Handleiding Medipoint Zorgpro 2.0
Inhoud 1. INLOGGEN IN MEDIPOINT ZORGPRO 2.0... 2 2. OPZOEKEN CLIËNT... 4 3. INVOEREN LEVERING OF BEZORGOPDRACHT... 6 4. INVOEREN RETOUR OF OPHAALOPDRACHT...17 5. INVOEREN SERVICEOPDRACHT...22 6. BEWERKEN MIJN PROFIEL...24 7. TIPS EN TRUCS...25 8. WACHTWOORD VERGETEN...29 9. ACCOUNT GEBLOKKEERD...31 10. ONDERSTEUNDE DEVICES EN BROWSERS...32 Pagina 1 van 32
1. INLOGGEN IN MEDIPOINT ZORGPRO 2.0 A. U kunt Medipoint Zorgpro 2.0 bereiken door het volgende adres in te typen in het adresveld van de browser en op ENTER te drukken: http://zorgpro.medipoint.nl Op Andriod-devices (smartphone of tablet) is Medipoint Zorgpro 2.0 ook beschikbaar als App. Ga naar de Google Play Store om de App de downloaden. B. Het inlogscherm wordt geopend. Vul hier uw gebruikersnaam en wachtwoord in, en klik daarna op Inloggen». C. Indien u voor de eerste keer wilt inloggen in Medipoint Zorgpro 2.0, klik dan op Wachtwoord vergeten?. Daarna kunt u uw gebruikersnaam invoeren (meestal is dat uw e-mailadres, dat bekend is bij uw CareTeam consulent) en op Verzenden klikken. Pagina 2 van 32
U zult dan een e-mail van ons ontvangen met daarin een link. Als u op die link klikt dan kunt u zelf een wachtwoord instellen. Let op: gebruik voor het wachtwoord minimaal 7 karakters, minimaal 1 nummer en minimaal 1 hoofdletter. Pagina 3 van 32
2. OPZOEKEN CLIËNT A. Op het moment dat u bent ingelogd in Medipoint Zorgpro 2.0 wordt het scherm 1. ZOEK CLIËNT geopend. In dit scherm kunt u de geboortedatum van de cliënt invoeren, in combinatie met postcode/huisnummer, met verzekeringsnummer (polisnummer) of BSN-nummer. Klik hierna op de knop Zoek cliënt. Pagina 4 van 32
B. Medipoint Zorgpro 2.0 zoekt de cliëntgegevens op in Vecozo. Met het zoekresultaat dat uit Vecozo komt wordt daarna in de database van Medipoint gezocht of de cliënt daar reeds bekend is. Stap 3. CLIËNTGEGEVENS wordt geopend. Er zijn drie mogelijkheden: 1) Cliënt is bekend in Vecozo én in de Medipoint-database: Er wordt aangegeven dat de cliënt een Geregistreerde cliënt is. In dat geval worden de bij Medipoint bekende cliëntgegevens getoond, inclusief eventuele uitstaande hulpmiddelen. 2) Cliënt is bekend in Vecozo, maar nog niet in de Medipoint-database: Er wordt aangegeven dat de cliënt een Ongeregistreerde cliënt is. Daaronder worden de door Vecozo aangeboden cliëntgegevens weergegeven. 3) Cliënt is niet bekend in Vecozo: Er wordt aangegeven dat de cliënt niet in de Vecozo-database is gevonden, er kan dan ook geen opdracht worden ingevoerd. U kunt de cliënt opnieuw proberen te vinden met aangepaste zoektermen. Pagina 5 van 32
3. INVOEREN LEVERING OF BEZORGOPDRACHT A. Doorloop eventueel eerst Hoofdstuk 2. OPZOEKEN CLIËNT B. Vul in stap 2 CLIËNTGEGEVENS verder in: 1) Heeft lidmaatschap bij (kies uit een lijst met ledenverenigingen waar Medipoint een samenwerking mee heeft). Indien de cliënt geen lid is, of dit is niet bij u bekend: kies dan voor Geen. 2) Lidmaatschapsnummer (indien er een ledenvereniging is gekozen) 3) Email 4) Telefoonnummer één van de twee opties is verplicht 5) Mobiel nummer 6) Postcode (indien nog niet gevuld) 7) Huisnummer (indien nog niet gevuld) 8) Huisnummer toevoeging (optioneel) C. Klik eventueel op Zoek adres indien de Straat en Plaats nog niet ingevuld zijn. De straat- en plaatsnaam worden daarna automatisch ingevuld op basis van de ingevoerde postcode. D. Klik op de knop Nieuwe aanvraag. Pagina 6 van 32
E. Het scherm 3. ACTIES wordt geopend. Via dit scherm kunnen de hulpmiddelen worden gekozen en aan de winkelmand worden toegevoegd. F. Kies onder het kopje Categorie de categorie (bijvoorbeeld Transfermiddelen) van het hulpmiddel u wilt verstrekken of laten bezorgen. G. Nu wordt een lijst met subcategorieën getoond. Klik op één van de subcategorieën (bijvoorbeeld Drempelhulp). H. Aan de rechterkant worden alle hulpmiddelen getoond die verstrekt kunnen worden. Kies één van de hulpmiddelen door op het winkelwagen-icoontje te klikken. Herhaal dit indien er meerdere hulpmiddelen ingevoerd moeten worden. Pagina 7 van 32
I. De hulpmiddelen zijn nu toegevoegd aan de winkelwagen. J. Indien nodig is het mogelijk om door te klikken op het + teken het aantal hulpmiddelen te verhogen. K. Voor sommige hulpmiddelen is er in verband met de vergoeding door de zorgverzekeraar een verwijsbrief nodig. Indien dat het geval is bij het door u gekozen hulpmiddel, dan verschijnt er een melding boven de winkelwagen. De verwijsbrief kan ofwel direct worden geüpload, ofwel later per mail, fax of post worden verzonden. Pagina 8 van 32
1) Klik op de melding. 2) Klik op de knop Kies bestand 3) Selecteer in de verkenner de verwijsbrief. Daarna verschijnt de knop Toevoegen. Klik hier op. Pagina 9 van 32
4) De verwijsbrief wordt geupload. Indien nodig kan er nog een tweede bijlage worden toegevoegd. LET OP: Het is alleen mogelijk om bestanden met de extensie.jpg of.png toe te voegen. Indien u alleen over een pdf- of word-bestand beschikt, kijk dan in hoofdstuk 7. TIPS EN TRUCS voor een instructie. L. Wanneer alle gewenste hulpmiddelen zijn toegevoegd aan de winkelwagen, klik dan op de knop Verder. Pagina 10 van 32
M. Het scherm Stap 4. Indicatie wordt geopend. Voor UITLEEN-artikelen (die door de zorgverzekeraar worden vergoed) is het meestal nodig om een indicatieformulier in te vullen. Voor huur particulier -artikelen en huur ledenvereniging -artikelen is er geen indicatie nodig. N. Klik op het artikel waar een indicatieformulier voor noodzakelijk is. De regel klapt open, waardoor de indicatievragen in te vullen zijn. O. Vul de indicatievragen in. De vragen waar een uitroepteken achter staat zijn verplicht. Klik daarna op OK. Doe dit voor ieder hulpmiddel waarvoor een indicatie noodzakelijk is. P. Als alle indicaties zijn ingevuld, klik dan op de knop Direct meenemen als de hulpmiddelen direct worden meegegeven aan de cliënt. Klik op Laten bezorgen als de hulpmiddelen door Medipoint moeten worden bezorgd. Pagina 11 van 32
Q. DIRECT MEENEMEN Vul, indien de hulpmiddelen direct meegegeven worden aan de cliënt, onderstaande velden in en klik daarna op Controleren. 1) Uitgevoerd: Standaard staat vandaag als uitvoerdatum. Indien nodig kan dit worden gewijzigd door op de knop Datum te klikken. 2) Geschatte uitleentermijn: Kies hier hoe lang u denkt dat de cliënt de hulpmiddelen nodig heeft. 3) Contactpersoon: Klik op de knop Voeg contactpersoon toe om een eventueel contactpersoon toe te voegen. 4) Emailbevestiging t.b.v. contactpersoon: Vul hier een emailadres in indien er een kopie van de opdrachtbevestiging verstuurd moet worden. Pagina 12 van 32
LET OP: Leveringen Particuliere huur kunnen niet direct worden meegegeven Als u een hulpmiddel wilt invoeren die niet door de zorgverzekeraar of ledenvereniging worden vergoed, dan betreft het een hulpmiddel dat door de cliënt zelf betaald moet worden, via particuliere huur. Deze hulpmiddelen kunnen niet direct worden verstrekt. Als u een hulpmiddel in uw winkelmandje heeft, en u kiest toch voor Direct meenemen, dan verschijnt er bij de laatste stap Controleren en bestel een melding waardoor u de bestelling niet kunt afronden. U kunt er dan alsnog (via onderstaande knoppen) voor kiezen om de hulpmiddelen te laten bezorgen, of om alle hulpmiddelen met particuliere huur uit het winkelmandje te verwijderen. - Als u klikt op de knop Alle middelen laten bezorgen, komt u terug in stap 4. Indicatie en kunt u alsnog kiezen voor Laten bezorgen. - Als u klikt op de knop Verwijder alle particuliere huur dan worden alle particuliere huurartikelen verwijderd uit het winkelmandje, en kunt u de artikelen die vergoed worden door zorgverzekeraar of ledenvereniging wel direct meegeven. R. LATEN BEZORGEN Vul, indien de hulpmiddelen bezorgd moeten worden door Medipoint, onderstaande velden in en klik daarna op Controleren : 1) Afleveradres: Standaard staat het verblijfadres van de cliënt geselecteerd. Indien er op een ander adres geleverd moet worden, klik dan op Anders 2) Nog af te leveren/uit te voeren: Klik op de knop Datum om een afleverdatum te kiezen. Er kan alleen een datum op een werkdag in de toekomst worden gekozen, en na 16:00 uur kan er niet meer voor de volgende dag worden gekozen. 3) Geschatte uitleentermijn: Kies hier hoe lang u denkt dat de cliënt de hulpmiddelen nodig heeft. Pagina 13 van 32
4) Contactpersoon: Klik op de knop Voeg contactpersoon toe om een eventueel contactpersoon toe te voegen. 5) Extra afleverinformatie: Selecteer eventuele extra afleverinformatie, die betrekking hebben op het adres waar afgeleverd wordt. 6) Emailbevestiging t.b.v. contactpersoon: Vul hier een emailadres in indien er een kopie van de opdrachtbevestiging verstuurd moet worden. 7) Opmerking t.b.v. chauffeur: Voer hier informatie is die van belang is voor de chauffeur bij aflevering. S. Het scherm 6. Controleren en bestel wordt geopend. Hier wordt een overzicht gegeven van alles wat ingevoerd is bij de bestelling. Indien er geen emailbevestiging naar de cliënt of contactpersoon hoeft te worden gestuurd, zet het vinkje dat achter Email bevestiging naar Cliënt staat dan uit. Indien er een bepaald gegeven nog niet klopt, dan kan dit nog worden gewijzigd door op de knop Wijzigen te drukken. Pagina 14 van 32
T. Als alles klopt wat in dit scherm staat, klik dan op Bevestigen. Pagina 15 van 32
U. De opdrachten worden verstuurd, en het scherm Bevestiging opdracht verschijnt. Als u op het icoontje klikt dat staat achter Document openen dan kunt u de opdrachtbon bekijken en eventueel afdrukken. Bij direct meenemen dient het document te worden afgedrukt, en moet door de cliënt worden ondertekend voor ontvangst. Als u klikt op de knop Naar Cliënt gegevens dan komt u weer in stap 2. Cliëntgegevens terecht en kunt u eventueel een nieuwe opdracht invoeren voor dezelfde cliënt. Als u klikt op de knop Gereed dan opent het scherm 1. Zoek cliënt weer, en kunt u een nieuwe opdracht invoeren voor een andere cliënt. Pagina 16 van 32
4. INVOEREN RETOUR OF OPHAALOPDRACHT A. Doorloop eerst Hoofdstuk 2. OPZOEKEN CLIËNT B. Vul in stap 2 CLIËNTGEGEVENS (indien nodig) verder in: 1) Heeft lidmaatschap bij (kies uit een lijst met ledenverenigingen waar Medipoint een samenwerking mee heeft) 2) Lidmaatschapsnummer (indien er een ledenvereniging is gekozen) 3) Email 4) Telefoonnummer één van de twee opties is verplicht 5) Mobiel nummer C. Klik op de knop Beëindiging. D. Het scherm 3. ACTIES wordt geopend. Zet een vinkje voor Selecteer hulpmiddel voor beëindiging achter het hulpmiddel(en) dat retourgebracht wordt of moet worden opgehaald. Klik daarna op de knop Direct Inleveren als het hulpmiddel op dit moment wordt ingeverd. Klik op de knop Laten ophalen als het hulpmiddel door Medipoint moet worden opgehaald. Pagina 17 van 32
Let op: Voor hulpmiddelen die nog niet zijn afgeleverd, maar al wel zijn ingepland om af te leveren, kan geen retour of ophaalopdracht worden aangemaakt. In deze gevallen is het hulpmiddel dan ook niet te selecteren. U kunt in dat geval contact opnemen met Medipoint. E. DIRECT INLEVEREN Vul, indien de hulpmiddelen direct worden ingeleverd door de client, onderstaande velden in en druk daarna op Controleren en bevestig. 1) Uitgevoerd: Standaard staat vandaag als uitvoerdatum. Indien nodig kan dit worden gewijzigd door op de knop Datum te klikken. 2) Contactpersoon: Klik op de knop Voeg contactpersoon toe om een eventueel contactpersoon toe te voegen. 3) Emailbevestiging t.b.v. contactpersoon: Vul hier een emailadres in indien er een kopie van de opdrachtbevestiging verstuurd moet worden. Pagina 18 van 32
F. LATEN OPHALEN Vul, indien de hulpmiddelen door Medipoint moeten worden opgehaald, onderstaande velden in en klik daarna op Controleren en bevestig : 1) Ophaal adres: Standaard staat het verblijfadres van de cliënt geselecteerd. Indien er op een ander adres opgehaald moet worden, klik dan op Anders 2) Gewenste ophaaldatum: Klik op de knop Datum om een afleverdatum te kiezen. Er kan alleen een datum op een werkdag in de toekomst worden gekozen, en na 16:00 uur kan er niet meer voor de volgende dag worden gekozen. 3) Contactpersoon: Klik op de knop Voeg contactpersoon toe om een eventueel contactpersoon toe te voegen. 4) Extra ophaalinformatie: Selecteer eventuele extra informatie, die betrekking hebben op het adres waar opgehaald wordt. 5) Emailbevestiging t.b.v. contactpersoon: Vul hier een emailadres in indien er een kopie van de opdrachtbevestiging verstuurd moet worden. 6) Opmerking t.b.v. chauffeur: Voer hier informatie in die van belang is voor de chauffeur bij het ophalen. Pagina 19 van 32
G. Scherm 6. Controleren en bevestig wordt geopend. Hier wordt een overzicht gegeven van alles wat ingevoerd is. Indien er geen emailbevestiging naar de cliënt of contactpersoon hoeft te worden verstuud, zet het vinkje dat achter Email bevestiging naar Cliënt staat dan uit. Indien er een bepaald gegeven nog niet klopt, dan kan dit nog worden gewijzigd door op de knop Wijzigen te drukken. H. Als alles klopt wat in dit scherm staat, klik dan op Bevestigen. Pagina 20 van 32
I. De opdrachten worden verstuurd, en het scherm Bevestiging opdracht verschijnt. Als u op het icoontje klikt dat staat achter Document openen dan kunt u de opdrachtbon bekijken en eventueel afdrukken. Als u klikt op de knop Naar Cliënt gegevens dan komt u weer in stap 2. Cliëntgegevens terecht en kunt u eventueel een nieuwe opdracht invoeren voor dezelfde cliënt. Als u klikt op de knop Gereed dan opent het scherm 1. Zoek cliënt weer, en kunt u een nieuwe opdracht invoeren voor een andere cliënt. Pagina 21 van 32
5. INVOEREN SERVICEOPDRACHT A. Doorloop eerst Hoofdstuk 2. OPZOEKEN CLIËNT B. Klik op de knop Service. C. Het scherm 3. ACTIES wordt geopend. In dit scherm kunt kiezen tussen twee opties: 1) Service op onbekend middel: klik hier op als het hulpmiddel niet in de lijst openstaande/geregistreerde hulpmiddelen voorkomt. 2) Service op openstaande / geregistreerde middelen: klik hier op als de servicemelding betrekking heeft op een hulpmiddel dat zichtbaar is in Medipoint Zorgpro 2.0. Als u dat heeft gedaan, klik daarna op het juiste hulpmiddel in de lijst van openstaande / geregistreerde middelen. Pagina 22 van 32
D. In beeld verschijnt een scherm waarmee u het serviceverzoek kunt versturen. 1) Vul in het veld Telefoonnummer uw telefoonnummer in. 2) Typ in het grote veld het serviceverzoek in. 3) Zet in het veld Cc mij per mail een vinkje als u een kopie van het serviceverzoek wilt ontvangen. 4) Zet in het veld Cc Cliënt / Contactpersoon een vinkje als u wenst dat de cliënt of contactpersoon een kopie van het serviceverzoek ontvangt. Vul daarna het emailadres van de cliënt of contactpersoon in. 5) Klik daarna op de knop Verstuur. E. Er wordt nu een email verstuurd naar de klantenservice van Medipoint. Binnen een uur zal er contact worden opgenomen. Pagina 23 van 32
6. BEWERKEN MIJN PROFIEL Binnen Medipoint Zorgpro 2.0 is het mogelijk om zelf uw profiel te bewerken. Als u bent ingelogd in Medipoint Zorgpro 2.0, klik dan bovenin op de link Home. Onderstaand scherm wordt dan geopend. Hier ziet u een aantal gegevens die betrekking hebben op uw gebruikersaccount binnen Medipoint Zorgpro 2.0. Als u deze gegevens wilt wijzigen, klik dan op de knop Mijn profiel. Het scherm Mijn account wordt geopend. Hier kunt u uw wachtwoord, of uw persoonlijke gegevens wijzigen. Een aantal velden kunnen niet worden gewijzigd. Wanneer u een wijziging heeft doorgevoerd, klik dan op de knop Accepteren helemaal onderaan de pagina. Daarna verschijnt er een melding dat uw account is bijgewerkt. Pagina 24 van 32
7. TIPS EN TRUCS A. Dubbele cliëntgegevens gevonden. Sommige cliënten zijn dubbel ingevoerd in de database van Medipoint. In dat geval worden in stap 2. Cliëntgegevens dezelfde cliënt meerdere keren aangegeven. Selecteer via de icoontjes de juiste cliënt. Het kan zijn dat uitstaande hulpmiddelen bij de ene dubbele cliënt niet zichtbaar zijn. Selecteer in dat geval de andere dubbele cliënt om een ophaal-, retour- of serviceopdracht te maken. B. Aanvraag langdurige verstrekking Het kan zijn dat bij het begin van de aanvraag al duidelijk is dat de cliënt de zorghulpmiddelen langer nodig heeft dan 26 weken. Wij verzoeken u deze opdrachten niet in te voeren in Medipoint Zorgpro 2.0, maar nemen de aanvraag graag telefonisch met u door. U kunt ons bereiken via telefoonnummer 088 10 20 100. C. Indicatievragen Wanneer u meerdere artikelen invoert, dan kan het zijn dat voor verschillende artikelen dezelfde indicatievragen worden gesteld. In de meeste gevallen onthoudt Medipoint Zorgpro 2.0 het antwoord dat bij het vorige hulpmiddel is ingevoerd, op het moment dat dezelfde vraag voor dezelfde cliënt opnieuw wordt gesteld. Dit is echter niet bij iedere combinatie van hulpmiddelen het geval (bijvoorbeeld eerst een Toiletstoel, en daarna Bedverhogers). In die gevallen is het dus helaas nodig om 2x antwoord te geven op dezelfde vraag. Pagina 25 van 32
D. Verwijsbrief alleen te importeren als.png of.jpg Met betrekking tot het uploaden van verwijsbrieven, is het alleen mogelijk om bestanden met de extensie.jpg of.png toe te voegen. Indien u alleen over bijvoorbeeld een PDF- of Word-bestand beschikt moet deze dus eerst omgezet worden naar.png of.jpg. Hiervoor zijn op internet verschillende tools te vinden, maar één van de makkelijkste oplossingen is de volgende: 1) Zorg dat de verwijsbrief helemaal zichtbaar is in uw beeldscherm (als het document in Adobe Reader is geopend dan kan dat via het menu Beeld -> Zoomen -> Zoomen naar paginaniveau. 2) Klik linksonderin op Start (windows) Pagina 26 van 32
3) Typ in het zoekveld dat boven de startknop staat: Knipprogramma, en druk daarna op de Enter-toets. 4) Het Knipprogramma opent automatisch. Klik hierna op de knop Nieuw. 5) Selecteer nu de gehele verwijsbrief. Klik daarna in het Knipprogramma op de knop Opslaan. Pagina 27 van 32
6) Sla het bestand op als.png of als.jpg. 7) Nu kan de verwijsbrief worden geüpload in Medipoint Zorgpro 2.0. Pagina 28 van 32
8. WACHTWOORD VERGETEN Indien u uw wachtwoord van Medipoint Zorgpro 2.0 bent vergeten, klik in het inlogscherm op de link Wachtwoord vergeten?. U komt dan in het scherm Wachtwoord vergeten terecht. Hier kunt u uw gebruikersnaam (meestal is dat uw emailadres) invullen, en daarna klikken op Verzenden. Pagina 29 van 32
U zult binnen een paar minuten een email ontvangen, met daarin een link. Als u op de link klikt dan opent zich een pagina waarin u een nieuw wachtwoord in kunt vullen. Doe dit twee maal, en klik daarna op de knop Wijzig. Hierna kunt in inloggen in Medipoint Zorgpro 2.0 met uw nieuw ingestelde wachtwoord. Pagina 30 van 32
9. ACCOUNT GEBLOKKEERD Wanneer u meer dan vijf keer een fout wachtwoord heeft ingevoerd, dan wordt vanuit veiligheidsoverwegingen uw gebruikersaccount geblokkeerd. In dat geval kunt u niet meer inloggen, ook niet als u het wachtwoord weer kunt herinneren. Het is dan tevens niet meer mogelijk om via Wachtwoord vergeten een nieuw wachtwoord in te stellen. Wanneer u dat toch probeert, en u heeft twee maal een nieuw bedacht wachtwoord ingevoerd, dan resulteert dit in een foutmelding. Wanneer uw gebruikersaccount is geblokkeerd, dan kunt u contact opnemen met uw CareTeam consulent. De consulent zorgt er dan voor dat uw gebruikersaccount weer wordt vrijgegeven. Pagina 31 van 32
10. ONDERSTEUNDE DEVICES EN BROWSERS De portal Medipoint Zorgpro 2.0 ontwikkeld en uitgebreid getest op verschillende apparaten (computers, laptops, tablets en smartphones), met verschillende browsers en besturingsystemen. Bepaalde appraten kan de portal er echter iets anders uitzien. Dit heeft dan met de grootte van het beeldscherm te maken. Een overzicht van ondersteunde apparaten kunt u terugvinden in de portal zelf, onder het kopje Hoe werkt deze portal?, en dan Veelgestelde vragen. Pagina 32 van 32