Handleiding. Mutaties

Handleiding Mutaties Cevi NV Bisdomplein 3 9000 GENT Tel 09 264 07 01 contactcenter@cevi.be http://www.cevi.be Logins NV Gen. De Wittelaan 17 B32-2800 Mechelen helpdesk@logins.be http://www.logins.be

1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE... 1.1 2 INLEIDING... 2.1 2.1 Wat zijn mutaties... 2.1 2.2 Overzicht werking van de mutaties... 2.1 2.3 Opstart van de mutaties... 2.1 2.3.1 Technische user... 2.1 2.3.2 Ophaalscript en geplande taak... 2.1 2.4 Colofon... 2.2 3 VOOR WELKE DOSSIERS KRIJGT HET OCMW MUTATIES?... 3.1 3.1 Belang van integraties... 3.1 4 INSTELLEN WIE WELKE MUTATIES ONTVANGT... 4.1 4.1 Onderdelen van dit scherm... 4.1 4.2 Het scherm invullen... 4.2 4.2.1 Voorbeeld: mutaties zelfstandigenactiviteit doorsturen naar de gebruiker die het individueel dossier behandelt... 4.3 4.2.2 Voorbeeld: een tweede verdeelregel maken voor dezelfde mutatieberichten... 4.4 4.2.3 Voorbeeld: de mutaties naar één persoon doorsturen... 4.4 5 MUTATIES OPVOLGEN OF BEKIJKEN... 5.1 5.1 Het scherm Mijn mutaties... 5.1 5.2 Een mutatie opvolgen... 5.3 5.2.1 Mutaties aan jou gericht... 5.3 Openstaande mutaties bekijken... 5.3 Een mutatiebericht lezen... 5.3 Actie ondernemen... 5.3 De mutatie als afgewerkt zetten... 5.3 5.2.2 Mutaties voor een afwezige collega... 5.4 Dossier in behandeling bij of in handen van overzetten... 5.4 Mutaties van iemand anders bekijken... 5.4 5.3 Vanuit het individueel dossier naar de mutaties... 5.4

2 INLEIDING 2.1 WAT ZIJN MUTATIES Een mutatie is een kennisgeving via de Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid dat er bepaalde gegevens van een persoon gewijzigd zijn. Met deze informatie kun je aan de slag om bijvoorbeeld de gegevens van een dossier bij te werken, de lopende steunvoorstellen te gaan herzien Een mutatie helpt je met andere woorden bij de uitvoering van de dienstverlening naar de cliënt doordat je onmiddellijk op de hoogte wordt gebracht van wijzigingen bij andere instanties. 2.2 OVERZICHT WERKING VAN DE MUTATIES 2.3 OPSTART VAN DE MUTATIES 2.3.1 Technische user Dit hoofdstuk is bedoeld voor De veiligheidsconsulent De mutaties die bij KSZ klaar staan voor uw OCMW zijn uiteraard beveiligd. Om de mutaties te kunnen afhalen, heeft uw bestuur een technische user nodig met bijhorend wachtwoord. We verwijzen u graag door naar de handleidingen van Smals voor meer informatie over de aanmaak van een technische user of het wijzigen van het wachtwoord. Dit wachtwoord is noodzakelijk om de mutaties op te halen en moet door de veiligheidsconsulent aangevraagd worden. Let op: Het wachtwoord moet jaarlijks vernieuwd of verlengd worden. 2.3.2 Ophaalscript en geplande taak Het programma zal s nachts de mutaties ophalen bij KSZ en uw server klaarzetten voor verdere opvolging. Om dit succesvol te laten verlopen, is er een script geïnstalleerd op de server en is de opdracht ingepland om dit script s nachts automatisch te laten uitvoeren. Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding Mutaties Versie 2013-07-17

2.2 2.4 COLOFON Cevi/Logins NV 2013-07-19 Cevi NV - Bisdomplein 3-9000 GENT Tel. Cevi Contact Center: 09 264 07 01 - fax: 09 264 07 02 E-mail: contactcenter@cevi.be Internet: http://www.cevi.be/ - extranet: http://ce-site.cevi.be/ Ondernemersnummer: BE 0860.972.295 Logins NV - Generaal De Wittelaan 17 B32-2800 Mechelen Tel.: 015 45 48 50 - fax: 015 45 48 89 E-mail: helpdesk@logins.be Internet: http://www.logins.be Ondernemersnummer: BE 0458.715.671 Programma: Ondersteuning: Hoofdstuk 2: Inleiding Handleiding Mutaties Versie 2013-07-17

3 VOOR WELKE DOSSIERS KRIJGT HET OCMW MUTATIES? 3.1 BELANG VAN INTEGRATIES De integratie van een dossier betekent het kenbaar maken dat een persoon steun ontvangt in uw OCMW voor een bepaalde periode. Hierdoor weten andere OCMW s of andere instellingen dat de cliënt bij jullie steun ontvangt. De soort steun wordt weergegeven in een hoedanigheidcode. Voor elke persoon die steun ontvangt, moet je een dossier integreren in KSZ (meer specifiek in het personenrepertorium van Smalls-MvM). Dit is een voorwaarde voor de verdere opvragingen zoals het sociaal onderzoek en het doorsturen van recuperatieformulieren. Let op: Je krijgt ook enkel mutaties voor dossiers die in uw OCMW een lopende integratie hebben. Je ontvangt geen mutaties meer voor cliënten waarvoor de integratieperiode in het verleden ligt. Wil je voor een cliënt toch nog mutaties ontvangen, dan moet er een nieuwe integratie toegevoegd worden. In onderstaande tabel kun je nagaan welke integraties automatisch worden aangemaakt door het programma en welke manueel moeten toegevoegd worden. In de twee laatste kolommen kun je zien hoe lang de integratie loopt en hoe lang je mutaties zult ontvangen. Hoe je manuele integraties aanmaakt, vind je terug in de grote handleiding KSZ. Hoedanigheidscode 1 in onderzoek Omschrijving Verwerking Periode integraties Periode mutaties (aanmaak dossier) Automatisch vandaag Vandaag In onderzoek (socaal onderzoek) Automatisch 45d voor tot 45d na de opvraging Vanaf vandaag tot 45 dagen na de opvraging 2,3,5,6 leefloon, equivalent leefloon Automatisch periode beslissing Periode beslissing inwonende, art 60 Automatisch periode beslissing Periode beslissing 4 andere hulp Manueel Zelf in te geven Zoals integraties 7 schuldhulpverlening Manueel Zelf in te geven Zoals integraties 8 dienstendossier Manueel Zelf in te geven Zoals integraties 20 medewerker in onderzoek VESTA VESTA-pakket 21 medewerker VESTA VESTA-pakket 30 alimentatieplichtige Financiële toep 31 schuldenaar bij OCMW Financiële toep 40 verwarmingstoelage Automatisch periode verwarmingsseizoen Hoofdstuk 3: Voor welke dossiers krijgt Handleiding Mutaties Versie 2013-07-17

4 INSTELLEN WIE WELKE MUTATIES ONTVANGT Dit hoofdstuk is bedoeld voor Systeembeheerder of toepassingsverantwoordelijke Sociale Dienst In dit hoofdstuk bekijken we hoe je de mutatieberichten die via KSZ zullen binnenkomen kunt sturen naar de juiste medewerkers. Je stelt de verdeling van de mutaties in via menupunt 8.1.16.9.3. Mutaties bestemd voor Mw. De verdeling van de mutaties hoeft maar één keer te gebeuren bij de opstart van het programma. Eens dit scherm ingesteld is, zal het programma de mutaties verdelen naar de gewenste medewerkers. Uiteraard is het mogelijk om later nog aanpassingen aan te brengen in dit scherm. 4.1 ONDERDELEN VAN DIT SCHERM Status ID Je kunt de mutaties doorsturen voor actieve dossiers, maar ook voor dossiers die sociaal of administratief gesloten zijn. Je kunt per status van het individueel dossier verschillende verdeelregels opmaken voor de mutaties. Hoofdstuk 4: Instellen wie welke mutaties ontvangt Handleiding Mutaties Versie 2013-07-17

4.2 We onderscheiden de volgende statussen van ID s: * Actieve dossiers * Sociale sluiting * Administratieve sluiting Met de purperen pijltjes kan je naar een andere status id doorgaan of terugkeren. Let op: Je ontvangt enkel mutaties voor dossiers waarvoor er een integratie loopt. Soort mutatie In de kolom Soort mutatie vind je de omschrijving van de mutatie. Bestemd voor Mw De kolom Bestemd voor Mw toont de mogelijke ontvangers van het mutatiebericht per soort mutatie. Tekst opvolging Hier kun je vrij een omschrijving ingeven die aan de ontvanger van de mutatie wordt meegegeven. Einddatum Geef hier een getal in om aan te geven binnen de hoeveel dagen de maatschappelijk werker deze mutaties moet bekijken of behandelen. Wanneer de mutatie nog openstaat na de einddatum zal de mutatie in rood aangeduid worden. Herinnering op Geef hier een getal in om aan te geven na hoeveel dagen deze mutaties door het programma als herinnering aangeduid moeten worden. Gebruiker Je kunt de mutaties ook naar één specifieke gebruiker sturen. In dit geval gaat het programma niet na wie in het dossier van de cliënt aangeduid staat onder in handen van of in behandeling bij, maar wel rechtstreeks naar de gebruiker die je in de kolom Gebruiker aanduidt. Hier moet je de code van de gebruiker invullen of de gebruiker opzoeken via <F2>. 4.2 HET SCHERM INVULLEN Het scherm bestaat uit een tabel met alle combinaties tussen de soort mutatie en de bestemmelingen van de mutaties. Met andere woorden, je kunt voor elke soort mutatie per bestemmeling aangeven of deze bestemmeling de mutatie moet ontvangen of niet. Elke lijn is een mogelijke verdeelregel om mutaties door te sturen. Standaard staan de lijnen in dit scherm aangeduid in grijs. De grijze lijnen sturen geen mutaties door naar de maatschappelijk werkers. Je kunt de berichten van een bepaalde soort mutatie doorsturen naar de gewenste gebruiker door: * De lijn met de gewenste soort mutatie en de gewenste gebruiker in de kolom Bestemd voor Mw te selecteren door er op te klikken. Vervolgens klik je op de <Wijzigen>-knop. * Nu kun je de tekst opvolging, einddatum en herinnering invullen. * Van zodra je op <Bevestigen> klikt, zal de lijn wit worden. Voor de witte lijnen worden de mutaties wel doorgestuurd. Hoofdstuk 4: Instellen wie welke mutaties ontvangt Handleiding Mutaties Versie 2013-07-17

4.3 4.2.1 Voorbeeld: mutaties zelfstandigenactiviteit doorsturen naar de gebruiker die het individueel dossier behandelt Om deze berichten door te sturen, kijk je in de kolom Soort mutatie naar de lijnen die gaan over de zelfstandigenactiviteit. De gebruiker die het individueel dossier beheert, is de gebruiker die in het dossier staat aangegeven bij In behandeling bij. We gaan daarom in de kolom Bestemd voor Mw op zoek naar ID in behandeling bij. Klik op deze lijn en klik vervolgens op <Wijzigen>. * Geef het bericht in dat je aan de maatschappelijk werker wilt meegeven. In dit voorbeeld vulden we Nieuwe mutatie zelfstandigenactiviteit. Ga na of het dossier moet bijgewerkt worden. in. * Vul de tijd in (in dagen) die de gebruiker krijgt om deze mutatie op te volgen. We gaven in dit voorbeeld de einddatum in op 5 dagen. * Geef een tijd (in dagen) in wanneer het programma deze mutatie moet aanduiden als herinnering. We gaven in dit voorbeeld de herinnering in op 3 dagen. * Bevestig met het groene vinkje. Zoals je ziet, is deze lijn in het scherm nu wit. Dit duidt aan dat deze verdeelregel gebruikt wordt om mutaties door te sturen. Hoofdstuk 4: Instellen wie welke mutaties ontvangt Handleiding Mutaties Versie 2013-07-17

4.4 4.2.2 Voorbeeld: een tweede verdeelregel maken voor dezelfde mutatieberichten Er kunnen meerdere verdeelregels gebruikt worden voor dezelfde soort mutatie. Zo kun je de mutatie laten doorstromen naar andere personen met een aangepast bericht. In het voorbeeld hierboven informeren we de maatschappelijk werker die een open traject opvolgt (module cliëntenonthaal) dat er een mutatie is met het bericht Opgelet: de gegevens zelfstandigenactiviteit zijn gewijzigd. 4.2.3 Voorbeeld: de mutaties naar één persoon doorsturen Je kunt mutaties ook naar één persoon sturen, ongeacht of hij of zij het dossier behandelt of niet. Zo kun je de mutaties die in dossiers binnenkomen automatisch doorsturen naar iemand van de administratie die het dossier bijwerkt. Deze verdeling kun je instellen door de berichtregel Gebruiker te selecteren en via wijzigen een tekst opvolging in te vullen en de login van de gewenste gebruiker in te vullen in de kolom Gebruiker. Ook hier kun je een einddatum en een herinneringsdatum invullen om de aandacht te trekken op oudere mutaties. In het veld Gebruiker kun je de loginnaam van de gewenste collega noteren of je kunt met <F2> de gebruiker opzoeken. Dit veld is bovendien een verplicht in te vullen. Hier moet je de code van de gebruiker invullen of de gebruiker opzoeken via <F2>. Hoofdstuk 4: Instellen wie welke mutaties ontvangt Handleiding Mutaties Versie 2013-07-17

5 MUTATIES OPVOLGEN OF BEKIJKEN Dit hoofdstuk is bedoeld voor Alle gebruikers die mutatieberichten zullen ontvangen. De openstaande en de verwerkte mutaties kan je bekijken in menupunt 1.20.8 Mijn mutaties in Sociale Dienst of menupunt 5.6 Mijn mutaties in de toepassing Cliëntenonthaal en Trajectopvolging. In dit scherm ziet de gebruiker welke mutaties er s nachts zijn bijgekomen en wordt de opvolging van die nieuwe mutaties bijgehouden. 5.1 HET SCHERM MIJN MUTATIES Sorteervolgorde Met de vier keuzelijsten kun je aangeven in welke volgorde je de mutaties wilt rangschikken. De velden zijn beschikbaar wanneer je een opzoeking start met het omgekeerde vraagteken. Actief/passief Met de knopjes rechts bovenaan kun je aangeven welke mutaties je wilt bekijken. Er zijn drie verschillende mogelijkheden: * Actief: bekijk alle openstaande mutaties * Passief: bekijk de afgewerkte mutaties Hoofdstuk 5: Mutaties opvolgen of bekijken Handleiding Mutaties Versie 2013-07-17

5.2 * Alle: bekijk zowel afgewerkte als openstaande mutaties Klik op de <Vernieuw>-knop om de lijst met taken bij te werken zodat je de gewenste keuze (actief/passief/alle) te zien krijgt. Mw In dit veld kun je aanduiden van welke medewerker je de mutaties wilt opvragen. Standaard komt hier jouw eigen gebruikersnaam te staan zodat je snel een overzicht krijgt van de mutaties die aan jou gericht zijn. Lijst met mutaties Onder Mw en de naam van de opgevraagde gebruiker staan alle mutatieberichten voor deze gebruiker vermeld. Je kunt in deze lijst verschillende kolommen onderscheiden: 1) Ok Aan de linker kant van de tabel heb je een aankruisvakje. Is dit vakje aangevinkt dan is de mutatie afgewerkt. Is het vakje niet aangevinkt dan staat de mutatie nog open. Is het vakje oranje gekleurd, dan is de herinneringsdatum verstreken. Staat het vakje in het rood, dan is de einddatum voorbij. 2) Kolom Status Oranje belletje: herinneringsdatum voorbij Rood vlagje: einddatum voorbij 3) Onderwerp Omschrijving van de actie die voor deze mutatie moet ondernomen worden. De omschrijving wordt overgenomen uit de verwijsregel voor de mutatie. 4) Prioriteit In deze kolom kun je een prioriteit aangeven voor een mutatie. De prioriteit staat standaard op normaal. Kan manueel aangepast worden naar laag, normaal, hoog of blanco. 5) Einddatum De einddatum is de uiterste datum waarop de mutatie verwerkt moet worden. Deze datum wordt aangemaakt aan de hand van het aantal dagen ingevuld in het parameterscherm Mutaties bestemd voor Mw. Wanneer de mutatie nog niet verwerkt is na deze datum zal de mutatie in rood aangeduid worden. 6) Dienst De dienst van de medewerker voor wie de mutatie bestemd is. Opzoeking op dienst is mogelijk. Zet wel een sterretje * in het veld Mw om resultaat te krijgen. Informatie Het veld Informatie bevat de inhoud van het mutatiebericht. Afhankelijk van de inhoud van de mutatie kun je hier verschillende info te zien krijgen. Hier kun je ofwel het Hoofdstuk 5: Mutaties opvolgen of bekijken Handleiding Mutaties Versie 2013-07-17

5.3 bericht lezen dat aangeeft dat er een wijziging is, ofwel zul je ook kunnen zien wat de wijziging is. In dit laatste geval zal het programma vergelijken met de gekende gegevens van het dossier zodat je de oude en nieuwe gegevens naast elkaar te zien krijgt. Tabbladen 1) Detail Status: Lijst met mogelijke statussen van een opvolging. Hier kan je zien of een mutatie afgewerkt is. Eigenaar Gebruiker en dienst die de mutatie aangemaakt heeft Afgewerkt Gegevens over welke gebruiker en op welk moment de mutatie werd afgewerkt. 2) Planning Hier kun je gegevens registreren over de planning van de verwerking van de mutatie. 3) Audit info Gegevens over de aanmaak en de wijziging van de mutatie. 5.2 EEN MUTATIE OPVOLGEN 5.2.1 Mutaties aan jou gericht Openstaande mutaties bekijken Ga vanuit Sociale Dienst naar menupunt 1.20.8. Mijn mutaties of vanuit Cliëntenonthaal en trajectopvolging naar menupunt 5.6. Mijn mutaties. Het scherm zal automatisch de openstaande mutaties tonen die voor jou bestemd zijn. Een mutatiebericht lezen In het vak Informatie onderaan links op het scherm staat het mutatiebericht uitgeschreven. Hier zie je de oude gekende waarde en de nieuwe waarde van de persoonsgegevens. Zo zie je snel welk gegeven er gewijzigd is. Actie ondernemen Afhankelijk van de inhoud van het bericht, zul je een bepaalde actie moeten ondernemen. Het kan zijn dat het nodig is om een dossier bij te werken omdat de cliënt bijvoorbeeld verhuisd is. Het kan bijvoorbeeld ook nodig zijn om de voorstellen te herzien of stop te zetten. Denk hierbij aan een W65 dossier waarbij de cliënt illegaal geworden is, vroeger recht had op financiële steun, maar nu niet meer. De mutatie als afgewerkt zetten Dubbelklikken op de lijn om ze afgewerkt te zetten. Hoofdstuk 5: Mutaties opvolgen of bekijken Handleiding Mutaties Versie 2013-07-17

5.4 5.2.2 Mutaties voor een afwezige collega Dossier in behandeling bij of in handen van overzetten Bij afwezigheid kan het interessant zijn om de dossiers waarbij de afwezige collega aangeduid staat als in behandeling bij of in handen van over te zetten op de medewerker die de dossiers in tussentijd zal behandelen. Door de dossiers toe te wijzen aan een andere medewerker zullen de mutaties bij de nieuwe persoon in behandeling bij of in handen van terechtkomen. Zo is deze medewerker onmiddellijk op de hoogte van wijzigingen in een dossier. Deze werkwijze is interessant bij bijvoorbeeld langdurige afwezigheid van een medewerker. Mutaties van iemand anders bekijken In het opvolgscherm van de mutaties is het mogelijk om de mutaties van een collega te bekijken. Klik op het groene vraagteken om een opzoeking te starten en vul in het veld Mw de initialen van de gewenste collega in. In dit veld kun je de gewenste collega ook opzoeken uit een lijst met gebruikers door op <F2> te drukken. Je kunt ook de mutaties voor alle medewerkers opzoeken door in het veld Mw een sterretje * in te vullen. Wanneer je een mutatie van iemand anders als afgewerkt wil zetten, zul je een melding krijgen. Hierbij moet je aangeven of je de mutatie die niet aan jou was toegewezen effectief als afgewerkt wil zetten. Zo zal de opvolging uit de lijst van openstaande mutaties van je collega verdwijnen. 5.3 VANUIT HET INDIVIDUEEL DOSSIER NAAR DE MUTATIES Je kunt voor één individueel dossier kijken welke mutaties er nog open staan of al verwerkt zijn. Hiervoor kun je in het individueel dossier van een cliënt op Opties klikken en vervolgens Mutaties KSZ aanduiden. Hoofdstuk 5: Mutaties opvolgen of bekijken Handleiding Mutaties Versie 2013-07-17

5.5 Het programma zal dan het scherm Mijn mutaties openen en zal de resultaten beperken tot enkel de mutaties voor dit gekozen dossier. Je zult zien dat het dossiernummer standaard ingevuld is op het scherm. Opmerking: Zie je deze optie niet staan in de keuzelijst, vraag dan aan de systeembeheerder of de toepassingsverantwoordelijke om de optie toe te voegen aan het scherm. De optie kan aan de optielijst toegevoegd worden via menupunt 8.1.13 Opties. Zoek het hoofdscherm dossoc op en kijk of de omschrijving Mutaties KSZ verwijzend naar frame fmutaties bestaat en aangevinkt is. Indien nodig kun je via <Wijzigen> de optie nog aanvinken of met de knop <Toevoegen> in de lijst aanmaken. Hoofdstuk 5: Mutaties opvolgen of bekijken Handleiding Mutaties Versie 2013-07-17

Hoofdstuk 5: Mutaties opvolgen of bekijken Handleiding Mutaties Versie 2013-07-17 5.6