Handleidingen 1.0 Zarafa

Zarafa Handleidingen 1.0 Zarafa In dit document vind je de handleidingen voor Zarafa zoals aangeboden door ECM2.

I. Zarafa Email en Agenda 1 1. Inleiding 3 1.1. Adresgegevens... 3 1.2. DNS aanpassen... 3 2. Snel starten met Zarafa 5 3. WebApp 7 3.1. Inloggen en eerste gebruik... 7 3.2. Aanpassen voorkeuren en 'Today'-scherm... 8 3.3. Gedeelde mappen en gedeelde agenda... 9 3.3.1. Machtigingen instellen... 9 3.3.2. Gedeelde mappen openen... 11 3.4. E-mail versturen uit naam van een ander... 13 3.4.1. Gemachtigden instellen... 13 3.4.2. 'Van-adres' instellen... 13 3.5. Verwijderde items terughalen... 14 3.6. Plug-ins... 14 3.6.1. S/MIME plugin... 15 3.6.2. Files' plugin... 15 3.6.3. SugarCRM Archiver... 18 3.6.4. Spreed Webmeeting plug-in... 19 3.6.5. 'Personal Inbox Management' plug-in... 19 4. Outlook 4.1. Outlook 2013 en 2016... 4.2. Outlook 2010 en ouder... 4.3. Gedeelde mappen en gedeelde agenda... 4.3.1. Machtigingen instellen... 4.3.2. Gedeelde map of agenda openen... 4.4. Verwijderde items terughalen... 4.5. Problemen met Outlook... 4.5.1. Ongebruikte plugins verwijderen... 4.5.2. De Zarafa plugin actief maken... 21 21 27 32 33 35 37 38 39 39 5. Mac OS X 41 6. Smartphones 6.1. Apple iphone... 6.2. Google Android... 6.3. Windows Phone... 43 43 44 46 7. Andere applicaties 7.1. E-mail... 7.1.1. Servergegevens... 7.1.2. E-mail mappen... 7.2. Agenda... 7.3. Contactpersonen... 49 49 49 49 50 50 8. Migratie naar Zarafa 8.1. Migreren via Outlook... 8.1.1. Via de export- en importfunctie... 8.1.2. Via IMAP... 8.2. Migreren via Thunderbird en andere IMAP-applicaties... 51 51 51 53 54 Register 57 iii

Deel I. Zarafa Email en Agenda

Inleiding In deze beknopte handleiding beschrijven wij hoe je kunt gebruikmaken van Zarafa van ECM2. Je hebt op vele verschillende wijzen toegang tot e-mail, agenda, contactpersonen, taken en notities. In deze handleiding behandelen we de meest voorkomende. 1.1. Adresgegevens De inloggegevens die je nodig hebt om Zarafa te gebruiken heb je in je welkomstbrief gekregen. Andere gegevens die je nodig hebt zie je hieronder staan. WebApp Webadres: Outlook Serveradres: Poort: Beveiliging: Smartphone Serveradres: Overige e-mailapplicaties Inkomende mail Webadres: Accounttype: Poort: Beveiliging: Authenticatietype: Uitgaande mail Webadres: Accounttype: Poort: Beveiliging: Authenticatietype: Agenda Webadres: Contactpersonen Webadres: 1.2. DNS aanpassen Om je eigen domeinnaam te gebruiken hoef je deze niet naar ons toe te verhuizen. Je website en andere diensten blijf je gebruiken zoals je dat gewend bent. Om de e-mails bestemd voor jouw domein te ontvangen op jouw ECM2 account volg je de onderstaande stappen: 1. Zoek op bij welk bedrijf jouw domeinnaam geregistreerd staat. Deze partij beheert de zogenaamde DNS records die voor de verwijzing naar onze servers zorgen. 2. Vraag deze partij om de volgende MX-records met de hoogste prioriteit toe te voegen en de andere MX-records te verwijderen (tenzij je een goede reden hebt om deze te behouden): 3

Hoofdstuk 1. Inleiding MX 10 mx1.ecm2.nl MX 10 mx2.ecm2.nl Let op dat het in bepaalde gevallen nodig is om een punt ('.') achter de MX-record te zetten. Dit is afhankelijk van de partij die de DNS aanbiedt. 3. Om markering als spam te voorkomen, voeg je ook het volgende SPF-record toe: v=spf1 a mx include:_spf.ecm2.nl ~all Let op dat deze SPF-record aansluit bij jouw e-mail opstelling. Staat er nog geen SPF-record in de DNS, dan is deze waarschijnlijk passend. Wil je meer weten voordat je iets aanpast, neem dan contact met ons op. Let op: Nieuwe e-mail wordt pas afgeleverd op de servers van ECM2 nadat het nieuwe MX-record bekend is over het gehele internet. Normaliter is dat na enkele uren het geval, maar dit kan tot 48 uur duren. In de tussentijd kan er nog e-mail bij je oude provider worden afgeleverd. Let daarop bij je migratiewerkzaamheden. Je kunt het resultaat van de wijziging makkelijk controleren door het invullen 1 van jouw domeinnaam in deze tool. 1 http://mxtoolbox.com/ 4

Snel starten met Zarafa Met Zarafa van ECM2 heb je alle voordelen van zakelijke email, zonder dure licenties of zorgen over beheer. Ook al is Zarafa eenvoudig in het gebruik, neem voor een optimale ervaring kort de tijd om Zarafa te leren kennen. 1 Je kunt Zarafa gebruiken via de WebApp op https://mail.ecm2.nl/webapp of via alle bekende e-mail software (clients). Nu je aan de slag gaat met een (nieuwe) e-mail aanbieder, is het een goed moment om de WebApp te overwegen voor jezelf en je medewerkers en af te stappen van traditionele software. Voordelen van de WebApp zijn: Je hoeft niets in te stellen en er kan niets stuk gaan. ECM2 is verantwoordelijk voor de WebApp, en zorgt dat deze altijd werkt. Je zult dus nooit betaalde hulp nodig hebben voor dit programma, voor jezelf of je medewerkers. De WebApp heeft de meestgebruikte functies van software als Outlook. Je gaat er dus op functionaliteit niets op achteruit. Denk daarbij aan regels/filters, handtekeningen, afwezigmeldingen, gedeelde mappen, en agenda, contacten, taken en notities. En de overbodige functies zijn er niet. Daardoor ziet het er een stuk opgeruimder uit. Voor Office moet je eens in de paar jaar een nieuwe licentie aanschaffen. De WebApp is gratis en blijft gratis. Je hoeft geen updates te doen, dus je email is altijd veilig. WebApp werkt in iedere (desktop/laptop) browser. Als je overstapt naar bijvoorbeeld Apple of Linux, is dit weer een zorg minder. Ook kunnen medewerkers hun eigen apparaten gebruiken, of thuiswerken, terwijl de kantoorsoftware hetzelfde blijft voor iedereen. Om je smartphone en/of tablet te synchroniseren, maak gebruik van ActiveSync/Exchange. Dat is makkelijk in te stellen met behulp van het hoofdstuk Hoofdstuk 6, Smartphones en geeft je in één keer de beschikking over e-mail, contactpersonen, agenda en (indien jouw apparaat dat ondersteunt) taken en noties. Wil je toch Outlook gebruiken? Kijk dan in deze handleiding bij Hoofdstuk 4, Outlook. Heb je een e-mailadres aangevraagd waarbij je wilt kunnen meekijken in de inbox? Log in op dat account, of vraag de eigenaar van die mailbox om jouw rechten te geven op de volledige mailbox, of alleen een onderdeel daarvan. Klik daarvoor met de rechtermuisknop respectievelijk op de hoofdmap of op een submap en daarna op eigenschappen. In het tabblad Permissies kun je instellen wie er welke rechten heeft op die map en alle mappen daaronder. Wil je voor een e-mailadres 'Verzenden-als' rechten hebben voor een ander e-mailadres? Log dan in met dat account, of vraag de eigenaar van die mailbox om jou daar rechten voor te geven. Ga naar Instellingen > Gemachtigden > Toevoegen. Voeg hier je eigen adres toe. Voor het aanvragen van een alias bij je inbox, of een e-mailadres voor een nieuwe gebruiker, kun je 2 dit formulier gebruiken. Binnen één werkdag maken we het alias aan of sturen we je de gegevens voor de nieuwe medewerker. 1 2 https://mail.ecm2.nl/webapp/ /over-ecm2/contact 5

WebApp Via WebApp is een groot deel van de functionaliteit van Zarafa direct beschikbaar in jouw browser. Je beheert al je communicatie in deze moderne, snelle en gebruiksvriendelijke interface. Rechtstreeks vanuit elke moderne browser. 3.1. Inloggen en eerste gebruik In de brief met inloggegevens staan een webadres, je inlognaam en wachtwoord vermeld. Als je het webadres in je browser invoert, krijg je onderstaand inlogscherm te zien. Om in te loggen geeft je je inlognaam en wachtwoord in en klikt je op 'Inloggen' of druk je op 'Enter'. Nadat je bent ingelogd krijg je een scherm waarin je enkele voorkeuren kunt opgeven, waaronder de taal waarin de interface wordt weergegeven. Na het geven van akkoord kom je in het hoofdscherm terecht, waar bovenin een aantal keuzemogelijkheden wordt gegeven: In de 1e balk of "blauwe balk" kies je welke functionaliteit je wilt gebruiken. Bijvoorbeeld E-mail of Agenda. 7

Hoofdstuk 3. WebApp De 2e balk, direct onder de blauwe balk, past zich aan aan de gekozen functionaliteit en biedt je de mogelijkheid om bijvoorbeeld een nieuwe e-mail aan te maken, of om de weergave te wijzigen. Het zoekveld bevindt zicht boven de bovenste email. Om op meer kenmerken te kunnen zoeken, klik je op het pijltje ^ rechts naast het vergrootglas. Deze laatste optie is alleen beschikbaar in je eigen mailbox. 3.2. Aanpassen voorkeuren en 'Today'-scherm In elk scherm vind je rechts bovenaan de knop "Instellingen". Hier kan je enkele instellingen aanpassen, zodat WebApp volgens jouw voorkeuren werkt. Today scherm In WebApp kan je het zogenaamde 'Today'-scherm zelf op een eenvoudige manier een invulling geven. Je komt op dit scherm terecht direct na het inloggen, of je klikt in de balk op 'Zarafa'. Bij een nieuw account is dit scherm helemaal leeg, op een grijze achtergrond na. Klik op het 'plus'teken rechtsboven aan dit scherm om 'Widgets' toe te voegen. Bijvoorbeeld een overzicht van je afspraken, actieve taken en een klok. Dubbelklik op de Widget om deze toe te voegen. 8

Gedeelde mappen en gedeelde agenda Naast dit 'Today'-scherm is er ook een 'Today'-kolom beschikbaar. Deze bevindt zich aan de rechterkant van elk scherm en klap je uit door op de dubbele pijl naar links te klikken. Ook hier kan je naar wens Widgets aan toevoegen. Deze zijn in elk scherm zichtbaar. 3.3. Gedeelde mappen en gedeelde agenda Wil je toegang tot de mappen van een ander, dan dient deze jou daar eerst toegang tot te verlenen. Toegang tot de mappen van een ander geeft jou nog niet de rechten om uit andermans naam e-mail te versturen. De instellingen daarvoor vind je in de paragraaf Paragraaf 3.4, E-mail versturen uit naam van een ander. 3.3.1. Machtigingen instellen Om anderen toegang te geven tot jouw mappen, volg je onderstaande stappen. Je past de machtigingen voor je e-mailmappen, agenda of contactpersonen op dezelfde wijze aan. 1. Klik in de "Mappenlijst" met je rechtermuisknop op de map die je wilt delen. In dit voorbeeld is het de hoofdmap "Postvak In - Naam". 9

Hoofdstuk 3. WebApp Opmerking Kies bij het instellen van de rechten de juiste map: alle submappen binnen de betreffende map krijgen dezelfde machtigingen. Kies je voor de hoofdmap, zoals in dit voorbeeld, dan gelden de machtigingen voor alle mappen. 2. Kies voor "Eigenschappen" in het menu dat opent. 3. Klik in het scherm dat opent op de tab "Permissies". 4. Klik op "Toevoegen" en kies uit de lijst de persoon die toegang moet kunnen krijgen tot de map en klik op "OK". 5. Selecteer de persoon van wie je de machtigingen wilt aanpassen. 6. Geef de juiste machtigingen door te kiezen voor een "Profiel", of kies de machtigingen handmatig. Klik op "OK" om de instellingen op te slaan en het scherm te sluiten. 10

Gedeelde mappen openen 3.3.2. Gedeelde mappen openen Om een gedeelde mailbox te openen, bijvoorbeeld de mailbox waarin alle e-mail naar "info@" binnenkomt, of een gedeelde agenda, volg je de volgende stappen: 1. Klik onderaan de Mappenlijst op "Open Gedeelde E-mails...". 11

Hoofdstuk 3. WebApp 2. In het scherm dat opent, klik op "Naam", selecteer in het scherm dat opent de juiste gebruiker en klik op "OK", zodat het scherm sluit. 3. Kies welk onderdeel je wilt openen, bijvoorbeeld "Postvak IN" voor alleen de e-mail, "Agenda" voor de gedeelde agenda en "Alle Mappen" voor alle gegevens, inclusief agenda. Opmerking Lukt het niet om de map te openen, bedenk dat je alleen de onderdelen kunt openen waartoe je toegang toe hebt gekregen door de andere gebruiker. Controleer dat je toegang hebt tot de betreffende map(pen). 12

E-mail versturen uit naam van een ander 3.4. E-mail versturen uit naam van een ander Wil je e-mail kunnen versturen uit naam van een ander in plaats van jouw eigen account, dan dient de eigenaar van dat andere account jou daar toegang tot te verlenen. Om anderen te machtigen uit jouw naam e-mail te versturen, dien je twee stappen te zetten: 1. Jou als gemachtige laten instellen, zodat jij toegang hebt tot die mappen. 2. Het adres toevoegen als 'van'-adres. Opmerking Deze machtigingen toekennen aan een ander geeft hen echter nog geen toestemming om uw map(pen) te openen. De instellingen daarvoor vindt u in de paragraaf Paragraaf 3.3, Gedeelde mappen en gedeelde agenda. 3.4.1. Gemachtigden instellen Om anderen uit jouw naam e-mail te laten versturen, dienen zij die machtiging te krijgen. Je kunt 1 die instellen via het Beheerpaneel, met de optie 'Mag versturen namens deze gebruiker' in de tab 'Zarafa'. Ook kan je deze instellingen zelf instellen via de WebApp; degene die via jou verstuurt krijgt dan echter wel als afzender 'xxx namens yyy'. Om dit aan te passen in de WebApp, volg onderstaande stappen. 1. Ga naar 'Instellingen'. 2. Kies 'Gemachtigden' en kies voor 'Toevoegen'. 3. De stappen die je zet zijn vergelijkbaar met de stappen in de paragraaf Paragraaf 3.3, Gedeelde mappen en gedeelde agenda. Je stelt hier echter niet de toegang tot de mappen in, maar de mogelijkheid om je 'voor te doen' als de ander. Let op de specifieke rechten die je kunt toekennen in de stap 'Rechten gemachtigde': Gemachtigde ontvangt kopieën van afspraak gerelateerde berichten die ik binnen krijg. - Vink je deze aan, dan krijg je een kopie van elk antwoord dat op een uitnodiging voor een afspraak die wordt verstuurd. Gemachtigde kan mijn privé exemplaren zien. - Hiermee geef je de ander toegang tot items die je als privé heeft gemarkeerd, bijvoorbeeld afspraken en taken. 4. Klik uiteindelijk onderaan het scherm op 'Toepassen' om de instellingen op te slaan. 3.4.2. 'Van-adres' instellen Om e-mail te kunnen versturen vanaf andermans adres dien je er zeker van te zijn dat jij daartoe gemachtigd bent. Volg de onderstaande stappen op om de afzender te selecteren: 1 https://beheer.ecm2.nl 13

Hoofdstuk 3. WebApp 1. Ga naar de 'E-mail'-weergave. 2. Stel een nieuwe e-mail op en klik in de menubalk aan de rechterkant op het icoon 'Toon afzender'. Er komt een nieuwe regel bij, genaamd 'Afzender'. 3. Klik op 'Afzender', selecteer de juiste naam in de lijst en klik op 'OK'. Voeg je geen naam toe, dan verstuur jij vanaf jouw eigen adres. Dit is standaard voor nieuwe emails. 3.5. Verwijderde items terughalen Als je een item verwijdert, bijvoorbeeld een e-mail, taak of agenda-item, dan wordt deze niet direct definitief verwijderd. Verwijderde items worden pas na een maand definitief verwijderd en kunnen tot die tijd door de gebruiker zelf worden teruggezet. In WebApp gaat dat als volgt: 1. Klik met de rechter muisknop op de map waarin het item stond dat je per ongeluk hebt verwijderd. Bijvoorbeeld "Postvak IN", "Verzonden Items" of "Taken". 2. Klik in het menu dat opent op de optie "Herstel Items". 3. Klik in het scherm dat opent op het item dat je wilt herstellen en klik op "Herstel". In ditzelfde scherm kan je er ook voor kiezen om alle items in één keer terug te zetten of items definitief te verwijderen. 3.6. Plug-ins Aan Zarafa WebApp hebben wij een aantal plug-ins toegevoegd die de mogelijkheden van deze interface verder vergroten. In dit hoofdstuk beschrijven wij die plug-ins en hun mogelijkheden. 2 https://ecm2.nl/blog/beveiligde-e-mail-versturen 14

S/MIME plugin 3.6.1. S/MIME plugin Met de S/MIME plug-in kun je beveiligde e-mail versturen. We leggen hier alleen uit welke handelingen je moet verrichten om het te kunnen gaan gebruiken. Voor een uitgebreide (technische) 2 uitleg verwijzen we je naar ons weblog. Opmerking Waarschuwing: versleutelelde data is permanent onleesbaar als je de sleutel kwijt bent. Er zijn geen achterdeurtjes om dit ongedaan te maken. Zorg dat je goed begrijpt hoe het werkt voordat je eraan begint. Maak altijd backups van al je certificaten. 1. Ga naar Instellingen > Plug-ins en vink de 'S/MIME' Plug-in aan. Klik op 'opnieuw laden' in de daaropvolgende melding. 2. Om S/MIME te kunnen gebruiken heb je een certificaat nodig dat je bij verschillende partijen kunt kopen. De WebApp werkt goed met de betaalde certificaten van Comodo. De WebApp werkt niet goed met certificaten met verouderde beveiligingstandaarden, als je een bestaande certificaat hebt kan het dus raadzaam zijn om die te vernieuwen. 3. Om e-mail te kunnen ondertekenen exporteer je jouw 'private key' in PKCS#12 formaat. Hoe je dit exporteert verschilt per situatie. In Windows doe je dit via de browser, in Mac OS X via het ingebouwde programma Keychain. Instructies hiervoor vind je bij je certificaataanbieder of andere internetbronnen. Let op dat je het wachtwoord dat je tijdens het exporteren instelt nog vaak nodig hebt: iedere keer dat je een e-mail wil ondertekenen of ontsleutelen. Sla het dus op in een wachtwoordmanager. 4. Ga naar Instellingen > S/MIME en upload hier het PKCS#12 bestand. Als je het bestand hebt geupload, kun je ondertekende e-mails gaan verzenden. Om ook versleutelde e-mails te gaan verzenden, moet je eerst de 'public key' van de ontvanger hebben. Je wisselt public keys uit door elkaar een ondertekende e-mail te sturen. WebApp slaat automatisch de public key van de tegenpartij op en toont deze daarna in de lijst met aanwezige certificaten. 5. E-mails ondertekenen en versleutelen doe je in het venster waarin je een nieuwe e-mail opstelt. Als je de plugin hebt geactiveerd zie je dat er hiervoor twee nieuwe knoppen zijn bijgekomen. Om een e-mail te ondertekenen heb je het wachtwoord nodig van je private key. Dit heb je aangemaakt bij het exporteren daarvan in stap 3. Nogmaals: e-mail versleutelen kan alleen voor geaddresseerden waarvan je de public key hebt. 3.6.2. Files' plugin Deze plug-in zorgt voor integratie met Alfresco Documentbeheer (of een andere WebDav-server als OwnCloud). Hiermee kan je direct bijlagen opslaan naar Alfresco en bestanden uit Alfresco als bijlage toevoegen aan e-mails, zonder dat je daarvoor WebApp hoeft te verlaten. Om de plug-in in te schakelen, volg onderstaande stappen: 1. Ga naar 'Instellingen'. 2. Klik op 'Files' om het instellingenvenster van de plug-in te openen. 3. Schakel de bovenste drie mogelijkheden naar keuze in. Om alle hieronder beschreven functionaliteit te kunnen gebruiken, schakel je alle drie de mogelijkheden in. 15

Hoofdstuk 3. WebApp 4. In het tweede gedeelte zijn de gegevens grotendeels vooringevuld. Controleer voor de zekerheid het serveradres en de gebruikersnaam. Vul het juiste wachtwoord in. Gebruik hiervoor de inloggegevens van Alfresco Documentbeheer (die zijn gewoonlijk gelijk aan die van Zarafa WebApp). 5. Klik op 'Toepassen' om de instellingen op te slaan. Log uit en weer in op de WebApp om de nieuwe functionaliteit te gebruiken. 16

Files' plugin Hierna kan je de plug-in op de volgende wijzen daadwerkelijk gaan gebruiken: 1. Bijlagen opslaan: Klik met de rechter muisknop op de bijlage en kies voor 'Files. Ga naar de juiste locatie en klik op 'Opslaan'. 17

Hoofdstuk 3. WebApp 2. Bestanden toevoegen als bijlage: Bij het opstellen van een mail, klik op het pijltje naast 'Bijlagen' en kies voor 'Files. Ga naar de juiste locatie, vink één of meerdere bestanden aan en kies voor 'Bijlagen toevoegen'. 3. Bladeren door de bestanden: Ga in de menubalk boven naar 'Files. Blader door de bestandsstructuur heen. Klik rechts op een bestand om deze te openen of om deze direct toe te voegen aan een nieuwe mail. 3.6.3. SugarCRM Archiver Deze plug-in maakt het mogelijk om rechtstreeks vanuit Zarafa WebApp e-mail te archiveren naar SugarCRM. Dat betekent dat je snel belangrijke e-mails, zoals offertes en opdrachtbevestigingen, kunt opslaan bij de betreffende Accoutn of Contact. Zonder dat je daarvoor de applicatie hoeft te verlaten. Om de plug-in in te schakelen en te gebruiken, volg onderstaande stappen: 1. Ga in WebApp naar 'Instellingen' en kies in het menu voor 'SugarCRM'. 2. In dat menu: a. Enable SugarCRM archiver - Vink deze optie aan b. SugarCRM URL - Vul hier het adres van je SugarCRM-installatie in. Die is veelal in de vorm: https://naam.crm.ecm2.nl c. Gebruikersnaam - Vul hier je SugarCRM gebruikersnaam in d. Password - Vul hier je SugarCRM wachtwoord in 3. Klik op Toepassen om de instellingen op te slaan. Log uit de WebApp en log weer in om de plugin te gebruiken. 4. Ga naar het e-mail-overzicht. Klik met je rechtermuisknop op de mail die je wilt archiveren naar SugarCRM toe en kies voor 'Archiveer naar SugarCRM'. 5. Indien je al was ingelogd in SugarCRM, krijg je direct onderstaand scherm te zien. Indien je nog niet was ingelogd, log dan nu in. 6. In het mailarchiveerscherm, selecteer de Account of Contact waaraan je de mail wilt koppelen. Ook kan je de SugarCRM gebruiker kiezen waaraan deze mail moet worden gekoppeld. 18

Spreed Webmeeting plug-in Standaard is dat de gebruiker waarmee je bent ingelogd. Verder wordt er informatie over de mail weergegeven. 7. Klik op 'Save' om de e-mail daadwerkelijk te archiveren. 3.6.4. Spreed Webmeeting plug-in Direct vanuit de WebApp een gratis Webmeeting opzetten? Gebruik de knop 'Spreed meeting' in de menubalk of in de optiemenu's om snel van start te gaan: Een uitgebreide handleiding volgt nog. 3 Tot die tijd is een Engelstalige handleiding hier beschikbaar (opent in een nieuwe tab). 3.6.5. 'Personal Inbox Management' plug-in Deze plug-in maakt het eenvoudig om snel mail te verplaatsen naar een vooraf gedefinieerde folder. Daarmee kan je eenvoudiger werken volgens de 'Getting Things Done' methodologie. Volg onderstaande stappen om deze plug-in in te stellen en te gebruiken: 1. Schakel de plug-in door te gaan naar: 'Instellingen / Geavanceerd'. 2. Ga in de boomstructuur naar 'plugins / pimfolder' en dubbelklik aan de rechterkant van het scherm op 'false'. Zet een vinkje in het vakje dat verschijnt. 3. Klik op 'Toepassen' om de instellingen op te slaan. Log uit en weer in op WebApp om de nieuwe functionaliteit te gebruiken. 3 http://doc.zarafa.com/trunk/spreed_plugin/en-us/html/_using_spreed_plugin.html 19

Hoofdstuk 3. WebApp 4. Ga wederom naar 'Instellingen' en dan naar 'Plug-ins' in de linkerbalk. 5. Klik op de knop 'Selecteer een andere folder' en kies de map waar je de mail standaard naartoe wilt verplaatsen. 6. Klik op 'Toepassen' om de instellingen op te slaan. 7. In het e-mailoverzicht verschijnt aan de rechterkant van het scherm een extra icoontje. Door daarop te klikken verplaats je het geopende bericht direct naar de eerder opgegeven map. 20

Outlook Indien je van Outlook gebruikmaakt, gaan wij ervan uit dat je over de volledige Outlook Exchangefunctionaliteit wilt beschikken: gedeelde agenda's, push-mail, contacten en taken synchroniseren. In dit hoofdstuk beschrijven wij hoe je een account toevoegt aan je Outlook omdat te realiseren. 4.1. Outlook 2013 en 2016 Wanneer je Outlook 2013 of 2016, maak je gebruik van de ingebouwde ActiveSync/Exchangeondersteuning. Hiermee kan je direct je gegevens synchroniseren met Zarafa van ECM2 en heb je ook offline ondersteuning. Dat wil zeggen dat je ook kunt werken met Outlook als je geen internetverbinding hebt. Om gebruik te maken van meer van de functies die Zarafa biedt dan de ingebouwde ActiveSync/ Exchange-ondersteuning standaard kan gebruiken, installeer je de 'Outlook Extension'. Je krijgt dat de beschikking over functies als het centrale adresboek, openen van meerdere gedeelde mappen, afwezigheidsassistent en het synchroniseren van vlaggen bij e-mails. Heb je deze functies niet nodig, dan hoef je deze plug-in ook niet te installeren. Account toevoegen via ActiveSync/Exchange aan Outlook 1. Ga in Outlook naar Bestand > Accountinstellingen. Kies in het scherm dat opent voor 'Nieuw'. 2. Kies in de pop-up van 'Account toevoegen' voor 'E-mailaccount' en klik op 'Volgende'. Kies dan voor 'Handmatig instelling of extra servertypen' en kies voor 'Volgende'. 21

Hoofdstuk 4. Outlook 3. Selecteer in het volgende scherm "Outlook.com or Exchange ActiveSync compatible service" (Outlook 2013) of "Exchange Activesync" (Outlook 2016) en klik op "Volgende". 22

Outlook 2013 en 2016 4. Bij het scherm "Serverinstellingen van Account toevoegen" vul je alle door ons gegeven informatie in de velden. Zie de eerste paragraaf voor de benodigde adresgegeven. De inloggegevens staan in de welkomsbrief van ECM2. Selecteer bij "Offline-instellingen" hoe ver de e-mails terug in de tijd gesynchroniseerd moeten worden. Standaard staat deze op "Alles", maar je kunt ook kiezen om alleen e-mails van één maand of nieuwer te synchroniseren omdat dat sneller gaat en minder schijfruimte kost. Klik daarna weer op "Volgende". 23

Hoofdstuk 4. Outlook 5. Hierna test Outlook zelf of de verbinding succesvol gemaakt kan worden. Is deze test goed verlopen klik dan op "Voltooien" om definitief dit account te gebruiken. 24

Outlook 2013 en 2016 25

Hoofdstuk 4. Outlook Installeren plug-in voor extra functionaliteit 1. Momenteel heb je in Outlook nog niet de volledige functionaliteit zoals je die wel hebt in de Webapp. Om meer functionaliteit van Zarafa te kunnen gebruiken, installeer je de Outlook plugin. 1 Download de Outlook Extension vanaf onze website: Klik hier 2. Bewaar dit bestand (genaamd "KopanoOLExtension-latest.msi") op een voor jou bekende plek, of open deze direct. Start de installatie van dit bestand doro erop dubbel te klikken. 1 /download/kopanoolextension-latest.msi 26

Outlook 2010 en ouder Opmerking Sommige andere plug-ins verstoren de werking van deze Outlook plug-in, of verbergen delen van de interface van Outlook. Wij raden aan om in ieder geval de Hotmail-plug-in (ook wel de Microsoft Office Outlook Connector geheten) en de icloud plug-in te verwijderen of deze in Outlook uit te schakelen. Indien je eerder ook de zarafa plug-in had geinstalleerd voor het overstappen op de ActiveSync/Exchange-synchronisatie, dan dien je die ook eerst te verwijderen om verstoringen te voorkomen. 3. Na het volgen en afronden van het installatieproces komt in Outlook een extra tab erbij met de naam Kopano. Bij deze tab heb je de keuze om te bepalen "wanneer je automatisch kan antwoorden", "welke gedeelde mappen je wilt gaan openen", "Gedeelde mappen beheren" en "Instellingen". De Kopano instelling had je van tevoren ingevuld en deze staan al goed. 4. Onder "Hoofdstuk 4.3. Gedeelde mappenen gedeelde agenda" leggen wij verder uit hoe om te gaan met deze functionaliteit wanneer je gebruik maakt van Outlook 2013 en hoger in combinatie met de nieuwe Exchange ActiveSync plugin van Zarafa voor Outlook. 4.2. Outlook 2010 en ouder Installeren plug-in Om van de volledige Exchange/Outlook functionaliteit gebruik te kunnen maken, dien je eenmalig een plug-in te installeren. Opmerking Het is niet mogelijk om een Zarafa-account te installeren naast een bestaand Microsoft Exchange-account (of een ander Zarafa-account). In dat geval dien je een keuze te maken uit Zarafa als hoofdaccount óf Exchange als hoofdaccount. Het andere account kan je dan toevoegen aan Outlook via bijvoorbeeld IMAP en CalDav, of gebruiken via de webinterface. Doorloop de volgende stappen om de plug-in te installeren: 2 1. Download de Zarafa Outlook-plug-in vanaf onze website: Klik hier 2. Bewaar dit bestand (genaamd "zarafaclient-latest.msi") op een voor jou bekende plek, of open deze direct. 2 /download/zarafaclient-latest.msi 27

Hoofdstuk 4. Outlook 3. Sluit Outlook volledig af. Dat betekent dat je alle vensters moet sluiten, ook die waarin e-mails worden weergegeven. 4. Installeer de plugin vervolgens door dubbel te klikken op "zarafaclient-latest.msi". Doorloop de installatie als volgt: a. Klik op "Volgende" b. Accepteer de voorwaarden en klik op "Volgende" c. Kies voor een "Volledige" installatie d. Klik op "Installeren" Krijg je tijdens installatie de melding dat een applicatie nog openstaat, bijvoorbeeld Outlook, kies dan voor "Automatisch applicatie sluiten " en klik op "OK". Outlook of een andere applicatie wordt dan alsnog afgesloten. Vergeet niet om niet-opgeslagen mails van tevoren te bewaren. 5. Als de installatie is afgerond, klik op "Voltooien". 6. Ga verder met het aanmaken van het account in outlook. Opmerking Na installatie wordt de plug-in automatisch geüpgraded. Je hoeft deze installatie dus maar eenmalig uit te voeren. Opmerking Sommige andere plug-ins verstoren de werking van de Zarafa plug-in, of verbergen delen van de interface van Outlook. Wij raden aan om in ieder geval de Hotmail-plug-in (ook wel de Microsoft Office Outlook Connector geheten) en de icloud plug-in te verwijderen of deze in Outlook uit te schakelen. Aanmaken account Na het installeren van de plug-in kan je het Zarafa-account toevoegen aan uw Outlook. 1. Bij het aanmaken van een nieuw Zarafa-account zijn er twee scenario's: je hebt nog geen emailaccounts staan in Outlook of je heeft al eerder een e-mailaccount toegevoegd. Wij beschrijven deze stappen respectievelijk in 1.1 en 1.2. De stappen 2 en verder zijn voor beide scenario's gelijk. a. Geen account in Outlook: Bij het opstarten van Outlook wordt je gevraagd om een account toe te voegen. Kies voor "Een nieuw e-mailaccount toevoegen" en klik op "Volgende". b. Wel een account in Outlook: Omdat Zarafa altijd als eerste account moet worden ingevoerd, dien je een nieuw profiel aan te maken (binnen dit profiel kan je later de bestaande accounts weer toevoegen). Sluit Outlook af en ga naar het configuratiescherm: "Start" en dan "Configuratiescherm". Kies daar voor "E-mail". Zie je deze optie niet staan, zoek dan 28

Outlook 2010 en ouder rechtsboven in dat scherm op 'e-mail'. Klik op het icoon en ga naar "Profielen". Klik op "Toevoegen" om een nieuw profiel aan te maken. Geef een naam op en klik op OK. 2. Kies in het volgende scherm voor "Extra servertypen" en klik op "Volgende". 29

Hoofdstuk 4. Outlook 3. Kies in het volgende scherm voor "Zarafa Server" en klik op "Volgende". 30

Outlook 2010 en ouder 4. In het volgende scherm wordt u om een aantal instellingen gevraagd. Vul deze als volgt in: a. Server: het Zarafa-webadres dat je van ons heeft gekregen b. Encryptie inschakelen (HTTPS): vink deze optie aan c. Poort: 237 d. Gebruikersnaam en wachtwoord: de gebruikersnaam en het wachtwoord die je van ons heeft gekregen e. Verbindingssoort: je hebt de keuze uit "Online", "Cache Modus" en "Detecteren bij opstarten". i. Gebruik "Online" als je over een desktop beschikt met een permanente internetverbinding. De mail wordt dan altijd direct ontvangen en verstuurd. Indien de internetverbinding niet beschikbaar is, kan je echter niet bij je mail en agenda. ii. Gebruik "Cache Modus" als je over een laptop beschikt en je onderweg ook je mail wilt bekijken. De mail wordt verstuurd en opgehaald als je verbinding met het internet hebt. Let op dat het in deze modus niet mogelijk is om gedeelde mappen te gebruiken. iii. Gebruik "Detecteren bij opstarten" als je Outlook zelf de modus wilt laten bepalen. f. Klik op "OK" en het account is aangemaakt. 31

Hoofdstuk 4. Outlook 5. Na het herstarten van Outlook kan je gebruikmaken van de volledige Exchange-functionaliteit. Opmerking Indien je in stap 1 voor een nieuw profiel aanmaken hebt gekozen, dien je mogelijk nog enkele stappen te doorlopen. Als eerste kan je in het scherm "E-mail" aangeven of Outlook standaard met het nieuwe profiel moet opstarten, of dat je elke keer bij het opstarten wilt kiezen. Als je niet wilt wisselen tussen profielen en het nieuwe profiel als standaard wilt gebruiken, kan je ervoor kiezen om de accounts uit het 'oude' profiel over te zetten naar het nieuwe profiel. Dan zijn alle accounts onderbegracht in één profiel. 4.3. Gedeelde mappen en gedeelde agenda Om gebruik te maken van gedeelde mappen en een gedeelde agenda, dien je enkele stappen te zetten: 1. Machtigingen instellen zodat je toegang hebt tot die mappen 32

Machtigingen instellen 2. De gedeelde mappen openen 4.3.1. Machtigingen instellen Eerst kijk je welke versie van Outlook er gebruikt wordt. Is dat een versie ouder dan Outlook 2013? Dan kan je het hieronder staande stappenplan volgen. Heb je Outlook 2013 of nieuwer? Gebruik dan de nieuwe methode. Volg alleen de speciaal aangegeven informatie voor Outlook 2013 of hoger wanneer van toepassing. Je past de machtigingen voor jouw e-mailmappen, agenda of contactpersonen op dezelfde wijze aan. 1. Klik in de linker balk, onderaan het scherm op het icoontje, genaamd "Mappenlijst". 2. Klik daarna met je rechtermuisknop op een map, "Agenda" in dit voorbeeld, en kies voor "Eigenschappen". 3. Klik in het scherm dat opent op de tab "Machtigingen" 4. Klik op "Toevoegen" en kies uit de lijst de persoon die toegang moet kunnen krijgen tot je agenda 5. Selecteer de juiste persoon en geef deze de juiste machtigingen door te kiezen voor een "Profiel", of kies de machtigingen handmatig. Klik op "OK" om het scherm te sluiten. 33

Hoofdstuk 4. Outlook Hieronder staat beschreven hoe toegang te geven tot jouw mappen bij Outlook 2013 of 2016. Je past de machtigingen voor jouw e-mailmappen, agenda of contactpersonen op dezelfde wijze aan. Voer deze stappen uit in de Webapp van de persoon waartoe de gebruiker toegang moet krijgen. 1. Ga naar de Webapp van Zarafa 2. Klik in de linker balk, onderaan het scherm op het Zarafa icoontje, genaamd "Inbox" 3. Klik daarna met je rechtermuisknop op een map, "Agenda" in dit voorbeeld, en kies voor "Eigenschappen" 4. Klik in het scherm dat opent op de tab "Permissies" 5. Klik op "Toevoegen" en kies uit de lijst de persoon die toegang moet kunnen krijgen tot je mappen of agenda 6. Selecteer de juiste persoon en geef deze de juiste rechten door te kiezen voor een type "Profiel", of kies de machtigingen handmatig. Klik op "OK" om het scherm te sluiten. 34

Gedeelde map of agenda openen 4.3.2. Gedeelde map of agenda openen Om de gedeelde map(pen) of een gedeelde agenda van een ander te openen, dien je er zeker van te zijn dat je toegang hebt tot de betreffende map(pen) of agenda. Er is een verschillende werkwijze voor Outlook 2016 en 2016, Outlook 2010 en Outlook 2000 t/m 2007. Wij beschrijven de werkwijze per versie. Gedeelde Mappen openen Wanneer je Outlook 2013 of hoger hebt volg dan de extra stappen: 1. Open Outlook, en ga rechts op de menubalk naar de tab "Kopano". 2. Klik op "Automatisch antwoorden" voor het instellen van een automatische reactie. Bij het instellen heb je enkele keuzes. Wil je "Tot nader order", dan zal je vanaf dat moment deze functionaliteit gebruiken tot dat je die functie weer uitschakelt. De tweede mogelijkheid is dat je hier een begin en einddatum aangeeft voor deze reply en een daaraan verbonden tijd. Tevens pas je hier je antwoordtekst aan. 3. Bij "Gedeelde map openen" kan je alle aanwezige gedeelde mappen openen om deze nader te bekijken. Je selecteert "Open publieke map" om de centrale map te openen die voor iedereen toegankelijk is. Of open een map van een specifieke gebruiker waarop jij rechten hebt gekregen. Vind je onder deze optie nog geen informatie, dan moet je eerst toegang tot een map krijgen door een andere gebruiker. Klik op "Bijwerken" om de inhoud van de mappen te verversen en "Openen" voor het verkrijgen van alle informatie van de geselecteerde nieuwe gebruiker. 4. Bij de knop "Gedeelde mappen" kan je gedeelde mappen van andere gebruikers sluiten. 5. De "Debug" knop is alleen voor beheerders relevant en wijzigingen hierin kan het functioneren verstoren. 6. Bij "Instellingen" staan de gegevens standaard goed ingevuld, pas dat alleen aan wanneer nodig. In Outlook 2010, volg deze stappen: 1. Klik in de bovenste balk op "Zarafa" 2. Kies voor "Open gedeelde mappen". 3. Kies in het scherm dat opent de juiste gebruiker en kies gewenste map, bijvoorbeeld "Postvak IN" voor alleen de e-mail, "Agenda" voor de gedeelde agenda en "Gehele Inbox" voor alle gegevens, inclusief agenda. In Outlook 2003 t/m 2007, volg je deze stappen: 1. Kies in het menu "Bestand' voor "Open gedeelde mappen". 35

Hoofdstuk 4. Outlook 2. Kies in het scherm dat opent de juiste gebruiker en kies voor "Gehele postvak (permanent)". Gedeelde Agenda Open vanaf Outlook 2013 of hoger een gedeelde agenda op de volgende wijze: 1. Klik in de bovenste balk op "Kopano" 2. Kies voor "Open gedeelde mappen" 3. Selecteer in deze dropdown "de juiste gebruiker" en "Agenda" voor de gedeelde agenda en klik op "Openen". Open in Outlook 2010 een gedeelde agenda op de volgende wijze: 1. Klik in de bovenste balk op "Zarafa" 2. Kies voor "Open gedeelde mappen". 3. Selecteer in het scherm dat opent de juiste gebruiker en "Agenda" voor de gedeelde agenda. Opmerking Lukt het niet om de map te openen, bedenk dat je alleen de onderdelen kunt openen waartoe je toegang hebt gekregen door de andere gebruiker. Controleer of die rechten goed zijn ingesteld. Open in Outlook 2003 t/m 2007 een gedeelde agenda op de volgende wijze: 1. Ga naar de Agenda toe 2. Klik onderaan de "Mappenlijst" op "Een gedeelde agenda openen". 3. Selecteer in het scherm dat opent de juiste gebruiker en klik op "OK". 36

Verwijderde items terughalen 4.4. Verwijderde items terughalen Als je een item verwijdert, bijvoorbeeld een e-mail, taak of agenda-item, dan wordt deze niet direct definitief verwijderd. Verwijderde items worden pas na een maand definitief verwijderd en kunnen tot die tijd door de gebruiker zelf worden teruggezet. Er is een verschillende werkwijze voor Outlook 2016 en 2016, Outlook 2010 en Outlook 2000 t/m 2007. Wij beschrijven de werkwijze per versie. In Outlook 2013 of hoger: 1. Ga in Outlook naar de mappen van jouw e-mailaccount en klik op de map "Verwijderde items" 2. Wanneer het bericht is gevonden, klikt je er met de rechtermuisknop op en vervolgens op "Verplaatsen" > "Andere map" 3. Als je het bericht naar "postvak In" wilt verplaatsen, klikt dan op "Postvak In" en vervolgens op "Ok". 4. Als je een "agenda-item" wilt herstellen, klik dan op deze met de rechtermuisknop en vervolgens op "Verplaatsen" > "Andere map" > "Agenda" 37

Hoofdstuk 4. Outlook 5. Als je een contactpersoon"" wilt herstellen, klik daarop met de rechtermuisknop en dan op "Verplaatsen" > "Andere map" > "Contactpersonen". 6. Als je een "taak" wilt herstellen, klik op deze taak met de rechtermuisknop en klikt vervolgens op "Verplaatsen" > "Andere map" > "Taken". In Outlook 2010: 1. Klik op de map waarin het item stond dat je per ongeluk hebt verwijderd. Bijvoorbeeld "Postvak IN", "Verzonden Items" of "Taken". 2. Klik in de taakbalk op de tab "Zarafa" op daarna op "Herstel Items". 3. Klik in het scherm dat opent op het item dat je wilt herstellen en klik op "Herstel". In ditzelfde scherm kan je er ook voor kiezen om alle items in één keer terug te zetten of om de items definitief te verwijderen. In Outlook 2000 t/m 2007: 1. Klik op de map waarin het item stond dat je per ongeluk hebt verwijderd. Bijvoorbeeld "Postvak IN", "Verzonden Items" of "Taken". 2. Klik in het menu "Extra" op "Herstel Items". 3. Klik in het scherm dat opent op het item dat je wilt herstellen en klik op "Herstel". In ditzelfde scherm kan je er ook voor kiezen om alle items in één keer terug te zetten of om de items definitief te verwijderen. 4.5. Problemen met Outlook Outlook is een complex programma waar problemen mee kunnen ontstaan. Van de bij ons bekende problemen, zijn alleen de onderstaande problemen met Outlook aan Zarafa gerelateerd. Voor alle 38

Ongebruikte plugins verwijderen 3 andere problemen kun je bij Microsoft Support terecht. Als je daar de foutcode invoert, kom je vaak direct bij de oplossing terecht. 4.5.1. Ongebruikte plugins verwijderen Veel problemen met Outlook en Zarafa worden veroorzaakt door andere (vaak ongebruikte) plugins. Het is aanbevolen om deze te verwijderen. In ieder geval de Hotmail-plug-in (ook wel de Microsoft Office Outlook Connector geheten) en de icloud plug-in kunnen de werking van Zarafa verhinderen en/of kunnen rare effecten hebebn, zoals het niet weergeven van agenda's. Ook dien je de zarafaclient te deinstalleeren als je upgraded naar Outlook 2013 of 2016 en gebruik gaat maken van de nieuwe Outlook Extension. Om plug-ins te verwijderen sluit je Outlook af. Klik vervolgens in het Windows startmenu rechts op de Outlook snelkoppeling en op 'Voer uit als Administrator'. Ga nu in Outlook naar Bestand > Opties > Invoegtoepassingen en klik op 'Beheren'. Verwijder hier invoegtoepassingen die je niet gebruikt. Vaak kun je plug-ins definitief deinstalleren via het 'Configuratiescherm' en dan Programma's'. 4.5.2. De Zarafa plugin actief maken Soms staat in Outlook > Bestand > Opties > Invoegtoepassingen de Zarafa plugin, of een andere plugin, in de lijst als inactief aangegeven (inactief is niet hetzelfde als uitgeschakeld). Outlook maakt plugins inactief om het programma sneller te maken, maar soms gebeurt dit onterecht. U kunt proberen onder Beheer de Zarafa plugin in te schakelen. Als Outlook dit na opnieuw opstarten van het programma ongedaan maakt, moet u het Windows register gebruiken. Waarschuwing: het register is een belangrijk onderdeel van Windows. Volg de handleiding exact en wijzig geen andere dingen. 1. Sluit Outlook af, en deinstalleer de plugin vanuit Configuratiescherm>Programma's en Onderdelen. 2. Open regedit.exe door dit in het zoekveld van het startmenu te typen en op Enter te drukken 3. Ga naar HKEY_CURRENT_USER > Software > Microsoft > Office > 15.0 > Outlook. (Hierbij staat '15.0' voor Outlook 2013, 14.0 voor Outlook 2010 en 13.0 voor Outlook 2007) 4. Verwijder in Resiliency > 'DisabledItems' en 'CrashingAddinList' de items van het tpe REG_BINARY. 5. Verwijder in Outlook > Addins de items die refereren aan de betreffende plugin. 6. Sluit het register af en installeer de plugin opnieuw. 3 http://support.microsoft.com/ 39

Mac OS X Maak je gebruik van Outlook op de Mac, dan kan gebruikmaken van Activesync/Exchange. Zie ook de paragraaf die daarover gaat. Er is geen Outlook Extension beschikbaar voor de Mac, waardoor niet alle functionaliteit beschikbaar is. Maak je gebruik van de 'native' applicaties van de Mac, dan gebruik je IMAP voor de mail, CalDAV/ ical voor de kalender, en CardDAV voor de contacten. Om dit handmatig in te stellen gebruik je de instellingen uit het hoofdstuk Hoofdstuk 7, Andere applicaties. Om het instellen van deze applicaties (Mail, Contacten, Agenda), hebben we een configuratieprofiel gemaakt. Hierin zijn de juiste serverinstellingen al door ons ingevoerd. 1 1. Download het configuratieprofiel. 2. Dubbelklik op het profiel. De systeeminstellingen worden geopend. 3. Klik bij de vragen op 'Ga door'. 4. Vul de gevraagde gegevens in. Er wordt (meerdere keren) gevraagd om de inloggegevens uit uw welkomstbrief, en een weergavenaam van uw eigen keuze. 5. In Apple Mail geef je aan welke functie de Zarafa mappen hebben. Dit doe je door op een map te klikken, vervolgens in het menu op 'Postbus > Gebruik deze postbus als' en selecteer de juiste functie. 6. Ervaar je problemen met Apple Mail? Zorg dan dat de optie Detecteer en update accountinstellingen automatisch is uitgeschakeld, zowel bij de IMAP als de SMTP server. Dit doe je in Mail > Voorkeuren. 1 /download/zarafa.mobileconfig 41

Smartphones Beschik je over een smartphone met ActiveSync/Exchange-ondersteuning, dan kan je deze direct synchroniseren met Zarafa van ECM2. In ieder geval de smartphones gebaseerd op de volgende besturingssystemen bezitten de gewenste ondersteuning: Apple iphone (ios 2 of nieuwer, ios 3 of nieuwer aanbevolen) Google Android (2.0 of nieuwer, 2.2.1 of nieuwer aanbevolen) Microsoft Windows Phone 7 Microsoft Windows Mobile 5 en 6, Pocket PC 2002 en 2003 BlackBerry 10 Palm WebOS Blackberry ondersteunt sinds versie 10 standaard ook ActiveSync/Exchange. Voor oudere versies is 1 2 het mogelijk om daarvoor een extra applicatie te gebruiken, zoals: NotifySync en AstraSync. In dit hoofdstuk beschrijven we het toevoegen van een ActiveSync/Exchange-account aan respectievelijk Apple iphone, Google Android en Windows Mobile 6. Andere ondersteunde smartphones worden op een vergelijkbare wijze geconfigureerd. 6.1. Apple iphone 1 2 http://www.notifysync.co.uk/ http://www.astrasync.com/ 43

Hoofdstuk 6. Smartphones 1. Ga naar "Instellingen", dan "Mail, Contacten, Agenda's" en dan "Nieuwe account" 2. Kies voor "Microsoft Exchange" 3. Voer de gegevens die u van ons heeft gekregen in. Vul niets in bij "Domein". Kies zelf een beschrijving voor het account. Kies "Volgende" of "Next" 4. Je krijgt een tweede invulscherm te zien. Vul hier het server-adres en de inloggegevens in die je van ons hebt ontvangen (standaard mail.ecm2.nl. Kies "Volgende". Geef in het volgende scherm op welke gegevens je wilt synchroniseren en klik op "Bewaar". 6.2. Google Android Verschillende fabrikanten hebben de applicatie- en configuratieschermen van Google Android aangepast. Dat betekent dat het configureren van andere Android-telefoons op een (deels) andere wijze kan gaan dan in deze handleiding weergegeven. Het principe is echter hetzelfde voor elke Android smartphone. Zet synchronisatie aan voordat je het Zarafa account instelt. Waar je dit moet doen verschil ook per fabrikant en versie. Kijk bij emailinstellingen, energie-bespaar instellingen en synchronisatieinstellingen. Alles goed ingesteld en nog geen email te zien? Kies dan een langere periode om email te synchroniseren. Die staat in sommige gevallen standaard op 3 dagen, wat betekent dat email ouder dan 3 dagen niet wordt gesynchroniseerd. 44

Google Android 1. Ga naar 'Alle programma's' en kies voor 'Instellingen'. Kies voor 'Account toevoegen' en vervolgens voor het type 'Zakelijk'. 2. Voer de gegevens die je van ons hebt gekregen in. Het type account is Exchange. Vul niets in bij "Domein". Laat de poort staan op 443 en laat beveiliging staan op SSL/TLS. 3. Mogelijk krijg je nu de melding dat het veiligheidsbeleid moet worden aangepast of dat er toegang moet worden verleend tot je toestel. Je dient dit te accepteren om de synchronisatie te laten functioneren. Geef hierna op welke gegevens je wilt synchroniseren en bepaal eventuele andere instellingen naar keuze. Geef vervolgens dat account een naam naar keuze. Jouw account is nu ingesteld. 45

Hoofdstuk 6. Smartphones 6.3. Windows Phone 1. Ga in Start naar de lijst met apps. Druk op Instellingen en vervolgens op E-mail & accounts. 3. Vul je e-mailadres en wachtwoord in en druk op volgende. Er wordt om meer gegevens gevraag. Je gebruikersnaam is je volledige emailadres. Laat 'Domein' leeg. Vul bij Server 'mail.ecm2.nl' in, of je eigen serveradres als je een MKB-pakket afneemt. Vink 'Server vereist gecodeerde (SSL) verbinding' aan, en druk op 'Aanmelden'. Let op: mogelijk krijgt u de melding dat het veiligheidsbeleid moet worden 46 2. Druk op 'Een account toevoegen > Outlook.

Windows Phone aangepast. Je dient dit te accepteren om de synchronisatie te laten functioneren. Setup van de Mail app bij Windows 10 Mobiel: 1. Selecteer Menu linksboven in de app E-mail of agenda op jouw mobiel 2. Ga dan naar "Accounts" > "Account toevoegen" 3. Selecteer de "Exchange" optie 4. Vul alle gegevens in en gebruik hiervoor het materiaal dat door ons is gegevens in de welkomsbrief en weergegeven in deze handleiding bij "Hoofdstuk 1.1. Adresgegevens" 5. Selecteer daarna "Done" en alle data wordt gesynct 6. Houd er rekening mee dat het opzetten lang kan duren. Dat is geheel afhankelijk van het formaat van jouw mailbox Advanced setup van de Mail app bij Windows 10 Mobiel: Mocht de standaard instelling bij Windows 10 Mobile niet de juiste methode voor jou zijn, ga dan anders te werk. Selecteer "Advanced setup" voor het installatieproces. Hieronder staat daarvoor extra informatie. 1. Account naam, dat is jouw naam zoals zichtbaar in de Mail app 2. Jouw naam, dat is de naam die de ontvangers van jouw mail zien 3. Inkomende mail server, dat is de informatie zoals deze staat bij "Hoofdstuk 1.1 Adresgegevens" 4. Account type, selecteer altijd IMAP en nooit POP3 omdat deze laatste niet veilig wordt geacht 5. Email, zoals aangegeven in onze welkomsbrief 6. Gebruikersnaam, zoals aangegeven in onze welkomsbrief 7. Uitgaande mail, dat is de het webadres zoals aangegeven bij Hoofdstuk 1.1 Adresgegevens. 8. Wanneer alle informatie is ingevuld kies je "Sign in" > "Done". 9. Alle data wordt gesynct. Houd er rekening mee dat het opzetten lang kan duren. Dat is geheel afhankelijk van het formaat van jouw mailbox. 47

Andere applicaties Gebruik je een andere applicatie dan Outlook, dan kan je geen gebruik maken van de Exchangesynchronisatieopties. Voor de volledige functionaliteit maak je gebruik van de WebApp. Je kan ook toegang tot jouw e-mail en agenda krijgen met verschillende andere applicaties, waaronder Tunderbird, Evolution en OS X Calendar en Mail, via het IMAP protocol. 7.1. E-mail 7.1.1. Servergegevens Om een nieuw e-mailaccount aan te maken, heb je de volgende gegevens nodig: Inkomende mail Servernaam: imap.ecm2.nl Gebruikersnaam en wachtwoord: deze staan in de welkomstbrief Accounttype: IMAP Poort: 993 Beveiliging verbinding: SSL/TLS Authenticatiemethode: normaal wachtwoord (niet beveiligd / not encrypted) Uitgaande mail Servernaam: smtp.ecm2.nl Gebruikersnaam en wachtwoord: deze staan in de welkomstbrief Accounttype: SMTP Poort: 587 Beveiliging verbinding: STARTTLS of TLS Authenticatiemethode: normaal wachtwoord (niet beveiligd / not encrypted) 7.1.2. E-mail mappen Als je de account hebt toegevoegd, is het belangrijk dat de applicatie de goede mappen gebruikt voor Concepten, Verzonden items, Ongewenste E-mail, en Verwijderde Items. Vaak maken emailprogramma's zelf mappen aan voor deze functies met een andere (Engelse) naam dan Zarafa gebruikt. Wijs in de instellingen van die applicatie de Zarafa-mappen aan en verwijderer de onterecht aangemaakte mappen. Als je een map wilt toevoegen kun je dit het beste doen in de Zarafa WebApp, waarna de IMAPapplicatie die gewoonlijk vanzelf oppikt. 49

Hoofdstuk 7. Andere applicaties 7.2. Agenda Om de agenda te kunnen gebruiken en synchroniseren heb je twee mogelijkheden: CalDAV en icalendar (ical). Indien de gebruikte applicatie dit ondersteunt, gaat de voorkeur uit naar CalDAV. Deze geeft meer mogelijkheden. Je hebt de volgende gegevens nodig om de agenda te kunnen gebruiken: CalDAV Type: CalDAV Adres: https://mail.ecm2.nl/caldav In Mozilla Thunderbird is deze URL https://mail.ecm2.nl/caldav/gebruikersnaam/naam-van-deagenda, dus bijvoorbeeld https://mail.ecm2.nl/caldav/jan@ecm2.nl/agenda Gebruikersnaam en wachtwoord: deze heb je van ons gekregen Onder CalDAV is het ook mogelijk andere, gedeelde agenda's te openen. Je hebt voor CalDAV minimaal lees-rechten nodig op de hoofdmap van de gebruiker. Hoe je dat instelt lees je in de paragraaf Paragraaf 3.3.1, Machtigingen instellen. Gebruik de volgende adressen: Eigen, extra aangemaakte agenda:https://mail.ecm2.nl/caldav/gebruikersnaam/agendanaam Agenda van andere gebruiker: https://mail.ecm2.nl/caldav/gebruikersnaam Agenda in de publieke map: https://mail.ecm2.nl/caldav/public/agendanaam icalendar (ical) Type: icalendar / ical / ICS Adres: https://mail.ecm2.nl/ical Gebruikersnaam en wachtwoord: deze hebt je van ons gekregen 7.3. Contactpersonen Om contactpersonen te synchroniseren kun je gebruikmaken van het CardDAV protocol. Gebruik daarvoor onderstaande gegevens: Servernaam: het webadres dat je van ons hebt gekregen. Gebruikersnaam en wachtwoord: deze staan ook in de welkomstbrief Poort: 8843 Beveiliging verbinding: SSL/TLS Mogelijk wordt er gevraagd om het adres aan één stuk op te geven. Gebruik dan: https:// mail.ecm2.nl:8843 50