Profiel Secretaris Raad van Bestuur 13 juli 2016 Opdrachtgever Saffier De Residentiegroep Voor meer informatie over de functie Lidewij Geertsma, adviseur Leeuwendaal Telefoon (088) 00 868 00 Voor sollicitatie www.leeuwendaal.nl Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.
Inhoudsopgave 1 De situatie 3 2 De organisatie 4 2.1 Missie en Visie 4 2.2 Juridische structuur 4 2.3 Dienstverlening 4 2.4 Werkgebieden 5 2.5 Kerngegevens 6 3 De functie 7 3.1 Resultaatgebieden 7 3.1.1 Overleg en besluitvormingsprocessen 7 3.1.2 Voortgang dossiers 7 3.1.3 Overlegklimaat / Netwerk 7 3.1.4 Governance 7 3.1.5 Communicatie 8 3.1.6 Secretariële ondersteuning Raad van Bestuur 8 3.1.7 Beleidsontwikkeling 8 3.1.8 Financiën 8 4 De gewenste capaciteiten 9 4.1 Functie-eisen 9 5 De arbeidvoorwaarden 10 Secretaris Raad van Bestuur/profiel/13 juli 2016 2 van 10
1 De situatie Saffier De Residentiegroep is een organisatie binnen de sector Verpleging, Verzorging en Thuiszorg (VVT) in Den Haag waar welzijn en kwaliteit van leven van de cliënt voorop staat. Saffier De Residentie specialiseert zich op het gebied van Revalidatie, Niet Aangeboren Hersenletsel (NAH), bijzondere zorg aan Korsakov cliënten, psychogeriatrie en palliatieve terminale zorg in haar behandel- en verpleegcentra en woonzorgcentra. De organisatie is zo ingericht dat welzijn voor kwetsbare groepen en kleinschalig wonen (in een grootschaliger omgeving) alle aandacht krijgen. Vernieuwing van zorg en ontwikkelen van onderscheidend vermogen hebben prioriteit. Saffier De Residentie heeft zichzelf de opdracht gegeven haar cliënten (bewoners) zo veel mogelijk de regie te laten blijven voeren, hun zelfredzaamheid te stimuleren en de gemeenschapszin te bevorderen. Zij opereert daarbij zoals in het ontwikkelmodel van een lerende organisatie. Saffier De Residentiegroep heeft net als alle andere (ouderen)zorginstellingen te maken met de effecten van de nieuwe wet- en regelgeving en van een sterk veranderende markt, in combinatie met de specifiek voor Den Haag bekende daling van het aantal ouderen de afgelopen en komende jaren. Saffier De Residentiegroep werd vorig jaar met een negatief resultaat in de zorgexploitatie geconfronteerd. Uit het achterblijven van de terugloop van voornamelijk personele kosten ten opzichte van de opbrengsten werd duidelijk dat enkel een ombuigingsplan niet voldoende zou zijn om de te verwachten verdere krimp de komende jaren op te vangen. Om ook voor de toekomst op een verantwoorde wijze de kwaliteit van zorgverlening te kunnen uitvoeren, de organisatie gezond te houden en haar doelstelling vanuit haar missie en visie te kunnen uitvoeren heeft de Raad van Bestuur besloten een programma voor een Turn Around op te stellen en in 2016 tot uitvoer te brengen. Secretaris Raad van Bestuur/profiel/13 juli 2016 3 van 10
2 De organisatie 2.1 Missie en Visie De missie van Saffier De Residentiegroep is (ouder wordende) mensen te ondersteunen om zichzelf te kunnen zijn en blijven in de thuissituatie of wonend in een van haar locaties. In de visie van Saffier De Residentie staat de cliënt centraal. We onderscheiden ons hierbij door de erkenning van de cliënt als individu. Het jezelf kunnen zijn en blijven, ook als je door ziekte, handicap of het bereiken van hoge leeftijd hulp en ondersteuning nodig hebt. Daarbij staat de eigen regie van de cliënt voorop. Niet de ziekte of handicap is het vertrekpunt in de omgang maar de persoon, wie hij of zij is en wat hij of zij kan betekenen. Deze visie klinkt door in al onze beleidsbeslissingen rond doelgroepen, rond wonen en zorg aan de cliënten en keuzes ten aanzien van samenwerking met andere partijen. Waarmaken wat we beloven heeft prioriteit. We doen dat onafhankelijk van elke verandering in financiering en regelgeving, met een eigen koers en vertrouwen in de uitkomst, in het belang van de cliënten. Deze ambitie stelt echter hoge eisen aan de organisatie en de medewerkers. We hebben daar als Saffier De Residentie een belangrijke inhaalslag te maken. Deze is in gang gezet met het programma Turn Around. We vertalen onze ambities naar de volgende drie thema s: 1 We zetten de beweging naar meer regie voor de cliënt onverminderd voort. 2 We werken toe naar een lerende en innoverende organisatie. 3 We maken stappen om zo snel mogelijk een financieel gezonde en toekomstbestendige organisatie te zijn en te blijven. 2.2 Juridische structuur Stichting Saffier De Residentiegroep vormt een samenwerkingsverband met Stichting Zorginstelling Saffier De Residentie. De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht van beide stichtingen zijn gelijk.saffier De Residentiegroep heeft al het personeel in dienst, is eigenaar van al het onroerend goed, beheert de gebouwen en levert ruimtes, personeel en bedrijfsmiddelen ten behoeve van de exploitatie van Stichting Zorginstelling Saffier De Residentie. Stichting Zorginstelling Saffier De Residentie is de toegelaten instelling zoals in de Wet Toelating Zorginstellingen is geformuleerd en is verantwoordelijk voor het wonen, de zorg en behandeling vanuit de Wet langdurig wonen, behandeling gefinancierd vanuit de basisverzekering en de zorg geleverd vanuit de WMO. De medezeggenschap van cliënten is georganiseerd conform de Wet Medezeggenschap cliënten zorginstellingen. Dat betekent dat er voor cliënten en hun vertegenwoordigers voor elke woonvoorziening een cliëntenraad is ingesteld en op organisatieniveau is er een centrale cliëntenraad. De medezeggenschap van medewerkers is conform de Wet op de Ondernemingsraden geregeld: er is een ondernemingsraad. 2.3 Dienstverlening Saffier De Residentiegroep heeft diverse woonvoorzieningen voor ouderenzorg in de regio Den Haag. Een breed pakket van diensten staat cliënten ter beschikking. De kernactiviteiten zijn gericht op wonen, welzijn en zorg voor zowel de cliënten die in de locaties wonen als wijkbewoners rond de diverse locaties. Secretaris Raad van Bestuur/profiel/13 juli 2016 4 van 10
2.4 Werkgebieden De locaties van Saffier De Residentiegroep bevinden zich in de stadsdelen Escamp, Loosduinen, Scheveningen en Haagse Hout. De extramurale activiteiten richten zich eveneens op deze gebieden met een sterke concentratie in een beperkte straal rondom de eigen locaties. De woonen behandelcentra hebben t.a.v. de doelgroepen niet aangeboren hersenletsel (NAH), Korsakov en psycho-geriatrische zorg een regionale functie. Saffier de Residentiegroep behoort tot de zorgregio Haaglanden. Secretaris Raad van Bestuur/profiel/13 juli 2016 5 van 10
2.5 Kerngegevens Cliënten 2015 Aantal intramurale cliënten per eind december 871 Aantal feitelijke intramurale plaatsen per eind december 908 Aantal extramurale cliënten (exclusief dagactiviteiten) per eind december 212 Aantal cliënten dagactiviteiten (dagverzorging en -behandeling) 22 Aantal uren extramurale productie 12.373 Personeel Aantal personeelsleden in loondienst op 31 december 1.289 Aantal fte personeel in loondienst op 31 december 917,9 Secretaris Raad van Bestuur/profiel/13 juli 2016 6 van 10
3 De functie De Raad van Bestuur bestaat uit 1 persoon. De secretaris ondersteunt en adviseert de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht primair op het gebied van bestuurlijke vraagstukken. Hij is verantwoordelijk voor de logistiek en organisatie van het bestuurlijk proces. De secretaris vervult een spilfunctie in zowel het organiseren van (voorgenomen) besluitvorming over beleid als in een slagvaardige communicatie over genomen besluiten. Hij neemt daartoe zo nodig (vooraf) contact op met het management. Hij bewaakt de adviestrajecten (Ondernemingsraad, CCR, e.d.). De Raad van Bestuur heeft behoefte aan een ervaren secretaris die (de planning van) bestuurlijke processen en besluitvorming stroomlijnt en professionaliseert. De secretaris heeft een visie op een optimaal werkend, modern bestuurssecretariaat en handelt daarnaar. Hij is een pro-actief en kritisch adviseur en sparringpartner voor de Raad van Bestuur. Hij creëert draagvlak en eenheid op verschillende niveaus en maakt op natuurlijke en zorgvuldige wijze verbinding. De secretaris ressorteert rechtstreeks onder de Raad van Bestuur. Stuurt het secretariaat van de Raad van Bestuur aan. Is lid van het Management Team. Treedt daarnaast op als stevige vertegenwoordiger van de Raad van Bestuur in de buitenwereld. 3.1 Resultaatgebieden 3.1.1 Overleg en besluitvormingsprocessen Het voeren van de regie over de overleg- en besluitvormingsprocessen binnen de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht en het coordinerend stafoverleg (CSO). Waaronder het opstellen van een corporate planning (jaaragenda) en het monitoren hiervan. Heeft wekelijks werkoverleg met de Raad van Bestuur. 3.1.2 Voortgang dossiers Het voorbereiden van de vergaderingen van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht door zorg te dragen voor de relevante input en documenten, het bewaken van de voortgang en het zorgdragen van de realisatie van overeengekomen actiepunten door adequate vastlegging en opvolging hiervan. Is verantwoordelijk voor de coördinatie van de externe verantwoording op organisatieniveau in het Jaardocument. 3.1.3 Overlegklimaat / Netwerk Het onderhouden van contacten tussen de Raad van Bestuur en interne en externe overlegpartners en andere relevante netwerken. Netwerkcontacten met externe stakeholders ten dienste van de Raad van Bestuur (zoals gemeenten, andere zorgverleners, banken, verzekeraars, NVZ, STZ, CBP, IGZ, enz.). De secretaris woont de formele vergaderingen van de RvB en die van de RvB met de adviesorganen (OR, CCR ) bij, zodat hij de Raad van Bestuur kan ondersteunen in het tijdig inspelen op de wensen en behoeften van deze organen en het tijdig nakomen van gemaakte afspraken. Bewaakt vlotte doorstroming van dossiers en voorspelbare besluitvormingsprocessen. 3.1.4 Governance Het begeleiden van de strategische organisatieontwikkeling met sterke focus op governance en strategische samenwerkingspartners. Met als resultaat een effectieve organisatiestructuur die voldoet aan de eisen van goed bestuur en Saffier de Residentiegroep gereed maakt voor de toekomst. Secretaris Raad van Bestuur/profiel/13 juli 2016 7 van 10
3.1.5 Communicatie Het informeren van de afdeling communicatie over het bestuurlijke proces t.b.v. interne en externe communicatie. 3.1.6 Secretariële ondersteuning Raad van Bestuur Het aansturen en optimaliseren van het bestuurssecretariaat t.b.v. het bestuurlijk proces. Met als resultaat optimale secretariële ondersteuning van de Raad van Bestuur in termen van kwaliteit en productiviteit. 3.1.7 Beleidsontwikkeling Het informeren van de beleidsadviseurs die verbonden zijn aan de Raad van Bestuur volgend uit bestuurlijke ontwikkelingen i.o.m. voorzitter RvB. Adviseren van bestuurders en toezichthouders inzake strategie, risico s en wetgeving en rond bestuurlijke trajecten. 3.1.8 Financiën Is verantwoordelijk voor de sluitende begroting van het bestuurssecretariaat. Secretaris Raad van Bestuur/profiel/13 juli 2016 8 van 10
4 De gewenste capaciteiten We zoeken een ervaren, gedreven en ambitieuze secretaris die de Raad van Bestuur ontzorgt, adviseert en voor hen zaken regelt. De secretaris neemt initiatieven, is daadkrachtig en is een echte regelaar. Hij beschikt over natuurlijk overwicht, is empathisch en dienstverlenend. De secretaris beweegt zich soepel in een complexe omgeving met verschillende niveaus en is in stat snel te schakelen. Hij is verbindend en organisatiesensitief. Hij is sterk in het bij elkaar brengen van mensen vanuit diverse disciplines en met verschillende belangen in een dynamisch krachtenveld. Hij is analytisch sterk en heeft ervaring met het optimaliseren van bestuurlijke en besluitvormingsprocessen. Hij is een stevige gesprekspartner. Heeft een aanjagende rol, is zelf ook pro-actief. Brengt tegelijkertijd rust en relativeringsvermogen. Vertaalt relevante externe ontwikkelingen naar Saffier de Residentiegroep. 4.1 Functie-eisen Kennis U beschikt over ervaring als secretaris Raad van Bestuur binnen een complexe omgeving. Academische opleiding, met specialisatie op het gebied van bestuurlijke vraagstukken. Kennis op het vakgebied en ruime ervaring met veranderingsprocessen. U volgt maatschappelijke ontwikkelingen en kunt deze vertalen naar tactisch en strategisch beleid voor de organisatie. Persoonskenmerken U beschikt over scherpte en relativeringsvermogen. U bent daadkrachtig, doortastend en behoudt het overzicht. Daarnaast toont u empatisch vermogen, tact en organisatiesensitiviteit. U toont initiatief en overtuigingskracht. U beschikt over strategische visie en analytisch vermogen. U bent pro-actief, gericht op samenwerking en u streeft kwaliteit na. U werkt zelfstandig en kunt prioriteiten stellen. Bij het leidinggeven aan de medewerkers van het secretariaat RvB zijn leiderschap en de vaardigheid om een goede sfeer te creëren gevraagd. Kerncompetenties Reflecteren op zichzelf. Creatief denken. Initiatief nemen. Resultaatgericht handelen. Flexibel handelen. Coachen. Samenwerken. Commercieel handelen. Secretaris Raad van Bestuur/profiel/13 juli 2016 9 van 10
5 De arbeidvoorwaarden De functie is ingedeeld in fwg70 cao VVT. Secretaris Raad van Bestuur/profiel/13 juli 2016 10 van 10