Advies aan de gemeenteraad Postregistratienummer *15.0006164* 15.0006164 Raadsvergadering: 4 juni 2015 Voorstel: 4.53 Agendapunt: 11 Onderwerp SSC DeSom Jaarstukken 2014 en begroting 2016 Datum 26 mei 2015 Beslispunten 1. In te stemmen met de jaarrekening 2014 van het SCC DeSom, onder voorbehoud van een goedkeurende verklaring van de accountant. 2. Een aanvullend voorstel in het AB van SCC DeSom tegemoet te zien hoe de Algemene Reserve van 160.000 de komende jaren wordt ingezet en/of verrekend met de deelnemende gemeenten. 3. Het SCC DeSom te adviseren de actualiteiten voor vernieuwing van het BVV waar nodig door te voeren in de jaarrekening 2015 en daarin ook aanvullende informatie op te nemen m.b.t. de investeringen, het EMU-saldo, inwonersaantallen, gemeentelijke bijdragen en opbouw loon/-prijsontwikkeling. 4. In te stemmen met de conceptbegroting van 2016, mits aan voorwaarden wordt voldaan. (1. Duidelijkheid over piketregeling en 2. Beschikbare ondersteuning voor projecten (overzicht wettelijke taken en plustaken creëren)). 5. Het SCC DeSom te adviseren om in de paragraaf weerstandsvermogen van de programmabegroting 2017 een overzicht met gekwantificeerde risico s op te nemen, zodat gemeenten daarop kunnen anticiperen in hun risicoparagraaf. 6. Het SCC DeSom te adviseren om in de programmabegroting 2017 het overzicht van de bijdragen per gemeente te splitsen in een tarief per inwoner en een tarief per werkplek en een datum vast te stellen waarop deze inventarisatie plaatsvindt. Inleiding De gemeenschappelijke regeling Shared Service Center DeSom (hierna SSC DeSom) is op 1 januari 2014 opgericht. De dienstverlening en bedrijfsvoering van de gemeenten in West-Friesland en hun huidige en toekomstige samenwerkingsrelaties vereisen dat ICT-dienstverlening op een Klaproos 1 1716 VS Opmeer Postbus 199 1715 ZK Spanbroek telefoon: 0226-363 333 fax: 0226 363 330 e-mail: gemeente@opmeer.nl www.opmeer.nl KvK nummer 37159195 IBAN-nummer NL94 BNGH 028.50.06.584
grotere schaal wordt uitgevoerd om hun ambities te kunnen realiseren op een adequaat kwaliteitsniveau, met een hogere continuïteit en met beheersbare kosten. Het SCC DeSom voert de automatiseringstaken uit voor de gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Stede Broec, Opmeer, Medemblik en sinds 1 januari 2015 voor Koggenland en de gemeenschappelijke regeling WerkSaam. In de Gemeenschappelijke regeling is bepaald dat de jaarrekening en begroting 2016 voor 15 april worden toegezonden aan de deelnemers. De deelnemers worden in staat gesteld de stukken binnen 2 maanden te voorzien van zienswijzen. De stukken zijn in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 9 april 2015 voorlopig vastgesteld. Ze zijn geagendeerd om in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 25 juni a.s. te worden behandeld en vastgesteld. Voor 15 juni dienen de stukken te worden verstuurd aan directeur a.i. Almer Wimer Siebenga van het SSC DeSom. In verband hiermee zijn de volgende stukken ontvangen: Jaarstukken 2014; Conceptbegroting 2016. Samengevat kan worden gezegd dat de activiteiten uitgevoerd door het SSC DeSom in 2013 in het teken stonden van Voorbereiding, het jaar 2014 in het teken van Investeren en Bouw, en 2015 in het uitvoeren van diverse migratietrajecten. Deze activiteiten, in het businessplan fase 1 en 2 genoemd, worden op 1 januari 2016 afgerond. In het oorspronkelijke businessplan zijn onderstaande doelstellingen opgenomen: Borgen van de continuïteit en betrouwbaarheid; Verhogen van de kwaliteit van de dienstverlening; Verhoging van de efficiency; Regie op specialistische kennis; Optimaliseren van uitvoeringsaspecten; Financiële voordelen door o.a. gezamenlijk inkoop; Verhoging van de verander- en innovatiekracht; Minder meerkosten; Meer mogelijkheden creëren tot verdere vormen van ICT-samenwerking op langere termijn. Deze doelstellingen kunnen vooral in de volgende fase (3) worden behaald. Deze fase levert de hoogste toegevoegde waarde voor alle deelnemers maar is nog in voorbereiding. In de begroting van 2016 is daarom (nog) geen afname van de bijdrage aan het SCC DeSom te zien. Terugkijkend op de afgelopen jaren kan gesteld worden dat er veel is gebeurd. Het SSC DeSom heeft naast de uitvoering van fase 1 en 2 een ambtelijke fusie SED (StedeBroec Enkhuizen Drechterland) ondersteund, WerkSaam als klant meegenomen en de gemeente Koggenland toegevoegd aan zijn afnemers. Dit zijn flinke wijzigingen ten opzichte van de aanpak die in de
oorspronkelijke business case was voorzien. Daardoor staan de prestaties van de ICTdienstverlening van DeSom onder druk en zijn soms ten koste gegaan van de overige deelnemers. Beoogd effect Het effect van het besluit de begroting van 2016 goed te keuren, met inachtneming van de voorwaarden, is dat de gemeente Opmeer meer zekerheid heeft over de te verwachten kosten en te realiseren projecten voor informatiemanagement en automatisering in 2016 en erna. Argumenten 1. Instemming jaarrekening 2014 van het SCC DeSom. Het jaarstuk van 2014 geeft een juiste weergave van wat er is uitgevoerd en kan daarom worden goedgekeurd, onder voorbehoud van een goedgekeurde verklaring van de accountant. 2. Aanvullend voorstel Algemene Reserve. De stand van de AR per 31-12-2014 bedraagt na resultaatbestemming 160.000. Op grond van de gestelde richtlijn (2,5%) mag de AR maximaal 44.878 ( 1.795.137 x 2,5%) bedragen. Er dient een aanvullend voorstel te komen hoe om te gaan met de AR. 3. Actualiteiten voor vernieuwing BVV doorvoeren in jaarrekening 2015. SSC DeSom dient de actualiteiten voor vernieuwing van het BBV daar waar nodig door te voeren in de jaarrekening 2015 en daarin ook aanvullende informatie op te nemen m.b.t. de investeringen, het EMU-saldo, inwonersaantallen, gemeentelijke bijdragen en opbouw loon- /prijsontwikkeling. 4. Instemming conceptbegroting van 2016 mits aan voorwaarden wordt voldaan. De conceptbegroting van 2016 is een extrapolatie van de begroting van het project fase 1 en 2 in 2013-2015. Het project is gestart met integratie van de automatisering van de gemeenten. De wensen voor de toekomstige dienstverlening is hierin nog niet herkenbaar weergegeven. Voorwaarde 1. De gewenste bezetting voor ondersteuning van DeSom bij avondopenstellingen, bij brugdagen en overige diensten in het weekend is niet formeel geregeld, dit dient ingeregeld te worden. Voorwaarde 2 De begroting 2016 laten vergezellen van een projectenkalender. 5. Aanvullen paragraaf weerstandsvermogen. In de programmabegroting 2017 dient een overzicht met gekwantificeerde risico s opgenomen te worden, zodat gemeenten daarop kunnen anticiperen in hun risicoparagraaf. 6. Specificeren bijdrage naar het SCC DeSom. In de programmabegroting 2017 dient de bijdrage aan het SCC DeSom specifiek weergegeven en gesplitst te worden in een tarief per inwoner en een tarief per werkplek. Daarnaast zal een datum vastgesteld moeten worden waarop deze inventarisatie plaatsvindt. Kanttekeningen Als er geen piketregeling is vastgesteld kan bij een calamiteit of technische storing de dienstverlening van het SSC DeSom mogelijk niet beschikbaar of bereikbaar zijn. Dit geeft imagoschade, verstoring van de dienstverlening en mogelijke claims. De risico s voor de gemeente betreffen tevens mogelijke extra onverwachte bijdragen aan het SSC DeSom indien onvoldoende duidelijk is welke projecten voor onze gemeente uitgevoerd kunnen worden.
Financiën De bijdrage van de gemeente Opmeer aan het SSC DeSom is opgenomen in de kadernota 2015 en de begroting van het SSC DeSom voor 2016 wordt toegevoegd aan de begroting 2016 en meerjarenbegroting van de gemeente. Uitvoering Er bestaat gelegenheid om tot 15 juni 2015 zienswijzen op het jaarstuk 2014 en begroting 2016 naar voren te brengen. Op 25 juni a.s. worden de stukken in de vergadering van het Algemeen Bestuur behandeld en vastgesteld. Bijlagen digitaal en in raadsleeskamer 1. Jaarstukken 2014 2. Begroting 2016 Burgemeester en wethouders gemeente Opmeer
Raadsbesluit De raad van de gemeente Opmeer, gelezen het voorstel van de burgemeester en wethouders van 26 mei 2015, besluit: 1. In te stemmen met de jaarrekening 2014 van het SCC DeSom, onder voorbehoud van een goedkeurende verklaring van de accountant. 2. Een aanvullend voorstel in het AB van SCC DeSom tegemoet te zien hoe de Algemene Reserve van 160.000 de komende jaren wordt ingezet en/of verrekend met de deelnemende gemeenten. 3. Het SCC DeSom te adviseren de actualiteiten voor vernieuwing van het BVV waar nodig door te voeren in de jaarrekening 2015 en daarin ook aanvullende informatie op te nemen m.b.t. de investeringen, het EMU-saldo, inwonersaantallen, gemeentelijke bijdragen en opbouw loon/-prijsontwikkeling. 4. In te stemmen met de conceptbegroting van 2016, mits aan voorwaarden wordt voldaan. (1. Duidelijkheid over piketregeling en 2. Beschikbare ondersteuning voor projecten (overzicht wettelijke taken en plustaken creëren)). 5. Het SCC DeSom te adviseren om in de paragraaf weerstandsvermogen van de programmabegroting 2017 een overzicht met gekwantificeerde risico s op te nemen, zodat gemeenten daarop kunnen anticiperen in hun risicoparagraaf. 6. Het SCC DeSom te adviseren om in de programmabegroting 2017 het overzicht van de bijdragen per gemeente te splitsen in een tarief per inwoner en een tarief per werkplek en een datum vast te stellen waarop deze inventarisatie plaats vindt. Dit is besloten in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Opmeer op: 4 juni 2015. Mevrouw M.C.G.M. de Vree-Bekker Raadsgriffier de heer G.J.A.M. Nijpels Raadsvoorzitter