KIOSK TAX SHELTER PODIUMKUNSTEN. Beknopte gebruikershandleiding voor het indienen van tax shelter dossiers voor podiumkunsten

Transcriptie

1 / Gebruikershandleiding KIOSK TAX SHELTER PODIUMKUNSTEN Beknopte gebruikershandleiding voor het indienen van tax shelter dossiers voor podiumkunsten cjm.vlaanderen.be

2 INHOUD EENMALIG: Registratie & Vertegenwoordiging... 3 Registreer uzelf eenmalig als KIOSK-gebruiker 3 Maak uzelf vertegenwoordiger om dossiers in te dienen 3 Aanvraag 1 e certificaat - Dossier aanmaken, Invullen, bekijken & indienen... 4 Maak een nieuw dossier aan 4 Vul de dossiergegevens in / aan en controleer 4 Bekijk het overzicht van de ingevulde dossiergegevens 7 Dien het dossier in 7 Aanvraag 2 e certificaat - Dossier openen, aanpassen & indienen... 8 Open het (sub)dossier voor het 2 e certificaat 8 Vul de dossiergegevens in / aan en controleer 8 Bekijk het overzicht van de ingevulde dossiergegevens 9 Dien het dossier in 9 pagina 2 van 9 Gebruikershandleiding KIOSK TSPK

3 EENMALIG: REGISTRATIE & VERTEGENWOORDIGING REGISTREER UZELF EENMALIG ALS KIOSK-GEBRUIKER Om met KIOSK te werken moet u zichzelf eenmalig registreren als gebruiker. 1. Ga naar: 2. Klik op Nieuwe gebruiker? Maak een account aan. 3. Vul uw gegevens in en klik op ga verder 4. KIOSK stuurt een bevestigingsmail met een link naar het zonet ingevulde adres. Klik binnen de 24 uur op de link om uw gebruikersaccount te bevestigen MAAK UZELF VERTEGENWOORDIGER OM DOSSIERS IN TE DIENEN Voor u een dossier kunt aanmaken in KIOSK, moet u eerst aangeven namens wie een dossier wilt indienen (namens uzelf, een ander persoon en/of een organisatie). Noot: U kunt ook meerdere personen of organisaties vertegenwoordigen. 1. Meld u aan in KIOSK via: 2. Klik in het tabblad Vertegenwoordigingen op Voeg een nieuwe vertegenwoordiging toe 3. Selecteer Voor jezelf of een andere natuurlijke persoon? óf Voor een organisatie? En selecteer vervolgens: (bij natuurlijk personen) (bij organisaties) Voor een persoon met een Belgisch rijksregisternummer of een bisnummer OF Voor een persoon zonder een Belgisch rijksregisternummer of een bisnummer? Voor een organisatie met een Belgisch ondernemingsnummer? OF Voor een organisatie zonder een Belgisch ondernemingsnummer of een organisatie in oprichting? OF Voor een organisatie die geen eigen ondernemingsnummer heeft, maar deel is van een andere organisatie die wel een ondernemingsnummer heeft (die optreedt als inrichtende macht)? 4. Vul de gevraagde gegevens in en klik op de knop Bewaar 5. KIOSK stuurt een bevestigingsmail dat de vertegenwoordiging is aangevraagd. OPGELET: De vertegenwoordiging is pas definitief wanneer ze wordt bevestigd met een code. De code wordt via de post verstuurd naar de organisatie of persoon waarvoor u zich als vertegenwoordiger heeft geregistreerd. Zij bezorgen u de code en bevestigen hiermee dat u de rechtmatige vertegenwoordiger bent. Met deze code kan uw registratie worden voltooid. Dit moet binnen de maand gebeuren. U kunt ondertussen wel al een aanvraagdossier aanmaken maar de registratie is pas rechtsgeldig als deze met de code wordt bevestigd. Deze code is tevens nodig om vertegenwoordigingen toe te voegen en te verwijderen. Bewaar deze code dus zorgvuldig. 6. Bevestig en activeer de vertegenwoordiging in KIOSK: klik op 'Detail' in uw lijst met vertegenwoordigingen en vul de ontvangen code in Gebruikershandleiding KIOSK TSPK pagina 3 van 9

4 AANVRAAG 1 E CERTIFICAAT - DOSSIER AANMAKEN, INVULLEN, BEKIJKEN & INDIENEN MAAK EEN NIEUW DOSSIER AAN 1. Meld u aan in KIOSK via: 2. Klik in het tabblad Dossiers op Maak een nieuw dossier aan 3. Selecteer onder Voor wie wil je een dossier aanmaken? de persoon of de organisatie namens wie je dit nieuwe dossier aanmaakt. 4. Selecteer vervolgens onder Welk type dossier wil je aanmaken het dossiertype TaxShelter Podiumkunsten 5. Klik op de knop Bewaar Hierdoor wordt er een nieuw dossier toegevoegd aan de dossierlijst. VUL DE DOSSIERGEGEVENS IN / AAN EN CONTROLEER 1. Klik in de dossierlijst op de link van het (nieuwe) dossier dat u wilt in- of aanvullen. Het aanvraagformulier (bestaande uit 12 tabbladen) wordt geopend Tabblad Basisgegevens Vul hier de gegevens in over de productie: titel; discipline; aard; omschrijving; première; De uitgaven voor de productie (op 4 tabbladen) worden telkens opgesplitst in Belgische uitgaven, Europese EER uitgaven (zonder de Belgische) niet-eer uitgaven Tabblad Uitgaven lonen-vergoedingen Vul hier de lonen en vergoedingen in voor: artistiek personeel; nietartistiek personeel; administratief personeel; vrijwilligers 1.3. Tabblad Uitgaven uitvoeringskosten Vul hier de uitvoeringskosten in voor: artistieke rechten en royalty s; decors, kostuums, attributen en instrumenten; technische middelen (m.b.t. geluid, licht, video, speciale effecten, ) pagina 4 van 9 Gebruikershandleiding KIOSK TSPK

5 1.4. Tabblad Uitgaven transport-accommodatie-huur Vul hier de volgende kosten in: transportkosten materiaal; vervoerskosten medewerkers; accommodatie medewerkers; catering; huur repetitie- en voorstellingsruimten 1.5. Tabblad Uitgaven promotie-financieel-administratie-divers Vul hier de volgende kosten in: administratieve uitgaven; promotie en communicatie; vergoedingen tussenpersonen tax shelter; vergoedingen investeerders tax shelter; verzekeringen; andere financiële kosten; diverse kosten; onvoorziene kosten De financiering van de productie is opgesplitst in 4 tabbladen: tabblad voor het gedeelte financiering door de aanvrager tabblad voor het gedeelte financiering door elke Belgische (co-)producent tabblad voor het gedeelte financiering door elke Europese EER (co-)producent tabblad voor het gedeelte financiering door elke niet-eer (co-)producent 1.6. Tabblad Financiering aanvragend productiehuis Vul hier de financiering door het aanvragend productiehuis in: projectsubsidie Vlaamse overheid; subsidie andere/lokale overheden; Europese steun; eigen inbreng; tax shelter investering; uitkoopsommen; opbrengsten uit ticketverkoop; schenkingen en sponsoring; andere financiering (met toelichting) 1.7. Tabblad Financiering Belgische (co-)producenten Vul voor elke (co-)producent afzonderlijk in: hun identificatiegegevens: ondernemingsnummer; naam (co-)producent; straat; huisnummer; postcode; gemeente; naam vertegenwoordiger; functie vertegenwoordiger: mail vertegenwoordiger hun bijdrage in de financiering in: projectsubsidie Vlaamse overheid; subsidie andere/lokale overheden; Europese steun; eigen inbreng; uitkoopsommen; opbrengsten uit ticketverkoop; schenkingen en sponsoring; andere financiering (met toelichting)! Klik onderaan telkens op de knop Ingevulde gegevens toevoegen aan het dossier om de ingevulde gegevens per (co-)producent op te slaan. Voor elke (co-)producent verschijnt een nieuwe rij in de overzichtstabel onderaan het tabblad. U kunt de gegevens van een (co-)producent nog wijzigen via het potloodje of verwijderen via het kruisje Tabblad Financiering EER (co-)producenten Vul voor elke (co-)producent afzonderlijk in: hun identificatiegegevens: naam (co-)producent; straat; huisnummer; postcode; gemeente; land; naam vertegenwoordiger; functie vertegenwoordiger: mail vertegenwoordiger hun bijdrage in de financiering in: overheidssteun (lokaal, regionaal en/of nationaal); Europese steun; eigen inbreng; uitkoopsommen; opbrengsten uit ticketverkoop; schenkingen en sponsoring; andere financiering (met toelichting) Gebruikershandleiding KIOSK TSPK pagina 5 van 9

6 ! Klik onderaan telkens op de knop Ingevulde gegevens toevoegen aan het dossier om de ingevulde gegevens per (co-)producent op te slaan Tabblad Financiering niet-eer (co-)producenten Vul voor elke (co-)producent afzonderlijk in: hun identificatiegegevens: naam (co-)producent; straat; huisnummer; postcode; gemeente; land; naam vertegenwoordiger; functie vertegenwoordiger: mail vertegenwoordiger hun bijdrage in de financiering in: overheidssteun (lokaal, regionaal en/of nationaal); Europese steun; eigen inbreng; uitkoopsommen; opbrengsten uit ticketverkoop; schenkingen en sponsoring; andere financiering (met toelichting)! Klik onderaan telkens op de knop Ingevulde gegevens toevoegen aan het dossier om de ingevulde gegevens per (co-)producent op te slaan Tabblad Verklaringen Vul de ingeschatte waarde van het tax shelterattest in. Indien u werkt met een tussenpersoon: vul het ondernemingsnummer en de naam in. Lees de verklaringen en vink deze aan om de verklaringen expliciet te bevestigen (verplicht) Tabblad Uitgaven totalen Dit tabblad wordt automatisch (her)berekend en ingevuld telkens u klikt op de knop Controleer je formulier ) Tabblad Financiering productie - totalen Dit tabblad wordt automatisch (her)berekend en ingevuld telkens u klikt op de knop Controleer je formulier ). 2. Klik bovenaan op de knop BEWAAR om de ingevulde gegevens op te slaan. Noot: u kunt zelf op elk moment op de knop Bewaar klikken om gegevens tussendoor op te slaan. Bij de overgang tussen de invulvelden worden gegevens bovendien normaliter ook automatisch opgeslagen (afhankelijk van de gebruikte browser).! Opgepast: de ingevulde/gewijzigde gegevens op de tabbladen over de financiering door de coproducenten worden enkel bewaard door (telkens per ingevulde coproducent) te klikken op de knop ingevulde gegevens toevoegen aan dossier (zie 1.7, 1.8, 1.9). 3. Klik bovenaan op de knop CONTROLEER JE FORMULIER om de ingevulde gegevens te controleren op fouten. Bovenaan zal foutenlijst verschijnen waar per tabblad wordt aangegeven welke gegevens ontbreken (verplichte velden) of waar ook wordt aangegeven als het totaal van de financiering (door aanvrager en coproducenten) niet gelijk is aan het totaal van de uitgaven (voor de productie). Corrigeer of vul de gegevens aan en voer de stappen 2 en 3 opnieuw uit. Als er geen fouten meer zijn verschijnt de boodschap Er zijn geen fouten. pagina 6 van 9 Gebruikershandleiding KIOSK TSPK

7 BEKIJK HET OVERZICHT VAN DE INGEVULDE DOSSIERGEGEVENS Op het dossierscherm kunt een overzicht van het geopende dossier bekijken via de knop Overzicht dossier (rechtsboven). In een pop-upvenster verschijnt een overzichtslijst van alle velden met de ingevulde waarden. Het overzicht zal bij het indienen van het dossier ook automatisch opgeslagen worden in het digitaal dossier. Het overzicht blijft op elk moment raadpleegbaar voor de aanvrager. DIEN HET DOSSIER IN Indien het ingevulde dossier geen fouten meer bevat, kunt u het officieel indienen. 1. Klik bij het geopende dossier bovenaan op de knop INDIENEN Het dossier zal een laatste keer gecontroleerd worden. Vervolgens verschijnt de waarschuwing dat u de aanvraag na het indienen niet meer zal kunnen wijzigen of aanvullen. 2. Vul de code in die via brief aan de organisatie of persoon die u vertegenwoordigt werd bezorgd en klik op de knop INDIENEN. Noot: dit is dezelfde code die u gebruikt heeft om uw vertegenwoordiging te bevestigen. Bij het dossier verschijnt de melding: De actie op uw dossier werd correct uitgevoerd. De (hoofd)vertegenwoordiger ontvangt tevens een bevestigingsmail met het dossiernummer en een rechtstreekse link naar het dossier. De doorlooptijd voor het verwerken van een tax shelterdossier bedraagt gemiddeld 6 tot 8 weken. Het dossier blijft op elk ogenblik raadpleegbaar voor de aanvrager Gebruikershandleiding KIOSK TSPK pagina 7 van 9

8 AANVRAAG 2 E CERTIFICAAT - DOSSIER OPENEN, AANPASSEN & INDIENEN Het aanvraagdossier voor het 2 e certificaat vormt eigenlijk een subdossier van het goedgekeurde (afgesloten) dossier voor het 1 e certificaat. De oorspronkelijke aanvraaggegevens voor het 1 e certificaat zijn al vooraf ingevuld in de aanvraagschermen voor het 2 e certificaat. Het is de bedoeling dat u deze gegevens actualiseert met de aangepaste, concrete data over de in première gegane podiumproductie. OPEN HET (SUB)DOSSIER VOOR HET 2 E CERTIFICAAT Een aanvraagdossier voor het 2 e certificaat kan alleen ingediend nadat een 1 e certificaat werd toegekend en de première van de podiumproductie heeft plaatsgevonden. U vindt het aan te vullen aanvraagdossier voor het 2 e certificaat in de dossierlijst als een subdossier onder het goedgekeurde (afgesloten) hoofddossier voor het 1 e certificaat. Klik in de dossierlijst op de link van het dossier dat u wilt aanvullen Het aanvraagformulier (bestaande uit 12 tabbladen) wordt geopend. VUL DE DOSSIERGEGEVENS IN / AAN EN CONTROLEER De gevraagde gegevens en de werkwijze voor het invullen van de schermen zijn nagenoeg identiek als bij het 1 e certificaat (maar nu met de aangepaste reële gegevens over de podiumproductie). Zie hiervoor de werkwijze bij het 1 e certificaat. Let wel: Op het tabblad Verklaringen moet een bijkomende verklaring aangevinkt worden. Er moet ook een bijlage (max. 1 MB groot) opgeladen worden met het overzicht van de afgesloten raamovereenkomsten (naam van de investeerder, datum overeenkomst, bedrag investering). pagina 8 van 9 Gebruikershandleiding KIOSK TSPK

9 ! Ter info: het opladen van een bijlage gebeurt in verschillende stappen: 1) Klik op de knop Kies een document om een document te zoeken en te selecteren. 2) Klik op de knop Opladen om het oplaadproces te starten 3) Als het bestand correct is opgeladen verschijnt rechts de naam van het opgeladen document met de grootte en het tijdstip van het opladen Tips bij het opladen: U kunt slechts één bestand opladen. Als u verschillende pfd-documenten wilt opladen, kunt u deze eerst samenvoegen tot één document met bv. Als u een foutmelding krijgt dat een pdf-document te groot is, kunt u dit op eenvoudige wijze tot maximaal 20 keer verkleinen via de online tool Een opgeladen document kan niet verwijderd worden. Als u een verkeerd of onvolledig document heeft geüpload, volstaat het om het juiste document op te laden. Zo wordt het verkeerde of onvolledige document overschreven. BEKIJK HET OVERZICHT VAN DE INGEVULDE DOSSIERGEGEVENS Zie werkwijze bij het 1 e certificaat. DIEN HET DOSSIER IN Zie werkwijze bij het 1 e certificaat Gebruikershandleiding KIOSK TSPK pagina 9 van 9