Handleiding Installatie en Gebruik Privacy -en Verzend Module LADIS Uitgebracht door: ZorgTTP Referentie: Handleiding Installatie en Gebruik PVM LADIS 2.0.doc Datum: 08 maart 2016 Versie: 2.0
Vooraf Voor installatie zijn de volgende onderdelen noodzakelijk: 1. De software (ZorgTTP-PVM_LADIS_2_0_ windows.exe). De software kan worden gedownload van de website ZorgTTP: www.zorgttp.nl. 2. Voor het gebruik van de applicatie is Java JRE 1.7 of hoger noodzakelijk. Als deze (gratis) software niet op de pc beschikbaar is, kan deze gedownload worden op www.java.com. 3. De applicatie dient verbinding te kunnen maken met het adres https://www.zorgttp.nl. Dit adres wordt gebruikt voor het verzenden van de beveiligde bestanden. 4. De bestanden worden ondertekend met een digitaal afzendercertificaat. Dit certificaat kunt u zelf aanmaken in de applicatie, als u in het bezit bent van een activatiecode. Meer informatie over het digitale certificaat vindt u in hoofdstuk 2. Contactgegevens Indien u vragen heeft over de installatie en werking van de PVM dan kunt u contact opnemen met de servicedesk van ZorgTTP. Contactgegevens servicedesk ZorgTTP: Telefoon: 030-6378708 Email: servicedesk@zorgttp.nl ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 2 van 19
1 Installatie LET OP: Als er een oudere versie van de PVM LADIS op uw computer staat, verwijder deze dan eerst vóór u de nieuwe versie installeert. Dit kan door te kiezen voor de optie uninstall in de installatiemappen van de PVM. Bij een standaard installatie is deze optie te vinden onder: C:\Program Files (x86)\zorgttp\ladis. Zodra de PVM met de optie uninstall verwijderd is, dient u ook de gehele map LADIS te verwijderen. U kunt vervolgens de installatie van de PVM Ladis versie 2.0 starten. Dubbelklik op ZorgTTP-PVM_LADIS 2_0_ windows.exe om de installatie te starten. Klik op Volgende. ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 3 van 19
Lees de licentieovereenkomst en klik op Volgende. Er wordt nu gevraagd een werk folder te kiezen. Een werk folder is een folder die gebruikt wordt om de werkbestanden in op te slaan. Let op! Het is noodzakelijk dat u in de werk folder lees- en schrijfrechten heeft. Kies uw werk folder en klik op Volgende. ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 4 van 19
De installer zal de applicatie in principe in de map 'Program Files (x86)/zorgttp' plaatsen. Met de knop 'Bladeren' kan een specifieke installatiemap worden geselecteerd. Nadat u de installatiemap heeft bepaald, klikt u op 'Volgende'. Indien u de oude PVM LADIS nog niet verwijderd heeft, zal de onderstaande melding verschijnen: Klik op Ok, en verwijder de oude PVM LADIS alsnog voor u verder gaat. Klik hierna opnieuw op Volgende. ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 5 van 19
Klik op Volgende. Klik op Volgende. ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 6 van 19
De installatie is geslaagd, klik op Voltooien om het scherm te sluiten. ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 7 van 19
2 Eerste gebruik van de applicatie Voordat u de applicatie kunt gebruiken dienen er nog een aantal eigenschappen éénmalig te worden ingesteld. Afhankelijk van de omvang van uw organisatie kan het zijn dat deze eigenschappen door de IT afdeling moeten worden ingesteld. Koppelen/aanmaken certificaat De PVM maakt gebruik van digitale certificaten voor het beveiligen van de te verzenden gegevens. Een certificaat is een klein bestand met sleutels die uniek zijn voor u als afzender. Aan de hand van het certificaat kan de afzender van een bericht dan ook worden vastgesteld. U kunt in de PVM een certificaat aan maken, met behulp van een activatiecode. Deze activatiecode ontvangt u in een brief van de Servicedesk van ZorgTTP, met als onderwerp Activatiecode ZorgTTP certificaat. Zodra de PVM voor de eerste keer wordt opgestart, en er geen bestaand certificaat gekoppeld is, zal automatisch het volgende scherm worden weergegeven: Er zijn nu twee opties, welke worden toegelicht in de paragrafen: 2.1 Een nieuw certificaat aanmaken 2.2 Koppelen van een bestaand certificaat ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 8 van 19
2.1 Een nieuw certificaat aanmaken U kunt alleen een certificaat aanmaken, als u in het bezit bent van een brief van de Servicedesk van ZorgTTP, met hierin een activatiecode. Vul alle velden in op het tabblad Certificaat aanmaken. Zolang een invoerveld geen geldige invoer bevat, zal de tekst van dit veld rood gemarkeerd zijn. Boven de knop Creëer certificaat wordt er aangegeven wat er niet geldig is aan de invoer. Zie onderstaand scherm voor een voorbeeld: Klik op de knop Creëer certificaat als alle velden volledig zijn ingevuld: ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 9 van 19
Het volgende scherm wordt nu weergegeven: Het certificaat wordt automatisch gekoppeld, en de PVM is nu gereed voor gebruik. 2.2 Koppelen van een bestaand certificaat Om gebruik te kunnen maken van een certificaat wat u al eerder gedownload heeft, moet u dit certificaat aan de PVM bekend maken. Hiervoor heeft u de locatie nodig waar het certificaat op uw computer is opgeslagen en het bijbehorende wachtwoord. Om het certificaat te koppelen aan de PVM, klikt u op het tabblad certificaat : Gebruik vervolgens de knop Zoeken om te bladeren naar de map waarin uw.p12 certificaat staat en selecteer deze. Vul daarna het wachtwoord van uw certificaat in en klik op Opslaan. Het certificaat is nu gekoppeld. ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 10 van 19
2.3 Het tabblad Proxy (optioneel) In onderstaand tabblad kan het gebruik van een proxy server door de PVM applicatie worden ingesteld. Raadpleeg zo mogelijk uw systeembeheerder voor de in te vullen waarden. Indien gebruik wordt gemaakt van een proxy server met een zogenaamd NTLM authenticatie schema (Windows NT), dan dient een vinkje gezet te worden bij NTLM authenticatie en dient het domein waarbinnen de gebruiker actief is te worden opgevoerd. Let op! Wijzigingen worden pas definitief van kracht nadat de applicatie opnieuw is opgestart. Sla wijzigingen eerst op voordat u de applicatie opnieuw opstart 2.4 Het tabblad Niet verzonden berichten Mocht een bestand niet verzonden worden - bijvoorbeeld omdat de PVM geen verbinding kan maken met internet- dan kunt u het bestand terugvinden op het tabblad Niet verzonden berichten. U kunt het bestand dan alsnog verzenden door te klikken op de knop Verstuur. ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 11 van 19
Als u op de knop Open map klikt, wordt de map geopend waarin het bestand is opgeslagen. Dit opgeslagen bestand kan vervolgens via de Digitale Postbus ook worden aangeleverd. 2.5 Het tabblad Overig Het is mogelijk om via email een ontvangstbevestiging te ontvangen nadat uw bestand succesvol verzonden is met de PVM LADIS. Voer in dit geval op het tabblad Overig uw emailadres in. ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 12 van 19
3 Berichtspecificatie De berichtspecificaties kunt u vinden op http://www.ladis.eu. 4 Bestandsnaam De PVM kan twee soorten bestanden verwerken: een ASC-bestand of een ZIP-bestand. In de specificatie is een bestandsnaamconventie opgenomen, ter illustratie worden twee voorbeelden genoemd. Het ASC-bestand kent de volgende bestandsnaamconventie; lad_sivz_5678_0_2015_20160122_111931.asc Het ZIP-bestand heeft de volgende naam: lad_sivz_5678_0_2015_20160122_111931.zip In de ZIP zit een ASC-bestand en eventueel een CSV-bestand: lad_sivz_5678_0_2015_20160122_111931.asc lad_sivz_5678_0_2015_20160122_111931.csv Controles Foutcode Variabele Omschrijving Status GUI - Popup Bestandsnaam De gewenste verwerking kan niet worden bepaald. Raadpleeg de handleiding voor de bestandsnaamconventie. Fataal 1001 Bestand Probleem met de regellengte Fataal 2001 Bestand Geleiderecord (type 10) moet precies 1 Fataal keer voorkomen 3001 Achternaam De achternaam ontbreekt Niet-Fataal 3002 Achternaam De achternaam bevat niet-toegestane Niet-Fataal tekens 3003 Geboortedatum De geboortedatum ontbreekt Niet-Fataal 3004 Geboortedatum De geboortedatum voldoet niet aan het Niet-Fataal gewenste formaat (EEJJMMDD) 3005 Geboortedatum De geboortedatum ligt in de toekomst Niet-Fataal 3006 Geslacht Het geslacht ontbreekt Niet-Fataal 3007 Geslacht Het geslacht bestaat uit niet-toegestane Niet-Fataal tekens 3008 BSN Het BSN voldoet niet aan elf-proef Niet-Fataal 3009 Cliëntnummer Het cliëntnummer ontbreekt Niet-Fataal 3010 Inschrijfnummer Het inschrijfnummer ontbreekt Niet-Fataal 3011 BSN Het BSN ontbreekt Niet-Fataal 3012 BSN Het BSN bevat niet toegestane tekens Niet-Fataal ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 13 van 19
5 Gebruik Privacy- en Verzend Module (PVM) Klik op de snelkoppeling of op PVM.exe in de installatiemap. Selecteer met behulp van de knop Zoeken het te verwerken bestand. Klik na het selecteren op de knop Volgende. De verwerking wordt gestart, de applicatie benoemt de fase waarin de verwerking zich bevindt. ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 14 van 19
Na verwerking wordt het scherm Akkoord voor verzending weergegeven: Wanneer er niet-fatale fouten zijn opgetreden dan wordt dat door de applicatie gemeld in dit scherm. Met de knop Toon rapport wordt het kwaliteitsverslag weergegeven. ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 15 van 19
U kunt nu kiezen om het bestand niet te verzenden en de fouten te corrigeren. Kies dan voor Afbreken in het scherm Akkoord voor verzending. Uiteraard kunt u ook er ook voor kiezen om het bestand wél te verzenden, ondanks de niet fatale validatiefouten. Kies dan voor Verzend in het scherm Akkoord voor verzending. De PVM stuurt na de verwerking het bestand naar de server van ZorgTTP voor een tweede bewerking. De persoonsgegevens zijn dan al onomkeerbaar bewerkt en is geen sprake meer van leesbare persoonsgegevens, enkel pseudoniemen. Het bestand wordt voor verzending asymmetrisch versleuteld (RSA), het bestand wordt via een beveiligde internetverbinding (TLS) verzonden. Zodra er twee groene vinkjes worden weergegeven zoals in onderstaand scherm is het bestand succesvol verwerkt en verzonden. ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 16 van 19
6 Fatale fouten Als er fatale fouten optreden wordt dat door de applicatie gemeld. Voor meer informatie omtrent de geconstateerde fout kan de kwaliteitsrapportage worden geraadpleegd. In de rapportage is ook de status van de verwerking opgenomen. Er is een fatale fout geconstateerd, het bestand wordt in dit geval NIET verwerkt. ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 17 van 19
7 Verzending mislukt Nadat u in het scherm Akkoord voor verzending op Verzend heeft geklikt, wordt geprobeerd om het bestand via het internet te verzenden. Als het verzenden mislukt bijvoorbeeld omdat er geen internetverbinding is dan wordt de output lokaal geplaatst. In bovenstaand scherm wordt aangegeven waar het bestand is geplaatst (in dit geval C:\Users\sharon\ZorgTTP\Ladis\nietverzonden ). U kunt het bestand op een later tijdstip alsnog verzenden. Open de PVM, klik op de knop Instellingen en ga naar het tabblad Niet verzonden. Onderstaand scherm wordt weergegeven: Klik op de knop Verstuur om het bestand alsnog te verzenden. ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 18 van 19
Zodra het bestand succesvol verwerkt is ontvangt u een ontvangstbevestiging als u eerder uw emailadres heeft opgegeven op het tabblad Overig. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om het bestand op een later moment te uploaden in de Digitale postbus op de website van ZorgTTP. Met de knop Open map wordt de map geopend waarin het bestand is opgeslagen. Dit bestand kunt u hieruit kopiëren. Open nu de website van ZorgTTP. Ga in het menu op de website naar Digitale postbus. Vul uw gegevens in en klik op Upload om het bestand te selecteren, het bestand wordt vervolgens naar de server van ZorgTTP gekopieerd. ZorgTTP zal de ontvangt bevestigen en de verdere verwerking verzorgen. 8 Verwijderen PVM Voor het verwijderen van de software moet gebruik worden gemaakt van de uninstaller. De uninstaller staat in de installatiemap (uninstall.exe). ZorgTTP - Handleiding installatie en gebruik PVM LADIS 2.0 maart 2016 Pagina 19 van 19