HANDLEIDING VOOR VOIC

Transcriptie

1 HANDLEIDING VOOR VOIC

2 KENNISGEVING Hoewel de informatie in dit document met zorg is samengesteld, geeft Mitel Corporation (MITEL ) geen garanties ten aanzien van de inhoud van dit document. De informatie in dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd en is niet bindend voor Mitel, aan haar gelieerde ondernemingen of haar dochterbedrijven. Mitel, aan haar gelieerde ondernemingen en haar dochterbedrijven kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten of weglatingen in dit document. In verband met bedoelde wijzigingen kunnen revisies of nieuwe edities van dit document worden uitgebracht. Geen enkel deel van dit document mag voor enig doel op welke wijze dan ook, elektronisch dan wel mechanisch, worden gereproduceerd of verspreid zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Mitel Networks Corporation. Handelsmerken Mitel en NuPoint Messenger zijn handelsmerken van Mitel Networks Corporation. Andere productnamen die in dit document worden genoemd kunnen handelsmerken van hun respectieve houders zijn en worden hierbij erkend. Mitel NuPoint Messenger IP Handleiding voor voic Versie 9.0 April 2005, handelsmerk van MITEL Corporation Copyright 2005, MITEL Corporation Alle rechten voorbehouden.

3 Inhoudsopgave INHOUDSOPGAVE Inleiding Uw voic systeem Over dit document De telefoon Voordat u uw mailbox opent Toegang tot uw mailbox Van binnen uw organisatie Van buiten uw organisatie De mailbox instellen Menuoverzicht Begroetingen Naam Wachtwoord Berichten afspelen Spraakberichten afspelen Terwijl u een bericht beluistert Nadat u een bericht hebt beluisterd Berichten opstellen Een spraakbericht maken Gebruikersopties Toegang tot gebruikersopties en de korte handleiding Begroetingstekst, naam en wachtwoord Distributielijsten Belschemaopties Optionele functie Gesprek opnemen Opnemen tijdens een gesprek met twee partijen Een opname beluisteren

4 Handleiding voor voic 4

5 Inleiding Inleiding Uw voic systeem NuPoint Messenger geeft u meer communicatiemogelijkheden. U kunt nu uw voic berichten vanaf elk touch-tone-toestel ter wereld ophalen. Het systeem biedt een mailbox waarmee u berichten kunt verzenden en ontvangen. Deze mailbox kunt u naar wens aanpassen door uw naam, de gewenste begroeting en een wachtwoord in te stellen. Met NuPoint Voice kunt u eenvoudig spraakberichten afspelen, verzenden, beantwoorden en doorsturen. Over dit document In deze handleiding vindt u instructies voor het gebruik van de voorzieningen van de Mitel-telefoongebruikersinterface. Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat niet alle opties die in deze handleiding worden beschreven, beschikbaar zijn. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. De telefoon Voordat u met de voic functies van het systeem aan de slag gaat, is het raadzaam eerst vertrouwd te raken met de telefoon. Berichttoets: deze gebruikt u om het NuPoint Voice-systeem te bellen en uw mailbox te openen. Toetsenblok: hiermee selecteert u menuopties binnen het voic systeem. Berichtlampje: geeft aan dat uw mailbox berichten bevat. Softkeys: hiermee selecteert u diverse menuopties voor voic . Als u een menuoptie wilt selecteren die op het telefoonscherm wordt weergegeven, drukt u op de bijbehorende, contextafhankelijke softkey op het digitale telefoonscherm of op de desbetreffende cijfertoets op het toetsenblok. Opmerking: De namen van de softkeys die in deze handleiding worden gebruikt, kunnen per toestel enigszins verschillen. Zo kan de softkey Verw. (Verwijderen) op bepaalde telefoons bijvoorbeeld worden aangeduid als de softkey Wissen. Voordat u uw mailbox opent Voordat u uw mailbox opent, dient u de volgende gegevens op te vragen bij de systeembeheerder: het nummer van de NP-receptionist (optioneel) het toegangsnummer voor het NuPoint Voice-systeem uw mailboxnummer het standaardwachtwoord Voor problemen of vragen over procedures neemt u contact op met de systeembeheerder. 5

6 Handleiding voor voic Toegang tot uw mailbox Al uw spraakberichten bevinden zich in uw persoonlijke mailbox, die u kunt beveiligen met een wachtwoord. De systeembeheerder kent aan u een tijdelijk wachtwoord toe, dat u gebruikt wanneer u de mailbox voor de eerste keer opent. De wijze waarop u naar uw mailbox belt, hangt af van of u van binnen of buiten uw organisatie belt. Van binnen uw organisatie Vanaf uw eigen toestel 1. Bel het interne toegangsnummer voor het NuPoint Voice-systeem. 2. Voer uw wachtwoord in wanneer u daarom wordt gevraagd. Vanaf een ander toestel 1. Bel het interne toegangsnummer voor het NuPoint Voice-systeem. 2. Druk op wanneer om een wachtwoord wordt gevraagd. 3. Voer het mailboxnummer in en druk op. 4. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd. Van buiten uw organisatie Vanaf een buitenlijn 1. Bel het externe toegangsnummer voor het NuPoint Voice-systeem. 2. Voer het mailboxnummer in en druk op. 3. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd. Vanaf een buitenlijn naar de automatische receptionist 1. Bel het nummer van de NP-receptionist. 2. Druk op om toegang tot het NuPoint Voice-systeem te krijgen. 3. Voer het mailboxnummer in en druk op. 4. Voer uw wachtwoord in wanneer daarom wordt gevraagd. 6

7 De mailbox instellen De mailbox instellen Wanneer u uw mailbox voor de eerste keer opent, wordt automatisch een korte handleiding geactiveerd. Hiermee wordt u door uw eerste mailboxsessie geleid, waarbij wordt uitgelegd hoe u een begroeting en uw naam opneemt, terwijl u ook wordt gevraagd uw tijdelijke wachtwoord te wijzigen. Menuoverzicht GEBRUIKERSO GEBRUIKERSOPTIES Begroeting wijzigen Naam wijzigen HOOFDMENU MAAK BERICHT Afluisteren Verwijderen Wachtwoord wijzigen Distributielijsten Aanhangen Terug naar hoofdmenu Belschemaopties Korte handleiding Terug naar hoofdmenu BERICHT AFSPELEN Afspelen Beantwoorden Telefonist(e) Sluiten Doorschakelen naar een toestel Berichtadressering Vertrouwelijk Ontvangstbevestiging Urgent Doorsturen Houd Maak Verwijderen BEHEER VAN CALL DIRECTOR Negeren in-/ uitschakelen Begroetingsbericht opnemen Latere aflevering Opties afsluiten Tip: Nadat u berichten hebt afgespeeld of verstuurd, kunt u door het systeem worden teruggevoerd naar een eerder menu met andere opties dan het menu dat u zojuist hebt gebruikt. 7

8 Handleiding voor voic Begroetingen Nadat u uw mailbox hebt geopend, wordt u gevraagd een of meer begroetingen op te nemen die bellers horen wanneer zij uw mailbox bellen. U kunt bijvoorbeeld twee verschillende begroetingen opnemen: één begroeting voor wanneer uw lijn bezet is (zoals Ik ben op dit moment bezig met een ander gesprek en kan uw gesprek niet aannemen ) en een andere voor wanneer u niet in de buurt van uw toestel bent (zoals Ik zit op dit moment niet op mijn plek ). Naam U wordt gevraagd uw naam op te nemen, zodat: u wordt begroet wanneer u zich bij het systeem aanmeldt (bijvoorbeeld: Hallo Janet Smit ); andere gebruikers weten wanneer een bericht van u afkomstig is (bijvoorbeeld uur, van Janet Smit ); uw naam bekend is bij andere gebruikers wanneer zij een bericht in uw mailbox achterlaten (bijvoorbeeld Janet Smit ). Wachtwoord U moet altijd een wachtwoord invoeren voordat u uw mailbox kunt openen. De eerste keer dat u uw mailbox opent, gebruikt u het tijdelijke wachtwoord dat door de systeembeheerder is toegekend. Tijdens het programma van de handleiding wordt u gevraagd uw wachtwoord te wijzigen in een nummer met 4 tot 10 cijfers. U wordt aangeraden een wachtwoord te definiëren dat u gemakkelijk kunt onthouden, maar geen voor de hand liggende code als 1234 te kiezen. Opmerking: Wachtwoorden zijn alleen vereist als u uw privacy wilt beschermen. Als u geen wachtwoord wilt gebruiken, voert u 0000 in wanneer u tijdens het programma van de handleiding om een wachtwoord wordt gevraagd. Zodra u de mailbox hebt ingesteld, kunt u aan de slag met de geavanceerde berichtvoorzieningen van NuPoint Voice. 8

9 Berichten afspelen Berichten afspelen Wanneer u uw mailbox opent om uw berichten op te halen, wordt eerst aangegeven hoeveel berichten de mailbox bevat (bijvoorbeeld: De mailbox bevat 2 urgente berichten en 4 niet-afgespeelde berichten ). Spraakberichten afspelen Nadat u uw mailbox hebt geopend, drukt u op of op de softkey Afspelen. Uw urgente berichten worden automatisch als eerste afgespeeld. Opmerking: Als op het voic systeem de datum- en tijdoptie is ingeschakeld, wordt de datum- en tijdinformatie automatisch aan het begin van elk bericht weergegeven. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. Terwijl u een bericht beluistert Tijdens het afspelen van een bericht kunt u altijd de volgende toetsen en softkeys gebruiken: Toets Softkey Actie Meer gevolgd door Pauze Het bericht 30 seconden onderbreken. Het bericht vijf seconden terugspoelen. Het bericht vijf seconden vooruitspoelen. Vlgd Naar het volgende bericht gaan. Meer gevolgd door Afspelen Teruggaan naar het begin van het vorige bericht. Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u niet al deze opties kunt gebruiken. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. 9

10 Handleiding voor voic Nadat u een bericht hebt beluisterd Aan het einde van een bericht kunt u de volgende toetsen en softkeys gebruiken: Toets Softkey Actie Afspelen (of Herhalen) Beantwoorden Het bericht nogmaals afspelen. Een antwoord sturen aan degene die het bericht heeft gestuurd. Wanneer u uw antwoord hebt opgenomen, drukt u op of de softkey Zend om het antwoord te verzenden en uw sessie te vervolgen. Druk vervolgens op om uw antwoord indien gewenst naar andere mailboxen te sturen. Doorsturen Het bericht naar een andere mailbox, een distributielijst of een extern telefoonnummer sturen. U kunt ook extra opmerkingen opnemen voordat u het bericht naar iemand anders verstuurt. Nadat u uw opmerkingen hebt toegevoegd, drukt u op of op de softkey Zend (of Sluiten) en vervolgt u uw sessie. Druk vervolgens op om het bericht indien gewenst naar andere mailboxen te sturen. Houd Verwijderen Het bericht bewaren. U kunt bewaarde berichten pas openen nadat u de wachtrijen met niet-afgespeelde berichten en ontvangstbevestigingen hebt doorlopen. Het bericht verwijderen. Opmerking: Als u een bericht per ongeluk hebt verwijderd, kunt u het terughalen door onmiddellijk op of op de softkey Terughalen te drukken. Als u direct nadat u het bericht hebt verwijderd op een andere toets dan drukt, kunt u het bericht niet meer terughalen. Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u niet al deze opties kunt gebruiken. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. 10

11 Berichten opstellen Berichten opstellen Als u een bericht wilt opstellen, opent u eerst uw mailbox door het systeemtoegangsnummer te bellen en uw wachtwoord in te voeren. Vervolgens kunt u een spraakbericht samenstellen voordat of nadat u eventuele niet-afgespeelde berichten in uw mailbox hebt beluisterd. Onthoud dat u uw berichten kunt adresseren aan andere mailboxen, distributielijsten en externe telefoonnummers. Een spraakbericht maken Een spraakbericht opnemen 1. Druk op of op de softkey Maak bericht om een bericht samen te stellen. 2. Voer het nummer van de ontvanger in. Als u liever een naam kiest, drukt u op de specifieke toets die op het voic systeem aan deze voorziening is toegekend en kiest u vervolgens de achter- en voornaam van de ontvanger totdat de naam wordt herkend. Opmerking: Het systeem geeft automatisch de toets aan waarop u moet drukken als u op naam wilt kiezen. Aangezien dit een configureerbare voorziening is, verschilt de toets waarop u moet drukken per voic systeem. 3. Nadat de naam van de ontvanger is bevestigd, voert u de naam of het nummer van eventuele andere ontvangers in (u kunt bijvoorbeeld één bericht naar alle leden van een bepaalde commissie sturen, waarin u het tijdstip en de locatie van de volgende commissievergadering aangeeft). 4. Nadat u het bericht hebt geadresseerd, drukt u op of op de softkey Opnemen. 5. Spreek na de toon uw bericht in. (U kunt op drukken om de opname te onderbreken en vervolgens op een willekeurige toets drukken om de opname te hervatten, of u kunt de softkeys Pauze/Doorgaan gebruiken.) 11

12 Handleiding voor voic Opgenomen bericht versturen Nadat u het bericht hebt opgenomen, kunt u het bericht verzenden, beluisteren, aanpassen of annuleren of een afleveringsoptie voor het spraakbericht opgeven. U kunt hiervoor gebruikmaken van de volgende opties: Toets Softkey Actie Zend Het bericht versturen en terugkeren naar het hoofdmenu. Aanhangen De opname aanvullen. Verwijderen De opname wissen en opnieuw beginnen. Inzien Het bericht opnieuw afspelen. Einde opname Toegang krijgen tot opties voor berichtadressering, zoals urgente aflevering, latere aflevering, vertrouwelijk en ontvangstbevestiging. Nadat u de gewenste opties hebt geselecteerd, drukt u op of op de softkey Zend (of Sluiten) om het bericht te versturen en terug te gaan naar het hoofdmenu. Opmerking: Als u regelmatig berichten naar meerdere gebruikers verstuurt, kunt u persoonlijke distributielijsten maken om het opgeven van ontvangers voor uw berichten nog eenvoudiger te maken (raadpleeg Distributielijsten op pagina 14). 12

13 Gebruikersopties Gebruikersopties In het menu met gebruikersopties kunt u de handleiding beluisteren, de begroeting wijzigen, uw naam opnemen, uw wachtwoord definiëren, distributielijsten voor voic maken en opties voor geplande oproepen selecteren. Toegang tot gebruikersopties en de korte handleiding Druk op of op de softkey Opties om de gebruikersopties vanuit het hoofdmenu te openen. U kunt op elk gewenst moment op te nemen. drukken om nogmaals de korte handleiding door Begroetingstekst, naam en wachtwoord Toen u de mailbox voor het eerst instelde (raadpleeg De mailbox instellen op pagina 7), hebt u een begroeting en uw naam opgenomen en een wachtwoord geselecteerd. In het menu met gebruikersopties kunt u deze gegevens op elk gewenst moment wijzigen. U wordt aangeraden uw begroeting(en) regelmatig te actualiseren, bijvoorbeeld om bellers te laten weten of u wel of niet op kantoor bent. In het menu met gebruikersopties kunt u de volgende toetsen en softkeys gebruiken: Toets Softkey Actie Begroetingen Naam wijzigen Uw begroeting(en) wijzigen. U kunt een eerste begroeting en een of meer voorwaardelijke begroetingen opnemen. Neem voorwaardelijke begroetingen op voor wanneer uw lijn bezet is (bijvoorbeeld: Ik ben op dit moment bezig met een ander gesprek en kan uw gesprek niet aannemen ) en voor wanneer u er niet bent (bijvoorbeeld: Ik zit op dit moment niet op mijn plek ). Nadat u uw begroeting hebt opgenomen, drukt u op of op de softkey Wijz om de begroeting te selecteren die u wilt dat bellers horen: Eerste of Voorwaardelijk. Uw naam opnieuw opnemen. Wachtwoord Uw wachtwoord wijzigen. Opmerking: Afhankelijk van de configuratie van uw mailbox, is het mogelijk dat u geen voorwaardelijke begroetingen kunt instellen. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. 13

14 Handleiding voor voic Distributielijsten Met een distributielijst kunt u één bericht opnemen en dit vervolgens naar een groot aantal mensen sturen zonder dat u hun adressen apart hoeft op te geven. U kunt distributielijsten gebruiken wanneer u een bericht opstelt of doorstuurt naar iemand anders. Een distributielijst maken of wijzigen 1. Druk op of op de softkey Gedist.lijst in het menu met gebruikersopties. 2. Voer het nummer van de distributielijst in. Zorg ervoor dat het eerste cijfer altijd een nul (0) is. 3. Druk op om een naam voor de distributielijst op te nemen (bijvoorbeeld: commissie productplanning ). Telkens als u berichten aan deze distributielijst richt, hoort u deze naam. 4. Druk op om leden toe te voegen aan de lijst; druk op om leden te verwijderen. 5. Typ het nummer of de naam van de gebruikers die u wilt toevoegen of verwijderen. 6. Druk op als u de lijst met geselecteerde leden wilt afspelen. 7. Druk op om terug te gaan naar het hoofdmenu. Opmerking: Alle persoonlijke distributielijsten moeten beginnen met het cijfer 0. Een distributielijst gebruiken Geef in plaats van een mailboxnummer het nummer van de gewenste distributielijst op. Het nummer van de distributielijst wordt nu weergegeven. Belschemaopties Met NP WakeUp kunt u NuPoint Voice zo programmeren dat u op een bepaald tijdstip op een specifiek telefoonnummer wordt gebeld. Wekoproepen kunnen worden gepland voor de periode van maandag tot en met vrijdag, voor weekenden, voor elke dag of op één specifiek tijdstip. Met Berichtaflevering kunt u een schema definiëren waarmee u op een specifiek tijdstip op een specifiek telefoonnummer wordt gebeld als er een bericht in uw mailbox binnenkomt, zodat u het bericht kunt ophalen. Met de optie Intercom kunt u een schema definiëren waarmee u een bericht op uw pager ontvangt zodra er een bericht in uw mailbox binnenkomt. Met de optie Berichten voor latere aflevering beluisteren kunt u berichten beluisteren die voor latere aflevering staan gepland. U kunt de aflevering van een bericht maximaal 365 dagen later plannen via het menu met opties voor berichtadressering (raadpleeg Opgenomen bericht versturen op pagina 12). 14

15 Optionele functie Gesprek opnemen Optionele functie Gesprek opnemen Met de functie Gesprek opnemen kunt u bij het NuPoint Voice-systeem telefoongesprekken opnemen. Opmerking: In sommige rechtsgebieden bent u wettelijk verplicht om de andere partij op de hoogte te brengen van het feit dat u het gesprek opneemt. Neem contact op met de systeembeheerder voor specifieke instructies. Opnemen tijdens een gesprek met twee partijen Het systeem kan zodanig worden geprogrammeerd dat externe gesprekken automatisch worden opgenomen wanneer u of de andere partij een gesprek aanneemt. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. Als gesprekken niet automatisch worden opgenomen, moet u op een toets Opnemen drukken om de opname tijdens een gesprek met twee partijen te starten. Welke toets u moet indrukken, hangt af van de softkeyvoorziening op het toestel. De volgende telefoons bieden ondersteuning voor softkeys: Superset IP 5240 IP Opnemen met behulp van softkeys Als u de opname tijdens een gesprek met twee partijen wilt starten, drukt u op de softkey Opnemen die op het digitale telefoonscherm wordt aangegeven. Opname onderbreken of hervatten tijdens een gesprek Als u de opname wilt onderbreken, drukt u op de softkey Pauze. Als u de opname na de onderbreking wilt hervatten, drukt u op de softkey Doorgaan. De opname stoppen Als u de opname wilt stoppen zonder het opgenomen gesprek op te slaan, drukt uopdesoftkey Stopp&wissen. Als u de opname wilt stoppen en opslaan, drukt u op de softkey Stop&opslaan. Opmerking: De beheerder kan de instellingen voor Gesprek opnemen zodanig hebben geconfigureerd dat een opgenomen gesprek automatisch wordt opgeslagen zodra u ophangt. Als automatisch opslaan is ingeschakeld, hoeft u dus alleen maar aan het eind van het gesprek op te hangen om het opgenomen gesprek op te slaan. 15

16 Handleiding voor voic Opnemen met behulp van vaste toetsen Als u een gesprek wilt opnemen met behulp van de vaste toetsen, drukt u op de toets Opnemen die de systeembeheerder op het toestel heeft geprogrammeerd. Opmerking: Wanneer u vaste toetsen gebruikt bij de functie Gesprek opnemen, kunt u een opnamesessie alleen starten. De systeembeheerder moet de optie voor automatisch opslaan inschakelen om ervoor te zorgen dat uw gesprekken automatisch worden opgeslagen zodra u ophangt. Raapleeg uw systeembeheerder voor meer informatie. Een gesprek in de wacht zetten tijdens een opname Wanneer u een gesprek in de wacht zet terwijl het gesprek wordt opgenomen, wordt de opname opgeslagen en naar uw mailbox verzonden. Wanneer u het gesprek uit de wacht haalt, wordt een nieuwe opnamesessie gestart. Opmerking: Afhankelijk van de programmering van het systeem is het ook mogelijk dat u de opname kunt opslaan door op DS./CONF. of een lijnweergavetoets te drukken. Neem contact op met de systeembeheerder voor meer informatie. Een opname beluisteren U beluistert als volgt een opgenomen gesprek nadat het gesprek is beëindigd: 1. Neem de hoorn op. 2. Open de voic box. 3. Volg de aanwijzingen om de opname op te halen. De procedure hiervoor is hetzelfde als voor het ophalen van een normaal spraakbericht. 16