KX-TVP50. Bedieningshandleiding. Voice Processing Systeem. Modelnr.

Transcriptie

1 Voice Processing Systeem Bedieningshandleiding VOICE PROCESSING SYSTEM KX-TVP50 POWER Modelnr. KX-TVP50 Lees s.v.p. deze handleiding voordat u het systeem gaat gebruiken en bewaar deze handleiding.

2 Inleiding Hartelijk dank voor het aanschaffen van het Panasonic KX-TVP50 Voice Processing Systeem. Het Panasonic Voice Processing Systeem (VPS) is een krachtig hulpmiddel om uw telefonische communicatiemogelijkheden en productiviteit te vergroten door middel van uw berichtenmailbox. Als abonnee (de eigenaar van een VPS mail-box) kunt u: een boodschap versturen naar een of meerdere personen in of buiten uwkantoor. boodschappen doorsturen (met uw annotatie) naar andere VPS abonnees. boodschappen ontvangen van telefoons die kunnen toonkiezen. door middel van de Boodschapindicator op uw toestel zien dat erboodschappen in uw mailbox zijn opgeslagen. gesprekscontrole uitvoeren. inkomende gesprekken automatisch laten afhandelen. en nog veel meer... Voordat u begint Belangrijke nummers Voordat u het systeem gaat gebruiken moet u de volgende informatie bij de hand hebben: toestelnummer(s) van het VPS. uw mailbox- en uw eigen toestelnummer. het telefoonnummer van de systeembeheerder. Basisstappen Wanneer u uw mailbox voor de eerste keer in gebruik neemt, dient u vooraf "Hoofdstuk : Mailbox instellen" te lezen en de toets-instelling die daarin wordt beschreven uit te voeren. U moet uw persoonlijke instellingen invoe-ren voordat u boodschappen gaat versturen of ontvangen. U kunt uw per-soonlijke mailbox maken door middel van het volgende: opnemen van uw persoonlijke begroeting opnemen van uw naam instellen van uw wachtwoord Dit symbool wordt gebruikt voor belangrijke opmerkingen met betrekking tot de bedieningsinstructies. De voice prompts leiden u door elke stap van het programmeren. Opmerkingen In deze handleiding wordt het achtervoegsel van elk modelnummer in het vervolg weggelaten. In deze handleiding worden de termen "hij" of "zij", en "zijn" of "haar" gebruikt. Om de leesbaarheid te verbeteren is telkens in plaats van hij/zij slechts één van deze termen gebruikt. De termen "hij" of "zij" zijn uitwisselbaar. Bedieningshandleiding

3 Indeling van de handleiding Deze handleiding bestaat uit de volgende hoofdstukken: Hoofdstuk Mailbox instellen Beschrijft de procedures voor het instellen van uw eigen mailbox. Hoofdstuk Boodschappen ontvangen Legt uit hoe u toegang krijgt tot ontvangen boodschappen en hoe u deze afhandelt. Hoofdstuk 3 Boodschappen verzenden Zet uiteen hoe u boodschappen kunt verzenden en tevens hoe u deze opneemt en verstuurt. Hoofdstuk 4 Speciale funkties Beschrijft hoe u de speciale funkties voor uw mailbox kunt instellen. Bijlage Verklarende woordenlijst Bedieningshandleiding 3

4 Inhoudsopgave Mailbox instellen...5. Aanmelden bij uw mailbox Persoonlijke begroetingen opnemen Uw wachtwoord instellen, wijzigen en wissen Uw naam opnemen Service toegangscodes... Boodschappen ontvangen...3. Boodschappen ontvangen Boodschappen beantwoorden Boodschappen doorverbinden Uw mailbox openen vanaf een extern toestel Boodschappen verzenden Boodschappen verzenden naar andere abonnees Verzendstatus controleren Mailbox Een verzendlijst maken voor externe boodschappen Externe boodschappen verzenden Externe boodschappen ontvangen Externe boodschappen beantwoorden Verzendstatus van externe boodschappen controleren en instellen Speciale funkties Status van doorverbonden gesprek Secretaresse-toestel Status van incomplete gespreksafhandeling Boodschap-ontvangstmodus Persoonlijke groepsverzendlijsten Leden uit de groepsverzendlijst verwijderen Namen uit de groepsverzendlijst verwijderen Waarschuwing dat er een boodschap wacht Interview mailbox Persoonlijke begroetingen opnemen voor bepaalde bellers [Beller ID] Beller ID nummers toewijzen voor persoonlijke begroeting voor bepaalde bellers [Beller ID] Aankondiging van de naam van de beller Gesprek meeluisteren (LCS) Een gesprek opnemen Telefoonnummers instellen voor Gesprek doorschakelen naar netlijn (CO) Op afstand instellen van Gesprek doorschakelen A Bijlage...5 A Verkorte instrukties... 5 Verklarende woordenlijst Bedieningshandleiding

5 Hoofdstuk Mailbox instellen Bedieningshandleiding 5

6 . Aanmelden bij uw mailbox. Aanmelden bij uw mailbox Voordat u gebruik gaat maken van het VPS systeem, moet u eerst uw mailbox openen. Hoorn van de haak. Toestelnr. van VPS Voer het toestelnummer van het VPS in. OP UW TOESTEL of OP EEN ANDER TOESTEL OP UW TOESTEL (Indien Directe mailbox-toegang is geactiveerd) ALS U UW WACHTWOORD HEEFT INGESTELD wachtwoord + # Wachtwoord invoeren en druk op #. ( Boodschap ontvangen Boodschap verzenden Mailbox verzending controleren Automatisch doorschakelen Mailbox beheer Overige funkties) Huidig gesprek beëindigen Volg naar wens de systeeminstrukties. OP EEN ANDER TOESTEL* ALS U UW WACHTWOORD HEEFT INGESTELD # Mailbox no. wachtwoord + # Druk op # en 6. Druk op en kies het mailboxnummer. Wachtwoord invoeren en druk op #. ( Boodschap ontvangen Boodschap verzenden Mailbox verzending controleren Automatisch doorschakelen Mailbox beheer Overige funkties) Huidig gesprek be indigen Volg naar wens de systeeminstrukties. * Hetzelfde als bij opbellen op afstand. 6 U zal " voor andere funkties" alleen horen indien de systeembeheerder een Interview mailbox heeft toegewezen of een toestelnummer voor de funktie "Gesprek doorschakelen op afstand" naar uw mailbox, of u in staat stelt de funktie "Waarschuwing Boodschap Wacht" te gebruiken of de funktie "Externe Boodschap verzenden". Als u het VPS-toestelnummer niet kent, informeer dan bij de systeembeheerder. Als u de Abonnee Service via de Gebruiker Service activeert, kunt u niet met uw gesprek beëindigen; u zal terugkeren naar de Gebruiker Service. 6 Bedieningshandleiding

7 . Persoonlijke begroetingen opnemen. Persoonlijke begroetingen opnemen Bellers zullen één van uw persoonlijke begroetingen te horen krijgen. U kunt 3 verschillende persoonlijke begroetingen opnemen, namelijk: een boodschap in geval van "Niet Aanwezig", "Bezet" en "Na kantooruren". Het VPS laat bij elk gesprek de juiste boodschap horen. Persoonlijke begroetingen worden altijd gevolgd door een pieptoon en een kans om een boodschap achter te laten. Uw persoonlijke begroeting moet als volgt luiden "Spreek na de toon uw bericht in", zodat de bellers weten wat ze moeten doen. Hoofdmenu 5 Open uw mailbox. Druk op 5. Druk op. 3 Niet Aanwezig Bezet Na kantooruren ( 4 Beller ID ) Volg naar wens de Helptekst. VOOR DE EERSTE KEER OPNEMEN of WIJZIGEN OF WISSEN VOOR DE EERSTE KEER OPNEMEN INDIEN NOODZAKELIJK Neem begroeting op na de toon. Druk op om de opname te stoppen. Opname beluisteren 3 Wissen en opnieuw opnemen 4 Toevoegen Wissen en stoppen Druk op om te bevestigen. INDIEN NOODZAKELIJK "Niet Aanwezig" wijzigen "Bezet signaal" wijzigen 3 "Na kantooruren" wijzigen Volg naar wens de Helptekst. Hoorn op de haak. WIJZIGEN OF WISSEN Wijzigen Opslaan 3 Wissen Volg naar wens de Helptekst. Hoorn op de haak. Bedieningshandleiding 7

8 . Persoonlijke begroetingen opnemen Een persoonlijke Beller ID is alleen beschikbaar wanneer de instelling van uw Serviceklasse (COS, Class of Service is geactiveerd, zie 4.0 Persoonlijke begroetingen opnemen voor bepaalde bellers [Beller ID]. Zorg dat u het menu verlaat NADAT de begroeting is geaccepteerd. Anders zal de begroeting niet worden opgeslagen. Standaard is de maximale omvang van een persoonlijke begroeting 6 seconden. Als u meer tijd nodig heeft, vraagt u uw Systeembeheerder om de beschikbare opnametijd te verlengen. Als u de begroeting wijzigt, dient u de stappen onder "VOOR DE EERSTE KEER OPNEMEN" te volgen om opnieuw op te nemen. Het wordt aanbevolen om in elke begroeting uw naam te vermelden omdat de gebruikelijke aankondiging van uw opgenomen naam zal worden weggelaten (zie.4 Uw naam opnemen). 8 Bedieningshandleiding

9 .3 Uw wachtwoord instellen, wijzigen en wissen.3 Uw wachtwoord instellen, wijzigen en wissen Het VPS biedt de optie om uw mailbox te beveiligen met een wachtwoord, zodat onbevoegden geen toegang kunnen krijgen tot opgeslagen boodschappen. Een wachtwoord mag niet langer zijn dan 0 cijfers (in te voeren met behulp van de toetsen 0-9). U kunt uw wachtwoord op elk ogenblik wijzigen. Als u uw wachtwoord instelt, moet u gebruik van voor de hand liggende cijfercombinaties vermijden. Als u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u uw systeemprogrammeur of systeembeheerder het oude wachtwoord laten wissen, vervolgens kunt u een nieuw wachtwoord instellen. Hoofdmenu 5 Open uw mailbox. Druk op 5. Druk op. VOOR HET EERST INSTELLEN wachtwoord + # Voer het wachtwoord in en kies #. of WACHTWOORD WIJZIGEN OF WISSEN nieuwe + # of # wachtwoord Druk op Voer het nieuwe wachtwoord in en kies #, of kies eerst # om te wissen. Druk op. Hoorn op de haak. Bedieningshandleiding 9

10 .4 Uw naam opnemen.4 Uw naam opnemen Door uw naam op te nemen, informeert u de bellers dat zij bij de juiste mailbox zijn aangekomen (wanneer bijvoorbeeld een boodschap doorverbonden wordt naar een abonnee, zullen de bellers de naam van de abonnee te horen krijgen). Voorts geldt, als een beller het mailboxnummer niet weet, kan deze de mailbox beschrijven door de eerste 3 of 4 letters in te voeren van de eigenaars naam. Het VPS zal een serie opgenomen namen ten gehore brengen waaruit de beller kan kiezen. VOOR HET EERST OPNEMEN Hoofdmenu 5 3 of Open uw mailbox. Druk op 5. Druk op 3. Spreek na de pieptoon uw naam in. Druk op. WIJZIGEN WISSEN 3 of 3 3 Druk op. Druk op. Druk op 3. Druk op 3. Spreek na de Druk op 3. pieptoon uw naam in. Hoorn op de haak. 0 Bedieningshandleiding

11 .5 Service toegangscodes.5 Service toegangscodes Voordat het VPS dagelijks gebruikt gaat worden dient vertrouwd te raken met de Service toegangscodes zoals die vermeld zijn in de Bijlage. De meest belangrijke zijn de volgende: #6 als u tijdens systeeminstrukties deze combinatie kiest, wordt de Voice Mail Service geactiveerd. U kunt een boodschap opnemen als u na de voice prompt een mailboxnummer heeft ingetoetst. U kunt ook op drukken, gevolgd door uw eigen mailboxnummer om in te loggen in uw mailbox. #8 als u tijdens systeeminstrukties deze combinatie kiest, wordt de service Automatische Doorschakeling geactiveerd. Aan u wordt gevraagd een toestelnummer te kiezen waarna het gewenste nummer wordt gekozen. Als hij het gesprek niet kan beantwoorden, zal het VPS een passende actie ondernemen. Opmerking het VPS kan u niet van dienst zijn als u rechtstreeks naar het toestel belt. als u tijdens systeeminstrukties hierop drukt, gaat u naar het vorige VPSmenu. Als u geen ondersteuning meer nodig heeft van de Abonnee Service kunt u deze opdracht gebruiken om deze te stoppen. 0 als u hierop drukt kunt u het complete menu (Help) beluisteren. Bedieningshandleiding

12 .5 Service toegangscodes Bedieningshandleiding

13 Hoofdstuk Boodschappen ontvangen Bedieningshandleiding 3

14 . Boodschappen ontvangen. Boodschappen ontvangen Het VPS laat zowel de nieuwe als opgeslagen boodschappen in uw mailbox horen en vermeldt bij elke boodschap de datum, tijd en afzender. Hoofdmenu Open uw mailbox. Druk op. Druk op Boodschap herhalen Vorige boodschap opnieuw afspelen Volgende boodschap afspelen Boodschappen een voor een wissen Boodschap beantwoorden Terugspoelen Vooruitspoelen Ga naar. 7 Doorverbinden Ga naar.3 8 Boodschappen scannen Selecteer de gewenste optie. Wanneer alle boodschappen zijn doorgenomen, krijgt u 3 opties: De vorige boodschappen opnieuw afspelen De volgende boodschap afspelen 3 De gehele boodschap afspelen Selectie van optie 3: "Complete boodschap afspelen" kan maar eenmaal worden uitgevoerd. Als uw systeembeheerder de funktie Bevestiging voor Boodschap Wissen niet heeft geactiveerd (zie Bevestiging van Boodschap verwijderen), zal de boodschap worden gewist als u optie 3 voor de tweede keer kiest. Het VPS zal boodschappen na een bepaald aantal dagen automatisch verwijderen. Uw systeembeheerder of systeemprogrammeur bepaalt het aantal dagen dat de boodschappen worden bewaard. 4 Bedieningshandleiding

15 . Boodschappen beantwoorden. Boodschappen beantwoorden Met deze funktie kunt u boodschappen beantwoorden die zijn verzonden door andere mailboxhouders. U kunt alleen boodschappen beantwoorden die naar u werden doorverbonden, of die werden verzonden als "Boodschappen verzenden naar andere abonnees". EEN BOODSCHAP OPNEMEN Hoofdmenu 4 Open uw mailbox. Druk op. Druk op 4. Druk op om een boodschap op te nemen. Neem de boodschap op. Druk op om de opname te stoppen. Druk op om de boodschap te bevestigen. INSTELLEN VAN TIJD EN/OF PRIVÉ-STATUS of ONMIDDELLIJKE VERZENDING INSTELLEN VAN TIJD EN/OF PRIVÉ-STATUS Druk op. voor AM voor PM Druk voor AM of voor PM. INSTELLEN VERZENDTIJD Druk op. Verzendtijd + Verzendtijd instellen. Dag van de maand + # Voer de dag van de maand in en druk op #. # Bijvoorbeeld: 5:00 invoeren als [5] en [#]. 5:5 invoeren als [55][#]. VOOR ONMIDDELLIJKE VERZENDING of Druk op om de verzendtijd te bevestigen. Druk op. Om de boodschap privé-status te geven Om terug te gaan naar een vorig menu Volg naar wens de Helptekst. Hoorn op de haak. ONMIDDELLIJKE VERZENDING Druk op en ga dan terug naar een vorig menu. Hoorn op de haak. Als u tijdens het opnemen pauzeert, dient u binnen 0 seconden door te gaan met opnemen, anders zal het VPS de opname automatisch beëindigen. U zal " voor AM, voor PM" niet horen indien de systeembeheerder de tijdsweergave van gebruikersprompts heeft ingesteld op "4-u". Opmerking over invoeren van de datum: Als het vandaag 6 februari is, en u voert in 7#, zal de boodschap morgen worden verzonden. Als het vandaag 6 februari is, en u voert 5# in, zal de boodschap op 5 maart worden verzonden. Bedieningshandleiding 5

16 .3 Boodschappen doorverbinden.3 Boodschappen doorverbinden Met deze funktie kunt u boodschappen naar andere mailboxen doorverbinden. Als de boodschap is toegewezen als privé, kan deze niet doorverbonden worden naar andere mailboxen. Hoofdmenu Open uw mailbox. Druk op. 7 Druk op 7. OPTIE: mailbox kiezen via het NUMMER. of OPTIE: mailbox kiezen via een NAAM. In plaats van een individuele mailbox kunt u ook een persoonlijkeof een systeem-groepsverzendlijst selecteren door het lijstnummer te kiezen. Als u een persoonlijke groepsverzendlijst gebruikt, drukt u na het lijstnummer op [#]. Persoonlijke groepsverzendlijsten moeten samengesteld worden voordat zij gebruikt kunnen worden. (Zie 4.5 Persoonlijke groepsverzendlijsten). Voor het gebruik van een Systeemgroepsverzendlijst kunt u bij de systeemprogrammeur informeren of het VPS een dergelijke lijst heeft. OPTIE : mailbox kiezen via het NUMMER Mailboxnr. Druk op het mailboxnummer met behulp van de cijfertoetsen. Druk op om het gekozen nummer te bevestigen. OPTIE : mailbox kiezen via een NAAM # + X X X Druk op # en om de mailbox te openen. Voer de eerste 3 of 4 letters in van de gewenste achternaam. Druk op om het gekozen nummer te bevestigen. DOORVERBINDEN DOORVERBINDEN MET COMMENTAAR Druk op voor doorverbinden zonder commentaar. of Druk op voor Commentaar doorverbinden opnemen. met commentaar. Druk op om de Druk op opname om te te stoppen. bevestigen. Hoorn op de haak. U krijgt geen bevestiging dat de boodschap is doorverbonden. 6 Bedieningshandleiding

17 .4 Uw mailbox openen vanaf een extern toestel.4 Uw mailbox openen vanaf een extern toestel Volg deze procedure om vanaf een andere locatie uw boodschappen te controleren. U heeft de mogelijkheid om een andere taal te kiezen voor de teksten van de Abonnee Service. Als u geïnteresseerd bent in deze optie, kunt u contact opnemen met uw systeembeheerder. # Mailboxnr. Bel op het externe toestel uw VPS INDIEN NODIG Druk op # en 6. Druk op en kies uw mailboxnummer. Wachtwoord + # Voer uw wachtwoord in en druk op #. # + 8 Toegang tot ander toestelnr. # Gesprek met de telefoniste # + 9 Het VPS verlaten Volg naar wens de Helptekst. Druk op om de boodschappen te ontvangen. Beluister uw boodschappen. Hoorn op de haak. Bedieningshandleiding 7

18 .4 Uw mailbox openen vanaf een extern toestel 8 Bedieningshandleiding

19 Hoofdstuk 3 Boodschappen verzenden Bedieningshandleiding 9

20 3. Boodschappen verzenden naar andere abonnees 3. Boodschappen verzenden naar andere abonnees Gebruik deze funktie om de boodschap naar diverse andere abonnees te verzenden. Hoofdmenu Open uw mailbox. Druk op. OPTIE: mailbox kiezen via het NUMMER. of OPTIE: mailbox kiezen via een NAAM. In plaats van een individuele mailbox kunt u ook een persoonlijkeof een systeem- groepsverzendlijst selecteren door het lijstnummer te kiezen. Als u een persoonlijke groepsverzendlijst gebruikt, drukt u na het lijstnummer op [#]. Voor het gebruik van Persoonlijke groepsverzendlijsten, moeten deze eerst worden gemaakt. (Zie 4.5 Persoonlijke groepsverzendlijsten). Voor het gebruik van een Systeem-groepsverzendlijst kunt u bij de systeemprogrammeur informeren of het VPS een dergelijke lijst heeft. OPTIE : mailbox kiezen via het NUMMER Mailboxnr. Druk op het mailboxnummer. Druk op om het gekozen mailboxnummer te bevestigen. OPTIE : mailbox kiezen via een NAAM # + X X X Druk op # en. Voer de eerste 3 of 4 letters van de gewenste naam in. Druk op om de gekozen naam te bevestigen. Boodschap opnemen Nieuw mailboxnr. toevoegen. 3 De verzendlijst beluisteren Volg naar wens de Helptekst. ALS U KIEST Ga naar de volgende bladzijde. ALS U KIEST Optie of Optie ALS U 3 KIEST Beluisteren U kunt naar maximaal 0 mailboxen één en dezelfde boodschap verzenden. 0 Bedieningshandleiding

21 3. Boodschappen verzenden naar andere abonnees EEN BOODSCHAP OPNEMEN Boodschap opnemen. Druk op om de opname te stoppen. Druk op om de boodschap te bevestigen. INSTELLEN VAN TIJD EN/OF PRIVÉ-STATUS of ONMIDDELLIJKE VERZENDING INSTELLEN VAN TIJD EN/OF PRIVÉ-STATUS Druk op. INSTELLEN VERZENDTIJD Verzendtijd + # Druk op. Verzendtijd instellen. Bijvoorbeeld: 5:00 invoeren als [5] en [#]. 5:5 invoeren als [55][#]. voor AM voor PM Druk op voor AM of voor PM. Dag van de maand + # Voer de dag van de maand in en sluit af met #. VOOR ONMIDDELLIJKE VERZENDING of Druk op om de verzendtijd Druk op. te bevestigen. Om de boodschap privé-status te geven Om terug te gaan naar het vorige menu Volg naar wens de Helptekst. Hoorn op de haak. ONMIDDELLIJKE VERZENDING Druk op om terug te gaan naar een vorig menu. Hoorn op de haak Als u tijdens het opnemen pauzeert, moet u binnen 0 seconden verder gaan omdat het VPS anders automatisch zal stoppen met opnemen. U zal " voor AM, voor PM" niet horen indien de systeembeheerder de tijdsweergave van gebruikersprompts heeft ingesteld op "4-u". Zie "Opmerking over invoeren van de datum" in paragraaf. Boodschappen beantwoorden. Bedieningshandleiding

22 3. Verzendstatus controleren Mailbox 3. Verzendstatus controleren Mailbox Met deze funktie kunt u de verzendstatus controleren van de boodschappen die u in uw mailbox heeft opgenomen. U kunt de verzendstatus van maximaal 84 boodschappen controleren. ALS DE BOODSCHAP NIET IS ONTVANGEN Hoofdmenu 3 3 Open uw mailbox. Druk op 3 om verzendstatus te controleren. Druk op 3 om de boodschap te annuleren of wis de controlemelding. of Druk op om de verzendcontrole te wissen. Druk op om de boodschapverzending te annuleren. Hoorn op de haak. Bedieningshandleiding

23 3.3 Een verzendlijst maken voor externe boodschappen 3.3 Een verzendlijst maken voor externe boodschappen Door het maken van een verzendlijst voor boodschappen die u extern gaat ver-zenden, kunt u via één handeling dezelfde boodschap verzenden naar meerdere externe partijen en/of toestellen. U kunt maximaal lijsten tegelijkertijd bijhouden, en elke lijst kan maximaal 8 geadresseerden bevatten. De systeemprogrammeur of systeembeheerder dient deze funktie in te stellen voordat deze funktie kan worden gebruikt. Hoofdmenu of Open uw mailbox. Druk op 6. of Druk op om een adres toe te voegen Druk op 3. Druk op 3. ADRESSEN VERWIJDEREN Alle adressen verwijderen Eén adres verwijderen Druk op. Maak uw keuze. Druk op of om een verzendlijst te kiezen. Druk op Hoorn op om te de haak. verwijderen. NAAR EEN TOESTEL NAAR EEN EXTERNE PARTIJ INDIEN NODIG Netlijntoegangscode Netnummer Voer een netlijntoegangscode in om Kies het een netlijn (CO) te netnummer. kiezen. Telefoonnr. Voer het telefoonnummer in. Voor het invoegen van een pauze of speciale code, voert u het gedeeltelijke nummer in en wacht op de menuopties. Druk op [5] om een pauze in te voegen. Druk op [4] om door te gaan met het invoeren van het telefoonnummer. of Toestelnr. Kies het toestelnummer. Druk op. Neem de naam van de ontvanger op. Druk op om de ontvanger toe te voegen. MEER GEADRESSEERDEN TOEVOEGEN STOPPEN Druk op om toe te voegen en herhaal de stappen. of Druk op om te stoppen. Hoorn op de haak. Bedieningshandleiding 3

24 3.4 Externe boodschappen verzenden 3.4 Externe boodschappen verzenden Gebruik deze funktie voor het opnemen en verzenden van externe boodschappen. De systeemprogrammeur of systeembeheerder dient deze funktie in te stellen voordat deze funktie kan worden gebruikt. Externe Boodschap verzending heeft enkele beperkingen (herhaalpogingen, duur van de boodschap, max. aantal boodschappen per mailbox, enz.). In geval van problemen, dient u contact op te nemen met de systeembeheerder. Hoofdmenu Open uw mailbox. 6 3 Druk op 6. Druk op 3. Druk op. NAAR ONTVANGER NAAR EEN EXTERNE PARTIJ Druk op. Netlijn-toegangscode Voer een netlijntoegangscode in om een netlijn (CO) te kiezen INDIEN NODIG Netnummer Kies het netnummer. # of Druk op # voor onmiddellijke verzending. Dag van + # de maand Voer de dag van de maand in en druk op #. Telefoonnr. Kies het telefoonnummer. INDIEN GEWENST Verzendtijd + # Stel de verzendtijd in. Druk op om te bevestigen. Voor het invoegen van een pauze of speciale code, voert u het gedeeltelijke nummer in en wacht op de menuopties. Druk op [5] om een pauze in te voegen. Druk op [4] om door te gaan met het invoeren van het telefoonnummer. Bijvoorbeeld: 5:00 invoeren als [5] en [#]. 5:5 invoeren als [55][#]. Neem na de pieptoon de boodschap op. Druk op om de opname te stoppen. voor AM voor PM Druk op voor AM of voor PM. Druk op om te bevestigen. Het uit 4 cijfers bestaande wachtwoord is niet het wachtwoord waarmee u uw mailbox opent. U kunt zelf bepalen of u bij externe verzending van een boodschap een wachtwoord gebruikt. Zorg ervoor dat u het 4-cijferige wachtwoord doorgeeft aan de ontvanger van de boodschap. U zal " voor AM, voor PM" niet horen indien de systeembeheerder de tijdsweergave van gebruikersprompts heeft ingesteld op "4-u". Zie "Opmerking over invoeren van de datum" in paragraaf. Boodschappen beantwoorden. of NAAR EEN TOESTEL Toestelnr. Kies het toestelnummer. VIA EXTERNE VERZENDLIJST 4-cijferige of # of 4-cijferige wachtwoord of of # wachtwoord Voer het 4-cijferige Neem na de Druk op. Druk op of Voer het 4-cijferige wachtwoord in of pieptoon de voor de gewenste lijst. druk op # om wachtwoord in of druk op # om naam op. verder te gaan. verder te gaan. Druk op om te bevestigen. Hoorn op de haak. 4 Bedieningshandleiding

25 3.5 Externe boodschappen ontvangen 3.5 Externe boodschappen ontvangen Gebruik deze funktie voor het ontvangen van externe boodschappen. Beantwoord een VPSgesprek. Druk op om de boodschap te ontvangen. INDIEN NODIG 4-cijferige # wachtwoord Druk op #. Voer het wachtwoord in dat is toegewezen aan de afzender. Druk op om het gesprek te beëindigen. Hoorn op de haak. De boodschap wordt niet verzonden als 3 keer het verkeerde wachtwoord wordt ingevoerd; de ontvanger zal echter de volgende informatie horen afhankelijk van de systeemprogrammering van het VPS: () De bedrijfsnaam, indien opgenomen. () Als het terug te bellen telefoonnummer is vastgelegd, zal deze worden weergegeven. (3) Het toestel van de eigenaar (lees: verzender), indien vastgelegd. Aan de hand van deze informatie kan de ontvanger een boodschap (of afzender) opsporen als de ontvanger zich het wachtwoord niet kan herinneren. De informatie aan de ontvanger kan in een bepaalde taal (prompt) worden verstrekt. De ontvanger kan ook zelf de gewenste taal kiezen. Als u (als afzender van externe boodschappen) geïnteresseerd bent in deze opties, raadpleeg dan uw systeembeheerder. Bedieningshandleiding 5

26 3.6 Externe boodschappen beantwoorden 3.6 Externe boodschappen beantwoorden Gebruik deze funktie voor het beantwoorden van externe boodschappen. INDIEN NODIG 4-cijferige wachtwoord # Beantwoord een VPS-gesprek. Druk op om de boodschap te ontvangen. Voer het wachtwoord in dat is toegewezen aan de afzender. Druk op #. Druk op om te beantwoorden. Neem een boodschap op. Druk op om de opname te stoppen. Druk op om te bevestigen. Om de boodschap privé-status te geven Een andere wijze Druk op of. Hoorn op de haak. 6 Bedieningshandleiding

27 3.7 Verzendstatus van externe boodschappen controleren en instellen 3.7 Verzendstatus van externe boodschappen controleren en instellen Na het opnemen van externe boodschappen kunt u het verzendschema of de lijst van ontvangers controleren. Alleen van boodschappen die nog niet zijn verzonden, kunt u de verzendstatus controleren (om, indien gewenst, de verzending of verzendtijd en datum te annuleren) Onder het begrip "niet verzonden" boodschappen behoren ook boodschappen waarvoor de ontvanger geen correct wachtwoord kon invoeren. Na het beluisteren heeft u de mogelijkheid om boodschappen te verwijderen of de verzendtijden te wijzigen. De systeemprogrammeur of systeembeheerder dient deze funktie in te stellen voordat deze funktie kan worden gebruikt. Hoofdmenu 6 3 Open uw mailbox. Druk op 6. Druk op 3. Druk op om de status te controleren. Druk op om het verzendschema te wijzigen of om de boodschap te verwijderen. Verzending van externe boodschap annuleren Tijd en datum wijzigen Druk op of. Hoorn op de haak. Bedieningshandleiding 7

28 3.7 Verzendstatus van externe boodschappen controleren en instellen 8 Bedieningshandleiding

29 Hoofdstuk 4 Speciale funkties Bedieningshandleiding 9

30 4. Status van doorverbonden gesprek 4. Status van doorverbonden gesprek Gebruik deze funktie om te bepalen hoe het VPS een gesprek moet afhandelen als iemand naar uw toestel belt. De volgende opties zijn beschikbaar: Gesprek blokkeren, Gesprekscontrole, Oproepen via intercom, Pieper oproepen, of Alle doorverbinddiensten uitschakelen. Hoofdmenu Open uw mailbox. 4 Druk op 4. Druk op. Gesprek blokkeren inschakelen Gesprekscontrole inschakelen 3 Oproepen via intercom inschakelen 4 Doorverbinden naar pieper 5 Alle doorverbinddiensten uitschakelen Volg naar wens de Helptekst. Hoorn op de haak. De funktie "Oproepen via intercom" is alleen beschikbaar als u een Panasonic KX-T telefoonsysteem met APT/DPT integratie gebruikt (raadpleeg "APT integratie" en "DPT integratie" in de woordenlijst). 30 Bedieningshandleiding

31 4. Secretaresse-toestel 4. Secretaresse-toestel De beller komt op twee manieren terecht bij het secretaresse-toestel: De ene manier gaat via de service "Automatisch doorschakelen" indien de status van "Incomplete gespreksafhandeling" het doorverbinden naar het secretaressetoestel heeft ingeschakeld (zie 4.3 Status van incomplete gespreksafhandeling). De tweede manier gebeurt tijdens een Persoonlijke begroeting als de beller tijdens het afspelen van een Persoonlijke begroeting op [0] drukt, wordt hij doorverbonden naar een specifiek toestel of naar een telefoniste (als er geen specifiek toestel is toegewezen). De derde manier gebeurt tijdens het opnemen van een boodschap als de beller na inspreken van zijn boodschap op [0] drukt, wordt hij doorverbonden naar een specifiek toestel of naar een telefoniste (als er geen specifiek toestel is toegewezen). Om deze funktie te activeren, moet uw systeembeheerder een toestelnummer toewijzen aan uw mailbox. Hoofdmenu 4 Toestelnr. of Open uw mailbox. Druk op 4. Druk op. Kies het toestelnummer. ALS U EEN NIEUW SECRETARESSE-TOESTEL TOEWIJST Toestelnr. Druk op om te wijzigen. Voer het nieuwe toestelnummer in. Druk op om te bevestigen. Hoorn op de haak. De beller weet niet dat als hij op [0] drukt, zal worden doorverbonden naar het secretaresse-toestel. De beller moet daarom worden ingelicht. Bijvoorbeeld, u neemt de "Bezet" begroeting als volgt op: "Hallo, u spreekt met Cindy. Ik ben op dit moment in gesprek. Als u op [0] drukt wordt u doorverbonden naar mijn secretaresse." Bedieningshandleiding 3

32 4.3 Status van incomplete gespreksafhandeling 4.3 Status van incomplete gespreksafhandeling Gesprekken worden beschouwd als incompleet als er niet wordt opgenomen of als de lijn bezet is. De status van incomplete gespreksafhandeling heeft 6 opties: () de beller een boodschap laten inspreken; () de beller doorverbinden naar het toestel van de secretaresse; (3) de eigenaar van de mailbox oproepen via de intercom (Oproepen via de intercom); (4) de eigenaar oproepen via diens pieper (5) de beller doorverbinden naar de telefoniste; of (6) de beller een ander toestel laten kiezen. Open uw mailbox. Druk op Hoofdmenu 4 Boodschap opnemen Doorverbinden naar secretaresse Oproepen via intercom Pieper oproepen Doorverbinden naar telefoniste Ga terug naar het beginmenu van Automatisch doorschakelen Volg naar wens de Helptekst. 4 Druk op 4. Om te wijzigen Om in te stellen Maak uw keuze. Hoorn op de haak. De funktie "Oproepen via intercom" is alleen beschikbaar als u een Panasonic KX-T telefoonsysteem met APT/DPT integratie gebruikt (raadpleeg "APT integratie" en "DPT integratie" in de woordenlijst). 3 Bedieningshandleiding

33 4.4 Boodschap-ontvangstmodus 4.4 Boodschap-ontvangstmodus Deze funktie wordt gebruikt om bellers te leiden naar uw normale of interview mailbox. Deze modus is effectief voor: () Incomplete gespreksafhandeling service (indien de lijn van de abonnee bezet is, of het gesprek niet kan beantwoorden, of als Gespreksblokkering is geactiveerd, en () als het toestel waarnaar wordt doorverbonden is ingesteld op "Logical Extension" (Logisch Toestel). Hoofdmenu 4 3 Open uw mailbox. Druk op 4. Druk op 3. Druk op om te wijzigen. (Interview modus/boodschap opname-modus) Hoorn op de haak. Niet alle abonnees hebben een interview mailbox. De systeemprogrammeur of systeembeheerder dient een interview mailbox toe te wijzen. Bedieningshandleiding 33