KX-TVP50. Bedieningshandleiding. Voice Processing Systeem. Modelnr.

Transcriptie

1 Voice Processing Systeem Bedieningshandleiding VOICE PROCESSING SYSTEM KX-TVP50 POWER Modelnr. KX-TVP50 Lees s.v.p. deze handleiding voordat u het systeem gaat gebruiken en bewaar deze handleiding.

2 Inleiding Hartelijk dank voor het aanschaffen van het Panasonic KX-TVP50 Voice Processing Systeem. Het Panasonic Voice Processing Systeem (VPS) is een krachtig hulpmiddel om uw telefonische communicatiemogelijkheden en productiviteit te vergroten door middel van uw berichtenmailbox. Als abonnee (de eigenaar van een VPS mail-box) kunt u: een boodschap versturen naar een of meerdere personen in of buiten uwkantoor. boodschappen doorsturen (met uw annotatie) naar andere VPS abonnees. boodschappen ontvangen van telefoons die kunnen toonkiezen. door middel van de Boodschapindicator op uw toestel zien dat erboodschappen in uw mailbox zijn opgeslagen. gesprekscontrole uitvoeren. inkomende gesprekken automatisch laten afhandelen. en nog veel meer... Voordat u begint Belangrijke nummers Voordat u het systeem gaat gebruiken moet u de volgende informatie bij de hand hebben: toestelnummer(s) van het VPS. uw mailbox- en uw eigen toestelnummer. het telefoonnummer van de systeembeheerder. Basisstappen Wanneer u uw mailbox voor de eerste keer in gebruik neemt, dient u vooraf "Hoofdstuk : Mailbox instellen" te lezen en de toets-instelling die daarin wordt beschreven uit te voeren. U moet uw persoonlijke instellingen invoe-ren voordat u boodschappen gaat versturen of ontvangen. U kunt uw per-soonlijke mailbox maken door middel van het volgende: opnemen van uw persoonlijke begroeting opnemen van uw naam instellen van uw wachtwoord Dit symbool wordt gebruikt voor belangrijke opmerkingen met betrekking tot de bedieningsinstructies. De voice prompts leiden u door elke stap van het programmeren. Opmerkingen In deze handleiding wordt het achtervoegsel van elk modelnummer in het vervolg weggelaten. In deze handleiding worden de termen "hij" of "zij", en "zijn" of "haar" gebruikt. Om de leesbaarheid te verbeteren is telkens in plaats van hij/zij slechts één van deze termen gebruikt. De termen "hij" of "zij" zijn uitwisselbaar. Bedieningshandleiding

3 Indeling van de handleiding Deze handleiding bestaat uit de volgende hoofdstukken: Hoofdstuk Mailbox instellen Beschrijft de procedures voor het instellen van uw eigen mailbox. Hoofdstuk Boodschappen ontvangen Legt uit hoe u toegang krijgt tot ontvangen boodschappen en hoe u deze afhandelt. Hoofdstuk 3 Boodschappen verzenden Zet uiteen hoe u boodschappen kunt verzenden en tevens hoe u deze opneemt en verstuurt. Hoofdstuk 4 Speciale funkties Beschrijft hoe u de speciale funkties voor uw mailbox kunt instellen. Bijlage Verklarende woordenlijst Bedieningshandleiding 3

4 Inhoudsopgave Mailbox instellen...5. Aanmelden bij uw mailbox Persoonlijke begroetingen opnemen Uw wachtwoord instellen, wijzigen en wissen Uw naam opnemen Service toegangscodes... Boodschappen ontvangen...3. Boodschappen ontvangen Boodschappen beantwoorden Boodschappen doorverbinden Uw mailbox openen vanaf een extern toestel Boodschappen verzenden Boodschappen verzenden naar andere abonnees Verzendstatus controleren Mailbox Een verzendlijst maken voor externe boodschappen Externe boodschappen verzenden Externe boodschappen ontvangen Externe boodschappen beantwoorden Verzendstatus van externe boodschappen controleren en instellen Speciale funkties Status van doorverbonden gesprek Secretaresse-toestel Status van incomplete gespreksafhandeling Boodschap-ontvangstmodus Persoonlijke groepsverzendlijsten Leden uit de groepsverzendlijst verwijderen Namen uit de groepsverzendlijst verwijderen Waarschuwing dat er een boodschap wacht Interview mailbox Persoonlijke begroetingen opnemen voor bepaalde bellers [Beller ID] Beller ID nummers toewijzen voor persoonlijke begroeting voor bepaalde bellers [Beller ID] Aankondiging van de naam van de beller Gesprek meeluisteren (LCS) Een gesprek opnemen Telefoonnummers instellen voor Gesprek doorschakelen naar netlijn (CO) Op afstand instellen van Gesprek doorschakelen A Bijlage...5 A Verkorte instrukties... 5 Verklarende woordenlijst Bedieningshandleiding

5 Hoofdstuk Mailbox instellen Bedieningshandleiding 5

6 . Aanmelden bij uw mailbox. Aanmelden bij uw mailbox Voordat u gebruik gaat maken van het VPS systeem, moet u eerst uw mailbox openen. Hoorn van de haak. Toestelnr. van VPS Voer het toestelnummer van het VPS in. OP UW TOESTEL of OP EEN ANDER TOESTEL OP UW TOESTEL (Indien Directe mailbox-toegang is geactiveerd) ALS U UW WACHTWOORD HEEFT INGESTELD wachtwoord + # Wachtwoord invoeren en druk op #. ( Boodschap ontvangen Boodschap verzenden Mailbox verzending controleren Automatisch doorschakelen Mailbox beheer Overige funkties) Huidig gesprek beëindigen Volg naar wens de systeeminstrukties. OP EEN ANDER TOESTEL* ALS U UW WACHTWOORD HEEFT INGESTELD # Mailbox no. wachtwoord + # Druk op # en 6. Druk op en kies het mailboxnummer. Wachtwoord invoeren en druk op #. ( Boodschap ontvangen Boodschap verzenden Mailbox verzending controleren Automatisch doorschakelen Mailbox beheer Overige funkties) Huidig gesprek be indigen Volg naar wens de systeeminstrukties. * Hetzelfde als bij opbellen op afstand. 6 U zal " voor andere funkties" alleen horen indien de systeembeheerder een Interview mailbox heeft toegewezen of een toestelnummer voor de funktie "Gesprek doorschakelen op afstand" naar uw mailbox, of u in staat stelt de funktie "Waarschuwing Boodschap Wacht" te gebruiken of de funktie "Externe Boodschap verzenden". Als u het VPS-toestelnummer niet kent, informeer dan bij de systeembeheerder. Als u de Abonnee Service via de Gebruiker Service activeert, kunt u niet met uw gesprek beëindigen; u zal terugkeren naar de Gebruiker Service. 6 Bedieningshandleiding

7 . Persoonlijke begroetingen opnemen. Persoonlijke begroetingen opnemen Bellers zullen één van uw persoonlijke begroetingen te horen krijgen. U kunt 3 verschillende persoonlijke begroetingen opnemen, namelijk: een boodschap in geval van "Niet Aanwezig", "Bezet" en "Na kantooruren". Het VPS laat bij elk gesprek de juiste boodschap horen. Persoonlijke begroetingen worden altijd gevolgd door een pieptoon en een kans om een boodschap achter te laten. Uw persoonlijke begroeting moet als volgt luiden "Spreek na de toon uw bericht in", zodat de bellers weten wat ze moeten doen. Hoofdmenu 5 Open uw mailbox. Druk op 5. Druk op. 3 Niet Aanwezig Bezet Na kantooruren ( 4 Beller ID ) Volg naar wens de Helptekst. VOOR DE EERSTE KEER OPNEMEN of WIJZIGEN OF WISSEN VOOR DE EERSTE KEER OPNEMEN INDIEN NOODZAKELIJK Neem begroeting op na de toon. Druk op om de opname te stoppen. Opname beluisteren 3 Wissen en opnieuw opnemen 4 Toevoegen Wissen en stoppen Druk op om te bevestigen. INDIEN NOODZAKELIJK "Niet Aanwezig" wijzigen "Bezet signaal" wijzigen 3 "Na kantooruren" wijzigen Volg naar wens de Helptekst. Hoorn op de haak. WIJZIGEN OF WISSEN Wijzigen Opslaan 3 Wissen Volg naar wens de Helptekst. Hoorn op de haak. Bedieningshandleiding 7

8 . Persoonlijke begroetingen opnemen Een persoonlijke Beller ID is alleen beschikbaar wanneer de instelling van uw Serviceklasse (COS, Class of Service is geactiveerd, zie 4.0 Persoonlijke begroetingen opnemen voor bepaalde bellers [Beller ID]. Zorg dat u het menu verlaat NADAT de begroeting is geaccepteerd. Anders zal de begroeting niet worden opgeslagen. Standaard is de maximale omvang van een persoonlijke begroeting 6 seconden. Als u meer tijd nodig heeft, vraagt u uw Systeembeheerder om de beschikbare opnametijd te verlengen. Als u de begroeting wijzigt, dient u de stappen onder "VOOR DE EERSTE KEER OPNEMEN" te volgen om opnieuw op te nemen. Het wordt aanbevolen om in elke begroeting uw naam te vermelden omdat de gebruikelijke aankondiging van uw opgenomen naam zal worden weggelaten (zie.4 Uw naam opnemen). 8 Bedieningshandleiding

9 .3 Uw wachtwoord instellen, wijzigen en wissen.3 Uw wachtwoord instellen, wijzigen en wissen Het VPS biedt de optie om uw mailbox te beveiligen met een wachtwoord, zodat onbevoegden geen toegang kunnen krijgen tot opgeslagen boodschappen. Een wachtwoord mag niet langer zijn dan 0 cijfers (in te voeren met behulp van de toetsen 0-9). U kunt uw wachtwoord op elk ogenblik wijzigen. Als u uw wachtwoord instelt, moet u gebruik van voor de hand liggende cijfercombinaties vermijden. Als u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u uw systeemprogrammeur of systeembeheerder het oude wachtwoord laten wissen, vervolgens kunt u een nieuw wachtwoord instellen. Hoofdmenu 5 Open uw mailbox. Druk op 5. Druk op. VOOR HET EERST INSTELLEN wachtwoord + # Voer het wachtwoord in en kies #. of WACHTWOORD WIJZIGEN OF WISSEN nieuwe + # of # wachtwoord Druk op Voer het nieuwe wachtwoord in en kies #, of kies eerst # om te wissen. Druk op. Hoorn op de haak. Bedieningshandleiding 9

10 .4 Uw naam opnemen.4 Uw naam opnemen Door uw naam op te nemen, informeert u de bellers dat zij bij de juiste mailbox zijn aangekomen (wanneer bijvoorbeeld een boodschap doorverbonden wordt naar een abonnee, zullen de bellers de naam van de abonnee te horen krijgen). Voorts geldt, als een beller het mailboxnummer niet weet, kan deze de mailbox beschrijven door de eerste 3 of 4 letters in te voeren van de eigenaars naam. Het VPS zal een serie opgenomen namen ten gehore brengen waaruit de beller kan kiezen. VOOR HET EERST OPNEMEN Hoofdmenu 5 3 of Open uw mailbox. Druk op 5. Druk op 3. Spreek na de pieptoon uw naam in. Druk op. WIJZIGEN WISSEN 3 of 3 3 Druk op. Druk op. Druk op 3. Druk op 3. Spreek na de Druk op 3. pieptoon uw naam in. Hoorn op de haak. 0 Bedieningshandleiding

11 .5 Service toegangscodes.5 Service toegangscodes Voordat het VPS dagelijks gebruikt gaat worden dient vertrouwd te raken met de Service toegangscodes zoals die vermeld zijn in de Bijlage. De meest belangrijke zijn de volgende: #6 als u tijdens systeeminstrukties deze combinatie kiest, wordt de Voice Mail Service geactiveerd. U kunt een boodschap opnemen als u na de voice prompt een mailboxnummer heeft ingetoetst. U kunt ook op drukken, gevolgd door uw eigen mailboxnummer om in te loggen in uw mailbox. #8 als u tijdens systeeminstrukties deze combinatie kiest, wordt de service Automatische Doorschakeling geactiveerd. Aan u wordt gevraagd een toestelnummer te kiezen waarna het gewenste nummer wordt gekozen. Als hij het gesprek niet kan beantwoorden, zal het VPS een passende actie ondernemen. Opmerking het VPS kan u niet van dienst zijn als u rechtstreeks naar het toestel belt. als u tijdens systeeminstrukties hierop drukt, gaat u naar het vorige VPSmenu. Als u geen ondersteuning meer nodig heeft van de Abonnee Service kunt u deze opdracht gebruiken om deze te stoppen. 0 als u hierop drukt kunt u het complete menu (Help) beluisteren. Bedieningshandleiding

12 .5 Service toegangscodes Bedieningshandleiding

13 Hoofdstuk Boodschappen ontvangen Bedieningshandleiding 3

14 . Boodschappen ontvangen. Boodschappen ontvangen Het VPS laat zowel de nieuwe als opgeslagen boodschappen in uw mailbox horen en vermeldt bij elke boodschap de datum, tijd en afzender. Hoofdmenu Open uw mailbox. Druk op. Druk op Boodschap herhalen Vorige boodschap opnieuw afspelen Volgende boodschap afspelen Boodschappen een voor een wissen Boodschap beantwoorden Terugspoelen Vooruitspoelen Ga naar. 7 Doorverbinden Ga naar.3 8 Boodschappen scannen Selecteer de gewenste optie. Wanneer alle boodschappen zijn doorgenomen, krijgt u 3 opties: De vorige boodschappen opnieuw afspelen De volgende boodschap afspelen 3 De gehele boodschap afspelen Selectie van optie 3: "Complete boodschap afspelen" kan maar eenmaal worden uitgevoerd. Als uw systeembeheerder de funktie Bevestiging voor Boodschap Wissen niet heeft geactiveerd (zie Bevestiging van Boodschap verwijderen), zal de boodschap worden gewist als u optie 3 voor de tweede keer kiest. Het VPS zal boodschappen na een bepaald aantal dagen automatisch verwijderen. Uw systeembeheerder of systeemprogrammeur bepaalt het aantal dagen dat de boodschappen worden bewaard. 4 Bedieningshandleiding

15 . Boodschappen beantwoorden. Boodschappen beantwoorden Met deze funktie kunt u boodschappen beantwoorden die zijn verzonden door andere mailboxhouders. U kunt alleen boodschappen beantwoorden die naar u werden doorverbonden, of die werden verzonden als "Boodschappen verzenden naar andere abonnees". EEN BOODSCHAP OPNEMEN Hoofdmenu 4 Open uw mailbox. Druk op. Druk op 4. Druk op om een boodschap op te nemen. Neem de boodschap op. Druk op om de opname te stoppen. Druk op om de boodschap te bevestigen. INSTELLEN VAN TIJD EN/OF PRIVÉ-STATUS of ONMIDDELLIJKE VERZENDING INSTELLEN VAN TIJD EN/OF PRIVÉ-STATUS Druk op. voor AM voor PM Druk voor AM of voor PM. INSTELLEN VERZENDTIJD Druk op. Verzendtijd + Verzendtijd instellen. Dag van de maand + # Voer de dag van de maand in en druk op #. # Bijvoorbeeld: 5:00 invoeren als [5] en [#]. 5:5 invoeren als [55][#]. VOOR ONMIDDELLIJKE VERZENDING of Druk op om de verzendtijd te bevestigen. Druk op. Om de boodschap privé-status te geven Om terug te gaan naar een vorig menu Volg naar wens de Helptekst. Hoorn op de haak. ONMIDDELLIJKE VERZENDING Druk op en ga dan terug naar een vorig menu. Hoorn op de haak. Als u tijdens het opnemen pauzeert, dient u binnen 0 seconden door te gaan met opnemen, anders zal het VPS de opname automatisch beëindigen. U zal " voor AM, voor PM" niet horen indien de systeembeheerder de tijdsweergave van gebruikersprompts heeft ingesteld op "4-u". Opmerking over invoeren van de datum: Als het vandaag 6 februari is, en u voert in 7#, zal de boodschap morgen worden verzonden. Als het vandaag 6 februari is, en u voert 5# in, zal de boodschap op 5 maart worden verzonden. Bedieningshandleiding 5

16 .3 Boodschappen doorverbinden.3 Boodschappen doorverbinden Met deze funktie kunt u boodschappen naar andere mailboxen doorverbinden. Als de boodschap is toegewezen als privé, kan deze niet doorverbonden worden naar andere mailboxen. Hoofdmenu Open uw mailbox. Druk op. 7 Druk op 7. OPTIE: mailbox kiezen via het NUMMER. of OPTIE: mailbox kiezen via een NAAM. In plaats van een individuele mailbox kunt u ook een persoonlijkeof een systeem-groepsverzendlijst selecteren door het lijstnummer te kiezen. Als u een persoonlijke groepsverzendlijst gebruikt, drukt u na het lijstnummer op [#]. Persoonlijke groepsverzendlijsten moeten samengesteld worden voordat zij gebruikt kunnen worden. (Zie 4.5 Persoonlijke groepsverzendlijsten). Voor het gebruik van een Systeemgroepsverzendlijst kunt u bij de systeemprogrammeur informeren of het VPS een dergelijke lijst heeft. OPTIE : mailbox kiezen via het NUMMER Mailboxnr. Druk op het mailboxnummer met behulp van de cijfertoetsen. Druk op om het gekozen nummer te bevestigen. OPTIE : mailbox kiezen via een NAAM # + X X X Druk op # en om de mailbox te openen. Voer de eerste 3 of 4 letters in van de gewenste achternaam. Druk op om het gekozen nummer te bevestigen. DOORVERBINDEN DOORVERBINDEN MET COMMENTAAR Druk op voor doorverbinden zonder commentaar. of Druk op voor Commentaar doorverbinden opnemen. met commentaar. Druk op om de Druk op opname om te te stoppen. bevestigen. Hoorn op de haak. U krijgt geen bevestiging dat de boodschap is doorverbonden. 6 Bedieningshandleiding

17 .4 Uw mailbox openen vanaf een extern toestel.4 Uw mailbox openen vanaf een extern toestel Volg deze procedure om vanaf een andere locatie uw boodschappen te controleren. U heeft de mogelijkheid om een andere taal te kiezen voor de teksten van de Abonnee Service. Als u geïnteresseerd bent in deze optie, kunt u contact opnemen met uw systeembeheerder. # Mailboxnr. Bel op het externe toestel uw VPS INDIEN NODIG Druk op # en 6. Druk op en kies uw mailboxnummer. Wachtwoord + # Voer uw wachtwoord in en druk op #. # + 8 Toegang tot ander toestelnr. # Gesprek met de telefoniste # + 9 Het VPS verlaten Volg naar wens de Helptekst. Druk op om de boodschappen te ontvangen. Beluister uw boodschappen. Hoorn op de haak. Bedieningshandleiding 7

18 .4 Uw mailbox openen vanaf een extern toestel 8 Bedieningshandleiding

19 Hoofdstuk 3 Boodschappen verzenden Bedieningshandleiding 9

20 3. Boodschappen verzenden naar andere abonnees 3. Boodschappen verzenden naar andere abonnees Gebruik deze funktie om de boodschap naar diverse andere abonnees te verzenden. Hoofdmenu Open uw mailbox. Druk op. OPTIE: mailbox kiezen via het NUMMER. of OPTIE: mailbox kiezen via een NAAM. In plaats van een individuele mailbox kunt u ook een persoonlijkeof een systeem- groepsverzendlijst selecteren door het lijstnummer te kiezen. Als u een persoonlijke groepsverzendlijst gebruikt, drukt u na het lijstnummer op [#]. Voor het gebruik van Persoonlijke groepsverzendlijsten, moeten deze eerst worden gemaakt. (Zie 4.5 Persoonlijke groepsverzendlijsten). Voor het gebruik van een Systeem-groepsverzendlijst kunt u bij de systeemprogrammeur informeren of het VPS een dergelijke lijst heeft. OPTIE : mailbox kiezen via het NUMMER Mailboxnr. Druk op het mailboxnummer. Druk op om het gekozen mailboxnummer te bevestigen. OPTIE : mailbox kiezen via een NAAM # + X X X Druk op # en. Voer de eerste 3 of 4 letters van de gewenste naam in. Druk op om de gekozen naam te bevestigen. Boodschap opnemen Nieuw mailboxnr. toevoegen. 3 De verzendlijst beluisteren Volg naar wens de Helptekst. ALS U KIEST Ga naar de volgende bladzijde. ALS U KIEST Optie of Optie ALS U 3 KIEST Beluisteren U kunt naar maximaal 0 mailboxen één en dezelfde boodschap verzenden. 0 Bedieningshandleiding

21 3. Boodschappen verzenden naar andere abonnees EEN BOODSCHAP OPNEMEN Boodschap opnemen. Druk op om de opname te stoppen. Druk op om de boodschap te bevestigen. INSTELLEN VAN TIJD EN/OF PRIVÉ-STATUS of ONMIDDELLIJKE VERZENDING INSTELLEN VAN TIJD EN/OF PRIVÉ-STATUS Druk op. INSTELLEN VERZENDTIJD Verzendtijd + # Druk op. Verzendtijd instellen. Bijvoorbeeld: 5:00 invoeren als [5] en [#]. 5:5 invoeren als [55][#]. voor AM voor PM Druk op voor AM of voor PM. Dag van de maand + # Voer de dag van de maand in en sluit af met #. VOOR ONMIDDELLIJKE VERZENDING of Druk op om de verzendtijd Druk op. te bevestigen. Om de boodschap privé-status te geven Om terug te gaan naar het vorige menu Volg naar wens de Helptekst. Hoorn op de haak. ONMIDDELLIJKE VERZENDING Druk op om terug te gaan naar een vorig menu. Hoorn op de haak Als u tijdens het opnemen pauzeert, moet u binnen 0 seconden verder gaan omdat het VPS anders automatisch zal stoppen met opnemen. U zal " voor AM, voor PM" niet horen indien de systeembeheerder de tijdsweergave van gebruikersprompts heeft ingesteld op "4-u". Zie "Opmerking over invoeren van de datum" in paragraaf. Boodschappen beantwoorden. Bedieningshandleiding

22 3. Verzendstatus controleren Mailbox 3. Verzendstatus controleren Mailbox Met deze funktie kunt u de verzendstatus controleren van de boodschappen die u in uw mailbox heeft opgenomen. U kunt de verzendstatus van maximaal 84 boodschappen controleren. ALS DE BOODSCHAP NIET IS ONTVANGEN Hoofdmenu 3 3 Open uw mailbox. Druk op 3 om verzendstatus te controleren. Druk op 3 om de boodschap te annuleren of wis de controlemelding. of Druk op om de verzendcontrole te wissen. Druk op om de boodschapverzending te annuleren. Hoorn op de haak. Bedieningshandleiding

23 3.3 Een verzendlijst maken voor externe boodschappen 3.3 Een verzendlijst maken voor externe boodschappen Door het maken van een verzendlijst voor boodschappen die u extern gaat ver-zenden, kunt u via één handeling dezelfde boodschap verzenden naar meerdere externe partijen en/of toestellen. U kunt maximaal lijsten tegelijkertijd bijhouden, en elke lijst kan maximaal 8 geadresseerden bevatten. De systeemprogrammeur of systeembeheerder dient deze funktie in te stellen voordat deze funktie kan worden gebruikt. Hoofdmenu of Open uw mailbox. Druk op 6. of Druk op om een adres toe te voegen Druk op 3. Druk op 3. ADRESSEN VERWIJDEREN Alle adressen verwijderen Eén adres verwijderen Druk op. Maak uw keuze. Druk op of om een verzendlijst te kiezen. Druk op Hoorn op om te de haak. verwijderen. NAAR EEN TOESTEL NAAR EEN EXTERNE PARTIJ INDIEN NODIG Netlijntoegangscode Netnummer Voer een netlijntoegangscode in om Kies het een netlijn (CO) te netnummer. kiezen. Telefoonnr. Voer het telefoonnummer in. Voor het invoegen van een pauze of speciale code, voert u het gedeeltelijke nummer in en wacht op de menuopties. Druk op [5] om een pauze in te voegen. Druk op [4] om door te gaan met het invoeren van het telefoonnummer. of Toestelnr. Kies het toestelnummer. Druk op. Neem de naam van de ontvanger op. Druk op om de ontvanger toe te voegen. MEER GEADRESSEERDEN TOEVOEGEN STOPPEN Druk op om toe te voegen en herhaal de stappen. of Druk op om te stoppen. Hoorn op de haak. Bedieningshandleiding 3

24 3.4 Externe boodschappen verzenden 3.4 Externe boodschappen verzenden Gebruik deze funktie voor het opnemen en verzenden van externe boodschappen. De systeemprogrammeur of systeembeheerder dient deze funktie in te stellen voordat deze funktie kan worden gebruikt. Externe Boodschap verzending heeft enkele beperkingen (herhaalpogingen, duur van de boodschap, max. aantal boodschappen per mailbox, enz.). In geval van problemen, dient u contact op te nemen met de systeembeheerder. Hoofdmenu Open uw mailbox. 6 3 Druk op 6. Druk op 3. Druk op. NAAR ONTVANGER NAAR EEN EXTERNE PARTIJ Druk op. Netlijn-toegangscode Voer een netlijntoegangscode in om een netlijn (CO) te kiezen INDIEN NODIG Netnummer Kies het netnummer. # of Druk op # voor onmiddellijke verzending. Dag van + # de maand Voer de dag van de maand in en druk op #. Telefoonnr. Kies het telefoonnummer. INDIEN GEWENST Verzendtijd + # Stel de verzendtijd in. Druk op om te bevestigen. Voor het invoegen van een pauze of speciale code, voert u het gedeeltelijke nummer in en wacht op de menuopties. Druk op [5] om een pauze in te voegen. Druk op [4] om door te gaan met het invoeren van het telefoonnummer. Bijvoorbeeld: 5:00 invoeren als [5] en [#]. 5:5 invoeren als [55][#]. Neem na de pieptoon de boodschap op. Druk op om de opname te stoppen. voor AM voor PM Druk op voor AM of voor PM. Druk op om te bevestigen. Het uit 4 cijfers bestaande wachtwoord is niet het wachtwoord waarmee u uw mailbox opent. U kunt zelf bepalen of u bij externe verzending van een boodschap een wachtwoord gebruikt. Zorg ervoor dat u het 4-cijferige wachtwoord doorgeeft aan de ontvanger van de boodschap. U zal " voor AM, voor PM" niet horen indien de systeembeheerder de tijdsweergave van gebruikersprompts heeft ingesteld op "4-u". Zie "Opmerking over invoeren van de datum" in paragraaf. Boodschappen beantwoorden. of NAAR EEN TOESTEL Toestelnr. Kies het toestelnummer. VIA EXTERNE VERZENDLIJST 4-cijferige of # of 4-cijferige wachtwoord of of # wachtwoord Voer het 4-cijferige Neem na de Druk op. Druk op of Voer het 4-cijferige wachtwoord in of pieptoon de voor de gewenste lijst. druk op # om wachtwoord in of druk op # om naam op. verder te gaan. verder te gaan. Druk op om te bevestigen. Hoorn op de haak. 4 Bedieningshandleiding

25 3.5 Externe boodschappen ontvangen 3.5 Externe boodschappen ontvangen Gebruik deze funktie voor het ontvangen van externe boodschappen. Beantwoord een VPSgesprek. Druk op om de boodschap te ontvangen. INDIEN NODIG 4-cijferige # wachtwoord Druk op #. Voer het wachtwoord in dat is toegewezen aan de afzender. Druk op om het gesprek te beëindigen. Hoorn op de haak. De boodschap wordt niet verzonden als 3 keer het verkeerde wachtwoord wordt ingevoerd; de ontvanger zal echter de volgende informatie horen afhankelijk van de systeemprogrammering van het VPS: () De bedrijfsnaam, indien opgenomen. () Als het terug te bellen telefoonnummer is vastgelegd, zal deze worden weergegeven. (3) Het toestel van de eigenaar (lees: verzender), indien vastgelegd. Aan de hand van deze informatie kan de ontvanger een boodschap (of afzender) opsporen als de ontvanger zich het wachtwoord niet kan herinneren. De informatie aan de ontvanger kan in een bepaalde taal (prompt) worden verstrekt. De ontvanger kan ook zelf de gewenste taal kiezen. Als u (als afzender van externe boodschappen) geïnteresseerd bent in deze opties, raadpleeg dan uw systeembeheerder. Bedieningshandleiding 5

26 3.6 Externe boodschappen beantwoorden 3.6 Externe boodschappen beantwoorden Gebruik deze funktie voor het beantwoorden van externe boodschappen. INDIEN NODIG 4-cijferige wachtwoord # Beantwoord een VPS-gesprek. Druk op om de boodschap te ontvangen. Voer het wachtwoord in dat is toegewezen aan de afzender. Druk op #. Druk op om te beantwoorden. Neem een boodschap op. Druk op om de opname te stoppen. Druk op om te bevestigen. Om de boodschap privé-status te geven Een andere wijze Druk op of. Hoorn op de haak. 6 Bedieningshandleiding

27 3.7 Verzendstatus van externe boodschappen controleren en instellen 3.7 Verzendstatus van externe boodschappen controleren en instellen Na het opnemen van externe boodschappen kunt u het verzendschema of de lijst van ontvangers controleren. Alleen van boodschappen die nog niet zijn verzonden, kunt u de verzendstatus controleren (om, indien gewenst, de verzending of verzendtijd en datum te annuleren) Onder het begrip "niet verzonden" boodschappen behoren ook boodschappen waarvoor de ontvanger geen correct wachtwoord kon invoeren. Na het beluisteren heeft u de mogelijkheid om boodschappen te verwijderen of de verzendtijden te wijzigen. De systeemprogrammeur of systeembeheerder dient deze funktie in te stellen voordat deze funktie kan worden gebruikt. Hoofdmenu 6 3 Open uw mailbox. Druk op 6. Druk op 3. Druk op om de status te controleren. Druk op om het verzendschema te wijzigen of om de boodschap te verwijderen. Verzending van externe boodschap annuleren Tijd en datum wijzigen Druk op of. Hoorn op de haak. Bedieningshandleiding 7

28 3.7 Verzendstatus van externe boodschappen controleren en instellen 8 Bedieningshandleiding

29 Hoofdstuk 4 Speciale funkties Bedieningshandleiding 9

30 4. Status van doorverbonden gesprek 4. Status van doorverbonden gesprek Gebruik deze funktie om te bepalen hoe het VPS een gesprek moet afhandelen als iemand naar uw toestel belt. De volgende opties zijn beschikbaar: Gesprek blokkeren, Gesprekscontrole, Oproepen via intercom, Pieper oproepen, of Alle doorverbinddiensten uitschakelen. Hoofdmenu Open uw mailbox. 4 Druk op 4. Druk op. Gesprek blokkeren inschakelen Gesprekscontrole inschakelen 3 Oproepen via intercom inschakelen 4 Doorverbinden naar pieper 5 Alle doorverbinddiensten uitschakelen Volg naar wens de Helptekst. Hoorn op de haak. De funktie "Oproepen via intercom" is alleen beschikbaar als u een Panasonic KX-T telefoonsysteem met APT/DPT integratie gebruikt (raadpleeg "APT integratie" en "DPT integratie" in de woordenlijst). 30 Bedieningshandleiding

31 4. Secretaresse-toestel 4. Secretaresse-toestel De beller komt op twee manieren terecht bij het secretaresse-toestel: De ene manier gaat via de service "Automatisch doorschakelen" indien de status van "Incomplete gespreksafhandeling" het doorverbinden naar het secretaressetoestel heeft ingeschakeld (zie 4.3 Status van incomplete gespreksafhandeling). De tweede manier gebeurt tijdens een Persoonlijke begroeting als de beller tijdens het afspelen van een Persoonlijke begroeting op [0] drukt, wordt hij doorverbonden naar een specifiek toestel of naar een telefoniste (als er geen specifiek toestel is toegewezen). De derde manier gebeurt tijdens het opnemen van een boodschap als de beller na inspreken van zijn boodschap op [0] drukt, wordt hij doorverbonden naar een specifiek toestel of naar een telefoniste (als er geen specifiek toestel is toegewezen). Om deze funktie te activeren, moet uw systeembeheerder een toestelnummer toewijzen aan uw mailbox. Hoofdmenu 4 Toestelnr. of Open uw mailbox. Druk op 4. Druk op. Kies het toestelnummer. ALS U EEN NIEUW SECRETARESSE-TOESTEL TOEWIJST Toestelnr. Druk op om te wijzigen. Voer het nieuwe toestelnummer in. Druk op om te bevestigen. Hoorn op de haak. De beller weet niet dat als hij op [0] drukt, zal worden doorverbonden naar het secretaresse-toestel. De beller moet daarom worden ingelicht. Bijvoorbeeld, u neemt de "Bezet" begroeting als volgt op: "Hallo, u spreekt met Cindy. Ik ben op dit moment in gesprek. Als u op [0] drukt wordt u doorverbonden naar mijn secretaresse." Bedieningshandleiding 3

32 4.3 Status van incomplete gespreksafhandeling 4.3 Status van incomplete gespreksafhandeling Gesprekken worden beschouwd als incompleet als er niet wordt opgenomen of als de lijn bezet is. De status van incomplete gespreksafhandeling heeft 6 opties: () de beller een boodschap laten inspreken; () de beller doorverbinden naar het toestel van de secretaresse; (3) de eigenaar van de mailbox oproepen via de intercom (Oproepen via de intercom); (4) de eigenaar oproepen via diens pieper (5) de beller doorverbinden naar de telefoniste; of (6) de beller een ander toestel laten kiezen. Open uw mailbox. Druk op Hoofdmenu 4 Boodschap opnemen Doorverbinden naar secretaresse Oproepen via intercom Pieper oproepen Doorverbinden naar telefoniste Ga terug naar het beginmenu van Automatisch doorschakelen Volg naar wens de Helptekst. 4 Druk op 4. Om te wijzigen Om in te stellen Maak uw keuze. Hoorn op de haak. De funktie "Oproepen via intercom" is alleen beschikbaar als u een Panasonic KX-T telefoonsysteem met APT/DPT integratie gebruikt (raadpleeg "APT integratie" en "DPT integratie" in de woordenlijst). 3 Bedieningshandleiding

33 4.4 Boodschap-ontvangstmodus 4.4 Boodschap-ontvangstmodus Deze funktie wordt gebruikt om bellers te leiden naar uw normale of interview mailbox. Deze modus is effectief voor: () Incomplete gespreksafhandeling service (indien de lijn van de abonnee bezet is, of het gesprek niet kan beantwoorden, of als Gespreksblokkering is geactiveerd, en () als het toestel waarnaar wordt doorverbonden is ingesteld op "Logical Extension" (Logisch Toestel). Hoofdmenu 4 3 Open uw mailbox. Druk op 4. Druk op 3. Druk op om te wijzigen. (Interview modus/boodschap opname-modus) Hoorn op de haak. Niet alle abonnees hebben een interview mailbox. De systeemprogrammeur of systeembeheerder dient een interview mailbox toe te wijzen. Bedieningshandleiding 33

34 4.5 Persoonlijke groepsverzendlijsten 4.5 Persoonlijke groepsverzendlijsten Gebruik de Persoonlijke groepsverzendlijst om dezelfde boodschap in één handeling naar meerdere mailboxes te verzenden. U kunt maximaal vier lijsten bijhouden, die elk maximaal twintig mailboxleden bevatten. Hoofdmenu 5 4 Groepsnr. Open uw mailbox. Druk op 5. Druk op 4. Voer het groepsverzendnr. in (-4). Druk op voor opnemen van een groepsnaam. Mailboxnr. Spreek na de toon de groepsnaam in. Druk op om te bevestigen. Druk op om toe te voegen. Voer het mailboxnummer van het eerste lid in. Druk op om het groepslid toe te voegen. Druk op om meer leden toe te voegen. Mailboxnr. Voer het mailboxnummer van het volgende lid in. Druk op om het lid toe te voegen. Toevoegen Stoppen Maak uw keuze. Hoorn op de haak. Voor het maken van Persoonlijke groepsverzendlijsten raadpleegt u 3. Boodschappen verzenden naar andere abonnees. Persoonlijke groepsverzendlijsten zijn bedoeld voor één abonnee (u persoonlijk). Als meerdere abonnees dezelfde lijst willen gebruiken, dient de systeembeheerder een Systeem-groepsverzendlijst te maken. 34 Bedieningshandleiding

35 4.6 Leden uit de groepsverzendlijst verwijderen 4.6 Leden uit de groepsverzendlijst verwijderen Gebruik deze funktie om groepsleden uit een groepsverzendlijst te verwijderen. U kunt de leden individueel of gezamenlijk uit de lijst verwijderen. Hoofdmenu 5 4 Groepsnr. 3 Open uw mailbox. Druk op 5. Druk op 4. Voer het groepsverzendnr. in (-4). Druk op 3 om een groepslid te verwijderen. Alle leden verwijderen + mailbox verwijderen Maak uw keuze Hoorn op de haak. Druk op om alle leden te verwijderen. Druk op om te bepalen wie uit de lijst moet u kunt dan een lid verwijderen of overslaan. Volg gewoon de systeeminstrukties. Bedieningshandleiding 35

36 4.7 Namen uit de groepsverzendlijst verwijderen 4.7 Namen uit de groepsverzendlijst verwijderen Gebruik deze funktie om de naam van een groepsverzendlijst te verwijderen. Hoofdmenu 5 4 Groepsnr. Open uw mailbox. Druk op 5. Druk op 4. Voer het groepsverzendnummer in (-4). Druk op om de groepsnaam te wijzigen. 3 Druk op 3 om de groepsnaam te wissen. Hoorn op de haak. 36 Bedieningshandleiding

37 4.8 Waarschuwing dat er een boodschap wacht 4.8 Waarschuwing dat er een boodschap wacht Het VPS kan u waarschuwen wanneer een nieuwe boodschap is opgenomen in uw mailbox. Er zijn 3 manieren waarop het VPS aan u bericht geeft: () Boodschap Wacht-indicator op uw systeemtoestel, () het belt naar een ander toestel (bijv. uw mobiele telefoon), of (3) het belt naar uw pieper. Aan elk van deze mogelijkheden kunt u tijdschema s toewijzen. Het VPS kan ook uw pieper oproepen door middel van het telefoonnummer van degene die de boodschap achterliet: in dit geval moet uw piepernummer, dat in het VPS is opgeslagen, de opdracht bevatten voor "nummerweergave op display". Er zijn drie instellingen voor de Boodschap waarschuwing: Boodschapindicator, Toestelstatus wijzigen, en Telefoonnummer toewijzen. Deze funkties kunnen door de systeemprogrammeur of op het toestel van een abonnee worden ingesteld. U moet voor elk toestel een telefoonnummer invoeren. Voordat deze funktie kan worden gebruikt, dient de systeemprogrammeur of de systeembeheerder deze funktie toe te wijzen. Instelling van de Boodschapindicator Het VPS activeert de boodschapindicator op uw toestel als uw mailbox een nieuwe boodschap heeft opgenomen. Instelling toestelstatus Voor elk toestel kan via een voorgeprogrammeerd tijdschema worden bepaald of het toestel continu, niet (uitschakelen) of wel (inschakelen) een waarschuwing ontvangt. De systeembeheerder is degene die de waarschuwing kan instellen op een voorgeprogrammeerd schema. Telefoonnummers toewijzen die de waarschuwing ontvangen U kunt maximaal 3 telefoon- of piepernummers instellen indien u gewaarschuwd wil worden dat er boodschappen wachten. Hoofdmenu 6 Open uw mailbox. Druk op 6. Druk op. Status wijzigen van Boodschapindicator Toestelstatus wijzigen 3 Pieper- of telefoonnr. toewijzen Druk op de gewenste toets. INDIEN U OP DRUKT Wijzigen Accepteren Maak uw keuze. Hoorn op de haak. INDIEN U OP DRUKT Toestelnr. Voer het toestelnummer (-3) in. INDIEN U OP 3 DRUKT Voor geprogrammeerd gebruik Voor direct bericht 3 Om uit te schakelen Selecteer de gewenste instelling Hoorn op de haak. Bedieningshandleiding 37

38 4.8 Waarschuwing dat er een boodschap wacht 3 Druk op, of 3. Tel.nr. Voer het telefoonnummer in. OM TE WIJZIGEN Druk op om het nummer te wijzigen VOOR EEN NETLIJN (CO) Netlijncode Voer een netlijncode in om een netlijn (CO) te kiezen. Voor het invoegen van een pauze of speciale code, voert u het gedeeltelijke nummer in en wacht op de menuopties. Druk op [5] om een pauze in te voegen. Druk op [4] om door te gaan met het invoeren van het telefoonnummer. of INDIEN NODIG Netnummer Voer het netnummer in. VOOR EEN INTERN TOESTEL Toestelnr. Voer het toestelnummer in. OM TE VERWIJDEREN of of 3 Druk op om te accepteren. Druk op of voor waarschuwing naar telefoon of pieper. Druk op 3 om te verwijderen. Hoorn op de haak. Raadpleeg de systeembeheerder als u niet weet welke netlijntoegangcode u heeft. U zal de volgende instrukties horen in het Opties menu: Om te wijzigen, kies. Om te accepteren, kies. Om terug te gaan, kies. Om meer cijfers toe te voegen, kies. Om een pauze in te voegen, kies. Om de kiesmethode in te stellen, kies. Om te laten wachten op de kiestoon, kies. 3 Om een opdracht in te voegen op het pieper-display, kies Bedieningshandleiding

39 4.9 Interview mailbox 4.9 Interview mailbox Een interview mailbox stelt vooraf opgenomen vragen aan bellers en neemt hun antwoorden op. U kunt maximaal 0 vragen opnemen en de duur van het antwoord instellen op 4 tot 3 seconden. De antwoorden worden in volgorde opgenomen en opgeslagen in uw mailbox. U moet de antwoordduur instellen en de vragen opnemen. Om deze funktie te kunnen activeren, dient uw systeemprogrammeur of systeembeheerder een interview mailbox aan uw mailbox toe te wijzen. U kunt uw Interview mailbox eenvoudig toegankelijk maken voor bellers, door bijvoorbeeld uw Interview mailbox als toets-optie toe te voegen aan een Gebruikers Service menu (raadpleeg uw systeembeheerder). Bellers kunnen in elke gewenste taal naar dit menu verwezen worden. Hoofdmenu 6 Open uw mailbox. Druk op 6. Druk op. De vraag opnemen Antwoordduur instellen 3 De vraag wissen Druk op de gewenste toets. INDIEN U OP DRUKT INDIEN NODIG Druk op. Neem een vraag op. Druk op om de opname te stoppen. Beluisteren Accepteren 3 Wissen 4 Toevoegen Wissen en stoppen Maak uw keuze en herhaal de stappen. Hoorn op de haak. INDIEN U OP DRUKT INDIEN NODIG duur: 4 sec. duur: 8 sec. 3 duur: 6 sec. 4 duur: 3 sec. De duur wijzigen Naar de volgende vraag 3 Terug naar vorige vraag 4 Rechtstreeks naar een vraag Druk op. Selecteer de gewenste antwoordduur. Maak uw keuze en herhaal de stappen. Hoorn op de haak. INDIEN U OP 3 DRUKT Druk op om te wissen en herhaal deze stap als u meer vragen wilt wissen. Hoorn op de haak. Bedieningshandleiding 39

40 4.0 Persoonlijke begroetingen opnemen voor bepaalde bellers [Beller ID] 4.0 Persoonlijke begroetingen opnemen voor bepaalde bellers [Beller ID] Deze funktie stelt u in staat om 4 persoonlijke begroetingen op te nemen voor bellers wiens identificatienummers (Beller ID) zijn voorgeprogrammeerd. Per begroeting kunnen maximaal 8 verschillende Beller ID nummers worden toegewezen. Zie paragraaf 4. Beller ID nummers toewijzen voor persoonlijke begroeting voor bepaalde bellers [Beller ID]. Deze funktie kunt u alleen gebruiken als u een Panasonic KX-T telefoonsysteem met APT/DPT integratie gebruikt (raadpleeg "APT integratie" en "DPT integratie" in de woordenlijst). Raadpleeg uw systeemprogrammeur of de systeembeheerder als u geen gebruik kunt maken van deze funktie. Het kan zijn dat hij de funktie heeft uitgeschakeld. Hoofdmenu 5 Open uw mailbox. Druk op 5 voor Mailboxbeheer. Druk op. 4 Druk op 4. VOOR DE EERSTE KEER OPNEMEN of WIJZIGEN OF WISSEN VOOR DE EERSTE KEER OPNEMEN Beller ID begroetingsnr. Voer een Beller ID begroetingsnummer (-4) in. Neem na de toon een begroeting op. Druk op om de opname te stoppen. Druk op om te accepteren. Hoorn op de haak. "U kunt het toewijzen van Beller-ID nummers voortzetten nadat u de opgenomen begroeting heeft geaccepteerd. WIJZIGEN OF WISSEN Beller ID begroetingsnr. Voer een Beller ID begroetingsnummer (-4) in. Wijzigen 3 Wissen Maak uw keuze. Hoorn op de haak. Wanneer u de begroeting wijzigt, volgt u de stappen in "VOOR DE EERSTE KEER OPNEMEN" om opnieuw op te nemen. 40 Bedieningshandleiding

41 4. Beller ID nummers toewijzen voor persoonlijke begroeting voor bepaalde bellers [Beller ID] 4. Beller ID nummers toewijzen voor persoonlijke begroeting voor bepaalde bellers [Beller ID] Gebruik deze funktie om Beller ID (identificatie) nummers toe te wijzen aan reeds opgenomen persoonlijke begroetingen. Elke begroeting ondersteunt maximaal 8 Beller ID nummers. Om Beller ID nummers toe te wijzen, dient u eerst een persoonlijke begroeting op te nemen. (Zie 4.0 Persoonlijke begroetingen opnemen voor bepaalde bellers [Beller ID]). Hoofdmenu 5 Open uw mailbox. Druk op 5. Druk op. 4 Druk op 4. VOOR HET EERST TOEWIJZEN of TOEVOEGEN OF WISSEN VOOR DE EERSTE KEER TOEWIJZEN Beller begroetingsnr. Voer een Beller ID begroetingsnummer (-4) in. Druk op om te accepteren. Beller ID nr. Voer een Beller ID nummer in van max. 0 cijfers. INDIEN NODIG INDIEN NODIG Druk op om te wijzigen. Druk op om te accepteren. Druk op om meer nummers toe te voegen en herhaal de stappen. Druk op om te stoppen. Hoorn op de haak. Voor het Beller ID nummer kunt u het sterretje " " als joker (wilde kaart) gebruiken. Bijvoorbeeld: als u "0 (netnummer) ", toewijst, zullen bellers met netnummer "0" dezelfde begroeting te horen krijgen. Als u een nummer invoert dat u reeds heeft toegewezen, zal dehelptekst (Voice Prompt) u waarschuwen. Volg de Helptekst en voereen ander nummer in. Bedieningshandleiding 4

42 4. Beller ID nummers toewijzen voor persoonlijke begroeting voor bepaalde bellers [Beller ID] TOEVOEGEN OF WISSEN Beller ID begroetingsnr. Voer een Beller ID begroetingsnr. (-4) in. Druk op om te accepteren. Toevoegen Verwijderen 3 Beluisteren Druk op de gewenste toets. TOEVOEGEN Druk op om toe te voegen en herhaal de stappen. of VERWIJDEREN Druk op om te verwijderen. Alles verwijderen + Eén verwijderen Maak uw keuze. Hoorn op de haak. Wanneer u een Beller ID nummer toevoegt, volgt u de stappen in "VOOR DE EERSTE KEER TOEWIJZEN". 4 Bedieningshandleiding

43 4. Aankondiging van de naam van de beller 4. Aankondiging van de naam van de beller Met deze funktie kunt u maximaal 30 Beller ID nummers toewijzen en bij elk Beller ID nummer de bijbehorende naam opnemen. De naam van de beller wordt aangekondigd indien: () u luistert naar de boodschappen van toegewezen nummers die in uw mailbox zijn achtergelaten, () het VPS de gesprekken vanaf toegewezen nummers naar u doorverbindt (Beller ID gesprekscontrole), en (3) u door het VPS wordt opgeroepen via de intercom (Oproepen via intercom). Deze funktie kunt u alleen gebruiken als u een Panasonic KX-T telefoonsysteem met APT/DPT integratie gebruikt (raadpleeg "APT integratie" en "DPT integratie" in de woordenlijst). De systeemprogrammeur of de systeembeheerder kan het maximale aantal van Beller Ids-voor aankondiging van eigennamen-voor uw toestel wijzigen. Raadpleeg uw systeemprogrammeur of de systeembeheerder als de Beller ID niet werkt. Het kan zijn dat hij de funktie heeft uitgeschakeld. Hoofdmenu 5 Open uw mailbox. Druk op 5. 5 Druk op 5. VOOR DE EERST KEER TOEWIJZEN EN OPNEMEN of OM TE WIJZIGEN of TOEVOEGEN OF WISSEN VOOR DE EERSTE KEER TOEWIJZEN EN OPNEMEN Beller ID nr. Druk op om toe te wijzen. Voer een Beller ID nummer in van max. 0 cijfers. Druk op om te accepteren. Spreek de gewenste naam in. INDIEN NODIG Druk op. Druk op voor het toevoegen of opnemen van een naam en herhaal de stappen. Druk op om te stoppen. Hoorn op de haak. Als u een nummer invoert dat u reeds heeft toegewezen, zal de helptekst u waarschuwen. Volg de helptekst en voer een ander nummer in. Bedieningshandleiding 43

44 4. Aankondiging van de naam van de beller OM TE WIJZIGEN Druk op Maak uw keuze. voor wijzigen. NAAM VAN BELLER WIJZIGEN Beller ID wijzigen Naam van beller wijzigen 3 Accepteren 3 BELLER ID nummer wijzigen Beller ID nr. Voer een Beller ID nummer in van max. 0 cijfers. of Spreek de naam in. Druk op 3 voor accepteren en herhaal de stappen voor de volgende naam. Hoorn op de haak. Toevoegen 3 Verwijderen Maak uw keuze. TOEVOEGEN VERWIJDEREN Druk op voor het of 3 + Alles verwijderen + toevoegen van een Eén verwijderen nieuw nummer en naam, en herhaal de bovenstaande stappen. Druk op 3. Maak uw keuze. Hoorn op de haak. 44 Bedieningshandleiding

45 4.3 Gesprek meeluisteren (LCS) 4.3 Gesprek meeluisteren (LCS) Als u deze funktie toewijst aan een van de toetsen op uw toestel, kunt u inkomende gesprekken beluisteren die naar de Voice Mail service zijn doorgeschakeld. Indien de Handenvrij funktie actief is, kunt u het inkomende gesprek beluisteren via de ingebouwde luidspreker van het toestel. U kunt met de beller spreken door de hoorn op te nemen. Indien de Privé modus actief is, kunt u na de bevestigingstoon het gesprek beluisteren via de hoorn. U kunt met de beller spreken door op de funktietoets te drukken of u kunt stoppen met het beluisteren van de boodschap door de hoorn op de haak te leggen. Deze funktie kunt u alleen gebruiken als u een Panasonic KX-T telefoonsysteem met APT/DPT integratie gebruikt (raadpleeg "APT integratie" en "DPT integratie" in de woordenlijst) met een systeemtoestel en als de Systeembeheerder uw toestel heeft voorzien van deze funktie. Voor gedetailleerde informatie over deze funktie, kunt u de Installatie handleiding of Programmeergids van uw Panasonic KX-T telefoonsysteem raadplegen. Bedieningshandleiding 45

46 4.4 Een gesprek opnemen 4.4 Een gesprek opnemen Als u deze funktie toewijst aan een toets op uw toestel, kunt u een gesprek tussen u en de tegenpartij opnemen. U dient de tegenpartij altijd op de hoogte te stellen dat u het gesprek gaat opnemen. Er zijn soorten gespreksregistratie, en voorts soorten funktietoetsen: () Twee-weg opname (TWR) Opname in uw eigen mailbox. () Twee-weg doorverbinden (TWT) Opname in de mailbox van een andere abonnee. Normaliter is de opnameduur van een gesprek beperkt. Echter, er is een optie "Onbeperkte boodschapduur". Vraag uw systeembeheerder om assistentie. Deze funktie kunt u alleen gebruiken als u een Panasonic KX-T telefoonsysteem met APT/DPT integratie gebruikt (raadpleeg "APT integratie" en "DPT integratie" in de woordenlijst). Voor instrukties of over het funktiegebruik kunt u de Bedieningshandleiding van uw Panasonic KX-T systeem raadplegen. 46 Bedieningshandleiding

47 4.5 Telefoonnummers instellen voor Gesprek doorschakelen naar netlijn (CO) 4.5 Telefoonnummers instellen voor Gesprek doorschakelen naar netlijn (CO) Met deze funktie kunt u telefoonnummer en telefoonnummer toewijzen als de bestemming waarnaar de bellers worden doorgeschakeld als u de funktie "Gesprek op afstand doorschakelen" instelt op netlijn (CO) (zie 4.6 Op afstand instellen van Gesprek doorschakelen). Deze funktie kunt u alleen gebruiken als u een Panasonic KX-TD telefoonsysteem met DPT integratie gebruikt (raadpleeg "DPT integratie" in de woordenlijst). Als u deze funktie niet kunt gebruiken, raadpleegt u uw systeemprogrammeur ofbeheerder. Het kan zijn dat hij de funktie heeft uitgeschakeld. Abonnee hoofdmenu 5 6 Telefoonnummer wijzigen Telefoonnummer wijzigen Log in bij uw mailbox. Druk op 5. Druk op 6. Maak uw keuze. EERSTE KEER ALS U HET TELEFOONNUMMER WILT WIJZIGEN Tel.nr. of Nieuwe tel.nr. Voer het gewenste telefoonnummer in. Druk op om te wijzigen. Voer het nieuwe telefoonnummer in. Druk op om te accepteren. Hoorn op de haak. U kunt max. 6 cijfers invoeren met behulp van de toetsen 0-9, en voor telefoonnummers. Zorg dat het telefoonnummer laat voorafgaan door een netlijn-toegangscode (om extern [CO] te kunnen bellen. Opmerking over telefoonnummer-toewijzing en gesprek doorschakeleninstelling: Met de funktie "Gesprek op afstand doorschakelen naar netlijn" kunt u alleen toewijzen: telefoonnummer en/of telefoonnummer ; om een gesprek door te schakelen naar het hierboven toegewezen telefoonnummer, volgt u de instructies in 4.6 Op afstand instellen van Gesprek doorschakelen. Indien u het telefoonnummer verandert na activering van "Gesprek doorschakelen naar een netlijn (CO), moet u teruggaan naar "4.6 Op afstand instellen van Gesprek doorschakelen" om deze instelling te resetten omdat u anders onbewust gesprekken doorverbindt naar het oude telefoonnummer. Bedieningshandleiding 47

48 4.6 Op afstand instellen van Gesprek doorschakelen 4.6 Op afstand instellen van Gesprek doorschakelen Met deze funktie kunt u uw toestel vanaf een andere locatie programmeren om diverse soorten gesprekken naar een gewenst intern of extern toestel door te schakelen. Er zijn 6 doorschakelinstellingen beschikbaar: Alle gesprekken doorschakelen, Doorschakelen bij in bezet, Doorschakelen bij geen antwoord, Doorschakelen bij in gesprek of bij geen antwoord, Doorschakelen naar een netlijn, en Doorschakelen annuleren. Deze funktie kunt u alleen gebruiken als u een Panasonic KX-TD telefoonsysteem met DPT integratie gebruikt (raadpleeg "DPT integratie" in de woordenlijst). Abonneehoofdmenu Log in bij uw mailbox. 6 Druk op Alle gesprekken doorschakelen Doorschakelen bij in bezet Doorschakelen bij geen antwoord Druk op 4. 4 Doorschakelen bij in gesprek of geen antwoord ( 5 Doroschakelen naar een netlijn) 6 Doroschakelen annuleren Maak uw keuze. ALS U OP,, 3 of 4 drukt Toestelnr. Voer het gewenste toestelnummer in. Druk op om te accepteren. Hoorn op de haak. Als zal " Doorschakelen naar netlijn" alleen horen indien de systeemprogrammeur of de systeembeheerder het gebruik van de funktie "Op afstand doorschakelen naar netlijn" aan u heeft toegewezen. Als u hoort "Gesprek doorschakelen niet geaccepteerd". Controleer het "bestemmingsnummer", op uw telefoonsysteem is de doorschakelfunktie niet compleet voltooid, mogelijk omdat het niet-bestaand toestelnummer als bestemming werd ingevoerd. Als u deze boodschap hoort, zelfs als u een geldig nummer heeft ingevoerd, raadpleegt u dan uw systeemprogrammeur. ALS U OP 5 DRUKT 5 ( Naar telefoonnr. ) ( Naar telefoonnr. ) 3 Naar ander nummer NAAR ANDER NUMMER Tel.nr. Maak uw keuze. Voer het gewenste telefoonnummer in. Druk op om te accepteren. Hoorn op de haak. 48 Bedieningshandleiding

49 4.6 Op afstand instellen van Gesprek doorschakelen Uw systeemprogrammeur of systeembeheerder moet deze funktie toewijzen voordat het gebruikt kan worden. U dient eerst telefoonnummer en/of telefoonnummer te programmeren via Mailbox Management (zie 4.5 Telefoonnummers instellen voor Gesprek doorschakelen naar netlijn (CO)); want anders zal u "Naar telefoonnummer " en/of "Naar telefoonnummer " niet te horen krijgen. Afhankelijk van uw telefoonsysteem, kunt u max. 6 tot 4 cijfers invoeren met behulp van de toetsen 0-9 en voor telefoonnummers. Zorg dat het telefoonnummer laat voorafgaan door een netlijn-toegangscode (om extern [CO] te kunnen bellen). ALS U OP 6 DRUKT Druk op om te accepteren. Hoorn op de haak. Zorg dat u het menu sluit nadat het doorschakelen is geaccepteerd; want anders zal de doorschakel-instelling niet worden opgeslagen. Bedieningshandleiding 49

50 4.6 Op afstand instellen van Gesprek doorschakelen 50 Bedieningshandleiding

51 Bijlage A Bijlage Bedieningshandleiding 5

52 A Verkorte instrukties A Verkorte instrukties Een mailbox openen vanaf een buitenlocatie, kies: #6 + mailboxnummer Wachtwoord # Hoofdmenu: U heeft nieuwe boodschappen. Ontvang boodschap. Verzend boodschap 3 Controleer mailboxverzending. 4 Status van Automatische doorschakeling (AD) instellen. 5 Mailboxbeheer instellen. 6 Overige funkties instellen. Hoorn op de haak leggen. Ontvang boodschap: Boodschap herhalen. Vorige boodschap Volgende boodschap 3 Boodschap wissen 4 Antwoord verzenden 5 Terugspoelen 6 Vooruitspoelen 7 Boodschap doorverbinden 8 Boodschappen scannen 0 Help Boodschap verzenden: Kies het mailboxnummer Boodschap opnemen Andere mailbox toevoegen 3 Mail-lijst beluisteren 4 3 Mailboxverzendingen controleren Laat boodschap horen. Vorige boodschap controleren Volgende boodschap controleren 3 Annuleren 4 Status AD instellen: Status van Gesprek doorverbinden instellen Bestemmingstoestellen instellen 3 Naam van toesteleigenaar invoeren 4 Groepsverzendlijst instellen 5 Instelling Mailbox Management: Persoonlijke begroetingen opnemen Wachtwoord 3 Naam eigenaar invoeren 4 Groepsverdelingslijst instellen 5 Naam beller opnemen 6 Op afstand DSN naar CO 6 Overige funkties instellen Interview mailbox instellen Instellen "Waarschuwing wachtende boodschap" 3 Externe boodschapverzending instellen 4 Op afstand doorschakelen 4 3 Status van Gesprek doorverbinden instellen Gesprek blokkeren Gesprekscontrole 3 Oproep via intercom 4 Toegang tot pieper 5 Alles uitschakelen Status van incomplete afhandeling Een boodschap achterlaten Secretaresse-toestel 3 Intercomoproep 4 Toegang tot pieper 5 Telefoniste 6 Terug naar hoofdmenu van AD service Niet Aanwezig Bezet 3 Na kantooruren 4 Beller ID Interview mailboxbeheer Vraag opnemen Antwoordduur instellen 3 Vraag wissen Waarschuwing dat een boodschap wacht Boodschapindicator Toestelstatus 3 Telefoonnummers toewijzen Externe boodschap verzenden Boodschap opnemen Verzendstatus controleren 3 Verzendlijst maken Op afstand instellen van Gesprek doorschakelen: DSN All gesprekken DSN In gesprek 3 DSN Geen antwoord 4 DSN In gesprek of Geen antwoord 5 DSN naar netlijn 6 DSN annuleren Toegangscodes voor service De volgende codes kunt u altijd tijdens de systeemtekst kiezen om een andere mailbox, een ander toestel of menu te kiezen. 3 # Naam kiezen #3 (#D) Afdeling kiezen #7 (#R) Herstart (Hoofdmenu) #5 (#L) Inloggen #8 (#T) Doorverbinden #6 (#M) Voice Mail #9 (#X) Stoppen Terug naar vorig menu 0 # 0 Help Opmerking: Commando's #5 en #7 zijn alleen mogelijk als de Abonnee Service actief is. #5: Login Als u in de Abonnee Service op #5 drukt, zal u horen: "Voer het gewenste mailboxnummer in". #7: Herstarten Als u in de Abonnee Service op #7 drukt, zal u terugkeren bij het hoofdmenu (bovenste menu) van de Abonnee Service. 5 Bedieningshandleiding

53 Verklarende woordenlijst Aankondiging naam van beller (Systeem/Persoonlijk) (Alleen beschikbaar met DPT integratie.) Het VPS kondigt vooraf opgenomen Beller ID namen aan indien: () toestelgebruikers naar boodschappen luisteren van toegewezen nummers, () het VPS gesprekken doorverbindt van toegewezen nummers (Beller ID controle), en (3) het VPS de gebruikers oproept via de intercom (Oproepen via intercom). Als een Beller ID nummer is geprogrammeerd voor zowel systeem-als persoonlijke naamaankondigingen, zal het VPS de persoonlijke naam gebruiken. Abonnee Een persoon aan wie een mailbox is toegekend. Afdeling kiezen Een snelkiesfunktie waarmee een externe beller via één cijfer (-9) een bepaald toestel kan bereiken. Algemene begroeting Er kunnen max. 3 Algemene begroetingen worden opgenomen om bellers mee te verwelkomen. Zij kunnen (Systeem-begroeting of geen enkele) worden toegewezen aan interne lijnen (poorten) en netlijnen als begroeting tijdens Dag, Nacht, Lunch, Pauze en Vakantiedagen. Algemene mailbox Als de beller geen keuze maakt (omdat hij dat niet wenst of omdat hij een toestel met draaischijf gebruikt), stuurt het VPS hem door naar de Algemene mailbox. De Boodschapbeheerder dient regelmatig (dagelijks is beter) de berichten van de algemene mailbox te versturen naar de gewenste individuele mailboxen. APT integratie Digitale integratie tussen de KX-TA64 en het VPS. Automatische doorschakelen Maakt het mogelijk om boodschappen te copiëren of te verplaatsen naar een andere mailbox. Bedieningshandleiding 53

54 Automatisch doorschakeling (naar een tweede toestel) De Automatisch doorschakeling funktie van het VPS vraagt aan de beller een toestelnummer in te voeren, en daarna kiest het VPS het nummer. Als er niet wordt opgenomen of als de lijn bezet is, krijgt de beller enkele opties waaronder de optie om een boodschap in een mailbox in te spreken. Dit is het voordeel als u indirect via Automatisch doorschakeling naar een toestel belt in plaats van het toestel rechtstreeks te bellen. Automatische configuratie (Alleen beschikbaar met APT/DPT integratie.) Het VPS kan automatisch informatie inlezen van de KX-TA centrales, de KX-TD86, de KX-TD3 of de KX-TD6. Tot deze informatie behoren, naast andere items, toewijzingen van toestelnummers aan VPS poorten. Dit bespaart tijd in de initiële setup. Automatische configuratie kan worden uitgevoerd via DIP switch-instellingen of via Systeembeheer (Quick Setup). Bedrijfsnaam Het VPS laat de bedrijfsnaam horen als u een externe boodschap heeft ontvangen, maar niet het juiste wachtwoord (indien nodig) kan invoeren. Op deze manier weet u toch waar het gesprek vandaan kwam. Beller ID gesprek routeren (Alleen beschikbaar met DPT integratie.) Het VPS ver-zendt alle gesprekken vanaf een voorgeprogrammeerd Beller ID nummer naar het gewenste toestel, mailbox (inclusief systeemgroepsverzendlijst) of klan-tenservice. Beluisteren (review) Herhaalt het afspelen van een boodschap. Bevestiging van Boodschap verwijderen Het VPS vraagt om bevestiging aan de mailbox eigenaar voordat een boodschap uit de mailbox wordt verwijderd. Bewaarperiode van boodschappen Bewaartijd nieuwe boodschap de tijdsperiode waarin het VPS een nieuwe (niet beluisterde) boodschap zal bewaren voordat zij wordt gewist. Bewaartijd van opgeslagen boodschap de tijdsperiode waarin het VPS een oude (beluisterde) boodschap zal bewaren voordat zij wordt gewist. Boodschap doorverbinden Stelt een abonnee in staat een bericht naar een andere mailbox te laten doorsturen, tenzij dit bericht was gemarkeerd als "privé". Aan deze boodschap kunnen aanvullende opmerkingen worden toegevoegd. 54 Bedieningshandleiding

55 Boodschapbeheerder Degene die de algemene mailbox beheert, neemt de service-menu s op voor de gebruikers, de namen van bellers en de Gebruiker /Gebruiker Voice Prompts. Hij heeft beperkte bevoegdheid voor systeemprogrammering. Boodschapindicator Een lampje (Light Emitting Diode) op systeemtoestellen dat gaat branden wanneer er boodschappen in de mailbox zijn. Boodschappen scannen Stelt de abonnee in staat om de eerste 4 seconden van iedere boodschap te beluisteren. Een andere methode is te drukken op [] terwijl u een boodschap beluistert; hierdoor zal het VPS naar de volgende boodschap gaan. Boodschap volgorde De volgorde waarin de abonnee boodschappen terugvindt: Laatste In Eerste Uit [LIFO (Last In First Out)] of Eerste In Eerste Uit [FIFO (First In First Out)). Directe toegang tot mailbox (Alleen beschikbaar met DPT integratie.) Een abonnee kan direct zijn mailbox openen als hij via zijn toestel naar het VPS belt. Hij hoeft geen speciale codes in te voeren, met uitzondering van zijn wachtwoord als dat is ingesteld. DPT integratie Digitale integratie tussen het VPS en de KX-TD86, de KX-TD3 of de KX- TD6. Vereist upgrading van de PBX-software. Afhankelijk van het model en/of de software versie van de aangesloten PBX, kan het voorkomen dat bepaalde funkties alleen mogelijk zijn met DPT-integratie. Raadpleeg uw dealer voor meer informatie. Draaischijftelefoon Een telefoon die alleen kan pulskiezen. Bellers die gebruik maken van een draaischijftelefoon zullen automatisch worden doorgeschakeld naar de telefoniste of de algemene mailbox. DTMF (Dual Tone Multi Frequency) Term die in het algemeen wordt gebruikt voor servicetoegang via toets-tonen. Extern gesprek doorschakelen (Beschikbaar op de KX-TD86 en de KX-TD3.) Schakelt gesprekken door naar een toestel dat de doorschakelfunktie geactiveerd heeft voor inkomende netlijngesprekken. Bedieningshandleiding 55

56 Externe verzending Een boodschap die bestemd is voor automatische verzending naar een externe bestemming en/of externe toestellen. De boodschap kan onmiddellijk verzonden worden of op een later tijdstip. Externe verzending herhalen Hiermee kan de systeembeheerder opgeven hoe vaak het VPS de externe verzending van boodschappen moet herhalen als de lijn bezet is of niet wordt beantwoord. Externe verzendlijst De abonnee kan lijsten samenstellen voor het verzenden van boodschappen naar externe bestemmingen. Een lijst kan 8 bestemmingen bevatten. Follow-On ID Zie "ID van het gebelde nummer" Gesprek blokkeren Verbindt de beller met de service voor Incomplete gespreksafhandeling, en dat zonder belsignaal naar het toestel van de abonnee. Gesprek doorverbinden Verbindt een gesprek door naar de gewenste bestemming. Gesprek meeluisteren [LCS (Live Call Screening)] (Alleen beschikbaar met DPT integratie.) Het systeemtoestel werkt als een anwoordapparaat. De abonnee kan de beller horen via de luidspreker of de hoorn terwijl de boodschap wordt opgenomen. Gesprek op afstand doorschakelen naar netlijn (Alleen beschikbaar met DPT integratie.) Stelt de systeemprogrammeur in staat om telefoonnummer en te programmeren als bestemming waarnaar de bellers worden doorgeschakeld als de funktie "Gesprek op afstand doorschakelen" is ingesteld op netlijn (CO). Om deze funktie te kunnen gebruiken, moet zij zijn toegewezen via Serviceklasse (Class of Service [COS]). Zie Op afstand instellen van Gesprek doorschakelen Gesprek opnemen [TWR (Two-Way Recording)] (Alleen beschikbaar met DPT integratie.) Biedt de abonnee de mogelijk-heid om een gesprek op te nemen in haar mailbox. 56 Bedieningshandleiding

57 Gesprek opnemen doorverbinden [TWT (Two-Way Transfer)] (Alleen beschikbaar met DPT integratie.) Biedt de abonnee de mogelijk-heid om een gesprek op te nemen in de mailbox van iemand anders. Gesprekscontrole Maakt beluisteren van inkomende gesprekken mogelijk. Het VPS verwelkomt de beller met de tekst "Spreek na de toon uw naam in", en neemt de naam van de beller op; het plaatst de beller vervolgens in de wachtstand terwijl het de naam aan u doorgeeft. U kunt zo beslissen of u het gesprek wel of niet aanneemt. Hekje-symbool De [#] toets op het toetsenpaneel. HELP Eén van de opdrachten die gebruikt wordt voor een opsomming van alle opdrachten vergezeld met een korte beschrijving. Helptekst Zie "Voice Prompt". ID (identificatie) van het gebelde nummer (wordt soms "Follow-On ID" genoemd) Stelt de PBX in staat extra cijfers te kiezen, zodat de beller rechtstreeks naar een bepaalde mailbox wordt doorgeschakeld in plaats van naar de Algemene mailbox. Inband signalering De "Follow On ID" (of ID van het gebelde nummer) die integreert tussen het VPS en de PBX. Gebruikt interne kanalen om de boodschapindicators te laten branden. Biedt geen "high end" mogelijkheden zoals: Oproepen via intercom, Directe toegang tot mailbox, Gesprek meeluisteren (LCS), enz. Integratie Is noodzakelijk tussen het VPS en de telefooncentrale. Zie "Inband signalering", "APT integratie" en "DPT integratie". Interceptie indien "Niet Aanwezig" (Intercept Routing) Verbindt een onbeantwoord gesprek door naar een ander toestel, of naar het VPS. (Dit is een funktie van de PBX.) Bedieningshandleiding 57

58 Interview service Een speciaal type van abonne box, die de abonnee in staat stelt om max. 0 vragen op te nemen. Nadat de antwoorden zijn opgenomen, gaat de Boodschap Wacht indicator branden op het toestel van de abonnee. (Een handige funktie voor administratieafdelingen, verkoopafdelingen, verwerking van aanvragen, enz.) Klantenservice instellen Maakt het mogelijk om via DTMF (toets-tonen) toegang te krijgen tot toestellen, overige klantenservice-menu s, faxapparaten, mailboxen, enz. In elk van de 00 menu s kan een begroeting worden opgenomen om de "niet-abonnee" mondeling richtlijnen te geven. LCD (Liquid Crystal Display). LOAD (LADEN) Eén van de opdrachten die gebruikt wordt om nieuwe of opgeslagen gegevens in het VPS te laden vanaf een personal computer. Logische toestel (alle gesprekken doorschakelen naar mailbox) Een toestel dat altijd rechtstreeks gesprekken ontvangt in de bijbehorende mailbox. Deze funktie wordt gebruikt door abonnees die vaak weg zijn of die geen toestel hebben. Mailbox capaciteit (boodschappen) Het aantal boodschappen dat kan worden opgenomen in een mailbox van een abonnee; dient door de systeemprogrammeur of systeembeheerder te worden ingesteld tussen 5 en 00 boodschappen. Mailbox capaciteit (opnameduur) De totale tijdsduur voor boodschappen in de mailbox van een abonnee: dient door de systeemprogrammeur of -beheerder te zijn ingesteld tussen 5 en 00 minuten of onbeperkte duur. Mailboxbeheer Stelt de abonnee in staat om de instelling voor persoonlijke mailboxen te veranderen. Mailboxnummer Dit is in de regel hetzelfde nummer als het toestelnummer. 58 Bedieningshandleiding

59 Meertalig keuzemenu De boodschapbeheerder is verantwoordelijk voor het opnemen van dit menu. Stelt bellers in staat om de gewenste taal te kiezen (Systeem, Gebruiker of Gebruiker prompts) indien zij naar het VPS bellen. Menu Een lijst van keuzes waarin de gebruiker iets kan selecteren met behulp van de telefoontoetsen of het toetsenbord van een personal computer. Naam van de eigenaar Nadat een abonnee zijn naam heeft opgenomen, kondigt het VPS zijn naam aan tijdens doorverbinden, Intercom oproep, en bevestiging van kiezen via naam. Deze opname staat onafhankelijk van naamregistratie door de systeemprogrammeur. Deze registratie maakt het mogelijk om op te bellen door middel van een naam (Kiezen via naam) in plaats van een nummer. Zo kiest iemand bijvoorbeeld liever "J-A-N-S" (Jansen) dan Jansen s mailboxnummer, omdat dit een moeilijk te onthouden nummer is. Niet-abonnee Iemand die naar het VPS belt, maar die zelf geen mailbox bezit. Onbeperkte boodschapduur Hiermee kan een mailbox-eigenaar een twee-weg gesprek van onbeperkte duur opnemen in diens eigen of andermans mailbox (Twee-weg opnemen of Twee-weg doorverbinden). De maximale opnameduur voor andere boodschappen zal automatisch worden ingesteld op 6 minuten. Onmiddellijk antwoorden Stelt de ontvanger van een boodschap in staat om een boodschap te beantwoorden zonder het toestelnummer van de afzender te kiezen. Ontvangende toestelgroep Gesprekken worden doorverbonden naar de toestellen in deze groep, te weten in de volgorde die is bepaald door middel van "Volgorde van doorverbinden naar toestellen". Bedieningshandleiding 59

60 Op afstand instellen van Gesprek doorschakelen (Alleen beschikbaar met DPT integratie.) Een abonnee en de boodschapbeheerder kunnen hun toestellen vanaf een andere locatie programmeren om diverse soorten gesprekken door te schakelen naar een ander intern of extern toestel. Er zijn 6 doorschakel-instellingen beschikbaar: () Alle gesprekken doorschakelen () Doorschakelen bij in gesprek (3) Doorschakelen bij Geen antwoord (4) Doorschakelen bij Bezet of Geen antwoord (5) Doorschakelen naar netlijn (6) Doorschakelen annuleren Zie Gesprek op afstand doorschakelen naar netlijn. Oproepen via intercom (Alleen beschikbaar op een analoog/digitaal (APT/DPT) syteemtoestel.) Biedt de mogelijkheid voor maxi-maal 8 verschillende groepen die kunnen worden opgeroepen. Een externe partij kan een abonnee, die niet op haar plek is, bereiken via interne- of externe oproepgroepen. Heeft de beller de zogenaamde Beller ID, en als haar naam is opgenomen via de funktie "Aankondiging van de naam van de beller", zal de oproep worden genoemd aan het einde van de oproep. OPSLAAN (SAVE) Eén van de opdrachten die gebruikt wordt om VPS gegevens op te slaan in een personal computer. Persoonlijke begroeting voor Beller ID (Alleen beschikbaar met APT/DPT integratie.) Elke abonnee kan maximaal 4 persoonlijke begroetingen opnemen voor inkomende Beller ID nummers. Elke begroeting ondersteunt maximaal 8 Beller ID nummers. Persoonlijke begroetingen Een abonnee kan boodschappen opnemen voor het begroeten van bellers. Er zijn 3 soorten van persoonlijke begroetingen: () Niet Aanwezig () Bezet (3) Na kantooruren Persoonlijke groepsverzendlijst Een abonnee kan maximaal 4 verzendlijsten maken, die elk bestaan uit maximaal 0 mailboxes. Met behulp van deze lijst, kan men dezelfde boodschap naar alle leden van een bepaalde verzendlijst in één keer versturen. Poort Het aansluitingspunt tussen de telefooncentrale en het VPS. 60 Bedieningshandleiding

61 Privé-boodschap Een boodschap die is verzonden naar een specifieke mailbox kan niet worden doorgeschakeld. Een boodschap die is opgenomen als privé boodschap kan niet worden doorgeschakeld. U kunt de optie "privé" kiezen als u een boodschap naar andere abonnees verzendt (Gebruikersgids paragraaf 3.). Prompt Reeds opgenomen VPS zinnen die zowel abonnees als niet-abonnees door de specifieke VPS funkties leiden. Het VPS ondersteunt 3 prompts: () Systeemprompts (reeds in de fabriek opgenomen in het Engels), () Gebruiker prompts*, en (3) Gebruiker prompts*. Prompts zijn genummerd; de boodschapbeheerder kan de prompts individueel inen uitschakelen. *: naar wens geprogrammeerd door de Boodschapbeheerder Secretaresse-toestel Dit kan een bestemming zijn voor "Incomplete gespreksafhandeling". Toegang hiertoe is mogelijk door op [0] te drukken tijdens een persoonlijke begroeting, of terwijl een beller een boodschap inspreekt. Service methode De systeemprogrammeur of -beheerder kan de methode van gespreksafhandeling veranderen, die geprogrammeerd is voor de Tijdsgroepen -8. Standaardinstelling Een systeemparameter die door de fabriek is ingesteld, en die door de systeembeheerder gewijzigd kan worden via systeemprogrammering. Status van incomplete gespreksafhandeling Gesprekken worden beschouwd als incompleet wanneer er niet wordt opgenomen of als de lijn bezet is. Er zijn 6 opties voor de Incomplete Gespreksafhandeling service: () een boodschap van de beller opnemen; () de beller doorverbinden naar een secretaresse-toestel; (3) de eigenaar van de mailbox oproepen via de PBX; (4) de eigenaar van de mailbox waarschuwen via pieper; (5) de beller doorverbinden naar de telefoniste, of (6) de beller een ander toestel laten kiezen. Systeembeheerder (Mailbox 99, 999, 9999, of 99999) De persoon die zeer basale en beperkte systeemprogrammering kan uitvoeren met behulp van een telefoon. Hij kan mailboxen maken/ verwijderen; wachtwoorden wissen als de gebruiker zich deze niet herinnert; instelwaarden van de serviceklasse instellen; de systeemklok instellen; en een systeemjournaal maken. Bedieningshandleiding 6

62 Systeem-groepsverzendlijst Het VPS kan maximaal 0 verzendlijsten onderhouden, die elk bestaan uit maximaal 0 mailboxes. Elke Systeem-groepsverzendlijst heeft een eigen nummer en wordt toegewezen via systeemprogrammering. Een boodschapopname in een Systeem-groepsverzendlijst zal in mailboxes van alle groepsleden komen. Systeemprogrammering Systeemprogrammering kan op manieren worden uitgevoerd: () Ter plekke (personal computer aangesloten op de RS-3 poort van het VPS), of () Op afstand (personal computer aangesloten op het telefoonnetwerk en het externe VPS-modem. Opmerking: Ter plekke of op afstand programmeren zijn niet tegelijkertijd mogelijk. Systeemprogrammeur In tegenstelling tot de boodschap- en systeembeheerder, die hun taken via een telefoon uitvoeren, gebruikt de systeemprogrammeur een personal computer om het VPS te programmeren. Het handboek voor de systeemprogrammeur is de Installatiehandleiding. Systeemjournaal De systeemprogrammeur of-beheerder kan naar wens 8 systeemjournaals opvragen om de status van VPS-werking te controleren. Telefoniste Er kunnen maximaal 3 bestemmingen worden toegewezen als "telefoniste". Terugspoelen (rewind) Laat de laatste 4 seconden van een boodschap horen. TIJD (TIME) Eén van de opdrachten die gebruikt worden om de tijd en datum op te vragen of in te stellen. Tijdsduur voor externe boodschapverzending via het systeem De maximale tijdsduur die is toegestaan voor een externe boodschap die door het VPS moet worden verzonden, bepaalt door de systeemprogrammeur. Tijdsgroep Een tijdsframe in welke dag-, nacht-, lunch- of pauzetijden kan worden geprogrammeerd. Het is mogelijk om 8 verschillende tijdsgroepen toe te wijzen. 6 Bedieningshandleiding

63 Tijd-synchronisatie (Alleen beschikbaar met DPT integratie) Wanneer de PBX een nieuwe datum en tijd instelt of wanneer DPT integratie is ingeschakeld, worden de gegevens vanaf de PBX naar het VPS verzonden. Toestelprogrammering Programmering via een systeemtoestel. Toetsenpaneel De bedieningstoetsen op de telefoon. Uitgesteld belsignaal Er zijn soorten van uitgesteld belsignaal: () Het VPS wordt bij Interceptie routering als bestemming gebruikt in geval van "Niet Aanwezig". () DIL:N (netlijn (CO) naar verschillende interne toestellen) beëindigt op telefoons en VPS poorten. Om de telefoongebruikers de kans te geven om gesprekken te beantwoorden, dienen de VPS lijnen te worden geprogrammeerd voor uitgesteld belsignaal. Gebeurt dit niet, dan zal het VPS de gesprekken onmiddellijk beantwoorden. Verzendtijd De tijd die door de abonnee wordt bepaald waarop het VPS een vooraf opgenomen boodschap dient te verzenden. U kunt een verzendtijd bepalen in "Externe boodschap verzenden" of wanneer u boodschappen naar interne abonnees verzendt (Gebruikersgids, par. 3.). Voice Mail Een algemene term voor mondelinge berichten van de ene persoon naar de andere via de telefoon. Voice Prompt Opgenomen instructies voor bellers. Deze bestaan uit instrukties door het systeem of door de gebruiker. Vooruitspoelen Spoelt 4 seconden vooruit in de huidige boodschap. VPS Voice Processing Systeem (in dit geval Panasonic KX-TVP50). Bedieningshandleiding 63

64 Waarschuwing dat er een boodschap wacht Het VPS kan de abonnees en de boodschapbeheerder laten weten wanneer zij boodschappen ontvangen (als dit is toegestaan via systeemprogrammering of systeembeheer). Er zijn 3 waarschuwingsmethodes: () via de Boodschap Wacht indicator, () via een toestel, of (3) via een pieper. Waarschuwingsmethode (Zie "Waarschuwing dat er een boodschap wacht".) Wachtwoord Een combinatie van nummers, gekozen door de abonnee ter beveiliging van zijn mailbox. Indien vergeten, kan de systeemprogrammeur of -beheerder het wachtwoord wissen, zodat de abonnee een nieuw wachtwoord kan kiezen. 64 Bedieningshandleiding

65 Bedieningshandleiding 65

66 Kyushu Matsushita Electric Co., Ltd. -6, 4-chome, Minoshima, Hakata-ku, Fukuoka 8-853, Japan Copyright: Kyushu Matsushita Electric Co., Ltd. (KME) houdt het copyright van deze handleiding. U mag deze handleiding alleen afdrukken voor intern gebruik. Behalve het bovenstaande, mag deze handleiding in geen enkele andere vorm worden vermenigvuldigd, in het geheel of gedeeltelijk, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van KME. c 000 Kyushu Matsushita Electric Co., Ltd. Alle rechten voorbehouden. Gedrukt in Japan PSQX00YA KK000CM07