Samen werken: het moet wel leuk blijven!!

Samen werken: het moet wel leuk blijven!! Kwaliteitsproject in het kader van de AVG opleiding Door: Marian de Jeu Jaargroep 2007 s Heerenloo Midden Nederland Lokatie Apeldoorn Periode kwaliteitsproject: februari tot november 2010 1

Inhoudsopgave Achtergrond Pag. 3 Kwaliteitsproject Pag. 3 Cirkel van Deming Pag. 3 Plan Pag. 5 Samenstelling medische dienst Pag. 5 Overlegstructuur?!? Pag. 5 Probleemstelling Pag. 6 Doelstellingen Pag. 7 Werkplan Pag. 7 Inventarisatie problemen overlegstructuur (doelstelling 1) Pag. 8 Do fase Pag. 8 Uitkomsten enquête Pag. 8 Voorstel voor verbetering Pag. 10 Check fase Pag. 11 Act fase Pag. 11 Verbetering overlegstructuur (doestelling 2) Pag. 12 Do fase Pag. 12 Check fase Pag. 13 Act fase Pag. 13 Borging Pag. 14 Conclusie Pag. 14 Bijlage 1 Pag. 15 Bijlage 2 Pag. 17 2

Achtergrond Kwaliteitsproject Bij de opleiding tot Arts voor Verstandelijk Gehandicapten is het de bedoeling dat er in het derde jaar door de arts in opleiding(aios) een kwaliteitsproject wordt uitgevoerd bij de instelling waar men werkzaam is. Dit project heeft tot doel om een aspect van de kwaliteit van zorg te verbeteren. De AIOS leert op deze manier een plan op te stellen ter verbetering van de kwaliteit van zorg, dit plan uit te voeren, te implementeren en te evalueren. Bovendien is het de bedoeling dat men leert om anderen te motiveren deze kwaliteitsverbetering te handhaven. Dit laatste wordt ook wel de borging van het project genoemd. Cirkel van Deming Voor de uitvoering van dit kwaliteitsproject wordt gebruik gemaakt van het model van de cirkel van Deming: In dit model worden een aantal fasen doorlopen die gezamenlijk moeten leiden tot een verbetering van kwaliteit van zorg. Deze fasen zijn: Plan In deze fase wordt een probleem gesignaleerd. Vervolgens worden er doelstellingen opgesteld die moeten worden behaald om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van zorg verbetert en indien mogelijk ervoor te zorgen dat het probleem wordt opgelost. Op basis van deze doelstellingen wordt een werkplan gemaakt waarin wordt beschreven hoe deze doelstellingen kunnen worden bereikt. Do In deze fase wordt het werkplan uitgevoerd. Check In deze fase worden de resultaten van de uitvoer gemeten en worden deze vergeleken met de opgestelde doelstellingen. 3

Act In deze fase wordt de werkwijze eventueel bijgestuurd zodat de doelstellingen die nog niet behaald zijn, wel kunnen worden behaald. Vervolgens kan de cirkel opnieuw worden doorlopen om ervoor te zorgen dat de doelstellingen uiteindelijk wel behaald worden. Tenslotte is het belangrijk zorg te dragen voor een goede borging van het kwaliteitsproject. Het is namelijk de bedoeling dat de verbeterde werkwijze niet alleen wordt toegepast zolang men projectmatig met het onderwerp bezig is, de verbeterde werkwijze moet de nieuwe basis worden zodat er daadwerkelijk een duurzame kwaliteitsverbetering ontstaat. 4

Plan Samenstelling medische dienst Op de instelling waar ik werkzaam ben werken we, ten tijde van de uitvoer van dit kwaliteitsproject, met 4 artsen voor verstandelijk gehandicapten (AVGs) en 1 AIOS. In de loop van het traject is er nog een basisarts bijgekomen. Er zijn 3 doktersassistentes werkzaam, een medisch secretaresse en een praktijkverpleegkundige. De leidinggevende is een manager die zowel leiding geeft aan de medische dienst als aan de paramedische dienst en de afdeling Pedagogische en Psychologische Dienst. De samenstelling van de medische dienst is in korte tijd behoorlijk uitgebreid. Tot halverwege het tweede jaar van mijn opleiding werkten we met 3 AVGs, 1 AIOS, 1 doktersassistente en 1 laborante die ook voor de doktersassistente waarnam. De doktersassistente wist precies hoe alles liep, wanneer iedereen werkte en waar men was. Eén van de AVGs was tevens leidinggevende van de afdeling. Daarnaast zijn in de loop der jaren de taken van de AVGs steeds meer uitgebreid. In het begin was men alleen arts voor de eigen instelling en voor een instelling in de nabije omgeving. Op dit moment is er echter ook een polikliniek, worden er AWBZtaken voor meerdere instellingen uitgevoerd, is men adviserend arts op meerdere kinderdagcentra (KDCs), worden er taken uitgevoerd in het bestuur van de NVAVG en voor de MAMH, etc. Overlegstructuur?!? Binnen de medische dienst is er sprake van een open, informele en laagdrempelige cultuur waar iedereen gemakkelijk bij elkaar binnenloopt voor vragen en overleg. Ook worden er gemakkelijk dingen overlegd tijdens de koffie pauze. Er is echter geen duidelijke overleg structuur. In principe vindt er wekelijks een artsenoverleg plaats, maar in de praktijk gaat dit regelmatig niet door, doordat er afspraken tijdens het overleg worden gepland of doordat meerdere collega s afwezig zijn. Verder komt het regelmatig voor dat de artsen niet van elkaar weten dat ze afwezig zijn. De doktersassistente roept dan s middags zeer vertwijfeld: Maar nu heb ik morgen geen dokter! Over het algemeen wordt dit vervolgens in goed overleg opgelost, eventueel met waarneming van de naburige instelling. Ook tijdens het overleg is er geen duidelijke structuur. Meestal neemt iemand spontaan de voorzittersrol op zich en worden de belangrijke punten besproken die men op dat moment spontaan aandraagt. Er worden meestal geen notulen gemaakt van dit overleg en er vindt geen terugkoppeling plaats naar doktersassistente of manager, ten zij dit mondeling wordt gedaan door een van de aanwezigen. Als er wel notulen zijn gemaakt dan worden deze vervolgens niet in de daaropvolgende vergadering besproken. Men probeert de gemaakte afspraken wel na te komen maar of dit altijd gebeurt valt te bezien, in elk geval kunnen we het niet controleren omdat de afspraken niet op papier staan. 5

Probleemstelling De bestaande wijze van overleg voldeed in de oude situatie van een kleine, overzichtelijke medische dienst met niet al te veel externe taken. Voor de huidige medische dienst met vele extra taken voldoet deze wijze van overleg echter niet meer. De directe aanleiding om naar de overlegstructuur binnen de afdeling te gaan kijken was het feit dat de doktersassistentes aangaven dat er meer behoefte was aan overleg tussen de assistentes en de artsen. Daarnaast kwam het steeds vaker voor dat er geen enkele arts aanwezig was of dat er dingen mis gingen door een onduidelijke communicatie. Ook binnen het overleg ontstond er bij sommige artsen behoefte aan meer structuur, zodat er meer zicht was op lopende zaken en of bepaalde taken nu wel of niet waren uitgevoerd. Op welke wijze men meer structuur zou willen invoeren en welke punten daarbij met name van belang waren voor iedereen was niet duidelijk. Daarom leek het mij zinvol eerst een inventarisatie te houden welke problemen men ervoer aan de huidige wijze van overleggen, om daarna een voorstel voor verbetering te schrijven en dit in te voeren. 6

Doelstellingen Doelstelling 1: Inventariseren welke problemen er voor iedereen zijn rondom de wijze van overleg binnen de medische dienst en welke ideeen er zijn over de wijze waarop dit verbeterd kan worden. Doelstelling 2: Naar aanleiding van de gesignaleerde problemen een voorstel voor verbetering schrijven en deze implementeren met als doel de overlegstructuur voor iedereen helder te maken en ervoor zorgen dat de gemaakte afspraken worden nagekomen. Werkplan 1. (Do) Een inventarisatie houden onder artsen, doktersassistentes en manager waar de problemen liggen en hoe die het beste kunnen worden aangepast 2. (Do) Deze inventarisatie samenvatten en op basis van deze inventarisatie een voorstel maken voor een nieuwe wijze van overleg binnen de medische dienst 3. (Check) Voorstel presenteren aan collega s 4. (Act) Indien collega s akkoord zijn dit voorstel invoeren in de agenda s van de artsen 5. (Do) deze werkwijze van overleggen wekelijks doorvoeren bij iedereen 6. (Check) Eerste evaluatie na 3 maanden, 2 e evaluatie na 7 maanden (ivm zwangerschapsverlof) 7. (Check) Evaluatie ook met doktersassistentes 8. (Act) Eventuele punten aangedragen vanuit de evaluatie doorvoeren bij volgende overleggen 7

Inventarisatie problemen overlegstructuur (doelstelling 1) Do fase Uitkomsten enquete In bijlage 1 vindt u de vragenlijst die ik verspreid hebben onder artsen, doktersassistentes en de leidinggevende van de afdeling. Deze werd door iedereen ingevuld, met de volgende resultaten. Situatie op dit moment: Positief aan werkwijze overleg: Er is ongeveer 2 keer per maand overleg, er is in elk geval een overleg, soms met verslag Het is informeel, er is een goede sfeer Er vindt afstemming van beleid plaats en er is uitwisseling van lopende zaken Wat verbetering behoeft aan de huidige werkwijze van overleg: Er is duidelijk behoefte aan meer structuur Meestal is niet iedereen aanwezig, de prioriteiten kunnen duidelijk beter worden gesteld Specifieke punten van verbetering: Leidinggevende wel/ niet aanwezig bij het overleg: 50% van degenen die de vragenlijst hebben ingevuld vind dit wel zinvol, 50% niet. Degenen die dit niet zinvol vinden stellen wel voor om de notulen naar de leidinggevende te mailen. Zij kan dan op indicatie aanwezig zijn. 1 keer per maand overleggen met doktersassistentes erbij: Bijna iedereen vindt dit zinvol, enkele artsen vinden dit niet nodig en een van de assistentes geeft aan dat ze altijd aanwezig zou willen zijn bij het overleg. De praktijkverpleegkundige altijd bij het artsenoverleg aanwezig: 50% van degenen die de vragenlijst hebben ingevuld vindt dit zinvol, 50% niet. Ten tijde van deze enquête was de praktijkverpleegkundige nog niet werkzaam bij ons, zij zou de week erna beginnen. We konden haar dus op dat moment nog niet om een mening vragen. 8

Overleg moet altijd doorgaan, ook bij afwezigheid van enkele collega s: Hier is iedereen het in principe mee eens, met de kanttekening dat het natuurlijk wel zinvol moet zijn. Er moeten wel voldoende mensen aanwezig zijn om beslissingen te kunnen nemen. Vaste voorzitter: 50% van degenen die de vragenlijst heeft ingevuld vindt dit handig, 50% vindt dit niet nodig. Over het algemeen vindt men het wel prima wanneer tijdens het overleg wordt besloten wie er voorzit. Per vergadering maakt de voorziter een agenda vooraf, punten kunnen tot een dag van te voren worden ingelever bij de voorzitter: De meesten vinden dit niet handig. Een vaste volgorde in het overleg, tijdens het overleg de agenda vaststellen aan het begin van het overleg: Dit vindt iedereen een handige manier van werken. Rouleren van de notulist: 50% van degenen die de vragenlijst heeft ingevuld vindt dit handig, 50% niet. Opvallend is dat degenen die nu af en toe weleens notuleren voor zijn en degenen die dat nooit doen tegen zijn.. De artsenbezetting moet een vast punt zijn op de agenda: Dit vind iedereen zinvol. Andere suggesties voor het overleg: 1 assistente standaard aanwezig bij het begin van het artsenoverleg Notulen mailen naar leidinggevende en doktersassistentes; zij kunnen dan op indicatie aanwezig zijn Frequentie van het overleg wordt unaniem vastgesteld op 1 keer per week Notulen graag altijd nabespreken tijdens de volgende vergadering zodat acties ook worden opgevolgd en men nog terug kan komen op eventuele genomen beslissingen wanneer men daarbij niet aanwezig was Informele sfeer graag behouden, het moet wel leuk blijven 9

Do fase Voorstel voor verbetering overleg structuur Naar aanleiding van bovengenoemde punten heb ik het volgende voorstel gemaakt: Aanwezigheid overleg: Wekelijks vindt er een artsenoverleg plaats, wat in principe altijd doorgaat 1 keer per maand wordt er overlegd samen met de praktijkverpleegkundige en de doktersassistentes. De notulen gaan naar de leidinggevende, zij kan dan op indicatie aanwezig zijn Structuur overleg: Per vergadering wordt er aan het begin een voorzitter aangewezen Aan het begin van elke vergadering wordt er een agenda opgesteld Er komt een vaste structuur tijdens de vergadering: agenda, mededelingen, notulen, agendapunten afwerken, artsenbezetting komende week, rondvraag De notulist rouleert, per vergadering wordt er besloten wie notuleert Inhoud: Artsenbezetting wordt vast punt op de agenda Overig: Let op prioritering: geen afspraken plannen tijdens het overleg 10

Check fase Het bovenstaande voorstel heb ik bij een artsenoverleg gepresenteerd. Iedereen is het er mee eens en vindt dat er een goede balans is tussen aan de ene kant gestructureerd overleggen en aan de andere kant niet te strak en te formeel. Het voorstel is wel om, wanneer er wordt overlegd met de doktersassistentes, dit een gedeelte van het overleg te doen, waarna dan bijv. nog ruimte is voor uitwisseling van casuïstiek. Act fase Ik heb de doktersassistentes gevraagd bovenstaande structuur in alle agenda s te plannen. 11

Verbetering van de structuur van het overleg (doelstelling 2) Do fase Vanaf de volgende vergadering wordt erop gelet dat er ook daadwerkelijk iemand voorzit en dat de notulist wisselt. In de weken ervoor is er al wel meer aandacht gekomen voor het maken van notulen, deze worden echter altijd door dezelfde persoon gemaakt. Wanneer deze persoon afwezig is worden er geen notulen gemaakt. Bovendien wordt er bij de volgende vergadering geen aandacht besteed aan de notulen van de vorige week. Na de presentatie van het voorstel voor verbetering wordt hier meer op gelet. Check fase De evaluatie na 3 maanden is door omstandigheden niet goed van de grond gekomen. Na 7 maanden heb ik een officiële evaluatie gehouden, de enquête vindt u in bijlage 2. Algemeen beeld: Iedereen vindt dat er een duidelijke verbetering merkbaar is. Er is meer structuur aangebracht. Men weet beter wat er besloten is en de controle op de uitvoering is beter. Resultaten naar aanleiding van het voorstel zoals eerder opgesteld: Er wordt wekelijks overlegd, het gaat vrijwel altijd door Er wordt soms wel, maar soms ook niet overlegd met de doktersassistentes en de praktijkverpleegkundige. Er is geen duidelijke structuur voor dit overleg, bijv. het eerste overleg in de maand. Het is echter wel zo dat ze regelmatig aanschuiven wanneer er vragen of problemen vanuit de assistentes zijn, er is duidelijk meer aandacht voor. De notulen worden de week erna altijd doorgenomen en de notulist rouleert. Tijdens de vergadering wordt er besloten wie voorzit. Dit is over het algemeen dezelfde persoon, wanneer hij echter afwezig is neemt iemand dit wel over. Er is een redelijk vaste structuur, waar echter nog wel eens van afgeweken wordt. Over het algemeen is iedereen aanwezig, er worden nauwelijks meer afspraken gepland tijdens het overleg. De artsenbezetting is nog geen vast punt op de agenda. De notulen worden nog niet gemaild naar de leidinggevende. 12

Punten voor verbetering: De notulen mailen naar leidinggevende De artsenbezetting vast punt op de agenda Maandelijks overleg met doktersassistentes inplannen Op tijd beginnen met het overleg Afgesproken acties ook uitvoeren wordt door een arts aangegeven, de anderen vinden juist dat dit al veel beter gaat. Act fase De notulen worden inmiddels gemaild naar de leidinggevende. De overige punten zal ik binnenkort nogmaals bespreken bij het artsen overleg. 13

Borging Ten aanzien van de borging denk ik dat het bij dit project wel goed zal gaan. Doordat ik zelf met zwangerschapsverlof ging is de uitvoering van het project deels door de collega s zelf gedaan. Ten tijde van mijn afwezigheid liep het overleg volgens de voorgestelde structuur en toen ik terug kwam bemerkte ik zelf een duidelijke verbetering. Ook de collega s hebben allemaal ervaren dat het een verbetering is om met meer structuur te overleggen. Tijdens het laatste artsenoverleg waren we in 3 kwartier klaar, terwijl we een uur inplannen. Voordat we de structuur verbeterden liep het overleg vaak uit, waarschijnlijk doordat er geen vaste lijn in het overleg zat en er teveel werd uitgewijd over bepaalde onderwerpen. Conclusie Het doel van dit kwaliteitsproject was om de overleg structuur van de medische dienst in Apeldoorn te verbeteren. Dit doel is zeker behaald. Door nog enkele verbeteringen aan te brengen zal het in de toekomst nog efficiënter kunnen en is iedereen op de hoogte van hetgeen er besproken is en welke taken er moeten worden uitgevoerd. De informele en gezellige sfeer is behouden gebleven, wat zeker niet uit het oog moet worden verloren wanneer je meer structuur gaat aanbrengen. Het moet tenslotte wel leuk blijven! 14

Bijlage 1 Vragenlijst artsenoverleg Noem 3 positieve en 3 negatieve punten van het artsenoverleg in zijn huidige vorm: Positief: Negatief: Hieronder vind je een aantal items met betrekking tot het overleg, zoals we het zouden kunnen aanpassen ter verbetering. Geef per item aan of je dit een goede aanpassing vindt of niet. Item: Ja Nee Aanwezigen: Ik vind het zinvol wanneer de leidinggevende 1 keer per maand aanwezig is Ik vind het zinvol wanneer de leidinggevende altijd aanwezig is Ik vind het zinvol om 1 keer per maand te overleggen met de doktersassistentes erbij De praktijkverpleegkundige moet bij het artsenoverleg aanwezig zijn Het overleg moet altijd doorgaan, ook wanneer enkelen afwezig zijn Structuur van de vergadering: Ik vind het zinvol wanneer er een vaste voorzitter is Per vergadering maakt de voorzitter vooraf een agenda, punten kunnen tot 1 dag van te voren worden ingediend Een vaste volgorde van overleg lijkt mij prettig (voorstel: notulen, mededelingen, extra agendapunten, afwerken agenda, rondvraag) De notulist moet rouleren 15

Inhoud: Artsenbezetting moet een vast punt op de agenda zijn Heb je nog andere suggesties ter verbetering van het artsenoverleg? Wat vind je van de frequentie van het overleg (1 keer/week)? 16

Bijlage 2: Evaluatieformulier artsenoverleg Vul per item in of je vindt dat dit punt wel of niet gebeurt op dit moment: Items Ja Nee Aanwezigheid 1 keer per maand overleg plannen met doktersassistentes en praktijkverpleegkundige; leidinggevende krijgt de notulen en is op indicatie aanwezig In principe gaat het overleg door, ook wanneer niet iedereen kan Notulen worden altijd de keer daarna nog doorgenomen Structuur Tijdens de vergadering wordt besloten wie voorzit Aan het begin van elke vergadering wordt er een agenda gemaakt Er is een vaste structuur: agenda, mededelingen, notulen, agendapunten afwerken, artsenbezetting komende week, rondvraag De notulist rouleert Inhoud Artsenbezetting is een vast punt op de agenda Overig Prioritering van het overleg is belangrijk, geen afspraken plannen tijdens het overleg Indien iets niet wordt gedaan, is het dan wenselijk dit alsnog in te voeren? Heb je een duidelijke verbetering bemerkt aan de gang van zaken bij het artsenoverleg? Zijn er nog punten die voor verbetering vatbaar zijn bij het artsenoverleg? 17