Operationalisering BOB Model Het BOB model en verdere implicaties van een nieuw besturingsmodel nader toegelicht Status: bestemd voor bespreking in het Presidium op 27 januari 2015 Oegstgeest, 21 januari 2015
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 2 1.1 Het BOB model en implicaties van een nieuw besturingsmodel... 2 1.2 De raad heeft zich uitgesproken voor het BOB model... 3 2. Het BOB model en implicaties... 5 2.1 De basis van het BOB model... 5 2.2 De context van het BOB model... 5 2.3 Implicaties voor de werkwijze van de raad... 6 Vergaderdiscipline (cultuur) passend bij de drie fasen in het model... 6 De rol en bemensing van het presidium... 7 Rol van het fractievoorzittersoverleg... 7 Rol van het driehoeksoverleg... 8 Rol van de plaatsvervangende commissieleden... 8 2.4 Het BOB model concreet vertaald naar Oegstgeest... 9 Huidige situatie... 9 Toekomstige situatie... 9 Beeldvorming... 10 Oordeelsvorming... 12 Besluitvorming... 12 2.5 Implementatie en evaluatie... 13 Implementatie... 13 Evaluatie... 14 3. Overige implicaties... 15 3.1 Implicaties op hoofdlijnen voor het college... 15 3.2 Implicaties op hoofdlijnen voor de ambtelijke organisatie... 15 3.3 Implicaties op hoofdlijnen voor de burger... 16 Bijlage 1: Activiteitenplanning... 17 Operationalisering BOB model 1
1. Inleiding 1.1 Het BOB model en implicaties van een nieuw besturingsmodel In oktober 2014 heeft de gemeenteraad van Oegstgeest besloten over te gaan op een nieuw vergadermodel, te weten het BOB model 1. Deze keuze staat niet op zichzelf maar is een resultante van het Tienpuntenplan professionalisering besturing gemeente Oegstgeest dat de raad in januari 2014 heeft omarmd als kompas voor de toekomst. Eén van de punten uit het Tienpuntenplan is een nieuw besturingsmodel voor de gemeente Oegstgeest. In de notitie Besturingsmodel gemeente Oegstgeest is dit als volgt verwoord: Een besturingsmodel, waarbij alle actoren (raad, college en ambtelijke organisatie) hun rol, taken en bevoegdheden kennen en daar ook naar handelen, is bepalend voor een adequate samenwerking binnen de raad en tussen raad en college. Een goed werkend besturingsmodel in Oegstgeest is essentieel om de instrumentele en organisatorische verbeteringen in de (financiële) informatievoorziening aan de raad te kunnen laten slagen. Het besturingsmodel (=hoe werken we samen) vormt de verbinding tussen de koersbepaling (beleid en doelstellingen) van de gemeente door de raad en de uitvoering door college en organisatie. 2 Onderdeel van het nieuwe besturingsmodel is de invoering van het BOB model. Dit model wil de gemeenteraad graag invoeren, maar tijdens de beraadslaging op 30 oktober 2014 is door raadsleden gevraagd om aanvullende informatie. Het ontbrak tijdens de behandeling aan informatie over de concrete betekenis van het nieuwe BOB model ten opzichte van het huidige stelsel en de implicaties voor de werkwijze van de raad. De werkgroep die zich bezighoudt met de invoering van het nieuwe besturingsmodel heeft dit opgepakt en deze notitie opgesteld. Deze notitie heeft als doel antwoord te geven op de volgende vraag: Welke betekenis heeft de invoering van het BOB model en wat zijn de (concrete) gevolgen en veranderingen voor raadsleden, collegeleden, ambtelijke organisatie en burgers? In deze notitie wordt in hoofdstuk 2 het BOB model verder uitgelegd en vertaald naar de context van Oegstgeest waarbij nadrukkelijk ook wordt ingegaan op de implicaties voor de werkwijze van de raad. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de gevolgen van het BOB model voor de werkwijze van het college, de ambtelijke organisatie en de burger. 1 Het BOB model staat voor Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming, zie verder hoofdstuk 2 2 Besturingsmodel gemeente Oegstgeest, Kompas voor passend professioneel lokaal bestuur, 24 september 2014, p. 1 Operationalisering BOB model 2
1.2 De raad heeft zich uitgesproken voor het BOB model Op 30 oktober heeft de raad ingestemd met het BOB model. In de bijlage 3 bij het raadsvoorstel is de volgende tekst opgenomen over het BOB model. (zie navolgend kader). Vergadercyclus In het nieuwe besturingsmodel gaat de gemeenteraad van Oegstgeest werken volgens het BOB vergadermodel. De raad vergadert in wisselende samenstelling en in wisselend tijdsbestek, afhankelijk van de onderwerpen op de agenda. De vaste raadscommissies Burger, Ruimte en Regio bestaan niet meer. De auditcommissie bestaat overigens nog wel, gegeven haar bijzondere taak in relatie tot de gemeentelijke accountant. Uitgangspunt voor de vergaderingen van de raad vormt achtereenvolgens Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. De raad komt normaliter voor de bijeenkomsten bijeen in het gemeentehuis van Oegstgeest. Mocht hier van worden afgeweken (met name beeldvorming vindt soms plaats op locatie) dan wordt dat in de publicatie van de agenda uitdrukkelijk vermeld. Dit model bestaat eruit dat gedurende 10 maanden per jaar (alle maanden met uitzondering van juli en augustus) er 4 keer per maand raadsbijeenkomsten zijn, op een vaste (donder)dag. Week 1: Beeldvorming De eerste raadsbijeenkomst van de maand heeft het karakter van beeldvorming. Normaliter vindt ze plaats in het gemeentehuis, maar het kan zeker ook op locatie plaatsvinden. Raadsleden en hun eventuele plaatsvervangers gebruiken deze bijeenkomst om zich een beeld te vormen van de onderwerpen die op tafel komen. Er wordt dus niet vergaderd. Vanwege de hoeveelheid thema s zal het voorkomen dat tegelijkertijd op meerdere diverse locaties in het gemeentehuis thema s worden toegelicht (parallelle sessies). Terugkerende ingrediënten van deze bijeenkomst zijn: Toelichting op zich op termijn aandienende ontwikkelingen, waarvoor de raad in een later stadium om een standpunt gevraagd zal worden; Mogelijkheid tot inspreken door bewoners, bedrijven en organisaties, het zogenaamde sprekersplein. Hier hoeft het niet altijd te gaan over een al geagendeerd thema; Ambtelijke toelichting op raadstukken. Week 2: Oordeelsvorming De oordeelsvormende vergadering gebruiken de partijen om te komen tot een politiek standpunt. De fracties gaan met elkaar in debat en de wethouders nemen op uitnodiging van het presidium deel aan de vergadering. Ook tijdens de oordeelsvormende vergadering bestaat voor bewoners, bedrijven en organisaties de mogelijkheid om in te spreken, dit keer overigens enkel over vooraf geagendeerde thema s. Aan het slot van elk vergaderpunt wordt bepaald of een raadsvoorstel rijp is voor behandeling in de besluitvormende raadsvergadering van die maand. Week 4: Besluitvorming Nu de partijen hun standpunt hebben bepaald, gaat de raad op de laatste donderdag van de maand over de geagendeerde onderwerpen in debat en neemt aansluitend over de raadsvoorstellen een raadsbesluit. De raad heeft verschillende redenen om voor een nieuw besturingsmodel te kiezen. Uit deze redenen komen verschillende doelen naar voren die met de invoering van een nieuwe besturingsmodel worden beoogd: In de huidige situatie is er te weinig ruimte en aandacht voor beeldvorming aan de voorkant. De invoering van het BOB model moet de beeldvorming gaan versterken door een aparte fase in te voegen voorafgaande aan de oordeelsvorming. Doel: beeldvorming faciliteren en versterken. 3 Besturingsmodel gemeente Oegstgeest, Kompas voor passend professioneel lokaal bestuur, 24 september 2014 Operationalisering BOB model 3
Het BOB model geeft duidelijkheid over de positie van de portefeuillehouder. Portefeuillehouders zijn altijd welkom in raadsbijeenkomsten maar nemen alleen op uitnodiging van het presidium deel aan de vergadering. Doel: onderlinge debat versterken in de raad. In het nieuwe besturingsmodel is het presidium het dagelijks bestuur van de raad en houdt zich bezig met de technische aansturing en de organisatie van de werkzaamheden van de raad. Doel: presidium uitsluitend belasten met de technische aansturing van de vergadercyclus. Door het BOB model ontstaat een logische voorspelbaarheid van het vergaderritme doordat elke fase een geheel eigen karakter kent. Doel: duidelijke scheiding van de verschillende fasen in de besluitvorming waardoor de rol van het raadslid wordt versterkt. Doorontwikkeling van de rol van de griffie in het faciliteren van de raad binnen het nieuwe vergaderstelsel en in lijn met de ambities uit het besturingsmodel. Doel: versterken van de rol van de griffie in het nieuwe vergaderstelsel. Door scherpere fasering in het stelsel wordt evaluatie van raadsbijeenkomsten vergemakkelijkt. Het is de bedoeling dat de voorzitters na elke raadsbijeenkomst evalueren. Daarnaast kan de raad gericht training inzetten om zich in het nieuwe stelsel verder te bekwamen waardoor het onderlinge gesprek over de vergaderdiscipline wordt bevorderd. Doel: reflectie en evaluatie op het vergaderproces stimuleren en faciliteren. In het coalitieakkoord staan uitgangspunten genoemd om de burger intensiever te betrekken. Ook in de Toekomstvisie 2020 die de raad heeft vastgesteld klinkt dit signaal door. Het BOBmodel sluit goed aan bij deze ontwikkeling omdat met name betrokkenheid van bewoners, bedrijven en organisaties in de beeldvormende fase wordt versterkt. Doel: de burgerbetrokkenheid bij de besluitvorming versterken. Operationalisering BOB model 4
2. Het BOB-model en implicaties 2.1 De basis van het BOB model Het BOB model is ontwikkeld door Robert Bales en Fred Strodtbeck. Zij stellen dat beeldvorming een essentiële voorwaarde is voor het nemen van gedragen besluiten. 4 In het BOB model gaat het om proportionele aandacht voor drie fasen: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. In het kader van het Actieprogramma Lokaal Bestuur 5 is een publicatie 6 uitgebracht waarin het BOBmodel kernachtig wordt beschreven: Bij Beeldvorming gaat het om het verkrijgen van een goed inzicht in de situatie. Het gaat dan om het afbakenen van het vraagstuk, inzicht krijgen in de inhoudelijke problematiek en oplossingsrichtingen, maar ook om het verkrijgen van een goed beeld van wat anderen vinden of bedoelen. Aandacht aan deze punten voorkomt dat al te snel een (politiek) oordeel wordt geveld en dat alle beschikbare informatie zorgvuldig wordt meegenomen en meegewogen. Oordeelsvorming is gericht op het formuleren van een politiek standpunt op grond van argumenten en de weging daarvan. De volgende werkvormen dragen hieraan bij: o Debat gericht op oordeelsvorming discussie om argumenten uit te zuiveren, waarbij de deelnemers luisteren naar de argumenten van anderen, en de overtuigingskracht van de eigen argumenten en die van anderen toetsen. o Deelnemers benoemen de positieve elementen in het standpunt van anderen en geven aan hoe negatieve elementen voorkomen kunnen worden. De fase van Besluitvorming is gericht op het formuleren van in ieder geval een meerderheidsstandpunt (en eventueel consensus) op basis van argumentatie of onderhandeling. De deelnemers trachten tot een gezamenlijk standpunt te komen en spreken dit uit, eventueel met gebruikmaking van meerderheids en minderheidsstandpunten. Het BOB model is in veel gemeenten in Nederland ingevoerd. De wijze waarop aan het model invulling wordt gegeven verschilt van gemeente tot gemeente. Soms heeft het BOB model het commissiesysteem vervangen, soms is de gedachte of basis van het BOB model geïntroduceerd in een traditioneel commissiesysteem. Uit alle voorbeelden blijkt dat het BOB model geen blauwdruk kent en het belangrijk is dat een structuur wordt gehanteerd die past bij de lokale context van de gemeente en die voor de betrokken partijen werkbaar is. In deze notitie is de lokale context zoveel mogelijk verankerd in de wijze waarop het BOB model is uitgewerkt. Wie meer wil lezen over de wijze waarop het BOB model wordt toegepast in andere gemeenten wordt verwezen naar de brochure Op het tweede gezicht die via de website van het VNG kan worden gedownload. 2.2 De context van het BOB model De invoering van het BOB model past in een ontwikkelingsrichting die de gemeente Oegstgeest inmiddels heeft ingezet. In verschillende visiestukken is de wens zichtbaar om als gemeente Oegstgeest collectief meer naar buiten te treden. Te denken valt aan de Toekomstvisie 2020 waarin 4 http://gitpblog.nl/2014/01/betere besluitvorming met bob/#sthash.oloqr1m4.dpuf 5 Het Actieprogramma Lokaal Bestuur was een gezamenlijk project van de VNG en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, en bestond van januari 2007 tot en met december 2014. 6 Op het tweede gezicht, gemeentelijke vergaderpraktijken nader beschouwd, 2009, p. 35/36 Operationalisering BOB model 5
deze beweging sterk naar voren komt. Een van de hoofdthema s in de Toekomstvisie is de gemeente als meewerkkracht. Daarover is het volgende gezegd: als gemeentelijke organisatie hebben wij onze inwoners en partners hard nodig om het aantrekkelijke woon, werk en leefklimaat van Oegstgeest in stand te houden. De gemeente wil een rol vervullen als actieve meewerkkracht, die alle betrokken partijen motiveert, faciliteert en ondersteunt om het potentieel van ons dorp aan te wenden. 7 De beweging om meer naar buiten te treden is zichtbaar bij raad, college en ambtelijke organisatie en vormt een gemeenschappelijk uitgangspunt. Het BOB model bevordert de burgerbetrokkenheid en het biedt meer mogelijkheden om daadwerkelijk meewerkkracht te organiseren. Door conform het BOB model te werken wordt de bedding versterkt om het gemeenschappelijke uitgangspunt uit te dragen. Daar zijn twee belangrijke opmerkingen bij te maken: Werken in het BOB model vraagt intensieve samenwerking en afstemming tussen college en raad. Om het model goed te laten functioneren en ten dienste te laten zijn van het gemeenschappelijke uitgangspunt is het noodzakelijk dat college en raad aangeven wat zij wederzijds van elkaar verwachten. Het gaat om heldere afspraken over de wijze waarop er in de praktijk wordt (samen)gewerkt. Een concreet voorbeeld daarbij is als de raad in de oordeelsvormende fase constateert dat het beeld nog niet compleet is. Wordt het voorstel teruggestuurd naar de beeldvorming of is er nog ruimte voor het college om het beeld compleet te maken? Waar ligt de grens in de praktijk? Een structuurwijziging zoals in deze notitie beschreven staat of valt met de personen die in de nieuwe structuur werkzaam zijn. Hanteren zij de afspraken? Wordt er gewerkt conform de vergaderdiscipline? De instrumentele invoering van een nieuw besturingsmodel op zichzelf realiseert niet de doelstellingen die in hoofdstuk 1 zijn beschreven. 2.3 Implicaties voor de werkwijze van de raad De invoering van het BOB model is één van de onderdelen van een nieuw besturingsmodel. Binnen de invoering van het nieuwe besturingsmodel zijn een aantal punten direct gerelateerd aan een goed functioneren van het BOB model: Vergaderdiscipline (cultuur) passend bij de drie fasen in het model De rol en bemensing van het presidium; Rol van het fractievoorzittersoverleg; Rol van het driehoeksoverleg; Rol van de plaatsvervangende commissieleden. Vergaderdiscipline (cultuur) passend bij de drie fasen in het model Het BOB model heeft zich inmiddels bewezen als een krachtige structuur. Het is een beproefd model dat in veel gemeenten bijgedragen heeft aan betere rolinvulling door de raad, effectievere vergaderingen doordat doel en functie van een vergadering scherper zijn en een sterkere betrokkenheid van de samenleving op de vergaderingen. Tegelijkertijd is het belangrijk om te onderkennen dat deze structuur staat of valt met een bij de structuur passende cultuur en discipline. Raadsleden zorgen er gezamenlijk voor dat de verschillende fasen gedisciplineerd worden doorlopen. In de fase van beeldvorming stellen raadsleden alle (technische) vragen, in de oordeelsvormende fase wordt het onderlinge debat gevoerd. De raad neemt gezamenlijk de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen debatten niet herhaald worden in de besluitvormingsfase. Daarbij vraagt elk type 7 Toekomstvisie 2020, gemeente Oegstgeest, pagina 6 Operationalisering BOB model 6
vergadering en bijeenkomst om een andere voorbereiding en een andere rolinvulling van de voorzitter. De rol en bemensing van het presidium Het huidige presidium bestaat naast de voorzitter van de gemeenteraad uit zes raadsleden en de griffier. Het huidige presidium komt eens per maand fysiek bij elkaar om de agenda voor de gehele maandcyclus te bepalen. Na de commissieronde wordt via e mail een definitieve raadsagenda bepaald. Over de rol en bemensing van het presidium is in het nieuwe besturingsmodel al het volgende gezegd: Het presidium is de agendacommissie van de raad. Het is het dagelijks bestuur van de gemeenteraad dat de organisatie van de werkzaamheden van de raad tot taak heeft. Leden zijn de personen die belast zijn met de organisatie van de werkzaamheden van de raad: voorzitters van raadsbijeenkomsten waaronder de burgemeester en de griffier. De voorzitters van raadsbijeenkomsten zijn raadsleden die op grond van competentie en senioriteit worden aangesteld, niet op basis van politieke kleur. Het presidium wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad 8. In de huidige rol en werkwijze van het presidium wordt veel druk ervaren. Dit komt doordat het presidium zich niet alleen bezig houdt met de technische en dagelijkse aansturing van de raad, maar ook met politieke afstemming, de langetermijnagenda en de onderlinge samenwerking. Binnen het nieuwe besturingsmodel worden deze laatste punten in het fractievoorzittersoverleg opgepakt waardoor het presidium als dagelijks bestuur van de raad kan functioneren. Verder zijn de volgende punten van toepassing op het presidium: Naast voorzitter van de raad en de griffier bestaat het presidium uit zes leden; Het presidium vergadert tweemaal per maand; Alle leden van het presidium zijn bij circulatie voorzitter van raadsbijeenkomsten (beeldvorming oordeelsvorming); Een afvaardiging van het presidium vormt de werkgeverscommissie voor de griffie(r); Presidiumleden zijn gedurende de week goed bereikbaar voor de dagelijkse aansturing van de raad; Presidiumleden beschikken over voorzitterscompetenties en hebben enige raadssenioriteit. Het Presidium is verantwoordelijk voor een duidelijke doelstelling van een vergadering of bijeenkomst. Zij vraagt zich steeds af wat de avond moet opleveren of met welk doel beeldvorming wordt georganiseerd. De voorzitter heeft op deze wijze de mogelijkheid een kader neer te zetten voor de bespreking of het debat. Het voorstel voor zes raadsleden in het presidium is gedaan om over voldoende voorzitters te beschikken om de (parallelle) bijeenkomsten te kunnen voorzitten en om bij ziekte of verhindering enige armslag te hebben. Rol van het fractievoorzittersoverleg Het huidige fractievoorzittersoverleg (seniorenconvent) bestaat uit alle fractievoorzitters en de voorzitter van de raad en de griffier. In de huidige situatie wordt meerdere malen per jaar tussen de fractievoorzitters overlegd. 8 Besturingsmodel gemeente Oegstgeest, Kompas voor passend professioneel lokaal bestuur, 24 september 2014, p.3 Operationalisering BOB model 7
Over de rol van het fractievoorzittersoverleg is al het volgende gezegd: Voor het fractievoorzittersoverleg is het belangrijk om, zonder vaste agenda of frequentie, zo af en toe met de spreekwoordelijke benen op tafel te kunnen spreken over ontwikkelingen die politiek relevant kunnen gaan worden. Of gewoon om eens een keer te bespreken hoe zaken nu lopen. Niet als stap/podium in het besluitvormingsproces maar als een soort kamer van reflectie op hoe zaken lopen of kunnen gaan lopen. Het fractievoorzittersoverleg richt zich op een viertal aandachtsvelden: de werkwijze van de raad, langetermijnontwikkelingen die de strategische agenda van de gemeente raken, de politieke agendering van strategische zaken vanuit de fracties en de zaken van vertrouwelijke aard. De agendering sec van de raadsbijeenkomsten is geen taak van het fractievoorzittersoverleg maar van het presidium. De voorzitters van de Oegstgeester raadsfracties zijn lid van dit overleg. De burgemeester fungeert als voorzitter. Gezien de aard van het overleg zijn de vergaderingen en de gemaakte afspraken niet openbaar. 9 Alle leden van het fractievoorzittersoverleg kunnen een overleg initiëren als daar aanleiding toe is. Rol van het driehoeksoverleg Over het driehoeksoverleg is al het volgende gezegd: De organisatie van de zogenaamde stukkenstroom is een onderliggend vraagstuk en wordt gestuurd en afgestemd via het driehoeksoverleg. Dit is het periodiek overleg tussen de burgemeester (voorzitter), gemeentesecretaris/algemeen directeur en griffier voor de afstemming van de agenda s in de raadsbijeenkomsten en de benodigde stukken daarvoor. De agenda van de raad is hierbij leidend en er vindt actieve monitoring plaats van nakoming van gedane toezeggingen. De burgemeester is als voorzitter van dit overleg verantwoordelijk voor het goed/vloeiend functioneren van het overleg en stuurt zo nodig actief bij. Ten aanzien het BOB model is het belangrijk dat, naast de stukkenstroom, er aandacht is in het driehoeksoverleg voor het gebruik van de beeldvormende fase. Het driehoeksoverleg kan sturend zijn naar de raad en de organisatie om voor thema s en onderwerpen beeldvorming te benutten. Door het kennen van de langetermijnagenda kan de raad periodiek thema s benoemen om de vraagzijde van de agenda te sturen en beeldvorming te benutten. Dit is één van de doelstellingen van het nieuwe besturingsmodel. Rol van de plaatsvervangende commissieleden In de huidige werkwijze zijn er plaatsvervangende commissieleden die de raadsfracties ondersteunen en vertegenwoordigen in de raadscommissies. Omdat de bestaande commissies (uitgezonderd de auditcommissie) worden afgeschaft zal de term plaatsvervangende commissieleden ook verdwijnen. In de nieuwe situatie kan de fractie in de beeldvormende en oordeelsvormende fase vertegenwoordigd worden door het zogenaamde Steunfractielid. Ten behoeve van deze verandering zal de verordening op de raadscommissies worden aangepast. 9 Besturingsmodel gemeente Oegstgeest, Kompas voor passend professioneel lokaal bestuur, 24 september 2014, p.3 Operationalisering BOB model 8
2.4 Het BOB model concreet vertaald naar Oegstgeest Huidige situatie Op dit moment werkt de raad van Oegstgeest met drie vaste raadscommissies: de commissies Burger, Ruimte en Regio. Deze commissies zullen vervallen. Alleen de auditcommissie blijft bestaan, gegeven haar bijzondere taak in relatie tot de gemeentelijke accountant. Het huidige stelsel ziet er als volgt uit: Eens per maand vergaderen de commissies Ruimte en Burger (gelijktijdig) Eens per maand is er een Raadsvergadering Vier keer per jaar vergadert de commissie Regio (voorafgaand aan de andere commissies) Vier keer per jaar is er een Auditcommissievergadering In de regel vergaderen de verschillende fracties eenmaal voor de commissievergadering en eenmaal voor de raadsvergadering (twee keer per maand) Toekomstige situatie De raad heeft op 30 oktober 2014 in principe ingestemd met beeldvormende bijeenkomsten in week 1, met oordeelsvormende bijeenkomsten in week 2 en een besluitvormende raadsvergadering in week 4. Schematisch weergegeven ziet het nieuwe vergaderschema er als volgt uit (zie navolgende figuur): Operationalisering BOB model 9
Beeldvorming Over de beeldvorming zijn de volgende punten te benoemen: Beeldvormende bijeenkomsten hebben een bijzondere functie in de vergadercyclus. Waar de overige momenten van de cyclus (oordeelsvorming besluitvorming) erop gericht zijn om in één maand besluiten te nemen, zal beeldvorming vaak ook worden toegepast op thema s of onderwerpen die op de langere termijn in besluitvorming komen. Uiteraard komt het ook voor dat beeldvorming wel in dezelfde vergadercyclus wordt opgevolgd door oordeelsvormende en besluitvormende vergaderingen. De volgende types beeldvormende bijeenkomsten kunnen worden ingezet: o Hoorzitting: hiermee wordt geen hoorzitting in het kader van de Wro bedoeld. Het gaat om een type hoorzitting zoals in 2013 voor het zwembad is gehouden. Met name ook bedoeld om betrokkenen ruimte te geven voor inbreng. o (Technische) uitlegsessie: tijdens een (technische) uitlegsessie zullen ambtenaren of andere experts raadsleden informeren en bijpraten over onderwerpen of voorstellen. o Informatiebijeenkomst: Een informatiebijeenkomst is een laagdrempelige bijeenkomst die op verschillende manieren kan worden ingevuld, bijvoorbeeld een informatiemarkt, een presentatie, een instructie etc. o Excursie: Als het nuttig is dat de raad zich ter plaatse laat informeren kan zij de beeldvormende bijeenkomst ook invullen met een excursie om de situatie ter plaatse in ogenschouw te nemen. Het is voor het presidium het meest werkbaar als de raad een Operationalisering BOB model 10
uitspraak doet over het tijdstip waarop in de regel een excursie of extern bezoek kan worden gepland. o Rondetafelgesprek: Het rondetafelgesprek is bij uitstek geschikt om zonder stukken over een onderwerp in gesprek te gaan met betrokkenen. Ook ambtenaren, experts en burgers kunnen deelnemen aan een rondetafelgesprek. o.. Met opzet is deze lijst niet gesloten. Als blijkt dat er gaandeweg andere vormen nodig zijn om in beeldvorming te voorzien, kunnen deze worden toegevoegd. Beeldvorming is een belangrijke fase voor de burger en is mede bedoeld om de burger intensiever bij het lokale bestuur te betrekken. Door middel van het sprekersplein heeft de burger de mogelijkheid om in te spreken over niet geagendeerde onderwerpen. Daarnaast zijn met name de excursie, de hoorzitting en het rondetafelgesprek zeer geschikt om perspectieven van burgers in beeldvorming te betrekken. Beeldvormende bijeenkomsten kennen een andere informatiebehoefte dan de huidige commissie en raadsvergaderingen. De huidige raadsvoorstellen of raadsmededelingen zijn toegeschreven naar besluitvorming en daardoor voor beeldvorming minder geschikt. Voor beeldvormende bijeenkomsten zal in de meeste gevallen behoefte zijn aan meer waardevrije informatie. Te denken valt aan factsheets, toelichtende presentaties of notities met gespreksvragen en discussiestellingen. Waar beeldvorming wordt ingezet om in dezelfde vergadercyclus nog een besluit te nemen, zal de beeldvormende fase naar verwachting vooral worden benut om het raadsvoorstel toe te lichten in bijvoorbeeld een presentatie of (technische) uitlegsessie. Doordat beeldvorming voor alle gremia: raad, college, ambtelijke organisatie en burger van toegevoegde waarde is zal het de samenwerking op termijn bevorderen. Dat zorgt voor een versterking van de gemeente Oegstgeest als geheel en het gezicht naar buiten. Het is aan de raad zelf om de beeldvorming goed te benutten en zelf ook te sturen op de agenda van beeldvormende bijeenkomsten. De raad kan het college vragen (via driehoeksoverleg, presidium of fractievoorzittersoverleg) om thema s of onderwerpen in een beeldvormende bijeenkomst te agenderen. Het is voor het college en de ambtelijke organisatie van belang dat zij weten wat de raad in deze verwacht. De beeldvormende bijeenkomsten worden voorgezeten door een lid van het presidium. De beeldvormende bijeenkomsten zijn in principe op het gemeentehuis, tenzij er reden toe is de bijeenkomst op een andere locatie te beleggen of dat inwoners, bedrijven of instellingen de raad elders uitnodigt voor een beeldvormende bijeenkomst. Het presidium stelt de agenda op voor de beeldvormende bijeenkomsten. De werkgroep adviseert de raad om de beeldvormende avonden van 19.30 uur tot 21.30 uur te plannen zodat aansluitend nog een fractievergadering kan worden gepland. Afhankelijk van de onderwerpen of thema s zijn er parallelle sessies waarbij een bij het onderwerp passend vergadertype wordt gekozen. Zo nodig worden beeldvormende bijeenkomsten parallel gepland. De werkgroep adviseert de raad om de volgende afspraken te maken rondom de beeldvormende bijeenkomst: Alle (technische) vragen worden in de beeldvormende fase en tenminste voor de oordeelsvormende bijeenkomst mondeling of schriftelijk gesteld; De raadsleden en de voorzitter van de beeldvormende bijeenkomst hebben de collectieve verantwoordelijkheid om in de beeldvormende bijeenkomst onderling debat of het innemen van (politieke) standpunten te vermijden, daarentegen worden feitenverzameling en gedachtewisseling gestimuleerd. Operationalisering BOB model 11
Oordeelsvorming Rondom de oordeelsvormende vergadering zijn de volgende punten te benoemen: In de beschrijving van het Besturingsmodel is genoemd dat besluitvormende bijeenkomsten in week 2 worden gepland. Het voornemen is om oordeelsvormende vergaderingen parallel te plannen waarbij als uitloop gebruik wordt gemaakt van de huidige werkwijze, de dinsdag in week 2. Het Presidium bepaalt de agenda s van de oordeelsvormende vergaderingen. Deze agenda s zullen zo worden geordend dat fractievertegenwoordiging in de vergaderingen (door raadsleden of steunfractieleden) evenwichtig kan worden verdeeld. Ook moet rekening worden gehouden met de portefeuilleverdeling. Tijdens oordeelsvormende vergaderingen hebben bewoners, bedrijven en organisaties, net als in de beeldvormende fase, ruimte om in te spreken. Bij niet geagendeerde thema s aan het begin van de bijeenkomst, bij geagendeerde onderwerpen bij behandeling van het agendapunt. Tijdens een oordeelsvormende vergadering gaan de fracties met elkaar in debat en wisselen standpunten uit gericht op de voorbereiding van de besluitvorming. Portefeuillehouders nemen op uitnodiging van het presidium deel aan de vergaderingen. De burgemeester ziet er op toe dat met het uitnodigen van portefeuillehouders zorgvuldig wordt omgegaan. Uiteraard zijn portefeuillehouders altijd welkom bij de vergaderingen. Aan het einde van de oordeelsvormende vergadering wordt door de vergadering bepaald of een agendapunt als bespreekstuk of hamerstuk naar de raadsvergadering gaat. De werkgroep adviseert de raad om de volgende afspraken te maken rondom de oordeelsvormende vergadering: De werkgroep beveelt aan om de agenda van de oordeelsvormende (en besluitvormende) vergadering anders op te bouwen. Uitgangspunt is dat de bespreekstukken (daar waar een oordeelsvormend debat over plaat vindt) zo snel mogelijk aan de orde komen. Vaste agendapunten zoals de aandachtspuntenlijst commissie/raad, rapportage vanuit gemeenschappelijke regelingen en inhoudelijke mededelingen worden later op de agenda geplaatst. Als een agendapunt als bespreekstuk in de raadsvergadering wordt geagendeerd, besluit de vergadering over welke onderdelen of punten in de raadsvergadering nog wordt gedebatteerd, dit om te voorkomen dat debatten uit de oordeelsvormende fase opnieuw worden gevoerd in de besluitvormende fase. De oordeelsvorming tussen raadsleden wordt versterkt als er fysieke ingrepen worden doorgevoerd in de raadszaal. Bij voorkeur nemen collegeleden plaats buiten de cirkel. In de vergadering kan een sprekersplaats (katheder) worden ingericht waar de portefeuillehouder tijdens de vergadering op verzoek deel kan nemen aan de vergadering. Ter overweging geeft de werkgroep mee om het onderlinge debat staande te voeren vanaf de sprekersplaats. Besluitvorming Rondom de besluitvormende vergadering zijn de volgende punten te benoemen: Het streven van de raad in het nieuwe stelsel is om oordeelsvorming en besluitvorming goed te scheiden. In de praktijk zal dit ertoe leiden dat tijdens de besluitvormende vergadering het aantal Operationalisering BOB model 12
hamerstukken zal toenemen. Door beide fasen goed van elkaar te scheiden kan op termijn efficiëntie ontstaan omdat raadsvergaderingen minder tijd vergen. In de besluitvormende vergaderingen wordt gedebatteerd over (onderdelen) uit raadsvoorstellen en is ruimte voor een interpellatiedebat. Aan het einde van het agendapunt formuleert de raad in ieder geval een meerderheidsstandpunt (en eventueel consensus) op basis van argumentatie of onderhandeling. Voor zover procesafspraken nog niet opgeschreven staan in het raadsvoorstel/besluit, moeten aanvullende procesafspraken met de raad zelf of het college worden gemaakt. De werkgroep adviseert de raad om de volgende afspraken te maken rondom de besluitvormende vergadering: De voorzitter krijgt van de vergadering het mandaat om op afspraken toe te zien; Als raadsvoorstellen op de agenda van de raad staan zijn deze eigendom van de raad. Alleen hij kan besluiten om een agendapunt af voeren, het college kan dit alleen adviseren. Als een raadsvoorstel aanvulling behoeft zijn er twee mogelijkheden: o Het college stuurt een brief naar de raad met een toelichting; o De raad amendeert het besluit. Voorstellen geagendeerd als hamerstuk worden alleen bij zwaarwegende redenen gewijzigd in bespreekstuk; Indien raadsleden ingekomen stukken willen agenderen, melden zij dit voorafgaand aan de vergadering bij de griffie. Raadsvragen over geagendeerde en niet geagendeerde onderwerpen worden voorafgaand aan de vergadering via de griffie kenbaar gemaakt. Op deze wijze kan het college zich op de beantwoording voorbereiden waardoor het instrument effectiever wordt ingezet. 2.5 Implementatie en evaluatie Implementatie De invoering van een nieuw besturingsmodel heeft veel verschillende implicaties. Het is belangrijk om deze zoveel mogelijk mee te nemen, in gang te zetten en af te stemmen zodat de invoering van het nieuwe besturingsmodel vloeiend verloopt. Tegelijkertijd moet onderkend worden dat er nu punten zijn, of nog naar voren komen, die werkende weg verder ingevuld moeten worden. In de eerste maanden na 1 april zal de griffie(r) een vinger aan de pols houden hoe de invoering voor de raad verloopt. Voor het college zal de burger deze taak op zich nemen en voor de ambtelijke organisatie houdt de secretaris/dt een vinger aan de pols. Zij zorgen ervoor dat er praktische procesafspraken worden gemaakt over de werkwijze en de communicatie in het nieuwe besturingssysteem. Op dit moment gaat het om de volgende acties die rondom de invoering van het nieuwe besturingsmodel (moeten) worden opgepakt: Communicatieplan voor interne en externe communicatie Aanpassen samenstelling presidium Aanpassen van de Verordening op de werkgeverscommissie Opstellen vergaderschema Aanpassen interne regelgeving aan BOB systematiek (o.a. Reglement van Orde, spreektijdregeling) Organiseren Kick off en warmdraaien Operationalisering BOB model 13
Training raadsleden Training voorzitters Taakanalyse griffie In bijlage 1 is een activiteitenplanning opgenomen waarin de acties verder zijn uitgewerkt en toegelicht. Om een goede start mogelijk te maken wordt er voor 1 april een kick off georganiseerd voor raad en college. In deze kick off kunnen verwachtingen worden uitgesproken en afspraken worden gemaakt over de samenwerking en onderlinge communicatie. Daarnaast wordt een warmdraaibijeenkomst georganiseerd om te oefenen met beeldvorming. Dit is bedoeld om voor te proeven, te oefenen en te reflecteren. Evaluatie Het BOB model zal vanaf 1 april 2015 worden ingevoerd. Het presidium krijgt de verantwoordelijkheid voor het bewaken van de evaluatie. De werkgroep adviseert rondom evaluatie van het nieuwe vergadermodel het volgende: De voorzitter van de raadsbijeenkomst of raadsvergadering draagt zorg voor een kleine evaluatie aan het einde van elke bijeenkomst. De vragen die dan gesteld kunnen worden zijn: o Hebben we deze avond onszelf toegelegd op beeldvorming/oordeelsvorming/besluitvorming? o Past deze avond binnen de uitgangspunten die wij met elkaar hebben afgesproken? Binnen het presidium wordt rond 1 oktober 2015 een quick en dirty evaluatie gehouden van het functioneren van het besturingsmodel. Rond 1 april 2016, een jaar na invoering van het nieuwe model, wordt een evaluatie uitgevoerd om te bepalen in hoeverre het nieuwe model heeft bijgedragen aan de doelstellingen (zie hoofdstuk 1). De evaluatie heeft tot doel knelpunten op te lossen en de werking van het model voor Oegstgeest te verbeteren en door te ontwikkelen. Operationalisering BOB model 14
3. Overige implicaties 3.1 Implicaties op hoofdlijnen voor het college De invoering van het nieuwe besturingsmodel heeft ook gevolgen voor de samenwerking tussen het college en de raad. Het gaat op hoofdlijnen om de volgende punten: Het college kan de beeldvorming benutten om de raad te informeren over thema s en onderwerpen die op de middellange en lange termijn gaan spelen. Ook kan het college de beeldvorming benutten om de beelden die leven in de raad op te halen. Het kan ook zo zijn dat de vraag vanuit de raad komt, in die zin dat de raad graag wil dat het college tijdens een beeldvormende bijeenkomst een bepaalde activiteit verricht (bijvoorbeeld; een toelichting geeft). Het college moet rondom de beeldvormende bijeenkomsten weten wat de raad van hem verwacht. Het gesprek daarover zal (vanuit de griffier aangejaagd) in het presidium, het fractievoorzittersoverleg en het driehoeksoverleg worden gevoerd. Naast de invoering van het besturingsmodel loopt o.a. het traject verbeteren bestuurlijke dienstverlening en het traject verbeteren financiële sturing. Via de werkgroep is de afstemming met deze trajecten geborgd. 3.2 Implicaties op hoofdlijnen voor de ambtelijke organisatie In de raadsvergadering van 30 oktober hebben verschillende raadsfracties gewezen op de betekenis van het besturingsmodel voor de ambtelijke organisatie. Ook voor de samenwerking tussen raad en ambtelijke organisatie verandert er dus het één en ander. Het gaat op hoofdlijnen om de volgende punten: De ambtelijke organisatie moet actief nadenken in welke gevallen het opportuun is om het college de beeldvormende bijeenkomst te laten benutten en moet het college hier uiteraard ook op voorbereiden. Hetzelfde geldt als de raad behoefte heeft aan inbreng van het college tijdens een beeldvormende bijeenkomst. Het nieuwe besturingsmodel brengt soms een andere informatiebehoefte van de raad met zich mee. De huidige raadsmededelingen en raadsvoorstellen blijven in principe het middel waarmee het college zaken aan de raad voorlegt, maar in de beeldvormende fase kan al naar gelang het doel van de sessie ook gewerkt worden met vormvrije informatie vanuit het college richting de raad. Voor dit type informatie wordt een sjabloon gemaakt voor een oplegger bij het rapport of de presentatie. Dit format zal daarom de komende periode gemaakt worden. Om de ambtelijke organisatie te faciliteren bij het werken in het nieuwe besturingsmodel wordt er training en coaching ingezet om de omslag de stimuleren. Het besturingsmodel heeft gevolgen voor de stukkenstroom in de ambtelijke organisatie en van college naar de raad/griffie. Dit jaar wordt een workflow systeem ingevoerd waarbij de status van een stuk goed te volgen is. Omdat er door het besturingsmodel twee sporen zijn (B O B of O B) zal het workflow systeem daarop worden afgestemd en worden benodigde formats ontwikkeld. De beeldvorming is met name ook bedoeld om de burger meer ruimte te geven. Vanuit de ambtelijke organisatie is er de laatste jaren veel inzet gepleegd op de participatie van bewoners. Deze formele en informele inspraak momenten staan los van het nieuwe besturingsmodel en zullen daarnaast een plek hebben. Wel kan burgerparticipatie vanuit de ambtelijke organisatie Operationalisering BOB model 15
gecombineerd wordt met beeldvorming in de raad als het onderwerp of de opzet zich daarvoor leent. Deze afstemming vindt plaats in het driehoeksoverleg. De werkgroep neemt de communicatie ter hand in de richting van de ambtelijke organisatie. Hier wordt in het communicatieplan aandacht aan geschonken. 3.3 Implicaties op hoofdlijnen voor de burger Een belangrijke reden om het BOB model in te voeren als nieuw vergadermodel is om de burger beter te kunnen betrekken bij de lokale besluitvorming. De invoering van het BOB model is daarin de eerste stap, het beter betrekken van de burger is een zaak van langere adem waarin goede communicatie randvoorwaarde is. Om de communicatie goed te laten verlopen wordt een communicatieplan opgesteld. De hoofdlijn in deze communicatie is als volgt: Het BOB model en met name de beeldvormende fase biedt mogelijkheden voor de burger om eenvoudiger in contact te treden met de lokale politiek. Van de gemeenteraad mag de burger verwachten dat er geluisterd wordt en dat verwachtingen naar de burger worden gemanaged. Rondom de invoering van het model zal aan de burgers gecommuniceerd worden wat het nieuwe besturingsmodel voor hen betekent en hoe zij zelf daarvan gebruik kunnen maken. Zo snel als mogelijk wordt over één of twee concrete onderwerpen, die volgens nieuwe aanpak behandeld worden, gecommuniceerd in de richting van de burger. Dit is bedoeld om de burger te enthousiasmeren en op het idee te brengen ook te participeren. Voor verdere toelichting wordt verwezen naar het communicatieplan. Operationalisering BOB model 16
Bijlage 1: Activiteitenplanning Algemeen Actie Actiehouder Planning Opmerking 1. Opstellen communicatieplan: voor het introduceren van het besturingsmodel binnen de organisatie voor de externe communicatie Griffier in samenwerking met gemeentesecretaris/ algemeen directeur 21 januari 2015 gereed Met inschakeling van interne communicatie adviseur 2. Uitvoeren van het communicatieplan Griffier Start 1 februari 2015 Afhankelijk van inhoudelijke planning communicatieplan Met betrekking tot de organen van de raad Actie Actiehouder Planning Opmerking 3. Aanpassen samenstelling Presidium en voorbereiden 4. Aanpassen van de Verordening op de werkgeverscommissie i.v.m. beleggen van deze rol bij het Presidium Presidium en griffier 1 april 2015 gereed Griffier 1 april 2015 gereed Afhankelijk van behandeling besturingsmodel in de raad Vergt een formeel besluit door de raad, raadsvergadering februari 2015 5. Organiseren van structurele HRM ondersteuning van het Presidium bij de invulling van de rol van Werkgeverscommissie Griffier in samenwerking met gemeentesecretaris/ algemeen directeur 1 april 2015 georganiseerd Dienstverlening vanuit Servicepunt71 Met betrekking tot de nieuwe vergadercyclus Actie Actiehouder Planning Opmerking 6. Opstellen aangepast vergaderschema raad, aangepast aan BOB indeling raadsbijeenkomsten Griffier 1 maart 2015 gereed Schema wordt besproken en vastgesteld door het Presidium van Operationalisering BOB model 17
Actie Actiehouder Planning Opmerking februari 2015 7. Aanpassen interne regelgeving aan BOB systematiek, o.a.: Verordening op de raadscommissies intrekken Verordening op de raadsbijeenkomsten opstellen Spreektijden regeling Inspraak regeling raadsbijeenkomsten Griffier in samenwerking met gemeentesecretaris/ algemeen directeur 1 april 2015 gereed Juridische kennis vanuit de griffie beschikbaar 8. Invoering van standaard evaluatie van iedere raadsbijeenkomst Presidium Met ingang van 1 april 2015 Verwerken in het reglement van orde en opnemen in de verordening op de raadsbijeenkomsten 9. Werkwijze voorzitters raadsbijeenkomsten BOB model Gemeenteraad Medio april 2015 gereed Vergt een formeel besluit door de raad, raadsvergadering februari 2015 10. Organiseren Kick off en warmdraaien Presidium en griffier Medio maart 2015 11. Training raadsleden in het besturingsmodel inclusief debattraining Presidium Start maart/april 2015, jaarlijkse herhaling 12. Training voorzitters van de raadsbijeenkomsten in de nieuwe BOB methodiek Presidium Start april/maart 2015 Afhankelijk van behandeling besturingsmodel in de raad Met betrekking tot de griffie(r) Actie Actiehouder Planning Opmerking 13. Uitvoeren taakanalyse werkzaamheden in relatie tot formatie Griffier 21 januari 2015 gereed Bespreking resultaten in Presidium/ werkgeverscommissie Operationalisering BOB model 18
Actie Actiehouder Planning Opmerking 14. Opstellen werkplan 2015 voor de griffie Griffier 1 februari 2015 gereed Mede op basis van uitkomst taakanalyse Operationalisering BOB model 19