VERSLAG Aanwezig: Voorzitter: Forumgriffier: g e m e e n t e van de openbare vergadering van het extra forum Samenleving van de gemeente Montfoort, gehouden op 19 maart 2013 in het stadskantoor te Montfoort. de heer H.P.M. Bezuijen mevrouw I. Meijers Inwonersbelangen Montfoort Linschoten: de heren G.B.W. Burgers en A. Everts CDA: mevrouw A.W.M. de Wit-de Goeij en de heer A.M.J. de Koning Progressief Akkoord: mevrouw H.M. Lejeune-Koster en de heer L.A.W. Snoek VVD: mevrouw M.A. Driesse-Wiezer en de heer F. van Rooijen ChristenUnie de heren J.H. Meijer en L. Reijersen van Buuren D66: mevrouw J. Flierjans en de heer P.C. de Jonge SGP: de heer B. Timmerarends College: De heer C.L. Jonkers (wethouder) De heer J.L.M. Vlaar (wethouder) Ambtelijke organisatie: De heer F.J. Henseler (gemeentesecretaris) 1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur en licht toe dat dit extra forum op verzoek van de fracties van D66 en Progressief Akkoord is belegd om in aanloop naar de extra raadsvergadering op 27 maart a.s. het Inrichtingsplan UW Samenwerking te kunnen bespreken. De Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) is uitgenodigd voor dit forum, maar heeft aangegeven hier geen gehoor aan te willen geven zolang er nog geen definitief advies aan de bestuurder is aangeboden. De schriftelijke vragen die zijn ingediend door Inwonersbelangen Montfoort Linschoten met betrekking tot dit onderwerp worden nog deze week schriftelijk beantwoord. 2. Vaststellen van de agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Voorafgaande aan de bespreking van het Inrichtingsplan zullen de heren Modderman en Van Elzakker namens de Commissie Enquête ambtelijke fusie in een presentatie de resultaten van de enquête bekend maken en toelichten. De heren Modderman en Van Elzakker presenteren de resultaten van de Enquête ambtelijke fusie die is geïnitieerd door de fracties van D66, Progressief Akkoord, ChristenUnie en SGP (zie bijlage). Na de presentatie is er gelegenheid tot het stellen van vragen: Is er een verdeling naar leeftijdscategorie of naar leeftijd huishoudenscategorie, omdat de 50-plussers nogal overheersen? Bij het opstellen van het uiteindelijke rapport zal het verzoek om deze verdeling aan te geven worden meegenomen. Zijn de invullers van de enquête zich ervan bewust dat het om een ambtelijke samenwerking gaat en niet om een gemeentelijke fusie? Het is in de enquête duidelijk aangegeven dat het gaat om een ambtelijke samenwerking. Uit veel reacties blijkt echter dat men wel angst heeft dat ambtelijke samenwerking uiteindelijk resulteert in een gemeentelijke fusie. Het is niet aan te geven of deze reacties voornamelijk uit Linschoten kwamen. 1
Waarom is de optie Bodegraven/Reeuwijk meegenomen? Het criterium was omliggende gemeente en Bodegraven/Reeuwijk behoort daarbij. De gemeente Montfoort grenst aan 6 andere gemeenten, die allen bij deze enquête zijn betrokken. Waarom niet de vraag in de enquête of inwoners überhaupt wel willen samenwerken met een andere gemeente? Het is geen optie om niets te doen, vandaar de vraag met wie men wil samenwerken. Er is dan ook bewust niet de optie gegeven om niet samen te werken. Waarom hebben er relatief weinig jongeren aan de enquête meegedaan? Dat is niet duidelijk. De enquête is wel gepromoot via de sociale media. Het is wel interessant om uit te zoeken waarom daar nauwelijks op is gereageerd. Hoe zit het nu precies met die IP-adressen? Als criterium is gebruikt dat wanneer er meerdere email-adressen en voornamen bij één IPadres stonden, dit waarschijnlijk meerdere leden van één huishouden waren. Natuurlijk kunnen mensen frauderen door meerdere namen te verzinnen, maar dat lijkt zeer onwaarschijnlijk omdat er ook een verloting aan de enquête was verbonden. De voorzitter bedankt beide heren voor hun presentatie. 3. Inrichtingsplan UW Samenwerking (nr. 1008) Wethouder Jonkers en gemeentesecretaris Henseler nemen plaats aan de vergadertafel en beantwoorden vragen van forumleden. Er is geen relatie gelegd naar het Raadsprogramma met de onderdelen Financiën en Bedrijfsvoering. Een van de financiële punten is een kleinere, flexibele en adequate gemeentelijke organisatie om financieel voordeel te kunnen behalen. In het voorstel komt er nauwelijks naar voren welk financieel voordeel er nu behaald kan worden. Uit de presentatie van 7 maart blijkt zelfs dat het ongeveer gelijk zou blijven. Dit college is in 2010 aangetreden en toen was er nog geen sprake van samenwerking met IJsselstein. Het Raadsprogramma is dan ook geënt op de bedrijfsvoering van een zelfstandige gemeente. De afgelopen jaren is al flink invulling gegeven aan de adequate en flexibele organisatie, hetgeen tot een flinke besparing in de bedrijfsvoering heeft geleid. In 2010 was er nog een andere regering en de huidige regering heeft een fors bezuinigingstraject ingezet, met maatregelen die hun uitwerking op de gemeente niet missen en met grote gevolgen voor de organisatie. Door samenwerking wordt de organisatie versterkt, want die adequate en kleine organisatie moet bestand zijn tegen tegenwind. De ambtelijke organisatie van Montfoort is kwetsbaar ook met betrekking tot de taken die op de gemeente afkomen. Door samenwerking met IJsselstein wordt de kennis verbreed en de kwetsbaarheid kan worden opgevangen. Wat betreft het financiële voordeel: In samenwerkingsverband kunnen stappen worden gezet zonder dat het meer geld kost. Raadsvoorstellen als gevolg van nieuwe wetgeving kunnen gezamenlijk worden uitgevoerd. Het college is van mening dat deze samenwerking wel degelijk voordelen biedt om goed te kunnen samenwerken. Van belang is dat ook de culturen van de twee gemeenten goed bij elkaar passen om een goede basis te leggen. In het Raadsprogramma wordt bij Bedrijfsvoering aangegeven dat samenwerking een garantie kan zijn voor instandhouding van de gemeente en regie te kunnen houden. Wat is de reactie van het college daar op? Het rapport Berenschot heeft een aantal samenwerkingsverbanden genoemd. Oudewater en Woerden is een centrumgemeente-model en Montfoort kiest voor een regiegemeente-model met IJsselstein. Bij een regiegemeente wordt de expertise behouden en gestopt in één ambtelijke organisatie; bij een centrumgemeente treedt al het personeel in dienst van de centrumgemeente, die ook de koers bepaalt en waarmee een dienstverleningsovereenkomst wordt afgesloten. De tijd zal het leren of de regiegemeente succesvol is. 2
Waarom kan er niet eerder dan over 2 jaar een formatiemeting worden uitgevoerd? Het is logischer dit te doen voordat men start met de samenwerking en van groot belang voor het instemmen met go of no go. IJsselstein is al eerder als zelfstandige gemeente met het regiemodel gestart en heeft uitvoering op afstand gezet. Montfoort is daarop aangehaakt, omdat ook wij voor dat model kiezen. Je kan je afvragen hoeveel waarde een formatiemeting heeft, als je tegelijkertijd ziet dat er de komende jaren in het kader van de decentralisatie veel taken op de gemeente afkomen. o Als uitvoering op afstand wordt gezet blijft er nog genoeg over om te controleren of de op uitvoering gezette taken wel goed worden uitgevoerd. Het is goed om te bezien hoe het met de formatieplaatsen en eisen zit. Door de decentralisatie kan het zomaar zijn dat er zwaardere functies moeten komen en dan wordt het plaatje wel erg negatief beïnvloed. Dat bij de regiegemeente de uitvoering op afstand wordt gezet, betekent niet dat er geen noodzaak is om naar de formatie te kijken. Het betekent evenmin dat er nu al een voorschot genomen moet worden op het feit dat er zwaardere functies zouden moeten komen. In het kader van de decentralisatie moeten een aantal nieuwe taken uitgevoerd worden. Die taken worden gedeeltelijk al in samenwerkingsverbanden uitgevoerd en het is maar de vraag of die nieuwe functies voor rekening komen van deze nieuwe organisatie of elders neergelegd worden. Heel veel taken worden al in gemeenschappelijke regelingen uitgevoerd. o Om eerst een nulmeting te doen is weg degelijk zinvol, want aangenomen mag worden dat voor elke nieuwe taak die op de gemeente afkomt een raadsvoorstel komt. In dit voorstel zit een onderbouwd deel financiën en een onderbouwd deel capaciteit en het is dan duidelijk zichtbaar wat de nieuwe taken zijn, wat het voor extra kracht geeft, en het eventuele tekort dat daarop kan rusten door een efficiencybezuiniging. Op het moment dat taken worden overgeheveld naar de gemeente komt er een raadsvoorstel hoe die taken ingevuld gaan worden, formatie etc. Waar nu over gesproken wordt is het bestaande takenpakket, dat in principe niet is veranderd. Er is alleen maar voordeel want door deze ambtelijke samenwerking is men beter bestand die taken goed uit te voeren, op alle beleidsterreinen. IJsselstein zit in een ander samenwerkingsverband Sociale zaken, maar ook dan kan je van elkaar leren. Dit is de nulmeting wat het college betreft. Wie heeft het Inrichtingsplan UW Samenwerking opgesteld? Het plan is ambtelijk opgesteld en in overleg met beide colleges doorgeleid naar DB en AB van UW Samenwerking. De fte s die niet in de soll -situatie komen worden op afstand gezet. Wat wordt daarmee bedoeld en wat was aan het begin van dit jaar de totale formatie? De hoofddoelstelling van een regiegemeente is dat strategie en beleid in eigen beheer wordt uitgevoerd en dat de uitvoering op afstand wordt gezet. In IJsselstein is alle uitvoering op afstand gezet, Montfoort gaat daar later nog een besluit over nemen. o Per wanneer en welke onderdelen? Het merendeel wordt eigenlijk al op afstand gedaan; uitvoering op sociaal domein, milieutaken, belastingen. Ruimtelijke Ordening en Ruimtelijk Beheer vinden nog in eigen beheer plaats, evenals de uitvoering van het onderhoud openbare ruimten. In het 4 e kwartaal 2013 wordt een voorstel gedaan aan het DB van UW Samenwerking om met een plan van aanpak te komen om een onderzoek te doen naar de 3 eventueel uit te plaatsen onderdelen. Het is de bedoeling de uiteindelijke besluitvorming hierover in het 2 e kwartaal van 2014 plaats laten vinden, zodat het nieuwe college en de nieuwe raad hierover kan besluiten. Het heeft voorkeur te kiezen voor natuurlijke momenten. 3
Doelstellingen moeten in meer complete cijfers en getallen worden weergegeven. Waarom niet eerst een nulmeting voor de efficiency en kwaliteitsdoelstellingen?(blz. 25) Er moeten in de volgende begrotingen doelstellingen voor kostenvermindering in cijfers worden opgenomen. Natuurlijk vinden er metingen op efficiency en kwaliteit plaats. Blz. 25 Hebben de budgetten die door beide gemeenten worden ingebracht betrekking op de 134 fte s van de wendbare organisatie? Wat zijn de totale personeelsbudgetten van beide gemeenten in de huidige begroting van 2013? Wat zijn de gevolgen van de indicatieve salarisschaal? Zijn de werkelijke kosten anders? Er verschuiven functies en dat is te zien in het functieloongebouw. Een aantal functies is opengesteld en binnen de bestaande begroting kan alles worden opgevangen. Hoeveel budget en uren heeft de samenwerking al gekost in beide gemeenten? Dit is opgevangen in de non-productieve uren van de organisatie. Wat zijn de kosten bij een eventueel no go of uitstel? Als er besloten wordt tot no go zal er toch naar een andere samenwerking moeten worden gekeken in hetzelfde stramien met een gemeenschappelijke regeling. Er kan dan gekozen worden voor een centrumgemeente-model en dat gaat ook met de nodige kosten gepaard. Als de gemeente zelfstandig wil blijven zijn er enorme investeringen in personeel nodig in het kader van de decentralisatie en ICT. Een aantal zaken is te complex voor een gemeente met de schaalgrootte van Montfoort. Wat heeft het college ondernomen om de gemeenten Woerden en Oudewater te betrekken bij dit samenwerkingsproces? Alle stukken en besluiten betreffende dit samenwerkingsproces zijn onder de aandacht van Woerden en Oudewater gebracht. Het is jammer dat er weinig respons is geweest. Oudewater is voor het centrumgemeente-model en gaat ambtelijk over naar Woerden. Zijn de fiscale gevolgen met betrekking tot de Btw en het compensatiefonds al duidelijk? Is er al een inschatting te maken van de eventueel te verwachten kosten? Als een centrumgemeente taken uitvoert voor een andere gemeente is de Btw-problematiek niet van toepassing. Er moet nog een uitspraak komen van het Rijk of dat ook geldt als een ambtelijke organisatie dat doet. Het zou volstrekt logisch zijn dat gelijk te trekken, dus waarschijnlijk zal dat ook gebeuren. Zijn alle juridische aspecten nu duidelijk in kaart gebracht? Zo ja, wordt de raad hier nog over geïnformeerd voor de raadsvergadering? Evenals het advies van de BOR? Dit proces is niet nieuw en inmiddels door een aantal gemeenten gedaan. Uiteraard wordt er naar de juridische aspecten gekeken. De raad krijgt alle informatie die van belang is voor het besluit dat genomen moet worden. Ook het advies van de BOR wordt bijtijds aan de raad gestuurd. Zijn er buiten de financiële gegevens die thans bekend zijn nog nadere mededelingen te verwachten die naar boven zijn gekomen na opstelling van het plan? Dit behoort in de besluitvorming van de raad. Toetreding tot de UW Samenwerking is afgesloten tot 1 januari 2014 om de organisatie de gelegenheid te geven zich te zetten. Zou het college bereid zijn verdere samenwerking buiten UW Samenwerking te overwegen, buiten de Lopikerwaard, zoals het Utrechts Weidegebied? Er is een samenwerking met Bodegraven-Reeuwijk wat betreft Het Nieuwe Werkbedrijf. Daar waar samengewerkt kan worden en het voordelen oplevert voor de kwaliteit van de 4
dienstverlening is samenwerking prima. Daarbij werkt de gemeente al samen via een aantal gemeenschappelijke regelingen. Is het college het eens met de conclusie dat beide gemeenten geen financieel nadeel ondervinden strijdig is met de mededeling verder in het plan dat de gevolgen van forse decentralisatie van taken naar de gemeente een onzekere factor vormen? Zo ja, is dit dan een rechtvaardiging om verder te gaan kijken naar samenwerking in het Utrechts Weidegebied? Het college is het hier niet mee eens omdat het nog helemaal niet duidelijk is wat er precies van de gemeenten verlangd wordt en welke middelen er komen. Het is nog te vroeg om die conclusie te trekken. Getracht wordt de zaken die op de gemeente afkomen in een zo vroeg mogelijk stadium op te pakken. Zijn de colleges voornemens om de nieuwe functies in de nieuwe ambtelijke organisatie te onderwerpen aan een functiewaarderingsonderzoek om vast te stellen dat de juiste persoon op de juiste plek zit? Is er een vergelijking te maken van de functies die er 2 jaar geleden waren met de functies per 1 mei, zodat er ook nog een historisch perspectief is? Er is een functieboek gemaakt met voorlopige waarderingen. De functiewaarderingscommissie zal moeten bekijken of die waardering correct is gedaan. Waarop is de mededeling gebaseerd dat incidentele budgetkosten als aanloopkosten worden terugverdiend? Er zijn geen gedwongen ontslagen. Waar liggen dan de andere terugverdienmogelijkheden? Door de samenwerking liggen er mogelijkheden om dingen terug te verdienen, zoals gezamenlijke raadsvoorstellen en opvang bij ziekte. Wat zijn de consequenties als de meerderheid van de raad volgende week besluit tot no go? Niet alleen organisatorisch maar ook financieel. Ofwel met andere gemeenten gaan samenwerken of fikse investeringen doen in personeel. Waarom wordt in de samenwerking afgeweken van het Raadsprogramma, waarin duidelijk staat dat samenwerking substantieel moet bijdragen aan het structurele begrotingstekort? Het blijkt dat dit voorlopig niet het geval zal zijn. De afgelopen jaren is al geprobeerd het begrotingstekort terug te dringen. Enerzijds is er tegenwerking door Den Haag en de economische tegenwind, maar anderzijds lukt het redelijk. Er wordt niet afgeweken van het Raadsprogramma. Er is al een kleine, flexibele organisatie neergezet en de samenwerking met IJsselstein wordt gezien als een vervolgstap om die kleine, flexibele organisatie nog flexibeler te maken. Wellicht niet kleiner, maar wel krachtiger en beter bestand voor de toekomstige taken. o In het raadsprogramma staat opgenomen dat het gaat om bestuurlijke samenwerking in de regio, om samen taken uit te voeren en visies te ontwikkelen. Dit wordt nu losgelaten. Door samenwerking met IJsselstein en de verdere verbreding daarvan wordt juist wel ingezet op een bredere bestuurlijke samenwerking. De afgelopen 20 jaar is het nooit gelukt een bestuurlijke samenwerking in de regio op poten te zetten en dit is de eerste stap naar een definitieve samenwerking met hopelijk een verbreding met nog meer gemeenten. o En hoe draagt dat substantieel bij aan de beoogde bezuiniging? Er is al uitgelegd in welke situatie de gemeente zit. Die bestuurlijke samenwerking gaat wel leiden tot een substantiële bezuiniging. Er kunnen investeringen worden gedaan die anders hoger waren uitgevallen, bijvoorbeeld het onderbrengen van de ICT bij de ICT omgeving van IJsselstein. 5
De totale begroting mag niet meer bedragen als de som van de twee gemeenten afzonderlijk. Wat als dit nou niet het geval is en het wordt hoger? Hetzelfde geldt voor de opmerking dat de bestuurskracht eind 2014 moet zijn toegenomen. Wat als dat nu niet het geval is? Wat zijn daar de consequenties van? Dat is een veronderstelling. Als dat zou gebeuren moet eerst worden geanalyseerd waarom het niet gelukt is en afhankelijk daarvan zullen conclusies getrokken moeten worden. Hier wordt niet van uitgegaan. Waarom het onderzoek naar de nulmeting door een extern bureau (pag. 10 2.3)? In voorgaande gevallen is bij een formatieonderzoek altijd gebruik gemaakt van Berenschot, om objectief vergelijkbaar te zijn met andere gemeenten en er conclusies aan verbonden konden worden. Reden waarom er voor zo n onderzoek weer een extern bureau wordt aangetrokken. Een aantal functies vallen buiten UW Samenwerking en rusten op de lokale begroting. Welke zijn dat en wat gaat dat kosten? Deze vraag is ook opgenomen in de schriftelijke vragen van Inwonersbelangen en wordt deze week schriftelijk beantwoord. Via verslag: het kostenplaatje volgt komende week. Bij samenwerking heeft men ook te maken met arbeidsregels. Is daar al naar gekeken? Jammer dat er nog niets van de BOR bekend is. De BOR heeft gisteren laten weten positief te zijn over dit Inrichtingsplan en het met een positief advies aan de achterban voor te leggen. Het Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) gaat over de arbeidsvoorwaarden en is gisteren positief afgesloten. Er is een vergelijking gemaakt van alle arbeidsvoorwaardelijke regelingen. Gelukkig zat daar niet gek veel verschil in. Er is ook overeenstemming bereikt over het Sociaal Plan en het Sociaal Statuut. o Wat is het financiële plaatje? De verwachting is dat het kostenneutraal is, vergelijkbaar met de huidige situatie. Het gaat hier om de arbeidsvoorwaardelijke kant voor medewerkers. Er is overeenstemming bereikt over een pakket van arbeidsvoorwaardelijke regelingen, dat per gemiddelde medewerker niet duurder wordt. Er is nog niet gekeken naar reiskosten Montfoort IJsselstein v.v. Drie HR medewerkers op 134 fte is wel veel, evenals 30% overhead. Doelstelling zou zijn dit terug te brengen naar 20%. Wat vindt het college daarvan? Is er voor een heel andere wijze van aansturing van de organisatie gekozen. Het principe van integraal management wordt losgelaten en managers worden procesmanagers waardoor ze veel meer mensen kunnen aansturen. De HRM functie wordt in zijn totaliteit ondergebracht bij de HR manager en de twee medewerkers. Uiteindelijk zal dit beter gaan functioneren, maar er is uiteraard wat meer HRM nodig. Op dit moment is er sprake van ruim 40% overhead. Mooie doelstelling om naar 20% te gaan, maar het zou al fijn zijn de 30% te kunnen halen. Huisvestingsbehoefte moet eigenlijk voor aanvang bekeken worden en niet daarna. Deze vraag is ook schriftelijk door Inwonersbelangen gesteld en wordt deze week schriftelijk beantwoord. Hoe sterk is de borging dat er niet teruggevallen wordt in het centrumgemeentemodel en blijft het regiemodel overeind als een andere gemeente aanhaakt? Het heeft veel consequenties als er van een regiegemeente wordt overgegaan naar een centrumgemeente, maar dat is nooit de instelling geweest. Het regiemodel is zo wezenlijk anders en dit zal niet zomaar gebeuren. 6
Er is regelmatig overleg met omliggende gemeenten en er is altijd gezegd dat het mogelijk is aan te haken, maar dat mag niet tot vertraging leiden van het proces. Hoe langer je wacht, hoe minder eigen inbreng en uiteindelijk alleen mogelijk aan te haken bij het regiemodel. De wethouder meldt dat de samenwerking met IJsselstein kan leiden tot verdere verbreding en verdieping. Uit de enquête blijkt dat de inwoners die kant nu juist niet op willen. In hoeverre is de enquête van belang hierin? Er is wel sprake van een signaal, dat eigenlijk wel in een vroeger stadium getest had moeten worden. Er is hier sprake van gemeentelijke bedrijfsvoering en niet van een gemeentelijke fusie. Het maakt voor de inwoner niet uit hoe hij zijn paspoort krijgt. Dat is de essentie van het verhaal. Het college is blij met de enquête en de uitslagen van de enquête zullen worden meegenomen, maar er is destijds ook aangegeven dat er keuze was uit twee modellen. Het was jammer dat Berenschot in het rapport de mening van de inwoners niet heeft meegenomen. Uiteindelijk gaat het er om als zelfstandige gemeente zelf beleid te kunnen voeren op allerlei beleidsterreinen en de kwaliteit van de dienstverlening naar de burger op een zo goed mogelijk peil te houden of te verbeteren en gereed te zijn voor toekomstige taken. Er is uiteindelijk gekozen voor het regiemodel, dat het college goed neer wilde zetten en als andere gemeentes aan willen haken zijn zij welkom. In een regiegemeente is het goed mogelijk dat de kwaliteit van de voorzieningen verbeterd wordt en zijn er meer mogelijkheden. De voorzitter concludeert dat dit voorstel als bespreekstuk voor de komende raadsvergadering wordt geagendeerd. De voorzitter sluit de vergadering om 21.35 uur. Aldus vastgesteld in de forumvergadering van 9 april 2013, I. Meijers H.P.M. Bezuijen Forumgriffier Voorzitter 7