InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur
Inhoud Instructies 1. Nieuwe gebruiker - Bevoegdheden zelf instellen 3 1. Opvoeren gebruiker 3 2. Profielen en rekeningbevoegdheden 4 3. Tekenbevoegdheden 5 2. Nieuwe gebruiker - Kopiëren bevoegdheden bestaande gebruiker 8 1. Kopiëren bestaande gebruiker 8 2. Kopiëren bestaande profielen 10 3. Wijzigen gebruiker 12 1. Wijzigen gebruiker 12 2. Profielen en rekeningbevoegdheden 13 3. Tekenbevoegdheden 15 Toelichtingen 9. Profielen 35 Persoonlijke of groepsprofielen 35 Algemene profielen 35 10. Profielen - Veelgestelde vragen en antwoorden 36 Rekeningen 36 Profielen 36 Gebruikers 38 Rapportages 38 Betalingen 38 Betalingen autoriseren 39 Admin wijzigingen autoriseren 39 Overig 40 11. Tekenbevoegdheden 41 4. Verwijderen gebruiker 18 1. Controles voorafgaand aan verwijdering 18 2. Daadverwerkelijke verwijdering 20 5. Autoriseren, afkeuren en aanpassen wijziging 21 1. Autoriseren wijziging Eerste handtekening 21 2. Autoriseren wijziging Tweede handtekening 22 3. Afkeuren wijziging 24 4. Aanpassen wijziging 25 6. Geavanceerde opties - Groepsprofielen 27 1. Groepsprofielen 27 2. Aanmaken Groepsprofielen 27 3. Tekenbevoegdheden in Groepsprofiel 28 7. Geavanceerde opties - Rekeningbevoegdheden 31 1. Rekenbevoegdheden 31 2. Toekennen rekenbevoegdheden voor meerdere rekeningen 31 8. Abonnementsinstellingen wijzigen 33 InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 2
1. Nieuwe gebruiker - Bevoegdheden zelf instellen 1. Opvoeren gebruiker 1.1 Klik op de menukeuze Beheer en daarna op Gebruikers. 1.2 Klik op Aanmaken. 1.3 Heeft de gebruiker geen ING I-Dentity Card? Vul dan haar of zijn e-mailadres in. 1.4 Indien de gebruiker al een ING I-Dentity Card heeft, vink dan ING-Smartcard is reeds uitgegeven aan. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 3
1.5 Vul de naam, geboortedatum en gebruikerstaal in. 1.6 Klik op Volgende. 2. Profielen en rekeningbevoegdheden 2.1 Selecteer algemene profielen die u aan de gebruiker wilt toekennen (zie toelichting Profielen). Klik daarna op Toewijzen. 2.2 Klik op Opslaan. 2.3 Klik op tabblad Profielen. 2.4 Klik op Profiel aanmaken. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 4
2.5 Vul een verkorte naam in. Gebruik hiervoor de naam van de gebruiker. Laat de naam voorafgaan door een underscore (_) om te zorgen dat deze profielen bij elkaar staan in de lijst. 2.6 Klik op Volgende. 2.7 Klik op de rekening waar u de gebruiker rechten op wilt geven. 2.8 Vink de gewenste bevoegdheden aan. 2.9 Klik op Opslaan en op Volgende. 3. Tekenbevoegdheden 3.1 Klik op de knop Tekenbevoegdheden aanmaken op het gewenste niveau (zie toelichting Tekenbevoegdheden). InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 5
3.2 Selecteer Type Tekenbevoegdheden. Tekenbevoegdheden per rekening Selecteer de rekening en de handtekeningklasse. Tekenbevoegdheden per product en rekening Selecteer de productgroep, de rekening en de handtekeningklasse. Tekenbevoegdheden per bestemmingsrekening Selecteer of zoek de wederpartij. Selecteer de rekening en de handtekeningklasse. Tekenbevoegdheden per bestemmingsrekening en rekeningopdrachtgever Selecteer de opdrachtrekening. Selecteer of zoek de wederpartij. Selecteer de rekening en de handtekeningklasse. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 6
3.3 Vul de tekenlimiet in en klik Opslaan en Volgende. 3.4 Selecteer de gebruiker en klik op Toewijzen. 3.5 Klik Opslaan en op Volgende. 3.6 Klik op Voltooien. Rond het aanmaken van de gebruiker af door de wijziging te autoriseren. Zie hiervoor handleiding Autoriseren (hoofdstuk 5). InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 7
2. Nieuwe gebruiker - Kopiëren bevoegdheden van bestaande gebruiker 1. Kopiëren bestaande gebruiker 1.1 Klik op de menukeuze Beheer en daarna op Gebruikers. 1.2 Selecteer de gebruiker die u wilt kopiëren. 1.3 Klik op Kopiëren. 1.4 Heeft de gebruiker geen ING I-Dentity Card? Vul dan haar of zijn e-mailadres in. 1.5 Indien de gebruiker al een ING I-Dentity Card heeft, vink dan ING-Smartcard is reeds uitgegeven aan. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 8
1.6 Vul de naam, Geboortedatum en Gebruikerstaal. 1.7 Klik op Volgende. Let op! Bij het kopiëren van een groepsprofiel 1 dient u stap 1.7. over te slaan en verder te gaan door op Opslaan te klikken. Ga vervolgens rechtstreeks naar stap 2.8 om de wijziging te voltooien. 1 Zie Toelichting Profielen en Handleiding Geavanceerde opties Groepsprofielen 1.8 Selecteer het persoonlijke profiel van de gebruiker die u kopieert en klik vervolgens op Toewijzing ongedaan maken. 1.9 Klik op Opslaan. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 9
2.1 Klik op tabblad Profielen. 2. Kopiëren bestaande profielen 2.2 Selecteer het persoonlijke profiel van de gebruiker die u kopieert. 2.3 Klik op Kopiëren. 2.4 Vul de verkorte naam in. Gebruik hiervoor de naam van de gebruiker. Laat de naam voorafgaan door een underscore (_) om te zorgen dat deze profielen bij elkaar staan in de lijst. 2.5 Klik drie keer op Volgende. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 10
2.6 Selecteer de nieuwe gebruiker en klik vervolgens op Toewijzen. 2.7 Klik op Opslaan. 2.8 Klik op Voltooien. Rond het aanmaken van de gebruiker af door de wijziging te autoriseren. Zie hiervoor handleiding Autoriseren (hoofdstuk 5). InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 11
3. Wijzigen gebruiker 1. Wijzigen gebruiker 1.1 Klik op de menukeuze Beheer en daarna op Gebruikers. 1.2 Selecteer de gebruiker die u wilt wijzigen. 1.3 Wilt u de naam of het adres wijzigen, dan kunt u dat hier doen. Klik daarna op tabblad Profielen. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 12
2. Profielen en rekeningbevoegdheden 2.1 Selecteer de algemene profielen die u aan de gebruiker wilt toekennen of juist wilt verwijderen (zie toelichting profielen). Klik daarna op Toewijzen of op Toewijzing ongedaan maken. 2.2 Klik op Opslaan. 2.3 Klik op tabblad Profielen als u de rekening of tekenpermissies van de gebruiker wilt wijzigen. 2.4 Klik op de naam van het profiel van de gebruiker. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 13
2.5 Pas eventueel de Beschrijving aan en klik daarna op tabblad Rekeningbevoegdheden. 2.6 Klik op de rekening waar u de gebruiker rechten op wilt geven. 2.7 Vink de gewenste bevoegdheden aan. 2.8 Klik op Opslaan. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 14
2.9 Klik op de rekening waarvan u de rechten die de gebruiker heeft wilt wijzigen. 2.10 Klik op de rekening waarvan u de rechten die de gebruiker heeft wilt wijzigen. 2.11 Klik Opslaan. 3.1 Klik op tabblad Tekenbevoegdheden. 3. Tekenbevoegdheden 3.2 Klik op de knop Tekenbevoegdheden aanmaken om op het gewenste niveau een nieuwe tekenbevoegdheid aan te maken (zie toelichting Tekenbevoegdheden) InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 15
3.3 Of klik op een tekenbevoegdheid om deze te wijzigen/ verwijderen. Tekenbevoegdheden per rekening Selecteer Type Tekenbevoegdheden. Selecteer de rekening en de handtekeningklasse. Tekenbevoegdheden per product en rekening Selecteer de productgroep, de rekening en de handtekeningklasse. Tekenbevoegdheden per bestemmingsrekening Selecteer of zoek de wederpartij. Selecteer de rekening en de handtekeningklasse. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 16
Tekenbevoegdheden per bestemmingsrekening en rekeningopdrachtgever Selecteer de opdrachtrekening. Selecteer of zoek de wederpartij. Selecteer de rekening en de handtekeningklasse. 3.4 Vul de tekenlimiet in en klik Opslaan of klik op Verwijderen om de tekenlimiet te verwijderen. 3.5 Klik op Voltooien. Rond het wijzigen van de gebruiker af door de wijziging te autoriseren. Zie hiervoor handleiding Autoriseren (hoofdstuk 5). InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 17
4. Verwijderen gebruiker 1. Controles voorafgaand aan verwijdering 1.1 Klik op de menukeuze Beheer en daarna op Gebruikers. 1.2 Klik op de naam van de gebruiker die u wilt verwijderen. 1.3 Controleer of dit de juiste gebruiker is die u wilt verwijderen en klik daarna op het tabblad Profielen. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 18
1.4 Onthoud de naam van het persoonlijke profiel dat is toegewezen aan de gebruiker en klik daarna op annuleren. 1.5 Klik op de het tabblad Profielen. 1.6 Klik op het persoonlijke profiel van de gebruiker die u wilt verwijderen. 1.7 Klik op tabblad Gebruikers. Stel vast dat alleen de te verwijderen gebruiker aan het profiel is toegewezen. Dit ziet u aan het groene vinkje in de laatste kolom. 1.8 Klik op Annuleren. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 19
2. Daadverwerkelijke verwijdering 2.1 Selecteer het persoonlijke profiel van de gebruiker die u wilt verwijderen door het zetten van een vinkje in de eerste kolom. 2.2 Klik op Verwijderen. 2.3 Klik op tabblad Gebruikers. Selecteer de gebruiker die u wilt verwijderen door het zetten van een vinkje in de eerste kolom. 2.4 Klik op Meer opties en vervolgens op Verwijderen. 2.5 Klik op Voltooien. Rond het verwijderen van de gebruiker af door de wijziging te autoriseren. Zie hiervoor handleiding Autoriseren (hoofdstuk 5). Let op! U verwijdert hiermee alleen de gebruiker uit de applicatie InsideBusiness Payments. De ING I-Dentity Card blijft actief en de toegang tot andere InsideBusiness-applicaties wordt niet aangepast. Wilt u ook dit aanpassen of de ING I-Dentity Card deactiveren, dan kunt u dit doen via de portal van InsideBusiness. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 20
5. Autoriseren, afkeuren en aanpassen wijziging 1. Autoriseren wijziging Eerste handtekening 1.1 Controleer of alle gebieden die u wilde wijzigingen genoemd worden onder Gewijzigde objecten. Klik vervolgens op een gebied om de details van de wijziging te controleren. 1.2 Klik op + om de gewijzigde velden zichtbaar te maken. 1.3 Controleer of alle gevraagde wijzigingen correct zijn doorgevoerd. 1.4 Klik vervolgens op Sluiten. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 21
1.5 Voeg eventueel een Beschrijving toe. Aan de hand van de beschrijving zal de medewerker die de eventuele tweede handtekening zet de wijziging herkennen. 1.6 Klik op Autoriseren. 1.7 Vul nogmaals uw Pincode in op de gebruikelijke wijze en klik vervolgens op OK. 2. Autoriseren wijziging Tweede handtekening 2.1 Op het openingsscherm van IBP is zichtbaar of er een administratieve handeling door u getekend dient te worden. 2.2 Klik op de regel Beheer wijzigingen om direct naar het overzicht met wijzigingen te gaan OF klik eerst op de tab Beheer en vervolgens op Wijzigingen. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 22
2.3 Klik op de wijziging die u wilt autoriseren. 2.4 Controleer of het overzicht met gewijzigde gebieden volledig is. 2.5 Klik op een gebied om de details van de wijziging te controleren. 2.6 Klik op + om de gewijzigde velden zichtbaar te maken. Controleer vervolgens of alle gevraagde wijzigingen juist zijn doorgevoerd en klik op Sluiten. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 23
2.7 Als de wijziging akkoord is klikt u op Autoriseren. 2.8 Vul nogmaals uw Pincode in op de gebruikelijke wijze en klik vervolgens op OK. 3. Afkeuren wijziging 3.1 Klik op de regel Beheer wijzigingen om direct naar het overzicht met wijzigingen te gaan OF klik eerst op de tab Beheer en vervolgens op Wijzigingen. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 24
3.2 Klik op de wijziging die u wilt afkeuren. 3.3 Klik op Afkeuren en bevestig met Ja. De volledige wijziging is nu verwijderd. 4. Aanpassen wijziging 4.1 Klik op de regel Beheer wijzigingen om direct naar het overzicht met wijzigingen te gaan OF klik eerst op de tab Beheer en vervolgens op Wijzigingen. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 25
4.2 Klik op de wijziging die u wilt aanpassen. 4.3 Klik op Heropenen. Mocht de wijziging al gedeeltelijk getekend zijn dan vervalt deze handtekening. 4.4 Het administratiescherm opent en u kunt de wijzigingen aanpassen. 4.5 Klik op Voltooien als u klaar bent met het aanpassen van de wijziging. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 26
6. Geavanceerde opties - Groepsprofielen 1. Groepsprofielen Wat is het? Wanneer te gebruiken? Wat zijn de voordelen? Wat zijn de nadelen? Instructie sluit aan op? In plaats van een persoonlijk profiel per gebruiker aan te maken, gebruikt u één profiel voor een groep gebruikers. Als meerdere gebruikers exact dezelfde Rekening- en Tekenbevoegdheden hebben. Het opvoeren van gebruikers is minder werk. Bij wijzigingen die op de groep van toepassing zijn hoeft u slechts één profiel aan te passen. Een groepsprofiel is niet persoonlijk. Als u een groepsprofiel aanpast is het belangrijk om te weten welke gebruikers aan de groep gekoppeld zijn en dus beïnvloed worden door de wijziging. Nieuwe gebruiker Maak eerst alle nieuwe gebruikers aan. Vervolg daarna met het aanmaken van het groepsprofiel. 2. Aanmaken Groepsprofiel 2.1 Klik op tabblad Profielen en vul de verkorte naam in. Gebruik hiervoor een naam die de groep duidelijk aanduidt (bv de afdelingsnaam). Laat deze naam voorafgaan door een underscore (_) om te zorgen dat deze profielen bij elkaar staan in de lijst. 2.2 Klik op Volgende. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 27
2.3 Klik op de rekening waar u de groep rechten op wilt geven. 2.4 Vink de gewenste bevoegdheden aan. 2.5 Klik Opslaaan en vervolgens op Volgende. 3. Tekenbevoegdheden in Groepsprofiel 3.1 Klik op de knop Tekenbevoegdheden aanmaken op het gewenste niveau (zie toelichting Tekenbevoegdheden). InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 28
Tekenbevoegdheden per rekening 3.2 Selecteer Type Tekenbevoegdheden. Selecteer de rekening en de handtekeningklasse. Tekenbevoegdheden per product en rekening Selecteer de productgroep, de rekening en de handtekeningklasse. Tekenbevoegdheden per bestemmingsrekening Selecteer of zoek de wederpartij. Selecteer de rekening en de handtekeningklasse. Tekenbevoegdheden per bestemmingsrekening en rekeningopdrachtgever Selecteer de opdrachtrekening. Selecteer of zoek de wederpartij. Selecteer de rekening en de handtekeningklasse. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 29
3.3 Vul de tekenlimiet in en klik Opslaan en op Volgende. 3.4 Selecteer de gebruikers die in de groep horen en klik op Toewijzen. 3.6 Klik op Voltooien. Rond het aanmaken van de groep af door de wijziging te autoriseren. Zie hiervoor handleiding Autoriseren (hoofdstuk 5). 3.5 Klik Opslaan en op Volgende. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 30
7. Geavanceerde opties - Rekeningbevoegdheden 1. Rekeningbevoegdheden Wat is het? Wanneer te gebruiken? Rekeningbevoegdheden voor meerdere rekeningen tegelijk toekennen. Als meerdere gebruikers exact dezelfde Rekening- en Tekenbevoegdheden hebben. Als het profiel dezelfde Rapportage- en Betalingenrechten op meerdere rekeningen moet geven. Het opvoeren van gebruikers is minder werk. Bij wijzigingen die op de groep van toepassing zijn hoeft u slechts één profiel aan te passen. Wat zijn de voordelen? Wat zijn de nadelen? Opvoer gaat sneller. Geen. Instructie sluit aan op? Nieuwe gebruiker - bevoegdheden zelf instellen Na stap 2.6 Groepsprofielen Na stap 2.4 2. Toekennen rekeningbevoegdheden voor meerdere rekeningen 2.1 Selecteer alle rekeningen waaraan u dezelfde bevoegdheden wilt toekennen. Doe dit door een vinkje te zetten in de eerste kolom. 2.2 Klik op Gezamenlijke instellingen om het profiel specifieke bevoegdheid op de geselecteerde rekeningen te geven.* * Snel en eenvoudig: Om het profiel volledige bevoegdheid op de geselecteerde rekeningen te geven (alle 8 de vinkjes bij stap 2.3 worden automatisch gezet), klikt u in stap 2.2 op de knop Toewijzen. Stap 2.3 slaat u hiermee over. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 31
2.3 Vink de gewenste bevoegdheden aan. 2.4 Klik Opslaan. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 32
8. Abonnementsinstellingen wijzigen 1.1 Klik op de menukeuze Beheer en daarna op Contactgegevens. 1.2 U kunt hier het niveau waarvoor de tekenpermissie limieten moeten gelden, aanpassen. 1.3 Hier kunt u aangeven of een release handtekening benodigd is, eventueel vanaf een bepaald limiet. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 33
1.4 Hier kunt u de contactgegevens van uw onderneming aanpassen. 1.5 Klik op Voltooien. Rond het aanpassen van de abonnementsgegevens af door de wijziging te autoriseren. Zie hiervoor handleiding Autoriseren (hoofdstuk 5). InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 34
9. Profielen Profielen bepalen welke acties een gebruiker in IBP mag uitvoeren. We kennen twee soorten profielen: persoonlijke of groepsprofielen en algemene profielen. Persoonlijke of groepsprofielen Deze profielen maakt u zelf aan. In deze profielen legt u de rekeningbevoegdheden en de tekenbevoegdheden vast. Rekeningbevoegdheden Vanaf welke rekeningen mag de gebruiker betalingen verrichten of incasso s initiëren. Van welke rekeningen mag de gebruiker de rapportages inzien of downloaden. Tekenbevoegdheden Voor welke opdrachtrekeningen mag de gebruiker betalingen of batches tekenen. Tot welk bedrag mag de gebruiker betalingen of batches tekenen. Mag de gebruiker zelfstandig tekenen of alleen samen met een andere gebruiker. Zijn er uitzonderingssituaties waarvoor andere tekenbevoegdheden gelden. Is een profiel voor een specifieke gebruiker bedoeld dan spreken we over een persoonlijk profiel. Is een profiel voor een groep gebruikers bedoeld dan spreken we over een groepsprofiel. Algemene profielen Deze profielen maakt u niet zelf aan, maar zijn standaard in uw abonnement aanwezig. Wijst u ze toe aan een gebruiker dan geven ze deze gebruiker bepaalde rechten in IBP: Aanmaken transacties Handmatig aanmaken van betalingen, periodieke betalingen en templates. Let op: Welke rekeningen de gebruiker mag selecteren om betalingen aan te maken wordt bepaald door zijn rekeningbevoegdheden in zijn persoonlijke of groepsprofiel. Importeren transacties Importeren van individuele betalingen en batches. Autoriseren opdrachten Autoriseren of afkeuren van een betaling/batch. Let op: Of de gebruiker de batch/betaling feitelijk mag autoriseren, hangt af van de tekenbevoegdheden die zijn toegekend in zijn persoonlijke of groepsprofiel. Downloaden rekeninginformatie Downloaden van rekeningafschriften en (intra-dag)mutaties. Onderhouden wederpartijen Beheren van debiteuren en crediteuren in het adresboek. Inzage vertrouwelijke betaling Mogelijkheid tot het inzien van batches die als Confidential payment zijn geïmporteerd. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 35
10. Profielen - Veelgestelde vragen en antwoorden Vraag Antwoord Rekeningen Ik kan geen rekening toevoegen Ik kan een rekening niet verwijderen Ik heb de naam van een rekening gewijzigd, maar op overzichten staat nog steeds de oude naam Rekeningen kunnen alleen door ING worden toegevoegd aan uw abonnement. Hiervoor is een vereenvoudigd formulier beschikbaar op de Self Service-pagina van InsideBusiness Payments: http://www.inginsidebusinesspayments.com/nl/self-service Rekeningen kunnen alleen door ING worden verwijderd uit uw abonnement. Hiervoor kunt u gebruik maken van het webformulier op de InsideBusiness Payments-pagina: http://www.inginsidebusinesspayments.com/nl/self-service U kunt zowel het veld Rekening als het veld Omschrijving van een rekening wijzigen. Op overzichten en in selectielijsten wordt de waarde van veld Rekening getoond. Profielen Ik wil tekenbevoegdheden aanpassen, maar als ik op een bevoegdheid klik, opent deze niet Ik wil tekenbevoegdheden toevoegen, maar de knoppen ontbreken Ik wil rekeningbevoegdheden toevoegen, maar kan geen vinkje zetten in de kolom Rapportage of Betalingen Controleer op welke wijze u bij het profiel bent gekomen. Dit kunt u zien aan het kruimelpad. De te gebruiken route om profielen aan te passen, is rechtstreeks vanuit het Beheer-menu naar Profielen. Als u de details van een tekenbevoegdheid niet kunt oproepen, bent u waarschijnlijk vanuit een gebruiker doorgeklikt naar zijn profiel. Controleer op welke wijze u bij het profiel bent gekomen. Dit kunt u zien aan het kruimelpad. De te gebruiken route om profielen aan te passen, is rechtstreeks vanuit het Beheer-menu naar Profielen. Als de knoppen om tekenbevoegdheden toe te voegen ontbreken, bent u waarschijnlijk vanuit een gebruiker doorgeklikt naar zijn profiel. Deze vinkjes zijn niet direct aan of uit te zetten. Om een rekeningbevoegdheid toe te voegen kunt u: 1. op de rekening klikken en in het detailscherm de gewenste bevoegdheid aangeven. 2. de rekening selecteren en met de knop Toewijzen aangeven dat u alle bevoegdheden wilt toekennen. 3. de rekening(en) selecteren en met de knop Gezamenlijke instellingen aangeven dat u aan de geselecteerde rekeningen dezelfde rekeningbevoegdheden wilt toekennen. In het detailscherm dat vervolgens verschijnt, geeft u de gewenste bevoegdheden aan. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 36
Vraag Antwoord Profielen (vervolg) Ik wil rekeningbevoegdheden verwijderen, maar het lukt me niet om het vinkje in de kolom Rapportage of Betalingen te verwijderen Ik wil algemene tekenbevoegdheden toevoegen, maar dit type tekenbevoegdheden wordt niet getoond Het lukt me niet om rekeningbevoegdheden toe te kennen. De knoppen zijn niet beschikbaar. Ik zie niet alle tekenbevoegdheden. Hoe geef ik aan dat een gebruiker ongelimiteerd mag tekenen? Ik wil een profiel wijzigen, maar alle velden zijn Alleen lezen. In het overzicht met profielen staat een slotje voor een profiel Deze vinkjes zijn niet direct aan of uit te zetten. Om een rekeningbevoegdheid toe te voegen kunt u: 1. op de rekening klikken en in het detailscherm de te verwijderen bevoegdheid uitvinken. 2. de rekening selecteren en met de knop Toewijzing verwijderen aangeven dat u alle bevoegdheden wilt intrekken. 3. De rekening(en) selecteren en met de knop Gezamenlijke instellingen aangeven dat u aan de geselecteerde rekeningen dezelfde rekeningbevoegdheden wilt toekennen. In het detailscherm dat vervolgens verschijnt, vinkt u de te verwijderen bevoegdheden aan. Vink op het tabblad Masterdata de optie Tekenbevoegdheden voor alle rekeningen aan. Controleer op welke wijze u bij het profiel bent gekomen. Dit kunt u zien aan het kruimelpad. De te gebruiken route om profielen aan te passen, is rechtstreeks vanuit het Administratie-menu naar Profielen. Als u geen rekeningbevoegdheden kunt toekennen omdat de knoppen ontbreken, bent u waarschijnlijk vanuit een gebruiker doorgeklikt naar zijn profiel. Op het tabblad Masterdata kunt u aangeven welke niveaus van tekenbevoegdheden getoond worden: Tekenbevoegdheden voor alle rekeningen, Tekenbevoegdheden per productgroep, Tekenbevoegdheden per rekening, Tekenbevoegdheden per productgroep en rekening, Tekenbevoegdheden per bestemmingsrekening, Tekenbevoegdheden per bestemmingsrekening en rekening opdrachtgever. Vink het te tonen niveau aan. Door geen limiet in te voeren, geeft u aan dat de gebruiker ongelimiteerd mag tekenen. Controleer op welke wijze u bij het profiel bent gekomen. Dit kunt u zien aan het kruimelpad. De te gebruiken route om profielen aan te passen is rechtstreeks vanuit het Administratie-menu naar Profielen. Als u niets kunt wijzigen, bent u waarschijnlijk vanuit een gebruiker doorgeklikt naar zijn profiel. Een andere oorzaak kan zijn, dat het profiel reeds door u of iemand anders wordt gewijzigd. In het overzicht met profielen ziet u in dat geval een slotje voor de profielnaam staan. Klikt u op het slotje, dan krijgt u de betreffende wijziging te zien. Als er een slotje voor een profiel staat, betekent dit dat het profiel wordt gewijzigd en deze wijziging nog niet volledig is afgerond. Klikt u op het slotje, dan krijgt u de betreffende wijziging te zien. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 37
Vraag Antwoord Gebruikers Ik wil een gebruiker verwijderen, moet ik deze dan deactiveren of verwijderen? Kan een gebruiker die ik verwijder uit IBP, de ING I-Dentity Card blijven gebruiken voor andere ING-kanalen? Hoe maak ik een ING I-Dentity Card ongeldig? Als ik de naam van een gebruiker wijzig, krijgt hij dan een nieuwe pas met de nieuwe naam? Ik wil een gebruiker wijzigen, maar alle velden zijn Alleen lezen. In het overzicht met gebruikers staat een slotje voor een gebruiker. U verwijdert een gebruiker door deze te verwijderen. Ja, dat kan. Verwijdert u een gebruiker uit InsideBusiness Payments, dan zal alleen de toegang tot InsideBusiness Payments worden geblokkeerd. Hiervoor kunt u gebruik maken van de webformulieren op de InsideBusiness Payments-pagina. Nee. Het kan zijn dat de gegevens van deze gebruiker reeds door u of iemand anders worden gewijzigd. In het overzicht met gebruikers ziet u in dat geval een slotje voor de gebruikersnaam staan. Klikt u op het slotje, dan krijgt u de betreffende wijziging te zien. Als er een slotje voor een gebruiker staat, betekent dit dat de gegevens van deze gebruiker worden gewijzigd en deze wijziging nog niet volledig is afgerond. Klikt u op het slotje dan krijgt u de betreffende wijziging te zien. Rapportages Een gebruiker ziet geen rapportage. Controleer het aan de gebruiker gekoppelde persoonlijke of groepsprofiel. Controleer of op het tabblad Rekeningbevoegdheden bij de gewenste rekening een vinkje in de kolom Rapportage staat. Een gebruiker kan rapportages downloaden van een rekening waarvoor op het tabblad Rekeningbevoegdheid de kolom Rapportage niet is aangevinkt. Betalingen Het downloaden van rekeninginformatie staat los van de rekeningbevoegdheden. Als een medewerker het profiel Downloaden rekeninginformatie heeft, kan hij de rekeninginformatie van alle rekeningen in het abonnement downloaden. Een gebruiker kan voor een bepaalde rekening geen betalingen aanmaken. Een gebruiker ziet bepaalde betalingen niet. Een gebruiker mag een batch met betalingen niet importeren. Controleer het aan de gebruiker gekoppelde persoonlijke of groepsprofiel. Controleer of op het tabblad Rekeningbevoegdheden bij de gewenste rekening een vinkje in de kolom Betalingen staat. Controleer het aan de gebruiker gekoppelde persoonlijke of groepsprofiel. Controleer of op het tabblad Rekeningbevoegdheden bij de gewenste rekening een vinkje in de kolom Betalingen staat. Controleer het aan de gebruiker gekoppelde persoonlijke of groepsprofiel. Controleer of op het tabblad Rekeningbevoegdheden bij de gewenste rekening een vinkje in de kolom Betalingen staat. Controleer de aan de gebruiker toegewezen profielen. Voor het importeren van betalingen is zowel het profiel Importeren transacties als het profiel Aanmaken transacties nodig. Bevat de batch betalingen naar begunstigden die niet in het adresboek zijn opgenomen? In dat geval heeft de gebruiker ook het profiel Onderhouden adresboek nodig. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 38
Vraag Antwoord Betalingen (vervolg) Een gebruiker ziet het Betalenmenu niet. Een gebruiker kan alleen betalingen aanmaken naar begunstigden uit het adresboek. Als een gebruiker een betaling aanmaakt naar een bepaalde wederpartij, wordt automatisch een aantal velden gevuld, terwijl dat niet gewenst is. Hoe maak ik een betalingstemplate aan? Controleer de aan de gebruiker toegewezen profielen. Is het profiel Aanmaken transacties toegewezen? Om betalingen te kunnen aanmaken naar zelf in te geven rekeningnummers, is het noodzakelijk dat de gebruiker het profiel Onderhouden adresboek heeft. Controleer de aan de gebruiker toegewezen profielen. Controleer in het adresboek of een betalingstemplate aan de begunstigde is toegewezen. Controleer of bij het betalingstemplate is aangegeven dat deze standaard moet worden gebruikt voor betalingen naar deze begunstigde. Vink deze optie uit. Open een betaling en sla deze op als betalingstemplate. Betalingen autoriseren Een gebruiker mag batches autoriseren zonder dat hij het profiel Autoriseren opdrachten heeft. Een gebruiker mag een batch niet autoriseren terwijl hij dat wel zou moeten kunnen. Een gebruiker zou een batch moeten kunnen tekenen, maar krijgt deze niet te zien. Een gebruiker heeft een tekenbevoegdheid in euro, maar de betaling is in dollars. Mag hij deze betaling dan autoriseren? Het al dan niet mogen autoriseren van een batch of betaling hangt af van de tekenbevoegdheden in het persoonlijke of groepsprofiel van de gebruiker. Het profiel Autoriseren opdrachten geeft alleen de bevoegdheid om batches aan te maken. Controleer in het persoonlijke of groepsprofiel van de gebruiker de tekenlimiet op de betreffende rekening. Is deze hoger dan het totaalbedrag van de batch/betaling? Wil de gebruiker de tweede handtekening zetten? Controleer dan in het persoonlijke of groepsprofiel van de gebruiker de handtekeningklasse. Is dit B? Ga dan na of de eerste handtekening wel is gezet door een gebruiker met handtekeningklasse A. Controleer het aan de gebruiker gekoppelde persoonlijke of groepsprofiel. Om betalingen te kunnen autoriseren, moet op het tabblad Rekeningbevoegdheden bij de details van de betreffende rekening minimaal de optie Betalingen bekijken aangevinkt zijn. Voor het vaststellen van de autorisatiebevoegdheid rekent IBP de waarde van de betaling om van dollars naar euro s. Als het bedrag in euro s gelijk of kleiner is dan de tekenlimiet, mag de gebruiker voor de betaling tekenen. Admin wijzigingen autoriseren Ik wil een wijziging autoriseren, maar de knop Autoriseren ontbreekt. Een wijziging die ik had aangemaakt is ineens weg. Controleer of er door uzelf al een eerste handtekening is gezet. Als u de knop Autoriseren niet ziet, is de wijziging gesloten door op de knop Opslaan te klikken in plaats van op de knop Voltooien. Klik op Heropenen en vervolgens direct op Voltooien. Hierna kunt u de wijziging autoriseren door op Autoriseren te klikken. Heeft u de wijziging vanuit het wijziging overzicht geopend en daarna weer gesloten door op Annuleren te klikken? Daarmee sluit u niet alleen het scherm, maar annuleert u tevens de wijziging. Controleer het filter op het wijzigingenscherm. Verander het filter naar Alle wijzigingen. Is de wijziging nu wel zichtbaar? InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 39
Vraag Antwoord Overig Een gebruiker kan het adresboek niet aanpassen. Hoe voorkom ik dat alle gebruikers de salarisbetalingen kunnen inzien? Wat zijn voorkeurslanden? Wat zijn voorkeursvaluta s? Hoe actueel zijn de in IBP getoonde wisselkoersen? De contactpersoon voor IBP is gewijzigd; hoe geef ik dat door aan ING? Controleer de aan de gebruiker toegewezen profielen. Om het adresboek te kunnen wijzigen, is het noodzakelijk dat het profiel Onderhouden adresboek is toegewezen. Bij het importeren van een batchbestand met betalingen kan worden aangegeven dat de betalingen vertrouwelijk zijn. Alleen gebruikers aan wie u het profiel Vertrouwelijke betalingen heeft toegewezen, zullen de details van de geïmporteerde batch kunnen inzien. Landen die u als voorkeurslanden markeert, worden in selectielijstjes helemaal bovenaan getoond. Valuta s die u als voorkeursvaluta s markeert, worden in selectielijstjes helemaal bovenaan getoond. De 35 meest gebruikte koersen worden wekelijks geactualiseerd, de overige minder frequent. Via de menuopties Beheer -> Contactpersoon. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 40
11. Tekenbevoegdheden Op het tabblad Tekenbevoegdheden worden zes niveaus met tekenbevoegdheden weergegeven, namelijk niveau 1 t/m 6 zoals hieronder beschreven. Bij een aantal profielen wordt niveau 1 en 2 getoond. Wij raden u af om tekenbevoegdheden op deze niveaus toe te wijzen omdat bevoegdheden in dat geval voor alle of een groot deel van uw rekeningen gelden. Let op, een hoger niveau is in rangorde belangrijker dan een lager niveau. Als u voor incasso op niveau 3 bijvoorbeeld een zelfstandige limiet hebt ingesteld, maar op niveau 4 voor de rekening waarop de incasso is geïnitieerd een gezamenlijke limiet, dan geldt de gezamenlijke limiet van niveau 4. Niveau 1 - Tekenbevoegdheden voor alle rekeningen Tekenbevoegdheden op niveau 1 gelden voor betalingen of incasso s geïnitieerd vanaf alle rekeningen in het abonnement. Niveau 2 - Tekenbevoegdheden per productgroep Tekenbevoegdheden op dit niveau gelden voor specifieke productgroepen zoals sparen of incasso. Deze tekenbevoegdheden gelden voor alle rekeningen. Niveau 3 - Tekenbevoegdheden per rekening Tekenbevoegdheden op dit niveau gelden voor alle betalingen of incasso s vanaf een specifieke rekening. Dit is het niveau waarop u in de regel de tekenbevoegdheden vastlegt. Niveau 4 - Tekenbevoegdheden per productgroep en rekening Tekenbevoegdheden op dit niveau gelden voor specifieke productgroepen zoals sparen of incasso, geïnitieerd vanaf specifieke rekeningen. U gebruikt niveau 4 als u voor een bepaalde productgroep een tekenbevoegdheid vast wilt leggen dat afwijkt van niveau 3. Wij adviseren dit niveau voor het vastleggen van afwijkende tekenbevoegdheid voor sparen en incasso. Niveau 5 - Tekenbevoegdheden voor specifieke bestemmingsrekeningen Tekenbevoegdheden op niveau 5 gelden voor betalingen naar een specifieke rekening van een wederpartij (Bestemmingsrekening). U gebruikt dit niveau als betalingen naar bepaalde relaties met een andere tekenbevoegdheid getekend mogen worden dan vastgelegd op eerdere niveaus. Niveau 6 - Tekenbevoegdheden voor specifieke opdrachten bestemmingsrekeningen Tekenbevoegdheden op niveau 6 gelden voor betalingen vanaf een specifieke rekening naar een specifieke rekening van een wederpartij (Bestemmingsrekening). U gebruikt dit niveau als betalingen naar bepaalde relaties met een andere tekenbevoegdheid getekend mogen worden dan vastgelegd op eerdere niveaus. InsideBusiness Payments Self Service Handleiding voor de administrateur 41
Bij gebruik van tekenbevoegdheden op niveau 5 en 6 dient u aan het volgende te denken: De wederpartij moet als crediteur geregistreerd zijn in het adresboek. Een batch wordt volgens de tekenbevoegdheid voor bestemmingsrekeningen afgehandeld als alle betalingen in de batch aan de voorwaarden voor de tekenbevoegdheid voor bestemmingsrekeningen voldoen. De limiet die voor een tekenbevoegdheid voor bestemmingsrekeningen wordt vastgelegd is een limiet per overschrijving, niet per batch. Een tekenbevoegdheid voor bestemmingsrekeningen kan zowel ruimer als beperkter zijn. Een beperkte tekenbevoegdheid is echter eenvoudig door de gebruiker te omzeilen. Gebruik van bestemmingsrekeningen voor het beperken van tekenbevoegdheid wordt daarom afgeraden. IBS007 0116 ING Bank N.V.