1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE INLEIDING Voorwoord Colofon STANDAARDDOCUMENTEN VOOR DBA... 3.

Transcriptie

1 DBA

2 1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE INLEIDING Voorwoord Colofon STANDAARDDOCUMENTEN VOOR DBA ACTOREN / BESTEMMELINGEN Actoren Bestemmelingen GEKENDE FOUTBOODSCHAPPEN VANUIT HET PLATFORM OMGEVINGSLOKET Werkwijze Gekende foutboodschappen vanuit het platform van het Omgevingsloket MOGELIJKE ROLLEN IN HET OMGEVINGSLOKET

3 2 INLEIDING 2.1 VOORWOORD Op 09 februari 2017 verscheen het decreet inzake de nadere regels tot implementatie van de Omgevingsvergunning in het staatsblad. In het kader van digitale bouwaanvraag is volgend artikel van belang: De aanvragen voor een stedenbouwkundige vergunning met betrekking tot projecten die niet zijn vrijgesteld van de medewerking van een architect worden verplicht digitaal ingediend We mogen dus verwachten dat het aantal digitale bouwaanvragen dat je zult ontvangen sterk zal stijgen. Daarom zetten we graag enkele aandachtpunten op rij. Hoofdstuk 2: Inleiding Releasenota DBA Versie

4 COLOFON Cevi NV Bisdomplein GENT Tel.: (Cevi Contact Center) Fax: contactcenter@cevi.be Internet: Extranet: Ondernemersnummer: BE Programma: DBA Ondersteuning: Team Vergunningen Hoofdstuk 2: Inleiding Releasenota DBA Versie

5 3 STANDAARDDOCUMENTEN VOOR DBA In principe kunnen dezelfde documenten als bij ASTVER2009, MELDING2016 en AST- VEROI2009 meegestuurd worden. Interessant is om hier bijvoorbeeld het mergefield DBA nummer aan toe te voegen: «REF_DBA». Verder is het ook interessant de mogelijkheden te omschrijven die het Omgevingsloket voor de aanvrager biedt. In hoofdstuk 7 in de handleiding voor DBA vind je enkele tabellen die aangeven met welke gebeurtenissen je welke type bijlagen je kan meesturen. Hoofdstuk 8 gaat in op de acties die de aanvrager kan doen via het Omgevingsloket. We geven graag volgende aandachtspunten mee: * Hoewel het technisch niet vereist is bij de volledigheidsverklaring een bijlage mee te sturen is dit toch aangeraden zodat men een uitspraak kan doen over de MER screening en eventueel openbaar onderzoek. Aangezien de informatie een vorm van verduidelijking is, hoeft dat niet digitaal ondertekend te zijn (maar het mag altijd). * Bij uw onvolledigheidsverklaring kun je de aanvrager erop wijzen dat hij zijn dossier kan dupliceren, aanvullen en opnieuw indienen. * Het epb nummer is voor een digitaal dossier is anders samengesteld het is namelijk «NISFUSIE»-G-«REF_DBA». Hoofdstuk 3: Standaarddocumenten voor DBA Releasenota DBA Versie

6 3.2 * Het Omgevingsloket maakt het mogelijk de melding van de aanplakking voor het openbaar onderzoek via het loket te laten verlopen. Het voordeel is dat deze gebeurtenis automatisch geïmporteerd wordt waardoor de overeenkomstige velden in CeviRO automatisch ingevuld worden. Het kan dus interessant zijn je documenten aan te passen en de aanvrager te stimuleren de aanplakking te melden via het Omgevingsloket. * Het publiek Omgevingsloket ( toont de dossiers in openbaar onderzoek en laat het digitaal indien van bezwaar toe. Je kunt deze mogelijkheid omschrijven in de brief voor de omwonenden. * Het Omgevingsloket laat toe de melding van de aanplakking van de vergunning via het loket te laten verlopen. Ook hier is het voordeel dat deze gebeurtenis automatisch geïmporteerd wordt waardoor de overeenkomstige velden in CeviRO automatisch ingevuld worden. Het kan dus interessant zijn je documenten aan te passen en de aanvrager te stimuleren de aanplakking te melden via het Omgevingsloket. Hoofdstuk 3: Standaarddocumenten voor DBA Releasenota DBA Versie

7 3.3 * Verder moet ook het melden van de start en de einde van de werken via het Omgevingsloket verlopen. Je brengt de aanvrager hier best van op de hoogte. * Betrokkenen kunnen een attest van aanplakking opvragen via het Omgevingsloket. Enkel wanneer ze dit deden en deze gebeurtenis correct geïmporteerd werd, kan vanuit CeviRO een attest van aanplakking klaargezet worden en verstuurd worden naar het Omgevingsloket. Dit attest wordt bij voorkeur digitaal ondertekend. Hoofdstuk 3: Standaarddocumenten voor DBA Releasenota DBA Versie

8 4 ACTOREN / BESTEMMELINGEN 4.1 ACTOREN Een DBA-dossier werd samengesteld en ingediend via het Omgevingsloket. De aanvrager kan meerdere betrokkenen in zijn dossier registreren. Omdat deze betrokkenen ook inzage zouden kunnen krijgen in de opvolging van het dossier, is het belangrijk dat die bij het creëren van het dossier in CeviRO geregistreerd worden. Dat kun je tijdens stap 3 van de intake via de DBA-module doen. In de kolom DBA worden de gegevens vanuit het Omgevingsloket weergegeven. Op basis van naam, Rijksregisternummer of Ondernemingsnummer wordt de vergunningendatabank getoetst. Als een actor teruggevonden werd in CeviRO dan wordt die voorgesteld in de kolom Actor vergunningen. Selecteer vervolgens deze betrokkene. Contactgegevens zoals DBA mail, DBA fax, DBA telefoon, DBA gsm en DBA skypenaam worden automatisch verwerkt bij de bestaande actor. Let op: het adres kunnen we niet automatisch verwerken. Verschilt het adres vanuit het Omgevingsloket van het adres van de bestaande actor in Vergunningen dan moet je deze handmatig aanpassen (!). Als een betrokkene niet teruggevonden werd in CeviRO dan kan die opgezocht worden via <Opzoeken> en/of nieuw bijgemaakt worden via <+>. Hoofdstuk 4: Actoren / bestemmelingen Releasenota DBA Versie

9 4.2 Na <Toevoegen> wordt de actor gecreëerd in CeviRO. De gecreëerde actor wordt nu voorgesteld in de kolom Actor vergunningen zodat je die kunt selecteren. Wanneer de net gecreëerde actor niet voorgesteld wordt, doet er zich een refresh probleem voor en start je de DBA-module best opnieuw op. Zorg ervoor dat je voor alle actoren vanuit het Omgevingsloket een link gelegd hebt met een actor in CeviRO. Wanneer in het Omgevingsloket een natuurlijk persoon optreedt als vertegenwoordiger van een bedrijf, dan zul je in deze stap zowel een link moeten leggen voor het bedrijf (uniek nummer is ondernemingsnummer) als voor de natuurlijke persoon (uniek nummer is het Rijksregisternummer). Let er dus op dat je een natuurlijk persoon koppelt aan een natuurlijk persoon en een rechtspersoon aan een rechtspersoon. Vanuit de hoedanigheden van het Omgevingsloket wordt een hoedanigheid voor in Vergunningen voorgesteld: Hoedanigheden Omgevingsloket Aanvrager / Bouwheer Architect uitvoerder Architect ontwerper Assistent van de architect Ondersteuning aanvrager / assistent aanvrager Medeondertekenaar (die niet via e-id tekende) Medeondertekenaar (die wel via e-id tekende) Incidenteel Gemeente als adviesverlener Hoedanigheden Vergunningen.NET Aanvrager / medeaanvrager/ Architect uitvoerder Ontwerper Assistent van de architect Ondersteuning aanvrager Omwonende Medeondertekenaar (digitaal) Incidenteel Gemeente als adviesverlener Je kunt maar verdergaan als alle actoren gelinkt werden en als één aanvrager aangeduid werd. Als er vanuit het Omgevingsloket meerdere betrokkenen als aanvrager aangeduid werden, dan bepaal je één aanvrager en kies je voor de andere actoren de hoeda- Hoofdstuk 4: Actoren / bestemmelingen Releasenota DBA Versie

10 4.3 nigheid medeaanvrager. Voor een vertegenwoordiger van een onderneming kun je ook verantwoordelijke of gevolmachtigde kiezen. De verschillende actoren zullen na het creëren van het dossier in CeviRO onder tabblad Betrokkenen weergegeven worden. Opgelet: Het is belangrijk dat er na het creëren van het dossier geen wijzigingen meer gebeuren aan de link met deze actoren. Deze moeten echter bij het versturen van een gebeurtenis naar het Omgevingsloket opgenomen worden als bestemmeling. De gegevens wijzigen van een bestaande actor mag wel, bijvoorbeeld: naam wijzigen, contact wijzigen Een andere actor kiezen voor een bepaalde betrokkenheid mag niet. Ook bij het samenvoegen van actoren zul je moeten opletten dat de DBA-actor behouden blijft! 4.2 BESTEMMELINGEN Bij het versturen van gebeurtenissen als volledig verklaring wordt de aanvrager (of voor adviesvraag de AVI) standaard als bestemmeling opgenomen. Indien gewenst kun je de gebeurtenis naar meerdere bestemmelingen sturen. Alle actoren die tijdens stap 3 van de intake gelinkt zijn aan het dossier, en in het geel weergegeven worden onder tabblad Betrokkenen kun je opnemen als bestemmeling op het niveau van de uitgaande gebeurtenissenlijst. Je kunt de controlelijst op twee manieren oproepen. Ga je via Omgevingsloket, CeviRO -> Omgevingsloket dan zie je de verschillende gebeurtenissen die klaarstaan over alle dossiers heen. Klik je in je dossier op de knop bepaalde dossier. dan zie je de gebeurtenissen voor dat Enkel de aanvrager staat standaard klaar als bestemmeling. Wil je ook de architect kennisgeven van de beslissing dan moet je die manueel toevoegen als bestemmeling. Via <DK> in het witte veld onder Aan bestemmeling(en) komt de beschikbare lijst zichtbaar. Vink de gewenste bestemmelingen aan en kies <Overnemen>. Hoofdstuk 4: Actoren / bestemmelingen Releasenota DBA Versie

11 4.4 Let op: Enkel wie als bestemmeling opgenomen is zal een mail krijgen vanuit het Omgevingsloket en de gebeurtenis met bijhorende bijlagen kunnen zien op tabblad 7, bij historiek van het dossier. Let op: Op dit moment zal het versturen van een gebeurtenis naar de vertegenwoordiger van een instantie of de instantie zelf altijd gecommuniceerd worden naar het adres van de instantie (en niet het mailadres van de vertegenwoordiger). In het Omgevingsloket is rechtstreeks communiceren naar de vertegenwoordiger van een instantie namelijk nog niet mogelijk. Aangezien Cevi achterliggend wel zowel de vertegenwoordiger als het bedrijf zelf als bestemmeling opneemt zal het bedrijf twee keer een mail ontvangen per gebeurtenis. Ruimte Vlaanderen werkt aan een oplossing in het kader van de Omgevingsvergunning. Hoofdstuk 4: Actoren / bestemmelingen Releasenota DBA Versie

12 5 GEKENDE FOUTBOODSCHAPPEN VANUIT HET PLATFORM OMGEVINGSLOKET 5.1 WERKWIJZE Een gebeurtenis zal maar vertrekken naar het Omgevingsloket als de gebeurtenis aangevinkt werd in de controlelijst, de datum bereikt werd én de nodige documenten aan de gebeurtenis gekoppeld werden. Gebeurtenissen die aangevinkt werden en waarvan de datum bereikt werd, staan klaar in het groen en zullen doorgaan bij het exporteren van de gebeurtenissen. De export van de gebeurtenissen gebeurt via de DBA module. Die kan automatisch ingesteld staan om iedere nacht te lopen, of manueel gestart worden. Voor een manuele interventie moet je de DBA module opstarten en op volgend iconen klikken. Let op: Momenteel geeft Ruimte Vlaanderen aan gegevens die in bulk aangeboden worden niet tijdig te kunnen verwerken. Wanneer je dus meerdere gebeurtenissen groen zet en exporteert, krijg je mogelijks te kampen met één van onderstaande foutmeldingen vanuit het Omgevingsloket. Om dit te voorkomen kun je de uitgaande gebeurtenissen één per één aanbieden aan het Omgevingsloket. Met andere woorden: je zet best één gebeurtenis op groen, exporteert vervolgens; dan pas zet je de volgende op groen 5.2 GEKENDE FOUTBOODSCHAPPEN VANUIT HET PLATFORM VAN HET OMGEVINGSLOKET De controle of een gebeurtenis al dan niet goed opgeladen werd in het Omgevingsloket, werd ingebouwd op het niveau van de controlelijst voor uitgaande gebeurtenissen ( Omgevingsloket, CeviRO -> Omgevingsloket ). We onderscheiden twee statussen: Reeds verstuurd naar het loket of Fout bij het opladen in het loket!. Hoofdstuk 5: Gekende foutboodschappen Releasenota DBA Versie

13 5.2 In dit voorbeeld wordt als status OPGESLAGEN weergegeven. Dat wil zeggen dat de gebeurtenis goed opgeladen werd in het Omgevingsloket. In volgende voorbeelden wordt als boodschap Fout bij opladen in loket! weergegeven. Dat wil zeggen dat de gebeurtenis mogelijk niet opgeladen werd in het Omgevingsloket. Voorbeeld Fout bij opladen in loket Onverwachte fout bij de bron of Kan antwoord van bron niet interpreteren In dit voorbeeld wordt als boodschap Fout bij opladen in loket! weergegeven. Dat wil zeggen dat de gebeurtenis mogelijk niet opgeladen werd in het Omgevingsloket. De foutboodschap die weergegeven wordt, komt vanuit het platform van het Omgevingsloket. In dit geval Onverwachte fout bij de bron of Kan antwoord van de bron niet interpreteren. Het probleem is dat deze omschrijving niet aangeeft of de gebeurtenis wel of niet verwerkt werd op het Omgevingsloket. Je kunt best inloggen met je werkrelatie op het Omgevingsloket en nagaan bij tabblad 7, Historiek als de gebeurtenis correct verwerkt werd. Als de gebeurtenis correct op het Omgevingsloket staat, mag je de foutmelding negeren. Controleer ook zeker of de eventueel bijgevoegde bijlagen beschikbaar zijn op het Omgevingsloket. Indien beschikbaar zie je een downloadknop naast het document, anders zie je een uitroepteken. Bij een uitroepteken kun je ons contacteren, dan sturen wij de bijlage(n) na. Als de gebeurtenis niet terug te vinden is op het Omgevingsloket zul je ze opnieuw moeten aanmaken en versturen. Hoofdstuk 5: Gekende foutboodschappen Releasenota DBA Versie

14 5.3 Voorbeeld Fout bij opladen in loket Bron is tijdelijk niet beschikbaar : In dit voorbeeld wordt als boodschap Fout bij opladen in loket! weergegeven. Dat wil zeggen dat de gebeurtenis mogelijk niet opgeladen werd in het Omgevingsloket. De foutboodschap die weergegeven wordt, komt vanuit het platform van het Omgevingsloket. In dit geval Bron is tijdelijk niet beschikbaar. Vermoedelijk kon de gebeurtenis niet verwerkt worden op het Omgevingsloket wegens een tijdelijke onbeschikbaarheid van de services van Vlaanderen. Je kunt best inloggen met je werkrelatie op het Omgevingsloket en nagaan bij tabblad 7, Historiek of de gebeurtenis correct verwerkt werd. Als de gebeurtenis correct op het Omgevingsloket staat, mag je de foutmelding negeren. Als de gebeurtenis niet terug te vinden is op het Omgevingsloket zul je ze opnieuw moeten aanmaken en versturen. Voorbeeld Fout bij opladen in loket Deze gebeurtenis werd nog niet verwacht : De reden van deze foutboodschap is dat dit type gebeurtenis niet toegelaten is voor de status waarin het dossier zich bevindt. In onderstaand geval werd reeds akte genomen van de melding. Daarna kun je geen extra informatie meer vragen. Je krijgt dezelfde foutmelding als je bijvoorbeeld een volledigheidsverklaring doorstuurt voor een dossier dat al volledig verklaard werd. Voorbeeld Fout bij opladen in loket Geen brongebeurtenis meegegeven : Bepaalde gebeurtenissen zijn een antwoord op een vraag. Zo moet achterliggend bij de gebeurtenis geven attest van aanplakking meegegeven worden waarop dit een antwoord is. Je zult dus maar een attest van aanplakking naar het Omgevingsloket kunnen versturen, als er eerst een vraag tot attest van aanplakking correct geïmporteerd werd. Hoofdstuk 5: Gekende foutboodschappen Releasenota DBA Versie

15 5.4 Je krijgt dezelfde foutmelding als je bij een ASTVEROI2014 een advies wilt versturen, voor de vraag tot advies verlenen correct geïmporteerd werd. Voorbeeld Fout bij opladen in loket Could not find file : Het versturen van de gebeurtenissen met bijhorende bijlagen verloopt vanop de webserver van de gemeente. Documenten mogen dus niet gekoppeld worden onder tabblad Bijlagen volgens bijvoorbeeld een L: pad. Gebruik steeds de UNC notatie zoals \\intranet\dfsroot\data\cevi\adm\tv0\bijlagen\... In dit geval zul je de bijlage op een correcte manier moeten koppelen onder tabblad Bijlagen en de gebeurtenis vervolgens opnieuw moeten aanmaken. De foutboodschap geeft in sommige gevallen dus aan wat je moet doen om de gebeurtenis wel correct te kunnen verzenden. Andere voorbeelden: Fout bij opladen in loket formaat docx is niet toegestaan Alle bijlagen die meegestuurd worden moeten in pdf-formaat staan. Bewaar het gewenste document dus eerst als pdf om vervolgens correct te koppen onder tabblad Bijlagen en mee te sturen. Fout bij opladen in loket Onbekende Code [DossierstukType]/[BESLISSING_EA_VR] Bepaalde gebeurtenissen verwachten ook een specifiek type bijlage dat meegestuurd wordt. Met de beslissing moet bijvoorbeeld minstens één document met type 'beslissing in eerste aanleg (dba)' meegestuurd worden. Het volledige overzicht vind je in hoofdstuk 7 van de handleiding voor DBA. Fout bij opladen in loket - Indien je voor een bijlage hebt gekozen, ben je verplicht minstens 1 bijlage mee te geven De melding zegt letterlijk wat ontbreekt om de gebeurtenis goed te kunnen exporteren: in CeviRO werd gekozen om de affiche van het openbaar onderzoek in bijlage mee te sturen en zelf te laten afdrukken door de aanvrager: de gemeente heeft echter de affiche niet als bijlage toegevoegd. Hoofdstuk 5: Gekende foutboodschappen Releasenota DBA Versie

16 5.5 De volledige lijst van gebeurtenissen waarvoor een foutboodschap ontvangen werd, vind je ook onder Omgevingsloket, CeviRO -> Omgevingsloket, tabblad Foutieve gebeurtenissen bij het versturen van het digitaal omgevingsloket. Hoofdstuk 5: Gekende foutboodschappen Releasenota DBA Versie

17 6 MOGELIJKE ROLLEN IN HET OMGEVINGSLOKET Wanneer je inlogt in het Omgevingsloket ( met de werkrelatie van de gemeente kun je steeds de correcte status zien van de dossiers op het grondgebied van de gemeente. Als je niet kunt inloggen met werkrelatie op het Omgevingsloket dan kan de lokaal beheerder van de gemeente dit instellen via Vraag bij voorkeur de rechten van editerend dossierbehandelaar en adviesverlener aan. Hoofdstuk 6: Mogelijke rollen Releasenota DBA Versie