Conceptnota Sourcing & Servicing Partnership.NET CDA002125 Pagina 1 van 9
Inhoudsopgave 1 Doelstelling conceptnota... 3 1.1 De opdracht... 3 1.2 Digipolis... 3 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure... 3 2.1 Opdrachtgevend bestuur... 3 2.2 Wijze van gunnen... 4 2.3 Motivatie van de procedure... 4 2.4 Procedure die zal gevolgd worden... 4 3 Omschrijving van de opdracht... 5 3.1 Deelnemers... 6 3.2 Doelstelling van hoofdklanten... 6 3.3 Beschrijving van de opdracht... 6 3.4 Duurtijd van de opdracht... 7 4 Achtergrondinformatie... 7 4.1 Huidige situatie... 7 4.2 Toekomstige situatie... 7 5 Concept en uit te werken oplossing... 8 6 Technische vereisten... 8 7 SLA... 9 8 Plan van aanpak... 9 9 Visie partnership... 9 Pagina 2 van 9
1 Doelstelling conceptnota Via deze conceptnota wil Digipolis aan de kandidaten voldoende informatie over de opdracht meegeven zodat zij kunnen inschatten of zij zich voor deze opdracht wensen in te schrijven en meer concreet of zij zich in de eerste fase van deze opdracht willen kandidaat stellen. 1 Deze conceptnota is louter indicatief en kan het opdrachtgevend bestuur niet verbinden. Het uiteindelijke bestek dat aan de geselecteerde kandidaten zal bezorgd worden zal de definitieve bepalingen omtrent deze opdracht bevatten. 1.1 De opdracht Raamcontract met meerdere leveranciers om: Toepassingsbeheer van.net applicaties volledig uit te besteden. In de lijst van projecten met toepassingsbeheer zitten o.a., maar niet limitatief: evita: het systeem dat door de (hoofd)maatschappelijke werkers van het Antwerpse OCMW gebruikt wordt om alle dossiers te beheren Bias/Avias: financiële instrumenten om belastingen en ontvangsten gestructureerd op te volgen Digitt: een dossiersysteem dat de samenwerking tussen verschillende diensten op vlak van veiligheid en leefbaarheid coördineert; Extra ontwikkelcapaciteit te kunnen inzetten op resultaatsbasis. De ontwikkeling gaat over nieuwe projecten of projectuitbreidingen in.net; Expertise voor nieuwste ontwikkelingen zoals ios apps, HTML5, in te kunnen schakelen; Het commercialiseren van potentieel alle eigen ontwikkelde toepassingen naar klanten buiten de groep Digipolis. Er wordt tevens een dienstencatalogus gevraagd van de inschrijver. Deze opdracht is in dit stadium enkel voor Digipolis Antwerpen bedoeld. 1.2 Digipolis De Steden en OCMW's van Antwerpen en Gent werken voor wat betreft hun telematica-behoeften sinds 1 oktober 2003 samen in de opdrachthoudende vereniging Digipolis. Digipolis levert diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie. Dit houdt niet enkel hard- en software in, maar ook geïntegreerde totaaloplossingen in verschillende vakgebieden, waarmee de basistaken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Digipolis verleent deze diensten aan de Stad Antwerpen en Gent, de lokale politie en het OCMW van de steden Antwerpen en Gent. 2 Opdrachtgevend bestuur, wijze van gunning, motivering, procedure 2.1 Opdrachtgevend bestuur Digipolis (opdrachthoudende vereniging) Generaal Armstrongweg 1 2020 Antwerpen 1 Voor de voorwaarden waaronder men zich kandidaat kan stellen: zie de gepubliceerde aankondiging op https://enot.publicprocurement.be Pagina 3 van 9
Tel. (03) 338 96 79 Fax. (03) 338 79 00 Leidend ambtenaar voor dit bestek: Vanoverbeke Patrick Tel: +32 (0)3 338 9679 Patrick.Vanoverbeke@digipolis.be 2.2 Wijze van gunnen De opdracht is een opdracht voor diensten in de klassieke sector waarvoor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking wordt gehanteerd ten behoeve van het opdrachtgevend bestuur Digipolis. 2.3 Motivatie van de procedure De aanbestedende dienst opteert voor het toewijzen van een opdracht van diensten voor de onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens art. 17, 3,4 van de wet van 24 december 1993 De aanbestedende overheid is immers van mening dat de gunning van onderhavige opdracht niet mogelijk is door aanbesteding noch door offerteaanvraag omdat de technische specificaties van de opdracht op voorhand niet met voldoende nauwkeurigheid kunnen worden bepaald o Omdat aanpak en visie met de kandidaat-leverancier moet afgestemd worden. o De finale afspraken moeten in het partnership verfijnd worden. 2.4 Procedure die zal gevolgd worden Verzending Bulletin der Aanbestedingen en TED 18/03/2013 Openbare zittingsdag kandidaatstelling 25/04/2013 Verzending bestek aan geselecteerde kandidaten juni 2013 Beperkte zittingsdag ontvangst offertes juli 2013 Onderhandelingen (+ BAFO) juli-augustus 2013 Gunning herfst 2013 De gunningprocedure bestaat uit twee fasen. De eerste fase omvat de selectie van kandidaten. De betrouwbaarheid en geschiktheid van de kandidaten worden onderzocht op basis van de uitsluitingsgronden en de toepasselijke selectiecriteria. De geselecteerde kandidaten worden verzocht hun offerte in te dienen op basis van het bestek gevoegd bij de uitnodiging. De tweede fase omvat de beoordeling van de offertes. De offertes worden onderzocht op regelmatigheid en op grond van de toepasselijke gunningcriteria. Na de eerste beoordeling zullen de onderhandelingen gestart worden. De procedure van beoordeling van de inschrijvers zal verlopen in verschillende onderhandelingsrondes, zoals hieronder beschreven. Ronde 1 We voorzien dat in een eerste ronde de kandidaten hun offerte komen voorstellen en een toelichting geven van hun oplossingsvoorstel. Er zal gevraagd worden om eventuele onduidelijkheden in de offerte toe te lichten, en verder zal er vooral aandacht besteed worden aan hoe de samenwerking zal ingevoerd worden en zal evolueren. Ronde 2 In een eventuele tweede ronde wordt verwacht dat de kandidaten een aangepaste versie van hun offerte voorstellen op basis van de opmerkingen/vragen die in ronde 1 werden Pagina 4 van 9
gesteld. Indien er geen technische issues of vragen meer zijn, dan zal er ook een afrondend gesprek gevoerd worden over de aangeboden prijs. Ten laatste in ronde 3 zal er een Best And Final Offer (BAFO) moeten aangeboden worden. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om bijkomende inlichtingen en verduidelijkingen te vragen en om tijdens de onderhandelingen voorgestelde zaken te weigeren, een aanpassing ervan te vragen of bepaalde voorwaarden op te leggen, evenals de mogelijkheid van een eigen inbreng in de onderhandelingen. Voormelde handelingen gebeuren steeds rekening houdend met hetgeen het bestek oplegt en met in acht name van de beginselen van behoorlijk bestuur. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de opdracht niet toe te wijzen en een nieuwe procedure te lanceren. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om, in het licht van de concrete noden van het onderhandelingsproces, het verloop van deze onderhandelingen te wijzigen. 3 Omschrijving van de opdracht Digipolis biedt ICT oplossingen aan Stad, OCMW, Zorgbedrijf en autonome gemeentebedrijven van Antwerpen en Gent. Hiervoor heeft Digipolis een eigen ontwikkelgroep om oplossingen te maken daar waar aangekochte pakketten tekort schieten of ontbreken. Digipolis ontwikkelt langdurige en kortstondige projecten in eenzelfde technologie nl..net. Bij de langdurige projecten spreken we over versiebeheer jaartal XX waarbij de taken samen met de eindgebruiker ingevuld worden. 40% van de taken zijn tickets (=meldingen/bugs/verzoeken) die rechtstreeks van eindgebruikers komen die aanleiding geven tot zoeken in logica & database en als oplossing hebben: een toelichting aan de gebruiker en/of een rechtstreeks wijziging in de database en/of een correctie aan de code. Een aantal tickets resulteren in een heel beperkte scopewijziging van het project en dus een wijziging van code. 60% van de taken zijn effectieve uitbreidingen die de eindgebruiker noodzakelijk vinden en die als project binnen het versiebeheer wordt uitgevoerd. De verwevenheid tussen ontwikkelteam en eindgebruiker is dermate hoog dat scopebewaking onvoldoende wordt gerespecteerd en uitbreiding van toepassingen gerealiseerd wordt zonder formele beslissingen. Vragen van andere steden worden vandaag niet beantwoord omdat Digipolis uitsluitend voor de Antwerpen & Gent werkt. Het is de bedoeling dat de externe partij wel kan ingaan op die vragen en toepassingen op die manier aan andere steden ter beschikking kan stellen. Digipolis zoekt een mogelijkheid om: Toepassingsbeheer (40% van de tickets) volledig uit te besteden extra ontwikkelcapaciteit te kunnen inzetten op resultaat basis. De ontwikkeling gaat over nieuwe projecten of project-uitbreidingen (60% van de tickets en rechtstreekse projectaanvragen) Expertise voor nieuwste ontwikkelingen zoals ios apps, HTML5, inschakelen. Vragen van andere steden naar onze software te kunnen beantwoorden. Hoewel het 4 verschillende opdrachten zijn, wordt een partner gezocht om bovenstaande te leveren en zo een uitbreiding te zijn van de groep Ontwikkeling. Als partner dient er meegedacht te worden in termen van best-team gedacht. Het is dan ook aan de toekomstige partner om op basis van zijn ervaring een plan van aanpak voor te leggen en een evolutie in samenwerking te schetsen. Pagina 5 van 9
3.1 Deelnemers Digipolis zal overeenkomstig artikel 15 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten voor de individuele dienstverleningsopdrachten die het voorwerp van deze Opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als opdrachtencentrale voor: 1. In elk geval de leden van Digipolis, zijnde de Stad Antwerpen, OCMW Antwerpen, de Stad Gent en OCMW Gent, AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen, AG Kinderopvang Antwerpen, Zorgbedrijf Antwerpen, AG Stadsontwikkelings-bedrijf Gent; 2. Instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de Stad Antwerpen, de Stad Gent, het OCMW Antwerpen en/of het OCMW Gent. 3. Instellingen met een afzonderlijke rechtspersoonlijkheid die door de Steden of OCMW s van Antwerpen en Gent belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang. 4. Andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de Stad Antwerpen, de Stad Gent OCMW Antwerpen en OCMW Gent. 5. Instellingen, rechtspersonen die een samenwerkingsovereenkomst met Digipolis hebben afgesloten. De dienstverleners zijn er toe gehouden om op grond van de overeenkomst de diensten die aan Digipolis worden aangeboden onder dezelfde voorwaarden aan de voormelde entiteiten, instellingen en agentschappen aan te bieden. Digipolis treedt op als Opdrachtgevend Bestuur en Aanbestedende Overheid. 3.2 Doelstelling van hoofdklanten Een partner vinden die toepassingsbeheer kan overnemen waarbij een takenpakket wordt afgesproken. Alles dat voorbij dit takenpakket gaat, zal als extra factuur en vooraf te beslissen met de eindgebruiker aangerekend worden. Een snelle capaciteitstoename te kunnen realiseren voor projectontwikkeling op het moment dat het zich stelt door gebruik te maken van dezelfde partner die ervaring opbouwt in onze aanpak en werkwijze. Flexibel beroep kunnen doen op een partner die expertise heeft in de nieuwste of niche technologie. Nieuwste technologie wordt niet vastgespijkerd maar is een evolutief gegeven. Beroep doen op de partner om toepassingen aan andere steden te verkopen. Flexibel beroep kunnen doen op functioneel en leidinggevende profielen. 3.3 Beschrijving van de opdracht Toepassingsbeheer is het verwerken van tickets(incidenten) die de klant instuurt. De inhoud van de tickets is echter zeer divers. Door de opdracht uit te besteden en de kostprijs heel duidelijk te maken, is het de bedoeling dat de eindgebruiker dit onderscheid ook meer maakt. Een incident maakt een bestaande functionaliteit van een toepassing onbruikbaar. Het herstel moet niet besproken worden met een stuurgroep of iets dergelijks. Als goede huisvader wordt maandelijks gerapporteerd over tickets en trends. Initiatieven worden naar voor geschoven om het toepassingsbeheer te herleiden naar 0. Anderzijds zorgt een toevoer van nieuwe applicaties voor extra toepassingsbeheer. Voor projectwerking wordt beroep gedaan op de partner om in termen van best-team een efficiënte oplossing neer te zetten. Als partnership kunnen secundaire doelstellingen mee de samenstelling van het best team beïnvloeden. Secundaire doelstellingen kunnen o.a. zijn: ervaring opdoen in een bepaalde techniek, kennis opdoen met het oog op overname in toepassingsbeheer, opportuniteit Pagina 6 van 9
om nieuwe technologie uit te proberen, functionaliteit bewaken zodat verkoopbaarheid realistisch wordt. Voor nieuwste technologie die niet onmiddellijk aansluit op de Digipolis ICT strategie wordt beroep gedaan op de partner die over deze capaciteit beschikt. Het is duidelijker een concreet voorbeeld te geven dat momenteel geldig is. Indien er de nood zo zijn om vandaag een ios app te ontwikkelen dat is valt deze opdracht in dit luik. De uitvoering en opvolging wordt dan volledig aan de partner gegeven omdat er op dit ogenblik geen plannen zijn om dit platform strategisch te gaan ondersteunen. Aan de partner wordt gevraagd om actief de bestaande oplossingen van Digipolis kritisch te bekijken en zien of er een mogelijkheid bestaat deze te commercialiseren aan geïnteresseerden buiten de groep Antwerpen/Gent. De partner kan advies geven in bestaande ontwikkelingen om de verkoopkansen te doen stijgen. De kandidaat maakt in de offerte duidelijk hoe zo n commercialisering levensvatbaar kan zijn voor beide partijen. 3.4 Duurtijd van de opdracht Een partnership houdt een langdurige relatie in, dit moet dan ook zichtbaar zijn in de levensduur. Vandaar dat de opdracht voor 1 jaar loopt met de mogelijkheid om dit 7x met 1 jaar stilzwijgend te verlengen. 4 Achtergrondinformatie 4.1 Huidige situatie De huidige opdrachten worden door de groep Eigen Ontwikkeling van Digipolis uitgevoerd. Het gaat over 30 vaste medewerkers en een 10-tal externe medewerkers. Door de jarenlange samenwerking staan de medewerkers heel dicht bij de eindgebruikers en is de classificatie van tickets heel vaag. Dat de klant dit niet als een aparte rekening ziet, versterkt het vervagen en lijkt de nood aan onderscheid overbodig. Anderzijds voelt men wel aan dat het heel moeilijk is om totaal nieuwe projecten op te starten en prioriteiten op te stellen. Een gegeven dat verstrekt wordt door het feit dat ieder ontwikkelaar in toepassingsbeheer is ingeschakeld door een beurtrol. Vandaag capaciteit uitbreiden is een specifiek budget opeisen met een specifieke opdracht. De externe werkt heel zichtbaar aan het nieuw project, de interne medewerkers moeten het meerwerk op vlak van toepassingsbeheer compenseren. Door de grote vraag aan projecten is er vandaag voor het team de luxe om vragen die technologisch niet tot te standaarden behoren te negeren. De vraag naar nieuwigheden zoals ios apps. Gezien Digipolis gefocust is op zijn klanten van de steden Antwerpen en Gent, is er geen ruimte maar ook geen juridisch kader om toepassingen te commercialiseren. Er komen wel af en toe vragen binnen van steden om toepassingen te kunnen kopen maar hiervoor is er vandaag geen kader. 4.2 Toekomstige situatie Het zuiver toepassingsbeheer wordt met een contract vastgelegd. De externe partij is daardoor genoodzaakt nauwkeurig te rapporteren welke diensten geleverd zijn. Een bijkomende vraag bij de Pagina 7 van 9
eindgebruiker wordt geen vanzelfsprekendheid want dit heeft directe impact op de capaciteit toepassingsbeheer. In projectwerking kan er met mixed teams gewerkt worden en kunnen sneller extra mensen ingeschakeld worden waar dit vandaag niet kan. Bovendien kan het werk beter verspreid worden en kan gewerkt worden met best-team. Voor projecten die snel nieuwe technologie moeten gebruiken kan vlot beroep gedaan worden op externen omdat een nieuw bestek niet meer opgestart moet worden. De klant kan bediend worden op IT-terreinen die niet tot de standaarden behoren. Bovendien zijn dit experimenten die een effect kunnen hebben op de evolutie van standaarden. Andere steden die Digipolis contacteren kunnen via de externe partner bediend worden. De samenwerkingsvorm wordt in overleg met de partner bepaald. 5 Concept en uit te werken oplossing Het idee is dat het partnership het kader van Digipolis aanvult met een externe partij die meedenkt om een efficiënte werkwijze op te zetten. Op die manier kunnen toekomstige uitdagingen sneller en technisch beter uitgewerkt worden en kunnen externe via dit partnership sneller en flexibeler ingezet worden. Het meedenken situeert zich in volgende gebieden: Ticketstroom minimaliseren kennisdeling optimaliseren samenstelling scrumteams Nieuwe technologie: hier wordt een zeer actieve rol verwacht omdat niche oplossingen volledig naar de partner worden doorgeschoven. Commercialisering: hier wordt een zeer actieve rol verwacht daar Digipolis dit juridisch niet kan. Gezien er geen ervaring is in dit soort samenwerkingen, wordt de externe partij gevraagd hun strategie, werkwijze, plan van aanpak en zicht op partnership toe te lichten. Vanuit hun ervaring kan de externe partij zijn voorstel toelichten, de verschillen met onze werkwijze duidelijk maken en de voordelen van hun aanpak in de verf zetten. 6 Technische vereisten Vandaag werkt de groep uitsluitend met.net technologie. Dit is eerder een pragmatisch keuze dan een ideologische keuze. Alle toepassingen in de groep zijn dan ook.net. De externe partij moet aantonen dat ze een ruime ervaring heeft in hedendaagse.net ontwikkeling waarvan de eindproducten meer dan 5 jaar in gebruik zijn en er toch regelmatig aanpassingen aan gebeuren. Een partij die.net projecten ontwikkelt maar geen onderhoud doet en dus niet gebouwd zijn met het oog op een lange levensduur, gaan niet die ervaring hebben die we zoeken. De standaarden van Eigen Ontwikkeling zijn momenteel: 1. n-tier architectuur is de standaard opbouw van alle applicaties. Back-end systemen worden met fixed accounts benaderd Applicaties bevatten een architectuurdocument waarin wordt aangetoond welke verschillende lagen voorzien zijn 2. Wereldstandaarden worden gevolgd; XML, HTML, SOAP en webservices zijn de bouwstenen om tussen lagen te communiceren. XML webservices is de standaard werkwijze om business functionaliteit ter beschikking te stellen. Bijgevolg kan een data nooit rechtstreeks benaderd worden. Indien een applicatie data van een ander toepassing nodig heeft, zal zij dan ook beroep moeten doen op de webservices die de andere toepassing ter beschikking stelt. Pagina 8 van 9
3. Infrastructuur is geclusterd. De te ontwikkelen software moet cluster aware zijn. De eventuele sessionstate moet serialiseerbaar zijn want deze wordt opgeslagen in een state server. 4. De eisen voor client PC zijn zo minimaal mogelijk. De vormgeving is bij voorkeur een webform toepassing want hierdoor moet de client uitsluitend over een webbrowser beschikken. Indien echter aangetoond wordt dat de mogelijkheden in een webapplicatie ontoereikend zijn, kan een winform applicatie ontwikkeld worden. De applicatie moet ernaar streven geen bijkomende componenten te moeten plaatsen op de client. Indien dit toch vereist is, moet de voorkeur gaan naar componenten die gratis en vrij ter beschikking zijn op het internet. Office taken worden aan server zijde opgelost zodat het werkstation gratis viewers kan gebruiken om de resultaten op te vragen. Op die manier hoeven clients niet meer aan hetzelfde tempo nieuwe Offices versies te volgen. 5. Data worden bij voorkeur in relationele systemen opgeslagen. Vandaag wordt uitsluitend MS SQLserver mainstream gevolgd. 6. Applicatiebeveiliging Elke toepassing zorgt voor een toegangscontrole bij de start waarbij de gebruiker eventueel tot een bepaalde rol geïdentificeerd wordt waaraan bepaalde rechten gekoppeld zijn. De controle is gestandaardiseerd en verschuift van een ADgebaseerde beveiliging naar een claim based security. 7..NET is de standaardomgeving om software toepassingen te ontwikkelen. C#.NET is de standaard programmeertaal, deze was VB.NET en worden slechts herwerkt in zoverre er een echte business case is om de toepassing ingrijpend te wijzigen. Deze regel is in tegenstelling tot vorige standaarden wel leverancier afhankelijk want.net is een product van Microsoft. Dit product is vandaag in staat om alle opgesomde standaarden te respecteren. We verwachten dat het partnership ook dynamisch evolueert. 7 SLA De kandidaat stelt een SLA voor met toelichting. 8 Plan van aanpak De kandidaat beschrijft per deeltaak hoe zij een samenwerking starten en verder zetten. Welke succesfactoren belangrijk zijn en hoe die bewaakt worden om te komen tot een samenwerking waarbij de eindgebruiker alleen maar de voordelen zal ondervinden. De gevraagde referenties vormen het bewijs dat het geen theoretisch model is maar dat het gebaseerd is op praktijk ervaringen. Per deeltaak worden max 2 pagina s besteed. 9 Visie partnership Er wordt aan de kandidaat inschrijver gevraagd om de visie en toekomstige evoluties van het partnership te beschrijven in maximum 2 pagina s. Deze visie dient zowel uitgewerkt te worden voor wat betreft het sourcing deel, alsook het servicing gedeelte. Er mag in deze visie ook gerefereerd worden naar realisaties en/of evoluties in reeds aangegane vergelijkbare partnerships in het recent verleden. De kandidaat inschrijver dient ook een SWOT-analyse te maken van het partnership, voor zowel sourcing als servicing. Pagina 9 van 9