Agenda 1. Snelcollege inkoopsamenwerking Als men wil samenwerken, hoe dit dan te organiseren? 2. Een beginsituatie van inkoopsamenwerking 3. Mogelijke uitwerkingen van inkoopsamenwerking 4. Discussie over randvoorwaarden en toepasbaarheid mogelijke uitwerkingen voor de beginsituatie 5. Samenvatting Agenda
Inkoopsamenwerking gedefinieerd Het bundelen en/of delen van inkoopgerelateerde informatie, hulpmiddelen en/of volume tussen 2 of meer organisaties met als doel het behalen van symbiose 1 delen van informatie markt- en productinformatie, best practices, specs, RFP, etc. 3 bundelen van volumes lagere prijzen, verbeterde condities, etc. (Bronnen: Essig, 2001; Hendrick 2001; Veeke, 2002) 2 delen van hulpmiddelen outsourcen van personeel, inzet, systemen, etc.
Klinkt mooi, maar er kunnen beren op de weg zijn Bron: Buter, 2006
Als men wil samenwerken, hoe dit dan te organiseren? D E S N E L W E G M A T R I X indicatoren: complexiteit, controle, intensiviteit, gezamenlijk beslissen, gezamenlijke vergaderingen, gelijke rollen, zelfmanagement, decentraliteit, aanpassing aan specifieke inkoopbehoeften, etc. invloed van alle leden op de gezamenlijke activiteiten Konvooi Trefwoorden: eenmalig; kostenreductie; etc. Dimensies: weinig leden; formeel; etc. Het is lastig om het concept carpoolen toe te passen voor eenmalige gebeurtenissen Meeliften Trefwoorden: Focus op eenvoud Dimensies: generieke inkoopbehoeften; etc. F1-team Trefwoorden: leren; standaardisatie; etc. Dimensies: lange termijn; informeel; etc. Carpool Vergelijkbaar met F1- team, verschillen: activiteiten steeds door 1 partij uitgevoerd; etc. Busrit Trefwoorden: Schaalgrootte; 3e partij Dimensies: veel contracten; formeel; etc. aantal verschillende gezamenlijke activiteiten Vele projecten samen uitvoeren Verdeel alles onderling 1 3 e organisatie partij sluit contracten regelt alles; af rest lift mee activiteiten: specificeren, selecteren, contracteren, evalueren, informatie delen, personeel en andere hulpmiddelen delen, beleid en procedures delen, benchmarking, etc.
Als men wil samenwerken, hoe dit dan te organiseren? D E S N E L W E G M A T R I X invloed van alle leden op de gezamenlijke activiteiten F1-team Carpool Inkoopbureau West-Brabant Meeliften Busrit aantal verschillende gezamenlijke activiteiten??? Samenwerkende WoCo s
Inkoopplatform woningcorporaties Horizontale inkoopsamenwerking
De Nederlandse sociale huursector 474 woningcorporaties > 2,4 miljoen woningen in bezit Jaarlijks inkoopvolume (gegevens 2006, bron: Aedes, CFV, 2007): 9 miljard euro, waarvan Nieuwbouw: 3,7 miljard Woningverbetering: 1,2 miljard Onderhoud: 3,1 miljard Voorbeelden inkooppakketten woningverbetering en onderhoud Gevelonderhoud Onderhoud aan cv- en mv-installaties Liftonderhoud Onderhoud aan daken Onderhoud aan keukens, sanitair Doelstellingen inkooppakketten Tevredenheid eindcliënt Leefbaarheid van complexen TCO/ vastgoedwaarde Maatschappelijk verantwoord ondernemen
Inkoopsamenwerking door woningcorporaties Gemiddelde snelheid 54,5 km/uur Samen ga je sneller!! Gemiddelde snelheid 64,8 km/uur
Inkoopplatform Groningen (IPG) Aanleiding ontstaan Aantal leden en leeftijd Sector Doelen Contracten Voorbeelden van activiteiten en aanbestedingen Organisatie Valkuilen Bijzonderheden Ontstaan vanuit het Gronings initiatief OneRegion 10 publieke instellingen; 2 jaar oud (2006) Onderwijs, zorg en overheid Kwalitatief: het leren van elkaars organisatiestructuren, kennis delen, uitwisselen van informatie en strategieën Kwantitatief: het behalen van financieel voordeel door bundeling van inkoopvolumes en het realiseren van quick wins Aantal contracten verschilt per deelnemer Uitwisselen van ervaringen, bestekken, P.v.E. s etc. Best practices op het terrein van beleid Uitwisseling van inkoop- en aanbestedingskalenders Onderst. bij de implementatie van wet- en (EU)regelgeving Gezamenlijke leer- instructietrajecten Opzetten kennispool met HBO stagiaires (grijs coacht groen) Gezamenlijk aanbesteden Maandelijks vergaderen Beurtelings voorzitterschap Te groot verschil in volwassenheid van de inkooporganisaties Er is een ledenstop om niet te groot te worden
Aanleiding ontstaan Aantal leden en leeftijd Sector Doelen Contracten Voorbeelden van activiteiten/aanbestedingen Organisatie Valkuilen Bijzonderheden Intrakoop Schaalvoordelen door bundelen van volumes Circa 500 zorginstellingen en 4.000 locaties; 50 jaar oud! Zorg Platform voor inkoop- en logistieke oplossingen Transparante (lagere) marktconforme integrale kosten voor leden Keuzevrijheid door breed aanbod 70 raamovereenkomsten in de productgroepen Diensten, Energie, Huishouding & Inrichting, Kantoor & Automatisering, Techniek & Onderhoud, Verpleging & Verzorging, Voeding Elektriciteit: < 1 miljard kwh Voedingsdistributie: 80 mln Strategische samenwerkingsverbanden Coöperatieve inkoopvereniging Ontbreken intern draagvlak bij leden Intrakoop op strategisch niveau niet bekend binnen leden Intrakoop op de stoel van de inkoper? Bemiddelde omzet 2007 > 240 miljoen Onderhandelingspositie Interactie met leden Breed aanbod Hoge mate van professionaliteit
Inkoopbureau West-Brabant Aanleiding ontstaan Aantal leden en leeftijd Sector Doelen Contracten Voorbeelden van activiteiten/aanbestedingen Organisatie Valkuilen Bijzonderheden Professionalisering, individuele inkoper zwemt, gemeentesecr. 19 gemeenten, 6,5 jaar oud (1 januari 2002) Gemeenten Professionalisering inkoopfunctie, Efficiency- en synergievoordelen, Continuïteit, Recht- en Doelmatigheid Circa 40 gezamenlijke en 100en individuele contracten Gezamenlijke en individuele trajecten, Inkoop- en aanbestedingsbeleid, Scans, Evaluaties Stichting (geen winstoogmerk) met bestuur (AB en DB) Staan los van de gemeente(n), niet in dienst van... Ov.komst tussen stichting en gemeente (dagdelen per week) Inkopers zitten decentraal op locatie met wel een thuisbasis Individuele en gezamenlijke contracten Leveringen, diensten en werken (alles dus) Kenniscentrum (cursussen, brainstormen, database, evaluaties) Niet overal gedwongen winkelnering maar... 19 inkopers Kosten van de organisatie / totaal dagdelen = dagdeeltarief Draagvlak, Verjuridiciëring, Politieke agenda s Groeiende in omvang en diepgang, succesvol en langdurig Deur ook open voor andere (grotere) gemeenten
Steden3hoek Aanleiding ontstaan Leden en leeftijd Sector Doelen Contracten Voorbeelden van activiteiten/ aanbestedingen Organisatie Valkuilen Bijzonderheden Ontstaan met instemming secretarissen vanuit samenwerkingsbehoefte inkoopcoördinatoren Apeldoorn, Deventer en Zutphen 8, in huidige vorm sinds 2005; 3 oorspronkelijke vorm sinds 2002 Gemeenten Beter en verstandiger inkopen, Inkoopprofessionalisering, Creëren draagvlak voor inkoopfunctie, Netwerk inkoopadviseurs Circa 20 Inkoopprojecten (soms ook met andere org.) zoals WMO, trapliften, enz. Gezamenlijke cursussen, bijv. ARW 2005 en duurzaam inkopen Discussiebijeenkomsten met (top)management over regionale inkoop Discussiebijeenkomsten over bijv. DNR, inhuur derden en gunningscriteria Stuurgroep: topmanagement en externe voorzitter (2x per jaar) Platform: inkoopcoördinatoren leden en externe voorzitter (11x per jaar) Niet iedereen doet altijd mee en duidelijke go/no go momenten Inkoopondersteuning en kosten worden onderling verdeeld Inkoopdoelstellingen niet congruent met organisatie doelstellingen Idee/angst dat nieuw 'gewest' aan het ontstaan is Te lang richten op committent bestuur en/of top management Onvoldoende betrokkenheid budgethouders (= beslissers) Afrekening topmanagement op - lastig te berekenen - financiële voordelen Veel verschillen in grootte gemeenten en inkoopprofessionaliteit Niet merkbaar bij inkoopprojecten, wel bij professionalisering
Links naar artikelen en contactinformatie www.utips.eu Proefschrift horizontal cooperative purchasing Samenvatting proefschrift inkoopsamenwerking Effect van inkoopsamenwerking: Verdeling besparingen bepaalt succes Inkoopsamenwerking, van theorie naar praktijk (deel 1) Inkoopsamenwerking, van theorie naar praktijk (deel 2) Fredo Schotanus f.schotanus@utwente.nl