Incura Handleiding (GGZ) Agenda basisfuncties en afspraken maken

Incura Handleiding (GGZ) Agenda basisfuncties en afspraken maken

Inleiding Deze handleiding legt u uit hoe in Incura de Agenda gebruikt wordt. Iedere zorgverlener heeft zijn of haar eigen agenda en het is bovendien mogelijk om elkanders agenda in te zien en er afspraken in te plannen. Vanuit iedere agenda kunt u eenvoudig navigeren naar de behandelingen en verschillende onderdelen in de patiëntdossiers, zodat u alle relevante informatie voortdurend binnen handbereik heeft. Na het doorlopen van deze handleiding bent u bekend met het algemene gebruik van de Agenda en zult u met slechts een paar muisklikken, ervaren hoe eenvoudig het is om afspraken te maken, te verplaatsen of ze te verwijderen. Het eerste hoofdstuk legt uit hoe u de Agenda kunt benaderen; het tweede hoofdstuk stelt de belangrijkste onderdelen van de Agenda aan u voor en het derde hoofdstuk legt u uit hoe u afspraken kunt maken. Een aparte handleiding is gewijd aan de onderdelen afspraaktypes en planperiodes omdat, over deze onderdelen veel te vermelden valt en ze een uitgebreide uitleg behoeven. Het gebruik van afspraaktypes en planperiodes wordt ten sterkste aanbevolen. Het maakt immers het werken in de Agenda eenvoudiger en overzichtelijker. We raden u daarom aan om ook de handleiding Agenda afspraaktypes en planperiodes er op na te slaan. Bovendien heeft u de Planperiodes nodig indien u de Incura Agenda op de ipad wilt gebruiken.

Inhoud 1 De Agenda openen... 4 2 De verschillende onderdelen van de Agenda... 5 2.1 Agenda-opties links bovenin beeld... 6 2.2 Agenda-opties rechts bovenin beeld... 7 2.2.1 COV... 8 2.2.2 Behandelstatus... 8 2.2.3 Nieuwe aanmelding... 8 2.2.4 Instellingen... 8 2.3 Agenda navigatie... 12 3 Afspraken... 13 3.1 Kleuren en afspraaktypes... 13 3.2 Afspraakinformatie... 14 3.3 Detailgegevens van een afspraak... 15 3.4 Vanuit de Agenda doorklikken naar onderdelen in het dossier... 16 3.5 Een afspraak maken... 17 3.5.1 Een afspraak maken via de dubbelklik... 17 3.5.2 Een afspraak maken via de rechtermuisklik... 19 3.6 Afspraken verplaatsen... 20 3.7 Afspraakduur oprekken of inkorten... 20 3.8 Voordelen van afspraak maken op dossierniveau... 21 3.9 Voordelen van afspraak maken op behandelepisode niveau... 21

1 De Agenda openen In Incura kunt u de Agenda via vier verschillende knoppen openen. Allereerst is de agenda altijd vanuit de zwarte actiebalk te openen (zie 1 in figuur 1). Daarnaast kunt u vanuit het vlak Acties rechts in het Dashboard de Agenda openen (zie 2 in figuur 1). Figuur 1: Agenda openen vanuit het Dashboard Tot slot kunt u de Agenda benaderen vanuit een dossier. Hier kunt u de Agenda openen via Maak afspraak links in het menu en via Maak afspraak in het Behandeljournaal, tablad Jounaal. Zie de rode kaders in de figuur hieronder. Figuur 2: Agenda open vanuit het Behandeljournaal 2010 Incura Pagina 4 van 21

2 De verschillende onderdelen van de Agenda Handleiding: Agenda basisfuncties en afspraken maken De Agenda van Incura kent een breed pallet aan mogelijkheden. In dit hoofdstuk leest u hoe de Agenda is opgebouwd. Wilt u direct weten hoe u een afspraak in de Agenda inplant? Leest u dan verder in hoofdstuk 2. De Agenda beschikt over vele mogelijkheden. Hieronder wordt de basis beschreven. De nummering komt overeen met de getallen uit figuur 3: 1. Afspraken. Afspraken worden aan de hand van blokken weergegeven. Elk type afspraak is van een eigen kleur te voorzien. 2. Agenda-opties (links bovenin). Via deze knoppen heeft u de mogelijkheid tussen agenda s van u of uw collega s te wisselen, deze af te drukken of het Agenda-beeld te verversen. 3. Agenda-opties (rechts bovenin). Via deze knoppen heeft u de mogelijkheid een COV uit te voeren voor alle patiënten in de huidige agendaweergave, alle patiënten in de huidige agendaweergave van de behandelstatus Nagekomen te voorzien, een aanmelding op te starten en de agenda-instellingen op te roepen voor uw eigen Agenda. 4. Agenda navigatie. Deze set van knoppen maken het mogelijk om door de tijd te lopen alsof u door een papieren agenda bladert. De knoppen rechts in beeld zetten de agendafocus op dag-, week- of maandniveau. 5. Datumindicatie met vermelding van behandelingen. Hier staat de dag, de datum en de som van het aantal afspraken voor de betreffende dag vermeldt. 6. Kalender. Links heeft u een handige kalender die u de mogelijkheid biedt rechtstreeks door te klikken naar een specifieke datum. 7. Planperiodes. Dit zijn tijdvakken in uw agenda, veelal wat lichter gekleurd, die een periode omvatten waarin alleen bepaalde afspraken zijn toegestaan. 8. Niet getoonde afspraken. Rode pijlen onder of boven in beeld geven op subtiele wijze aan dat er eerder of later op de dag nog afspraken aanwezig zijn die niet in het huidige beeldscherm getoond kunnen worden. Figuur 3: Agenda in overzicht 2010 Incura Pagina 5 van 21

De volgende paragrafen lichten enkele van bovenstaande punten nog uitgebreider toe. Punt 7, Planperiodes, komt in deze handleiding niet aan de orde. Dit onderwerp wordt behandeld in de handleiding Agenda Afspraaktypes en Planperiodes. Aan het maken van afspraken is een geheel eigen hoofdstuk gewijd, hoofdstuk 3. 2.1 Agenda-opties links bovenin beeld Links bovenin de Agenda vindt u vier knoppen (zie figuur 3): Mijn agenda ; Kies agenda s ; Afdrukken ; Opnieuw laden. Mijn agenda De knop Mijn agenda brengt simpelweg uw eigen agenda in beeld. Hier zult u enkel gebruik van maken indien u vanuit een andere agenda terug wilt naar die van uzelf. Dit geldt natuurlijk alleen wanneer u niet te enige gebruiker bent binnen uw praktijk. Kies agenda s De knop Kies agenda s geeft u de mogelijkheid één of meer (andere) agenda s op te roepen. De popup zoals getoond in figuur 7 verschijnt. Hier kunt u aangeven welke agenda u wilt inzien. Iedere zorgverlener heeft een Eigen agenda. Figuur 4: meerdere agenda s kunnen kiezen Let op: veelal wordt gedacht dat het aantal agenda s gelijk staat aan het aantal gebruikers. Maar, dit zou betekenen dat een nieuwe medewerker de agenda van een voorgaande medewerker over moet nemen. Binnen Incura is er daarom voor gekozen om de agenda aan de stamgegevens van de medewerker te koppelen. Op deze manier krijgt elke medewerker een nieuwe agenda. Agenda s van medewerkers die reeds uit dienst zijn blijven op deze manier beschikbaar. De admin-gebruiker kan de stamgegevens van medewerkers benaderen via Dashboard Stamgegevens Organisatie Medewerkers. 2010 Incura Pagina 6 van 21

Afdrukken Wanneer u klikt op de knop Afdrukken wordt de agendaweergave geprint zoals deze op dat moment in uw beeld wordt getoond (zie figuur 5). Figuur 5: voorbeeld afdrukweergave van een agenda Let op: deze knop is alleen beschikbaar wanneer u enkel één agenda open heeft staan. Opnieuw laden De knop Opnieuw laden laadt uw agenda opnieuw. Op deze manier worden eventuele aanpassingen in uw agenda zichtbaar. Dit past u bijvoorbeeld toe wanneer een collega vanaf een andere computer een afspraak in uw Agenda zet. In dit geval wordt uw agenda niet direct bijgewerkt, maar zodra u op de knop Opnieuw laden klikt. In figuur 6 ziet u dat na het klikken op deze knop links bovenin de Agenda even kort de tekst Bezig met laden verschijnt. Figuur 6: knop opnieuw laden 2.2 Agenda-opties rechts bovenin beeld Rechts bovenin de Agenda vindt u eveneens vier knoppen (zie figuur 5): COV ; Behandelstatus ; Nieuwe aanmelding; Instellingen. 2010 Incura Pagina 7 van 21

2.2.1 COV De knop COV voert een COV uit voor alle patiënten die op dat moment in uw agenda getoond worden. Wanneer er meer agenda s naast elkaar open staan, wordt ook voor de patiënten in de andere agenda s een COV uitgevoerd. Immers deze collectieve COV geldt voor alle patiënt die in geopende agenda s in beeld zijn. 2.2.2 Behandelstatus De knop Behandelstatus zet de behandelstatus van alle patiënten in de huidige weergave om van geagendeerd naar Nagekomen. Elke behandeling in de Agenda heeft een behandelstatus met een bijbehorende randkleur voor uw visuele overzicht. De verschillende behandel statussen zijn: Geagendeerd (licht bruine rand) Nagekomen (groene rand) Verzuimd (rode rand) Een randvoorwaarde voor het kunnen factureren van een behandeling is dat de behandeling op Nagekomen of Verzuimd moet staan. In het geval van verzuimd gaat de rekening dan naar de patiënt zelf en treedt deze als debiteur op als Zelfbetaler. Bij het klikken op de Behandelstatus wijzigt u in één handeling alle behandelingen in de getoonde weergave met de status Geagendeerd naar de status Nagekomen. 2.2.3 Nieuwe aanmelding Met de knop Nieuwe aanmelding wordt het aanmeldproces opgestart om een patiënt aan te melden. Zie voor verdere instructies over het aanmelden van een nieuwe patiënt handleiding 2-GGZ een patiënt aanmelden. 2.2.4 Instellingen Via de knop Instellingen regelt u de weergave en gedraging van uw eigen agenda. U kunt vanuit uw eigen Incura-account niet voor collega s aanpassingen in hun agenda s verrichten. Daarvoor kunnen zij dezelfde knop zelf gebruiken. Achter deze knop gaat een apart scherm met een heel aantal functionaliteiten schuil (zie figuur 7). 2010 Incura Pagina 8 van 21

Figuur 7: eigen agenda instellingen De knop Globale instellingen doorvoeren overschrijft de persoonlijke agenda-instellingen met die van de praktijk. Wat in deze globale instellingen is aangegeven kunt u terugvinden via Dashboard Instellingen Globale instellingen Deelvenster Agenda. Met de knop Wijzigen voert u aanpassingen in de instellingen daadwerkelijk door. Met de knop Annuleren annuleert u de aanpassingen die u aangaf. Zoekinstellingen. Hier kunt de resultaten van zoekopdrachten beperken. Als u hier geen opties aanvinkt worden altijd alle patiënten getoond indien u in verband met een afspraak vanuit de Agenda naar patiënten zoekt. Signalering. Hiermee stelt u in op basis van welke condities er meer of minder signaleringen moeten worden gegeven. Signaleringen vindt u midden bovenin Incura op de donkergrijze balk en kunt u meldingen over krijgen wanneer u inlogt in Incura. Deze functionaliteit werkt als een soort herinneringsfunctie. Later, in een nog te schrijven aparte handleiding, wordt hier meer over verteld. Agenda, tabblad Algemeen 1. Standaard afspraaktype. Er zijn meerdere type afspraken in Incura toe te voegen. Deze kunnen worden aangemaakt via Dashboard Beheer Instellingen Globale instellingen Afspraaktype. Het standaard afspraaktype is het soort afspraak dat automatisch wordt gekozen wanneer u een afspraak in de Agenda zet door te dubbelklikken. In de handleiding Agenda Afspraaktypes en Planperiodes leest u hier meer over. 2010 Incura Pagina 9 van 21

2. Standaard afspraak type (BGGZ). Hiermee regelt u welk afspraaktype standaard wordt aangemaakt wanneer u een patiënt een afspraak geeft die een BGGZ behandelepisode heeft. 3. Standaard afspraak type (SGGZ). Hiermee regelt u welk afspraaktype standaard wordt aangemaakt wanneer u een patiënt een afspraak geeft die een SGGZ behandelepisode heeft. 4. Standaard duur. De standaard duur regelt de lengte van de duur van iedere afspraak. Afhankelijk van het getal dat u hier invult, zullen afspraken meer of minder ruimte in de Agenda innemen. Let op: de afspraken die u in de Agenda kunt invoeren via de rechter muisklik, luisteren niet naar deze standaard duur. De standaard duur van die afspraken zijn bepaald door de duur die is opgegeven bij de definitie van de afspraaktypes (zie eveneens handleiding Agenda Afspraaktypes en Planperiodes). 5. Toon alleen werktijd. Deze functie refereert naar het tabblad Werktijden. Hiermee legt u in de Agenda een (grijzig) filter over uren buiten uw werktijd. Dit werkt enkel visueel, het weerhoudt u en het systeem er niet van er toch afspraken op in te plannen. 6. Toon patiënt data. Deze functie geeft aan of er wel of geen behandelgegevens in de agenda getoond moeten worden. Op deze manier kunnen patiëntgegevens in de weergave van uw agenda worden geanonimiseerd. 7. Toestaan overlappende afspraken. Hiermee stelt u in of afspraken elkaar mogen overlappen (nog in ontwikkeling). Agenda, tabblad Werktijden Hiermee legt u in de Agenda een (grijzig) filter over de uren die niet als werktijd gelden(zie figuur 9). Dit werkt enkel visueel, het weerhoudt u en het systeem er niet van er toch afspraken op in te plannen. Figuur 8: werktijden laten afwijken De truc is dat u bovenin dit tabblad opgeeft wat de maximale werktijden zijn. Op de dagen eronder geeft u vervolgens aan welke dagen daar van afwijken en dus later starten of eerder eindigen. In het voorbeeld uit figuur 8 sluit deze praktijk op dinsdag en donderdag dus eerder. Maar omdat ze overwegend tot 18:00 uur de praktijk open houden, moet de Einde werktijd bovenin het venster 18:00 uur aangeven. 2010 Incura Pagina 10 van 21

Figuur 9: agenda met werktijden die tot 5 uur lopen Let op: verstandig is om deze werktijden eerst in te stellen via Globale instellingen en pas daarna per individuele agenda werktijden in te stellen indien deze überhaupt al afwijken van hoe de rest van de medewerkers in de praktijk dit doen. Agenda, tabblad Uiterlijk en gedrag Het tabblad Uiterlijk en gedrag kent de volgende opties: Celhoogte. De celhoogte is de dikte van ieder planbaar tijdslot in de Agenda, voorgesteld door cellen in het raster. Deze dikte wordt bepaald door het aantal pixels waarmee deze tijdsloten op het scherm worden getoond. U kunt daar bijvoorbeeld 40 pixels van maken in plaats van de standaard 20 pixels, zodat het blokje aanzienlijk groter op het scherm getoond wordt. Tijdas. Hiermee kunt u de tijdsas bepalen. Dit geeft aan met welke stappen de tijd wordt weergegeven (zie figuur 10). Figuur 10: weergave van verschillende tijdasindelingen Informeren bij inplannen behandelingen: Door hier een vinkje te plaatsen zal Incura u bij het inplannen van behandelingen informeren wanneer een patiënt aan zijn laatste behandelingen toe is. Op deze manier weet u wanneer het aantal behandelingen buiten de vergoedingsruimte van de verzekeraar valt. 2010 Incura Pagina 11 van 21

Agenda, tabblad Informatie Hier kunt u: in de linkerkolom selecteren welke informatie in het afspraakblok getoond moet worden én in welke volgorde. in de rechterkolom selecteren welke informatie in de tooltip getoond moet worden en in welke volgorde. De tooltip is de agenda informatie die getoond wordt als u met de muis over de afspraak beweegt. met de pijltjes in de rechterkolom instellen in welke volgorde deze informatie moet worden getoond. Agenda, tabblad Planperiodes Op dit tabblad kunt u de planperiodes aanmaken. Over de planperiodes leest u meer in de handleiding Agenda Afspraaktypes en Planperiodes. 2.3 Agenda navigatie Bladeren door de agenda s gaat gemakkelijk door gebruik te maken van de navigatieopties. U vindt deze te allen tijde tussen de oranje knoppenbalk en de Agenda zelf (zie ook figuur 11). Figuur 11: Bladeren in de agenda weergave Met de navigatieopties (,, et cetera) bladert u terug in de tijd en u verder in de tijd. De knop Vandaag laat altijd de huidige dag zien. Indien er is gekozen voor de optie maand wordt gewoon de gehele maand in beeld gebracht, zolang de huidige dag maar in die maand voorkomt. Voor de werkwerk, week en twee weken werkt dit ongeveer hetzelfde. 2010 Incura Pagina 12 van 21

3 Afspraken Hoofdelementen in een agenda zijn natuurlijk de afspraken. U herkent ze in Incura aan de gekleurde blokken met daarop enige informatie over de patiënt en de afspraak (zie figuur 12). Figuur 12: afspraken als blokken in de agenda Afspraken zijn over het algemeen contactmomenten met de patiënt zelf. In dat geval plant u bijvoorbeeld een afspraak van een uur, waarbij u 45 minuten directe tijd registreert voor een face-toface en 15 minuten indirecte tijd voor het maken van verslagen. Dan heeft u één afspraak per patiënt per dag. Maar u kunt er ook voor kiezen om deze afspraken tot 45 minuten in te korten als de patiënten kort na elkaar op uw spreekuur verschijnen en dan aan het einde van de dag aparte afspraken in te plannen waarop u alleen activiteiten registreert zonder dat de patiënt op dit tijdstip bij u is geweest. Vanuit de handleiding Behandeljournaal wordt duidelijk dat het zelfs mogelijk is om in de Agenda alleen een 45 minuten afspraak voor het contactmoment met de patiënt in te plannen, terwijl u de activiteiten met indirecte tijd alleen in het behandeljournaal zonder afspraak registreert. 3.1 Kleuren en afspraaktypes Afspraken kunnen in verschillende kleuren worden weergegeven. Wanneer u meerdere afspraaktypes aanmaakt kunt u het ene type afspraak onderscheiden van de ander door middel van een kleur. Zo kan een Intake donkerblauw zijn, een standaardduur hebben van 60 minuten en gereserveerd zijn voor de Gespecialiseerde GGZ. Terwijl een Basis GGZ activiteit 30 minuten duurt en voor de Basis GGZ zijn gereserveerd en lichtblauw gekleurd is. Ook zijn afspraaktypes meteen in te delen op behandelcomponenten, zodat de tijdregistratie hiermee direct onder het bijbehorende component geclusterd wordt. In handleiding Agenda afspraaktypes en planperiodes leest u veel meer over de mogelijkheden van de afspraaktypes. 2010 Incura Pagina 13 van 21

3.2 Afspraakinformatie Wat u in een afspraakblok ziet heet de Agenda informatie. Hiermee worden enkele eigenschappen van de afspraak getoond zoals de patiëntnaam, de behandelaar, het patiëntnummer, de prestatiecode en het telefoonnummer (zie figuur 13). Figuur 13: agenda informatie inclusief tooltip Wanneer u met uw muis over een afspraak beweegt wordt er zelfs nog meer informatie getoond. Deze informatie heet de Agenda informatie tooltip. Van beide informatieblokken kunt u zelf bepalen wat u wel of niet wenst te zien. Om dit voor uw eigen agenda aan te passen klikt u rechts bovenin de Agenda op de knop Instellingen. Het scherm uit figuur 14 verschijnt. Hier klikt u eerst op de knop Wijzigen en vervolgens op het tabblad Informatie onderin. Op deze plek kunt u zelf aankruisen welke informatie u wel of niet wilt zien. Let op: de wijzigingen die u hier aanbrengt worden alleen doorgevoerd op uw eigen agenda. Werkt u met meer mensen in de praktijk, die ieder een eigen agenda hebben, dan behouden zij hun eigen keuzes voor informatie tenzij zij dit via eenzelfde route aanpassen. Figuur 14: agenda informatie wijzigen via de instellingen 2010 Incura Pagina 14 van 21

3.3 Detailgegevens van een afspraak Handleiding: Agenda basisfuncties en afspraken maken Iedere afspraak omvat enkele gegevens die gerelateerd zijn aan maximaal één patiënt. Door met de rechtermuisknop op een afspraak te klikken opent een pop-up scherm (zie figuur 15). Figuur 15: eigenschappen van een afspraak openen Van hieruit kunt u de afspraak openen. Zodra u de afspraak opent, opent een nieuw venster met daarin alle detailgegevens over de betreffende afspraak (zie figuur 17). Dit scherm wordt ook wel het detailscherm van de behandeling genoemd. Naast de mogelijkheid om naar de detailgegevens van de afspraak te gaan, bevat de rechtermuisklik tevens de functionaliteiten: Verwijderen. Dit geeft u de mogelijkheid de afspraak uit de Agenda te wissen. Kopiëren: Hiermee kunt u de afspraak naar een andere datum kopiëren. De geselecteerde afspraken worden gekopieerd naar het aantal dagen verder als door u wordt opgegeven (zie figuur 16).In figuur 16 wordt de betreffende afspraak dus 7 dagen later wederom in de agenda ingepland. Figuur 16: afspraken kopiëren Baliefactuur. Door hier op te klikken start de Facturatiewizard op (zie ook: de handleiding Facturatiewizard ) en kunt u specifieke voor deze ene behandeling een baliefactuur opstellen. Is Geagendeerd. Hiermee zet u een afspraak op behandelstatus Geagendeerd. Is Nagekomen. Hiermee zet u een afspraak op behandelstatus Nagekomen. Is Verzuimd. Hiermee zet u de afspraak op behandelstatus Verzuimd, indien de patiënt niet op de afspraak is verschenen. Er zal een pop-up verschijnen met de vraag of u de geplande afspraken in rekening wilt brengen. Ga naar De opties die beginnen met Ga naar brengen u rechtstreeks naar dit onderdeel in het patiëntdossier. Wanneer u op de optie open klikt opent het scherm uit figuur 17. 2010 Incura Pagina 15 van 21

Figuur 17: detailscherm van de afspraak In grove lijnen is hier het volgende in opgenomen: 1. Algemene afspraakgegevens. De naam van de patiënt en de datum en het tijdstip waarop de afspraak plaats vindt zijn hierin opgenomen. 2. Nadere details over de afspraak. De gegevens die hier zijn vastgelegd geven vooral de relatie aan die de afspraak heeft met de behandelepisode en het onderliggende behandeltraject. Daarnaast wordt hier ook de behandelaar geregistreerd die op dat moment aan de klacht van de patiënt werkt. Dit hoeft overigens niet altijd de hoofdbehandelaar te zijn. Die staat geregistreerd in het Patiëntdossier Patiëntgegevens Persoonsgegevens. Door op de achter Behandelepisode te klikken kunt u nog wat meer eigenschappen van de klacht opvragen, zonder daarvoor naar het dossier te hoeven gaan. 3. Activiteiten. Hier registreert u activiteiten bij de afspraak. Een andere plek waar u dit ook kunt doen is Patiëntdossier Behandelepisode Behandeljournaal tabblad Activiteiten. Maar let op: alleen indien u activiteiten via de Agenda registreert, worden ze aan een afspraak gekoppeld. 4. Prestaties: Hier registreert u de prestaties. Door op de knop Nieuw te klikken opent een pop-up waar u de prestatie kunt opgeven. 3.4 Vanuit de Agenda doorklikken naar onderdelen in het dossier Wanneer u met de rechtermuisknop op een afspraak klikt kunt u naast het openen, verwijderen of kopiëren van de afspraak ook doorklikken naar onderdelen in het patiëntdossier. U kunt doorklikken naar de volgende dossieronderdelen: 1. Behandeljournaal 2. Overeenkomst 3. Episodesamenvatting 4. Zorgpad 5. Correspondentie 2010 Incura Pagina 16 van 21

6. Persoonsgegevens 7. Verzekeringen 8. Formulieren Zie figuur 18. Figuur 18: navigatie opties vanuit de afspraak 3.5 Een afspraak maken Een afspraak maken in de Agenda kan op een paar manieren: 1. door te dubbelklikken op een beschikbaar tijdslot; 2. door met de rechtermuis op een beschikbaar tijdslot te klikken. In de volgende subparagrafen worden de twee manieren uitgelegd. 3.5.1 Een afspraak maken via de dubbelklik De eenvoudigste wijze om een afspraak in de Agenda te zetten is de dubbelklik. U klikt met de linkermuisknop tweemaal snel achter elkaar op een vrij tijdslot en de afspraak kan worden ingepland (zie figuur 19). Om duidelijk te maken op welk tijdstip de afspraak terechtkomt, wordt het gekozen tijdslot blauw gekleurd. Figuur 19: met linkermuisknop dubbelklikken voor een afspraak Na de dubbelklik kunnen zich twee situaties voordoen: 1. De afspraak staat er direct in. 2. Er komt eerst een zoekscherm om de patiënt op te zoeken waarvoor u de afspraak wilt inplannen. 2010 Incura Pagina 17 van 21

De eerste situatie doet zich alleen voor indien u de Agenda middels de Maak afspraak -knop ( ) had geopend vanuit het Patiëntdossier en/of het Behandeljournaal. In dit geval weet Incura meteen met welke patiënt en/of behandelepisode u bezig bent. Deze route wordt ook besproken in hoofdstuk 1. In het tweede geval is nog niet bekend om welke patiënt het gaat en komt u automatisch uit in het keuzescherm zoals getoond in figuur 20. Figuur 20: keuzescherm kies patiënt Typ achter Zoekterm de naam van een patiënt in en klik op de knop Zoek. Selecteer vervolgens de patiënt met bijbehorende behandelepisode en klik op de knop OK. In figuur 21 is gekozen voor patiënt Stanley Aelst. Figuur 21: patiënt selecteren in keuzescherm kies patiënt De afspraak staat nu in de agenda op het eerder geselecteerde tijdstip (zie figuur 22). 2010 Incura Pagina 18 van 21

Figuur 22: ingeplande afspraak zichtbaar in de agenda 3.5.2 Een afspraak maken via de rechtermuisklik Een afspraak inplannen door met de rechtermuis op een beschikbaar tijdstip te klikken brengt een menu in beeld zoals getoond in figuur 23. Figuur 23: menu met afspraaktypes via rechtermuisklik Hoeveel verschillende afspraaktypes hier worden getoond hangt af van hoeveel er zijn aangemaakt via Instellingen Globale instellingen kopje Agenda tabblad Afspraaktypes (meer over het aanmaken en de functie van de verschillende afspraaktypes leest u in de handleiding Agenda afspraaktypes en planperiodes). Hier maakt u een keuze uit een van de getoonde afspraaktypes waarna hetzelfde gebeurt als beschreven in subparagraaf 3.2.1: 1. De afspraak staat er direct in. 2. Er komt eerst een zoekscherm om de patiënt op te zoeken waarvoor u de afspraak wilt inplannen. Het verloop van deze keuze is identiek als hoe dit verder is beschreven in subparagraaf 3.2.1. 2010 Incura Pagina 19 van 21

3.6 Afspraken verplaatsen Het verplaatsen van afspraken is niet ingewikkeld, maar u moet er wel even handig in worden. Wanneer u met uw muis over de afspraken in de Agenda beweegt krijgt u doorgaans een handje ( ) te zien waarmee u de afspraak kunt selecteren. Wanneer u echter met de muis naar de gekleurde streep aan de linkerzijde van de afspraak beweegt, dan ziet u het handje veranderen in het volgende symbool:. Hiermee kunt u de afspraak verplaatsen. Klik op de linkermuisknop zodra u dit symbool ziet verschijnen en hou de knop ingedrukt. Beweeg nu uw muis naar een willekeurige andere plek in uw Agenda en laat daar de muisknop weer los (zie figuur 24). De afspraak is nu verplaatst. Figuur 24: afspraken verplaatsen middels het gekantelde andreaskruis NB: u kunt op deze manier ook afspraken verplaatsen naar de agenda van één van uw collega s. 3.7 Afspraakduur oprekken of inkorten De duur van individuele afspraken kunt u groter of kleiner maken door aan de onderkant of bovenkant van de afspraak te trekken. Wanneer u de muis over de boven- of onderzijde van de afspraak beweegt verandert uw muiscursor in het volgende symbool:. Door de linkermuisknop bij het verschijnen van die pijlen ingedrukt te houden en de muis naar boven of onder te bewegen, rekt u de afspraak op of kort u deze juist in (zie figuren 25 en 26). Figuur 25: afspraakduur oprekken Figuur 26: afspraakduur inkorten 2010 Incura Pagina 20 van 21

3.8 Voordelen van afspraak maken op dossierniveau Handleiding: Agenda basisfuncties en afspraken maken Afspraken kunnen dus worden ingepland door hiervoor direct naar de Agenda te gaan. Maar het is ook mogelijk dit vanuit de patiëntdossiers te doen. Het kunnen maken van een afspraak vanuit op dossierniveau heeft twee voordelen: 1. Gemak. U kunt het patiëntdossier open laten staan en later in verder werken terwijl u even een afspraak voor deze patiënt maakt. 2. Wanneer u vanuit het patiëntdossier een afspraak maakt, wordt onthouden dat de afspraak voor deze specifieke patiënt is bedoeld. Verderop in deze handleiding zult u zien, dat het meer handelingen vergt wanneer u eerst een patiënt moet opzoeken voordat u daarvoor een afspraak kunt inplannen. Figuur 27: een afspraak maken op dossierniveau 3.9 Voordelen van afspraak maken op behandelepisode niveau Het kunnen maken van een afspraak vanaf behandelepisodeniveau heeft eveneens twee voordelen: 1. Gemak. U kunt het patiëntdossier open laten staan en later in verder werken terwijl u even een afspraak voor deze patiënt maakt. 2. Wanneer u vanuit het patiëntdossier een afspraak maakt, wordt onthouden dat de afspraak niet alleen voor deze specifieke patiënt is bedoeld maar er wordt ook rekening gehouden met de behandelepisode (lees: klacht van de patiënt) die geopend is. Figuur 28: een afspraak maken op behandelepisodeniveau U vindt de knopt voor het maken van afspraken vanuit de behandelepisode via Patiëntdossier Behandelepisode Behandeljournaal tabblad Journaal Knop Maak afspraak (zie figuur 28). 2010 Incura Pagina 21 van 21