UU Syllabus Plus Handleiding Digitale roosteragenda (ical) voor studenten ITS Functioneel beheer S+ / Key user S+ DGK Datum: 27-06-16 Versie: 1.3
Inleiding In deze handleiding lees je hoe je de onderwijsactiviteiten waarvoor je in het roosterprogramma Syllabus+ ingeroosterd bent, zichtbaar kunt maken in je digitale agenda. Dit kan Google Calendar, een Outlook agenda of een ander soort digitale agenda zijn. Om het onderwijs in beeld te krijgen, voer je onderstaande handeling minimaal 1x per collegejaar uit: - BA-studenten, 1x per semester en eventueel extra keren voor de keuzecursussen en voor recidivisten - MA-studenten, 1x per jaar De handeling om het onderwijs in te laden in je digitale agenda, doe je op je PC/laptop. Naar wens kan je je roosteragenda daarna ook zichtbaar maken in een agenda-app op je telefoon. Wijzigingen in het rooster komen daarna automatisch door vanuit Syllabus+ naar je roosteragenda. Deze (zogenaamde Ical-)functie wordt zowel voor studenten als docenten beschikbaar gesteld. Inladen van het onderwijs in de agenda Ga op de studentensite naar de pagina met de roosterinformatie en kies daar voor de optie 'studentenrooster'. De volgende pagina komt in beeld: Indien je deze pagina eerder hebt gebruikt, en de knop voor de digitale roosteragenda is niet zichtbaar, typ dan Ctrl F5 op je toetsenbord in (ter verversing van de pagina). Je hoeft hier niet je onderwijsnummer te selecteren, maar klik direct op de knop voor de digitale roosteragenda: 2
Op deze pagina selecteer je je onderwijsnummer. Het kan zijn dat jouw nummer er niet bij staat, omdat het rooster nog niet gereed is. In andere gevallen staan de instellingen in het roosterprogramma mogelijk niet goed. Meld je in dat geval bij OSZ (rooster.vet@uu.nl). Als je in de bachelor tevens mee doet aan een keuzecursus of onderwijs als recidivist volgt, dan voer je onderstaande handeling nogmaals uit, maar dan selecteer je niet je onderwijsnummer, maar de algemene aanduiding voor de keuzecursus (en evt. groepsaanduiding) of de cursus voor recidivisten. Op de vervolgpagina heb je de keuze of je agenda in Outlook of in een ander programma wilt inladen: Als UU-student heb je al een Google agenda, als onderdeel van je Gmail-account. In deze handleiding wordt daarom Google Calendar als voorbeeld van een andere agenda genomen. Wil je je agenda inladen in Outlook? Lees dan de bijlage. Importeren naar andere digitale agenda. Let op: Een nieuwe agenda moet op de PC worden ingeladen, daarna is deze ook op een telefoon te bekijken. In de meeste gevallen kun je je gangbare agenda-app op je telefoon gebruiken, het is dus vaak niet nodig om de app van Google Calendar te installeren op je telefoon. Koppeling van een agenda op je telefoon is afhankelijk van de telefoon die je gebruikt. Vraag bij problemen na bij je mobiele provider. Afbeeldingen in deze handleiding kunnen afwijken van hoe het op een telefoon wordt getoond. 3
Als je de agenda in Google Calendar of andere agenda wilt, kopieer dan de url en plak deze in je digitale agenda, bijvoorbeeld in Google Calendar: Via instellingen kun je dan je voorkeuren aangeven, zoals kleur van deze agenda en met wie je deze wilt delen etc. In Google Calendar ziet het resultaat er bijvoorbeeld zo uit (voor een 3 e jaars bachelor-student): Deze agenda wordt samen met je eigen agenda getoond. Door op het gekleurde vakje voor de agenda te klikken, kan je de informatie wel/niet in beeld brengen. Je kan de naam van de agenda (in bovenstaand voorbeeld DGK 3B sem 2 001 aanpassen, indien je dit wilt. Je kan er bijvoorbeeld een jaaraanduiding ( 16-17) aan toevoegen, wat handig kan zijn als je 4
meerdere roosteragenda s van verschillende collegejaren in beeld hebt. Klik op het pijltje achter de agenda, kies de optie agenda-instellingen en in het vervolgscherm kan je de naam van de agenda wijzigen. Weergave van de onderwijsactiviteiten - Google Calendar/andere agenda Als je in Google Calendar 1x op een afspraak klikt, zie je beknopte informatie: Als je dubbelklikt op de activiteit, zie je nog meer informatie (in dit geval de omschrijving): 5
In het veld Opmerking kan bijvoorbeeld informatie over een roosterwijziging staan. Het veld Status is vooral voor Masterstudenten van belang. Bij de status concept wordt er nog gewerkt aan het rooster. Bij de status definitief is het rooster gereed. Door een onvoorziene gebeurtenis kan er nog wel soms een roosterwijziging nodig zijn. Als je een herinnering van je agenda items aan of uit wilt zetten in Google Calendar, dan kan je dat per agenda item doen. Hierbij een voorbeeld van een onderwijs uit de master: Je kan het ook voor alle afspraken in de agenda instellen via de naar de optie Instellingen en klik op het tabblad Agenda s : -knop rechtsboven. Ga Selecteer Meldingen bewerken bij de juiste agenda en voeg een melding toe (of verwijder een bestaande melding): 6
Verversingsfrequentie - Google Calendar/andere agenda Het verschilt per agendaprogramma hoe snel wijzigingen in Syllabus+ zichtbaar zijn in de digitale roosteragenda. In Google Calendar worden wijzigingen elke nacht verwerkt. Je kan daar geen frequentie aangeven of handmatig verversen. Roosterwijzigingen zullen daarom nog altijd als eerste op de studentensite te lezen zijn. NB: het heeft geen zin om zelf afspraken in de digitale roosteragenda aan te passen (indien al mogelijk). Aangezien Syllabus+ de bron is voor het onderwijs, zullen de originele activiteiten na de verversing weer in beeld staan. Verwijderen agenda s - Google Calendar/andere agenda Wil je een agenda verwijderen uit Google Calendar, klik dan op: Dit scherm verschijnt en hier kan de agenda worden afgemeld: Contact Met vragen over het rooster en het inladen van activiteiten in Google Calendar of Outlook kun je terecht op rooster.vet@uu.nl. Voor overige vragen neem je contact op met ITS servicedesk of je eigen mobiele provider (bijvoorbeeld over instellingen op een telefoon). 7
Bijlage Importeren naar OUTLOOK agenda. Als je voor deze optie kiest, moet je eigen Outlook open staan op je computer. Let op: De huidige versie van de UU Outlook Web App, dus via solismail, biedt geen mogelijkheid om de roosteragenda in te laden. Klik op Importeer naar Outlook-agenda en in Outlook zie je dan bij andere agenda s de roosteragenda verschijnen (voorbeeld bachelor-student). Deze agenda komt in principe naast je eigen outlook agenda te staan (voorbeeld master-student): 8
Je kan de naam van de agenda (in het bovenstaande voorbeeld DGK 1B sem 1 001 ) aanpassen, indien je dit wilt. Je kan er bijvoorbeeld een jaaraanduiding ( 16-17) aan toevoegen, wat handig kan zijn als je meerdere roosteragenda s van verschillende collegejaren in beeld hebt. Klik met de rechtermuisknop op de juiste agenda en selecteer de optie om de naam te wijzigen. Koppeling van een agenda op je telefoon is afhankelijk van de telefoon die je gebruikt. Vraag bij problemen na bij je mobiele provider. Afbeeldingen in deze handleiding kunnen afwijken van hoe het op een telefoon wordt getoond. Weergave van de onderwijsactiviteiten Outlook agenda Als je een afspraak opent in Outlook, zie je aanvullende informatie over de onderwijsactiviteit: In het veld Opmerkingen kan bijvoorbeeld informatie over een roosterwijziging staan. Het veld Status is vooral voor Masterstudenten van belang. Bij de status concept wordt er nog gewerkt aan het rooster. Bij de status definitief is het rooster gereed. Door een onvoorziene gebeurtenis kan er nog wel soms een roosterwijziging nodig zijn. 9
Je kunt de agenda combineren door in de Outlook agenda via het menu Beeld op de knop Overlay te klikken: Beeld na op Overlay geklikt te hebben: 10
Aan de verschillende kleuren kun je herkennen of het een afspraak uit je persoonlijke of uit de roosteragenda betreft. Als je een herinnering van je agenda items aan of uit wilt zetten in Outlook, klik dan je agenda item open en kies voor herinnering en de tijd waarop je herinnerd wilt worden: 11
Verversingsfrequentie Outlook agenda Het verschilt per agendaprogramma hoe snel wijzigingen in Syllabus+ zichtbaar zijn in de digitale roosteragenda. Voor Outlook is de frequentie zelf in te stellen. Kies hiervoor menu Bestand en Opties : Kies voor Geavanceerd en klik op de button Verzenden/ontvangen : 12
Stel hier de frequentie in. Advies: bijvoorbeeld elk half uur i.v.m. eventuele roosterwijzigingen. Indien je weet dat er iets in het rooster veranderd is, kan je ook de optie Alle mappen verzenden/ontvangen (sneltoets F9 op het toetsenbord) gebruiken om eenmalig handmatig te verversen: NB: het heeft geen zin om zelf afspraken in de digitale roosteragenda aan te passen (indien al mogelijk). Aangezien Syllabus+ de bron is voor het onderwijs, zullen de originele activiteiten na de verversing weer in beeld staan. 13
Verwijderen agenda s Outlook agenda Selecteer de juiste agenda: Klik met rechtermuisknop en kies voor Agenda verwijderen : Contact Met vragen over het rooster en het inladen van activiteiten in Google Calendar of Outlook kun je terecht op rooster.vet@uu.nl. Voor overige vragen neem je contact op met ITS servicedesk of je eigen mobiele provider (bijvoorbeeld over instellingen op een telefoon). 14