Het Bloso werft aan in statutair dienstverband 1 DOSSIERBEHEERDER SUBSIDIËRING (M/V) Afdeling: Beleidsdomein Niveau: Graad: Standplaats: Subsidiëring Cultuur, Jeugd, Sport en Media A Adjunct van de directeur Afdeling Subsidiëring Arenberggebouw Arenbergstraat 5 1000 Brussel 1 ALGEMENE FUNCTIECONTEXT Bloso voert als agentschap van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media het sportbeleid van de Vlaamse Regering uit en is dus één van de diensten van de Vlaamse overheid. De hoofdzetel is gevestigd in Brussel, maar Bloso beschikt eveneens over dertien Bloso-centra in Vlaanderen en vijf provinciale Bloso-promotiediensten. Het Bloso is een intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid. Aan het hoofd van het Bloso staat een administrateur generaal bijgestaan door een algemeen directeur. Het agentschap bestaat uit drie generieke en zes functionele afdelingen. De missie van Bloso bestaat erin het Vlaams sportbeleid uit te voeren conform de decretaal bepaalde opdrachten met als doel de sportparticipatie en de kwaliteit van het sportaanbod te verhogen. Naast onder meer het promoten van Sport voor Allen, het aanbieden en erkennen van sportkaderopleiding, het beheer en de exploitatie van de dertien Bloso-centra en de uitvoering van het Vlaams topsportbeleid, is ook de subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties en van gemeenten en provincies (lokaal Sportbeleid) een decretaal vastgelegde kernopdracht van het Bloso. De voorliggende vacante betrekking van dossierbeheerder subsidiëring situeert zich bij de afdeling Subsidiëring. 2 SPECIFIEKE FUNCTIECONTEXT De afdeling Subsidiëring wordt geleid door een afdelingshoofd en bestaat uit meerdere cellen. Deze cellen staan in voor de subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties, de subsidiëring voor Sport in het Hoger onderwijs, de subsidiëring van lokale en provinciale besturen voor de uitvoering van hun Sport voor Allen-beleid en het subsidiëren van de tewerkstelling in de sportsector. De afdeling Subsidiëring staat in voor de financiële ondersteuning, de administratieve begeleiding en de controle van het georganiseerde sportbeleid in Vlaanderen m.a.w. de 1
afdeling volgt de vier Vlaamse subsidiedecreten sport op en voert deze uit. Meer informatie vind je op www.bloso.be/subsidiering. In 2014 worden in het kader van het decreet houdende de regeling van de erkenning en subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties, de koepelorganisatie en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding 64 Vlaamse sportfederaties, één koepelfederatie en vier organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding gesubsidieerd voor hun personeel en voor het uitvoeren van hun decretaal bepaalde basisopdrachten. 3. INHOUD VAN DE FUNCTIE Binnen de cel subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties zal je voornamelijk rond de opvolging, begeleiding, analyse en controle van de vierjaarlijkse beleidsplannen en bijhorende jaarlijkse actieplannen van de Vlaamse sportfederaties, de koepelfederatie (VSF) en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding (OSV s) werken. Je beschikt hiervoor over de inhoudelijke kennis van procedures en regelgeving die vereist is om het decreet van 13 juli 2001 houdende de regeling van de erkenning en de subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties, de koepelfederatie en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding en de daaruit volgende besluiten toe te passen. Een goede kennis van andere interfererende decreten is bijkomend vereist om je functie kwaliteitsvol uit te voeren. Daarenboven is het belangrijk dat je vanuit een grondige kennis van de systematiek die gebruikt wordt bij het opstellen van een beleids- en/of actieplan kan vertrekken en dit kan implementeren in het kader van de specifieke opdrachten en structuur van de Vlaamse sportfederaties, de koepelfederatie en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding. Je ontwikkelt ondersteuningstools voor de Vlaamse sportfederaties, de koepelfederatie en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding en geeft clinics of bijscholingen om de opstelling van hun beleids- en/of actieplannen te begeleiden en te faciliteren. Je geeft individuele begeleiding aan de Vlaamse sportfederaties, de koepelfederatie en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding m.b.t. het opstellen van hun beleids- en/of actieplannen. Het is daarom noodzakelijk je te kunnen inleven in de werking van de Vlaamse sportfederaties, de koepelfederatie en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding en te beschikken over een grondige kennis van de bestaande structuren en organisaties binnen het beleidsdomein sport. Het is jouw opdracht om de kwaliteit van de opgestelde beleids- en/of actieplannen te verbeteren en ervoor te zorgen dat de Vlaamse sportfederaties, de koepelfederatie en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding deze planning als een tool gebruiken om hun werking te verbeteren, m.a.w. de beleids- en/of actieplannen moeten van papieren documenten naar bruikbare werkinstrumenten evolueren. Als verantwoordelijke voor de opvolging van de beleids- en/of actieplannen werk je nauw samen met de andere collega s van de cel subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties bij het evalueren van de werking van de Vlaamse sportfederaties, de koepelfederatie en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding. Je ondersteunt het afdelingshoofd bij de advisering van de minister van sport in het kader van de subsidiedossiers van de Vlaamse sportfederaties, de koepelfederatie en de 2
organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding en je bereidt antwoorden voor op schriftelijke parlementaire vragen inzake je bevoegdheidsdomein. Resultaatgebieden 1. Vervolledigen dossiers Voorbereiden van de studie, het technisch advies of de opdracht teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Gegevens uit beleids- en/of actieplannen verwerken en invoeren in de computer Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging Verzamelen van informatie en gegevens van de sportfederaties, de koepelorganisatie en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding (telefonisch, terreinbezoek, ) en/of eigen onderzoek o.a. via website, tijdschriften, nieuwsbrieven, enz. Aanmaken van een overzichtelijk klassement Verwijzen naar de door Bloso uitgewerkte voorbeelden van good practices om de kwaliteit van de ingediende beleids- en/of actieplannen te verbeteren Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen Administratieve controle uitvoeren op de volledigheid van de binnenkomende aanvragen Checklist opmaken van de noodzakelijke gegevens om tot een evaluatie van het beleidsen/of actieplan te komen 2. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties en systematiek van opbouw van een beleids- en/of actieplan Alle relevante elementen uit het dossier en andere informatiebronnen analyseren en interpreteren Argumenten pro en contra verzamelen Inhoudelijk en beleidsmatig analyseren van het beleids- en/of actieplan Statistische verwerking van de dossiergegevens om te komen tot beleidsaanbevelingen Identificeren van knelpunten en uitwerken van oplossingsgerichte methodes 3. Voorstel van beslissing Voorstel van beslissing formuleren teneinde de minister van sport toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Uitwerken van een voorstel van beslissing Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen Voorstel van beslissing bezorgen aan het afdelingshoofd Initiëren van de uitvoering van de beslissing Formuleren van adviezen met betrekking tot het bevoegdheidsdomein om het management van Bloso te ondersteunen en te adviseren. Organiseren van de administratieve processen (voorstel van indicatoren en meetpunten, opdracht en timing van de aanpassing en verbetering van het beleids- en/of actieplan) om een goede uitvoering en opvolging van het beleids- en/of actieplan te verzekeren 4. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde sportfederatie, koepelfederatie of organisatie voor de sportieve vrijetijdsbesteding en een goed afgewerkt dossier. Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden 3
De beslissing aan de betrokken Vlaamse sportfederatie, de koepelfederatie (VSF) en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding (OSV s) toelichten Vlaamse sportfederaties, de koepelfederatie (VSF) en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding (OSV s) adviseren over de te volgen procedure Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen Informatie uitwisselen over het dossier en suggereren van kwaliteitsverbeterende aanpassingen in het dossier Parlementaire vragen beantwoorden Toelichting geven aan de Vlaamse sportfederaties, de koepelfederatie (VSF) en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding (OSV s) bij aanpassingen en wijzigingen van de regelgeving met betrekking tot het beleids- en/of actieplan. Clinics organiseren om de Vlaamse sportfederaties, de koepelfederatie (VSF) en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding (OSV s) correct te informeren Realiseren van een klantgerichte website rond beleidsplanning in de sport 5. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Kennis hebben van de geldende wetgeving en reglementering met betrekking tot subsidiëring van de sportactoren evenals van de uitvoering van de desbetreffende wetgeving De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie Vakkennis ontwikkelen en actualiseren Trends en evoluties volgen Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures Deelnemen aan projecten om de planlast voor de sportfederaties, de koepelfederatie (VSF) en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding (OSV s) te reduceren Coördineren van verbeterprojecten 6. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing teneinde ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Nakijken of de termijnen gerespecteerd worden Nagaan of de subsidies op basis van de beleids- en/of actieplannen voor het juiste doel worden aangewend De beslissing afdwingbaar maken Klachten en beroepen rond het dossier behandelen Beleidsbeslissingen rond subsidiedossiers opvolgen en uitvoeren Uitwerken van interne verbeterprojecten om processen te optimaliseren en te digitaliseren 4 JE COMPETENTIEPROFIEL 4.1 DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je hebt een masterdiploma Lichamelijke Opvoeding met minstens vijf jaar relevante beroepservaring in sportclubs, sportfederaties, sportadministratie, In het bezit zijn van een masterdiploma Lichamlijke Opvoeding sportmanagement is een pluspunt 4.2 JE VAKTECHNISCHE COMPETENTIES 4
- Grondige kennis hebben van de systematiek die gebruikt wordt bij het opstellen van beleids- en/of actieplannen - Kennis hebben in het ontwikkelen en opmaken van praktische ondersteuningstools ten behoeve van de sportfederaties - Zich kunnen inleven in de werking en structuur van de Vlaamse sportfederaties, de koepelfederatie (VSF) en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding (OSV s) - Goede inhoudelijke kennnis hebben van het decreet van 13 juli 2001 houdende de regeling van de erkenning en de subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties, de koepelfederatie (VSF) en de organisaties voor de sportieve vrijetijdsbesteding (OSV s), de daaruit volgende besluiten en andere interfererende decreten - Beschikken over degelijke kennis van de bestaande structuren en organisaties binnen het beleidsdomein sport 4.3 JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Waardegebonden competenties Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is 5
Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Functiespecifieke competenties Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren. - Levert onder druk kwaliteitsvol werk af - Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid - Combineert kwantiteit met kwaliteit - Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan - Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties - Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen - Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing - Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt 6
- Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Verzorgt de interactie - Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek - Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, ) - Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee - Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, ) - Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) 5 WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING SOLLICITEREN KAN TOT EN MET 18 JUNI 2014. Vul uiterlijk op 18 juni 2014 het standaard-cv in op www.jobpunt.be. Ga via de knop bekijk onze jobs naar de vacature. Klik rechts onderaan op solliciteer nu en vul het standaard-cv in. Bij je eerste aanmelding, dien je je eerst te registeren. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je tijdig solliciteert via het online standaard-cv op www.jobpunt.be. 6 VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE 1. CV-screening De eerste selectie gebeurt aan de hand van het door jou ingevulde standaard-cv en op basis van de deelnemingsvoorwaarden. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De CV-screening zal plaatsvinden in de week van 23 juni. 2 Voorselectie Indien er meer dan 8 kandidaten geschikt bevonden worden kan er een voorselectie georganiseerd worden. Geschikt bevonden kandidaten worden toegelaten tot de volgende stap in de selectieprocedure m.n. het psychotechnische gedeelte. De voorselectie kan plaatsvinden op 27 juni en tijdens de week van 30 juni. Deze selectiefase is eliminerend. 3 Psychotechnisch gedeelte Dit gedeelte heeft tot doel de basisvaardigheden voor het uitoefenen van de functie na te gaan. Hierbij worden psychotechnische oefeningen en een assessmentoefening aangeboden. Deze selectiefase is eliminerend. De kandidaten worden geschikt of nietgeschikt bevonden. Kandidaten met een beoordeling geschikt gaan door naar de volgende selectieproef nl. het jurygesprek. Het psychotechnisch gedeelte zal plaatsvinden op volgende data: - 7 en 8 juli 2014 - week van 18/08/2014 - week van 25/08/2014-1 en 2 september 2014 4 Jurygesprek 7
In dit gedeelte wordt gepeild naar de vaardigheden, de motivatie en de interesse, de attitude, de werkervaring en de vaktechnische kennis. Dit gedeelte is eliminerend. Je krijgt een beoordeling niet voldoende of voldoende. Het jurygesprek vindt plaats op 8 september 2014 (datum onder voorbehoud). Rekening houdend met dit eindgesprek en de resultaten van de volledige selectieprocedure beslist de administrateur-generaal of je al dan niet in aanmerking komt voor een aanwerving. Deze selectieprocedure (generiek en functiespecifiek) verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2 van het VPS. 7 ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige kan verloond worden, met een maximum tot 20 jaar. Je aanvangssalaris met 3 jaar relevante ervaring is minimaal 39 775.73 euro (brutojaarsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Je bruto maandsalaris is dan 3 314.64 euro. Je eerste twaalf maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing als je als Vlaams vastbenoemd ambtenaar al in de graad van adjunct van de directeur werkt. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. 8 INFO Voor extra informatie over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Sonia Vanden Broeck, afdelingshoofd Subsidiëring Tel. : 02 209 47 33 E-mail : sonia.vanden_broeck@bloso.be Website: www.bloso.be Voor extra informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Katia Verbelen, P&O-verantwoordelijke 02 209 46 72 E-mail: katia.verbelen@bloso.be Voor extra informatie over de arbeidsvoorwaarden kun je terecht op de website 8
http://www.werkenvoorvlaanderen.be 9 WERVINGSRESERVE Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van dossierbeheerder externe aanvragen. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van het resultaat. Indien er opnieuw een vacature vacant is, zal deze bekendgemaakt worden aan de reserve. Geïnteresseerde kandidaten zullen uitgenodigd worden voor een bijkomend gesprek. 9