Organiseren en uitbesteden van Technisch Beheer en Onderhoud TVVL Zuid-Holland 16 november 2015 Capelle a/d IJssel
Introductie Aart de Jong 1988 TU Delft werktuigbouw koudetechniek & klimaatregeling Service en Onderhoud -> Beheer en Onderhoud Installateur Leverancier Adviseur - Opdrachtgever Sinds 1998 zelfstandig ondernemer Tiberius Maintenance Samenwerking OG en ON en optimalisatie processen beheer en onderhoud Dit jaar bij Kontek / Brink Groep manager inventariseren Integraliteit bouwkundig inspectie met installatietechnisch advies Netwerken: TVVL NVDO ISSO PDH FMN
1. Inleiding Organiseren en uitbesteden van Technisch Beheer en Onderhoud 2. Duurzaam Beheer en Onderhoud (DBO) 3. ISSO 101 Onderhoud en Onderhoudscontracten 4. Organisatorische en uitbestedingsaspecten 5. Resumé
4 ISSO publicatiereeks DB&O e.d.
Positionering ISSO publicaties DBO SLA Vastgoedorganisatie Eigenaar Beheerder Beheer overeenkomst 100 102 103 Gehuisveste organisatie Management Gebruiker / Huurder OH contract Prestatie- Indicatoren Uitvoeringsverantwoordelijkheid Prestatie- Indicatoren Materiedeskundige Adviseur / Inspecteur Duurzaam Beheer en Onderhoud Facilitaire organisatie Management Beheerder 105 104 106 101 Onderhoudspartij(en) Management Contractmanager Contractors Operationeel personeel 107 Projectpartij Management Projectleider
ISSO 101 Onderhoud en Begrippen en definities Beheer Onderhoud Duurzaam Beheer en Onderhoud Normen en publicaties Bedrijfsmatige beschouwing Inhoudelijke beschouwing Contractvormen Keuze voor een contractvorm onderhoudscontracten Duurzaam Beheer: Onderhoud: Beheer en Onderhoud: Een Alle De tijdens manier managementactiviteiten de van levensduur beheer en van een onderhoud gerelateerd gebouw ononderbroken waarbij aan onderhoudsdoelen, prestaties uit te van strategieën, voeren het reeks gebouw verantwoordelijkheden van en inspecties, installaties op en onderhoudsbeurten, uitvoering, het niveau als waarbij beoogd wijzigingen planning, en (terug)gebracht beheersing, herstelwerkzaamheden, verbetering en stand en die nodig is gehouden financiën om te waarborgen centraal worden staan., dat waarbij gebouw tevens en deze (het functioneren prestaties geborgd van) worden op de gebouwinstallaties lange termijn. in overeenstemming met de beoogde uitgangspunten blijven.
Wat levert Duurzaam Beheer en Onderhoud op? Prettiger What sbinnenklimaat it for me? Betere Afhankelijk arbeidsprestaties van de positie in de keten Lager Welke energieverbruik kant wil je op?
Belangrijke aspecten opdrachtgever en opdrachtnemer Belangen bij opdrachtgever en opdrachtnemer Doelmatige besteding van resources en middelen (kwaliteit en kosten) versus Winstmaximalisatie (omzet en rendement) Maar voor beiden geldt: Reputatie en relatie als functie van de tijd
Weer veel managementtaal
Macht Belang Waar draait het allemaal om? Wie betaalt bepaalt Maar is dit altijd de opdrachtgever?? Opdrachtgever initieert in ieder geval wel
Een nieuwe situatie = visie vaardigheden prikkels middelen plan van aanpak = verandering plan van vaardigheden prikkels middelen = aanpak verwarring
Visie Vanuit belang Opdrachtgever worden de uitgangspunten bepaald: Tijdspanne Ambitie (kwaliteit) Budget Richting (missie, visie, doelen; normen en waarden) Ruimte (scope, taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden) Resultaat (kwaliteit, beloning) Rekenschap (borging)
Demarcatie uitbesteden, RIE! ORGANISATIE ( P1) EXTERNE CONTEXT ( P2) FINANCIEEL ( P3) VEILIGHEID, GEZONDHEID, WELZIJN en MILIEU ( P4) Waarde creat ie Kerncompet ent ie in huis Expertise op de markt Commercieel risico VGWM risico s X 1 nee ja nee ja Laag X 2 X 3 X 4 ja nee Hoog X 5 Hoog Laag BUY prestatiecontract BUY MAKE MAKE COOPERATE COOPERATE Zelf of d.m.v. inspanningscontract resultaatcontract
Onzekerheden in visie? Marktconsultatie Kennis in netwerken Bepaal competenties (kennis, vaardigheden, ervaring) Bepaal strategie (concurrentie of samenwerking) Bepaal contractvorm Maar let op: alles draait om, macht en belang Denk ook aan samenhang Reputatie Relatie - Ruil
Een nieuwe situatie = visie vaardigheden prikkels middelen plan van aanpak = verandering visie plan van vaardigheden prikkels = aanpak frustratie
Middelen Software en ICT systemen (FMIS, Assetmanagement, ERP) Beeld t.a.v. Gebruik Beheer Techniek => ISSO 104, 106 Exploitatie informatie, scope, assetlijst, etc. => ISSO 105 Overdracht uit realisatie => ISSO 107 Contract => ISSO 101 = afgeleide van de strategie en situatie
Inspanningscontract Schriftelijke overeenkomst voor het leveren van een activiteit zonder resultaatverplichting voor de opdrachtnemer In een inspanningscontract, bestemd voor het onderhoud aan gebouwen en gebouwgebonden installaties, wordt vastgelegd dat bepaalde inspanningen op het gebied van het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden (bestek) worden uitgevoerd. Deze worden in het contract in meer of mindere mate gedetailleerd beschreven. Resultaatcontract NEN 2776 (NL) Vastgoed Termen en definities Praktijkrichtlijn NPR 2777:2014 Leidraad voor het opstellen van onderhoudscontracten voor vastgoed Schriftelijk vastgelegde overeenkomst voor het door de opdrachtnemer bereiken van een overeengekomen resultaat binnen een bepaalde periode In een resultaatscontract bestemd voor het onderhoud aan gebouwen en gebouwgebonden installaties worden bepaalde resultaten van de te verrichten onderhoudswerkzaamheden in meer of mindere mate gedetailleerd vastgelegd.
Onderhoudscontracten ISSO 101 Resultaatcontract Inspanningscontract
Onderhoudscontracten, anders Resultaatcontract Richting, Ruimte, Resultaat, Rekenschap samenwerking, vertrouwen, transparantie Opdrachtgever Opdrachtnemer Klant/leverancier Leverancier/klant Omzet Doelmatig Rendement
Metafoor: het gebouw als de koets Training voor de passagier: - Hoe organiseer ik de reis? Training voor de koetsier: - Hoe realiseer ik de reis? De reis naar een resultaatcontract Duurzaam Beheer en Onderhoud De paarden: de technische onderhoudspartij(en) De koetsier: facilitair en vastgoed managers/beheerders De passagier: de opdrachtgever (eigenaar), en gebruikers gehuisveste organisatie De koets: Het gebouw en de technische installaties De paardenfluisteraar: De adviseur die paarden en koetsier traint Het reisdoel: Een comfortabele of betere situatie, kwalitatief en/of financieel De weg: Traditioneel Beheer en Onderhoud (gebruik makend van de aanwezige onverharde wegen met hobbels en kuilen) Duurzaam Beheer en Onderhoud (geasfalteerde en comfortabele weg vraagt investeringen/inspanningen in het wegennet
Risico s (frustraties) Paarden achter de wagen ( vaak bij inspanningscontract) Te veel gericht op taken Verkeerde uitvraag, niet juist omschreven Was eenvoudig aan te besteden Echter geen gezamenlijk doel Dan paarden achter de wagen Paarden los van de teugels (vaak bij prestatiecontract) Te veel gericht op prestatie-indicatoren Verkeerde PI s Eenvoudig aanbesteed met verlegging van risico s Dan paarden los van de teugels Paarden aan de teugels; samen naar het beoogde effect (kan bij resultaatcontract) Stelt eisen aan opdrachtnemer EN opdrachtgever (willen en kunnen) Vertrouwen en samenwerking voorwaarde Gezamenlijke waardecreatie en delen van de winst Na concrete visievorming aan te besteden Juist gekozen contractvorm
Een nieuwe situatie = visie vaardigheden prikkels middelen plan van aanpak = verandering visie prikkels plan van middelen = aanpak ongerustheid
Vaardigheden Competentie Kennis, vaardigheden, ervaring Juiste termen en definities => ISSO 101, NEN normen, W&R Juiste contractvorming Juiste contracten
Onderhoudsconcept Technisch systeem of component Per deelsystemen 1 Kans op een storing klein ja Bepaal Onderhoudsstrategie SGO = Storing Gestuurd OH (uitval) GGO = Gebruik Gestuurd OH (tijd) nee ja 3 Kans op een storing toenemend in de tijd 2 Gevolg van storing ernstig ja nee SGO TGO = Toestand Gestuurd OH (conditie) nee nee 4 Spreiding storingsinterval klein ja GGO Strategiekeuze voor korte termijn 5 Meetbaarheid toestand goed ja TGO (Regulier onderhoud) nee of lange termijn (Groot vervangingsonderhoud) 6 Ontwerp te modificeren ja Modificatie kan verschillen nee Criteria Herbezien
Het degradatieproces 100% Conditie of prestatie CGO Min. niveau Tijd t 1 t 0 t 2 t 3
Risicogestuurd onderhoud (RGO) Onderhoud waarbij prestatie-eisen door de Technisch Dienstverlener worden gegarandeerd en waarbij de verantwoordelijkheid aan de Technisch Dienstverlener wordt overgedragen. Bijvoorbeeld bij kritische assets wordt op basis van risicoprofielen vastgelegd welke eisen er moeten worden nagekomen (bijvoorbeeld t.a.v. beschikbaarheid, betrouwbaarheid (storingen) en doelmatig onderhoud) vereist zijn en wordt het onderhoudsregime hierop aangepast.
Conditiegestuurd onderhoud (CGO) Onderhoud dat er op is gericht om een installatie in een bepaalde (minimale) conditie (conform NEN2767) te brengen en houden. Conditiegestuurd onderhoud bestaat primair uit een voorgeschreven toestandinspectie. Daarbij wordt de opgenomen toestand vergeleken met een norm.
PDCA in technisch beheer en onderhoud Prev. en Corr. Onderhoud Plan Wettelijke inspecties Keuringen Planmatig en planbaar Klein Vervangend Onderhoud Preventief Onderhoud Visuele inspecties NEN2767 Visuele inspecties RGO Uitvoering Preventief en Correctief Onderhoud Plan Aanvullend Planbaar Peventief encorrectief Onderhoud Niet planbaar Correctief en Preventief Onderhoud Vervolgactie Alsnog directe uitvoering binnen OPEX (Voorlopig) niet uitvoeren van vervolgactiviteiten Doorschuiven naar Lange termijn Onderhoud (CAPEX) Rapportage, analyse en afstemming Overleg, audits, inspecties, reviews Korte termijn Onderhoud Lange termijn Onderhoud Plan MJOP en Jaarplan Planmatig en planbaar Groot Vervangend Onderhoud Overige projecten CGO Uitvoering Jaarplan Lange termijn Onderhoud L Vervolgactie Afhandelen restpunten Garantieonderhoud Overdracht naar beheer en onderhoud Opleveringsprocedure Controle overdracht naar beheer en onderhoud
Een nieuwe situatie = visie vaardigheden prikkels middelen plan van aanpak = verandering visie vaardigheden prikkels middelen = tredmolen
PvA = projectmatige aanpak Zorg voor: Organisatie (configuratiemanagement) GOTIK-R Informatie (assetlijst) Tijdspanne (uitbestedingsproces, implementatie, contract) Geld (budget en tijd) Kwaliteit (scherp beeld, duidelijke afspraken) Risicobeheersing (escalatiemodel, anticipeer op kansen)
Keuzemodel contractvorming (ISSO 101) 1. Indeling technische systemen en bepaling kriticiteit 2. Bepaling mate van uitbesteding zelf uitbesteden lease 3. Bepaling onderhoudsbehoefte SGO GGO TGO MOD 4. Bepaling onderhoudsconcept en werkpakket Inst. A Inst. B Inst. C Inst. D 5. Bepaling contractvorm capaciteit inspanning resultaat prestatie 6. Selectie contractpartij I - IV II - IV III - IV IV 7. Afsluiting onderhoudscontract aankondiging aanmelding selectie uitnodiging inlichting inschrijving beoordeling gunning implementatie uitvoering
Aanbesteding & duurzaam inkopen Aanbestedingstraject Initiatief Selectie Voorbereiding (ontwerp, bestek) Aanbesteding Gunning Implementatie en nazorg Realisatie en exploitatie Duurzaam inkopen Handleiding Duurzaam Inkopen Criteria voor de kwalificatie van de leverancier (3.2.1) Minimumeisen aan product, dienst of werk (3.2.2) Gunningcriteria (3.2.3) Contractbepalingen (3.2.4)
Outputspecificatie (ook) t.b.v. prestatiecontracten Algemeen: Veiligheid Wet en Regelgeving Conditie Functionaliteit Beschikbaarheid Betrouwbaarheid Klanttevredenheid Duurzaam beheer Kosten en kwaliteit Binnenklimaat Innovatie Zie ook Platform Duurzame Huisvesting http://www.platformduurzamehuisvesting.nl/prestatiecontract/
Systeemgerichte contractbeheersing Bron: Systeemgerichte contractbeheersing anno 2011 Zicht op de kwaliteitsborging opdrachtnemer d.m.v. toetsniveaus: Systeem Proces Product
Het inkoopproces anders Best Value Procurement: 1. Vereist aanpassing van opdrachtgever, opdrachtnemer én adviseur. 2. Laat omschrijving invulling over aan opdrachtnemer. 3. Beoordeling o.b.v. prestatieonderbouwing, risicodossier, kansendossier en interview. 4. Kunst van het loslaten en controleren op afstand. 5. Goed te combineren met Systeemgerichte contractbeheersing
Een nieuwe situatie = visie vaardigheden prikkels middelen plan van aanpak = verandering visie plan van vaardigheden middelen aanpak = weerstand
Risico s Weerstand, niet willen veranderen Spelregels worden veranderd Aanbesteding Verandering Resultaat effect! Implementatie Systeemgerichte Contract Beheersing Organisatie Proces - Product
Nut of noodzaak, kunnen versus willen Prikkels, commitment organisatie persoon branche Aanklager Doen Aanklager Redder Redder Achterliggend doel, motief: Macht (kennis) Ideaal (technisch of kwalitatief doel) Dramadriehoek Maslov Winnaarsdriehoek Helpen Slachtoffer Slachtoffer Feedback geven en vragen
Resumé Gebruik ISSO publicatie DBO 101 als basis voor organisatie en uitbesteding technisch beheer en onderhoud Initiatief / regie bij Opdrachtgever Positie, belang en macht zijn bepalend voor het succes van verandering Nieuwe situatie is maatgevend voor juiste contractvorm