Om een document via Docman te kunnen raadplegen is scanning en registratie nodig. Hiermee wordt het document vind- en raadpleegbaar en afhankelijk van vervolg stappen is de behandelstatus na te gaan. Knoppen: = drop down menu, = naar tabel, = heen en weer tussen records en *=wildcard (shift 8) Velden in het registratiescherm kunnen afwijken (meer of minder). Werkbalk 1 Klik op icoon brondocument in werkbalk. Kies het te registreren document. Klik met rechtermuisknop. 2 3 Kies in plaatje 3 inzien inhoud om het image te raadplegen. Klik opnieuw met rechtermuisknop en kies uit plaatje 3 voor vastleggen kenmerken. Voorbeeld van schermindeling 4 Plaatje 4, Docman en viewer beide in een kader geplaatst via. 1
Kies fac in voor een ingekomen brief of fac uit voor een uitgaande brief. Klik op knop OK. 5 6 Tab Algemeen Vul de velden in gebruikmakend van de afspraken (zie ook notatie afspraken). Veld Afdeling. Klik op. Kies in plaatje 7 de afdeling. Veld Vormaand. Klik op. 7 8 2
Kies in plaatje 8 de vorm. Veld Ref. kenmerk. Neem het kenmerk afzender over zonder wijzigingen (in dit veld zoeken met * *). Veld Afhandeling. Klik op. 9 Kies in plaatje 9 voor Nieuwe Afhandeling voor nieuwe registratie. Kies voor Bestaande Afhandeling als het gaat om een uitgaande brief die het zelfde registratienummer heeft als de ingekomen brief (zie aparte procedure). Veld Periode afd. Door ingeven van een aantal behandeldagen in plaatje 10, eerste vak, maakt Docman een datum waarvoor het document afgehandeld moet zijn. Per vormaanduiding (brief, rapport etc) is een behandelperiode in te stellen (via codetabellen). via tabtoetst wordt 10 Veld Vertrouwelijk. Aanvinken beperkt de raadpleegbaarheid van het document tot degene die privileges hebben voor het raadplegen van vertrouwelijke documenten. Veld Bijlagen. Opgave van het aantal bijlagen bij het document. Veld Pivot. Klik op. 11 Kies in plaatje 11 het Pivotnummer. Het is handig om in modellen en procedures het pivotnummer te vermelden zodat bij registratie zoeken wordt voorkomen. Tab NAW Veld NAW code. Klik op. 12 3
13 Zoeken naar een afzender/geadresseerde in plaatje 13 is mogelijk met één of twee wildcards. Voer in bijvoorbeeld documentaire inform* of *documentaire inform*. Klik op knop Zoeken. Maak een keuze en klik op knop Overnemen. Geen resultaat. Klik op knop nieuw. Zie plaatje 14. 14 Vul velden in als voorbeeld. Klik op knop Maken en vervolgens op OK, Docman geeft een NAW code (nummer). 15 Tab NAW is met nieuwe adresgegevens gevuld (NAW code DIA is later toegekend door de functioneel beheerder en maakt het terugzoeken van bekende afzenders eenvoudig). Via knop het mogelijk meerdere afzenders/geadresseerden (records) aan één document te koppelen. is 4
Veld Retro kenmerk. Voer hier een eerder registratienummer in (notatie jjjj/nummer). Documenten worden hier door gekoppeld. In een resultaat van zoeken is een gekoppelde brief te raadplegen. Tab Inhoud Veld Trefwoord. Klik op. 16 Kies in plaatje 17 het trefwoord. 17 18 In plaatje 18 record 2 van 4. Gebruik waar nodig bij trefwoorden de ontsluitingsmethodiek van algemeen naar bijzonder. Bijvoorbeeld: archief, postregistratie, document manager en procedure. Om naar volgende record te gaan gebruik. Plaatje 19 is voorbeeld van vinden van trefwoorden met gebruik van de systematiek van algemeen naar bijzonder. Klik op icoon zoeken document in werkbalk, op tab Standaard het veld trefwoord, klik op. In dit voorbeeld archief als algemeen en Document manager als bijzonder (archief bij zie ook postregistratie, postregistratie bij zie ook document manager). 5
19 Veld Kader. Klik op. Kies in plaatje 20 het kader (heeft een relatie met behandelaar en inhoud document, het is mogelijk meerdere kaders aan te geven via volgende records). Veld Betrokkene. Gebruik dit voor naam medewerker of student (notatie: eigen naam, voorletters, toevoegingen). Veld Diversen. Gebruik dit voor student- of projectnummer. 20 Veld Verk. Inhoud. Beschrijf het te registreren document in Verk. Inhoud. De beschrijving moet het document omvatten. Via zoekwoord wordt op tekst verkorte inhoud gezocht. Een voor het document kenmerkend woord opnemen. Veld Class. Nr. Klik op. Veld Classificatie code. Voer in.07*. Klik op knop zoeken. Kies de Classificatie en klik op knop Overnemen. Veld Omschrijving. Gebruik *..*. Klik op knop zoeken. Kies de Classificatie en klik op knop Overnemen. De registratie is klaar, klik op de knop OK. Docman geeft nu een scherm Afhandeling. 21 6
Toelichting: 22 Knop Standaard: document wordt in de werklijst gezet op behandelende afdeling. Knop Afhandeling: behandeling van het document bestaande uit diverse behandelstappen (activiteiten en taken). Knop Afdoen: naar archief. Knop Annuleren: terug naar registratie. knop afhandeling. Hiermee is het mogelijk een behandeltraject in te geven (of te kiezen voor Overnemen Standaard Proces). Klik op knop Voeg in. 23 Toevoegen activiteit begint met Volg nr. 1. Het is vervolgens mogelijk iedere volgende activiteit die wordt voorgesteld als 2, 3 etc terug te zetten op 1. Alles op activiteit 1 betekent dat alle ingevoerde activiteiten gelijktijdig beschikbaar zijn in de werklijst. Wordt gekozen voor 1, 2, 3 etc dan komt activiteit 2 pas in de werklijst beschikbaar als activiteit 1 is beeindigd. Combinaties zijn mogelijk. Klik op om in tabel overnemen organisatieonderdeel te komen. 24 7
Voer vervolgens naam* in en kies afdeling of behandelaar. Klik op knop Overnemen. 25 Klik op knop OK. 26 Herhaal zonodig het toevoegen van activiteiten of taken als nodig via knop Voeg in of knop Taken. Het is mogelijk binnen activiteiten (meerdere) taken in te voegen. Doe dit via de knop Taken. 27 Notitie aanbrengen. klik op knop Notities in plaatje 24. Voer notitie in en klik op knop OK. Klik vervolgens op knop sluiten in scherm 24. 28 8
De registratie is klaar. Deze procedure is vanaf plaatje 19 optioneel. Wanneer de standaard behandelstap voldoende is, klik op knop standaard in plaatje 19. Wanneer is gekozen voor fac uit bij plaatje 6 en het de bedoeling is om de uitgaande brief te archiveren, klik dan bij plaatje 19 op knop Afdoen. 29 Naar archief is default, klik op knop Doe af en op knop OK. Het document staat vervolgens in de werklijst van het archief klaar voor archivering. Bij keuze voor Afdoen en archiveren wordt het Dossier kenmerk gevraagd. Om het dossier kenmerk te achterhalen klik op. 30 Om het juiste dossier te vinden. In voorbeeld wordt gezocht op trefwoord archief. Klik op knop Zoeken. Het is natuurlijk ook mogelijk om via icoon dossier zoeken in werkbalk het dossier te achterhalen. 31 9
Kies het dossier op basis van omschrijving. Klik op knop Overnemen. Om het document te archiveren in dossier D&R/199, klik op knop Doe af en op knop OK. 32 10