Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzend Module NIVEL versie 2.3

Transcriptie

1 Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzend Module NIVEL versie 2.3 Uitgebracht door: ZorgTTP Referentie: Handleiding Installatie en Gebruik PVM NIVEL versie 2.3.pdf Datum: 27 augustus 2018 Versie: 2.3

2 Inhoud 1. Vooraf Installatie van de Privacy Verzend Module Eerste gebruik Privacy Verzend Module (PVM) Koppelen/aanmaken certificaat Een nieuw certificaat aanmaken Koppelen van een bestaand certificaat Het tabblad Proxy (optioneel) Het tabblad Niet verzonden berichten Het tabblad Overig (ontvangstbevestiging en opt-out) Het tabblad Logging Gebruik PVM a. De verwerking is goed gegaan b. Het bestand bevat niet fatale validatiefouten c. Het bestand bevat fatale fouten Het bestand wordt niet verzonden naar ZorgTTP Gebruik zonder grafische interface a. Inleiding b. Starten van de PVM c. Uitkomsten van de verwerking Verwijderen PVM Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 2 van 25

3 1. Vooraf Dit document geeft instructies voor installatie en gebruik van de PVM NIVEL versie 2.3. Deze versie is geschikt voor het verwerken van bestanden van de volgende leveranciers: Promedico Promedico ASP Labelsoft - Callmanager Ensemble - Evry Fairware - WinMens Logic Data FysioLogic Monitored Rehab Systems FysioRoadMap Facet Novium Balans Prosoftware Zorgadmin Intramed DDG Adastra Protopics Generiek HIS NIVEL Zorgdomein Historische Conversie (intern gebruik NIVEL) Generieke Logopedie Peilstations Generieke aanlevering Fysiotherapie conform Stichting Keurmerk Fysiotherapie Beside KNGF Voor de installatie van de Privacy- en Verzend Module NIVEL 2.3 zijn de volgende onderdelen noodzakelijk: om de PVM te kunnen installeren heeft u een computer met internetverbinding nodig waarop u software mag installeren. Een aantal specifieke eisen aan de computer en de benodigde externe verbindingsmogelijkheden wordt hieronder beschreven bij systeemvereisten. Systeemvereisten De module is getest en werkend bevonden op de volgende besturingssystemen: Windows 7, 8 en 10 (32 bits en 64 bits); Mac OS X; Linux. Java Voor het gebruik van de applicatie is Java JRE 1.8 (Java 8.0) noodzakelijk. Om te controleren of u de juiste versie van Java heeft gaat u naar de website en klikt u op Heb ik Java?. Contactgegevens Indien u vragen heeft over de installatie en werking van de PVM NIVEL 2.3, kunt u contact opnemen met de Servicedesk van ZorgTTP. Contactgegevens Servicedesk ZorgTTP: Telefoon : servicedesk@zorgttp.nl Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 3 van 25

4 2. Installatie van de Privacy Verzend Module In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u de Privacy- en Verzendmodule installeert. De schermafbeeldingen in deze handleiding zijn gebaseerd op installatie op het Windows-platform. De installatie voor het gebruik op het Linux-platform is vergelijkbaar. Dubbelklik op de gewenste installer en onderstaand scherm verschijnt. Klik op Volgende Lees de licentieovereenkomst en accepteer de voorwaarden om verder te gaan met de installatie: Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 4 van 25

5 Er zal nu gevraagd worden om een werk folder te kiezen. Deze staat waarschijnlijk al standaard voor u ingesteld. Een werk folder is een folder die gebruikt wordt om tijdelijke bestanden in weg te schrijven. Let op! Het is noodzakelijk dat u in de werk folder lees- en schrijfrechten heeft. Kies uw werk folder en klik op Volgende. Onderstaand scherm verschijnt: De installer zal de applicatie in principe in de map 'Program Files (x86)\zorgttp\nivel plaatsen. Met de knop 'Bladeren' kan een specifieke installatie map worden geselecteerd. Nadat u de installatie map heeft bepaald, klikt u op 'Volgende'. Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 5 van 25

6 Klik op Volgende. Er wordt, indien u dat wenst, een snelkoppeling van de Privacy- en Verzendmodule op uw bureaublad geplaatst. Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 6 van 25

7 Het volgende scherm geeft de voortgang van de installatie weer. Als de installatie is voltooid verschijnt het volgende scherm. De installatie is geslaagd, klik op Voltooien om het scherm te sluiten. Hiermee is de installatie van PVM NIVEL afgerond. Om de Privacy- en Verzendmodule ook daadwerkelijk in gebruik te kunnen nemen, doorloopt u de stappen in hoofdstuk drie van deze handleiding. Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 7 van 25

8 3. Eerste gebruik Privacy Verzend Module (PVM) Voordat u de module kunt gebruiken dient er nog een aantal eigenschappen éénmalig te worden ingesteld. Afhankelijk van de omvang van uw organisatie kan het zijn dat deze eigenschappen door de IT afdeling worden ingesteld of dat u deze zelf dient in te stellen. 3.1 Koppelen/aanmaken certificaat Om bestanden via de Privacy- en Verzendmodule te kunnen versturen moet er een certificaat worden aangemaakt of worden gekoppeld. Zodra de PVM voor de eerste keer wordt opgestart en er geen bestaand certificaat aanwezig is, zal automatisch het volgende scherm worden weergegeven: Er zijn nu twee opties, elk wordt afzonderlijk toegelicht in de paragrafen. Afhankelijk van uw situatie kiest u voor één van beide opties: 3.2 Een nieuw certificaat aanmaken of: 3.3 Koppelen van een bestaand certificaat Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 8 van 25

9 3.2 Een nieuw certificaat aanmaken U kunt alleen een certificaat aanmaken als u in het bezit bent van een brief van de Servicedesk van ZorgTTP met hierin een activatiecode. Vul alle velden in op het tabblad Certificaat aanmaken. Let op: maak gebruik van een sterk wachtwoord en bewaar deze op een veilige plek. Zolang een invoerveld geen geldige invoer bevat, zal de tekst van dit veld rood gemarkeerd zijn. Boven de knop Creëer certificaat wordt er aangegeven wat er niet geldig is aan de invoer. Zie onderstaand scherm voor een voorbeeld: Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 9 van 25

10 Klik op de knop Creëer certificaat als alle velden volledig zijn ingevuld: Het volgende scherm wordt nu weergegeven: Het certificaat wordt automatisch gekoppeld, en de PVM is nu gereed voor gebruik. Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 10 van 25

11 3.3 Koppelen van een bestaand certificaat Als u reeds in bezit bent van een certificaat hoeft u niet een nieuw certificaat aan te maken zoals omschreven in paragraaf 3.2, maar kunt u uw bestaande certificaat koppelen aan de PVM. U kan dit bestaande certificaat aan de PVM module bekend maken. Hiervoor heeft u de locatie nodig waar het certificaat op uw computer is opgeslagen en het bijbehorende wachtwoord. Om het certificaat te koppelen aan de PVM, klikt u op het tabblad Certificaat : Gebruik vervolgens de knop Zoeken om te bladeren naar de map waarin uw.p12 certificaat staat en selecteer deze. Vul daarna het wachtwoord van uw certificaat in en klik op Opslaan. Het certificaat is nu gekoppeld. De PVM module is nu gereed voor gebruik. Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 11 van 25

12 3.4 Het tabblad Proxy (optioneel) In onderstaand tabblad kan het gebruik van een proxy server door de PVM NIVEL worden ingesteld. Raadpleeg zo mogelijk uw systeembeheerder voor de in te vullen waarden. Indien gebruik wordt gemaakt van een proxy server met een zogenaamd NTLM authenticatie schema (Windows), dan dient een vinkje gezet te worden bij NTLM authenticatie en dient het domein waarbinnen de gebruiker actief is te worden opgevoerd. Let op! Wijzigingen worden pas definitief van kracht nadat de applicatie opnieuw is opgestart. Sla wijzigingen eerst op voordat u de applicatie opnieuw opstart. Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 12 van 25

13 3.5 Het tabblad Niet verzonden berichten Indien u eerder een bestand niet heeft kunnen verzenden, wordt deze hier ook weergegeven. Van hieruit kunt u het bestand alsnog verzenden als u het verzendprobleem heeft kunnen achterhalen en oplossen. 3.6 Het tabblad Overig (ontvangstbevestiging en opt-out) Ontvangstbevestiging: Het is mogelijk om via een ontvangstbevestiging te ontvangen nadat uw bestand succesvol is verwerkt bij ZorgTTP (bestand is dan nog niet ontvangen door het NIVEL). Voer in dit geval op het tabblad Overig uw adres in. Opt-out: Patiënten kunnen bezwaar maken tegen het doorgeven van hun gepseudonimiseerde gegevens aan NIVEL Zorgregistraties eerste lijn. Om een patiënt te excluderen kan over het algemeen gebruik gemaakt worden van een functionaliteit in uw EPD. Echter, wanneer deze functionaliteit in uw EPD ontbreekt, dan kunt u patiënten excluderen door middel van het opt-out mechanisme in de PVM. Het opt-out mechanisme zorgt ervoor dat patiëntgegevens verwijderd worden door de PVM. Desbetreffende patiëntgegevens worden dus niet opgenomen in het aan te leveren gegevensbestand aan het NIVEL. Op het tabblad overig staat standaard aangevinkt dat de PVM een voorbeeld opt-out bestand aanmaakt: Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 13 van 25

14 Let op indien u gebruik maakte van opt-out in PVM 1.6 of eerder! Vanaf versie 1.7, en dus ook in versie 2.3, wordt er tijdens installatie onderscheid gemaakt tussen een werkmap en de installatiemap. De locatie van het opt-out bestand is daarbij verplaatst van de applicatiemap (Program files\zorgttp\pvm nivel) naar de werkmap (gebruiker\zorgttp\nivel\appdata). Als er gebruik wordt gemaakt van het opt-out-mechanisme dan moet bij een PVM versie 1.6 of lager, deze worden verplaatst naar de gekozen werkmap. Werking Navigeer naar de werkmap (C:\Gebruikers\gebruiker\zorgttp\nivel\appdata) van de Privacy- en Verzend Module (PVM). Open het bestand: nivel_optout.txt. Neem in dit bestand de patiënten op die bezwaar maken te worden opgenomen door het vermelden van zijn patiëntnummer zoals dat bekend is in de te verzenden Nivel extracties. Een andere mogelijkheid is het opnemen van het BSN van de patiënt. Voorbeeld van een ingevuld nivel_optout.txt bestand: PATIENTNUMMER;BSN;AGB Praktijk; ;; ; ; ;; In het voorbeeld wordt de informatie van de volgende patiënten geëxcludeerd van de aanlevering: - patiënt met patiëntnummer ' ' - patiënt met bsn ' '. - patiënt met patiëntnummer ' ' en AGB-code praktijk ' ' De eerste regel van het bestand is: PATIENTNUMMER;BSN;AGB Praktijk; Deze regel dient als geheugensteun bij het invullen van de gegevens. Extracties die meer dan één praktijk omvatten kunnen theoretisch verschillende patiënten met hetzelfde patiëntnummer bevatten. In die situatie kan de AGB code van de praktijk worden toegevoegd aan de vermelding van het patiëntnummer om duidelijk te maken welke patiënt bezwaar heeft gemaakt. Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 14 van 25

15 3.7 Het tabblad Logging Als u een foutmelding krijgt bij het verzenden van een bestand kunnen wij u vragen het logbestand aan de Servicedesk van ZorgTTP (Servicedesk@ZorgTTP.nl) te mailen. Dit tabblad biedt u hiervoor de gelegenheid. Het is hier mogelijk om de log file te lokaliseren en per aan de Servicedesk van ZorgTTP te verzenden. Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 15 van 25

16 4. Gebruik PVM Op het moment dat u de software heeft geïnstalleerd en er een certificaat aanwezig is, dan kunt u een bestand verzenden. Start hiervoor de PVM. Dit kan door dubbelklikken op de icoon dat op het bureaublad is geplaatst of door dubbelklikken op PVM.exe in de installatie map. Hierna verschijnt het volgende scherm: Selecteer met behulp van de knop Zoeken het te verwerken bestand. Klik op Volgende In het volgende scherm wordt de voortgang van de verwerking en verzending van het bestand weergegeven. Na verwerking van het bestand wordt geprobeerd het bestand via het internet te verzenden naar het web portaal van ZorgTTP. Het bestand is verwerkt en bevat dus geen Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 16 van 25

17 persoonsgegevens meer maar enkel pseudoniemen, verder is het bestand beveiligd door middel van encryptie en wordt er gebruik gemaakt van een beveiligde verbinding (SSL). De PVM NIVEL vertoont een verslag van de verwerking. Daarbij zijn een aantal uitkomsten mogelijk, namelijk: het bestand is goed verzonden (zie paragraaf 4.1), er zijn fouten aangetroffen, maar deze hoeven de verzending van het bestand niet te verhinderen (niet fatale fouten in paragraaf 4.2) of er zijn fouten gevonden die de verzending van het bestand wel verhinderen (fatale fouten in paragraaf 4.3). a. De verwerking is goed gegaan Er zijn in dit geval geen fouten geconstateerd. U krijgt dan onderstaande scherm te zien en u kunt dan klikken op Verzenden. Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 17 van 25

18 Het bestand is verzonden naar ZorgTTP. U krijgt vervolgens onderstaande scherm te zien. De PVM wordt afgesloten met de knop Sluiten De rapportage van de verwerking is terug te vinden in dezelfde map als waar de input staat. Voorbeeld van deze rapportage: Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 18 van 25

19 b. Het bestand bevat niet fatale validatiefouten Op het moment dat er niet fatale fouten zijn krijgt u onderstaande melding te zien. Als u op toon rapport klikt ziet u het kwaliteitsverslag. Hierin staat vermeld welke fout is aangetroffen. Bij een niet fatale fout heeft u de keuze om de fout in uw bronsysteem te corrigeren of u kunt het betreffende bestand alsnog via de knop Verzenden sturen. Als u het bestand heeft verzonden, krijgt u onderstaand scherm te zien: Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 19 van 25

20 De rapportage van de verwerking is terug te vinden in dezelfde map als waar de input staat. Voorbeeld van deze rapportage: c. Het bestand bevat fatale fouten Tot slot kunt u de melding krijgen dat er een fatale fout is gevonden. U ziet dan onderstaande scherm: Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 20 van 25

21 Het bestand wordt niet verwerkt, er wordt niets naar ZorgTTP verzonden. De rapportage van de verwerking is terug te vinden in dezelfde map als waar de input staat. In het Kwaliteitsverslag wordt aangegeven welke fout is geconstateerd. Een voorbeeld van deze rapportage: 4.4 Het bestand wordt niet verzonden naar ZorgTTP Na verwerking van het bestand wordt geprobeerd het via het internet te verzenden. Als het verzenden mislukt bijvoorbeeld omdat er geen internetverbinding is dan wordt de output lokaal geplaatst. In bovenstaand scherm wordt aangegeven waar het bestand is geplaatst ( C:\users\user\ZorgTTP\NIVEL\nietverzonden ). Dit bestand heeft de extensie zorgttp. Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 21 van 25

22 5. Gebruik zonder grafische interface a. Inleiding Nadat de PVM NIVEL is geïnstalleerd op uw computer en is ingericht, kunt u aan de slag. b. Starten van de PVM De specificaties voor het starten van de PVM zonder gebruikersinterface zijn: Windows) >PVM [-Coptie] [-abortnonfatal] <bestand> Linux >./PVM [-Coptie] [-abortnonfatal] <bestand> waarbij (de volgorde is niet van belang): - <bestand>, het absolute/relatieve pad naar het te verwerken bestand Het te verwerken bestand waarbij relatief t.a.v. pvm folder kan worden gerefereerd dan wel een absoluut pad. - [-Coptie], -C<absoluut/relatief pad naar een alternatief gebruikers properties bestand> Hiermee kan de PVM worden gestart met specifieke gebruikersgegevens. - [-abortnonfatal] Bij gebruik hiervan wordt er niet verzonden ingeval van niet-fatale fouten (in commandline mode werkt de eerder beschreven de break niet). Doet zich deze situatie voor dan is de exitcode 25 Wanneer <bestand> ontbreekt wordt de PVM met grafische interface gestart opgestart. Voorbeeld voor twee gebruikers (USER123 en USERxyx). Maak twee directorys aan met daarin een user.properties bestand dat de specifieke gebruikers instellingen bevat, bijvoorbeeld: - C:\NIVEL\USER123\user.properties - C:\NIVEL\USERxyz\user.properties Start de PVM voor iedere gebruiker als volgt >PVM -CC:\NIVEL\USER123\user.properties d:\[naam bestand] >PVM -CC:\NIVEL\USERxyz\user.properties d:\[naam bestand] Waarbij geldt dat: 1. <Naam bestand> de bestandsnaam is van het te verwerken bestand. 2. De parameter C wordt niet gevolgd door een spatie. Middels deze optie kan een alternatieve locatie van het pad, waarin het user.properties bestand is opgeslagen, worden aangeroepen. Op die wijze kan voor meerdere zorgaanbieders in een run worden aangeleverd. Hierbij wordt steeds een compleet configuratiebestand per zorgaanbieder aangeroepen. Voor iedere zorgaanbieder dient in de locatie waar naar wordt verwezen het bestand user.properties aanwezig te zijn, met daarin de gebruiker specifieke instellingen. 3. De opgegeven paden mogen geen spaties bevatten. Zet in geval van spaties ieder argument tussen quotes. 4. De locatie van het alternatieve configuratiebestand is vrij, waardoor in de directory naam bijvoorbeeld de AGB-code kan worden opgenomen. c. Uitkomsten van de verwerking De activiteiten die de PVM NIVEL uitvoert zijn de volgende: 1. De aangeboden persoonsgegevens worden gecontroleerd en vervolgens gepseudonimiseerd; 2. Het bestand wordt via ZorgTTP verzonden. Nadat deze activiteiten zijn uitgevoerd, zal de PVM NIVEL op twee manieren verslag doen van de verwerking: 1. PVM exit code, waarmee het resultaat van de verwerking wordt weergegeven; Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 22 van 25

23 2. PVM verwerkingsverslag. In het PVM verwerkingsverslag vindt u informatie over het bestand dat u heeft verzonden, de datum waarop dat is uitgevoerd en verdere informatie over de verwerking. De rapportage (rap_<bestandsnaam.html) is opgeslagen in de map waar het te verwerken bestand is opgeslagen. Er zijn een aantal uitkomsten mogelijk: A. De verwerking is goed gegaan. In geval van een probleemloze verwerking is de exit-code 0 (nul) Er zijn in dit geval geen fouten geconstateerd. Het bestand is verzonden naar ZorgTTP, waar de gegevens voor een tweede keer worden gepseudonimiseerd. ZorgTTP zal zorgdragen voor verzending naar het onderzoeksbureau. B. De verwerking is niet goed gegaan. Wanneer de verwerking niet is goed gegaan, zal dit via de exit-code worden gemeld aan de gebruiker. De exit-code geeft informatie over het verloop van de verwerking. Voor het run.bat en run.sh script wordt deze code getoond op de commandline (tonen via echo %errorlevel%). Mogelijke waarden van de exit-code: Code Toelichting 0 De verwerking is succesvol afgerond 1 De verwerking is afgebroken 10 Het te verwerken bestand is niet gevonden 20 Er zijn validatiefouten opgetreden 25 Bestand niet verzonden i.v.m. niet-fatale fouten in combinatie met parameter -abortnonfatal 30 Het verwerkte bestand kan niet worden verzonden 40 Na doorvoeren van update middels update.zip moet de applicatie herstart worden 41 Er is een nieuwe versie van de PVM NIVEL beschikbaar. Deze PVM moet worden geïnstalleerd om aan NIVEL te kunnen aanleveren. 100 Algemene melding voor technische problemen. Zie het log bestand voor meer informatie Tijdens de verwerking worden controles (validaties) uitgevoerd op de aangeboden gegevens. Indien er validatiefouten worden aangetroffen wordt het bestand niet verzonden. De geconstateerde fouten dienen hersteld te worden waarna het bestand opnieuw kan worden aangeboden. Informatie over de aangetroffen fouten staan in het verwerkingsverslag. De foutinformatie met betrekking tot het selecteren van bestanden en het instellen van gebruikersparameters kan worden gehaald uit het bestand pvm.log die zich in de aangewezen werk map na standaard installatie onder [werkfolder]/zorgttp/nivel/log bevindt. Foutinformatie met betrekking tot de validaties die worden uitgevoerd op te verwerken bestanden kan worden gehaald uit het verwerkingsverslag; rap_<bestandsnaam>.html. Dit bestand wordt aangemaakt op de locatie waar de applicatie de te verwerken bestand voor de aanlevering heeft opgehaald. Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 23 van 25

24 6. Verwijderen PVM Voor het verwijderen van de software moet gebruik worden gemaakt van de uninstaller. De uninstaller staat in de map uninstaller in de installatiemap (ingeval van standaard installatie C:\Program Files (x86)\zorgttp\nivel\uninstall.exe). De uninstaller kunt u starten door te dubbelklikken op uninstall.exe, het volgende scherm verschijnt. Klik op Volgende Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 24 van 25

25 Het volgende scherm verschijnt: Klik op Voltooien Na het uitvoeren van deze functie dient handmatig de installatie map (ingeval van standaard installatie C:\Program Files (x86)\zorgttp\nivel) te worden verwijderd. Handleiding Installatie en Gebruik Privacy- en Verzendmodule NIVEL Pagina 25 van 25