Registratie en Accountbeheer in Ariba Ten behoeve van Leveranciers Datum 6 september 2013 Documentnaam 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 1 van 22
Inhoud 1 Registratie... 3 1.1 Bestaande Ariba gebruiker... 3 1.2 Nieuwe gebruiker... 4 1.3 Accounts koppelen... 5 2 Inloggen... 7 2.1 Ingelogd als... 7 2.2 Voorstellen... 7 2.3 Orders & Facturen... 7 3 Profiel... 8 3.1 Gasunie Profile Questionaire... 8 3.2 Aanpassen factuurinstellingen... 13 3.3 Aanpassen IBAN-/Bankrekening... 14 3.4 Aanpassen orderroute-instellingen... 16 3.5 Gebruikers beheren... 18 3.5.1 Uw eigen account beheren... 18 3.5.2 Overige gebruikers aanmaken en beheren... 18 3.5.3 Eerst een nieuwe rol maken... 19 3.5.4 Nieuwe gebruikers... 20 3.5.5 Mogelijke autorisaties (toestemmingen)... 22 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 2 van 22
1 Registratie Ga naar http://gasunie.supplier.ariba.com/register om te registeren. 1.1 Bestaande Ariba gebruiker 1. Bent u al een gebruiker van Ariba, klik dan op Aanmelden. Het volgende scherm verschijnt. 2. Log hier in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. 3. Klik op Doorgaan om door te gaan (ga verder met hoofdstuk 3). 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 3 van 22
1.2 Nieuwe gebruiker 1. Bent u een nieuwe gebruiker van Ariba, vul dan de basisgegevens over uw bedrijf in. Alleen de velden met een * zijn verplicht. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 4 van 22
2. Vul de Gebruikersaccountinformatie in (naam, e-mail etc.). 3. U moet de Gebruiksvoorwaarden en de Ariba-privacyverklaring accepteren om door te kunnen gaan. 4. Klik op Doorgaan (ga verder met hoofdstuk 3). De eerste die een account aanmaakt wordt automatisch de administrator. 1.3 Accounts koppelen Wanneer u als leverancier meerdere accounts heeft op het Ariba Netwerk, dan kunt u er voor kiezen deze aan elkaar te koppelen. 1. Klik op het pijltje achter uw naam. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 5 van 22
Het volgende menu wordt geopend. 2. Klik op Gebruiker-ID's koppelen. Het volgende scherm wordt geopend. 3. Vul hier de gebruikersnaam en wachtwoord in waarmee u wilt koppelen. Let op: dit moet anders zijn dan waar u op dit moment mee bent ingelogd. 4. Klik op OK. Wanneer de koppeling is geslaagd krijgt u de volgende melding. 5. Klik op Klaar. U komt weer op de beginpagina. 6. Klik weer op het pijltje achter uw naam. 7. De nieuwe koppeling is nu aanwezig. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 6 van 22
2 Inloggen Log in op http://gasunie.supplier.ariba.com met uw Username en Password. 2.1 Ingelogd als Rechts bovenin kunt u zien hoe u bent ingelogd: 1. User. 2. Bedrijf (inclusief AN-nummer = Ariba Network ID). 3. Hier is tevens de Helpfunctie beschikbaar. 2.2 Voorstellen Op dit tabblad worden de RFI's en RFP's vermeldt. 2.3 Orders & Facturen Wanneer u van Gasunie orders (Purchase Orders) heeft ontvangen dan vindt u die onder dit tabblad. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 7 van 22
3 Profiel 3.1 Gasunie Profile Questionaire Om orders van Gasunie te ontvangen moet de Gasunie Profile Questionaire ingevuld zijn. 1. Zorg ervoor dat u op het tabblad Orders & Facturen staat. 2. Klik op het pijltje achter uw bedrijfsnaam. 3. Klik op Bedrijfsprofiel. Het scherm Bedrijfsprofiel wordt geopend. 4. Klik op de tab Verzocht door klant. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 8 van 22
Het volgende scherm wordt geopend. 5. Klik op de klantnaam (Gasunie) om de Customer Requested Profile Information te openen en in te vullen. Het scherm Gasunie Requested Profile wordt geopend. Alle vragen onder Basis details (2.1 t/m 2.14) moeten worden ingevuld. Alle velden met een * asteriks zijn verplicht. De overige velden zijn optioneel. 1. Klik na het invullen van alle vragen op Submit. Let op: als u een half uur niet actief bent, wordt u automatisch uitgelogd en gaan uw antwoorden verloren. Tip: vul de questionnaire pas in als u alle antwoorden en formulieren voor handen hebt. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 9 van 22
Na Submit verschijnt het volgende scherm. De groene balk geeft aan dat de antwoorden zijn opgeslagen. 2. Klik op het kruisje om het scherm af te sluiten. Het volgende scherm verschijnt. Ariba profiel Gasunie Requested Profile Ariba profiel 3. Klik op Opslaan. Er verschijnt nu de volgende melding. 4. Klik vervolgens op het tabblad Business. Vul hier uw BTW-nummer in. Let op: uw BTW-nummer moet beginnen met de betreffende landcode in hoofdletters en hoeft alleen in het laatste invoerveld "Btw-nummer" ingevuld te worden. Een correct ingevuld BTW-nummer in uw profiel wordt automatisch overgenomen in elke factuur. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 10 van 22
5. Klik op Opslaan. Er verschijnt nu de volgende melding. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 11 van 22
De compleetheid van uw Ariba profiel heeft geen invloed op het zaken kunnen doen met Gasunie. 6. Klik op Sluiten. 7. Vermeld in een e-mail aan uw inkoper bij Gasunie dat u in Ariba bent geregistreerd. Wij kunnen uw profiel in ons systeem goedkeuren. Daarna (en nadat u de informatie over de orderroutering juist heeft ingevuld, zie paragraaf 3.4) zijn wij in staat om via Ariba orders aan u te verzenden. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 12 van 22
3.2 Aanpassen factuurinstellingen Log in op http://gasunie.supplier.ariba.com met uw Username en Password. 1. Zorg ervoor dat u op het tabblad Orders & Facturen staat. 2. Klik op het pijltje achter uw bedrijfsnaam rechtsboven in beeld. 3. Selecteer Elektronische factuurroutering onder Ariba Network-instellingen. 4. Onder Verzendmethode staan de volgende Routeringsmethoden: Online cxml EDI Default is Online geselecteerd (aanbevolen). Wilt u een koppeling maken tussen Ariba en uw systeem, neem dan contact op met uw Gasuniecontactpersoon. 5. Zet bij Meldingen een vinkje achter Factuur mislukt en Wijziging factuurstatus en vul het gewenste e-mailadres in. U ontvangt via uw e-mail meldingen over statuswijzigingen van uw factuur. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 13 van 22
3.3 Aanpassen IBAN-/Bankrekening Log in op http://gasunie.supplier.ariba.com met uw Username en Password. Er zijn twee methoden om uw Bedrijfsprofiel op te vragen. 1. Via de tab Voorstellen > Klik vervolgens op Door klant vereiste velden bekijken >. 2. Via de tab Orders & Facturen > Klik op het pijltje achter uw bedrijfsnaam en dan op Bedrijfsprofiel. Het scherm Bedrijfsprofiel wordt geopend. 3. Klik op de tab Verzocht door klant. 4. Klik op de klantnaam (Gasunie) om uw Bedrijfsprofiel te openen en aan te passen. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 14 van 22
5. Bij punt 2.13 en 2.9 vult u het IBAN-/bankrekeningnummer in waaraan Gasunie de betalingen overmaakt. 6. Klik na het invullen op Submit. 8. Klik op het kruisje rechtsboven om het scherm af te sluiten. 9. Klik op Opslaan. U krijgt de melding dat uw bedrijfsprofiel is bijgewerkt. 7. Klik op Sluiten om terug te keren naar de Introductiepagina. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 15 van 22
3.4 Aanpassen orderroute-instellingen Log in op http://gasunie.supplier.ariba.com met uw Username en Password. 1. Klik op de tab Orders & Facturen. 2. Klik op het pijltje achter uw bedrijfsnaam rechtsboven in beeld. 3. Klik op Elektronische orderroutering. Het volgende scherm verschijnt. 1. Selecteer hier hoe u de notificatie van een nieuwe order wilt ontvangen (e-mail is het meest gebruikt). 2. Vul het e-mailadres in. 3. Selecteer eventueel extra opties. 4. Andere orders worden op dezelfde wijze verstuurd als deze keuze is geselecteerd. 5. Klik op Save als u alles naar wens heeft ingesteld. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 16 van 22
De notificaties voor wijzigingen en annuleringen van orders kunt u ook afzonderlijk instellen. Selecteer onder Orders wijzigen/annuleren opties als de notificaties allemaal op dezelfde manier moeten worden verstuurd (in dit geval: via e-mail). Hetzelfde geldt voor overige documenten (Andere documentsoorten): Wanneer orders op één of andere manier niet bezorgd kunnen worden op uw Ariba account, dan wordt daarvoor ook een melding verstuurd. 1. Zet een vinkje voor de eerste optie. 2. Vul het e-mailadres in waar deze meldingen naar toe moeten worden gestuurd. 3. Klik op Opslaan als alle instellingen goed staan. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 17 van 22
3.5 Gebruikers beheren 3.5.1 Uw eigen account beheren 1. Klik op uw User naam (in dit voorbeeld John Doe). 2. Klik op Mijn account. 3.5.2 Overige gebruikers aanmaken en beheren 1. Klik op het pijltje achter uw bedrijfsnaam. 2. Klik op Gebruikers. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 18 van 22
3.5.3 Eerst een nieuwe rol maken Maak eerst een nieuwe rol aan (bijvoorbeeld Verkoper). 1. Klik op Rol maken. Het volgende scherm verschijnt. 1. Geef de rol een naam. 2. Geef aan wat de autorisaties (toestemmingen) zijn voor deze rol (voor een overzicht zie paragraaf 3.5.5) 3. Klik op Opslaan. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 19 van 22
3.5.4 Nieuwe gebruikers 1. Klik op Gebruiker maken. Vul de volgende (verplichte) velden in: 1. Gebruikersnaam. 2. E-mailadres. 3. Voornaam. 4. Achternaam. 5. Selecteer een rol (die zojuist is aangemaakt). 6. Klik op klaar. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 20 van 22
1. De gebruiker is toegevoegd. 2. Klik op Opslaan. 3. Klik op Sluiten. 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 21 van 22
3.5.5 Mogelijke autorisaties (toestemmingen) Afhankelijk van uw Ariba gebruik (tenders / orders ontvangen / factureren etc.) kunt u kiezen uit (een deel van) onderstaande toestemmingen. Toestemming Contactpersonenbeheer Beheer factuurrapporten Beheer inkooporderrapporten Beheer Btw-boekrapport Beheer tijdstaatrapporten Beheerder kortingsbeheerprogramma leverancier Klantenbeheer Catalogusbeheer Toegang tot samenwerkingsverzoeken Administratie samenwerkingsverzoeken Betalingsprofiel cxml-configuratie Bedrijfsinformatie Inkoopkaartconfiguratie en meldingen Transactieconfiguratie Publicaties maken en beheren op Ariba Discovery Reageren op publicaties op Ariba Discovery Toegang tot contract Toegang tot Postvak IN Facturen genereren Toegang tot Postvak UIT Betalingsactiviteiten Upload van te ontvangen documenten Toegang tot voorstellen en contracten Toegang tot creditcardnummer Financieel beheerder leverancier Beheer tijd- en onkostenstaten Beschrijving Informatie onderhouden over de contactpersonen voor de account Toegang tot Rapportage en het rapport Factuur Toegang tot rapportsoorten Rapportage, Inkooporder en Orderoverzicht Toegang tot Rapportage en het rapport Btw-boek Toegang tot Rapportage en het rapport Tijdstaat Toegang tot aanbiedingen van kortingsprogramma en definitie van aanvragen voor vroegtijdige betaling Relaties met klanten beheren Aan de catalogus gerelateerde activiteiten instellen en beheren Samenwerkingsverzoeken bekijken Samenwerkingsverzoeken bekijken en beheren Uw betalingsprofiel configureren Account configureren voor cxml-transacties Profielgegevens van het bedrijf inzien en bijwerken Inkoopkaartaccount configureren en e-mailadressen voor meldingen bijhouden Account configureren voor elektronische transacties Publicaties maken op Ariba Discovery Reageren op publicaties op Ariba Discovery Contracten bekijken, contractgerelateerde facturen genereren en deze facturen bekijken, zoals ondersteund door de klanten (toegang tot Postvak IN verplicht) Zoeken naar documenten in Postvak IN en deze weergeven. Acties ondernemen gebaseerd op uw rol Facturen genereren, zoals ondersteund door de klanten (toegang tot Postvak IN en Postvak UIT verplicht) Zoeken naar documenten in Postvak UIT en deze weergeven. Acties ondernemen gebaseerd op uw rol Uw betalingsactiviteiten beheren Debiteurenvorderingen selecteren voor veiling Bekijk de Ariba Sourcing-gebeurtenissen en Ariba Contract Management contracten, documenten en taken van uw organisatie. Dit gebruikersrecht geeft u toegang tot de onderdelen Voorstellen en Contracten. Individuele gebruikers moeten worden goedgekeurd door Ariba Sourcing-inkopers voordat ze kunnen deelnemen aan gebeurtenissen of contracttaken en gebeurtenissen kunnen bekijken De weergave van creditcardnummers op inkooporders beheren Door inkoper in werking gestelde aanbiedingen voor vroegtijdige betaling weergeven Tijd- en onkostenstaten controleren en bijwerken 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 22 van 22