STEPPIN Standards in Procurement and Innovation Joep Frijdal, Project manager STEPPIN Directeur Virage Milieu & Management Pianoo lunch bijeenkomst 23 September 2008 STEPPIN is supported by the European Commission under the Europe INNOVA initiative
STEPPIN Introductie STEPPIN Project Innovatie Normen, CE Normen en Innovatie Case Conclusies 2
Innovatie we komen van ver!! 25 jaar oud CDC 844 Disk opslag 100 MB disk pack Geen standaard interface Wat waren de kosten? 3
Dit is innovatie! 4
Dit jaar!! 5
Wat is innovatie Een innovatie is de implementatie van een nieuw of aanzienlijk verbeterd product (goed of dienst), of proces, een nieuwe markering methode of een nieuwe manier om bedrijfsproces te organiseren. Innovatie activiteiten zijn alle wetenschappelijke, technologische, financiële en commerciële stappen die (zullen) leiden tot de implementatie van een innovatie. Een product innovatie is de introductie van een goed of dienst die nieuw of aanzienlijk verbeterd is. Een proces innovatie is de implementatie van een nieuwe of aanzienlijke productie of distributie methode Definitie: OECD Eurostat Oslo Manual 2005 6
Enkele observaties Het gebruik van normen in bestekken kan innovatie stimuleren. Er is hiervoor theoretisch en empirisch bewijs. Maar zijn overheidsinkopers en hun opdrachtgevers geïnteresseerd in innovatie? Is het wel hun zaak? Sommige inkopers lijken allergisch voor het woord innovatie Er gaat een wereld vol risico s voor ze open, Risico s die vermeden moeten worden. Innovatie is iets voor beleidsmakers en politici en het gaat over subsidies. Het moet geen onderdeel zijn van normale aanbestedingen. Maar: Vaak zit innovatie verstopt in de aanbesteding: Het kan een onderdeel zijn van de specificaties of in reden zijn van strategische keuzes met betrekking tot de aanpak of procedure 7
Hypothese De belangrijkste motivator voor een inkoper in de publieke sector is het voorzien in de behoeftes van zijn opdrachtgevers. Dit binnen het kader van zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid. Hij is verantwoordelijk voor: Het juiste en doelmatig besteden van belastinggeld Met de inkoop van de producten en diensten leveren van een bijdrage aan de samenleving Juiste inpassing van sociale, duurzaamheids en milieu aspecten, al of niet rekening houden met lokale en regionale economie 8
Vragen: Speelt deze maatschappelijke verantwoordelijkheid een rol bij het vaststellen van de aanpak van een aanbesteding?? Heeft innovatie aan de kant van de leveranciers ooit een rol gespeeld bij een van uw aanbestedingen? Waarom neemt het gebruik van functionele specificaties toe? Is innovatie een reden? Hoe zorgt u er voor dat u bij een functionele aanbesteding u dat krijgt wat u verwacht? 9
Wat is STEPPIN? Europe INNOVA is een initiatief voor innovatie professionals dat gesteund wordt door de Europese Commissie als onderdeel van het 6e kader programma. Normen zijn katalysatoren van innovatie. Zij spelen een cruciale rol bij het definiëren van marktomstandigheden in veel sectoren. Zij versnellen ontwikkelingen in technologie en bedrijfsvoering.. Zes netwerken zijn gecreëerd om het effect van normen op de innovatie prestatie te bevorderen STEPPIN is één van deze 6 Standards Networks 10
STEPPIN kernpunten Context: De publiek sector is de grootste consument van goederen en diensten: > 15% GNP in the EU Normen worden vaak genoemd in aanbestedingstukken. Ambitie Het stimuleren van innovatie door het verbeteren van de manier waarop bestaande normen in Europese aanbestingen worden toegepast Hoe? Door het geven van practische richtlijnen om normen te vinden die de beoogde effecten hebben Organiseren van workshops in de lidstaten om de resultaten van STEPPIN te delen en te valideren Opstellen van beleidsaanbevelingen voor de Europese Commissie 11
Aanpak De drie STEPPIN Stones : STEPPIN stone 1 Het creëren van tools: het beschikbaar maken van de juiste informatie, nuttig voor alle stakeholders. STEPPIN stone 2 Het betrekken van alle individuen: alle inkopers moeten de tools kunnen gebruiken. STEPPIN stone 3 Het betrekken van de organisaties: Alleen als inkopers gesteund worden door de organisatie gaan ze hun werkwijze aanpassen. 12
STEPPIN Scope Innovatie in de markt, niet de innovatie van het inkoopproces zelf Gewone aanbestedingen, niet de pre-commercial procurement of R&D Bestaande open normen Het project duurt 2 jaar: daarna moeten de Europese public procurement community en de normalisatie organisaties de activiteiten oppikken en voortzetten 13
Partners Content Group Fraunhofer ISI (D) FIR (D) Corvers (NL) NEN (NL) AENOR (ES) DIN (D) DS (DK) Dissemination Group Virage (NL) PLEON (UK) CEN (BE) CONSIP (IT) BME (D) CIPS (UK) APASP (FR) 14
Mogelijke doelen Verwerving van goederen, diensten etc op basis van: Laagste prijs Beste waar voor het geld (Meva) gedefinieerd als de optimale combinatie van totale life-cycle kosten en kwaliteit om te voorzien in de wensen en eisen van de gebruiker/opdrachtgever Laagte risico s met betrekking tot kosten, milieu, gezondheid en veiligheid etc. Maar ook speelt mee: noodzaak voor nieuwe technieken nieuwe functionaliteit, nieuwe leveranciers 15
Effecten van normen Verwijzing naar normen kan helpen deze doelen te bereiken: Normen bevorderen de concurrentie tussen aanbieders en voorkomen lock-in bij een specifieke aanbieder. Ze creëren een level playing field Normen bevorderen compatibiliteit met bestaande infrastructuur en verminderen kosten van onderhoud en reparatie. Normen bepalen minimum eisen voor prestaties, kwaliteit en veiligheid Doordat normen kosten en risico's verminderen kunnen innovatieve producten verworven die anders te hoge risico s en kosten met zich mee zouden brengen. 16
Wat is een norm? Een open norm is een gepubliceerde norm die zonder enig voorbehoud door iedereen gebruikt kan word De continue ontwikkeling vindt plaats op basis van een open besluitvormingsproces waaraan iedere geïnteresseerde partij kan deelnemen en wijzigingen moetenplaats vinden op basis van consensus. Open normen zijn in staat een hele sector te laten groeien en geeft ruimte en kansen aan alle partijen.. Zij zorgen voor betere producten, omdat concurrenten alleen kunnen concurreren op basis van prijs en kwaliteit. Open normen zorgen voor de helderheid en stabiliteit die nodig is om nieuwe producten en diensten op basis van de normen te ontwikkelen. 17
Norm voor normen: Norm (EN 45020:2006) geeft definitie van een norm: document, established by consensus and approved by a recognized body, that provides, for common and repeated use, rules, guidelines or characteristics for activities or their results, aimed at the achievement of the optimum degree of order in a given context NB: In Nederland bekend als NEN-EN 45020:2007 en alleen beschikbaar in het Engels, Frans en Duits 18
Soorten Normen Product norm Specificeert eisen waaraan voldaan moet worden door een product of productgroep om de fitness for purpose te bewijzen Interface norm Specificeert eisen die betrekking hebben op de comptabiliteit met andere producten of systemen op hun koppelvlakken Service norm Specificeert eisen waaraan voldaan moet worden door een dienst om de fitness for purpose aan te tonen. Terminologie normen, test normen, proces normen. 19
Eisen in een norm Beschrijvende bepalingen Bepalen de fitness for purpose die betrekking hebben op de karakteristieken van een product, proces of dienst Prestatie bepalingen Bepalen de fitness for purpose die betrekking hebben op het gedrag van van een product, proces of dienst of verband houden met het gebruik er van Een Norm beschrijft WAT we willen bereiken niet HOE we willen dat dat gedaan wordt!! 20
Normen in het aanbestedingsproces Plaats in het bestek: Onderdeel van de (functionele) technische specificaties Selectie criteria ( technische capaciteiten) Gunningscriteria Contract In de RFI documenten Buiten het aanbestedingsproces: Interne pre-tender fase (bijv. Definitie van de business case, vaststellen gebruikers wensen en eisen, specificaties) Technische dialoog/markt consultatie Markt verkenning 21
New Approach De vrije beweging van goederen is een randvoorwaarde voor de totstandkoming van interne markt.. De instrumenten om dit doel te bereiken zijn gebaseerd op het voorkomen van het opwerpen van nieuwe handelsbarrières, wederzijdse erkenning en technische harmonisatie De harmonisatie wetgeving beperkt zich tot de essentiële eisen waaraan producten moeten voldoen om van de mogelijkheden voor vrije beweging te kunnen profiteren De technische specificaties van producten die voldoen aan deze essentiële eisen zijn bepaald in de betreffende richtlijnen en vastgelegd in de zgn. geharmoniseerde normen. Toepassing van geharmoniseerde of andere normen is vrijwillig en de fabrikant mag op elke andere manier aantonen dat hij voldoet een de essentiële eisen. Van producten die voldoen aan een geharmoniseerde standaard moet aangenomen worden dat zij voldoen aan de essentiële eisen die van toepassing zijn. 22
CE markering Het aanbrengen van een CE markering op de producten die vallen onder de New Approach' richtlijnen is verplicht. De CE markering garandeert overeenstemming met de essentiële eisen, ongeacht of het product voldoet aan een gemandateerde norm of aan andere technische specificaties. Lid staten mogen niet afwijken van de essentiële eisen. Lid staten mogen geen producten of diensten weigeren die CE gemerkt zijn omdat ze technisch niet voldoen, behalve indien gebruikt gemaakt wordt van de ontsnappingsclausule in de betreffende richtlijn. Op dit ogenblik zijn er zo n 25 new approach richtlijnen en enkele honderden geharmoniseerde normen die in het kader van deze richtlijnen tot stand zijn gekomen. Geharmoniseerde normen bevatten technische eisen die de essentiële eisen afdekken. 23
Normen en Innovatie standards tender specifications standards market intelligence marketing standards need for innovations user needs innovation feedback products, services, works development, production innovation 24
Het onderzoek Desk research, eerder onderzoek door de leden van het consortium, analyse van meer dan 500 bestekken en interviews met stakeholders. Resultaten: Gebruik van normen in bestekken is geen probleem(in ~40% v.d bestekken een verwijzing), wanneer normen gebruikt worden is het om risico's te beperken of in verband met wettelijk verplichtingen. Verschillende soorten normen hebben verschillend effect: performance (-product) normen en interface normen kunnen innovatie bevorderen Sommige product/markt combinaties hebben meer potentieel Innovatie is zelden een issue in een bestek. 25
STEPPIN resultaten Praktisch Handboek (papieren versie) voor dagelijks gebruik door inkopers Web-based versie van het handboek bevat alle bijlagen, rapporten, praktijkvoorbeelden en referenties. Tools om normen te vinden: vertaling van CPF codes naar ICS codes Dissemination workshops, eind congres, paper voor IPPC2008, NPPC2008 etc Beleidsaanbevelingen voor de EC Europees netwerk 26
Practisch voorbeeld Personal Protective Equipment Belangrijke sector voor de overheid met kansen voor innovatie Innovatie is nodig om het comfort en de veiligheidsperformance van PPE producten te verbeteren. Het gaat bijv. om kleding voor brandweer, politie en militairen PPE is één van de 6 Lead Markets die onlangs door de EC zijn aangewezen. Bijv. Het Ministerie van Defensie van de Verenigde Staten heeft pas voor 100 M$ aan weefsels voor PPE kleding bij een Nederlandse fabrikant 27
Case Duitse Politie organisatie wilde beschermend materiaalkopen voor politie uitrusting Het materiaal moet vlam bestendig, antistatisch en kleurecht zijn. De weefsels moesten in drie kleuren geleverd worden Het materiaal CE gemerkt zijn in overeenstemming nmet de richtlijn 89/686/EEC voor Beschermende Uitrusting van 21 December 1989 De essentiële eisen voor de antistatische eigenschappen worden afgedekt door EN 1149. De specificaties zijn performance gericht. Kleur echtheid is vastgelegd in ISO 105 B Maar het materiaal moet bestaan uit 93% Meta-Aramid. 28
De mening van de leverancier De leverancier is geïnterviewd: De specificaties in het bestek beperken de mogelijkheden voor innovatie: Een specifiek materiaal wordt gevraagd ( Meta-Aramid) Het wordt ondermeer verkocht onder de naam Nomex Er kan een nieuw,lichter materiaal, Millenium Light, geleverd worden met betere eigenschappen en dat voldoet aan EN 1149 Het bestaat echter niet uit Meta-Aramid en is in slechts één kleur leverbaar De leverancier had graag een nieuw product willen ontwikkelen met de zelfde performance als Millenium Light, maar dan wel leverbaar in de gevraagde kleuren. Dit was voor hen een duidelijke innovatie geweest. In plaats daarvan hebben ze nu een mengsel op basis van bestaande materialen geleverd, maar dat geen innovatie met zich bracht 29
Conclusies In de case had de CA geen aanvullende technische(= niet functionele) eisen moeten opnemen. Dit heeft de mogelijkheden voor innovatie beperkt. Door het vroegtijdig betrekken van de markt en melding maken van de geselecteerde normen had de leveranciers de mogelijkheid gegeven om de CA te informeren over dit beperkende effect. Normen kunnen een belangrijke rol spelen in aanbestedingen, zij: Verbeteren de efficiency van het aanbestedingsproces Reduceren risico s Geven basis criteria voor kosten effectiviteit Kunnen innovatie stimuleren als ze op de juiste manier worden toegepast 30
Meer informatie: Meer informatie over STEPPIN kan gevonden worden op: standards.eu-innova.org 31