Plan van Aanpak The Bootcamp Club Bootcamp Try Out Een opendag voor leden en niet-leden. Laura Huizinga en Jasmijn Voor in t Holt 13-11-2013
Voorwoord Onze namen zijn Laura Huizinga en Jasmijn Voor in t Holt. Wij zijn twee tweedejaarsstudenten aan Sport, Gezondheid en Management aan de Hanzehogeschool Groningen. Voor The Bootcamp Club organiseren wij een open dag. Wij hebben er voor gekozen om het plan van aanpak hiervoor te maken. In dit plan van aanpak willen wij duidelijk maken wat wij verwachten van de organisatie en wat u van ons kunt verwachten. De verwachtingen die wij wekken in het verslag zullen wij nog bespreken met de betrokken personen, tenzij deze al zijn besproken. Wij hopen u daarom ook met dit plan van aanpak voldoende te informeren. Let wel, de punten die in het plan van aanpak zijn hoeven nog niet definitief te zijn. In de loop naar het project toe zullen er dingen veranderen en aanpassen. We hebben dit plan van aanpak gemaakt aan de hand van de richtlijnen voor een plan van aanpak uit het boek Projectmanagement van Roel Grit.
Inhoud Voorwoord... 2 1. Achtergronden... 5 2 Projectopdracht... 7 3 Projectactiviteiten... 8 4. Projectgrenzen... 9 5. Producten... 11 6. Kwaliteit... 12 7. Projectorganisatie... 13 8 Planning... 14 9 Kosten-/batenoverzicht... 16
Inleiding Dit plan van aanpak is opgebouwd aan de hand van de indeling uit het boek Projectmanagement van Roel Grit. Dit plan van aanpak is opgesteld door de projectleiders Laura Huizinga en Jasmijn Voor in t Holt in opdracht van de Hanzehogeschool Groningen en de stagebegeleider Ellis Lubbers. Het doel van dit plan van aanpak is dat het voor iedereen duidelijk is wat er gaat gebeuren. Het is zo geschreven dat het ook leesbaar is voor buitenstaanders. Het plan van aanpak bestaat uit een aantal hoofdstukken. De hoofdstukken zijn ten eerste achtergronden, projectopdracht, -activiteiten en grenzen, producten, kwaliteit, projectorganisatie, planning, kosten en baten en tot slot risico s. Daarnaast is er een bijlage toegevoegd waarin de risicoanalyse schematisch is weergegeven.
1. Achtergronden Voor het organiseren van de open dag moet er worden gekeken naar een aantal aspecten uit de achtergrond. Dit is ten eerste de projectomgeving. De projectomgeving is de Korrewegwijk, gelegen in de stad Groningen. Hier staat het gebouw, waar het bedrijf van de organisatie zijn werkplek heeft. Het gebouw staat op het Ebbingekwartier, een soort plein met meerdere werkplekken. De opdracht gevende organisatie is El Vita beweeg- en leefstijladvies en The Bootcamp Club Groningen, de opdrachtgever is Ellis Lubbers. Zij is eigenaar van de stageorganisatie. De opdracht nemende organisatie is de Hanzehogeschool Groningen, Instituut voor Sportstudies. De opdrachtnemers zijn twee tweedejaarsstudenten Sport, Gezondheid en Management. De stageorganisatie geeft trainingen aan verschillende doelgroepen. De trainingen worden onder andere gegeven bij de Hoornse plas, het Noorderplantsoen, het Stadspark en het Ebbingekwartier. Ellis Lubbers, de eigenaar van deze twee organisaties, heeft de HBO opleiding Sport, Gezondheid en Management gedaan, met als uitstroomprofiel Sportgezondheid. In 2011 is zij gestart met haar eigen bedrijf, genaamd El Vita Beweeg- en Leefstijladvies (El Vita Beweeg- en Leefstijladvies). Daarnaast is zij via een kennis in contact gekomen met The Bootcamp Club en zodoende is deze combinatie van de organisatie (VOF) ontstaan. The Bootcamp Club runt zij samen met haar partner Maarten Manenschijn. El Vita Beweeg- en Leefstijladvies El Vita beweeg- en leefstijladvies biedt een leefstijlprogramma aan waarin activiteiten naar voren komen zoals Health Check, Personal Coaching, Quick Scan, Beweeg- en Voedingsadvies en E-health. Het hoofddoel van El Vita beweeg- en leefstijladvies is het geven van integraal leefstijladvies op maat, waarbij voeding, beweging of sport en gedragsverandering de speerpunten om doelstellingen rondom een blijvende, gezonde en actieve leefstijl van cliënten te bereiken (El Vita Beweeg- en Leefstijladvies). The Bootcamp Club The Bootcamp Club, een landelijke organisatie, die vanuit franchise gevers werkt. Elke regio heeft een eigen franchisenemer, waaronder de afdeling The Bootcamp Club in de regio Groningen en Friesland.
Hieronder is de organogram van The Bootcamp Club uit het hoofdkantoor van Amsterdam weergegeven. The Bootcamp Club biedt bootcamp trainingen als Beginner, Regular, Advanced, Urban(Regular), Early Bird(beginner), Extreme Bootcamp, Bootcamp 4 Babes en tot slot Personal Bootcamp aan. Daarnaast biedt The Bootcamp Club Business Bootcamp Vitality. Dit is een vitaliteitsprogramma dat bij een bedrijf van start gaat om te zorgen voor een verlaagde ziekteverzuim en een verhoogde productiviteit. Het doel van The Bootcamp Club is om mensen de gelegenheid te bieden om te kunnen sporten in de natuur en dit op verschillende niveaus. Mensen kunnen kiezen uit een zeer groot assortiment van bootcamptrainingen (The Bootcamp Club).
2 Projectopdracht Doelstellingen Aan het begin van het nieuwe jaar wordt er een open dag georganiseerd door The Bootcamp Club. Doelstellingen voor dit project bevat een aantal elementen dat The Bootcamp Club wil bereiken. Deze elementen zijn humor, creativiteit en passie. Deze zullen zichtbaar worden tijdens de open dag, maar ook tijdens de trainingen. Daarnaast is ook het binnenhalen van nieuwe leden een doelstelling. In de periode voor de open dag wordt er aan promotie gedaan. Hierbij wordt er gedacht aan het uitdelen van flesjes water met een etiket van de aankondiging van de open dag erop. De doelstelling van de opendag is: Over twee maanden zal er een opendag voor The Bootcamp Club plaats vinden waar elementen als humor, creativiteit en passie terug zijn te vinden en er minimaal vijf nieuwe leden geworven worden. De deelnemers aan het begin van het nieuwe jaar een kans bieden om met hun goede voornemens te kunnen beginnen. Een subdoel is de promotie voor de opendag aan: Binnen een maand zal er promotie materiaal aangereikt worden aan deelnemers van The Bootcamp Club en hierdoor meer mensen getrokken worden op de dag zelf. Beschrijving van de opdracht The Bootcamp Club organiseert een open dag aan het begin van het jaar. De reden hiervoor is, omdat Januari de maand is om met je nieuwe goede voornemens te beginnen. Waaronder meer gaan sporten en afvallen. Het project bestaat uit het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van de opendag voor de doelgroep. De doelgroep zijn huidige leden van The Bootcamp Club, maar ook voor potentiële leden en niet-leden. De open dag Op de opendag worden er vier verschillende typen bootcamptrainingen gegeven, om de deelnemers in de gelegenheid te brengen andere trainingen te proberen. Daarnaast wordt de Chemie ingericht als lounge waar er hapjes en drankjes verzorgt worden. Hiervoor zijn wij nog opzoek naar samenwerking met het gasfornhuis dat ook gevestigd is op het Ebbingekwartier. Een stuk van de ruimte is ingericht als winkel waar een aantal aanbiedingen van partners van The Bootcamp Club liggen en een aantal producten van The Bootcamp Club merchandise webshop. Dit zijn producten zoals mutsen, bidons, shirts, polsbandjes. Een ander gedeelte van de Chemie is ingericht als informatiestand voor de special 8 weeks 2 Mudmasters. Iedereen die op de open dag aanwezig is krijgt een goodiebag. We gaan uit van een opkomst van vijfenzeventig personen. De partners die we gaan vragen zijn, Runnersworld, Natuurvoedingswinkels, Boekenhandel, de Chemie, Richworld, AH korenbeurs en het waterbedrijf Groningen.
3 Projectactiviteiten Onder de projectactiviteiten vallen de drie fasen voorbereiding, uitvoering en de afhandeling. Deze activiteiten zijn op hetzelfde niveau uitgewerkt tot een overzichtelijk geheel. o o o o o o o Fase 1. Het leren kennen van de doelgroep. o Het meedoen met een training beginner. o Het maken van een korte doelgroepanalyse. o Het meedoen van een training regular. o Het maken van een korte doelgroepanalyse. Fase 2. Activiteiten vaststellen. o Communiceren met de stagebegeleider. o Bepalen welke activiteiten op de open dag georganiseerd moeten worden. o Bepalen welke faciliteiten geregeld moeten worden. Fase 3. Goodiebag. o Contact leggen met mogelijke partners. o Afspraken maken met mogelijke partners. o Innen van de bijdrage van partners. o Vullen van de goodiebag. Fase 4. Promotie maken voor de open dag. o Het ontwerpen van posters, flyers en/of informatie brieven. o Gebruik maken van social media(facebook, twitter). o Artikel in de krant: Groningen dichtbij en Gezinsbode. o Ludieke aanbiedingen. o Nieuwsbrief aankondiging. o Bij Martinibusiness en Runnersworld binnen lopen. Fase 5. Overige voorbereidingen. o Contact leggen met terrein beheerder. o Het mobiliseren van trainers. o Het kopen van producten van The Bootcamp Club voor in de winkel. o Het maken van evaluatie formulier. Fase 6. De open dag. o Inrichten informatiekraam 8 weeks 2 Mudmasters. o Inrichten winkel van The Bootcamp Club. o Afspreken tijden waarop de trainingen starten. o Nieuwe potentiële leden registreren door prijsvraag in te vullen met persoonlijke gegevens zoals e-mailadres/telefoonnummer. o Fotograaf en promotiefilm. o Uitdelen evaluatieformulieren. Fase 7. Afhandeling. o Evaluatie. o Reflectie.
4. Projectgrenzen Als er wordt gekeken naar hoe ver het project gaat, dan wordt gezien dat het project ervoor moet gaan zorgen dat mensen worden bereikt door The Bootcamp Club. Door mensen te bereiken, moeten ze meer informatie krijgen over wat The Bootcamp Club doet en over de verschillende trainingen die aangeboden worden. Niet alleen, is het de wens, dat dit wordt bereikt. Ook is het de bedoeling dat nieuwe mensen zich aanmelden om lid te worden van The Bootcamp Club. Als er al een aantal proeflessen gaan worden gevolgd door nieuwe mensen, is dit al goed. De breedte waarvoor er wordt gegaan is vooral de doelgroep van 20 tot 40 jaar. De reikwijdte/the Scope die er gewenst is om bereikt te worden is een doelgroep die vooral uit de stad Groningen afkomstig is. Natuurlijk zijn mensen uit de provincie Groningen ook welkom. Een reikwijdte die verder gaat, is volgens de organisatie niet haalbaar. Dit heeft ook de reden, dat er in andere provincies ook een vestiging van The Bootcamp Club zit. Grenzen Er zijn een aantal activiteiten die net op de projectgrenzen liggen. De activiteiten die op deze grens liggen en die wel worden uitgevoerd zijn: - Het benaderen van bedrijven: Deze activiteiten hoort wel bij het organiseren van de open dag, maar voegt verder niets toe aan het opzetten van de open dag. Omdat er een zo groot mogelijke groep mensen wilt worden bereikt, worden er bedrijven benaderd. Werknemers van bedrijven die bijvoorbeeld d.m.v. bedrijfsbootcamp deel kunnen nemen, zullen waarschijnlijk naar de open dag komen. - Partners vinden voor de Goodie Bags: Deze activiteit heeft ook niet veel te maken met het organiseren van de open dag. Het maken van een goodie bag is een bijzaak. Door deze goodie bag te maken, zullen de mensen wat van The Bootcamp Club mee naar huis krijgen. Hierdoor worden ze meer herinnerd aan de open dag en zullen ze zich misschien sneller inschrijven voor proeflessen. Voor het vullen van de goodie bag, moeten er winkels gevonden worden die willen sponsoren. Deze activiteit, ligt op de grens van het opzetten van de open dag. Er zijn ook een aantal activiteiten die ook op de projectgrens liggen, maar die niet worden uitgevoerd. Deze activiteiten die niet worden uitgevoerd zijn: - Schoonmaken van het gebouw: Voor een betere impressie en sfeer van The Bootcamp Club, zouden we het hele gebouw kunnen schoonmaken. Maar omdat er toch niet heel veel gebruik van het gebouw wordt gemaakt tijdens de open dag, en omdat dit een kleine bijzaak is, zal dit niet worden gedaan. - Training zelf verzorgen: Tijdens de open dag, worden er van de verschillende soorten bootcamptrainingen gegeven. Omdat wij echt bezig zijn met opzetten van de open dag, voeren wij deze activiteit zelf niet uit. Data De begindatum van het project is 23 oktober 2013. Op deze datum is de voorbereiding voor de open dag begonnen. Op zaterdag 11 januari en zondag 12 januari zal de open dag gaan plaatsvinden. Stel, dat er twee week na de begindatum was gestart met het project, dan zal er waarschijnlijk tijdnood zijn ontstaan.
De Einddatum is waarschijnlijk 15 januari. Nadat de open dag op 11 en 12 januari zal hebben plaatsgevonden, zal er op woensdag 15 januari worden geëvalueerd. Na deze evaluatie, zal er een reflectie worden geschreven. Dit is de afsluiting van het project. Budget Het maximale budget, dat mag worden gespendeerd aan de voorbereiding, proces en uitvoering van de open dag ligt tussen de 100 en 150. Er wordt zoveel mogelijk geprobeerd om met sponsoren te werken, om zo geld te besparen. Randvoorwaarden De randvoorwaarden waaraan moet worden voldaan, om de open dag tot een succes te brengen, zijn voornamelijk: het trekken van zoveel mogelijk deelnemers. Door de marketing wordt de open dag onder de aandacht gebracht, maar of er veel mensen op afkomen, hebben wij niet in de hand. Dit is daarom een belangrijke randvoorwaarde. Nog een belangrijke randvoorwaarde is het vinden van bedrijven die willen sponsoren. Door bedrijven te gaan benaderen en te vragen om een dienst, worden de bedrijven aan het denken gezet. Maar of de bedrijven akkoord gaan en met iets komen is niet zeker. Als dit wel het geval is, zal de open dag succesvoller zijn.
5. Producten De producten die tijdens het proces tot het project worden opgeleverd zijn verdeeld onder hoofdactiviteiten en tussenproducten. Hieronder zijn de hoofdactiviteiten en tussenproducten overzichtelijk weergegeven. Hoofdactiviteiten: - Het maken van het plan van aanpak. - Het verzamelen van spullen voor in de goodiebags. - Het verzamelen van spullen voor in de winkel. - Het geven van de vier verschillende trainingen. - Het maken van promotie voor de open dag. - Het evalueren van de open dag. Tussenproducten - Het maken van een planning. - Het maken van een draaiboek. - Het maken van de doelgroepanalyse. - Het maken van een organisatieschets. De tussenproducten zijn belangrijk voor het bewaren van de kwaliteit van het project. De hoofdactiviteiten zijn alle activiteiten die er voor zorgen dat de open dag gehouden kan worden.
6. Kwaliteit Waar het natuurlijk om gaat, tijdens het organiseren van het project, is de kwaliteit, oftewel is het project succesvol verlopen? De kwaliteit van het eindproduct moet zijn, dat het ten eerste nieuwe leden oplevert. Door tijdens de open dag voldoende informatie te geven over wat The Bootcamp Club doet en over wat voor soort trainingen er worden aangeboden, moeten er mensen worden overgehaald om lid te worden. Daarnaast is een andere kwaliteit het verkrijgen van naamsbekendheid. Door genoeg in de stad te gaan flyeren en bijvoorbeeld het uitdelen van flesjes met etiket, zal The Bootcamp Club bekender moeten gaan worden onder de bewoners van de stad Groningen. Beoordeling Hoe deze kwaliteit door de opdrachtgever beoordeeld zal gaan worden is d.m.v. een evaluatie en een reflectie. Tijdens de evaluatie zal besproken gaan worden hoe de voorbereiding, het proces en de uitvoering van het project is gegaan. Natuurlijk zal er ook gaan worden gekeken naar het aantal nieuwe leden, die zich aangemeld hebben na de open dag. Hier zal niet op worden beoordeeld, omdat dit niet erg beïnvloedbaar is en omdat de mensen dit zelf in de hand hebben. Het waarborgen van de kwaliteit en controles Om de kwaliteit van het eind te waarborgen, zal er gaan worden gekeken hoe ver het project op gang is. Door te gaan kijken naar het tijdslimiet en de hoeveelheid activiteiten die nog moeten worden gedaan, zal er bewuster worden nagedacht over hoe de kwaliteit van het project goed zal gaan zijn. Er zal nauwlettend in de gaten worden gehouden, hoe de organisatie van de producten verloopt. Het waarborgen van de kwaliteit van de tussenproducten is ook erg belangrijk. Door ervoor te zorgen dat er op tijd wordt begonnen met het opstellen van de tussenproducten, zal er beter kunnen worden gezien hoe de rest van het proces in zijn werk zal moeten gaan. Door bijvoorbeeld de doelgroepanalyse te maken, zal er een beter beeld worden verkregen over welk publiek moet worden bereikt tijdens het flyeren. Normen en Technieken De normen en technieken die zullen gaan worden gebruikt tijdens de organisatie van het project gaan vooral over tijd. Zolang alle activiteiten binnen het geselde tijdslimiet geregeld zijn, moet de open dag wel goed gaan. Als er bijvoorbeeld voor wordt gezorgd dat er op tijd geflyerd wordt, dan zullen er waarschijnlijk meer mensen op afkomen, dan wanneer er twee dagen van tevoren wordt geflyerd. Naast tijd, is precisie ook belangrijk. Activiteiten moeten niet half worden uitgevoerd, maar alles moet precies worden uitgevoerd, waardoor de open dag snel en makkelijk zal gaan verlopen. Welke middelen worden gebruikt om het hele project in kaart te brengen zijn vooral internet, Word en ook Excel. Op internet zal gaan worden gezocht naar potentiele sponsoren en zal er promotie worden gemaakt voor de open dag op Facebook en Twitter. Daarnaast wordt in Word en Excel vastgelegd wat er allemaal moet worden gedaan en wat er allemaal al gedaan is. Is er nog overige hulp nodig, dan zal er worden gevraagd naar extern advies. Vaak is niet alle informatie via internet te vinden en zullen er ook personen zijn, die informatie kunnen vertellen.
7. Projectorganisatie De organisatie van het project ligt in verschillende handen. Zo is Ellis Lubbers de projectleider. Jasmijn Voor in t Holt zijn projectleden, maar zijn een ondersteuning voor de functie projectleider.ellis Lubbers is elke werkdag beschikbaar van 09.00 tot 17.00 uur. Maar op de dinsdag wordt er in het projectteam, waar Jasmijn Voor in t Holt en Laura Huizinga bij horen, aandacht besteed aan het project. Jasmijn Voor in t Holt en Laura Huizinga zijn ook alleen op de dinsdag en woensdag van 09.00 tot 17.00 uur beschikbaar, omdat ze de rest van de week naar school moeten. Als projectleider, heeft Ellis Lubbers meerdere bevoegdheden. De belangrijkste hiervan zijn het geven van opdrachten aan de projectleden, daarnaast meedenken over de uitvoering van de opdrachten en de eindverantwoordelijkheid ligt ook bij Ellis Lubbers. De bevoegdheden van Jasmijn Voor in t Holt en Laura Huizinga liggen wat anders. Zo voeren ze de opdrachten uit, die hen wordt opgelegd. Hiernaast denken ze mee over eventuele activiteiten en bedenken ze hoe de open dag er ongeveer uit gaat zien. Hieronder zijn de gegevens van de projectleider en van de projectleden gegeven: Naam Functie Adres Tel. nummer Mailadres Ellis Projectleider Kolendrift 9 06-10762204 ellis@thebootcampclub.nl Lubbers 9712 MT Groningen Jasmijn Projectlid/ondersteuning Boerehaavestraat 20 06-29368873 r.j.voorintholt@st.hanze.nl Voor in tot 9501 HE Stadskanaal t Holt projectleider Laura Projectlid/ondersteuning Wilsstraat 13 06-30126780 l.huizinga@st.hanze.nl Huizinga tot 9731 MS Groningen projectleider Naast de projectleider en projectleden, zijn er nog een aantal andere projectleden. Dit zijn trainers van The Bootcamp Club die de trainingen tijdens de open dag gaan verzorgen. Deze trainers denken daarnaast ook mee met het bedenken van activiteiten voor de open dag en ze helpen tijdens de uitvoering van de open dag. Naam Quirijn Kroese Maarten Manenschijn Talitha Bijlsma Wilbert Kwakkel Functie Projectlid/Trainer Projectlid/Trainer Projectlid/Trainer Projectlid/Trainer Verantwoording De verantwoording wordt afgelegd aan Ellis Lubbers. Zij is de projectleider en neemt de definitieve beslissingen die voor het project nog moeten worden genomen. De projectleider en de projectleden zien elkaar op stagedagen, de dinsdag en woensdag. Meestal wordt er op de dinsdag aandacht aan het project besteed. Daarnaast gaat de verdere communicatie via de mail en Whatsapp. De interne communicatie binnen de projectgroep gaat vooral verbaal, dus er wordt overlegdop de dinsdag en woensdag. Er wordt niet echt gekeken naar het aantal uren dat er aan het project gewerkt wordt, maar het gaat er vooral om dat alles op tijd klaar is. Als er aan het project gewerkt wordt, da zitten de projectleider en projectleden in een ruimte. Om te kijken wat er moet worden gedaan, wordt er ongeveer een uur per dag vergaderd. Hier worden verder geen notulen van gemaakt
8 Planning Activiteiten tabel De projectactiviteiten uit hoofdstuk 3 zijn opgenomen en verwerkt in een activiteitentabel die hieronder te vinden is. Ten eerste hebben de activiteiten in de activiteitentabel een code. Daarnaast is er vermeld hoeveel weken deze activiteiten duren en tot slot is er aangegeven welke activiteit(en) gedaan moet zijn voordat de desbetreffende activiteit kan beginnen. Code Activiteit Weken Kan pas nà A Meedoen trainingen 41, 47 - B Maken 42, 48 A doelgroepanalyse C Activiteiten 45-47 - vaststellen D Faciliteiten regelen 47-01 C E Contact leggen met partners 48-49 - F Afspraken maken 49-50 E met partners G Innen bijdrage 50, 01 E,F partners H Ontwerpen flyers en posters 47-49 P I Social media 49-01 H, P betrekken J Artikel in kranten 49 H, P K Nieuwsbrief 47-01 H, P L Contact terrein 49-50 - beheerder M Mobiliseren van 49-50 C trainers N Kopen producten 50-01 - van The Bootcamp Club voor in de winkel O Maken evaluatieformulier 49 - P Ludieke acties 47 - bedenken Q Vullen goodiebags 02 E, F, G R Inrichten de Chemie 02 S Nieuwe potentionele 02 - leden registreren T Fotografen 02 - U Uitdelen en afnemen 02 O evaluatieformulieren. V Evaluatie 03 U W Reflectie 03 - Strokenplanning De activiteitentabel is gebruikt om, in de strokenplanning schematisch weer te geven in welke volgorde de activiteiten uitgevoerd moeten worden en wat de doorlooptijd van elke
activiteit is. Daarnaast zijn er enkele activiteiten die onderling verband met elkaar hebben. Ten eerste heeft het bedenken van ludieke acties verband met het ontwerpen van posters en flyers, het betrekken van social media, het plaatsen van artikelen in kranten en in de nieuwsbrief van The Bootcamp Club. En ten tweede het maken van het evaluatieformulier heeft verband met het afnemen van de evaluatieformulieren en de evaluatie zelf. Dit is aangegeven door de zwarte lijn die van en naar de andere activiteiten loopt. Figuur. Strokenplanning De periode loopt, zoals er in de strokenplanning te zien is, vanaf week 41 tot en met week 2. Voor de voorbereidingen hebben we dertien weken, waarvan er nog zeven weken over zijn om te werken aan de voorbereidingen. De uitvoering vindt plaats in week 2 en de afhandeling in week 3.
9 Kosten-/batenoverzicht Het kostenoverzicht bevat iedere mogelijke kosten waarmee we in aanraking kunnen komen tijdens de voorbereidingen op de open dag. Hierbij is er een indicatie gegeven van wat de kosten zijn. Met oog op de goodiebag hebben we met sponsoren te maken. Dit zullen geschenken zijn zoals een kortingsbon, informatieboekjes, gratis proefles enzovoort. Daarnaast moeten er ook voor de winkel die we willen inrichten een aantal producten aangeschaft moeten worden. Het budget hiervoor wordt ook aangegeven. Het batenoverzicht bevat iedere mogelijke baat die voortkomt uit de open dag. Hierbij is een indicatie gegeven hoeveel de baat oplevert, welke frequentie daarbij hoort en op welke termijn. Een voorbeeld van een baat bij deze open dag is een nieuw lid van The Bootcamp Club. Dit lid kan ervoor kiezen om een strippenkaart, een half jaar of een heel jaar abonnement te nemen. Kosten Baten Mensuren: Trainers (4 x 30=) 120,00 Strippenkaart 10,48 Aanschaf producten 20,00 Specials: 8 weeks 2 109,00 van The Bootcampclub webshop Mudmasters Onvoorziene kosten 10,00 Sponsor: AH groene (50 x 0,60=) 30,00 appels Totaal 150,00 Totaal 149,48
Hoofdstuk 10. Risico-analyse De risico-analyse wordt gemaakt om te kijken of de uitvoering van het project wel door kan gaan. Als er namelijk teveel risico s aan een project hangen, is het niet verstandig om het project door te laten gaan. Of er moeten bepaalde worden aangepast. Een project met een risico-percentage van minder dan 50% is een project die voldoet aan de norm van het aantal risico s. De formule voor het berekenen van het risico-percentage is: Totaal/Mac. Score x 100% Als we deze formule toepassen komt het volgende risico-percentage eruit: 92/413 x 100% = 22,27% Uit de bovenstaande berekening van het risico-percentage bleek dat het project de open dag 22,27% risico heeft. Dit percentage ligt onder de 50% en daarom mag het project doorgaan. Wat opviel tijdens de risico-analyse van het project de open dag was dat het percentage redelijk laag is. Vooral risico s die gingen over de uitvoering van het project, het onderzoek tijdens het project en de voorwaarden die aan het project vastzitten zijn 0% gebleven. Dit is allemaal in orde. Met de factor tijd, moet nog wat rekening gehouden worden. Dit percentage liep uit tot 16%. Ook de risico die ging over de wijziging van de verantwoordelijkheden was aan de hoge kant, namelijk 15%. Hier moet ook naar gekeken worden. Er kan geconcludeerd worden het aantal risico s, die aan het project hangen, aan de lage kant is. Dit betekent dat er weinig obstakels zijn die het project in de weg kunnen staan. De risico s die er zijn, moeten in de gaten worden gehouden. Als dit wordt gedaan, is dat kan groot dat het project zal uitlopen tot een succes.
Nawoord Wij willen onze stagebegeleider bedanken voor haar betrokkenheid en vertrouwen in ons tijdens het proces tot het maken van dit plan van aanpak.
Bijlage 1. Risicoanalyse Het volgende schema is de risicoanalyse uit het boek Projectmanagement van Roel Grit. Risico Waarde Factor Zwaarte Risico totaal Tijdsfactor Geschatte doorlooptijd van het project 0-3 0 4 0 Kent het project een definitieve deadline ja 4 4 16 Is de tijd voldoende om het project binnen de voldoende 1 4 4 gestelde termijn te realiseren Complexiteit van het project Aantal disciplines (deelgebieden) dat betrokken 1 0 4 0 is Aantal functionele deelgebieden dat gebruik gaat 2-3 1 2 2 maken van de resultaten Gaat het om een aanpassing of om een nieuwe project Geheel nieuw In hoeverre moeten bestaande minimaal 3 5 15 verantwoordelijkheden wijzigen (nieuwe) Zijn er andere projecten afhankelijk van dit nee 0 5 0 project Wat zal de houding zijn van de gebruikers positief 0 5 0 Zijn er deelprojecten, is de voortgang afhankelijk enigszins 2 3 6 van de coördinatie hiertussen De projectgroep Welke medewerkers werken aan het project mee intern 0 4 0 Wat is de geografische spreiding van de projecten 1 plaats 0 2 0 Aantal projecten dat op piektijden >80% 1-5 0 5 0 betrokken is Verhouding redelijk 2 5 10 materiedeskundigen/projectdeskundigen Nemen gebruikers deel aan de projectgroep De projectleiding Is de projectleiding materiedeskundig Hoe deskundig is de projectleiding m.b.t. projectplanning Hoeveel ervaring heeft de projectleiding met projecten als deze Hoe deskundig zijn de adviseurs het te onderzoeken gebied Hoe betrokken zijn de verantwoordelijke lijnmanagers bij het project Is de kans groot dat de samenstelling van de projectgroep wijzigt tijdens het project Worden door de projectgroep standaardmethoden gebruikt of kiest/maakt men In beperkte mate 3 3 9 Redelijk deskundig 2 3 6 Redelijk 2 3 6 deskundig Redelijk 1 3 3 veel ervaring Zeer 0 5 0 deskundig Redelijk 1 5 5 deskundig Kleine kans 0 5 0 Ja, een aantal 2 4 8
eigen methoden Zijn problemen en doelstellingen voldoende Ja, iedereen 0 5 0 bekend bij alle projectleden Is het onderzoeksgebied nauwkeurig vastgelegd ja 0 5 0 Is er voldoende afbakening met andere projecten voldoende 0 4 0 Is er voldoende tijd gepland voor afstemming en voldoende 0 4 0 besluitvorming Zijn de randvoorwaarden duidelijk ja 0 5 0 Totaal 413 92