Implementatie van een digitaal consultatie formulier Kunnen we de communicatie rond arts bezoek verbeteren? Miriam ter Horst AVG opleiding Erasmus MC 2015
Inleiding. In het kader van het derde jaar van de opleiding tot Arts voor verstandelijk gehandicapten (AVG) wordt door de AIOS een kwaliteitsproject uitgevoerd. Dit project heeft als doel een onderdeel van de (medische) zorg in de zorginstelling te verbeteren. Voor het uitvoeren van dit kwaliteitsproject wordt de Cirkel van Deming gebruikt. Dit is een veelgebruikt model om kwaliteitsverbetering te krijgen en te behouden. Deze cirkel bestaat uit vier fasen; Plan, Do, Check, Act. Deze wordt elke keer opnieuw doorlopen. De cirkel van Deming houdt het volgende in: Plan: Kijk naar de huidige werkzaamheden en maak een plan voor verbetering van deze werkzaamheden. Do: Voer uit wat er in Plan bedacht is en meet de resultaten. Check: Ga geregeld na of dat wat er in Plan bedacht is ook daadwerkelijk in Do heeft plaatsgevonden. Als dat niet het geval is, onderzoek dan waar dat door komt. Act: Doe iets met de constateringen uit Check. Dat betekent dat je wijzigingen in Plan (oftewel in het organiseren) aanbrengt. Je zet acties uit om de resultaten te verbeteren. Ik heb er voor gekozen om de communicatie rond een bezoek aan de huisarts of AVG te verbeteren door invoering van een consultatie formulier dat digitaal ingevuld kan worden voorafgaand aan het bezoek. Kwaliteitsproject AVG opleiding 2015 Miriam ter Horst 2
Probleem stelling. Wanneer in een intramurale setting een cliënt de huisarts of AVG bezoekt wordt dit meestal gedaan op verzoek van begeleiders of familie. Het is vaak zo dat de cliënt zelf niet (goed) kan vertellen waarom hij of zij bij de dokter komt. Regelmatig komt het dan ook voor dat een cliënt de spreekkamer betreed zonder dat duidelijk is wat de reden van het doktersbezoek is. De begeleider die de afspraak maakte is lang niet altijd aanwezig, en vaak wordt het doktersbezoek gedaan door de meest onervaren begeleider omdat deze nu eenmaal het beste gemist kan worden op de woning of dagbestedingsgroep. Soms kan de reden van het bezoek zelfs niet achterhaald worden, en vertrekt de cliënt onverrichterzake weer naar woning of dagbesteding. Wanneer wel duidelijk wordt wat de hulpvraag is, de cliënt is nagekeken, er een conclusie en een plan is, blijkt dat dit lang niet altijd goed aankomt bij degene die voor de zorg van de cliënt verantwoordelijk is. Al met al kost het doktersbezoek zo veel extra tijd, is regelmatig een tweede afspraak nodig, en levert het veel onnodige ergernis en frustratie op bij zowel de arts als de begeleiders. Het belangrijkste is echter dat deze onduidelijkheid ten koste gaat van goede en tijdige patiëntenzorg! Kwaliteitsproject AVG opleiding 2015 Miriam ter Horst 3
Doelstelling. Het doel van dit kwaliteitsproject is het verbeteren communicatie rond consult aan Huisarts of AVG door de volgende stappen: o Formulier ontwikkelen om de hulpvraag voorafgaand aan bezoek arts zo helder mogelijk te krijgen, en beleid goed op in te vullen o Eenvoudige manier vinden om dit formulier in te vullen en op juiste plek te krijgen o Ervoor zorgen dat formulier met gemaakte afspraken ook weer op juiste plek terechtkomt Uitgangssituatie. Er is een voorbeeldformulier beschikbaar via de huisarts die hier eerder mee gewerkt heeft in een andere instelling. De volgende vragen moeten eerst beantwoord worden: 1. Voldoet dit formulier? 2. Hoe komt het altijd bij de arts terecht voorafgaand aan het consult? 3. Hoe kan het formulier eenvoudig door iedereen gevonden worden? 4. Hoe zorgen we ervoor dat het ingevulde formulier met beleid van de arts weer terug komt op de woning en goed terug te vinden is? Kwaliteitsproject AVG opleiding 2015 Miriam ter Horst 4
Plan: Februari/mei 2015: 1. Voldoet het formulier? Het beschikbare formulier wordt voorgelegd voorleggen aan artsen, doktersassistenten, verpleegkundigen, teamleiders en begeleiders en waar nodig aangepast. (hier doorloop ik op dit onderdeel al meerdere keren een cirkel van Deming met uiteindelijk een eerste formulier tot gevolg). 2. Hoe komt het altijd bij de arts terecht voorafgaand aan het consult? Doktersassistentes maken de afspraken en doen triage, dus meest logische is als zij de formulieren gaan beheren, en zorgen dat ze bij de arts die het consult gaat doen terecht komen. Dit kan via een bestaande postbus van de doktersassistentes. Het is mogelijk om het formulier door te mailen. 3. Hoe kan het formulier eenvoudig door iedereen gevonden worden? Ik overleg met manager en ICT over de mogelijkheden om het formulier digitaal beschikbaar te stellen op intranet, en dit ook digitaal te versturen. Dit blijkt mogelijk. Om te komen tot een digitaal formulier dat voldoet de inhoud die vastgesteld is bij 1, en aansluit bij de logistiek van 3 wordt regelmatig teruggekoppeld aan alle partijen en waar nodig bijgesteld. Uiteindelijk is via ook weer een aantal keren doorlopen van een mini-cirkel van Deming een eerste formulier te vinden op intranet, wat door begeleiders ingevuld kan worden, en daarna automatisch wordt verzonden naar een postbus die beheerd wordt door de doktersassistentes. 4. Hoe zorgen we ervoor dat het ingevulde formulier met de conclusie en het beleid van de arts weer terug komt op de woning en goed terug te vinden is? Overleg manager zorg over bereiken begeleiders, teamleiders en verpleegkundige dienst om uitleg te geven. Voorlichting in teamleiders vergadering: op het formulier zal het antwoord van de arts ingevuld worden, en teruggemaild aan de woning. Teamleiders zorgen dat begeleiders weten waar ze dit in de map van hun cliënten kunnen opbergen, zodat het door iedereen terug te vinden is. Hier bestaat al een tabblad medisch voor in de cliëntenmap op de woning. Kwaliteitsproject AVG opleiding 2015 Miriam ter Horst 5
Do: Juni 2015 Zodra formulier klaar is gaan we ermee werken: Er wordt een mailing gedaan naar alle betrokkenen met uitleg over het formulier en een link naar plek war het formulier te vinden is. Tevens wordt gevraagd om feedback en tips te mailen met betrekking tot het gebruik van het formulier. Artsen/Doktersassistenten registreren hoe vaak het gebruikt wordt, en welke problemen ze signaleren Doktersassistenten vragen om formulier bij elke afspraak die ze inplannen. Huisarts die de meeste consulten doet vraagt bij elke cliënt die gezien moet worden en waarvoor geen formulier is ingevuld om alsnog een formulier in te vullen. Kwaliteitsproject AVG opleiding 2015 Miriam ter Horst 6
Check: Augustus 2015 Evaluatie: Er worden opnieuw interviews gedaan met alle betrokkenen. Het formulier wordt al vrij snel goed gebruikt. Inmiddels wordt al in ongeveer 75% van de gevallen een formulier ingevuld voorafgaand aan een doktersconsult. Het formulier wordt minder goed ingevuld in de volgende gevallen: - het betreft een spoedconsult - het betreft een controle afspraak - het is een complexe hulpvraag voor AVG, voortkomend uit een MDO/overleg, waarbij de begeleider weet dat de betrokken arts al weet waar het over gaat. Wat betreft de logistiek zijn er weinig opmerkingen. Veel genoemd door de geïnterviewde begeleiders is de tijd die het kost om het formulier in te vullen, maar tegelijkertijd wordt de meerwaarde ook wel gezien, en vooral de geschreven conclusie van de arts met het beleid wordt gewaardeerd. Kwaliteitsproject AVG opleiding 2015 Miriam ter Horst 7
CIRKEL 2 Act/Plan (Cirkel 2): Naar aanleiding van de evaluatie zijn er een aantal suggesties voor aanpassingen aan het formulier. - Het betreft informatie over woning van cliënt, en extra mogelijkheden om formulier bij aanvraag ook naar mede behandelaren te mailen ter info. - Er wordt een enkele inhoudelijke aanpassing gedaan, zoals vraag aan begeleiders om bij het consult relevante lijsten mee te nemen - Er wordt een medische vraag geschrapt die niet relevant bleek. Er moet overlegd worden met de ICT om te kijken of de eerst genoemde aanpassing gedaan kan worden. Is dit technisch mogelijk? Verder moet overlegd worden met de betrokken artsen over de genoemde suggesties ter aanpassing van het formulier. Welke wijzigingen voeren we door? Kwaliteitsproject AVG opleiding 2015 Miriam ter Horst 8
Do (Cirkel 2): Er wordt gesproken met betrokken artsen en deze zijn het eens met de genoemde voorstellen ter aanpassing van het formulier. Er wordt overlegd met ICT. Medewerker ICT is in staat om het formulier aan te passen naar onze wensen. Het formulier wordt aangepast, getest en definitieve versie wordt geïnstalleerd op intranet. Er wordt een tweede mailing gedaan naar alle betrokkenen. Het succes wordt gedeeld en er wordt informatie gegeven over het aangepaste formulier. Tips over maken van link in favorieten, en bewaren van benodigde cliënt info in de buurt van de computer worden benoemd. Alle betrokkenen worden uitgenodigd om feedback te geven op het formulier, en opmerkingen en ervaringen te delen. Kwaliteitsproject AVG opleiding 2015 Miriam ter Horst 9
Check (Cirkel 2): Eind oktober 2015 Na de laatste mailing wordt het formulier nog steeds goed gebruikt. In ongeveer 80% van de gevallen is een formulier aanwezig voorafgaande aan het consult. Op de uitnodiging aan alle medewerkers om feedback te geven op de laatste versie van het formulier is geen reactie gekomen. Interviews met betrokkenen levert geen aanvullende informatie op, er is geen behoefte aan aanpassingen zowel wat betreft de inhoud van het formulier, als wat betreft de logistiek. Kwaliteitsproject AVG opleiding 2015 Miriam ter Horst 10
Conclusie en borging Het consultatieformulier is met succes geïmplementeerd. Het heeft ertoe geleid dat er nog zelden cliënten gezien worden waar van tevoren niet bekend is wat de hulpvraag is. Extra consulten omdat begeleiders geen antwoord hebben gekregen op hun vraag komen niet tot nauwelijks meer voor, en begeleiders kunnen makkelijker terugvinden welke medische zaken spelen rond hun cliënt wanneer ze bijvoorbeeld afwezig zijn geweest. Bijkomstig gunstig effect van het consultatieformulier is dat de doktersassistentes veel beter in staat zijn om goed te triageren, en kunnen bepalen wie van de aanwezige dokters de cliënt het beste kan zien. Borging vindt plaats via doktersassistentes die bij maken van elke afspraak naar het formulier vragen. En de huisarts die na consult vraagt alsnog in te vullen om antwoord digitaal te kunnen geven Het formulier wordt is volledig in gebruik en er zijn momenteel geen aanpassingen nodig. Bij ruim 80 % is het ingevulde formulier aanwezig voorafgaand aan een consult. Vanuit de verpleegkundige dienst en de huisarts is de wens geuit om meer formulieren digitaal beschikbaar te stellen om de medische zorg te verbeteren. Gedacht wordt aan evaluatie formulieren premedicatie, defecatielijsten, epilepsie aanvalsbeschrijvingen etc. Binnenkort volgt een brainstorm sessie binnen de organisatie met als onderwerp het aanpassen van het intranet. Hier zal ook besproken worden hoe we meer gebruik kunnen maken van het intranet ten behoeve van de medische zorg, waarbij dit voorbeeld van het consultatieformulier meegenomen zal worden. Kwaliteitsproject AVG opleiding 2015 Miriam ter Horst 11
Bijlage: 1 e opzet consultatieformulier. Consultatie huisarts Naam cliënt: Geboortedatum: Datum inschakeling: Naam Regie-begeleider: Naam Regie-behandelaar: 1. Besluit tot inschakeling van de huisarts (naam en functie medewerker) heeft na overleg met (naam+functie) besloten de huisarts in te schakelen voor bovenvermelde cliënt de hieronder vermelde reden(en): (Beschrijf de klachten, hoelang deze bestaat, wanneer is de klacht het ergst/minst erg? Is er invloed van eten/wc-bezoek/beweging/gedrag etc.? Hoeveel last heeft de cliënt?) 2. Waaraan zie je dat de cliënt ziek is/klachten heeft? Koorts?/ ander gedrag? Zo ja, wat merk je?/verandering van ontlastingspatroon? /afwijkingen urine?/ veranderingen menstruatiepatroon? /braken?/pijn?/andere symptomen die er mee te maken hebben? Kwaliteitsproject AVG opleiding 2015 Miriam ter Horst 12
3. Is er al iets gedaan tegen de klachten? Zo ja, wat en met welk resultaat? 4. Noteer de volgende bevindingen (mits relevant in relatie tot de klacht) Heeft client een andere gelaatskleur dan normaal? Temperatuur (rectaal/oorthermometer?) Ademhaling per minuut: Polsslagen per minuut: Bewustzijnsverlies? Zie je verwondingen? 5. Naam (huis)arts Conclusie, advies/voorschrift (huis)arts: 6. Interne rapportage Naam en functie medewerker: Heeft op datum tijdstip: Bovenstaande rapportage verwerkt in Dagrapportage in Cura Cliëntendossier Kwaliteitsproject AVG opleiding 2015 Miriam ter Horst 13
Referenties: 1. http://nl.wikipedia.org/wiki/kwaliteitscirkel_van_deming. 2. Handboek AVG-opleiding 2015, Module kwaliteit van zorg, M.Meijer 3. Kwaliteitsprojecten website AVG opleiding. 4. http://sterkeropeigenbenen.nl/onderzoeken/afgerondeonderzoeken/eerstelijnszorg-op-maat-voor-mensen-metverstandelijke-beperkingen/ Kwaliteitsproject AVG opleiding 2015 Miriam ter Horst 14