GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR BERICHTEN Versie 11.0

GEBRUIKERSHANDLEIDING VOOR BERICHTEN Versie 11.0

KENNISGEVING De informatie in dit document is zeer zorgvuldig en naar waarheid samengesteld, maar Mitel Networks Corporation (MITEL ) biedt hiervoor geen garanties. De informatie in dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd en is niet bindend voor Mitel, aan haar gelieerde ondernemingen of haar dochterbedrijven. Mitel, aan haar gelieerde ondernemingen en haar dochterbedrijven kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten of weglatingen in dit document. In verband met bedoelde wijzigingen kunnen revisies of nieuwe edities van dit document worden uitgebracht. Geen enkel deel van dit document mag voor enig doel op welke wijze dan ook, elektronisch dan wel mechanisch, worden gereproduceerd of verspreid zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Mitel Networks Corporation. Handelsmerken Mitel en NuPoint Messenger zijn handelsmerken van Mitel Networks Corporation. Microsoft Outlook is een handelsmerk van Microsoft Corporation. Andere productnamen die in dit document worden genoemd kunnen handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren zijn en worden hierbij erkend. Mitel NuPoint Messenger IP Messaging-handleiding Versie 11.0 april 2007,, handelsmerk van Mitel Networks Corporation Copyright 2007, Mitel Networks Corporation Alle rechten voorbehouden.

Inhoudsopgave Inleiding......................................................................... 1 Informatie over uw voicemail....................................................... 1 Over dit document............................................................... 1 De telefoon..................................................................... 1 Voordat u uw mailbox opent........................................................ 2 Toegang tot uw mailbox............................................................ 3 Van binnen uw organisatie......................................................... 3 Vanaf uw eigen toestel......................................................... 3 Vanaf een ander toestel........................................................ 3 Van buiten uw organisatie......................................................... 3 Vanaf een buitenlijn............................................................ 3 Vanaf een buitenlijn naar de automatische receptionist................................ 3 De mailbox instellen............................................................... 4 Menuoverzicht.................................................................. 4 Begroetingen................................................................... 4 Naam......................................................................... 4 Wachtwoord.................................................................... 5 Berichten afspelen................................................................. 6 Het menu voor voicemails of het menu voor e-mails openen............................... 6 Berichten afspelen............................................................... 6 Terwijl u een bericht beluistert...................................................... 7 Nadat u een bericht hebt beluisterd.................................................. 8 Berichten opstellen................................................................ 9 Een spraakbericht maken.......................................................... 9 Een spraakbericht opnemen..................................................... 9 Opgenomen bericht versturen................................................... 10 Gebruikersopties................................................................. 11 Toegang tot gebruikersopties en de korte handleiding................................... 11 Begroetingstekst, naam en wachtwoord.............................................. 11 Distributielijsten................................................................. 12 Een distributielijst maken of wijzigen.............................................. 12 Een distributielijst gebruiken.................................................... 12 Belschema-opties............................................................... 12 Optionele functie Gesprek opnemen................................................. 13 Opnemen tijdens een gesprek met twee partijen....................................... 13 Opnemen met behulp van softkeys............................................... 13 Opnemen met behulp van vaste toetsen........................................... 14 Een gesprek in de wacht zetten tijdens een opname................................. 14 Een opname beluisteren.......................................................... 14 Optionele functie Fax............................................................. 15 Afleveringsopties voor faxberichten................................................. 15 Faxberichten afspelen en afdrukken................................................. 15 Vanaf een telefoon........................................................... 15 Vanaf een faxtelefoon......................................................... 16 Nadat u een faxbericht hebt beluisterd............................................... 16 iii

Inhoudsopgave Een faxbericht maken (zonder spraak)............................................... 16 Via het faxsysteem van uw bedrijf................................................ 17 Vanaf uw eigen mailbox....................................................... 17 Een faxbericht maken (met spraak)................................................. 18 Via het faxsysteem van uw bedrijf................................................ 18 Vanaf uw eigen mailbox....................................................... 18 Uw pc voor spraakberichten gebruiken.............................................. 19 De Multimedia Outlook-invoegtoepassing installeren.................................... 20 Extra gebruikers aan de Outlook-invoegtoepassing op een pc toevoegen................... 21 Het afspelen van berichten instellen................................................. 22 De toegang tot het gedeelte voor Unified Messaging-profielen configureren.................. 22 De Unified Messaging-werkbalk.................................................... 23 De QuickPlay-werkbalk........................................................... 24 Spraakberichten via Outlook afspelen............................................... 24 Spraakberichten via Outlook beantwoorden........................................... 25 Spraakberichten via Outlook doorsturen............................................. 25 Nieuwe spraakberichten via Outlook versturen........................................ 26 Door de spraakberichten in Outlook bladeren......................................... 26 De webweergave vanuit Outlook opstarten........................................... 26 Tekst naar spraak (TTS, optioneel)................................................. 26 Tekst naar spraak-berichten afspelen............................................... 27 iv

Inleiding Inleiding Informatie over uw voicemail Met Mitel NuPoint Messenger IP kunt u uw voicemails, berichten met opgenomen gesprekken (RAC's), faxberichten en Microsoft Outlook -e-mails zowel via een touch tone-toestel als via uw pc beheren. Voicemails, berichten met opgenomen gesprekken, faxen en e-mails zijn allemaal berichten die via uw voicemailbox toegankelijk zijn en die u via de menu's kunt lezen/afluisteren. Via het menu voor voicemails hebt u toegang tot de meeste voicemailboxfuncties en -opties, inclusief faxberichten. Alle voicemailgebruikers hebben toegang tot dit menu. Via het menu voor e-mails hebt u uitsluitend toegang tot e-mails. Dit menu is alleen beschikbaar voor gebruikers van Unified Messaging Advanced met de optie Tekst naar spraak. U hebt niet alleen via de telefoon toegang tot uw berichten, maar kunt uw spraakberichten voortaan ook via het Postvak IN van Microsoft Outlook afspelen en beheren. Hiervoor moet u een invoegtoepassing installeren die het mogelijk maakt e-mails in het Postvak IN als spraakbericht via de pc-luidsprekers of de telefoon af te spelen. Deze functie is alleen beschikbaar bij gebruik van Unified Messaging Advanced. Zie Uw pc voor spraakberichten gebruiken op pagina 19 voor meer informatie. Opmerking: afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat niet alle opties die in deze handleiding worden beschreven, beschikbaar zijn. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. Over dit document In deze handleiding vindt u instructies voor het gebruik van de functies van de Mitel -telefoongebruikersinterface (TUI) en de Mitel Multimedia Outlook-invoegtoepassing. Raadpleeg ook de introductiehandleiding voor de Mitel-telefoongebruikersinterface van NuPoint Messenger op http://edocs.mitel.com/ug/index.html. De telefoon Voordat u met de voicemailfuncties van het systeem aan de slag gaat, is het raadzaam eerst vertrouwd te raken met de telefoon. Berichttoets: deze gebruikt u om het NuPoint Voice-systeem te bellen en uw mailbox te openen. Toetsenblok: hiermee selecteert u menuopties binnen het voicemailsysteem. Berichtlampje: geeft aan dat uw mailbox nieuwe spraakberichten bevat. Softkeys: hiermee selecteert u diverse menuopties voor voicemail. Als u een menuoptie wilt selecteren die op het telefoonscherm wordt weergegeven, drukt u op de bijbehorende, contextafhankelijke softkey op het digitale telefoonscherm of op de desbetreffende cijfertoets op het toetsenblok. Opmerking: de namen van de softkeys die in deze handleiding worden gebruikt, kunnen per toestel enigszins verschillen. Zo kan de softkey Verw. (Verwijderen) op bepaalde telefoons bijvoorbeeld worden aangeduid als de softkey Wissen. 1

Gebruikershandleiding voor berichten Voordat u uw mailbox opent Voordat u uw mailbox opent, dient u de volgende gegevens op te vragen bij de systeembeheerder: het nummer van de NP-receptionist (optioneel) het toegangsnummer voor het NuPoint Voice-systeem uw mailboxnummer het standaardwachtwoord Voor problemen of vragen over procedures neemt u contact op met de systeembeheerder. 2

Toegang tot uw mailbox Toegang tot uw mailbox Al uw spraakberichten bevinden zich in uw persoonlijke 'mailbox', die met een wachtwoord is beveiligd. De systeembeheerder kent een tijdelijk wachtwoord aan u toe, dat u kunt gebruiken als u de mailbox voor de eerste keer opent. De wijze waarop u zich bij uw mailbox aanmeldt, hangt af van of u van binnen of buiten uw organisatie belt. Van binnen uw organisatie Vanaf uw eigen toestel 1. Bel het interne toegangsnummer voor het NuPoint Voice-systeem. 2. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd. Vanaf een ander toestel 1. Bel het interne toegangsnummer voor het NuPoint Voice-systeem. 2. Druk op wanneer om een wachtwoord wordt gevraagd. 3. Voer het mailboxnummer in en druk op. 4. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd. Van buiten uw organisatie Vanaf een buitenlijn 1. Bel het externe toegangsnummer voor het NuPoint Voice-systeem. 2. Voer het mailboxnummer in en druk op. 3. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd. Vanaf een buitenlijn naar de automatische receptionist 1. Bel het nummer van de NP-receptionist. 2. Druk op om toegang tot het NuPoint Voice-systeem te krijgen. 3. Voer het mailboxnummer in en druk op. 4. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd. 3

Gebruikershandleiding voor berichten De mailbox instellen Wanneer u uw mailbox voor de eerste keer opent, wordt automatisch een korte handleiding geactiveerd. Hiermee wordt u door uw eerste mailboxsessie geleid, waarbij wordt uitgelegd hoe u een begroeting en uw naam opneemt, terwijl u ook wordt gevraagd uw tijdelijke wachtwoord te wijzigen. Tip: nadat u berichten hebt afgespeeld of verstuurd, kunt u door het systeem worden teruggevoerd naar een eerder menu met andere opties dan het menu dat u zojuist hebt gebruikt. Menuoverzicht Raadpleeg de introductiehandleiding voor de Mitel-telefoongebruikersinterface van NuPoint Messenger voor een afbeelding van het menuoverzicht (http://edocs.mitel.com/ug/index.html). Begroetingen Nadat u uw mailbox hebt geopend, wordt u gevraagd een of meer begroetingen op te nemen die bellers horen wanneer zij uw mailbox bellen. U kunt bijvoorbeeld twee verschillende begroetingen opnemen: één begroeting voor wanneer uw lijn bezet is (zoals "Ik ben op dit moment bezig met een ander gesprek en kan uw gesprek niet aannemen") en een andere voor wanneer u niet in de buurt van uw toestel bent (zoals "Ik zit op dit moment niet op mijn plek"). Als uw systeembeheerder de functie Begroeting voor langdurige afwezigheid voor uw mailbox heeft ingeschakeld, kunt u ook een begroeting voor langdurige afwezigheid opnemen. Met deze begroeting kunt u bellers laten weten dat u langere tijd afwezig bent. Bellers kunnen niet op een toets drukken om de begroeting over te slaan. Aan het einde van de begroeting krijgen bellers de mogelijkheid om naar de telefonist te worden doorgeschakeld of een bericht in te spreken. Opmerking: de begroeting voor langdurige afwezigheid wordt ingeschakeld zodra deze is opgenomen. Dit betekent dat alle bellers die naar uw mailbox worden doorverbonden de begroeting voor langdurige afwezigheid te horen krijgen. Als u zich bij uw voicemail aanmeldt, wordt u gevraagd om op 1 te drukken als u wilt dat de begroeting voor langdurige afwezigheid ingeschakeld blijft of op 2 te drukken om de begroeting voor langdurige afwezigheid uit te schakelen. Als uw systeembeheerder berichtaflevering voor de begroeting voor langdurige afwezigheid heeft uitgeschakeld, worden bellers na het bericht standaard naar de telefonist doorgeschakeld. Zie Begroetingstekst, naam en wachtwoord op pagina 11. Naam U wordt gevraagd uw naam op te nemen, zodat: u wordt begroet wanneer u zich bij het systeem aanmeldt (bijvoorbeeld: "Hallo Janet Smit"); andere gebruikers weten wanneer een bericht van u afkomstig is (bijvoorbeeld "16.45 uur, van Janet Smit"); uw naam bekend is bij andere gebruikers wanneer zij een bericht in uw mailbox achterlaten (bijvoorbeeld "Janet Smit"). 4

De mailbox instellen Wachtwoord U moet altijd een wachtwoord invoeren voordat u uw mailbox kunt openen. De eerste keer dat u uw mailbox opent, gebruikt u het tijdelijke wachtwoord dat door de systeembeheerder is toegekend. Tijdens de cursus wordt u gevraagd uw wachtwoord te wijzigen in een nummer met 4 tot 10 cijfers. U wordt aangeraden een wachtwoord te definiëren dat u gemakkelijk kunt onthouden, maar geen voor de hand liggende code als "1234" te kiezen. Opmerking: wachtwoorden zijn alleen vereist als u uw privacy wilt beschermen. Als u geen wachtwoord wilt gebruiken, voert u "0000" in wanneer u tijdens het programma van de handleiding om een wachtwoord wordt gevraagd. Zodra u de mailbox hebt ingesteld, kunt u aan de slag met de spraakfuncties van NuPoint. 5

Gebruikershandleiding voor berichten Berichten afspelen Wanneer u uw mailbox opent om uw berichten op te halen, geeft het systeem aan hoeveel berichten u hebt ("De mailbox bevat 2 urgente berichten en 2 niet-afgespeelde berichten"). Als u een gebruiker van Unified Messaging (UM) Advanced met de optie Tekst naar spraak bent, krijgt u ook te horen hoeveel voicemails en e-mails u hebt ("De mailbox bevat 2 niet afgespeelde berichten, 1 opgeslagen bericht, 3 niet afgespeelde e-mails en 1 opgeslagen e-mail). Er zijn afzonderlijke menu's om toegang tot uw voicemails en uw e-mails te krijgen. Na het berichtoverzicht kunnen gebruikers van UM Advanced met TTS het menu voor voicemails of het menu voor e-mails openen. Sluit het geopende menu af om het andere menu te openen. Opmerking: gebruikers van UM Advanced die niet over de optie TTS beschikken, hebben geen toegang tot het menu voor e-mails. Het menu voor voicemails of het menu voor e-mails openen Open uw mailbox Als u een standaardgebruiker bent, wordt automatisch het menu voor voicemails geopend. Als u een gebruiker van UM Advanced met TTS bent, dient u op te drukken om het menu voor voicemails te openen of op te drukken om het menu voor e-mails te openen. Berichten afspelen Druk nadat u het menu voor voicemails of het menu voor e-mails hebt geopend op of de softkey Afspelen (of Bericht afspelen). Uw urgente berichten worden automatisch als eerste afgespeeld. Vervolgens hebt u afhankelijk van uw mailbox-instellingen de keuze om de niet afgespeelde of de opgeslagen berichten als eerste af te spelen. Als u deze keuze niet hebt, worden de niet afgespeelde berichten automatisch als eerste afgespeeld. Opmerking: als op het voicemailsysteem de datum- en tijdoptie is ingeschakeld, wordt de datum- en tijdinformatie automatisch aan het begin van elk bericht weergegeven. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. 6

Berichten afspelen Terwijl u een bericht beluistert Tijdens het afspelen van een bericht kunt u altijd de volgende toetsen en softkeys gebruiken: Toets OF Softkey Actie Meer gevolgd door Pauze Het bericht 30 seconden onderbreken. Het bericht vijf seconden terugspoelen. Het bericht vijf seconden vooruitspoelen. Vlgd Naar het volgende bericht gaan. Meer gevolgd door Afspelen Teruggaan naar het begin van het vorige bericht. Opmerking: afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u niet al deze opties kunt gebruiken. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. 7

Gebruikershandleiding voor berichten Nadat u een bericht hebt beluisterd Aan het einde van een bericht kunt u de volgende toetsen en softkeys gebruiken: Toets OF Softkey Actie Afspelen (of Herhalen) Het bericht nogmaals afspelen. Beantwoorden Een antwoord sturen aan degene die het bericht heeft gestuurd. Wanneer u uw antwoord hebt opgenomen, drukt u op of de softkey Zend om het antwoord te verzenden en uw sessie te vervolgen. Druk vervolgens op Doorsturen Houd Verwijderen om uw antwoord indien gewenst naar andere mailboxen te sturen. Het bericht naar een andere mailbox, een distributielijst of een extern telefoonnummer sturen. U kunt ook extra opmerkingen opnemen voordat u het bericht naar iemand anders verstuurt. Nadat u uw opmerkingen hebt toegevoegd, drukt u op of op de softkey Zend (of Sluiten) en vervolgt u uw sessie. Druk vervolgens op om het bericht indien gewenst naar andere mailboxen te sturen. Het bericht bewaren. U kunt bewaarde berichten pas openen nadat u de wachtrijen met niet-afgespeelde berichten en ontvangstbevestigingen hebt doorlopen. Het bericht verwijderen. Opmerking: als u een bericht per ongeluk hebt verwijderd, kunt u dit terughalen door onmiddellijk op of op de softkey Terughalen te drukken. Als u direct nadat u het bericht hebt verwijderd op een andere toets dan drukt, kunt u het bericht niet meer terughalen. Opmerking: afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u niet al deze opties kunt gebruiken. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. 8

Berichten opstellen Berichten opstellen Als u een bericht wilt opstellen, opent u eerst uw mailbox door het systeemtoegangsnummer te bellen en uw wachtwoord in te voeren. Vervolgens kunt u een spraakbericht samenstellen voordat of nadat u eventuele niet-afgespeelde berichten in uw mailbox hebt beluisterd. Onthoud dat u uw berichten kunt adresseren aan andere mailboxen, distributielijsten en externe telefoonnummers. Een spraakbericht maken Een spraakbericht opnemen 1. Druk op of op de softkey Maak bericht om een bericht samen te stellen. 2. Voer het nummer van de ontvanger in. Als u liever een naam kiest, drukt u op de specifieke toets die op het voicemailsysteem aan deze voorziening is toegekend en kiest u vervolgens de achter- en voornaam van de ontvanger totdat de naam wordt herkend. Opmerking: het systeem geeft automatisch de toets aan waarop u moet drukken als u op naam wilt kiezen. Aangezien dit een configureerbare voorziening is, verschilt de toets waarop u moet drukken per voicemailsysteem. 3. Nadat de naam van de ontvanger is bevestigd, voert u de naam of het nummer van eventuele andere ontvangers in (u kunt bijvoorbeeld één bericht naar alle leden van een bepaalde commissie sturen, waarin u het tijdstip en de locatie van de volgende commissievergadering aangeeft). 4. Nadat u het bericht hebt geadresseerd, drukt u op of op de softkey Opnemen. 5. Spreek na de toon uw bericht in. (U kunt op drukken om de opname te onderbreken en vervolgens kunt u op een willekeurige toets drukken om de opname te hervatten. U kunt ook de softkeys Pauze/Doorgaan gebruiken.) 9

Gebruikershandleiding voor berichten Opgenomen bericht versturen Nadat u het bericht hebt opgenomen, kunt u het bericht verzenden, beluisteren, aanpassen of annuleren of een afleveringsoptie voor het spraakbericht opgeven. U kunt hiervoor gebruikmaken van de volgende opties: Toets OF Softkey Actie Verzenden Het bericht versturen en terugkeren naar het hoofdmenu. Aanhangen De opname aanvullen. Verwijderen De opname wissen en opnieuw beginnen. Inzien Het bericht opnieuw afspelen. Einde opname Toegang krijgen tot opties voor berichtadressering, zoals urgente aflevering, latere aflevering, vertrouwelijk en ontvangstbevestiging. Nadat u de gewenste opties hebt geselecteerd, drukt u op of op de softkey Zend (of Sluiten) om het bericht te versturen en terug te gaan naar het hoofdmenu. Opmerking: als u regelmatig berichten naar meerdere gebruikers verstuurt, kunt u persoonlijke distributielijsten maken om het opgeven van ontvangers voor uw berichten nog eenvoudiger te maken (raadpleeg Distributielijsten op pagina 12). 10

Gebruikersopties Gebruikersopties In het menu met gebruikersopties kunt u de handleiding beluisteren, de begroeting wijzigen, uw naam opnemen, uw wachtwoord definiëren, distributielijsten voor voicemail maken en opties voor geplande oproepen selecteren. Toegang tot gebruikersopties en de korte handleiding Druk op of op de softkey Opties om de gebruikersopties vanuit het hoofdmenu te openen. U kunt op elk gewenst moment op nemen. drukken om nogmaals de korte handleiding door te Begroetingstekst, naam en wachtwoord Toen u de mailbox voor het eerst instelde (raadpleeg De mailbox instellen op pagina 4), hebt u een begroeting en uw naam opgenomen en een wachtwoord geselecteerd. In het menu met gebruikersopties kunt u deze gegevens op elk gewenst moment wijzigen. U wordt aangeraden uw begroeting(en) regelmatig te actualiseren, bijvoorbeeld om bellers te laten weten of u wel of niet op kantoor bent. In het menu met gebruikersopties kunt u de volgende toetsen en softkeys gebruiken: Toets OF Softkey Actie Begroetingen Uw begroeting(en) wijzigen.u kunt een eerste begroeting en een of meer voorwaardelijke begroetingen opnemen. Neem voorwaardelijke begroetingen op voor wanneer uw lijn bezet is (bijvoorbeeld: "Ik ben op dit moment in gesprek en kan uw gesprek niet aannemen"), voor wanneer u er niet bent (bijvoorbeeld: "Ik zit op dit moment niet op mijn plek") of voor langdurige afwezigheid ("Ik ben tot en met 15 oktober niet op kantoor,..."). Druk nu op om uw voorwaardelijke persoonlijke begroeting op te nemen of te wijzigen, op om uw primaire persoonlijke begroeting op te nemen of te wijzigen of op voor langdurige afwezigheid in te schakelen. om uw begroeting Nadat u uw begroeting hebt opgenomen, drukt u op of op de softkey Wijz om de begroeting te selecteren die u wilt dat bellers horen: Eerste of Voorwaardelijk. Naam wijzigen Wachtwoord Uw naam opnieuw opnemen. Uw wachtwoord wijzigen. Opmerking: afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u geen voorwaardelijke begroetingen kunt instellen. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. 11

Gebruikershandleiding voor berichten Distributielijsten Met een distributielijst kunt u één bericht opnemen en dit vervolgens naar een groot aantal mensen sturen zonder dat u hun adressen apart hoeft op te geven. U kunt distributielijsten gebruiken wanneer u een bericht opstelt of doorstuurt naar iemand anders. Een distributielijst maken of wijzigen 1. Druk op of op de softkey Gedist.lijst in het menu met gebruikersopties. 2. Voer het nummer van de distributielijst in. Zorg ervoor dat het eerste cijfer altijd een nul (0) is. 3. Druk op om een naam voor de distributielijst op te nemen (bijvoorbeeld: "commissie productplanning"). Telkens als u berichten aan deze distributielijst richt, hoort u deze naam. 4. Druk op om leden toe te voegen aan de lijst; druk op om leden te verwijderen. 5. Typ het nummer of de naam van de gebruikers die u wilt toevoegen of verwijderen. 6. Druk op als u de lijst met geselecteerde leden wilt afspelen. 7. Druk op om terug te gaan naar het hoofdmenu. Opmerking: alle persoonlijke distributielijsten moeten beginnen met het cijfer 0. Een distributielijst gebruiken Geef in plaats van een mailboxnummer het nummer van de gewenste distributielijst op. Het nummer van de distributielijst wordt nu weergegeven. Belschema-opties Met NP WakeUp kunt u NuPoint Voice zo programmeren dat u op een bepaald tijdstip op een specifiek telefoonnummer wordt gebeld. Wekoproepen kunnen worden gepland voor de periode van maandag tot en met vrijdag, voor weekenden, voor elke dag of op één specifiek tijdstip. Met Berichtaflevering kunt u een schema definiëren waarmee u op een specifiek tijdstip op een specifiek telefoonnummer wordt gebeld als er een bericht in uw mailbox binnenkomt, zodat u het bericht kunt ophalen. Met de optie Intercom kunt u een schema definiëren waarmee u een bericht op uw pager ontvangt zodra er een bericht in uw mailbox binnenkomt. Met de optie Berichten voor latere aflevering beluisteren kunt u berichten beluisteren die voor latere aflevering staan gepland. U kunt de aflevering van een bericht maximaal 365 dagen later plannen via het menu met opties voor berichtadressering (raadpleeg Opgenomen bericht versturen op pagina 10). 12

Optionele functie Gesprek opnemen Optionele functie Gesprek opnemen Met de functie Gesprek opnemen kunt u bij het NuPoint Voice-systeem telefoongesprekken opnemen. Opmerking: in sommige rechtsgebieden bent u wettelijk verplicht om de andere partij op de hoogte te brengen van het feit dat u het gesprek opneemt. Neem contact op met de systeembeheerder voor specifieke instructies. Opnemen tijdens een gesprek met twee partijen Het systeem kan zodanig worden geprogrammeerd dat externe gesprekken automatisch worden opgenomen wanneer u of de andere partij een gesprek aanneemt. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. Als gesprekken niet automatisch worden opgenomen, moet u op een toets Opnemen drukken om de opname tijdens een gesprek met twee partijen te starten. Welke toets u moet indrukken, hangt af van de softkeyvoorziening op het toestel. De volgende telefoons bieden ondersteuning voor softkeys: Superset 4150 5140 IP 5240 IP Opnemen met behulp van softkeys Als u de opname tijdens een gesprek met twee partijen wilt starten, drukt u op de softkey Opnemen die op het digitale telefoonscherm wordt aangegeven. Opname onderbreken of hervatten tijdens een gesprek Als u de opname wilt onderbreken, drukt u op de softkey Pauze. Als u de opname na de onderbreking wilt hervatten, drukt u op de softwaretoets Doorgaan. De opname stoppen Als u de opname wilt stoppen zonder het opgenomen gesprek op te slaan, drukt u op de softkey Stopp&wissen. Als u de opname wilt stoppen en opslaan, drukt u op de softkey Stop&opslaan. Opmerking: de beheerder kan de instellingen voor Gesprek opnemen zodanig hebben geconfigureerd dat een opgenomen gesprek automatisch wordt opgeslagen zodra u ophangt. Als automatisch opslaan is ingeschakeld, hoeft u dus alleen maar aan het eind van het gesprek op te hangen om het opgenomen gesprek op te slaan. 13

Gebruikershandleiding voor berichten Opnemen met behulp van vaste toetsen Als u een gesprek met behulp van de vaste toetsen wilt opnemen, drukt u op de toets Opnemen die de systeembeheerder op het toestel heeft geprogrammeerd. Opmerking: wanneer u vaste toetsen gebruikt bij de functie Gesprek opnemen, kunt u een opnamesessie alleen starten. De systeembeheerder moet de optie voor automatisch opslaan inschakelen om ervoor te zorgen dat uw gesprekken automatisch worden opgeslagen zodra u ophangt. Raapleeg uw systeembeheerder voor meer informatie. Een gesprek in de wacht zetten tijdens een opname Wanneer u een gesprek in de wacht zet terwijl het gesprek wordt opgenomen, wordt de opname opgeslagen en naar uw mailbox verzonden. Wanneer u het gesprek uit de wacht haalt, wordt een nieuwe opnamesessie gestart. Opmerking: afhankelijk van de programmering van het systeem is het ook mogelijk dat u de opname kunt opslaan door op DS./CONF. of een lijnweergavetoets te drukken. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. Een opname beluisteren U beluistert als volgt een opgenomen gesprek nadat het gesprek is beëindigd: 1. Neem de hoorn op. 2. Open de voicemailbox. 3. Volg de aanwijzingen om de opname op te halen. De procedure hiervoor is hetzelfde als voor het ophalen van een normaal spraakbericht. 14

Optionele functie Fax Optionele functie Fax Met de functie Fax kunt u door middel van de telefoongebruikersinterface faxberichten beheren die naar uw mailbox zijn gestuurd. U kunt ongelezen faxberichten ophalen, een spraakbericht afspelen dat met een fax is meegestuurd, een fax naar een faxapparaat sturen en een fax (met of zonder spraakbericht) naar een andere gebruiker sturen. Afleveringsopties voor faxberichten Vanuit het menu Gebruikersopties hebt u toegang tot de afleveringsopties voor faxberichten. Druk in het hoofdmenu op en vervolgens op om naar de volgende afleveringsopties voor faxberichten te gaan: Toets Actie Hiermee stuurt u alle ongelezen faxberichten in uw mailbox naar uw standaardfaxnummer. Hiermee definieert u een standaardfaxnummer. Als u in menu met Vanaf een faxtelefoon faxopties op drukt worden al uw faxberichten automatisch naar dit nummer gestuurd. Hiermee faxt u een voorblad naar uw mailbox dat automatisch wordt gebruikt bij alle faxen die u vanuit uw mailbox afdrukt. Dit voorblad wordt niet meegestuurd met faxen die u naar andere mailboxen verstuurt. Hiermee kunt u de automatische aflevering van faxberichten naar uw standaardnummer in- en uitschakelen. Automatisch aflevering van faxberichten houdt in dat alle faxberichten die u in uw mailbox ontvangt direct naar uw standaardfaxnummer worden doorgestuurd. Faxberichten afspelen en afdrukken Faxberichten worden in uw mailbox net zo behandeld als spraakberichten. Wanneer u uw mailbox opent om uw berichten op te halen, wordt eerst aangegeven hoeveel berichten de mailbox bevat (bijvoorbeeld: "De mailbox bevat 2 urgente berichten en 4 niet-afgespeelde berichten met fax"). Vanaf een telefoon U speelt als volgt een faxbericht af: 1. Nadat u uw mailbox hebt geopend, drukt u op of op de softkey Afspelen (of Bericht afspelen). Uw urgente berichten worden automatisch als eerste afgespeeld. 2. Bij alle faxberichten vraagt het systeem u op te drukken voor afleveringsopties voor faxberichten. Vanuit dit menu kunt u: 15

Gebruikershandleiding voor berichten Op drukken om het nummer te kiezen van het faxapparaat waarop u de fax wilt afdrukken. Kies het nummer wanneer daarom wordt gevraagd. Het systeem bevestigt vervolgens het nummer. Op drukken om het nummer te accepteren of op drukken om een nieuw nummer te kiezen. Nadat u op hebt gedrukt om het nummer te accepteren, drukt u op om de fax direct naar dat nummer te sturen of op om een tijd voor de aflevering in te stellen. 3. Als u nog meer faxberichten hebt, kunt u deze naar hetzelfde faxnummer sturen dat u de eerste keer hebt gekozen door op en vervolgens op te drukken. Opmerking: u kunt ook de afleveringsopties voor faxberichten in het menu Gebruikersopties gebruiken (raadpleeg de introductiehandleiding voor de Mitel-telefoongebruikersinterface). Als u dit menu gebruikt, kunt u een standaardfaxnummer instellen. Nadat u dit nummer hebt ingesteld, drukt u op voor de afleveringsopties voor faxberichten (nadat u het bericht met fax hebt afgespeeld) en vervolgens op om het faxbericht af te drukken. Vanaf een faxtelefoon Een faxbericht ophalen en afdrukken vanaf een faxtelefoon: 1. Nadat u uw mailbox hebt geopend, drukt u op of op Afspelen (of Bericht afspelen) en vervolgens op om naar het menu Afleveringsopties voor faxberichten te gaan. 2. Druk op om een faxbericht af te drukken op het betreffende faxapparaat. 3. Druk op de knop Start op het faxapparaat wanneer daarom wordt gevraagd. 4. Als u de afgedrukte fax hebt ontvangen, kunt u de verbinding behouden om verder te gaan met uw mailbox-sessie. Nadat u een faxbericht hebt beluisterd Zie Nadat u een bericht hebt beluisterd op pagina 8. Een faxbericht maken (zonder spraak) Met een faxtelefoon kunt u een faxbericht naar de mailbox van een ontvanger sturen. U kunt het bericht rechtstreeks via het faxsysteem van uw bedrijf of vanuit uw eigen mailbox versturen. Als u een fax verstuurt via het faxsysteem van uw bedrijf, wordt uw naam niet weergegeven in de kop van het bericht. Als u een fax verstuurt vanuit uw eigen mailbox, wordt uw naam hier wel in weergegeven. 16

Optionele functie Fax Via het faxsysteem van uw bedrijf Opmerking: uw naam wordt bij de ontvanger niet weergegeven in de kop van het bericht. 1. Kies op de faxtelefoon het toegangsnummer van het faxsysteem van uw bedrijf. 2. Als u de begroeting van het systeem hoort, voert u het mailboxnummer in van de ontvanger. Als u op naam wilt kiezen, voert u door middel van de desbetreffende toetsen de achternaam in van de ontvanger, gevolgd door diens voornaam tot het systeem de naam herkent. 3. U hoort vervolgens de persoonlijke begroeting van de ontvanger. Druk na de pieptoon op de knop Start op het faxapparaat om uw fax te versturen. 4. Nadat u de fax hebt verstuurd, kunt u op drukken om het bericht als urgent te markeren of op om een bericht achter te laten voor een andere mailbox. Vanaf uw eigen mailbox Opmerking: uw naam wordt bij de ontvanger weergegeven in de kop van het bericht. 1. Open uw mailbox en druk op zodra u uw eigen begroeting hoort. 2. Geef uw wachtwoord op. 3. Druk op om een bericht te maken. 4. Voer het mailboxnummer in van de ontvanger. Als u op naam wilt kiezen, voert u door middel van de desbetreffende toetsen de achternaam in van de ontvanger, gevolgd door diens voornaam tot het systeem de naam herkent. 5. Nadat het systeem de naam van de ontvanger heeft bevestigd, voert u de namen of nummers in van eventuele andere ontvangers. 6. Als de adressering van het faxbericht klaar is, drukt u op om een fax achter te laten en vervolgens op de knop Start op het faxapparaat om de fax te versturen. Druk op voor meer opties. 7. Nadat de fax is verstuurd, kunt u op drukken om het bericht te versturen of op drukken om opties voor berichtadressering (zoals urgente aflevering, latere aflevering, vertrouwelijk en ontvangstbevestiging) weer te geven. Selecteer een van deze opties en druk op om uw bericht te versturen en het hoofdmenu te verlaten. 17

Gebruikershandleiding voor berichten Een faxbericht maken (met spraak) Met een faxtelefoon kunt u een combinatie van een spraak- en faxbericht naar de mailbox van een ontvanger sturen. U kunt het bericht rechtstreeks via het faxsysteem van uw bedrijf of vanuit uw eigen mailbox versturen. Als u een fax verstuurt via het faxsysteem van uw bedrijf, wordt uw naam niet weergegeven in de kop van het bericht. Als u een fax verstuurt vanuit uw eigen mailbox, wordt uw naam hier wel in weergegeven. Via het faxsysteem van uw bedrijf Opmerking: uw naam wordt bij de ontvanger niet weergegeven in de kop van het bericht. 1. Kies op de faxtelefoon het toegangsnummer van het faxsysteem van uw bedrijf. 2. Als u de begroeting van het systeem hoort, voert u het mailboxnummer in van de ontvanger. Als u op naam wilt kiezen, voert u door middel van de desbetreffende toetsen de achternaam in van de ontvanger, gevolgd door diens voornaam tot het systeem de naam herkent. 3. U hoort vervolgens de persoonlijke begroeting van de ontvanger. Neem na de pieptoon een spraakbericht op. 4. Als u het bericht hebt ingesproken, drukt u op de knop Start op het faxapparaat om de fax te versturen. 5. Nadat u de fax hebt verstuurd, kunt u op drukken om het bericht als urgent te markeren of op om een bericht achter te laten voor een andere mailbox. Vanaf uw eigen mailbox Opmerking: uw naam wordt bij de ontvanger weergegeven in de kop van het bericht. 1. Kies op de faxtelefoon het toegangsnummer van het faxsysteem van uw bedrijf. 2. Als u de begroeting van het systeem hoort, voert u uw eigen mailboxnummer in. 3. Als u uw eigen begroeting hoort, drukt u op. 4. Geef uw wachtwoord op. 5. Druk op om een bericht te maken. Volg daarna de instructies voor het versturen van een bericht met alleen spraak vanuit uw mailbox (inclusief adressering). 6. Neem na de pieptoon een spraakbericht op. 7. Nadat u het bericht hebt ingesproken, drukt u op om een fax achter te laten en vervolgens op de knop Start op het faxapparaat om de fax te versturen. Druk op voor meer opties. 18

Uw pc voor spraakberichten gebruiken Uw pc voor spraakberichten gebruiken U kunt de Mitel Multimedia Outlook-invoegtoepassing installeren om Microsoft Outlook 2003 te gebruiken om uw voicemails te beheren. Deze invoegtoepassing installeert de Mitel Networks QuickPlay-speler en de Unified Messaging-werkbalk in het e-mailprogramma Microsoft Outlook (zie hieronder). Dankzij de QuickPlay-speler kunt u de telefoon of de pc-luidsprekers gebruiken om uw spraakberichten af te luisteren. Met de werkbalk kunt u uw spraakberichten beantwoorden, doorsturen en beheren en via voicemail of e-mail nieuwe spraakberichten maken en versturen. Bovendien kunt u de webweergave met de werkbalk vanuit Outlook opstarten. Opmerking: Microsoft Outlook heeft een navigatiedeelvenster en een leesvenster. Het navigatiedeelvenster is het hoofdvenster waarin de lijst met berichten voor de gebruiker wordt weergegeven en het leesvenster is het venster dat wordt weergegeven als een bericht wordt geopend. De Mitel Multimedia Outlook-invoegtoepassing ondersteunt vier soorten NuPoint-berichten: spraakberichten, vertrouwelijke spraakberichten, berichten met opgenomen gesprekken en faxberichten. Er zijn unieke pictogrammen voor elk van deze berichten waarmee het type bericht wordt aangegeven. Opmerking: als een voicemailbericht van het Postvak IN naar een persoonlijke map wordt verplaatst, wordt het bericht uit de telefoongebruikersinterface (TUI) verwijderd. Als het bericht vervolgens terug naar het Postvak IN wordt verplaatst, wordt het bericht verwijderd omdat het bijbehorende TUI-bericht is verwijderd. Het bericht wordt naar de map Verwijderd verplaatst als de parameter voor permanent verwijderen is uitgeschakeld. Raapleeg uw systeembeheerder voor meer informatie. U kunt de Multimedia Outlook-invoegtoepassing alleen installeren als u een gebruiker van NuPoint Messenger IP Advanced Unified Messaging bent. Opmerkingen: 1. E-mails kunnen alleen met e-mailberichten worden beantwoord. 2. De Multimedia Outlook-invoegtoepassing kan alleen met Microsoft Outlook 2000, XP of 2003 worden gebruikt. 3. De invoegtoepassing kan op de besturingssystemen Microsoft Windows 2000, XP of 2003 worden geïnstalleerd. 4. Geluidskaarten voor de pc en pc-luidsprekers zijn optioneel, aangezien u de Call Me-/Meet Me-functie kunt gebruiken om berichten af te luisteren. 19

Gebruikershandleiding voor berichten De Multimedia Outlook-invoegtoepassing installeren Opmerking: nadat u de invoegtoepassing hebt geïnstalleerd, duurt het iets langer om Outlook te openen/sluiten. Start Outlook nadat u dit programma hebt gesloten niet meteen opnieuw op. Voordat u begint Vraag uw systeembeheerder om de volgende informatie voordat u met deze procedure begint: De locatie van het bestand setup.exe; De volledige domeinnaam (FQDN) van het NuPoint Messenger IP-platform. Opmerking: u dient over lokale beheerdersrechten voor de pc te beschikken om de Multimedia Outlook-invoegtoepassing te installeren. Als u de Multimedia Outlook-invoegtoepassing wilt installeren, gaat u als volgt te werk: 1. Sluit Microsoft Outlook. 2. Als er reeds een versie van de Multimedia Outlook-invoegtoepassing is geïnstalleerd, dient u de toepassing te verwijderen via Software in het configuratiescherm: - Klik op Start > Configuratiescherm en vervolgens op Software. - Selecteer Multimedia Outlook Plug-in en klik vervolgens op Wijzigen/Verwijderen. 3. Blader naar het bestand setup.exe voor de Multimedia Outlook-invoegtoepassing en dubbelklik op het bestand. Klik vervolgens op Uitvoeren. Als er een veiligheidswaarschuwing wordt weergegeven, dient u nogmaals op Uitvoeren te klikken. Het installatievenster voor de Multimedia Outlook-invoegtoepassing wordt geopend. Opmerking: het bestand setup.exe kan vanaf de cd of vanaf het tabblad Invoegtoepassingen downloaden in de webweergave-interface worden geïnstalleerd. Dit tabblad is alleen beschikbaar voor gebruikers die de Multimedia Outlook-invoegtoepassing in hun mailbox hebben ingeschakeld. Raapleeg uw systeembeheerder voor meer informatie. 4. Klik als u wordt gevraagd om de bestaande toepassing te verwijderen op OK. 5. Klik op Volgende. Het venster voor het selecteren van de installatietaal wordt weergegeven. 6. Selecteer de taal (Engels of Frans) voor de installatie-instructies en de Multimedia Outlook-invoegtoepassing en klik op Volgende. Het venster met persoonlijke instellingen wordt geopend. 7. Voer de volledige domeinnaam (FQDN) van het NuPoint Messenger-platform in en klik op Volgende. Het venster voor het selecteren van de doellocatie wordt weergegeven. 8. Klik op Volgende om de standaardinstelling voor de locatie te gebruiken of klik op Bladeren om de bestanden op een andere locatie te installeren. 9. Klik op Ja als het systeem vraagt of er een map moet worden aangemaakt. Het venster voor het kopiëren van bestanden wordt weergegeven. 10. Klik op Volgende. De software wordt geïnstalleerd en het venster met informatie over gebruikersprofielen wordt weergegeven. 11. Selecteer een aanmeldings-/gebruikersnaam voor iedereen die de pc gebruikt en die aangepaste Outlook-beveiligingsinstellingen voor de Multimedia Outlook-invoegtoepassing nodig heeft. Als een gebruikersnaam is ingeschakeld, krijgt de betreffende gebruiker geen veiligheidswaarschuwingen te zien als de Outlook-invoegtoepassing wordt geopend. 20

Uw pc voor spraakberichten gebruiken 12. Klik op Inschakelen en vervolgens op Sluiten. Er wordt een bericht weergegeven dat de wizard InstallShield is voltooid. 13. Klik op Voltooien. 14. Open Microsoft Outlook, klik op Extra > Opties en vervolgens op het tabblad Unified Messaging (Unified messaging). 15. Selecteer in het gedeelte voor automatisch afspelen het type automatisch afspelen voor de spraakberichten. Deze instellingen zijn optioneel. - Klik als u wilt dat het spraakbericht automatisch wordt afgespeeld als u het spraakbestand opent (d.w.z., als u in het Postvak IN op het spraakbericht dubbelklikt) op Auto-play when opening (Automatisch afspelen bij openen) - Klik als u wilt dat het spraakbericht automatisch wordt afgespeeld als u het spraakbericht selecteert (d.w.z., als u in het Postvak IN een voorbeeld van het spraakbericht bekijkt) op Auto-play when previewing (Automatisch afspelen bij bekijken) 16. Voer in het gedeelte voor informatie over de telefoon het telefoonnummer of toestel in het veld Phone number or extension (Telefoonnummer of toestel) in. Opmerking: het in dit veld ingevoerde telefoonnummer of toestel wordt door de Call Me-functie gebruikt voor het afluisteren van spraakberichten en het opnemen van begroetingen en distributielijsten. 17. Klik in het gedeelte voor Unified Messaging-profielen op Messaging Profile (Messaging-profiel) om de nummers voor uw Mailbox (Mailbox) en Passcode (Wachtwoord) in te voeren. Met deze nummers kunt u met de knop Profile (Profiel) op de werkbalk van de Outlook-invoegtoepassing uw persoonlijke webpagina openen en bovendien vormen deze nummers een identificatie voor het afspelen van uw spraakberichten. 18. Klik op OK. 19. Klik op OK. 20. Het afspelen van berichten instellen op pagina 22. Extra gebruikers aan de Outlook-invoegtoepassing op een pc toevoegen Het is mogelijk aanvullende gebruikers aan de Multimedia Outlook-invoegtoepassing toe te voegen op de pc waarop de invoegtoepassing is geïnstalleerd. Hiervoor hebt u een account met beheerdersrechten voor de betreffende pc nodig. Ga als u aanvullende gebruikers wilt toevoegen als volgt te werk: 1. Meld u via een account met beheerdersrechten voor de betreffende pc aan bij de client-pc. 2. Blader naar het volgende bestand: C:\Programmabestanden\Mitel Networks\Multimedia Outlook Plug-in\EnableMOPonOutlookXP.exe. 3. Open het bestand EnableMOPonOutlookXP.exe, selecteer de nieuwe gebruikers in de lijst met informatie over gebruikersprofielen en klik vervolgens op Enabled (Ingeschakeld). 21

Gebruikershandleiding voor berichten Het afspelen van berichten instellen Het is mogelijk berichten af te spelen als u het bericht opent (dubbelklikken) of als u het bericht in het Postvak IN selecteert (één keer klikken). Gebruik de onderstaande procedure om de manier van afspelen in te stellen en om het afspelen van berichten via de telefoon en de pc-luidsprekers te configureren. 1. Open Microsoft Outlook, klik op Extra > Opties en vervolgens op het tabblad Unified Messaging (Unified messaging). 2. Selecteer in het gedeelte voor automatisch afspelen de manier waarop spraakberichten automatisch moeten worden afgespeeld. - Klik als u wilt dat spraakberichten via de pc-luidsprekers of de telefoon worden afgespeeld als het spraakbestand wordt geopend (d.w.z., als u in het Postvak IN op het spraakbericht dubbelklikt) op Auto-play when opening (Automatisch afspelen bij openen). - Klik als u wilt dat spraakberichten automatisch via de pc-luidsprekers wordt afgespeeld als het spraakbericht wordt geselecteerd (d.w.z., als u in het Postvak IN één keer op het spraakbericht klikt) op Auto-play when previewing (Automatisch afspelen bij bekijken). 3. Controleer in het gedeelte voor informatie over de telefoon of het telefoonnummer of het toestel is ingevoerd. Als er geen nummer is ingevoerd, kunt u alleen via de pc-luidsprekers naar uw spraakberichten luisteren. 4. Klik op OK. Opmerkingen: 1. Gebruik de Mitel QuickPlay-werkbalk om uw spraakberichten te stoppen, af te spelen, te pauzeren, door te spoelen of te controleren. U kunt de knop Playback Device (Afspeelapparaat) in- of uitschakelen en de opties voor automatisch afspelen wijzigen met het selectievakje Auto-play when previewing (Automatisch afspelen bij bekijken). Klik als u de Mitel QuickPlay-werkbalk wilt activeren op de knop QuickPlay (QuickPlay) op de Microsoft Outlook-werkbalk. De knop QuickPlay (QuickPlay) is ingedrukt als de Mitel QuickPlay-werkbalk open is. 2. Als u Microsoft Outlook op de ene pc open hebt staan en Microsoft Outlook vervolgens met dezelfde account op een andere pc opent, dient u Microsoft Outlook op de eerste pc opnieuw op te starten om van alle functies van de Multimedia Outlook-invoegtoepassing te profiteren. 3. U kunt de instellingen voor automatisch afspelen ook wijzigen met het selectievakje Auto-play when previewing (Automatisch afspelen bij bekijken) op de Mitel QuickPlay-werkbalk. Hiermee wordt ook uw instelling voor automatisch afspelen onder Extra/Opties aangepast. 4. Met de knop Playback Device (Afspeelapparaat) op de Mitel QuickPlay-werkbalk kunt u het afspelen via de telefoon tijdelijk in- of uitschakelen. De toegang tot het gedeelte voor Unified Messaging-profielen configureren Om u te kunnen aanmelden en aanvullende mailbox-instellingen te configureren, dient u de toegang tot het gedeelte voor Unified Messaging-profielen te configureren. 1. Open Microsoft Outlook, klik op Extra > Opties en vervolgens op het tabblad Unified Messaging (Unified messaging). 2. Klik op de knop Messaging Profile (Messaging-profiel). Het venster voor Unified Messaging-profielen wordt weergegeven. 3. Voer in het veld NuPoint Server FQDN (Volledige domeinnaam NuPoint-server) de volledige domeinnaam van de NuPoint Messenger-server in. 22

Uw pc voor spraakberichten gebruiken Opmerking: als u tijdens de installatie van de Mitel Multimedia Outlook-invoegtoepassing de naam of het IP-adres van de NuPoint Messenger-server hebt opgegeven, staat deze informatie reeds in het veld FQDN (Volledige domeinnaam). Vraag als het veld leeg is uw systeembeheerder om deze informatie. 4. Voer uw postbusnummer in het veld Mailbox (Mailbox) in. 5. Voer in het veld Passcode (Wachtwoord) uw Unified Messaging-wachtwoord in. 6. Klik op OK om de instellingen op te slaan. De Unified Messaging-werkbalk Nadat u de Mitel Multimedia Outlook-invoegtoepassing hebt geïnstalleerd, wordt de Unified Messaging-werkbalk in het navigatiedeelvenster van Microsoft Outlook weergegeven. Sommige van deze taken worden bovendien als item aan de menu's Bestand, Beeld, Extra en Acties van Microsoft Outlook toegevoegd. Afbeelding 1: De Unified Messaging-werkbalk (in Outlook) Opmerking: deze werkbalk staat ook in het leesvenster van Microsoft Outlook. In dit venster zijn de knoppen QuickPlay (QuickPlay) en Profile (Profiel) echter niet beschikbaar. De werkbalk bevat de volgende knoppen: New (Nieuw): hiermee kunt u een nieuw spraakbericht maken. Deze optie is ook beschikbaar via de menu's Bestand en Acties van Microsoft Outlook en op de standaardwerkbalk. Reply (with Voice) (Beantwoorden (met spraak)): hiermee kunt u een spraakbericht naar de afzender van een NuPoint-bericht sturen. Deze optie staat ook in het menu Acties van Microsoft Outlook. Reply to All (with Voice) (Allen beantwoorden (met spraak)): hiermee kunt u een spraakbericht naar de afzender en alle ontvangers van een NuPoint-bericht sturen. Deze optie staat ook in het menu Acties van Microsoft Outlook. Forward (with Voice) (Doorsturen (met spraak)): hiermee kunt u een NuPoint-bericht in combinatie met een spraakbericht naar een andere gebruiker doorsturen. Deze optie staat ook in het menu Acties van Microsoft Outlook. Previous (NuPoint message) (Vorig (NuPoint-bericht)): hiermee gaat u naar het NuPoint-bericht dat aan het momenteel geselecteerde NuPoint-bericht voorafgaat. Next (NuPoint message) (Volgend (NuPoint-bericht)): hiermee gaat u naar het NuPoint-bericht dat op het momenteel geselecteerde NuPoint-bericht volgt. QuickPlay (QuickPlay): hiermee kunt u de QuickPlay-werkbalk in het navigatiedeelvenster van Microsoft Outlook openen en sluiten. Profile (Profiel): hiermee kunt u zich bij het gedeelte voor Unified Messaging-profielen aanmelden zodat u aanvullende mailbox-instellingen kunt configureren. Deze optie staat ook in het menu Extra van Microsoft Outlook. Opmerking: deze knop is alleen beschikbaar als het gedeelte voor Unified Messaging-profielen in de opties van Microsoft Outlook is geconfigureerd. Zie De toegang tot het gedeelte voor Unified Messaging-profielen configureren op pagina 22 voor instructies. 23