit voorstel is besproken in de commissie BEM op 28 november 2011 Relatie met eerdere besluitvorming Raadsbesluit toekenning subsidie VVV d.d. 21 maart 2005 burgemeester en wethouders van Veendam, A.Meijerman, burgemeester. A. Castelein, secretaris
Nummer: ----/RE De raad der gemeente Veendam gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 15 november 2011 b e s l u i t 1. In te stemmen met de realisatie van een VVV agentschap in het Veenkoloniaal museum. 2. In te stemmen met het incidenteel beschikbaar stellen van 36.471,51 voor de dekking van kosten vanuit het faillissement Stichting Veendammer VVV. Het bedrag 32.000,00 te dekken vanuit de in de begroting 2011 opgenomen post VVV. Het bedrag 4.471,51 ten laste te brengen van de garantstelling zoals deze is opgenomen in het raadsbesluit van 21 maart 2005. 3. In te stemmen met het blijvend beschikbaar stellen van 32.000,00 voor bedrijfsvoering VVV en toeristische promotie. 4. De begroting dienovereenkomstig te wijzigen. Besloten in de openbare vergadering van 19 december 2011 De raad voornoemd, Voorzitter, Griffier, A.Meijerman R. Brekveld