MAD Faculty Postgraduaat Nieuwe Media & Communicatie Projectmanagement 22 April 2014 Philip Vyt
Projectmanagement Doelstellingen van deze module Een overzicht geven van wat projectmanagement omvat > content Voorbeelden aanhalen vanuit de praktijk > onderbouwen & tastbaar maken Deze theorie, inhoud bespreken binnen onze realiteit > eigen maken Toepassen samen met alle deelnemers aan deze module > try & error Dilemma s bespreken > challenge en advies van peers
Beginnen bij het begin
Heel concreet Op het einde van vandaag, zou ik graag willen dat we de key questions voor elk project duidelijk hebben afgelijnd in een Project Basics overzicht Iedereen van ons een Stakeholder analyse gemaakt heeft Een ruwe planning heeft (timing) De risico s van zijn project heeft tastbaar gemaakt en ook nadenkt hoe deze te beperken of te behandelen als ze zich zouden voordoen
Projectmanagement Waar ga ik het vandaag niet over hebben Wat is er out of scope? Subsidie Budgetplanning Businesscase Officiële methodologiën: Prince2 of PMI Reporting & monitoring
De module Projectmanagement 1. Terminologie 6. Project Lifecycle 2. Project Basics 7. Deliverables 3. Change Management 8. Timing & planning 4. Scope 9. Governance 5. Stakeholders 10. Risk management
De module Projectmanagement 1. Terminologie 6. Project Lifecycle 2. Project Basics 7. Deliverables 3. Change Management 8. Timing & Planning 4. Scope 9. Governance 5. Stakeholders 10. Risk management
Projectmanagement Terminologie Wat is projectmanagement? Een project is een tijdelijke managementomgeving die is opgezet met als doel een of meer bedrijfsproducten op te leveren volgens een gespecifieerde businesscase. Die projectresultaten worden opgeleverd ten behoeve van de belanghebbende (organisatie) zodat de organisatie in een later stadium haar bedrijfsresultaten kan behalen. Een projectdoel ondersteunt een bovenliggend organisatiedoel. En nooit andersom. Uit Persoonlijke effectiviteit in projecten, Stef de Bont
Projectmanagement Terminologie Wat is projectmanagement volgens Wikipedia? Project management is the process and activity of planning, organizing, motivating, and controlling resources, procedures and protocols to achieve specific goals in scientific or daily problems. www.wikipedia.org
Projectmanagement Terminologie Changemangament > zie module changemanagement Scope = het toepassingsgebied van een project Stakeholders > verschillende niveau s Een persoon of organisatie die een actieve rol spelen in de realisatie van een project een persoon of organisatie die beïnvloed wordt door het resultaat van een project een persoon of organisatie die belang heeft bij een bepaalde informatie van een project Project lifecycle = verschillende stadia in een projectverloop Deliverables = een tastbaar of niet tastbaar resultaat binnen een projectomgeving
Projectmanagement Terminologie Kick off > Startmeeting waar je project officieel van start gaat GANT chart > Format voor weergeven van een tijdsgebonden planning Milestone > belangrijk moment in de planning van je project Workstreams > een werkgroep binnen een project dat een bepaald onderdeel voor zijn rekening neemt. Werkpakket > een onderdeel van een projectplan dat consistent is als een geheel en daardoor kan uitbesteed worden aan 1 verantwoordelijke Risk assessment > het onderzoeken en analyseren van mogelijke risico s Mitigation > een actie die genomen wordt om een risico ter vermijden, beperken of in te dijken.
De module Projectmanagement 1. Terminologie 6. Project Lifecycle 2. Project Basics 7. Deliverables 3. Change Management 8. Timing & Planning 4. Scope 9. Governance 5. Stakeholders 10. Risk management
Key Questions
Project Basics Key Questions Waarom, wat is de reden van dit project. Wat maakt dat we dit willen doen? Waarheen, wat is de doelstelling. Wie, wie zit er in dit team, wie is de doelgroep? Wat lijkt/is de oplossing? Wat is het resultaat? Wanneer, welk tijdskader heeft dit project? Hoe, op welke wijze, volgens welke aanpak willen we deze uitdaging aangaan? Impact, wat is de verschuiving die dit project tot stand zal brengen? W-Questions zijn de basis van elk project initiatie! Zonder een duidelijk antwoord kan je je project niet goed inzetten
Project Basics Critical Questions Wat is de doelstelling van het project Wat zijn de deliverables, de opleveringen van het project? Wat is het beoogde resultaat dat met deze opleveringen bereikt moet worden? Wie vraagt er om dit resultaat? Wie heeft er een voordeel bij? Wie heeft er een nadeel bij? Hoe weten we of dit resultaat bereikt is en hoe houden we dit in stand?
Project Basics Build up One page overview van sleutelinformatie van het project Huidige status van het project: stavaza Rollen en verantwoordelijkheden: wie doet wat? De project basics laten je toe om op elk moment iemand uit te leggen waar het project over gaat, wie wat doet en hoe het project staat?
Project basics Project name Asterix Impacted Site: Sentipharm Location Boortmeerbeek Funcition: Regional DC, DD and warehouse Heist Link with Heist production site no warehousing capacity 40min drive Bottom line: Outsourcing to DHL under TUPE conditions CAO 32 bis Terms and conditions remain the same All people (exept 2 mgrs) will transfer Number of people in scope 92 people 2 mgrs won t transfer Communication basics Announcement to the workforce: 22/10 17 Legal and operational transfer as from 1/11 as from this moment people are on the payroll of DHL Key communication principles are: respectful, transparent, involvement and interaction External proactive press strategy
Current status at Sen1pharm Works council history Night shift history Communication as from june End of nightshift 18/8 Overtime request Temporary contract Rumors: Communication leak of information Workscouncil communication below (dutch) Corporate communication beginning of October Union action: Press release ACV unions Current status summary: heavy rains 18
Communica1on organisa1on: roles Communcia)on Team Pauline Vink: Project owner & valida1on communica1on Philip Vyt: overall coordina1on - MSD Willy Vanderborcht/Erna Torfs: DHL communica1on nego1a1on Stefan Junqué: Press communica1on overall > To be validated (see press strategy) Communicators Communicators MSD: Bart, Monique, Anne- Mieke Communicators DHL: Stanny, Erna, Willy Communicators Heist: François + Karen as A* SPOC Communicators Hulshout: Dirk + Kathleen as A* SPOC + Walter Press Team Press team MSD + int comm GHH: Stefan Junqué, Stefaan Fiers, Marleen Vanheel Press team DHL: Peter OZen Ketchum Backoffice Press MSD: Bart & Anne- Mieke Backoffice Press DHL: Stanny & Salvatore Support Communica1on onsite for MSD: Karina HR team Support Communica1on onsite for DHL: Liesbeth 19
Project Basics AS IS > TO BE AS IS TO BE De huidige situatie De toekomstige situatie
Project Basics Wat is SMART? Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdsgebonden
Project Basics Waarom SMART Doelstellingen worden veelal te vaag of vrijblijven geformuleerd als wensen of voornemens Bv. het onthaal moet klantvriendelijker worden we willen meer interactie met onze doelgroep
Project Basics Meetbaar Hoveel gaan we doen? Hoe kunnen we dat meten? Wat is er af als het af is? Normerend: maat voor kwaliteit van te leveren inspanningen. Aan welke eisen moet het eindresultaat voldoen?
Project Basics Specifiek Duidelijk en concreet Waarneembare actie, gedrag of resultaat Kwantitatief (getal, bedrag of percentage,..) Tijdelijk of permanent Zijn er belangrijke kenmerken van het onderwerp? Eisen, wensen, requirements
Project Basics Acceptabel Is er een draagvlak of creeër je een draagvlak voor je project? Bij je team, opdrachtgever of doelgroep? Onderdeel van Changemanagement en participatief uitbouwen van je project Draagvlak vergroten door betrokkenheid te vergroten en stakeholders te betrekken Zie ook conflict Changemanagement > < Projectmanagement
Project Basics Realistisch Is het doel haalbaar? Kunnen we spreken over een uitvoerbaar plan met aanvaardbare inspanningen Is er een conflict door capaciteit, budget, bevoegdheden? Hou rekening met het feit dat mensen nooit 100% aan één project werken, hou voeling met de realiteit van een dagelijkse werkomgeving. Praktische bezwaren Een onbereikbaar doel is geen doel, maar een verdoken mislukking
Project Basics Tijdgebonden Elke smart doelstelling heeft een start en einddatum Wanneer is het doel bereikt?
Project Basics Tijdgebonden Elke smart doelstelling heeft een start en einddatum Wanneer is het doel bereikt?
Project Basics voorbeelden De winst moet volgende jaar 20% hoger zijn dan die van vorig jaar De website moet volgend jaar 5x meer bezoekers hebben Eind 2013 moeten all medewerkers van de site Sentipharm Boortmeerbeek geoutsourced zijn naar DHL Supply Chain
De module Projectmanagement 1. Terminologie 6. Project Lifecycle 2. Project Basics 7. Deliverables 3. Change Management 8. Timing & Planning 4. Scope 9. Governance 5. Stakeholders 10. Risk management
We all want to but nobody wants to, BE changed
De module Projectmanagement 1. Terminologie 6. Project Lifecycle 2. Project Basics 7. Deliverables 3. Change Management 8. Timing & Planning 4. Scope 9. Governance 5. Stakeholders 10. Risk management
Time Out of scope Scope Cost Quality
De module Projectmanagement 1. Terminologie 6. Project Lifecycle 2. Project Basics 7. Deliverables 3. Change Management 8. Timing & Planning 4. Scope 9. Governance 5. Stakeholders 10. Risk management
Highly active Active stakeholder High and low decision power Impacted stakeholder that is an active user Stakeholder to inform Impacted stakeholder that is an passive user Not active or impacted highly impacted
YOUR PROJECT HIGH impact MEDIUM impact LOW impact
Asterix Stakeholders: high to low Press impact Pharma.be v. 30/05/2013 Owner Philip Vyt Mgt Be DHL Workcouncil Be Global stakeholders Employees Be Local authorities Other Suppliers Competition Logistic Suppliers Senthipharm Mgt Employees Haarlem Mgt Employees Social Security Customers Asterix Project MSD other plants Europe Regional authorities Next steps Impact Assessment: define type, nature and level of impact for each stakeholder What actions should be taken regarding this impact by MSD or DHL Follow up of impact MSD Bxl Union Mgt Workcouncil Employees Workcouncil Heist/Sentipharm Sr. Leadership members Heist Site Mgt Employees National authorities European workcouncil
Communica1on Stakeholders Communication Stakeholders internal MSD Workscouncil Heist/Sentipharm Union representatives Union secretaries Sentipharm Site management Sentipharm Employees (white + blue) Sentipharm located employees (out of scope) Heist SLT & employees (link to Senti) Hulshout Mgt & employees Other site & DC (Haarlem, Oss,...) BXL mgt & employees (SJ) Belgium/lux employees (SJ) Bxl works council (SJ) Belgian Country Council (SJ) European works council Senior Leadership Team GL DHL Works council DHL Union representatives (synd. Afvaardiging) Union secretary Site Huizingen mgt & employees Site Lot mgt & employees Site Mechelen mgt & employees DHL Benelux mgt 39
Communica1on Stakeholders Communication Stakeholders MSD Sentipharm suppliers (full list) Sentipharm customers Neighbours Flexcenter DHL DHL supplier selected list DHL customers External Press press agency (SJ) Local authorities: mayor, governor & Flemish government (SJ/SF) Pharma.be 40
De module Projectmanagement 1. Terminologie 6. Project Lifecycle 2. Project Basics 7. Deliverables 3. Change Management 8. Timing & Planning 4. Scope 9. Governance 5. Stakeholders 10. Risk management
Project lifecycle Voorbereiding Vormen van het team Opstellen van de doelstellingen, het team, timing, planning, etc. Kickoff Officiële start van het project Meeting/workshop/ Actieve projectmodus Verschillende werkgroepen gaan van start Gefaseerde aanpak: Fase 1 > Fase 2 Belangrijke milestones gedurende het project Terugkoppelingsmomenten naar beslissingnemers Opleveren van deliverables
Project lifecycle Governance Deep dives PMO organisatie: meetings, Gates GO/NOGO Change management participatietechnieken Continue toepassing van changemanagement competentie GO LIVE Finale deliveables zijn opgeleverd Het project kan live gaan Overdracht naar BAU (business as usual) Closure Lessons learned & best practices
Project lifecycle Project ini1a1on Proejct closure Project life cycle Project planning Project execu1on