Griffieplan gemeente Noordwijkerhout 2016-2018 1. Inleiding Op 1 januari 2016 is een nieuwe griffier gestart in Noordwijkerhout. Tevens is er op 1 maart een nieuwe griffiemedewerker begonnen, waardoor bijna de gehele griffie in korte tijd is vernieuwd. De griffie in Noordwijkerhout is klein en compact, het bestaat uit een griffier, een plaatsvervangend griffier en een griffiemedewerker. Het doel van dit werkplan is om enerzijds te beschrijven wat de reguliere taken van de griffie zijn en anderzijds het beschrijven van de ambities voor de lopende raadsperiode en hoe deze kunnen worden geconcretiseerd. Deze ambities zijn voortgekomen uit gesprekken met de sollicitatiecommissie griffier, raadsleden, burgerraadsleden, de werkgeverscommissie griffier en volgen uit de hoofdtaak van de griffier om de gemeenteraad zo goed mogelijk in staat te stellen haar hoofdfuncties; volksvertegenwoordiging, kaderstelling en controle, uit te oefenen. 2. Doel van het griffieplan De doelstelling van dit griffieplan is om enerzijds te beschrijven wat de regulieren taken van de griffie zijn. Anderzijds worden in dit plan de ambities voor de lopende raadsperiode beschreven en hoe de griffie denkt deze te vertalen naar concrete acties. Samengevat wil dit plan het volgende bereiken: - De raad in staat stellen zijn controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende taak ten volle waar te kunnen maken. - Helderheid te geven over de missie van waaruit de griffie haar taken wenst vorm te geven en de positie die zij inneemt in de politiek-bestuurlijke processen - Helderheid te geven over de wijze waar op de griffie haar taken uitvoert - Richting geven aan de werkwijze van de raad en de processen die hierop van invloed zijn - Richting geven aan de verdere ontwikkeling van het dualiseringsproces. - Inzicht geven in de ontwikkelingen die de griffie belangrijk vindt voor zijn functioneren. - Inzicht geven in de zaken die in de periode 2016 2018 concreet de aandacht van de griffie vragen. Dit griffieplan bevat concrete actie- en aandachtspunten voor de raad voor de komende 2 jaar. Het is de bedoeling dat deze actie- en aandachtspunten jaarlijks geëvalueerd en geactualiseerd worden. 3. Missie griffie De missie van de griffie is om de randvoorwaarden te creëren en te bevorderen waarbinnen de raadsleden afzonderlijk en de raad als geheel zijn taken optimaal kan uitoefenen, zodat de raad zijn duaal functioneren en zijn ambities waar kan maken. Dit moet de griffie doen door het professioneel uitvoeren van zijn adviserende, administratieve, logistieke, organisatorische, communicatieve en informerende werkzaamheden. Kortom, de griffie moet de raad zo ondersteunen en adviseren, dat de raad optimaal zijn werk kan doen. Het streven daarbij is om de raad te helpen het volgende te bereiken: - Een onafhankelijke opstelling tegenover het college en een duidelijke rol in het bestuurlijk 1
proces. - Een verbetering van de uitvoering van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. - Een podium voor een goed debat over de hoofdlijnen van het beleid. - Beter in staat stellen om kwalitatief goede besluiten te nemen. - Een goed contact met en een eigen gezicht naar de samenleving (bewoners, organisaties en ondernemers). - Open relaties tussen de raadsleden onderling Samengevat luidt de missie van de griffie van Noordwijkerhout: De griffie adviseert en ondersteunt de raad, de commissies en de individuele raadsleden bij het invullen van hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak. Daarbij schept en bevordert de griffie de voorwaarden voor het duaal functioneren en het waarmaken van de ambities van de raad. 4. Takenpakket en omgevingssetting van de griffie In dit hoofdstuk komt het takenpakket van de griffie aan de orde en wordt de omgevingssetting van de griffie weergegeven. 4.1 Taken van de griffie Artikel 107a, eerste lid, van de Gemeentewet zegt: De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. Deze wettelijke bepaling is de basis voor elke griffie. De griffie heeft in de praktijk een aantal kerntaken: - Advisering en ondersteuning van raad en raadsleden bij de uitoefening van hun taken en bevoegdheden. Hiervoor vormen de gemeentewet, de kaderstellende rol, de controlerende rol en de volksvertegenwoordigende rol van de raad de leidraad. - Reguliere administratieve en secretariële taken: o.a. het verzorgen van de vergaderstukken voor het presidium, de agenda s voor de raad en commissies, het zorgdragen voor de besluitenlijsten voor raad en commissies. - Raad- en commissiegriffierschap: het ondersteunen en managen van het politieke besluitvormingsproces en het adviseren en ondersteunen van de voorzitters. - Logistieke en faciliterende ondersteuning bij vergaderingen van de raad en commissies en bij overige werkzaamheden van de raad; - Procesmatige ondersteuning en advisering van de raad over positionering en ontwikkeling; - Afstemmende en coördinerende taken. In de bijlage vindt u het volledige profiel van de griffier, hieronder datgene wat er in de vacature specifiek was aangegeven qua takenpakket: Je adviseert en ondersteunt de raad over het invulling geven aan de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol Je adviseert de raad op het gebied van strategische positionering Je draagt zorg voor een optimale inrichting en zonodig verbetering van de procedures rond de politiek-bestuurlijke besluitvorming Je interpreteert en vertaalt maatschappelijke ontwikkelingen naar plannen en initiatieven Je initieert, stimuleert en voert veranderingsprocessen door om de kwaliteit en productiviteit van de raad te versterken Je geeft hiërarchisch leiding aan de medewerker van de Griffie Tevens is de raadsgriffier de 1e adviseur van de gemeenteraad. De advisering ligt op het gebied van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. De griffier pakt hier ook de rol 2
van coach om de raadsleden te ondersteunen op het gebied van het gebruik van raadsinstrumenten. De griffier is daarnaast een procesmanager ( denk hierbij aan de kwaliteit van de bestuurlijke stukken), logistiek ondersteuner en ontwikkelt en bewaakt procedures. Uit de gesprekken met de sollicitatiecommissie en de raadsleden blijkt dat de nadruk van taken ligt op de volgende gebieden: Intern: - Professionalisering van de griffie - Professionalisering van de raad - Ondersteuning werkprocessen Extern: - Raadscommunicatie - Burgerparticipatie 4.2 Uitgangspunten in de taakopvatting De griffie is er primair voor de raads(commissie)leden; de griffie ondersteunt en adviseert servicegericht alle raads- en commissieleden op alle terreinen waar deze vanuit hun rollen bemoeienis mee hebben. De griffie geeft geen adviezen ten aanzien van te maken politiekinhoudelijke keuzes, wel kan er politiek-strategisch geadviseerd worden. De griffie functioneert daarnaast als voorportaal van de raad voor college, ambtelijke organisatie en inwoners ten aanzien van informatievoorziening, raadsprocedures en processen. De griffie ondersteunt de burgemeester bij de uitvoering van zijn werkzaamheden als raadsvoorzitter. Bij de griffiewerkzaamheden wordt versterking van de volksvertegenwoordigende rol, de kaderstellende rol en de controlerende rol van de raad als leidraad gehanteerd. 4.3. Omgevingssetting van de griffie De raad is de werkgever van de griffie. De (impliciete of expliciete) ambities van de raad zijn dan ook bepalend voor de invulling van de taken van de griffie. Het presidium is het orgaan waar de vertaling van deze ambities naar de organisatie en de kwaliteit van het raadswerk door de griffie vorm krijgt. De raad heeft als werkgever van de griffier een commissie in het leven geroepen die het werkgeverschap uitoefent ten aanzien van de griffier, dit is de werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie voert de functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier. De griffie is een onafhankelijke afdeling binnen de gemeente en staat los van de ambtelijke organisatie. De griffie vervult om die reden een vertrouwensfunctie naar raads- en commissieleden, fracties, presidium en raad. De griffier is direct leidinggevende van de griffiemedewerker, niet van de plaatsvervangend griffier. De plaatsvervangend griffier is voor 4 uur in de week in dienst en valt direct onder de werkgeverscommissie. 4.4. Griffieformatie De griffie heeft in totaal 1,6 fte. De griffie bestaat concreet uit een raadsgriffier (Cindy Heusingveld) voor 36 uur per week, een griffiemedewerker (Marlieke Oord) voor 18 uur per week en de plaatsvervangend griffier (Astrid van Mil) voor 4 uur per week. 3
5. Structurele werkzaamheden griffie voor de raad 2016-2018 Er is een onderscheid te maken in de structurele gangbare werkzaamheden en de concrete actiepunten die samenhangen met een professionalisering van raad en griffie en een verbetering van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de raad. 5.1 Structurele werkzaamheden voor de raad In het kort zijn de structurele werkzaamheden de volgende taken - Ondersteunen verschillende gremia van de raad - Adviseren presidium, agendacommissie, auditcommissies - Advisering raadsleden, burgerraadsleden en fracties - Verzorgen van de logistiek t.b.v. raad en commissies - Verzorgen van de dagelijkse raadsinformatie richting raadsleden - Afhandeling financiën raads- en commissieleden - Afhandeling ingekomen stukken - Doorzetten van technische en schriftelijke vragen - Driehoeksoverleg (overleg met burgemeester en gemeentesecretaris) - Stukkenstroom en de screening van stukken voor commissies en raad - Overleg intern, met o.a. burgemeester, gemeentesecretaris, MT, financiën, - Communicatie - Advies aan ambtenaren ten behoeve van de raad - Actief bijwonen van griffierskringen Ondersteuning verschillende gremia t.b.v. de gemeenteraad Raadsvergaderingen 8 p/j incl. verslaglegging Griffier Commissievergaderingen ongeveer 30 keer p/j Griffier / Plaatsvervangend griffier incl. verslaglegging Vergaderingen auditcommissie ongeveer 3 p/j Griffier incl. verslaglegging Presidium minimaal 6 x p/j incl. verslaglegging Griffier Agendacommissie 3 x p/j incl. verslaglegging Griffier Driehoeksoverleg 50 x p/j Griffier Overleg met raadsvoorzitter Griffier Overleg met commissievoorzitters Griffier / plaatsvervangend griffier Overleg met werkgeverscommissie Griffier Overleg griffie Griffier/plaatsvervangend griffier/griffiemedewerker Griffierskringen (grote en kleine kring) 5 x p.j. Griffier 4
6. Actiepunten griffie ten behoeve van de raad 2016-2018 De nieuwe griffie(r) is sinds 1 januari 2016 van start, zij heeft op basis van de gesprekken die ze heeft gevoerd met de sollicitatiecommissie griffier, raadsleden, burgerraadsleden, de werkgeverscommissie griffier, de burgemeester en het functieprofiel van de griffier geconstateerd dat er voor de jaren 2014-2016 drie hoofddoelstellingen zijn te formuleren: - Professionalisering van de griffie - Professionalisering van de gemeenteraad - Communicatie en participatie van bewoners. Op basis van de hoofddoelstellingen zijn er aan aantal actiepunten. Ze zijn ingedeeld op basis van de genoemde hoofdoelstellingen, maar ze hangen vaak wel nauw met elkaar samen. Professionalisering van de griffie gaat vaak samen met professionalisering van de raad. De actiepunten staan niet in volgorde van prioritering. Indien het presidium dit wenst kan dit er nog aan worden toegevoegd. Dan hoort de griffier graag wel de gewenste prioritering vanuit de fracties. Voor een aantal actiepunten geldt dat de griffie hier zelf mee aan de slag kan, voor sommige zaken geldt dat er actieve inbreng nodig is vanuit de raadsleden/burgerraadsleden en voor een aantal zaken is er ook samenwerking met en inbreng nodig vanuit de ambtelijke organisatie en het college om het te realiseren. Bovendien geldt dat er soms raadsbesluiten nodig zijn, o.a. daar waar het aanpassingen van de verordeningen betreft en soms zal er ook budget nodig zijn bij de uitwerking van de actiepunten. 6.1 Professionalisering van de griffie Het raadsinformatiesysteem: verdere invoering ibabs en uitbreiding papierloos werken De raad is sinds het begin van deze raadsperiode overgegaan op ipads en heeft sinds 2015 IBabs als raadsinformatiesysteem ingevoerd. Daarbij dient vermeld te worden dat twee raadsleden nog alle stukken op papier ontvangen en dus voor hen een uitzondering is gemaakt. Voor een verdere professionalisering van de griffie, de professionalisering van de gemeenteraad, informatievoorziening voor de burgers en een goede stukkenstroom is een uitbouw van het raadsinformatiesysteem en een volledige overgang op papierloos vergaderen noodzakelijk. Doelstelling van de griffie is om op IBabs alle raadsinformatie te zetten. Dat betekent dat naast alle commissie- en raadsstukken, hier ook alle schriftelijke vragen (en antwoorden), moties, amendementen en toezeggingen te vinden moeten zijn. Daarnaast zouden hier tevens de agenda s en besluitenlijsten van het presidium, formats, de fungerende reglementen en verordeningen des raads en alle uitnodigingen te vinden moeten zijn. Deze laatste stukken zijn echter intern en dus alleen beschikbaar voor alle raads- en burgerraadsleden, niet voor iedereen. Sinds maart 2016 is er een koppeling tussen het documentmanagement systeem (join) van de ambtelijke organisatie en ibabs. Om een volledig papierloos werken te realiseren vergt nog extra inspanning van de griffie, maar tevens van de ambtelijke organisatie. Al de bovengenoemde stukken moeten namelijk goed in het gemeentelijk document management systeem geregistreerd worden. Dit is nodig om het goed te kunnen exporteren naar ibabs, maar is ook nodig om te voldoen aan de archiefwet. Het digitaal registreren van stukken is op dit moment een tijdrovend knelpunt wat door de ambtelijke organisatie in samenwerking met de griffie wordt opgepakt. De griffie zal er gezamenlijk met de ambtelijke organisatie voor zorgen dat alle raadsinitiatieven, moties, amendementen, schriftelijke vragen en andere zaken die vanuit de raad afkomstig zijn in datzelfde document managementsysteem goed geregistreerd worden. Dit zal met name voor de griffiemedewerker veel tijd in beslag nemen. Daarnaast is het goed om te realiseren dat het verstrekken van de papieren versies van de vergaderingen (voor burgers ter inzage bij de receptie en voor de twee raadsleden) naar verhouding 5
veel tijd, inzet en papier kost van zowel de griffie als de bodes. Het verdient aanbeveling om in de toekomst geen uitzonderingen voor raadsleden meer te maken. Ondersteuning en advisering van de griffie(r) aan de gemeenteraad Hieronder valt het proactief en ongevraagd adviseren van de griffie aan de raadsleden, ondersteuning van de griffie aan raadsleden m.b.t. raadsinstrumenten, de termijnagenda en kwaliteit van de raadsstukken. In de vacature voor de nieuwe griffier was proactief en ongevraagd adviseren al aangegeven als uitdrukkelijke wens van de gemeenteraad. Er wordt een coachende stijl van adviseren en ondersteunen verwacht en een zichtbare proactieve houding van de griffier. Dit maakt onderdeel uit van de werkwijze van de griffier. Instrumentenwijzer De griffier stelt in het kader van de advisering m.b.t. raadsinstrumenten een instrumentenwijzer op voor raads- en commissieleden waarin de instrumenten worden beschreven die de raadsleden in het kader van het dualisme ter beschikking staan. Dit geeft een handvat over wanneer welk instrument en op welke manier gebruikt kan worden. Indien gewenst kan de griffier ook een training geven over de raadsinstrumenten. De griffier zal naast de instrumentenwijzer tevens formats/sjablonen maken voor moties, amendementen en schriftelijke vragen. Dit kan als hulpmiddel worden gebruikt door de raadsleden bij het opstellen van hun moties e.d. De griffier zal tevens zowel gevraagd en ongevraagd adviseren op het gebied van raadsinstrumenten. Termijnagenda Om meer inzicht en grip te krijgen op de politieke agenda zal er gestart worden met een bestuurlijke termijnagenda. Het doel hiervan is om inzicht te krijgen in de planning voor commissie en raad. De eerste stappen zijn inmiddels al gezet door het maken van een format termijnagenda. De termijnagenda is geïntroduceerd bij het MT en inmiddels volledig ingevuld door de teamleiders. Het is een levend document en zal onderdeel uitmaken van de basiswerkzaamheden van de griffie om samen met de ambtelijke organisatie de termijnagenda up to date te houden. Met een termijnagenda is de raad beter in staat om haar kaderstellende en controlerende rol waar te maken en om haar eigen agenda te bepalen. Het gaat hier dus tevens om professionalisering van de raad. Op de termijnagenda staan de stukken die de komende maanden naar commissies en raad gaan. Het geeft de raadsleden en de organisatie meer inzicht met betrekking tot de planning. Raadsleden kunnen daarnaast ook zelf onderwerpen kunnen aandragen die zij op de agenda willen zetten. Het streven is dat de termijnagenda voor de komende 3 tot 6 maanden goed gevuld is m.b.t. de onderwerpen en inzicht geeft in de planning tot het einde van dit jaar of nog verder. De basis van de termijnagenda is het coalitieprogramma, het collegewerkprogramma, de begroting, de voorjaarsnota en de afdelingsplannen. Daarnaast zou het dus tevens onderwerpen kunnen bevatten die raadsleden zelf op de agenda zetten. Stukkenstroom en kwaliteit van de raadsstukken De griffie heeft gezien de aanleveringprocedure geen tijd voor een uitvoerige screening van de stukken voor de commissie en raadsvergaderingen. Na de collegevergadering van dinsdag, gaan de stukken eerst terug naar de behandelend ambtenaar en is het aan de ambtenaar om het op tijd bij de griffie aan te leveren. De griffie moet op donderdag de agenda en de bijbehorende stukken publiceren. Voordat de griffie de stukken kan publiceren moet zij de stukken eerst nog (op papier en digitaal via het dms) ontvangen van de desbetreffende ambtenaar, een concept agenda maken en met de verschillende commissievoorzitters overleggen over de concept agenda van de desbetreffende commissie. Het komt wel eens voor dat een ambtenaar woensdag vrij is en dus pas donderdag een stuk komt aanleveren bij de griffie. De griffier heeft inmiddels met het MT afgesproken dat de ambtenaar uiterlijk woensdag om 12:00 de stukken bij de griffie moet aanleveren. Vooralsnog geeft dat nog 6
steeds geen tijd voor een uitvoerige screening op kwaliteit, wel zal de griffier altijd het raadsbesluit screenen en bij de stukken die puur ter bespreking voor de commissie zijn er goed op letten dat er een duidelijke vraag aan de commissie voorligt. De griffier zal ook gezamenlijk met de ambtelijke organisatie een format/sjabloon opstellen voor een agendapunt ter bespreking in de commissie. Hier is momenteel geen format voor, waardoor er verschillende formats worden gebruikt en het verwarrend is of er een raadsbesluit volgt of niet. Tevens zal de griffier als afgeleide van het nieuwe format/sjabloon ter bespreking in de commissie ook een format maken voor een raadslid/burgerraadslid. Het commissielid kan dit format gebruiken wanneer hij/zij iets wil agenderen voor een commissievergadering. Processen op orde De griffie heeft als doelstelling dat de basisondersteuning richting gemeenteraad op orde is en de basisprocessen op orde zijn. Het gaat dan over de stukkenstroom, inclusief de processen rondom schriftelijke vragen, technische vragen, moties, amendementen en toezeggingen. Dit behoeft op onderdelen nog verbetering en hierbij zijn ook altijd heldere afspraken nodig met de ambtelijke organisatie. De griffie monitort de raadsinstrumenten, draagt er zorg voor dat ze in het document management systeem worden gearchiveerd en op het RIS worden gepubliceerd zodat ze voor iedereen beschikbaar en toegankelijk zijn. 6.2 Professionalisering van de gemeenteraad Verbeteren vergaderingen De griffier heeft in haar gesprekken met de sollicitatiecommissie en met de raadsleden meermalen gehoord dat de vergaderingen zelf verbetering behoeven. In deze gesprekken noemde men o.a. de volgende aandachtspunten: Meer debat tussen commissieleden/raadsleden onderling Minder vragenrondes met de portefeuillehouder(s) Dualer vergaderen: (hiermee werd o.a. verwezen naar bovenstaand punten maar met dualer werd ook bedoeld dat er meer behoefte is aan onderscheidende profilering van de coalitiepartijen, dus als zelfstandige fractie met eigen accenten en iets minder als coalitiepartij) Minder details, geen technische vragen in de vergaderingen Korter en efficiënter vergaderen, de vergaderingen duren soms erg lang. Beeldvorming en oordeelsvorming beter scheiden Actiever inwoners/verenigingen e.d. uitnodigen en meer ruimte voor burgers om mee te kunnen doen, burgerparticipatie Meer helderheid in proces en procedures m.b.t. vergaderingen De agendapunten mededelingen, ingekomen stukken, besluitenlijst n.a.v. duren te lang Rondvraag: kijk ook naar criteria, politieke actualiteit niet ieder detailvraag stellen In samenspraak met het presidium en de agendacommissie zal de griffier voorstellen doen om een aantal verbeteringen door te voeren. Gezien veel raadsleden dit als aandachtspunt hebben aangegeven is het verbeteren van de vergaderingen een speerpunt van de griffie voor de aankomende twee jaren. Een training effectief vergaderen voor de raad en een voorzitterstraining voor alle voorzitters van de raad en commissies kan de raad en de voorzitters helpen in het effectief vergaderen, meer debat te stimuleren en om gezamenlijke afspraken te maken m.b.t. verbeteringen van de vergaderingen die op gedragenheid kunnen rekenen in de raad. Herziening reglementen en verordeningen Het huidige RvO en de verordening op de commissies is verouderd. Een aantal artikelen klopt daarom niet meer bij de huidige praktijk en de huidige tijd. Een herziening van het RvO en de 7
verordening van de commissies is daarom nodig. Daarnaast kunnen voorstellen om de vergaderingen te verbeteren tevens leiden tot benodigde aanpassingen in de reglementen en verordeningen. De huidig geldende gedragscode voor politieke ambtsdragers is tevens verouderd. Het verdient aanbeveling de gedragscode in samenwerking met het college te actualiseren. Dit vanwege het belang van integriteit in de politiek en het belang voor het aanzien van de politiek en daarmee de democratie. De griffier adviseert om tevens in het kader van integriteit enkele trainingen te organiseren. Een training m.b.t. de gedragscode om te weten waarom het aan vernieuwing toe is en om er een levend document van te maken. En een training m.b.t. morele oordeelsvorming om meer te leren over hoe je op een integere manier als raadslid een moreel oordeel vormt. Daarnaast zou er in het kader van de herziening van de reglementen en verordeningen ook gekeken kunnen worden of er een herziening nodig is m.b.t. andere reglementen des raads, bv. het reglement betreffende ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. En nog breder of er verordeningen en reglementen ontbreken die men graag zou wensen als raad. Hierbij kan gedacht worden aan een verordening op het burgerinitiatief en eventueel een referendumverordening. De griffier gaat hierover graag met het presidium in gesprek over wat de wensen en ambities zijn en wat vervolgens de prioritering hiervan is. Scholing, trainingen, opleidingen en cursussen Veel raadsleden hebben aangegeven meer ruimte te wensen voor trainingen en cursussen op het gebied van verschillende terreinen (niet politiek) die te maken hebben met hun rol als raadslid. In het kader van professionaliteit en deskundigheidsbevordering van de raadsleden en de gemeenteraad als geheel is voldoende budget voor scholing, training en opleidingen noodzakelijk. Het budget voor opleidingen is echter op dit moment vrij beperkt en zou in het belang van investeren in de kwaliteit van raadsleden en de gemeenteraad als geheel opgehoogd moeten worden. De griffier zal dit aan de orde stellen in het presidium, de raad dient het bedrag m.b.t. de opleidingen op te hogen. Dat het bedrag opgehoogd dient te worden is mede van belang omdat per rechtspositiebesluit is bepaald dat de kosten voor niet-partijpolitieke scholing in verband met de vervulling van de functie van raads- of commissielid door de gemeente betaald worden. Dat betekent dat raadsleden het recht hebben om wanneer het met hun controlerende, kaderstellende of volksvertegenwoordigende rol te maken heeft op kosten van de gemeente een cursus/opleiding te volgen. De raad van de gemeente Noordwijkerhout is sinds afgelopen jaar collectief lid van raadslid.nu. Raadsleden kunnen via het VNG of raadslid.nu (niet politieke) trainingen volgen m.b.t. allerlei mogelijke onderwerpen die van belang zijn voor hun rol als raadslid. Wanneer raadsleden een training willen volgen bij de VNG of raadslid.nu, kunnen ze contact opnemen met de griffier. Voor gezamenlijke trainingen van alle raadsleden en burgerraadsleden is er zoals eerder aangegeven een beperkt budget. Deze gezamenlijke trainingen en opleidingen voor de gehele raad worden door de griffier georganiseerd op basis van afspraken in het presidium. Dan gaat het om trainingen die van belang zijn voor de gehele raad en belangrijk zijn voor het functioneren als raadslid. Voorbeelden van trainingen en opleidingen voor de gehele raad zijn o.a. debattrainingen, trainingen m.b.t. integriteit, morele oordeelsvorming, communicatietraining, grip op regionale samenwerking, omgevingsvisie e.d. Grotere rol voor het presidium en de agendacommissie Het presidium bestaat uit de fractievoorzitters, de burgemeester als voorzitter en de griffier als adviseur. In het belang van een duale raad en voor een goed functioneren van de raad is een goed werkend presidium onmisbaar. Het is daarom nodig om het presidium (voorheen werd dit fractievoorzittersoverleg genoemd) nieuw leven in te blazen en om een vaste overlegcyclus hiervoor af te spreken. Het presidium houdt zich bezig met zaken die het functioneren van de raad betreffen. 8
Voor de griffie is een presidium een onmisbare ankerplaats. Hierin kan de griffie zijn acties en opdrachten laten fiatteren en formaliseren. Zonder een presidium weet de griffie niet of hun acties worden ondersteund vanuit de raad. Inmiddels is er al een start gemaakt met het nieuwe presidium. Er is een vast vergaderschema, een 6wekelijkse cyclus, een concept standaard agenda met vaste agendapunten en ook zijn de globale taken en onderwerpen van het presidium geïnventariseerd. Naast het presidium is er een agendacommissie door de raad ingesteld, deze bestaat uit alle voorzitters van de commissie en de raad, de griffier en de plaatsvervangend griffier zijn de adviseurs van de agendacommissie. De belangrijkste taak is het vaststellen van de concept agenda van de gemeenteraad. Tot nu toe kwam de agendacommissie weinig bij elkaar er werd de concept agenda per mail afgedaan. Het verdient aan te bevelen dat de agendacommissie vaker bij elkaar komt, gezamenlijk afspraken worden gemaakt over het voorzitten, het opstellen van de conceptagenda, het omgaan met agenderingsverzoeken en het monitoren van de termijnagenda. Met een termijnagenda heeft de agendacommissie meer zicht op de agendapunten van de komende vergaderingen en kan er vervolgens beter worden gepland. De agendacommissie is inmiddels een keer bij elkaar geweest om te spreken over hun rol, taakopvatting en om gezamenlijk te brainstormen over mogelijke verbeteringen van de vergaderingen. Zij zullen in het vervolg vaker samenkomen. Een goed werkende agendacommissie kan o.a. bijdragen aan de agendabepalende rol van de raad, een goed verloop van de vergaderingen, gelijkluidende afspraken in alle commissies en een actievere rol van de voorzitters in de vergaderingen. Grip op regionale samenwerking De gemeente Noordwijkerhout is net als alle andere gemeenten betrokken in verschillende verbonden partijen en Gemeenschappelijke Regelingen. Voor de gemeenteraad is het grip krijgen en houden op gemeenschappelijke regelingen een belangrijk onderwerp. Er zijn inmiddels een aantal belangrijke handreikingen gepubliceerd en het staat hoog onder de aandacht bij zowel BzK, de RoB de VvG en raadslid.nu. De rekenkamercommissie van Noordwijkerhout, Lisse en Teylingen heeft tevens een onderzoek gedaan naar verbonden partijen. Als de raad van de gemeente Noordwijkerhout hier belang aan hecht, kan er gedacht worden aan o.a. een training m.b.t. grip krijgen en houden op gemeenschappelijke regelingen, heldere afspraken maken met het college over de verschillende GR-en, en aan het opstellen van een nota verbonden partijen. In het kader van de Gemeenschappelijke Regeling Holland Rijnland is de griffie inmiddels in samenwerking met de ambtelijke organisatie bezig met het in kaart brengen van de beïnvloedingsmomenten van de raad/commissie van Noordwijkerhout en om een procedurevoorstel voor te leggen aan het presidium. Begroting Hierbij gaat het om een verdere ontwikkeling van de programmabegroting en de voorjaarsnota waarbij er meer effect en prestatie indicatoren worden opgenomen en waarbij er meer aandacht wordt gegeven aan het sociaal domein. In de ambtelijke organisatie is er een werkgroep voor verbetering van de begroting opgericht. Het is gewenst om hierbij de auditcommissie te betrekken. Het inzetten van indicatoren is een sturingsmechanisme voor de gemeenteraad om hun rollen beter te kunnen uitvoeren. Door de inzet van indicatoren ( waarvan in sommige gevallen eerst een nulmeting aan vooraf dient te gaan) kunnen raadsleden meten of de maatregelen die zijn ingezet (het beoogde) effect hebben. Zo worden raadsleden in staat gesteld om aan de knoppen te draaien wanneer een resultaat moet worden bijgesteld of aangepast. Startnotities in het belang van de kaderstellende rol De raad zou vaker zelf aan kunnen geven bij welke nieuwe beleidsontwikkelingen het college startnotities moet leveren ter versterking van de kaderstellende rol van de raad. Zodat eerst de principiële keuzes kunnen worden verkend. 9
Met een startnotitie wordt een door de raad vast te stellen en door het college voorbereid document bedoeld om de raad de kaders te laten stellen en is beperkt in omvang. Een startnotitie bevat zowel inhoudelijke als procedurele informatie. Voor de procedurele kant beschrijft men de stappen die men gaat zetten om tot een raadsbesluit over nieuw beleid te komen. Een belangrijk onderdeel hierin is de beschrijving van wie wanneer op welke wijze betrokken worden bij de ontwikkeling van dat beleid, denk aan Factor C. Voor de inhoudelijke kant beschrijft men een heldere probleemstelling, met een beoogd maatschappelijk effect en de uitgangspunten. Mogelijk kan voorafgaande aan het opstellen van een concept startnotitie eerst een brainstormsessie met een raadscommissie plaatsvinden. Het zou goed zijn als de raad het college duidelijk opdrachten meegeeft bij welk soort projecten het college eerst met een startnotitie of een brainstormsessie bij de raad moet komen. De raad moet voorafgaande aan het proces duidelijke kaders meegeven aan het college zodat de raad uitvoering kan geven aan zijn kaderstellende rol en de raad niet aan het eind van het proces geconfronteerd wordt met een concept visie die men niet wenst of een procedure die de raad niet had gewenst. 6.3 Raadscommunicatie en politieke participatie van burgers. Contact met de bewoners van Noordwijkerhout is hetgeen waar een raadslid zijn of haar input vandaan haalt. Immers vertegenwoordigt de raad zijn bewoners. Het zijn bij uitstek de volksvertegenwoordigers, die het geluid van buiten de vergaderzaal naar binnen moeten brengen. De raad zal graag willen weten wat inwoners, verenigingen, ondernemers e.d. ergens van vinden om vervolgens goede besluiten te kunnen nemen waarbij alle belangen worden afgewogen. Raadsinformatiesysteem Het raadsinformatiesysteem zou het visitekaartje van de raad naar de bewoners toe moeten zijn, waarbij alle informatie en het laatste nieuws van de raad op een gemakkelijke manier terug is te vinden. Omdat alles in principe openbaar is, kunnen bewoners ook zien waar hun raad mee bezig is en zo betrokken raken bij de politieke processen en proberen invloed uit te oefenen door zich bijvoorbeeld aan te melden als inspreker of naar aanleiding van een onderwerp een fractie benaderen. Het huidige raadsinformatiesysteem zou daarom verder ontwikkelt moeten worden zoals eerder al is aangegeven. Het RIS zou datgene moeten zijn waarbij alles m.b.t. de raad van Noordwijkerhout te vinden is. Hiervoor dient er op de website nog een extra blok/kopje bij de raad te worden toegevoegd m.b.t. hoe je als inwoner je mening laat horen aan de raad. Onder dit kopje moet o.a. informatie te vinden zijn m.b.t. inspreken in commissievergaderingen, voorstellen tot werkbezoeken, brieven aan de gemeenteraad, direct contact met raadsleden en/of fracties. Het RIS is dus de basis voor een goede raadscommunicatie. Raadscommunicatie en participatie Nader te bepalen en vast te stellen 10