Gebruikshandleiding Oracle Worklist (autorisatieproces) Versie 2.1 19-02-2013 1
Index 1. Inleiding 3 2. Opstarten Worklist 4 a. Start goedkeurproces 4 b. Inloggen 5 c. Overzicht 6 3. Aanstelling goedkeuren/afwijzen 7 a. Toelichting of bijlage toevoegen 8 b. Opslaan 9 c. Formulier volgen na goedkeuren 10 4. Informatie aanvragen 11 a. Formulier volgen na informatie aanvraag 14 b. Aangevraagde informatie versturen 14 c. Historie bekijken 16 5. Taak opnieuw toewijzen 17 a. Nieuwe toewijzing 17 b. Overdragen 20 6. Gebruikersvoorkeuren wijzigen 22 7. Afwezigheid inregelen 24 a. Vakantieperiode instellen 25 b. Regels instellen 26 c. Voorwaarde toevoegen 28 2
Inleiding De secretariaten zijn veelal belast met de administratieve afhandeling van de aanstellingen en het bijhouden van het verloop van het autorisatieproces. Ook de verwerking van mutaties als gevolg van een personeelsmutatie (verlenging contract, wijziging dagtaak e.d) worden door de secretariaten uitgevoerd. Om het voortaan mogelijk te maken om zowel aanstellings- als mutatie formulieren digitaal te kunnen aanleveren en monitoren is er een platform geïmplementeerd met digitale versies van de aanstellingsen mutatie formulieren, die na invullen direct het autorisatie proces ingaan. Na het autorisatieproces worden de aanstellingen en mutaties direct doorgegeven aan Infra en kunnen ze door HR in behandeling genomen worden. De formulieren zijn ondergebracht bij het Digiforms platform en het autorisatieproces gaat via het Oracle platform genaamd Worklist. In deze handleiding wordt het gebruik van Worklist voor de goedkeurders nader toegelicht. Digiforms Aanstellingsformulieren + Mutatieformulieren Worklist Autorisatieproces Infra + Peoplesoft Verwerking aanstelling/mutatie 3
Opstarten Worklist Start goedkeurproces Wanneer je als goedkeurder opgenomen bent in het goedkeurproces van een aanstellings- of mutatie formulier, ontvang je een van de onderstaande mails in je mailbox. In deze mail staat de link naar Worklist en is een pdf van het ingediende formulier bijgevoegd. Mail naar goedkeurder: Mail naar eindverantwoordelijke: 4
Inloggen Inloggen in Worklist kan via https://bpmworklist.tudelft.nl/integration/worklistapp. Je krijgt dan onderstaand scherm te zien, waar je in kunt loggen met je NetID. 5
Overzicht Na het inloggen krijg je eerst een overzicht te zien, waarin al jouw lopende formulieren te zien zijn. Rechtsboven in het scherm staat wie er ingelogd is en is ook de Uitloggen knop te vinden. Door op het formulier (Aanstelling/Mutatie) te klikken (1x) wordt het formulier geopend en in het onderste deel van het scherm getoond (zie volgende bladzijde). Aan de linkerkant kan je helemaal onderaan in het scherm op taakstatus klikken, waarna er een overzicht tevoorschijn komt van alle verschillende formulieren gesorteerd op status. 6
Aanstelling goedkeuren/afwijzen Bij de aanstelling staan rechtsboven 2 knoppen met Goedkeuren en Afwijzen. Bij Goedkeuren wordt het formulier doorgestuurd naar de volgende goedkeurder (of naar Infra bij de laatste goedkeurder), bij Afwijzen gaat het formulier terug naar Digiforms, waar het formulier te kopiëren is en (na aanpassing) opnieuw ingediend kan worden. Om te kunnen afwijzen moet er eerst een toelichting gegeven worden helemaal onderaan het formulier. 7
Toelichting of bijlagen toevoegen Onderaan het formulier is de historie van de aanvraag te vinden (vorige goedkeurders) en is er de mogelijkheid om commentaar of extra bijlagen toe te voegen. Commentaar toevoegen kan door op het icoontje rechts van Toelichting te klikken. Een bijlage toevoegen (document of website) kan door op het groene + plus teken te klikken. De bijlagen zijn weer te verwijderen door op het rode kruisje te klikken. Let wel op dat je bij een URL wel http:// gebruikt! 8
Opslaan Na het toevoegen van een toelichting en/of bijlagen moet je het formulier wel opslaan. Hiervoor ga je helemaal naar de bovenkant van het formulier, waar je naast de Goedkeuren en Afwijzen knoppen ook een knop hebt met Acties. Daaronder is de optie Opslaan te vinden. De bijlagen van het formulier die in Digiforms toegevoegd zijn, zijn door de goedkeurders te downloaden in Worklist door op download te klikken. 9
Formulieren volgen na goedkeuren Door de Toegewezene helemaal bovenin het scherm te veranderen in Ik en mijn groep kan je ook formulieren bekijken die aan andere goedkeurders toegewezen zijn (binnen dezelfde secretariaatgroep). Door de Status aan te passen kan je ook formulieren die je al goedgekeurd hebt nog bekijken. 10
Informatie aanvragen Naast goedkeuren en afwijzen zijn er nog een aantal opties mogelijk onder de knop Acties. Een daarvan is het aanvragen van extra informatie. Wanneer je deze optie aanklikt krijg je onderstaande pop-up te zien, waarbij je op de optie Anderen moet aanvinken en vervolgens op het vergrootglas kunt klikken om een persoon te zoeken. In het toelichting veld kan je aangeven waar je meer informatie over zou willen ontvangen. Het is ook mogelijk om aan te geven dat de goedkeuringsketen opnieuw doorlopen moet worden nadat de informatie verstrekt is. Hiervoor kan bovenstaand vakje aangevinkt worden. 11
Nadat je op het vergrootglas geklikt hebt wordt een volgend scherm zichtbaar waarin je de persoon kan zoeken waarvan je de extra informatie zou willen ontvangen. Het is hier ook mogelijk om een gebruiker te zoeken in plaats van een groep door op het pijltje te klikken en Gebruiker te selecteren. 12
In beide gevallen krijg je na het invullen van een (deel van een) naam een lijst met Netid s waaruit je kunt kiezen. Wanneer je een Netid aanklikt krijg je meer informatie over de betreffende persoon te zien. Door op OK te klikken wordt deze persoon geselecteerd en verschijnt zijn/haar naam in het Anderen vak van het eerste scherm. Als je vervolgens nog een keer OK klikt wordt de aanvraag voor informatie verstuurd. 13
Formulier volgen na informatie aanvraag Als je informatie aangevraagd hebt verdwijnt het formulier uit je eigen overzicht. Zoals beschreven bij de paragraaf formulieren volgen na goedkeuren kan je de Toegewezene en Status bovenin het scherm veranderen, waarna je kunt zien dat het formulier nu toegewezen is aan de persoon waar je de informatie aangevraagd hebt. Wanneer deze persoon inlogt in Worklist krijgt hij/zij het formulier te zien met als Staat Info aangevraagd. Aangevraagde informatie versturen De opties goedkeuren en afwijzen zijn nu niet beschikbaar als deze persoon het formulier selecteert. De knop Acties is nog wel aanwezig en kan gebruikt worden om, nadat er een toelichting of bijlage bijgevoegd is, het formulier weer terug te sturen naar de oorspronkelijke goedkeurder. Ook is het altijd mogelijk het formulier met toelichting/bijlagen op te slaan. 14
Het toevoegen van een bijlage en/of toelichting gebeurt op dezelfde manier als beschreven in Hoofdstuk 3. Het is in dit geval wel verplicht om een toelichting te geven, als je dit niet doet krijg je de foutmelding hiernaast te zien. Na het toevoegen van een bijlage en/of toelichting kan het formulier weer terug gestuurd worden via de Gegevens versturen knop bij Acties bovenaan het formulier. 15
Historie bekijken Onderaan het formulier (boven de bijlagen en toelichting) is de historie van het formulier te vinden. Hierin is te zien welke goedkeurders het formulier al gezien hebben en welke acties zij ondernomen hebben. Ook bij de toelichting is te zien op welk moment en door wie er commentaar toegevoegd is. Nadat de gegevens terug gestuurd zijn naar de oorspronkelijke goedkeurder is te zien dat de historie aangepast is en er terug te vinden is wie de informatie toegevoegd heeft. 16
Taak opnieuw toewijzen Naast informatie aanvragen is het ook mogelijk een taak aan iemand anders over te dragen of een extra goedkeurder toe te voegen. Dit werkt bijna hetzelfde als bij de optie Informatie aanvragen, met als grootste verschil dat het bij een nieuwe toewijzing mogelijk is om meerdere personen toe te voegen. Let op: Gebruik nooit de actie Escaleren of Onderbreken! Nieuwe toewijzing Via de Nieuwe toewijzing optie kan je de taak aan een of meerdere extra personen toewijzen tijdens het autorisatieproces. In het zoekveld kan je een (deel van een) naam invullen, waarna een lijst met overeenkomstige Netid s getoond wordt. 17
De gewenste Netid s kunnen toegevoegd worden door ze te selecteren en vervolgens op de pijtljes te klikken. Het is op dezelfde manier ook mogelijk personen weer van de lijst te verwijderen. Als je op een van de Netid s klikt wordt de contact informatie van de betreffende persoon zichtbaar. 18
Nadat de gewenste goedkeurders aan de lijst zijn toegevoegd en er op OK geklikt wordt verdwijnt de taak uit het overzicht van de oorspronkelijke goedkeurder en krijgen de nieuwe goedkeurders een email bericht dat er een taak voor ze klaar staat. De taak is wel weer te volgen en in de historie is ook terug te vinden dan de taak opnieuw toegewezen is. 19
Overdragen/ Opnieuw toewijzen Het overdragen van een taak kan alleen gedaan worden door de goedkeurder zelf en de taak kan maar naar 1 persoon overgedragen worden. Het zoeken van een gebruiker gebeurt op dezelfde manier als bij een nieuwe toewijzing. 20
Na het overdragen van de taak blijft hij nog wel bij Mijn taken staan en je kunt hem dan ook zelf nog bekijken en eventueel ook nog goedkeuren/afwijzen, maar hij staat wel toegewezen aan de andere goedkeurder. Ook is in de historie te zien dat de taak overgedragen is. Door op volledige taakacties aan te vinken en door op het pijltje naast Details te klikken kan je extra informatie krijgen over de doorverwijzingen e.d. 21
Gebruikersvoorkeuren bewerken Standaard worden alle kolommen weergegeven bij Mijn taken, maar niet alle kolommen worden van informatie voorzien (bijv. vervaldatum en einddatum worden niet gevuld). Het is mogelijk om zelf kolommen uit het overzicht te verwijderen en het is ook mogelijk om de volgorde van de kolommen aan te passen. Deze gebruikersvoorkeuren kan je bewerken door op het gele potloodje achter Werklijstweergaven te klikken. Je krijgt dan onderstaand venster te zien, waarbij je een keuze kunt maken uit welke kolommen er standaard getoond worden en op welke kolom er gesorteerd moet worden. Door op de Geselecteerde kolommen te klikken kan je ze van positie veranderen of uit het standaard overzicht verwijderen. Je kunt ook meerdere kolommen tegelijk selecteren door de CTRL toets ingedrukt te houden en ze dan in een keer verplaatsen. 22
Wanneer je op het enkele pijltje naar links klikt worden de kolommen die je geselecteerd hebt naar links verplaatst, naar de Beschikbare kolommen. Nadat je op OK geklikt hebt zijn deze kolommen niet meer zichtbaar (ze zijn overigens wel altijd weer op dezelfde manier terug te plaatsen). Je kunt ook de volgorde van de kolommen aanpassen door in de rechter lijst een van de termen te selecteren en vervolgens op de rechter pijltjes te klikken. Nadat je op OK geklikt hebt zullen de kolommen in de gekozen volgorde getoond worden in het overzicht (zie afbeelding onderaan de pagina). Helemaal naar boven Een positie omhoog Een positie omlaag Helemaal naar beneden 23
Afwezigheid inregelen Het is mogelijk om in Worklist aan te geven wanneer je afwezig bent en vervolgens automatisch formulieren door te sturen naar een vervanger. Om dit in te stellen ga je naar Voorkeuren rechts bovenin het scherm, waarna je bij het tabblad met Mijn regels terecht komt. Bij Mijn regels is het mogelijk om een Vakantieperiode in te stellen en daar vervolgens een Gebruikersregel aan te koppelen. 24
Vakantieperiode instellen Door Vakantieperiode activeren aan te vinken en vervolgens een begin- en einddatum in te vullen kan je een vakantieperiode instellen. Vinkje plaatsen Vakantieperiode instellen Het in vullen van de begin- en einddatum kan je doen door op het kalender icoontje achter het datum veld te klikken en in het pop-up venster het jaartal, de maand en de dag aan te passen. Het is ook mogelijk om zelf een datum in te vullen. Je kunt de datum gewoon als 14-9-2012 invoeren, waarna hij als 14-sep-2012 weergegeven wordt. Na het invullen van de datum moet je de instellingen nog wel opslaan, dit doe je door op de knop Opslaan rechtsboven in het scherm te klikken. De Vakantieperiode komt hierna op Actief te staan. 25
Regels instellen De volgende stap is om een regel aan te maken, die vervolgens tijdens de vakantieperiode gevolgd zal worden. Hiervoor klik je op Mijn regels en vervolgens op het groene + teken om een nieuwe regel aan te maken. Vervolgens krijg je onderstaand scherm te zien, waarbij je de nieuwe regel een naam kan geven, de regel in kan stellen tijdens de vakantieperiode en verschillende voorwaardes toe kan voegen. Standaard wordt als naam Gebruikersregel ingevuld. Je kunt dit gewoon laten staan of bijvoorbeeld de naam veranderen in Vakantie. 26
Door het vakje onder de naam aan te vinken wordt deze regel ingesteld als vakantieregel en treedt hij in werking tijdens de periode die je net ingevoerd hebt als Vakantieperiode. Nu moet het taaktype nog ingesteld worden. Dit kan gedaan worden door op het omcirkelde vergrootglas te klikken. Onderstaande pop-up wordt nu zichtbaar, waarbij je op Zoeken moet klikken als de taaktypen niet direct weergegeven worden. Selecteer hier EmploymentApproval default/employmentprocess/1.2 en klik vervolgens op OK. 27
Voorwaarde toevoegen Nu de vakantieperiode ingesteld is en de basisgegevens van de regel ingevoerd zijn, kan er een voorwaarde toegevoegd worden. Deze voorwaarde staat standaard op Begindatum waarna het mogelijk is om Nieuwe toewijzing aan aan te vinken en een vervanger te kiezen. Om een vervanger in te kunnen vullen moet er weer op het vergrootglas geklikt worden waarna onderstaande pop-up te zien is. 28
Vul hier bij Gebruikers de naam van de vervanger in en klik op Zoeken. Selecteer de gewenste persoon en klik op OK. 29
De vervanger is nu ingevuld in het overzicht en de regel kan opgeslagen worden door op Opslaan te klikken rechts bovenin het scherm. De vervanger ontvangt vervolgens onderstaande mail in zijn/haar mailbox: 30
De laatste stap is nu om weer terug te keren naar het beginscherm. Hiervoor klik je rechts boven op Beginpagina, waarna je weer in het Worklist startscherm terecht komt. 31