Plan van Aanpak THMM7

Transcriptie

1 Plan van Aanpak THMM7 0

2 1. Achtergronden Ons team bestaat uit vijf teamleden. Kimberley Wenas, Elyse Mulder, Hale Demirayak, Damla Agca en Kelsey Huis in t Veld. Wij zijn groep 18. Wij werken 1 dag in de week gezamenlijk aan onze opdrachten dit is elke woensdag van uur tot uur op het Grafisch Lyceum Rotterdam. Is het niet mogelijk om bepaalde documenten gereed te krijgen in verband met tijdnood dan doen wij dit thuis of gezamenlijk spreken we wat af. Wij maken een trailer en film en laten het zien tijdens het Short Film Festival op 17 april Opdrachtgever: Grafisch Lyceum Heer Bokelweg AD Rotterdam Ons team bestaat uit vijf teamleden. Projectleden: Kimberley Wenas Stratosfeerstraat GN DORDRECHT [email protected] Elyse Mulder Muzenlaan TA GORINCHEM @glr.nl Hale Demirayak Lieven de Keystraat KM ROTTERDAM @glr.nl Damla Agca Hoge Schiehof AZ ROTTERDAM [email protected] Kelsey Huis in t Veld Abelendreef CA VLAARDINGEN [email protected] 1

3 2. Project Opdracht In THMM7 moeten wij als team een eigen gemaakte trailer en film maken en de gemaakte trailer en film worden getoond op de Short Film Festival. De Short Film Festival wordt gehouden op 17 april 2013 om uur tot en met uur. Vanaf week 2 maken wij in de thema lessen de overige producten zoals huisstijl, concept, videovoorstel, plan van aanpak, samenwerkingscontract, strokenplanning, contentmanagementplan om de Short Film Festival succesvol te laten slagen. De keuze van de zelfgemaakte trailer en film is helemaal aan ons. Wij maken een trailer en film doormiddel van een productie workflow. De productie workflow bevat de volgende producten: concept, synopsis, storyboard, script en call-sheet. Als alle producten gereed zijn dan kunnen wij met de call-sheet de film draaien op locatie. Vervolgens als wij al klaar zijn met het filmen dan laden wij alle gemaakte filmpjes op de computer, daarna monteren wij de trailer en video op de computer. De video s moeten wij in 3 resoluties leveren bij de stuurgroep. De stuurgroep plaats onze film op de Short Film Festival website. Wij gaan een promotiecampagne uitvoeren, wij gaan daarvoor social media ervoor gebruiken zoals Youtube, Mailchimp en Facebook. Vervolgens zorgen wij voor een zelfgemaakte ticket en een filmposter. We moeten ook onze financiën bij houden we moeten een openingsbalans maken en aan het einde ook een eindbalans. We moeten ook zorgen dat we een begroting maken vooraf en een realisatie achteraf. Voor het project Short Film Festival hebben we twee maanden de tijd ervoor om alle deadlines te halen en het succesvol te laten verlopen. Doelstelling: Het doel is om op het Short Film Festival een trailer en film van goede kwaliteit te laten zien aan de gasten van het Short Film Festival. Social media speelt een grote rol voor dit project. Al het laatste nieuws van het maken van de trailer en film worden geplaatst op Facebook. 2

4 3. Project Activiteiten Hieronder staan de activiteiten beschreven die gedaan moeten worden: Debriefing Notulen Vooronderzoek Huisstijl/identiteit Samenwerkingscontract Contentmanagementplan Plan van Aanpak Account aanmaken op Basecamp Strokenplanning Uren registratie s versturen Handleiding Huisstijlhandboek Concept presenteren Workflow (Synopsis, storyboard en script) Call sheet (reseveringen, regelen materialen, contracten en toestemmingen) Proef shoot Draaidag Checklist draaidag kwaliteit Promotie campagne (Social Media: Faceook, Chimpmail en drukwerk) Montage (trailer en film) Draaiboek Vergaderingen Informatie markt School Try-Out Voorbereiding Short Film Festival Premiere ouders Garantievoorwaarden Feedback (STARR reflectie) 3

5 4. Projectgrenzen De volgende activiteiten vallen binnen het project: Debriefing Notulen Vooronderzoek Huisstijl/identiteit Samenwerkingscontract Contentmanagementplan Plan van Aanpak Account aanmaken op Basecamp Strokenplanning Uren registratie s versturen Handleiding Huisstijlhandboek Concept presenteren Workflow (Synopsis, storyboard en script) Call sheet (reseveringen, regelen materialen, contracten en toestemmingen) Proef shoot Draaidag Checklist draaidag kwaliteit Promotie campagne (Social Media: Faceook, Chimpmail en drukwerk) Montage (trailer en film) Draaiboek Vergaderingen Informatie markt School Try-Out Voorbereiding Short Film Festival Premiere ouders Garantievoorwaarden Feedback (STARR reflectie) Randvoorwaarden: Het zelfgemaakte trailer en film wat wij gaan laten zien op de Short Film Festival geven wij onze eigen draai aan doormiddel van onze creatieve handelingen en eigen ideeën uitwerken en dat laten wij zien in de trailer en film. 4

6 5. Producten De producten waar wij naar toe gaan werken en zorgen dat die binnen zes weken klaar zijn: Debriefing Notulen Vooronderzoek Huisstijl/identiteit Samenwerkingscontract Contentmanagementplan Plan van Aanpak Strokenplanning Uren registratie Handleiding Huisstijlhandboek Concept presenteren Workflow (Synopsis, storyboard en script) Call sheet (reseveringen, regelen materialen, contracten en toestemmingen) Checklist draaidag kwaliteit Promotie campagne (Social Media: Faceook, Chimpmail en drukwerk) Montage (trailer en film) Draaiboek Garantievoorwaarden Feedback (STARR reflectie) 5

7 6. Kwaliteit Om het succesvol te laten lopen gaan wij goed samenwerken als team en leveren wij kwaliteit op en dat is terug te zien bij de trailer en film. Ook gaan we onder de prijs zitten van de andere. Alle werknemers van Freshcotton en Maximilani houden zich aan de planning. Ook hun hebben dagelijks contact met elkaar als er interne en/of externe problemen te voorschijn komen. Notulen: De eerste vergadering en laatste vergadering word op het Grafisch Lyceum Rotterdam in lokaal gehouden. Iedereen van het team is aanwezig en de notulen van de eerste en laatste vergadering word bijgehouden door elke teamlid. Aan het eind van elke vergadering krijgt ieder teamlid per een bijlage toegestuurd. Notulen bijlage: Datum, tijd en locatie vergadering(en) Projectactiviteiten (producten/documenten) Deadlines en afspraken Promotie campagne In de eerste vergadering wordt besproken over het volgende: Werkprocessen Debriefing Notulen Vooronderzoek Huisstijl/identiteit Samenwerkingscontract Contentmanagementplan Plan van Aanpak Account Basecamp Strokenplanning Uren registratie s versturen Concept presenteren In de laatste vergadering word besproken over het volgende: Proef shoot Draaidag Checklist draaidag kwaliteit Promotie campagne (Social Media: Faceook, Chimpmail en drukwerk) Montage (trailer en film) Draaiboek Voorbereiding Short Film Festival School Try-Out Premiere ouders Feedback (STARR reflectie) 6

8 7. Projectorganisatie Strokenplanning: Taken Week 2 Week 3 Week 4 Week 5 Week 6 Week 7 Debriefing Notulen Vooronderzoek Huisstijl/handboek Plan van Aanpak Samenwerkingscontract Contentmanagementplan Account aanmaken op Basecamp Strokenplanning/urenregistratie Concept presenteren Workflow (Synopsis, storyboard en script) Call sheet (reseveringen, regelen materialen, contracten en toestemmingen) Proef shoot/draaidag Checklist draaidag kwaliteit Promotie campagne (Social Media: Faceook, Chimpmail en drukwerk) Montage (trailer en film) Draaiboek Vergaderingen Voorbereiding Short Film Festival (Informatie markt, School Try-Out en Premiere ouders) Garantievoorwaarden Feedback (STARR reflectie) 7

9 Projectleden gegevens: Kimberley Wenas (2e jaar Mediamanager) @glr.nl Elyse Mulder (2e jaar Mediamanager) [email protected] Hale Demirayak (2e jaar Mediamanager) [email protected] Damla Agca (2e jaar Mediamanager) [email protected] Kelsey Huis in t Veld (2e jaar Mediamanager) @glr.nl Coördinatie samenwerking Vergaderingen: Elke woensdagochtend rond uur wordt er vergaderd. De agenda punten wordt besproken. (Kimberley Wenas verantwoordelijk voor de vergaderingen). Tijdregistratie: - Hale Demirayak registreert alle werkuren van elke teamlid. - De werkuren worden per thema dag doorgegeven aan Hale Demirayak. (Hale Demirayak, is verantwoordelijk voor het archief). Datum project: Het project start officieel in week 2 op woensdag 13 maart 2013 tot en met week 7 op woensdag 17 april Short Film Festival: Locatie: Grafisch Lyceum Rotterdam Datum: Woensdag 17 april 2013 Tijd: uur t/m uur 8

10 8. Planning Dit is de project planning voor de gehele zes weken: Activiteit: Tijd: Na: A Debriefing 1 dag - B Notulen 6 dagen A C Samenwerkingscontract 1 dag A, B D Plan van Aanpak 2 dagen A, B, C E Strokenplanning 6 dagen A, B, C, D F Urenregistratie 6 dag A, B, C, D, E G Contentmanagement plan 1 dag A, C, D, F H Huisstijlhandboek 2 dagen A, C, D, F, G I Concept presenteren 1 dag A, B, C, D,E, F, G, H J Workflow 2 dagen A, B, C, D, E, G, H, I K Call sheet 1 dag A, B, C, D, E, F, G, H, I, J L Proefshoot en draaidag 1 dag A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K M Voorbereiding SFF 1 dag A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L N Promotie campagne 4 dagen A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M O Vergaderingen 6 dagen A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N P Draaiboek 6 dagen A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P Q Informatie martk 1 dag A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P R School Try-Out 1 dag A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q S Premiere ouders 1 dag A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P. Q, R T Feedback (STARR reflectie) 6 dagen A, B, C, D, E, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P. Q, R, S Het project start officieel in week 2 op woensdag 13 maart 2013 tot en met week 7 op woensdag 17 april In totaal 6 dagen. In week 6 starten wij een informatie markt op school. Vervolgens geven wij een school Try-out. In totaal zijn we met de activiteiten 6 dagen kwijt. De resterende dagen zijn gereserveerd voor interne en externe risico s en problemen binnen en buiten de projectactiviteiten. 9

11 9. Kosten-/batenoverzicht Manuren: Ons budget voor de manuren is 1000,- euro. Hieronder een overzicht van de functies, uurloon en alle gewerkte uren voor het THMM7 project: Projectleden Functie: Uurloon ( ) Werkuren: Totaal: Kimberley Wenas Media manager 5, ,18 Elyse Mulder Media manager 4, ,18 Hale Demirayak Media manager 5, ,88 Damla Agca Media manager 4, ,18 Kelsey Huis in t Veld Media manager 4, ,18 Totaal: 999,60 *Exclusief BTW Hulpmiddelen: Ons budget voor de hulpmiddelen is 65,- euro. Dat gaan we uitgeven aan de volgende elementen: Producten: Aantal Prijs: Totaal: Poeder Poster 20 4,00 4,00 Totaal: 4,00 *Inclusief BTW 10

12 10. Risicoanalyse Interne risico s: Personeel dat zich ziek meldt Personeel komt te laat op school Mobiele storingen Computer en software storingen Vertragingen bij organiseren Producten worden te laat/niet op tijd ingeleverd Belemeringen met het monteren van trailer en film Externe risico s: Onvoldoende bezoekers aanwezig Onvoldoende catering beschikbaar Geen video camera beschikbaar 11