Google Documenten een introductie

Google Documenten een introductie

Inhoud INLEIDING... 3 1. DOCUMENT PLAATSEN EN DELEN OP GOOGLE DOCUMENTEN... 4 1.1 Aanmelden bij Google Documenten... 4 1.2 Document plaatsen op Google Documenten... 6 1.3 Geplaatste documenten delen met Google Documenten... 8 2. DOCUMENT INZIEN EN WIJZIGEN MET GOOGLE DOCUMENTEN... 11 2.1 Documenten inzien en wijzigen met Google Documenten... 11 2.2 Opmerkingen plaatsen met Google Documenten... 12 Google Documenten een introductie pagina 2 van 13

INLEIDING Google Documenten is een programma waarmee documenten in een beveiligde omgeving door verschillende mensen tegelijk ingezien en aangepast kunnen worden. Het is te gebruiken als u een (concept)document met anderen wilt delen om hen om hun mening, correcties en aanvullingen te vragen. Vaak zult u het document in zo n situatie uitdelen met de vraag of mensen er hun reacties op willen schrijven. Of u mailt het rond met het verzoek om de reacties in bijvoorbeeld Microsoft Word als Wijziging weer te geven. Als meerdere mensen hun reactie geven, leiden beide manieren vaak tot een onoverzichtelijke hoeveelheid informatie die veel tijd kost om te verwerken. Google Documenten (of Google Docs, de Engelse benaming) is een bruikbaar alternatief dat het mogelijk maakt om in één online document reacties te verwerken en zichtbaar te maken voor iedereen. U kunt reageren op reacties van anderen, zodat discussie mogelijk wordt. Google Documenten zorgt voor een overzichtelijke weergave van alle reacties. De eigenaar kan vervolgens aan de slag om reacties te verwerken in de tekst. Deze introductie bestaat uit twee delen: Deel 1 beschrijft hoe u een document kunt plaatsen en mensen kunt uitnodigen om gezamenlijk in een document te werken. In deel 2 staat hoe u documenten in Google Documenten kunt inzien en wijzigen. Gebruikstips worden in deze introductie in een blauw kader weergegeven. Deze introductie staat inhoudelijk op zichzelf, maar hoort als document bij de handleiding voor de Basisset Kwaliteitscriteria. Daarin wordt Google Documenten genoemd als mogelijk hulpmiddel bij achterbanraadpleging. De introductie die u nu leest beschrijft de daarbij gebruikte functies. De Basisset Kwaliteitscriteria is ontwikkeld in het kader van het programma Kwaliteit in Zicht. In dit programma werken acht patiëntenorganisaties samen om zorg te realiseren die (nog) beter aansluit bij de eisen en wensen van patiënten. Medewerkers van een patiëntenorganisatie kunnen deze introductie gebruiken om bijv. gezamenlijk kwaliteitscriteria te ontwikkelen. Kijkt u voor meer informatie op www.programmakwaliteitinzicht.nl op de website van de Nederlandse Patiënten Consumenten Federatie. Google Documenten een introductie pagina 3 van 13

1. DOCUMENT PLAATSEN EN DELEN OP GOOGLE DOCU- MENTEN 1.1 Aanmelden bij Google Documenten Google Documenten is een gratis dienst van Google. U kunt er gebruik van maken als u een Google-account heeft, maar dit hoeft niet. U kunt zich eenvoudig gratis aanmelden voor Google Documenten door een Google-account aan te maken. Het aanmeldscherm van Google Documenten vindt u op docs.google.com (ook te bereiken via www.google.nl. Klik daar op de link meer > Documenten. 1 2 U kunt zich hier aanmelden op een bestaand Google-account of u kunt eenvoudig een Google-account aanmaken. Aanmelden met uw Google-account (zie 1 in het scherm hierboven): geef hier uw Google-account en wachtwoord op. Een Google-account aanmaken: kies voor Nu een account maken (zie 2 ). Hier kunt u een bestaand mailadres gebruiken, dat u koppelt aan uw Google-account. Voordat u zich aanmeldt kunt u gebruik maken van de productdemo waarin de gebruiksvoordelen worden uitgelegd. Na aanmelding kunt u verdere informatie over de werking en mogelijkheden vinden in de online Help-functie van Google Documenten (rechts bovenin het hoofdscherm). Google Documenten een introductie pagina 4 van 13

In het aanmeldscherm (zie onder) geeft u naast uw bestaande mailadres een wachtwoord en uw leeftijd op. U kunt ook een paar gebruiksopties aanvinken. Na het intoetsen van een verificatiewoord (dat wordt gevraagd om misbruik tegen te gaan) klikt u onderaan de pagina op de grijze knop. U gaat dan akkoord met de gebruiksvoorwaarden van Google. Als bevestiging dat uw account is aangemaakt verschijnt onderstaand scherm. <uw gebruikersnaam> <uw mailadres> 3 Google Documenten een introductie pagina 5 van 13

U kunt uw account pas gebruiken nadat u dit heeft geactiveerd. Google heeft u een mail gestuurd naar het mailadres dat u zojuist heeft opgegeven. Door te klikken op de link in deze mail bevestigt u uw aanmelding en activeert u uw account. Als u in het bevestigingsscherm van Google Documenten klikt op de link Klik hier om door te gaan (zie 3 in het scherm op de vorige pagina) komt u in het startscherm waar u uw documenten kunt plaatsen en delen. 1.2 Document plaatsen op Google Documenten U komt nu in het startscherm van Google Documenten. 4 <uw gebr.naam> U bent nu klaar om documenten op Google Documenten te plaatsen. Om een bestaand document te plaatsen, klikt u links bovenin op de knop Uploaden (zie 4). U kunt er ook voor kiezen om een nieuw document aan te maken in Google Docs; klikt u dan op Nieuwe maken. We gaan hieronder uit van het plaatsen van bestaande documenten. Het kan zijn dat u Engelstalige schermen te zien krijgt. U kunt dit aanpassen door rechtsboven in het scherm te klikken op Settings Documents Settings en hier de Nederlandse taal en tijdzone (GMT+1) te kiezen. Na bevestiging kan het even duren voordat de instellingen door Google Documenten worden geëffectueerd. Google Documenten een introductie pagina 6 van 13

Als u Uploaden kiest, verschijnt onderstaand scherm. 7 <uw gebr.naam> 6 5 Om bestanden te plaatsen klikt u op de link Selecteer bestanden om te uploaden (zie 5). Er verschijnt een venstertje waarin u een of meerdere bestanden kunt selecteren om te plaatsen. Hier selecteert u de bestanden die u wilt plaatsen en klikt u op Open. Belangrijk: Als u wilt dat anderen kunnen reageren op uw geplaatste documenten, dan moet u een vinkje zetten vóór Documenten, presentaties, spreadsheets en tekeningen converteren naar de overeenkomstige Google Documenten-indeling (zie 6). Bij het plaatsen van pdf-bestanden klikt u het tweede vinkje aan. Als u na het selecteren van de bestanden op Open klikt, geeft Google Documenten de door u geselecteerde bestanden weer op het scherm. De bestanden zijn dan nog niet geplaatst; daarvoor moet u onderaan het scherm op de knop Uploaden starten klikken. Als het plaatsen is geslaagd, worden de geplaatste documenten weergeven met een groen vinkje. Klik nu op Back to Google Documenten (zie 7 ) om terug te keren naar het hoofdscherm. De geplaatste documenten worden hier nu weergegeven. Google Documenten een introductie pagina 7 van 13

1.3 Geplaatste documenten delen met Google Documenten Documenten die u op Google Documenten plaatst, krijgen standaard de instelling Privé. Ze worden in het hoofdscherm weergegeven als Niet gedeeld. Om de geplaatste documenten te kunnen delen, moet u de personen met wie u ze wilt delen eerst toegang geven tot die documenten. Dit doet u door per document de Instellingen voor delen vast te leggen: wie mag welke documenten inzien en/of wijzigen? U bepaalt dit als volgt: 1. U selecteert het document waarvoor u de instellingen voor delen wilt vastleggen, door een vinkje te zetten vóór de naam van het document (zie 8 in het scherm hieronder). U kunt ook meerdere documenten aanvinken; de instellingen gelden dan voor alle aangevinkte documenten. 2. Klik op de knop Delen (zie 9) en kies voor Instellingen voor delen. <uw gebr.naam> 9 8 3. U ziet nu onderstaand schermpje. Klik op de link Wijzigen (zie 10). Google Documenten een introductie pagina 8 van 13

10 4. U kunt nu kiezen uit drie instellingen om documenten te delen: Openbaar op het web : iedereen kan de documenten wijzigen, zonder beperkingen - bij vertrouwelijke documenten niet aan te bevelen. Iedereen met de link : u nodigt mensen uit met een mail uit Google Documenten Zij kunnen het document inzien of wijzigen door op de link te klikken in die mail. NB: Als u bij de instelling aanvinkt Bewerken voor iedereen toestaan (geen aanmelding nodig), dan kunnen ook mensen zonder een Google-account het document bewerken. Vinkt u deze optie niet aan, dan moeten genodigden een Googleaccount hebben om het document te kunnen bewerken. Privé : er is een wachtwoord nodig om het document te kunnen openen. Uzelf bepaalt dit wachtwoord en aan wie u dit wachtwoord meedeelt. Klik op de knop Opslaan om de instellingen op te slaan. Er verschijnt nu een nieuw venstertje in beeld (zie volgende pagina). Daarmee kunt u mensen uitnodigen om het document te lezen en er indien nodig op te reageren. Dit kan op twee manieren: Google Documenten een introductie pagina 9 van 13

1. Met de link in het venstertje Bovenin het venster (bij 12) wordt voor elk document waarvoor u de rechten selecteert een link weergegeven. Deze kunt u kopiëren (met CTRL-C) en vervolgens in een e-mail plakken (met CTRL-V) die u verstuurt aan de mensen waarmee u het document wilt delen. Als zij op de link in de mail klikken, krijgen zij toegang tot het gedeelde document in Google Documenten. 2. Met een uitnodigingsmail vanuit Google Documenten Onderin het venster (bij 13) kunt u de mailadressen typen (elk gevolgd door Enter) van de mensen met wie u het document wilt delen. Als u op dit venster klikt, verschijnt eronder een veldje waarin u een begeleidende tekst kunt schrijven waarmee u uw uitnodiging toelicht. Verder kunt u onder andere aanvinken dat u zelf een kopie van de uitnodigingsmail ontvangt en dat genodigden het recht krijgen om zelf andere lezers uit te nodigen of instellingen voor delen te wijzigen. 12 <uw gebr.naam> 13 U kunt in dit schermpje de instellingen voor delen nog wijzigen door op de bovenste link Wijzigen te klikken. Door op de knop Delen te klikken, bevestigt u de verzendlijst. Gebruikers met een Google-account die daarin een adresboek onderhouden, kunnen in dit scherm contactpersonen uit dat adresboek selecteren. Klikt u vervolgens op Sluiten, dan verstuurt Google Docs een e-mail aan elke genodigde. U komt nu terug in het startscherm, waarin u de toegangsrechten per document kunt zien. In hoofdstuk 2 hierna wordt uitgelegd hoe genodigden een gedeeld document kunnen inzien en wijzigen. Google Documenten een introductie pagina 10 van 13

2. DOCUMENT INZIEN EN WIJZIGEN MET GOOGLE DO- CUMENTEN U hoeft geen Google-account te hebben om documenten waarvoor u wordt uitgenodigd te kunnen inzien. Degene die u uitnodigt dient u dan wel de juiste toegangsrechten te hebben gegeven (d.w.z. rechten waarmee u zich niet bij Google Documenten hoeft aan te melden (zie paragraaf 1.3). Als u het programma zelf wilt gaan gebruiken om documenten te delen, dan heeft u wel een Google-account nodig. Ook als u Google Documenten vaak gebruikt om documenten te lezen en te beoordelen, is het aan te bevelen een Google-account aan te maken, omdat u dan toegang heeft tot ruimere gebruiksmogelijkheden. Zie paragraaf 1.1 van deze introductie voor het aanmaken van een account. Als u met een mail wordt uitgenodigd om in Google Documenten een document te bekijken, dan kan het voorkomen dat u na het klikken op de link in de mail niet in het document maar in het aanmeldscherm van Google Documenten terechtkomt. In dat geval heeft de afzender u niet de rechten verleend om zonder Google-account het document in te zien. U kunt dit dan melden aan de afzender of alsnog een Googleaccount aanmaken. Zie paragraaf 1.1 hoe u dit snel en eenvoudig doet. We beschrijven in dit hoofdstuk alleen de werkwijze om geplaatste documenten op Google Documenten te wijzigen. Voor alle andere (ruime) mogelijkheden verwijzen we u naar de online Help-functie (rechts bovenin het hoofdscherm). 2.1 Documenten inzien en wijzigen met Google Documenten Als u geen Google-account heeft en u gebruikt een link om een gedeeld document te bekijken, dan komt u direct in het document terecht. Meldt u zich aan met uw Google-account, dan komt u in het hoofdscherm van Google Documenten waar alle met u (en door u) gedeelde documenten worden weergegeven. U klikt hier op de naam van het document dat u wilt inzien. Google Documenten opent dan dat document. Als u daarvoor de rechten heeft gekregen, kunt u in Google Documenten wijzigingen aanbrengen in gedeelde documenten. Daarvoor plaatst u de cursor in het document en typt of verwijdert u teksten zoals u dat bijvoorbeeld ook in Word doet. Uw wijzigingen worden opgeslagen wanneer u bovenin beeld op de knop Opslaan klikt. Echter: als iedereen dat doet, wijzigt het document steeds en is het achteraf lastig te achterhalen wie welke wijzigingen heeft aangebracht. Discussie over wijzigingen is dan niet mogelijk. Daarom is het raadzaam om gebruik te maken van de mogelijkheid om uw tekstsuggesties niet in de tekst maar ernaast te zetten. Daarvoor gebruikt u de optie Opmerking dat in de volgende paragraaf wordt toegelicht. Google Documenten een introductie pagina 11 van 13

2.2 Opmerkingen plaatsen met Google Documenten Wanneer u een gedeeld document hebt geopend, verschijnt een scherm met werkbalken dat veel lijkt op het scherm van Microsoft Word. De werking ervan lijkt ook veel op die van Word. Het document wordt in het witte schermgedeelte weergegeven. Eerst selecteert u de tekst waar uw opmerking bij hoort. Dit kan bijvoorbeeld een woord zijn of een hele zin of alinea. U selecteert die tekst zoals u dat ook in Word kunt doen: door de tekst met de muis (of de pijltjestoetsen) langs te gaan terwijl u de Shift-toets ingedrukt houdt. Die tekst wordt dan lichtblauw weergegeven. Daarna klikt u in de blauwe werkbalk op Invoegen en vervolgens op Opmerking (zie 14 in onderstaand scherm). <uw gebr.naam> 14 Er verschijnt nu aan de rechterkant van het document een geel kadertje met uw gebruikersnaam. Aan uw naam kunnen anderen zien dat de opmerking van u afkomstig is. U typt uw reactie in dit gele kadertje. Doe dit voor elke opmerking die u in het document wilt plaatsen. Voor elke opmerking die u plaatst, maakt Google Documenten een geel kadertje in de kantlijn. De tekst waarop de opmerking betrekking heeft, wordt lichtgeel weergegeven in de tekst. Google Documenten een introductie pagina 12 van 13

Rechts bovenin het gele kadertje staan drie symbooltjes. Van rechts naar links: Kruisje: hiermee kunt u opmerkingen verbergen (niet verwijderen) Prullenbakje: hiermee kunt u uw eigen opmerkingen verwijderen Pijltje: hiermee kunt u reageren op een opmerking van een ander Alle opmerkingen die lezers plaatsen worden naast het document weergegeven. U kunt ook reageren op opmerkingen van anderen. Daarvoor klikt u in het betreffende gele opmerking-kadertje op het pijl-symbooltje. Google maakt dan ruimte voor uw opmerking in dat kader. Op die manier worden alle reacties van lezers zichtbaar voor iedereen. 16 <gebr.naam> 15 Als u klaar bent, klikt u met de muis op de knop Nu opslaan (zie 15). Om terug te keren naar het hoofdscherm klikt u op Google documenten (zie 16). Om uit te loggen klikt u rechts bovenin het scherm op de link Afmelden. Zolang de eigenaar het document beschikbaar heeft gesteld in Google Documenten kunt u hier naar terugkeren en opmerkingen toevoegen en op opmerkingen van anderen reageren. De eigenaar van het document bepaalt hoelang het mogelijk is om te reageren, en wanneer hij of zij reacties verwerkt. Bij een eventuele volgende redactieronde kan de eigenaar besluiten om nog een uitnodiging te sturen waarin gevraagd wordt om reacties. Op die manier kan een document in een of meer stappen zijn definitieve vorm en inhoud krijgen. Google Documenten een introductie pagina 13 van 13