Kaleidoscope voor succesvolle ICT-projecten B. Dado & R. Dahmen Kaleidoscope voor succesvolle ICT-projecten De belangrijkste kenmerken van succesvolle ICT-projecten kans op succes te vergroten Barbera Dado Roos Dahmen 28-01-13 14:53
KaleidoscopevoorsuccesvolleICT2projecten DebelangrijkstekenmerkenvansuccesvolleICT2projectenindefinanciëlesectoren mogelijkeinterventiesomdekansopsuccestevergroten (SamenvattingvandeafstudeerthesisinhetkadervandeopleidingExecutiveMBA Food&FinanceaanNyenrodeBusinessUniversiteit) BarberaDadoenRoosDahmen Vormgevingomslag:Ridderprintgrafischbedrijf Illustraties:ArthurWigbout/www.onlineillustrator.com Fotografie:ClarissaBarbosa,WoutervanBelle,RoosDahmen Tekstengeredigeerd:JolandaFaber ISBN97829025335264827 Dezethesisistotstandgekomenmededankzijdesteunenmedewerkingvan: 2013,B.E.Dado,R.G.M.Dahmen.Uitgegevenineigenbeheer.Allerechten voorbehouden.nietsuitdezeuitgavemagwordenverveelvoudigd,opgeslagenineen geautomatiseerdgegevensbestanden/ofopenbaargemaaktinenigevormofopenige wijze,hetzijelektronisch,mechanisch,doorfotokopieën,opnamenofopenigeandere manierzondervoorafgaandeschriftelijketoestemmingenvermeldingvandeauteurs. Auteurshebbenzichmaximaalingespannenomallerechtenophetinditboekgebruikte bronmateriaalteregelen.personendiemenenrechtentekunnendoengeldenopdit materiaalkunnenzichinverbindingstellenmethen.
Kaleidoscope+voor+succesvolle(ICTprojecten DebelangrijkstekenmerkenvansuccesvolleICTprojectenin definanciëlesectorenmogelijkeinterventiesomdekansop succestevergroten Ditiseensamenvattingvandeafstudeerthesisinhetkadervandeopleiding ExecutiveMBAinFood&Finance,NyenrodeBusinessUniversity BarberaDadoenRoosDahmen BegeleiddoorOnnoVerstegenMBA(DeltaLloyd),HansvanderZwaag(PGGM), enprof.dr.bertkersten(nyenrodebusinessuniversiteit)
Samenvatting Inonzeafstudeerthesis,waarvanditboekeensamenvattingis,zijndebelangrijkste kenmerkenvansuccesvolleict2projectenverzameld.tevenszijninterventies geïdentificeerdwaarmeedekansopsuccesvoorprojecten,voordatzebeginnenof gedurendedelooptijd,verhoogdkanworden.dezekenmerkenenbijbehorende interventieszijnsamengebrachtineeninstrument,deprojectkaleidoscope.door hetgebruikvandezekaleidoscopedooropdrachtgeversenprojectmanagers wordenict2projectennogsuccesvollertoteengoedeindegebracht. ICTiseenrelatiefjongvakgebied.Indeafgelopentientallenjarenzijngrote2en kleineprojectenmislukt.eenaantalhiervanheefthetnieuwsgehaald.veel projectenookniet.metditonderzoek,isvooreerstintegraalonderzoekgedaan naardebelangrijkstekenmerkenvansuccesvolleict2projecten.ditonderzoek levertdaarmeeeenbelangrijkebijdrageaanhetvakgebied. Hetonderzoekkendeeenaantalfases.Eerstismetdeopdrachtgeversde managementvraagvastgesteld,diealsleidraadheeftgediendvoorditonderzoek. Vervolgensismetexpertsgesprokeneniseenverkenningindeliteratuur uitgevoerd.nadezevoorzichtigeeerstebestuderingvanbestaande wetenschappelijkeliteratuurenonlangsafgeslotenonderzoekenophetgebiedvan ICT2projecten,isdeonderzoeksvraaggedefinieerdeniseenconceptueelmodel beschreven.aandehandvanditmodelisvervolgonderzoekgestructureerdenzijn zevenhoofdhypothesesopgesteld. Indetweedefasevanhetonderzoek,hetliteratuuronderzoek,isgeconstateerddat ophetgebiedvansecict2projectenindeafbakeningvandefinanciëlesector, weinigwetenschappelijkeliteratuurbeschikbaaris.ookisgeconstateerddatover opdrachtgeversvanict2projectengeenwetenschappelijkmateriaalbeschikbaaris. Hetliteratuuronderzoekisdaaromverbreednaarhetvakgebiedprojecten. Indederdefaseiseenexploratiefonderzoekuitgevoerddoorhetopstellenvaneen vragenlijstendezeisuitgezetonder1200respondenten.eenkleine400personen hebbendevragenlijstingevuld.hetexploratiefonderzoekisinhetict2vakgebied uitgevoerd. Deresultatenvandezeonderzoekenzijnvervolgenssamengebrachtineen synthese.daarinzijnconclusiestenopzichtevandehypothesesgetrokkenende antwoordenopdemanagement2enonderzoeksvraaggeformuleerd. 1
Uitdeverschillendeonderzoekenisnaarvorengekomendatdebelangrijkste kenmerkenvansuccesvolleict2projectenzowelinharde2alszachtefactorenzitten. EensuccesvolICT2projectdientresultaatopteleveren,optijdklaartezijn,vaneen zekerekwaliteittezijnenbinnenbudgetteblijven.daarbijmaakthetnietzoveeluit watdedoelstellingvanhetprojectis.daarmeebedoelenwedateendirecte2of indirecterelatiemetdestrategievanhetbedrijfgeendoorslaggevendefactorisom ereensuccesvolprojectvantemaken. HetblijktdatsuccesvolleICT2projectenzichookkenmerkendooreengoedesturing, zoweldoordeopdrachtgeveralsdoordeprojectmanager.deopdrachtgevermoet daarbijiniedergevaloverdecompetentiesbeschikken opresultaatsturen en betrokkenheidcreëren.dezelaatstecompetentieisindebreedstezindeswoords. Voorprojectmanagerszijndebelangrijkstecompetenties organiseren, pragmatisch, toegewijd, realistisch, standvastig en stimulerend. Hetgebruikvanontwikkel2enprojectmethodiekeniseenkenmerkvoorsuccesvolle ICT2projecten.Wehebbengeenonderscheidkunnenvindeninhetgebruikvande eneofdeanderemethodevoordeverklaringvanhetsuccesvanhetproject. Ookdeoptimalehechtheid(groepsdenken,samenwerken,elkaaraanvullen,bereid zijnvoorelkaarietsextra stedoen)vanhetbetrokkenteamiseenbelangrijke indicatorvooreensuccesvolict2project.optimaalhechtbetekentdathetteam goedsamenwerkt,zelfkritischisennietdeverbindingeninteractiemethaar omgevingverliest.aangezienelkprojecteennieuweteamsamenstellingkent,die afhankelijkvandefasegedurendehetprojectooknogkanwisselen,isditeen belangrijkeconstatering.omdehechtheidvaneenteamtebevorderenzijn verschillendeinterventiesbeschikbaar,dieinhetstandaardarsenaalvanelke opdrachtgeverenprojectmanagerhorentezitten. Eensuccesvolprojectteamkentverschillenderollen.Betrekdegebruikerinhet teamzelf,deachterbanvandegebruiker,dearchitectendebeheerafdeling. Dearchitectkanopverschillendemaniereninhetteamwordenbetrokken. Sommigeorganisatieshebbeneensterkontwikkeldbedrijfsinformatieplanen 2planning,informatiemanagersenbusinessarchitecten.Dithelptbijhet doorgrondenvandehuidigeengewenstebedrijfsprocessenendedaarbij benodigdeict.erzijnookorganisatiesdiedeontwikkelingvandezeprocessen overlatenaandeogenschijnlijkewillekeurvanprojectenendedaarbijbetrokken medewerkers.dearchitectzalafhankelijkvandeteamsamenstellingeenmeerof 2
minderbelangrijkerolspeleninhetteam.hetbetrekkenvaneenarchitectofhet hebbenvaneendoelarchitectuurisgeenindicatiedathetprojectminder wijzigingenhoeftteondergaan. Hetaantalwijzigingengedurendehetprojectmagnietteveelzijn.Echter,houdals opdrachtgeverenprojectmanagerwelrekeningmetwijzigingengedurendehet project(gemiddeld5à10%vanhettotaleprojectbudget).enigeflexibiliteitom aanvullendeeisenenwensenintekunnenvullenhelptbijhetaccepterenvanhet resultaatdoorgebruikersenbeheer. Integenstellingtotdealgemeengeldendenormiseenprojectnietalmeetbaar succesvolbijimplementatie.uitditonderzoekblijktdatpasgeruimetijdna implementatiemenkanzeggenofhetprojectsuccesvolis.meestalisdatophet momentdathetprojectteamendeprojectmanagernietmeerbetrokkenzijn.een belangrijkkenmerkvoorsuccesvolleprojectenisdebeheerbaarheidvanhet opgeleverderesultaat.hetbetrekkenvanbeheerinhetprojectteamisdanookeen randvoorwaardeinsuccesvolleict2projecten. SamengevatzijndebelangrijkstekenmerkenvansuccesvolleICT2projecten: - erwordteenkwalitatiefresultaatgeleverd,optijd,binnenbudget - deopdrachtgeverenprojectmanagersturenenzijncompetent - hetbetrokkenteam,inclusiefgebruikersenbeheerders,ishecht - hetprojectmaaktgebruikvanmethodenentechnieken,doelarchitectuuren/of architect - hetaantalwijzigingenisklein. Depraktischtoegevoegdewaardevanditonderzoekzitinheteenvoudige instrumentdatbeschikbaarisgekomen.metbehulpvandezekaleidoscopevoor succesvolleprojectenkanopbovenstaandekenmerkenwordenbepaaldwatde huidigestandvanzakenis.peronderdeelworden,afhankelijkvandeaangetroffen situatie,interventiesaangereiktwaarmeeeennietidealesituatiewordtverbeterd. Gecombineerdleverendeuitgangssituatiemetdeinterventieseenhogerekansop eensuccesvolict2projectop. Hetinstrumentisbeschikbaaropwww.projectkaleidoscope.nl. 3
Inhoudsopgave VOORWOORD...6 1 INLEIDING...9 1.1 DOELVANHETONDERZOEK...9 1.1 DEFINITIES,TERMENENBEGRIPPEN...10 1.2 LEESWIJZER...13 2 ACHTERGRONDENENDOELSTELLINGEN...15 2.1 ACHTERGRONDONDERZOEK...15 2.2 AANLEIDINGONDERZOEK...15 2.3 EERSTEVERKENNING...16 3 ONDERZOEKSMODEL...23 3.1 VRAAGSTELLING...23 3.2 WATISEENCONCEPTUEELMODEL?...23 3.3 CONCEPTUEELMODELVANDITONDERZOEK...24 3.4 CONCEPTUELEMODELNAHETONDERZOEK...32 4 LITERATUURONDERZOEKENWEBSURVEY...35 4.1 CONCLUSIESUITLITERATUUR...35 4.2 CONCLUSIESUITDEWEBSURVEY...36 5 ONDERZOEKSRESULTATEN,DESYNTHESE...39 5.1 KENMERKENVANSUCCESVOLLEICT2PROJECTEN...39 5.2 EFFECTIEVEINTERVENTIES...45 5.3 DISCUSSIE...49 6 CONCLUSIES...51 6.1 BEANTWOORDINGVRAAG...51 6.2 AANBEVELINGEN...52 7 PROJECTKALEIDOSCOPE...55 7.1 INLEIDING...55 7.2 DERINGVANDEPROJECTOMGEVING...56 7.3 DERINGVANPROJECTTECHNIEK...59 7.4 DERINGVANPROJECTTEAM...61 7.5 DERINGVANPROJECTSUCCES...62 8 LITERATUURLIJST...65 9 DEFINITIELIJST...69 10 BIJLAGEA...74 10.1 CHECKS&BALANCES(WORTMANNENKREMER)...74 10.2 SIGNALENOPDRACHTGEVERSCHAP(KREMER)...75 10.3 PROJECTAANPAK(VANDERZEE)...77 10.4 VERBANDPROJECTAANPAKENOMGEVING(REITSMAETAL)...77 10.5 CULTUURVANDEORGANISATIE(QUINNENCAMERON)...81 4
10.6 VERANDERKALEIDOSCOPE(BALOGUNENHOPEHAILEY)...82 10.7 STRATEGISCHBELANGVANICT(HENDERSONENVENKATRAMAN)...83 10.8 PROJECTMANAGEMENTCOMPETENTIES(STORMENVUIJK)...85 10.9 STAKEHOLDERTYPOLOGIE(MITCHELL,AGLEENWOOD)...86 10.10 COÖRDINATIESTAKEHOLDERS(MINTZBERG)...87 10.11 COMMUNICATIE(DECALUWÉENVERMAAK)...90 10.12 TEAMNORMENDOORTEAMVORMING(TUCKMAN)...90 10.13 VERANDERINGEN(DECALUWÉENVERMAAK)...92 10.14 X2ENY2THEORIE(MCGREGOR)...94 10.15 SCHATTENENSTARTENVANEENPROJECT(BOEHM)...94 10.16 AANTALWIJZIGINGEN(KULK)...96 10.17 TEAMSAMENSTELLING(BELBIN)...97 10.18 PSYCHOLOGISCHCONTRACT(WIERDSMAENSWIERINGA)...97 11 BIJLAGEB.VOLLEDIGOVERZICHTVANALLEKENMERKENUITHET LITERATUURONDERZOEK...99 12 BIJLAGEC.VOLLEDIGOVERZICHTVANALLEINTERVENTIES...103 13 BIJLAGED.WEBSURVEY...106 13.1 HOOFDHYPOTHESESENDEELHYPOTHESES...106 13.2 MATERIAALENPROTOCOL...108 13.3 RESULTATEN...110 13.4 EXTRAINFORMATIEUITEXPLORATIEVEONDERZOEK...119 5
Voorwoord NaeenpaarjaarcollegesopNyenrode,ontmoetingen,modulesafsluiten, workshopsensameneenpaperschrijvenwasinhetnajaar2011hetmomentdaar: destartvanonsafstuderen.eenjaarlaterishetresultaater,eendikkethesismet debevindingenvanonsonderzoek.ookisereenprojectkaleidoscope,eennieuw instrumentdatnieuweenbestaandeprojectenhelptomnogsuccesvollertezijn. Ditboekiseensamenvattingvandethesis. BeidenzijnwewerkzaamindeICT,BarberaalsmanagervandeafdelingICTBeheer enontwikkelingbijpggmenroosalsprogrammamanagerbijdeltalloyd.beiden hebbenwedirecteurendiezichzorgenmakenoverhetfalenvanict2projecten. Voorbeidenishetonderdeelvanhetdagelijksewerkomtevoorkomendatergeld wordtuitgegevenzonderbruikbareresultaten,oftijdverstrijktzonderdateenklant geholpenwordt.onzegebruikerwilvandaaglatenrealiserenwatergisterenis bedachtenhetmorgenbeheerdhebbendoordeict2organisatie.onze opdrachtgeverwileenvolwassenict2organisatieeneenvolwassenbusinessdie kostenbewuste,juistekeuzesmaken. Almetalhaddenwesamenredenengenoegomonzekrachtentebundeleneneen intensievesamenwerkingaantegaan. InonsonderzoekwarenweookalopdekaleidoscopevanBalogunenHopeHailey gestuit.aldiscussiërendendelibererendkwamenwevooronseigeninstrumentuit opeenvormdiebestonduitringendiekondendraaieneninverschillendestanden eenanderperspectiefgaf.indatopzichtiscaleidoscopisch,alsineenkeuzevan aspecten,meningen,standpuntenineenbepaalddomeinkenmerkendvoorons onderzoekenonzeconclusie. Wewilleneenaantalmensen,naastallegeïnterviewdeexpertsenrespondenten, speciaalbedankenvoorhunsteuninhetafgelopenjaar.onnoverstegenenhans vanderzwaagdankenwevoorhetgevenvandeopdracht,financiële ondersteuningenvervolgensdescherpeenkritischebegeleiding.behalvedathet afgelopenjaaronsveelnieuweinzichtenheeftgegevenoverict2projectenhopen wemetonsonderzoekenonzeprojectkaleidoscope,eenbijdrageteleverenaan meersuccesvolleict2projecteninonzebedrijven. SpecialedankgaatuitnaaronzebegeleidervanNyenrode,BertKersten.Zonderzijn eindelozegeduld,enthousiasteenstimulerendeop2enaanmerkingenhaddenwe niettothetlaatsttoeverbeteringenkunnenaanbrengen.leondohmenheeftons 6
doorzijnvragenenurenlangediscussies,diewemethemmochtenvoerenin Eindhoven,geholpenomtotdekernvanonsonderzoekdoortedringen. Onzefamilieshebbenonsopvelemanierenondersteund,onsveleurenmoeten missen,dekinderenopgevangen,boodschappengedaanofonzeeindelozeverhalen moetenaanhoren.dankjulliewel.lenymeertensheeftons,vanuiteenheelander perspectief,geholpendeessentieuitdebrijvanwoordenuithetdrijfzandvanons eigenonderzoekomhoogtetillen.jolandafaberheeftonsenormgeholpendoor alletekstenteredigeren.elketaalkundige2ofinterpunctiefoutdiejenunog tegenkomtisvolkomenaanonszelftewijten. BarberaDadoenRoosDahmen Breukelen,29januari2013 7
Thesis Barbera en Roos Create your own cartoon at www.projectcartoon.com Hoe de opdrachtgever het bedoelde Wat de projectmanager begreep Zo heeft het projectteam het gehoord Eerste testoplevering Dit is wat de gebruiker wilde hebben Zo werd de documentatie opgeleverd De beschikbare doelarchitectuur Dit is wat beheer kreeg Figuur1IllustratiewaaromICT`projectenmislukken Dit was wat de klant nodig had Uiteindelijk werd dit opgeleverd 8
1 Inleiding Ditboekiseensamenvattingvandeafstudeerthesis.Hetdaarinbeschreven onderzoekisuitgevoerdinopdrachtvandeorganisatieswaarvoorwijwerken, DeltaLloydenPGGM.DeopdrachtvaltbinnenhetthemaICTengaatspecifiekover ICT2projectenindefinanciëlesector(nietalleenDeltaLloydenPGGM)waarbij ondereigenregiesoftwarewordtgebouwd. Onderbouwingen,achtergrondenenverantwoordingvanalleconclusieszijnterug tevindenindethesis,dieverkrijgbaarisbijdeauteurs. 1.1 Doelvanhetonderzoek ICTistegenwoordignietmeerwegtedenkenuitorganisaties.Deafhankelijkheid vanictwordtsteedsgroter.bijveelfinanciëleinstellingenisictzoverwevenmet deprimairebedrijfsprocessen,dathetcorebusinessisgeworden.ictmaakthet mogelijkomnieuweproductenendienstenteontwikkelen.maarzienorganisaties ditookzo?veelorganisatieszienictjuistalseenbelemmering.eenbelangrijke redenhiervanishetfalenvanveelict2projecten.veelict2projectenverlopenniet optijd,nietconformhetbudgetenleverenniethetgewensteresultaatop(leliveld, &Jeffrey,2003). ErisinhetverledenalveelonderzoekgedaannaardeoorzaakvanfalendeICT2 projectenenerzijntalvanmogelijkeoplossingenbeschreven.dezeoplossingen hebbenvaakbetrekkingop harde aspectenalsproject2ofontwikkelmethodiek, impactbepaling,projectstructuur,changeprocessen,technologie,architectuuretc. Naaronzemeningwordterteweinigaandachtbesteedaande zachte factoren vanict2projecten,zoalsdemens,onderlingecommunicatie,samenwerkingenhet werkeninenmetteams.ditzijnvolgensonsjuistdéfactorendievangroteinvloed zijnophetsuccesvaneenict2project. Wehebbenzoweldeharde2alsdezachtefactorenonderzochtdievaninvloedzijn ophetresultaatvaneenict2project.deredendatwijbeidetypefactorenhebben onderzochtis,datwijvermoedendatdezefactorenelkaarbeïnvloeden. Wehebbentevensonderzochtwelkeinterventieseenpositiefeffecthebbenop dezefactorenenhoezeleidentoteengroterekansopsuccesvolleict2projecten. HetonderzoekisbeperkttotICT2projectenindefinanciëlewereldwaarbijonder eigenregiesoftwarewordtontwikkeld. 9
KaleidoscopevoorsuccesvolleICT2projecten Devraagdieweinhetonderzoekbeantwoordenluidt: Watkanik,alsopdrachtgever,doenomdekansopeensuccesvolICT`projectte verhogen? Hetonderzoekdatinhetkadervandethesisisuitgevoerdenbeschreven,bestond uit3fases.indeeerstefaseisgesprokenmetexpertseneeneerstevoorzichtige verkenningindeliteratuuruitgevoerd.opbasisdaarvanisdeonderzoeksvraag vastgesteld,eenconceptueelmodelbeschrevenenzijnzevenhoofdhypotheses opgesteld. Indetweedefasevanhetonderzoek,hetliteratuuronderzoek,isuitgebreidgezocht naarwetenschappelijkeartikelenenonderzoeken.aangeziendestatusvan wetenschappelijkonderzoeknaarsecict2projectennietvoldoenderesultaat opleverde,isopeenaantalpuntenhetonderzoeksveldverbreednaarallevormen vanprojecten. Vanuithetliteratuuronderzoekisvervolgenseenselectiegemaaktvanvragenwelke nogonvoldoendebeantwoordwarenc.q.eennadereonderbouwingvoormoest wordengevondeninhetexploratieveonderzoek.infasedrievanhetonderzoekis eenvragenlijstopgesteldenuitgezetonder1200respondentendiewerkzaamzijnin deict.ditismiddelseenwebsurveygedaan. Tenslottehebbenweopbasisvandeuitkomstenvandeverschillendefasesvanhet onderzoekeeneenvoudigtoepasbaarinstrumentontwikkeld,de projectkaleidoscope.ditinstrumentmeetaanhetbeginvanhetprojecten gedurendehetprojectdestatusvaneenaantalfactorendievaninvloedzijnophet projectsucces.hetinstrumentbevatinterventiesdiekunnenwordentoegepastom dekansopeensuccesvolict2projectteverhogen. 1.1 Definities,termenenbegrippen Indedefinitielijst(hoofdstuk1)vandezethesisiseensamenvattingopgenomen vanallegebruiktedefinities.onderstaandedefinitievan watverstaanwijonder succesvolleict2projecten? istotstandgekomengedurendedeeerstefasevanhet onderzoek(eersteverkenningenconceptueelmodel).voordeleesbaarheidvande 10
KaleidoscopevoorsuccesvolleICT2projecten komendehoofdstukkenwordtdedefinitiehieralvastopgenomen.weontledenhet geheeleerst: DefinitiesuccesvolleICT`projecten IndezethesisiseenICT2projectgedefinieerdalseentijdelijkeorganisatievormdie alsdoelheeftéénofmeerict2systemenopteleverendienodigzijnomeen productofdienstvoordebusinessterealiseren.hetontwerpen,bouwenen implementerenvanict2systemen,hetopleverenvandocumentatie,hetmakenof aanpassenvanbeheerprocessen,hetopleidenvanbeheerdersenhetopleidenvan eindgebruikers,zijnonderdeelvanditict2project. EensuccesvolICT2projectdefiniërenwijalsvolgt:hetresultaatvanhetICT2projectis indeogenvandebetrokkenen(opdrachtgever,gebruiker,klant,architect, projectteamen manager)eenmeetbarenettoverbeteringtenopzichtevande situatieervoor.ditgeldtnietalleenophetmomentvandechargevanhetproject, maarookcircaéénjaarerna.pasdankanbepaaldwordenofeenict2systeem beheerbaarisenofhetopgeleverderesultaatnogsteedsgewenstis. Indedefinitieisgebruikgemaaktvandetermnettoverbetering.Hiermeewordt bedoelddatdepositieve2ennegatieveeffectenvandeverbeteringvoorde betrokkenentegenelkaarwordenweggestreeptenhetresultaatpersaldoeen verbeteringmoetopleveren(delone,&mclean,2004).betrokkenenkunnenvan meningverschillenofeenict2projectsuccesvolisofniet.eenvoorbeeldvaneen negatiefeffectzijndebetrokkenendiedooreenict2projecthunbaanverliezen (denkaanoutsourcingvanwerkzaamhedennaaranderegebieden). Infiguur2(zievolgendebladzijde)wordendeverschillenderolleninICT2projecten inbeeldgebracht,zoalszeindezethesiswordengebruikt. Hierbijiseenonderscheidgemaakttussendeorganisatieaandekantvande businessendievanict.delijnenvanopdrachtgeverenprojectmanagerzijn onderbrokengetekend,omdatdezetweerollenuitsluitendgedurendedeict2 projectenaanwezigzijn,daarnanietmeer. Deandererollenzijnookbuitendetijdspannevaneenprojectactief. 11
KaleidoscopevoorsuccesvolleICT2projecten Business, ICT, Opdrachtgever, Architect, Projectmanager, Gebruiker, Team, Klant, Figuur2OnderlingeverhoudingeninICT`projecten Deopdrachtgeverishierbijdeeigenaarvanhetbusinessprocesofproductdateen veranderingondergaatofdatondersteundgaatwordenmeteennieuwict2proces. Deopdrachtgeveriszeldengelijkaandegebruikerdiegaatwerkenmethet resultaatvanhetict2project.eenenkelekeerisdatwelhetgeval.degebruikeren deklantkunnenweldezelfdepersonenzijn.eenwebapplicatie,diezoweldoorde eindklantalsdoordemedewerkerwordtgebruiktvoorhetvoerenvaneen administratie,ishiereenvoorbeeldvan.inditoverzichtisdeprojectmanagermeer aandeict2kantgeplaatst.dezerolkomtindepraktijkookvooraandebusiness kant,afhankelijkvandeinrichtingvandeorganisatie. Derolvanarchitectwordtvaakingevulddooreenspecifiekefunctionaris,waarbij dezedeinhoudelijkekantvanhetict2projectbewaaktendeprojectmanagerde beheersmatige(tijd,geld,kwaliteit)kant.dezerollenlopensomsdoorelkaarheen. Teamtenslotteisdetijdelijkwerkbareovereenkomsttussenverschillende medewerkersvanzoweldebusinessalsict.metprojectteamwordenalle bovenstaanderollentezamenbedoeld. 12
KaleidoscopevoorsuccesvolleICT2projecten 1.2 Leeswijzer Bitboekisalsvolgtopgebouwd: Hoofdstuk2bevatdeachtergrondenenaanleidingvanhetonderzoek.Ookzijnde samenvattingenvandeexpertinterviewsopgenomenindithoofdstuk. Hoofdstuk3bevatdeonderzoeksvraagenhetconceptuelemodel.Ditishetmodel waarlangshetoorspronkelijkeonderzoekisuitgevoerd.dithoofdstukwordt afgeslotenmethetdefinitievemodel,zoalsaangetoond. Hoofdstuk4beschrijftwelkeconclusieszijngetrokkenuithetliteratuuronderzoek endewebsurvey. Hoofdstuk5iseensamenvattingvanallegetrokkenconclusies.Tevenswordenin dithoofdstukalleterzakendoendeinterventiesbesproken. Hoofdstuk6istenslottedeconclusie. Detoegevoegdewaardevandezethesiszitinhoofdstuk7.Hierinwordtde projectkaleidoscopebeschrevenwaarmeeopdrachtgeversenopdrachtnemersvoor destartvanhetproject,maarookgedurendehetict2project,kunnenbepalenofde juistekeuzeszijngemaakt.indienditniethetgevalis,dangeefthetinstrument adviezenwaarmeedekansopeensuccesvolict2projectwordtvergroot. Alle%teksten%die%rechts%zijn%uitgelijnd%zijn%commentaar%van%de%auteurs%of%quotes%aan% de%hand%waarvan%de%omliggende%teksten%worden%verduidelijkt.%we%realiseren%ons% dat%de%stof%een%opsomming%is%van%veel%feiten%en%inzichten.%we%hopen%door%middel% van%deze%teksten%het%geheel%toch%leesbaar%te%houden.% Overalwaarinditboekgesprokenwordtover hij dientook zij gelezenteworden. Vetgedruktewoordenindetekstenwordenverklaardindedefinitielijst(ziein hoofdstuk9). 13
14
2 Achtergrondenendoelstellingen 2.1 Achtergrondonderzoek BinnenveelICT2projectenwordtveelaandachtbesteedaantijd,geld2en kwaliteitsbeheersing.dewerkelijkeredenwaaromeenict2projectwordt uitgevoerd,wilhierdoornogweleensondergesneeuwdraken.ofhetopgeleverde resultaateenverbeteringistenopzichtevandesituatiedaarvoor,ofhetresultaat ingebedisindeorganisatieenofhetresultaatvoldoetaandeverwachtingen tijdensdeimplementatieenindejarendaarna,datzijnminstensevenenzoniet belangrijkerekenmerkenvaneensuccesvolict2project. Door%een%scherpe%visie%van%de%business%en%haar%management,%een%sterke%discipline% plus%goede%projectmanagers%kunnen%de%totale%kosten%van%ictbprojecten%met% tientallen%procenten%worden%teruggedrongen%(verstegen,%2012).% WijrichtenonsinditonderzoekophetresultaatvanICT2projecten(watheefthet ICT2projectopgeleverd)endemanierwaarophetresultaatisbehaald(hetproces naarhetresultaattoe).ditlaatsteistebeïnvloeden.welkesturingtotpositieve resultatenleidt,ishierbijdevraag.daarnaastzullenwekortingaanophet beheersmatigegedeeltevaneenict2project.redenvoordezetweedelingisdateen ICT2projectnogzogoedingeschat,geplandenuitgevoerdkanzijn,alshetresultaat nietgebruiktwordtdoordeafnemersomdatdewensengedurendedetijd veranderdzijn,hetresultaathetklantprocesonvoldoendeondersteuntofhet opgeleverdesysteemnietbeheerbaaris,danhaddeict2ontwikkelingnetzogoed nietkunnenplaatsvinden.% 2.2 Aanleidingonderzoek Helaasishetnogsteedsactualiteit:ICT2projectenleverenvaaknietwatervan wordtverwacht,naafrondingblijktdeprijshogerdanafgesprokenofhetproject looptuit.deict2projectenondersteunenhetklant2ofgebruikersprocesnietof onvoldoende,terwijldatjuisthetbestaansrechtisvanict.hetmoetbijdragenaan destrategievaneenbedrijf,andershadhetprojectnieteensmogenstarten.dit falenisfrustrerendvoorallebetrokkenen,ofhetnudeklant,deaandeelhouder, hetcoöperatielid,demedewerkerofdebestuurderis. AangetoonddoorStandish(1999)isdateenaantalfactorenzoalshetgebruikenvan bewezentechnologie,hetinzettenvandoelarchitectuurenhetonderkennenvan devooringenomenheidvanplannersdekansopsuccesvooreenprojectkan vergroten.ictiseenrelatiefjongvakgebied(<50jaar)waarineenhoogtempo 15
KaleidoscopevoorsuccesvolleICT2projecten wordtgewerktomtotvolledigeintegratiemetalleandereprocessenvande ondernemingtekomen. De%klant%is%niet%koning.%De%koning%praat%je%naar%de%mond.%En%maak%ook%niet%de% vergissing%dat%je%klant%je%beste%vriend%is,%want%dat%is%hij%niet.%maar%hij%is%wel%je% beste%buurman.%die%ga%je%wel%helpen%als%er%een%boom%gesnoeid%moet%worden,% ook%als%je%geen%tijd%hebt.%( )%(Frans%den%Boer,%2008,%bron%Harrewijn,%2009). VeelkenmerkenvansuccesvolleICT2projectenlijkenzichtebevindenophetgebied vandehardefactorenalstijd,geld,technologie,ontwikkelmethodiekenkwaliteit. Goedplannen,goedafsprekenwatergeleverdgaatworden,dejuistetechnologie kiezen,dejuisteontwikkelmethodiektoepassenenvoldoendegeldendekluslijkt geklaard(thestandishgroup,1999).desondanksgaathetnogsteedsnietgoed (genoeg).onsinzienswordterteweinigaandachtbesteedaandezachtefactoren alsgedragencultuurenhetsamenspeltussenhardeenzachtefactoren. 2.3 Eersteverkenning Omonzeideeënoverhetonderwerpverdervormtegevenenaantescherpen hebbenwemeteenaantalvooraanstaandepersonengesprokeninhetvakgebied. Wezijnmetdezeexpertsinaanrakinggekomenviaonzeopdrachtgevers,onze begeleiderenviaonseigennetwerk.dezeexpertshebbenonsweerincontact gebrachtmetandereexperts. Devolgendepersonenzijngeïnterviewd.Perpersooniskortaangegevenwatde specifiekeredenvanhetinterviewisgeweest. Tabel1Geïnterviewdeexperts Naam FunctieofRol Instituut Reden Onno LidRaadvan DeltaLloyd Opdrachtgeveren Verstegen Bestuur groep probleemeigenaar Hansvander DirecteurICT PGGM Opdrachtgeveren Zwaag probleemeigenaar Fransden Boer Directeur Bisnez Management ErikBoon Eigenaar ErikBoon Coaching& Training LeonDohmen Principle Consultant CGI (voormalig Ervaringsdeskundiget.a.v. zoweldehardekantalsde zachtekantvanict2projecten Zelfstandigcoachen consultant.zijn aandachtsgebiedisdezachte kantvanict2projecten OnderzoeknaarimpactvanICT oporganisatieverandering 16
KaleidoscopevoorsuccesvolleICT2projecten Naam FunctieofRol Instituut Reden Logica) Laurenz Eveleens Promovendus VU Amsterdam Onderzoeknaar kosteninschattingen, functiepuntanalyseen efficiencymetingen EraldKulk Promovendus VU Amsterdam Richard Lugtigheid ExpertLead Architect PGGM RobPeters Onderzoeker VU Amsterdam EltjoPoort Promovendusen CGI LeadExpert (voormalig Architecture Logica) ChrisVerhoef MarcelVilain HoogleraarIT Asset management Programma2 directeur VU Amsterdam Nationale Nederlanden Onderzoeknaar requirementscreepenkwaliteit vankostenschattingen,werkt bijhetcioofficevande Overheid IsbijPGGMverantwoordelijk voorhetopstellenennaleven vandeenterprisearchitectuur, hetinformatiebeleidenhet informatiebeveiligingsbeleid OpdrachtgeverEquityProject, Simbiosisproject Isop18juni2012 gepromoveerdopderolvan nonfunctionalrequirementsen architectuurbijprojectsucces Jarenlangonderzoekernaar kenmerkenvansuccesvolleict2 ontwikkeling HeeftdeTheoryofConstraints (ZwaksteSchakel) geïmplementeerdbijnationale Nederlanden.Ditheeftgeleid totsuccesvolleict2projecten. Vanelkinterviewgevenwehierondereenkortesamenvatting. Verstegenbenadruktdatdesuccesbelevingvandeopdrachtgeverdebelangrijkste graadmeteris.tijdenseenaantalbegeleidings2enreviewsessiesinhetprocesvan hetschrijvenvanthesis,geefthijaandatsuccesvolleict2projectenworden gevormddoorsterkmanagementmeteenvisie,eengoedeprojectmanager,een checkopderequirementsdoorseniormanagement,betrokkenmanagementen eengoedeexecutievanhetproject.verderheefthetprojecterbaatbijalshetniet tegrootisofwordtopgeknipt,waarbijhettotaleportfoliovanprojectenmoet wordenbezien.detotaleverandercapaciteitvandebusinessenictmagniet wordenoverschreden.vervolgensnoemtverstegennogdekwaliteitvande 17
KaleidoscopevoorsuccesvolleICT2projecten betrokkenmedewerkers,consistentieindekeuzesvanhetmanagementenhet nemenvanverantwoordelijkheiddoordatmanagementalsfactorendiedekansop succesvergroten. VanderZwaagonderkenteenpersoonlijk2enzakelijkaspectaansuccesvolleICT2 projecten.hetzakelijkeaspectgaatoverdebuitenwereldendeklantenhoedeze erbetervanwordt.hetpersoonlijkeaspectzitinhetfeitdateenopdrachtgever meelaatwegenwathetprojectvoorhempersoonlijkkanbijdragen.geefteen succesvolprojectmeeraanzien,eengroterekansoppromotie?hijdefinieerthet welofnietsuccesvolzijnvanprojectenvanuitdeperceptie(succesbeleving)vande belangrijkstestakeholders.ditistemanagen,hoewelditéénvandelastigste uitdagingenis. Lugtigheidgeeftaandatdecirkelsvanstakeholders(vandirectnaarminderdirect betrokken)enhetaandachthebbenvoordezecirkelsvaninvloedisopsuccesvolle projecten.ondankszijnvelejarenervaringishijnoggeeninstrument tegengekomendateenprojectandersinschatdanopbudget,tijd,kwaliteiten risico s.hetbelangvanarchitectuurenhethebbenvaneendoelarchitectuurvoor dekansopsuccesvolleict2projectenachthijgroot.hierinzijnverschillende gradatiesmogelijk,eenprojectdientechteraltijdbijtedragenaandeinvullingvan dezedoelarchitectuur.desamenwerkingtussenprojectmanager,opdrachtgeveren architecteneenevenredigeverhoudingtussendezerollen(geenivorentoren gedragvaneenvanhen)draagtbijaandekansopsuccesvolleict2projecten. Poortverteltdatderolscheidingtussenprojectmanagersenarchitectenbuiten NederlandveelminderstriktzijndaninNederland.Hierlijktdeprojectmanager vooraleenprocesmanagerendearchitectinhoudelijkeroltehebben.datbijt elkaar,beiderollenzoudenbeideaspectenvanprojectenmoetenkunnen uitvoeren.hethebbenvaneendoelarchitectuurreduceertdematevan onzekerheid.elkeonzekerheiddiegeëlimineerdkanworden,leverteenrisico2en daarmeekostenverlagingopinprojecten.daarnaastzijnhethebbenvannon` functionalrequirementsvangroteinvloedopdekansopsucces,zoblijktuitzijn onderzoek. Verhoefgeeftaandatoverhetalgemeendedefinitievoorsuccesvolleprojectenhet optijd,binnenbudgetenconformafgesprokenkwaliteitopleverenvaneensetvan gebouwdespecificatiesis.eenmethodeomhetfinanciëleresultaatteberekenenis denettocontantewaarde(ncw).goedefinanciëlerapportagesontbrekenvaakbij projecten.deontwikkelmethode(klassiekewatervalofagile)isnauwelijksvan 18
KaleidoscopevoorsuccesvolleICT2projecten invloedophetuiteindelijkeresultaat.dejuistemensenzijnechtervangrote invloed.oorzaakvanfalenismeestalonkunde,zowelaandeopdrachtgevende2als opdrachtnemendekant. PetersgeefteendoorkijkindeonderzoekendieplaatsvindenaandeVU.De businesscasevanhetportfolioaanprojectenisbelangrijkergeblekendande businesscasevaneenindividueelproject.tevensishetkunnenkwantificerenvan deresultatenendedaarbijbehorendekwalitatieveforecastingvandekostenvoor hetmanagementbelangrijk.petersconcludeertaandehandvanzijnjarenlange ervaringdatbetrokkenprojectmanagers,dieverwachtingengoedmanagen,een veelgroterekanshebbenhetprojectsuccesvoltebeëindigen.desamenwerking tussendeopdrachtgeverendeprojectmanagerlijkthierbijessentieel.ditisechter (nog)nietbewezen. EveleensgeeftaandatCIO srecentelijkeenvragenlijstintweefaseshebben ingevuldvoorhetcioofficevanpwc.ineersteinstantiegavenzeallemogelijke succesfactorenaanvoorprojecten.indetweederondewerdhengevraagdde succesfactorenterangschikken.daarnaastrichttenzijzichvooralgerichtopde hardekantvanprojecten. Kulkheeftonderzoekgedaannaarhetaantalwijzigingendateenprojectgedurende deuitvoervanhetprojectaankan.daarbijisgeblekendatindiener doelarchitectuuraanwezigis,ermeerwijzigingengeabsorbeerdkunnenworden. Tevensheefthijonderzoekgedaannaarkostenonder2enoverschattingen.Hieruit isgeblekendateencmmi`niveauvaneenit2afdelingniethogerdienttezijndan datvandebusiness.ditlevertnamelijkgeenvoordeelopinkostenschattingen.hij heeftnietkunnenaantonendateenhogerniveaucmmitotbetereresultatenleidt. Eenteamlevertwelbetereschattingenopindienhetdekanskrijgteenleercurve doortemaken. VilainverteltoverdeimplementatievandeTheoryofConstraints(Goldratt,1997) diehijheeftgedaaninict2projecten.hierbijwordthetidentificerenenmanagen vanbottlenecksineenprojectalseersteprioriteitopgepakt.dehulpmiddelendie hierbijwordeningezetzijnhetverzamelenvanallebuffertijdenuitalle(deel)taken ofwerkpakkettenvaneenproject.dezebuffertijdenwordenaanheteindvande projectplanningverzameld.zodraeentaakofwerkpakketbuffertijdgaatgebruiken, wordtgeanalyseerdwatderedenhiervoorisenogenblikkelijkactieondernomen. Zowordthetgebruikvanbuffertijdzoveelmogelijkbeperkt.Denatuurlijkeneiging vanteamsenprojectmanagersompositieftezijnoverdetoekomst(alleactiesinde 19