Unicoz Onderwijsgroep Kosten Centrale ICT dienst In opdracht van: Unicoz Stuurgroep ICT Opsteller: Peter de Haas, Gordon Robinson en Gregory Thodé Datum: 9 november 2015 Versie : 1.3
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 4 1.1 Centrale ICT dienst... 4 1.1.1 Infrastructuur... 4 1.1.2 Organisatie (centralisatie, ont-zorgen)... 4 1.1.3 Hardware, infra of functioneel... 4 1.1.4 Beheer ICT... 4 1.2 Kosten Centrale ICT dienst... 5 2 Kostenoverzicht Centrale ICT dienst... 6 3 Doorbelasting kosten Centrale ICT dienst... 7 Pagina 2
Versiebeheer Versienr. Datum Auteur Wijziging Status 0.1 23-9-2015 Peter de Haas Eerste versie o.b.v. gesprek Gordon / Peter 0.2 25-9-2015 Peter de Haas Relatie naar overige documenten en enkele tekstuele aanpassingen 1.0 12-10-2015 Peter de Haas Aanpassingen in financiële model t.a.v. stelpost projectenkalender 1.1 12-10-2015 Peter de Haas Kosten aangepast o.b.v. feedback ICT organisatie 1.2 27-10-2015 Peter de Haas Kosten aangepast n.a.v. gesprek Gregory / Gordon 1.3 9-11-2015 G. Robinson / G. Thode Aanpassingen in financiële tabellen en tekstuele aanpassingen Relatie naar overige ICT documenten Dit document makt onderdeel uit van een set van documenten die de ICT visie, strategie en invulling van ICT binnen de Unicoz onderwijsgroep beschrijven : # Document Toelichting 1 ICT Strategieplan Het ICT-strategieplan biedt de organisatie de komende jaren een kader en een richtsnoer waarlangs de ICT verder wordt vormgegeven. Met deze ICTstrategie wordt het mogelijk een brug te slaan tussen externe ontwikkelingen, strategische doelstellingen en de activiteiten op het gebied van procesinrichting en ICT. 2 ICT Beleidskader Het ICT beleidskader is opgesteld als een aanvulling op de bestaande beleidsbrieven voor VO en PO; om het ICT beleid voor de Unicoz Onderwijsgroep nader te specificeren. 3 ICT Projectenkalender De ICT Projectenkalender beschrijft alle strategische projecten om te komen tot een goede basis ICT infrastructuur voor de Unicoz Onderwijsgroep. 4 Producten- en dienstencatalogus ICT De ICT producten- en dienstencatalogus geeft inzicht in de standaardproducten en -diensten en ICT-dienstverlening van Unicoz ICT. De diensten worden aangeboden aan de scholen en het bureau binnen Unicoz. 5 ICT Functieprofielen De ICT functies van de centrale ICT organisatie beschreven; in lijn met benodigde competenties, kennis en vaardigheden die uit de invulling van de ICT strategie en organisatie voortkomen. 6 Kosten centrale ICT dienst Overzicht van de kosten van de kosten van de centrale Unicoz ICT dienst en de voorgestelde wijze van doorbelasting. Pagina 3
1 Inleiding 1.1 Centrale ICT dienst Zoals met de communicatie van het ICT beleidskader ook al is gecommuniceerd zijn er een aantal richtinggevende uitspraken gedaan en besluiten genomen op het gebied van ICT. Onderstaande informatie is een korte samenvatting, afkomstig uit meerdere ICT Project (stuurgroep)documenten van de afgelopen 1,5 jaar : 1.1.1 Infrastructuur VO en PO in één mailomgeving met één Active Directory Voor PO en VO één beheer-omgeving Voor PO en VO één omgeving voor de website Voor VO en PO één telefonie-omgeving (PM punt voor deze Projectgroep) 1.1.2 Organisatie (centralisatie, ont-zorgen) Er is op de scholen behoefte aan ondersteuning door mensen die op technisch gebied handig zijn. Centralisatie van deze kennis is daarbij gewenst omdat dan niet iedereen het wiel hoeft uit te vinden, dus er wordt toegewerkt naar één ICT afdeling voor Unicoz, waarbij gebruik wordt gemaakt van kennis en kunde in de scholen vanuit beide sectoren. Wij gaan ervan uit dat centrale kennis leidt tot betere, efficiëntere en bij schaalvoordelen mogelijk ook goedkopere voorzieningen. 1.1.3 Hardware, infra of functioneel Het is vanaf nu belangrijk zaken zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen en daarbij te kijken of (voorgenomen) plannen goed binnen de toekomstig centrale oplossing passen. Van directeuren wordt vanaf nu verwacht dat zij de ICT-afdeling informeren over hun (onderwijs)visie op ICT voor hun school en welke opdrachten/wensen er ten aanzien van ICT op dit moment lopen (of al zijn uitbesteed) dan wel in de planning staan (begroot zijn). T.b.v. inventarisatie komt de ICT-afdeling voor de zomervakantie op bezoek op jullie school (zie a.), als sprake is van urgentie graag per contact opnemen met Paul d Anjou. Het zal gebeuren dat plannen op ICT-technisch terrein on hold moeten worden gezet of bijgesteld moeten worden om te vermijden dat desinvesteringen worden gedaan. Onderwijskundige ontwikkeling mag hier niet door stagneren. De ICT-afdeling heeft vanuit de kaders van het projectplan een zwaarwegend adviserende rol. 1.1.4 Beheer ICT Het beheer van contracten, aanschaf van hard- en software en andere ICT gerelateerde diensten worden vanaf nu centraal geregeld. Vanuit dat gegeven dienen de volgende afspraken te worden gemaakt: Aan directeuren wordt gevraagd alle contracten met externe partijen incl. Actacom ten aanzien van support, inkoop (toners, spares), draadloze netwerken, telefonie, etc. ter beschikking te stellen aan de ICT-afdeling ten behoeve van centraal beheer van deze Pagina 4
contracten. De contracten die zijn afgesloten op centraal niveau worden door bureau beschikbaar gesteld. Directeuren (daarbij ondersteund door school-ict-er) dragen de relevante contracten van de school over. Nieuwe contracten worden, in overleg met CvB of betreffende directeur(en), vanuit de ICT-afdeling afgesloten en vervolgens beheerd. Aanschaf van hard- en software* of andere ICT gerelateerde diensten worden vanaf nu, voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen, door de directeuren aangevraagd bij de ICT-afdeling. Directeuren zijn (en blijven) dus verantwoordelijk voor de uitputting van het ICT-budget van hun school. Er wordt van uitgegaan dat het uitgaven betreft voor een goede gang van zaken op het gebied van ICT binnen de school en komen daarmee dus ten laste van het schoolbudget. 1.2 Kosten Centrale ICT dienst De kosten voor de centrale ICT dienst zijn opgebouwd uit een aantal posten die worden doorbelast naar het PO en het VO op basis van een vaste verdeelsleutel van 70% respectievelijk 30%. Deze verdeelsleutel is tot stand gekomen na zorgvuldige weging van het verwachte gebruik van de basisinfrastructuur en de benodigde ondersteuning. Als uitgangspunt is hierbij genomen dat alle scholen gebruik gaan maken van wlan. Deze kosten bestaan uit de loonkosten van de centrale ICT dienst en de kosten voor facilitering van de dienst, opdat er op adequate wijze uitvoering kan worden gegeven aan de werkzaamheden. Loonkosten Hieronder vallen alle loonkosten van de medewerkers van de centrale ICT organisatie. Er is uitgegaan van een bezetting van 6,8 FTE. Overige personeelslasten Hieronder vallen reiskosten, communicatie kosten en opleiding van ICT medewerkers. Materiele lasten Hieronder valt huisvesting, inventaris de ICT apparatuur voor de medewerkers, opslag en vervoer. Pagina 5
2 Kostenoverzicht Centrale ICT dienst Onderstaand is het kostenoverzicht opgenomen van de Centrale ICT dienst, zoals voor 2016 in de begroting is opgenomen. Daarnaast geeft het overzicht ook inzicht in de Centrale ICT lasten van de basisinfrastructuur zoals we die verwachten. Uitgangspunt hierbij is het gehoste Datacenter. Deze twee componenten geven samen een realistische weergave van de toekomstige centrale ICT kosten voor Unicoz. Niet opgenomen in het overzicht zijn de Projectkosten die met de overgang naar de toekomstige situatie gemoeid zijn. Deze kosten komen niet ten laste van de scholen, maar worden vanuit de reserves gefinancierd. Pagina 6
3 Doorbelasting kosten Centrale ICT dienst De kosten van de centrale ICT dienst en de basisinfrastructuur worden doorbelast naar de sector PO en de sector VO op basis van een vaste verdeelsleutel 70% en 30 %. Onderstaand is een overzicht opgenomen van deze doorbelasting waarbij binnen de sectoren een verdere verdeling wordt gemaakt op basis van aantal leerlingen. Zo ontstaat een beeld van de kosten per school. Uiteindelijk is het aan het PO en het VO om te bepalen hoe zij hun kosten doorbelasten. Onderstaande betreft dus alleen het centrale ICT deel. Alle kosten die direct aan een school toe te wijzen zijn; zoals bijvoorbeeld investeringen in hardware (PCs, printers, tablets, etc.), worden direct doorbelast. Pagina 7
Hoewel ook het Bureau gebruikt maakt van deze ICT diensten, worden de kosten niet direct naar het Bureau doorbelast. De beide sectoren betalen immers deze kosten via de afdracht in de sectorbegroting. Om een beeld te krijgen van de extra kosten per school ten opzichte van de huidige situatie is hieronder een overzicht opgenomen. De totale kosten per leerling bedragen straks voor het PO 87,48 en voor het VO 125,61. In de sectorbegroting 2016 van het PO wordt al uitgegaan van een afdracht aan de Centrale ICT dienst van 54. Daarnaast heeft het PO al kosten opgenomen voor beheer via Actacom. Het verschil is opgenomen als extra kosten. Voor het VO betekent de centralisatie een daling van de ICT kosten. Pagina 8