Luttenbergstraat 2 Postbus 10078 8000 GB Zwolle Telefoon 038 499 88 99 Fax 038 425 48 88 overijssel.nl postbus@overijssel. nl RABO Zwolle 39 73 41 121 Provinciale Staten van Overijssel PROVINCIALE STATEN VAN OVERIJSSEL Reg.nr. Pt>/20l^>/-fS6 Inlichtingen bij dhr. S. Collenteur telefoon 038 499 90 63 S.Collenteur@overijssel.nl Dat. 14 FEB 2013 ontv.: Routing Organisatieontwikkeling 1 Toezending aan Provinciale Staten met oogmerk: [X] ter informatie [ ] anders, en wel: Bijlagen Geen. Aanleiding De afgelopen jaren is vanuit verschillende invalshoeken en met betrokkenheid van velen invulling gegeven aan een grondige heroriëntatie op onze organisatie. Deze heroriëntatie heeft ten grondslag gelegen aan de 'Kracht van Overijssel'. In dit Hoofdlijnenakkoord hebben Gedeputeerde Staten de opdracht gekregen om met een meer compacter, slagvaardige en naar buiten gerichte provinciale organisatie te werken aan het realiseren van maatschappelijke opgaven op een beperkt aantal kerntaken. Als randvoorwaarde daarbij is gesteld het (gefaseerd) terugbrengen in deze bestuursperiode van de structurele formatie van 835 naar 765 FTE, waarmee een structurele besparing van 3,3 miljoen euro wordt gerealiseerd. De in dit kader geformuleerde veranderdoelen geven gezamenlijk invulling aan het vergroten van de toegevoegde waarde van de provincie Overijssel. Dit wordt geconcretiseerd in het bedrijfsplan provincie Overijssel Toegevoegde waarde geconcretiseerd'. Concreet zijn de volgende 8 doelen geformuleerd: het versterken van de focus op kerntaken; het verbeteren van het opgavengericht werken; het bevorderen van collectief bestuurlijk-ambtelijk leiderschap; het verbeteren van de inhoudelijk-strategische sturing; het verkleinen van de ambtelijke organisatie; het verbeteren van de match tussen opgaven en personeel; het bevorderen van het gewenste gedrag van medewerkers; het optimaliseren van de bedrijfsvoering. Het bedrijfsplan beschrijft de hoofdlijnen van het beleid voor de komende jaren (tot 2016 en verder) en vormt het ontwerp van de nieuwe organisatie, uitgaande van de hoofdstructuur die per 1 januari 2012 is ingegaan. In het bedrijfsplan wordt per eenheid verwoord welke organieke transitie voor ogen is om de ambities zoals gesteld in het hoofdlijnenakkoord te kunnen verwezenlijken. verzending H.FEB201 provincie verijssel
De transitie naar een compactere, slagvaardige en naar buiten gerichte provinciale organisatie betreft zowel het primaire als faciliterende proces binnen de provinciale organisatie. In een aantal gevallen betreft de transitie een organisatievorm waarbij taken worden uitbesteed aan de markt danwei dat betreffende taken vanuit een andere samenwerkingsvorm worden uitgevoerd. Gezien thans uitwerking gegeven wordt aan verschillende initiatieven leek het ons van belang u te informeren over de voortgang hiervan. Plaatsingsproces De nieuwe organisatiestructuur is geëffectueerd per 1 november 2012. Het daaraan voorafgaande plaatsingsproces is vormgegeven op basis van het Sociaal Plan. Hierin staan de spelregels en de rechten en plichten van zowel de organisatie als de medewerkers tijdens het proces beschreven. 2 Op basis van het bedrijfsplan is een functieplan opgesteld. Het functieplan beschrijft feitelijk de functies (hoofdbestanddelen) en de daarmee samenhangende formatie, geclusterd per team en eenheid. Voor het bedrijfsplan is geput uit (generieke) functies van het functiegebouw. Om het functiegebouw in lijn te brengen met de toekomstige behoefte van de organisatie, is het op een aantal punten aangepast. Twee belangrijke oogmerken hierbij zijn het versterken van de uitvoeringskracht en het versterken van het strategisch vermogen van de organisatie. Onderdeel van het plaatsingsproces is geweest een oud / nieuw vergelijking. Door de werkgever is daarbij de beschikbare interne capaciteit afgezet tegenover het functieplan. Na een zorgvuldig en intensief proces is gebleken dat alle medewerkers konden worden geplaatst met uitzondering van 34 collega's. Deze betreffende groep medewerkers is aangemerkt als boventallig. Gedurende een periode van maximaal twee jaar (afhankelijk van de lengte van het dienstverband) wordt vanuit deze positie gezocht naar ander werk. Als dat onverhoopt niet lukt, wordt overgegaan tot het verlenen van reorganisatieontslag. @search Boventallige medewerkers worden zorgvuldig begeleid met het vinden van ander werk. Door het team search, de organisatorische eenheid waar de niet-herplaatsten zijn gepositioneerd, is een werkbedrijf opgezet. Het betreft een 'uitzendbureau' dat bedoeld is voor de medewerkers van de provincie. Hierin werken de medewerkers samen, met en voor elkaar om de arbeidsmarkt te bewerken, de netwerken breed inzetbaar te maken, vacatures te zoeken, detacheringsplaatsen te realiseren, etc. De eerste resultaten van search vertalen zich vooral in concrete acties richting de arbeidsmarkt. Inmiddels is voor 2 van de 34 betrokkenen voorzien in een structurele oplossing. Volledigheidshalve moet worden vermeld dat voor 29 andere collega's geldt dat zij als uitgesteld boventallig zijn aangemerkt. Dat betekent dat zij nu nog wel werk hebben, maar dat hun functie op een later moment in deze bestuursperiode komt te vervallen. Voor het management is het op dit moment een grote uitdaging te bepalen in welke mate vacatures (thans ca. 40) kunnen worden vrijgegeven. Door de additionele kosten van de boventalligheid is het salarisbudget namelijk niet toereikend om alle vacatures in te kunnen vullen. Transitieagenda Met de totstandkoming van het Hoofdlijnenakkoord weet de provincie zich voor drie opgaven gesteld, te weten het implementeren en realiseren van een ambitieus investeringsplan, het uitvoeren van een omvangrijke bezuinigingsopdracht en het verhogen van de realisatiekracht van de organisatie. In het Bedrijfsplan zijn de veranderopgaven omgezet in uitgangspunten en kaders voor de 'nieuwe' organisatie. Daarnaast zijn de ambities rondom het organisatiebeleid en de verdere inrichting van de eenheden verder vorm gegeven. Daarbij zijn ook de kernwaarden van de organisatie tegen het licht gehouden. Een en ander heeft geresulteerd in drie nieuwe kernwaarden, te weten openheid, bevlogenheid en resultaatgerichtheid. Onder andere op basis van deze kernwaarden zijn leidende principes voor HRM geformuleerd, die bij de m
inrichting van de eenheden, de personele reorganisatie (her)plaatsingsproces) en het opzetten van een structuur voor het managen van de boventalligheid (Overijssel@Search) richtinggevend zijn geweest. Het uit de reorganisatie voortvloeiende plaatsingsproces ziet vooral toe op wat in het bedrijfsplan wordt geduid met de term 'organieke transitie'. Daarmee zijn de veranderdoelen zoals verwoord in het bedrijfsplan natuurlijk nog niet vertaald naar de werkplannen van de eenheden. Om die reden zijn de werkplannen van de eenheden dit jaar voorzien van specifieke acties rondom de betekenis van het bedrijfsplan. De betreffende activiteiten worden geduid met de term 'Transitieagenda'. 3 Uitbesteden / samenwerken De transitieagenda van de eenheden ziet in een aantal gevallen toe op uitbesteden van werkzaamheden danwei het vormgeven van werkzaamheden in samenwerking met andere partijen. De ontwikkelingen rondom de Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD's) zijn daar een goed voorbeeld van. Daarnaast spelen op dit moment drie andere initiatieven. Daarbij onderscheiden de initiatieven rondom uitbesteden (catering / beveiliging) zich van de andere in die zin dat de personele consequenties verder strekkende gevolgen hebben. Voor de betreffende medewerkers geldt immers dat zij in dienst treden bij een andere werkgever. Om die reden zal de toelichting rondom de catering / beveiliging ook ingaan op de personele consequenties. Achtereenvolgens zal ten aanzien van de volgende initiatieven verdere toelichting worden gegeven: 1. RUD-vorming; 2. Uitvoeringscluster Oost-Nederland; 3. Catering / beveiliging; 4. Shared Service Centre bedrijfsvoering. Ad 1. RUD-vorming Sinds 1 januari 2013 voert Overijssel het omgevingsrecht uit in twee regionale netwerkuitvoeringsdiensten. De RUD's voeren de taken van de provincie en de 25 Overijsselse gemeenten uit op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving voor bouwen & milieu. De Overijsselse bestuursovereenkomst voor een netwerk-rud is een alternatief voor een organisatievorm op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen, die door de staatssecretaris werd voorgestaan. Gekozen is voor twee RUD-netwerken, te weten IJsselland en Twente. Pilots in beide Overijsselse regio's hebben uitgewezen dat de partijen elkaar in een gestructureerd netwerk makkelijker en sneller kunnen vinden. En ook dat zij daarmee beter in staat zullen zijn om te voldoen aan de algemene landelijke eisen voor een betere kwaliteit van het werk en vermindering van kwetsbaarheid van de individuele organisatie. Werkafspraken bevorderen de gelijke behandeling van bedrijven en burgers, door specialisatie neemt de deskundigheid toe, informatie-uitwisseling en een regionale aanpak vergemakkelijken het toezicht. Naast kwaliteit verwachten de betrokken instanties ook effectiever te kunnen werken en kosten te besparen. De gekozen vorm sluit natuurlijk goed aan bij de ontwikkelingen rondom Het Nieuwe Werken. Voor de ambtenaren van de provincie en gemeenten geldt dat zij in dienst blijven van hun eigen organisatie en van daaruit, onder verantwoordelijkheid van de directeur RUD, samenwerken ten behoeve van de gemeenten en provincie. Deze lokale binding in combinatie met regionale bundeling van deskundigheid zorgt voor de beste dienstverlening aan inwoners en bedrijven. Ad 2. Uitvoeringscluster Oost-Nederland Bij de eenheid Ruimte en Bereikbaarheid wordt samen met de provincies Gelderland en Flevoland gewerkt aan een Openbaar Vervoer Uitvoeringscluster Oost-Nederland. In dat cluster worden de openbaar vervoerconcessies voor regionale trein, bus en regiotaxi sinds i.
2012 gezamenlijk beheerd. Ook worden de reizigersbewegingen op gelijke wijze gemonitord, bewerkt en geanalyseerd vanuit een gezamenlijk opgezet systeem. In 2013 worden ook de mogelijkheden verkend voor samenwerking binnen het cluster op bijvoorbeeld het terrein van marketing, aanbesteding en tariefdifferentiatie. Al deze ontwikkelingen worden ingegeven vanuit de wens om te komen tot een professionelere concessiebeheerorganisatie die een volwaardig partij is voor de grote internationale vervoersbedrijven. Tevens kan uniformiteit en kwaliteit voor de reiziger worden geboden en kunnen we dit doen met een compacte, hoogwaardiger en efficiëntere organisatie. Voor wat betreft de wijze van samenwerken is gekozen voor een functionele vorm. Dat betekent voor betrokken medewerkers dat er zich geen verandering hebben voorgedaan als het gaat om werkgeverschap, formele aansturing, arbeidsvoorwaarden, etc. 4 Ad 3. Catering / beveiliging Bij de eenheid Bedrijfsvoering is een onderdeel van de organieke transitie de uitbesteding van de activiteiten rondom de catering en beveiliging. Op 21 en 22 november 2011 zijn de fractievoorzitters van Provinciale Staten tijdens een werkbezoek aan Brussel reeds geïnformeerd door de provinciesecretaris. Provinciale Staten zijn eveneens geïnformeerd door de portefeuillehouder P&O en de provinciesecretaris middels een presentatie in de Statencommissie d.d. 26 september 2012. De directie heeft onlangs een besluit genomen over de personele condities rondom de uitbesteding van de catering en beveiliging. Ontwikkelingen De afgelopen decennia heeft de facilitaire branche een enorme ontwikkeling doorgemaakt. Inbedding van de betreffende activiteiten in een organisatie die daarin is gespecialiseerd, ligt steeds meer voor de hand. De provinciale organisatie erkent deze ontwikkeling en merkt op dat, ondanks opleiding, training, begeleiding en intensieve managementsturing, de provincie niet eenzelfde mate van professionaliteit vanuit een eigen beheersituatie kan bieden ten opzichte van de aanwezige kennis en kunde bij leveranciers uit de markt. Om voor de toekomst op professionele wijze vorm te kunnen blijven geven aan de betreffende dienstverlening, wordt het uitbesteden van onderdelen hiervan als een noodzakelijke beweging gezien. Naast dat daarmee een bijdrage wordt geleverd aan het vergroten van de ontwikkelingsmogelijkheden van betreffende medewerkers, wordt ook in een economische meerwaarde voorzien met een dergelijke beweging. Marktpartijen kunnen immers goedkoper werken door schaalvoordelen. Daarnaast past het in eigen beheer uitvoeren niet in de visie te focussen op kerntaken. Naast voorgaande is ook de kwetsbaarheid bij uitval een issue. Verder biedt uitbesteding de mogelijkheid om ook andere services mogelijk te maken (denk aan stomerijservice, meeneemmaaltijden, non-foodartikelen, etc). Begin 2011 is reeds eerder een uitvraag gedaan voor het uitbesteden van de catering. Uiteindelijk is besloten dit initiatief te voegen bij de toen voor ogen zijnde reorganisatieopgave. De uitbesteding van de activiteiten rondom catering en beveiliging zijn uiteindelijk in het Bedrijfsplan Toegevoegde waarde geconcretiseerd' opgenomen als (één van de) organieke transitiepunt(en) van de eenheid Bedrijfsvoering. Zoals ook geduid in het werkplan van de eenheid Bedrijfsvoering past dit initiatief bij de plannen van het Kabinet over de arbeidsmarkt als wordt gesproken over vaste banen voor medewerkers in lagere schalen in functiegebieden als catering, schoonmaak etc. De uitbestedingsplannen van de provincie Overijssel zijn immers gericht op de overgang van onze medewerkers met gelijkblijvende arbeidsvoorwaarden naar de dienstverlenende bedrijven. Daarmee wordt zorg gedragen voor behoud van werkgelegenheid. Tijdens het plaatsingsproces, als onderdeel van de reorganisatie, is een facilitaire vacature opengesteld voor 'medewerker receptie/facilitair servicepunt'. Ondanks dat deze functie mogelijk passend zou zijn voor de 6 cateringmedewerkers en 2 beveiligers, heeft geen van deze medewerkers aanspraak op deze functie gemaakt. Daardoor is het niet mogelijk gebleken het aantal door de uitbesteding van de catering en beveiliging betrokken medewerkers terug te brengen tot een lager aantal dan de huidige 8. Personele gevolgen Het besluit rondom de uitbesteding van de catering- en beveiligingsactiviteiten, waarbij de betreffende 6 cateringmedewerkers en 2 beveiligers (samen 6,75 FTE) mee overgaan naar de W.
te contracteren cateraar en het reeds gecontracteerde beveiligingsbedrijf, gaat uit van het principe 'mens volgt werk'. De afgelopen jaren is steeds geanticipeerd op een naderende uitbesteding van de catering en beveiliging door vrijvallende vacatures in te vullen met tijdelijke inhuurkrachten. In 2008 waren 14 cateringmedewerkers in provinciale dienst, in 2011 was gedurende het proces van uitbesteding van de catering sprake van 9 cateringmedewerkers in provinciale dienst. Inmiddels raakt de uitbesteding, als effect op natuurlijke uitstroming, nog slechts 6 cateringmedewerkers. Als voorwaarde bij de uitbesteding wordt bedongen dat: onze mensen overgenomen worden op basis van een vast contract, hetzelfde salarisniveau en dezelfde omvang van het dienstverband; de dienstverlening bij provincie wordt gecontinueerd op minimaal het huidige niveau; de betreffende medewerkers in ieder geval gedurende de contractperiode op provinciehuis worden ingezet (tenzij ze zelf anders wensen). 5 Concreet betekent dit dat de werkzaamheden in gelijkblijvende vorm worden uitbesteed waarbij de betreffende medewerkers één op één overgaan. Wanneer de overeenkomsten met de betreffende partijen op termijn niet worden verlengd, heeft dat geen invloed op de arbeidsvoorwaarden van de betreffende medewerkers. De arbeidsvoorwaarden worden namelijk structureel overeengekomen met de overgang naar de te contracteren partijen. Sociaal Plan In 2011 is besloten de uitbesteding van de provinciale cateringtaken te voegen bij de voor ogen staande organisatiebrede reorganisatie. In navolging hiervan is geconcludeerd dat het Sociaal Plan voldoende basis biedt, ook in het geval van uitbesteding van taken aan derden. Voor betrokken medewerkers van de catering / beveiliging wordt voorzien in een (exact) passende functie. In tegenstelling tot de uit de reorganisatie voortvloeiende boventalligen wordt daarmee volledige baanzekerheid geboden. Om die reden wordt het niet verantwoord geacht voor deze groep medewerkers aanvullende voorwaarden te bieden ten opzichte van de groep boventallige medewerkers, die thans intensief begeleid worden bij het vinden van passend werk. Concreet betekent dit dat bedongen wordt dat, ondanks het verhogende effect hiervan voor wat betreft de kosten, de primaire arbeidsvoorwaarden structureel worden overgenomen. Voor het overige zijn de secundaire arbeidsvoorwaarden van de nieuwe werkgever van toepassing. Er wordt geen compensatie geboden voor het geval de verplichte pensioenverzekering bij de nieuwe werkgever als minder gunstig wordt ervaren. Het verschil tussen pensioenvoorzieningen is overigens onmogelijk te kwantificeren. Minder pensioen opbouwen betekent immers minder premie betalen, maar ook de vrijheid om aan te vullen of sparen voor de oude dag op een andere wijze vorm te geven. Daarmee is het een niet te duiden als meer of minder gunstig dan het andere. Daar komt bij dat over de hoogte van de premie en de inhoud van de regelingen op termijn op voorhand geen zekerheid kan worden geboden. De actuele situatie rondom pensioenen illustreert dit pijnlijk duidelijk. Met de Ondernemingsraad en het Georganiseerd Overleg wordt nog gesproken over de condities rond de uitbesteding van de catering en beveiliging. Voor wat betreft de arbeidsvoorwaardelijke aspecten is de discussie voorbehouden aan het Georganiseerd Overleg. Ad 4. SSC Vooruitlopend op de reorganisatie is ingestemd met het voornemen tot oprichting van een gezamenlijk Shared Service Centrum Bedrijfsvoering (SSC) door de gemeente Zwolle, de gemeente Kampen en de provincie Overijssel. Tijdens de hiervoor genoemde momenten (november 2011, september 2012) zijn Provinciale Staten geïnformeerd door de provinciesecretaris respectievelijk de portefeuillehouder P&.0. Het SSC Bedrijfsvoering levert vanaf 1 januari 2013 diensten aan de partnerorganisaties op de gebieden personeels- en salarisadministratie, ICT en inkoop. Het SSC Bedrijfsvoering wordt op termijn ondergebracht bij de gemeente Zwolle en is gehuisvest bij de provincie Overijssel. Met de samenwerking worden de volgende doelen nagestreefd: het biedt continuïteit door beperking van organisatorische kwetsbaarheid;
het verhoogt de (erkenning van) professionaliteit en deskundigheid van medewerkers; het verhoogt de kwaliteit van de werkprocessen; het biedt efficiency ten aanzien van de inzet van beschikbare medewerkers; het biedt een gebundeld investering vermogen; het realiseert besparingen door schaalvoordelen. De vaststelling van de regeling die de oprichting van het SSC mogelijk maakt heeft enige vertraging opgelopen. Hierover bent u recent geïnformeerd. Een nieuw voorstel hieromtrent zal in het voorjaar van 2013 ter besluitvorming aan raden en staten worden voorgelegd. Om geen vertraging in de doelstellingen op te lopen, is ingestemd met een addendum op het convenant SSC waardoor de betrokken medewerkers vanaf 1 januari 2013 gedetacheerd in het SSC werken. Er worden geen onomkeerbare besluiten genomen alvorens raden en staten hebben besloten over de regeling. Voor de voorbereiding van een SSC met deze drie disciplines is een projectleider SSC benoemd. Deze heeft de opdracht om zowel de integratie van de drie werkterreinen als de bestuurlijke besluitvorming in de drie organisaties voor te bereiden. 6 De planning is gericht op een geleidelijke integratie, waarbij de betrokken bedrijfsonderdelen begin 2013 bij elkaar worden geplaatst en uiterlijk medio 2014 de bedrijfsprocessen volledig zijn geïntegreerd. Deze integratie zal worden vergezeld van een bezuinigingsopgave. Onderdeel van de integratie vormt vanzelfsprekend ook het plaatsingsproces van betrokken medewerkers bij de gemeente Zwolle. Met betrokken Ondernemingsraden en lokale vakorganisaties zal nog gesproken worden over de criteria van het hierbij te hanteren plaatsingsproces. Betrokkenen die niet kunnen worden geplaatst keren terug naar hun 'moederorganisatie'. Daar zal conform het daar geldende sociaal plan vanuit een boventalligheidssituatie worden gezocht naar een oplossing. Wij vertrouwen er op u hiermee vooralsnog voldoende te hebben geïnformeerd. Gedeputeerde Staten van Overijssel, voorzitter, secretaris, w-