Herijking Toekomstvisie 2025 Projectopdracht en procesbeschrijving Inleiding/achtergrondinformatie De raad heeft op 16 december 2009 de Strategische Toekomstvisie 2020 vastgesteld. In deze visie wordt de identiteit van onze gemeente vormgegeven en deze visie geeft de centrale koers voor de toekomst weer. Uit deze visie blijkt dat de realisatie van de toekomstvisie gemonitord zal moeten worden en dat een eerste beleidsmatige evaluatie in 2015 is gepland. Het college heeft in juni 2014 ingestemd om met hulp van externe ondersteuning de Strategische Toekomstvisie te herijken en de raad heeft middels het beleidsplan 2014 hiervoor een krediet beschikbaar gesteld. In het najaar van 2014 wordt gestart met de herijking en deze visie zal in april 2015 aan de raad ter vaststelling worden aangeboden, zodat deze visie richting kan geven voor keuzes in het beleidsplan 2015. Probleemstelling Behoud het goede, dat zijn we aan de inwoners en allen die werken en recreëren in Aa en Hunze verplicht. In de Toekomstvisie 2020 schreven we al dat dit geen vanzelfsprekendheid is, en dat dit voortdurend aandacht en vernieuwing vraagt. De snel veranderende omgeving stelt richtinggevende vragen over de rol van de gemeente die daarbij past. Niet alleen de gemeente zelf voelt de behoefte aan een actuele lange termijnvisie, ook dorpsbelangen, ondernemers, instellingen en inwoners vragen de gemeente om richting te geven voor de toekomst. Dit vraagt een actuele strategische visie dat als hulpmiddel kan dienen voor strategische keuzes. Doelstelling van het project De herijking van de toekomstvisie richting de horizon van 2025 is gericht op: een visie op de toekomst (perspectief en strategie); leiderschap bij bestuurders en formele en informele netwerken (samenwerking en slagkracht); maatschappelijk draagvlak en partners (participatie en uitvoeringskracht). De doelstelling van het project is dat de visie hulp biedt voor strategische keuzes. Afbakening/kaders/randvoorwaarden De opzet van de toekomstvisie 2020 is het uitgangspunt. Er wordt vooralsnog voortgebouwd met de bouwstenen wonen en werken, zorg en leefbaarheid, landbouw, recreatie en natuur, en bestuur en dienstverlening. Mogelijk geven recente trends en ontwikkelingen aanleidingen om dit aan te scherpen. Ook de landschappelijke indeling (Drents Plateau, Hondsrug, Hunzelaagte) blijft gehandhaafd, waarbij ook gekeken wordt naar het regionale schaalniveau en naar het niveau van de (samenwerkende) dorpen. Randvoorwaarden zijn extern en intern draagvlak voor de visie en integrale inhoudelijke inbreng. Organisatie Portefeuillehouder: Projectleider: Eric van Oosterhout Fred Snoep Stuurgroep: - Eric van Oosterhout (voorzitter) - Henk Heijerman (wethouder) - Ivo Berghhuis (raadslid Gemeentebelangen) - Henk Santes (raadslid PvdA) - Monique van Vreeswijk (raadslid Groenlinks) De raadsleden vertegenwoordigen de raad voor de terugblik, de 360 graden blik en de blik op de toekomst. Concreet houdt dit in de stuurgroep blijft bestaan in deze samenstelling tot en met fase 3 (zie onder bij planning). Na deze fase gaan de raadsleden uit de stuurgroep. In fase 4 volgt een groot deel uitvoering en daarna de besluitvorming. 1 1
Projectgroep: - Fred Snoep (voorzitter) - Geske Barendregt (externe adviseur) - Pascal van Corbach (griffier) - Margo Jalving (afdelingshoofd) - Harold de Groot (afdelingshoofd) - Biense van Spronsen (afdelingshoofd en secretaris) - Myra de Koning (communicatie) De externe adviseur is procesbegeleider, kwaliteitsbewaker en heeft tevens inhoudelijke inbreng. Aanpak Wij stellen voor de herijking van de Toekomstvisie in vier stappen tot stand te laten komen. Deze stappen zijn het terugkijken, het kijken in het heden, het vooruit kijken en het afronden in een gedeelde visie en uitvoeringsagenda. gezamenlijke toekomst in woord en beeld verdelen taken en verantwoordelijkheden Gezamenlijke blik samenhang tussen actviteiten visie op ontwikkeling gemeente, gebieden en regio visie op rollen van actoren Blik op de toekomst nieuwe trends en thema's aanknopingspunten voor versterking rode draad in beeld 360 graden blik factsheets thema's gericht op: behouden en verbeteren knelpunten en kansenkaart Terugblik Stap 1: Terugblik In deze eerste stappen blikken we terug op de afgelopen vijf jaren. Wat is nog actueel en waar zijn we ingehaald door nieuwe ontwikkelingen? Deze vatten we samen op factsheets waarbij wij vooralsnog voortbouwen op de bestaande indeling van de Toekomstvisie 2020: wonen en werken, zorg en leefbaarheid, landbouw, recreatie en natuur, bestuur en dienstverlening. Van de genoemde ontwikkelingen bepalen wij in een werksessie met ambtenaren en bestuurders wat we willen met deze ontwikkelingen: behouden, versterken of ombuigen. De knelpunten en kansen vanuit het verleden vatten we samen op een kaart. Mogelijke uitkomst kan zijn dat de hier gehanteerde kapstok in thema s niet langer fungeert en dat hier een nieuw voorstel voor nodig is. 2 2
De betrokkenheid van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie is een belangrijk aandachtspunt. In het visiegericht werken vormen zij een belangrijke speler en dragen zij zorg voor het interne draagvlak binnen de verschillende sectorale onderdelen van de gemeente. Een visie is immers van alle afdelingen en dient in alle afdelingen vervolg te krijgen. Tussentijds te corresponderen informatie (bijvoorbeeld voorafgaand aan een overleg met raad of maatschappelijke organisaties) zal verwerkt worden op analysekaarten en streefbeelden/ambitiekaarten van maximaal twee kantjes A4, waarop in kernwoorden de belangrijkste resultaten, discussie- en aandachtspunten zijn samengevat, aangevuld met illustraties. Factsheets updaten Werksessie met ambtenaren en bestuurders om groslijsten te completeren en te ordenen (behoud, versterken, ombuigen) Overleg stuurgroep over uitkomsten Factsheets thema s met inzicht in behoud, versterken of ombuigen - Stap 2: 360 graden blik De tweede stap is gericht op het nu. Waar staan we en welke kanten kunnen we uit? Welke trends spelen er? Ook worden actuele thema s toegevoegd, zoals de verschuiving van overheidstaken van rijk naar gemeente, van overheid naar samenleving, de veranderingen in het sociale stelsel, de opkomst van lokale initiatieven, van de biobased economy et cetera. Hiertoe organiseren we wederom een expertmeeting waar een aantal actuele thema s worden aangekaart en besproken. Deze expertmeeting wordt ingezet voor een breed publiek: raadsleden, projectgroep en stuurgroep, maar ook lokale partners betrekken we in de discussie. In gesprek met inwoners, verenigingen en ondernemers gaan we zoeken naar aanknopingspunten voor versterking. Hierbij zijn gesprekken over wat kunnen we doen, wat moeten we doen, wat willen we dat we doen van belang. De uitkomsten hiervan geven aanknopingspunten voor versterking van de visie. Gezamenlijk moet hieruit een aanzet van een rode draad volgen. Gedurende het proces zullen ook telkens concrete acties worden genoemd, van zaken die goed lopen, die net zijn opgepakt of waar juist een stagnatie optreedt. Dit alles noteren we als activiteit en dit krijgt zo veel mogelijk aan het einde van het proces een plaatsje. Deze fase leent zich voor de inzet van het burgerpanel. Een mooie manier om vroegtijdig aan een breed publiek diverse vragen voor te leggen. Verdieping vindt plaats door in gesprek te gaan met enkele dorpen. Dit kan breed ingestoken worden (a la de drie avonden in 2009) of meer focus krijgen door die dorpen te bezoeken die aangegeven hebben graag strategisch mee te willen denken. OPTIE Huiswerk in deze stap bestaat uit het uitbouwen van de factsheets van stap 1 met trends / ontwikkelingen. De thema s worden geactualiseerd (voortbouwen op 4 bestaande of bijstellen vanwege actualiteit). En het voorbereiden en organiseren van diverse participatieonderdelen, zoals: inzet van het burgerpanel, sessie dorpen, sessie jeugd, expertmeeting, raad, stuurgroep en projectgroep. De uitkomsten van deze 360 graden ronde vatten we samen in een notitie. Hieruit ontstaat de rode draad voor 2025, zowel als lange termijn (perspectief) als korte termijn (strategie). 3 3
- Stap 3: Blik op de toekomst Stap drie is gericht op de toekomst. Wat willen we en wat kunnen we staan hier centraal. Van de bouwstenen uit de stappen 1 en 2 stellen we een geactualiseerde visie op de toekomst samen. Deze visie gaat in op (nieuwe) thema s en de verschillende schaalniveaus (gemeente, gebieden en regio). We schetsen niet alleen een perspectief, maar ook de strategie om daar te komen, en welke partners hier welke rol in (kunnen) hebben. Opstellen actuele visie 2025 Aanscherpen Concept visie - Stap 4: Gezamenlijke blik Deze vierde stap is gericht op het delen van de gedachten uit de concept visie met alle betrokkenen, te weten inwoners, raad, college, partners, ambtenaren. Dit delen betekent ook het fijnslijpen van conceptteksten en zoeken naar een gemeenschappelijke herkenbare en erkende formulering. Een belangrijk onderdeel is ook het verdelen van de taken en verantwoordelijkheden. Wie gaat waar over? Het is in de toekomst ook vaak niet de gemeente die belast is met bepaalde uitvoeringszaken. Hoe komt het dan toch tot stand? Het kan mogelijk zijn dat de ambities gedeeld worden, maar dat er nog onduidelijkheid blijft bestaan over de wijze van uitvoering of de actor die dat op zich neemt. In de toekomstvisie maken we onderscheid in: uitvoeren, ontwikkelen en zoeken. Waarbij uitvoeren over die zaken gaat waarvan de uitvoering reeds belegd kan worden; zoeken betreft zaken die nog geheel onduidelijk zijn en ook nog kunnen afvallen als blijkt dat draagvlak ontbreekt. Ontwikkelen zit er qua abstractie tussenin, het is wenselijk, het is ook haalbaar, maar hoe het precies tot stand moet komen is nog niet bepaald. Ter overweging willen we u meegeven om in deze stap te gaan bouwen aan een minder vrijblijvende vorm van samenwerking met ondernemers, inwoners en andere partners. Bijvoorbeeld door het actieprogramma dat in deze stap vormt krijgt niet alleen door de raad te laten vaststellen, maar ook door partners te laten ondertekenen. Terugleggen concept bij inwoners en partners Werksessie ambtenaren en partners 4 avonden inwoners Avond raad Opstellen eindconcept + actieprogramma Het resultaat van dit proces is de Toekomstvisie 2025; een oplegger op de bestaande visie, kort en krachtig met actieprogramma. Gereed voor vaststelling door de gemeenteraad. Planning De planning is gericht op een behandeling van de visie in de raadsvergadering van 23 april 2015. Stap Sept. Okt. Nov. Dec. Jan. Feb. Maart 1 2 4 4
3 4 Deze stappen worden uitgewerkt in een gedetailleerde planning. Financiën (kosten en baten) Conform vorige visie gaan we de visie zoveel mogelijk in eigen beheer ontwikkelen en aanvullend wordt externe ondersteuning voor klankbord en/of specifieke expertise ingebracht. De vorige keer heeft BMC ons hierbij ondersteund en in het kader van doelmatigheid is ook aan BMC de ondersteuning van deze herijking gegund. In het beleidsplan 2014 is voor de herijking van de Toekomstvisie in totaal 50.000 door de raad beschikbaar gesteld voor de volgende kosten: - Externe ondersteuning van BMC; - Ondersteuning communicatie; - Insprekers (expertmeeting) en eventuele inhoudelijke externe inbreng; - Andere kosten zoals zaalhuur, drukkosten etc. Inzet van ambtelijke uren maakt geen onderdeel uit van deze kosten. Het totaal aantal ambtelijke uren (exclusief communicatie) wordt ingeschat op 200 en deze uren maken onderdeel uit van de managementfuncties. Voor de inzet van communicatie is capaciteit door middel van tijdelijk ondersteuning beschikbaar gesteld. Communicatie Een toekomstvisie 2025 is een product van de hele gemeente Aa en Hunze, dus ook van de individuele burger. Hun betrokkenheid vereist speciale aandacht. Het is de bedoeling om de burger eerder, vaker en diverser bij de visie te betrekken. Het interactief ontwikkelen van een toekomstvisie is een uitgelezen kans voor de raad om met de bevolking te communiceren en om draagvlak te creëren voor het toekomstig beleid. Door het proces zorgvuldig vorm te geven en volop ruimte te geven aan inbreng vanuit de samenleving, kan de totstandkoming van de toekomstvisie bijdragen aan het opbouwen van saamhorigheid en het creëren van draagvlak voor het vervolgtraject. Interactie is geen stap in het proces, maar de rode draad! Hier nu in investeren, werpt zijn vruchten af. Dat zien we al bij een aantal kernen die een bijdrage (willen) leveren aan het kern- en buurtgericht werken. Ook uit de periodieke collegebezoeken aan de kernen blijkt het enthousiasme van de inwoners. In de dorpenronde komen de toekomstvisie en de initiatieven vanuit de inwoners zeker weer ter sprake. Myra de Koning is voor communicatieve ondersteuning toegevoegd aan de projectgroep. Risico s Geen draagvlak en daardoor geen hulpmiddel voor strategische keuzes. Kanttekeningen Zie risico s. Kwaliteit De komende jaren een effectief hulpmiddel voor strategische keuzes. Relatie externe partijen Zie communicatie. 5 5