Handleiding portal Ons Middelbaar Onderwijs De portal maakt het mogelijk om te allen tijde via internet in te kunnen loggen op het OMOnetwerk. Hierdoor is het mogelijk om de verschillende intranetsites en applicaties op te starten. De portal is bereikbaar via het internetadres: https://portal.omo.nl/portal of via de verenigingssite www.omo.nl via de optie inloggen OMO-portaal Bij vragen, opmerkingen of problemen kan contact via de mail op portalbeheer@omo.nl.
Scherm 1 Inlogpagina portal
Inhoudsopgave Handleiding portal Ons Middelbaar Onderwijs... 1 Inhoudsopgave... 3 Mogelijkheden portal Ons Middelbaar Onderwijs... 4 Inloggen op de portal... 5 Inlogproces... 5 Installatie hulpprogramma s... 8 Controles... 10 Portal Startpagina... 11 Self-Service pagina s... 13 1 Aanmelden voor wachtwoord vergeten functionaliteit... 13 2 Gebruikergegevens aanpassen... 13 3 Wachtwoord wijziging... 15 Help! Ik ben mijn wachtwoord vergeten of mijn account is geblokkeerd.... 16 Portal Applicaties... 18 Bureaubalie... 18 KWIS... 18 Outlook webmail... 19 FIS2000... 19 Decos... 19 Systeemvereisten portal Ons Middelbaar Onderwijs... 20 Installatie Windows Secure Application Manager... 21 Installatie Java... 23
Mogelijkheden portal Ons Middelbaar Onderwijs De portal maakt het voor alle medewerkers van Ons Middelbaar Onderwijs mogelijk om anyplace en anywhere te werken met de applicaties van Ons Middelbaar Onderwijs. Deze applicaties zijn momenteel: - FIS2000 - E-transaction - Cool web - Scholenbalie Voor medewerkers van Bureau Ons Middelbaar Onderwijs zijn de volgende applicaties ook beschikbaar: - Outlook Webmail - Tijdregistratie - Decos - KWIS - Online Approval - Bureaubalie De lijst van applicaties zal in de loop van de tijd uitgebreid gaan worden.
- Inloggen op de portal Via het internetadres https://portal.omo.nl/portal is de inlogpagina (scherm 1) van de portal bereikbaar. Op deze pagina moet de gebruikersnaam en een wachtwoord ingevoerd worden. Daarnaast is er een keuze voor de inlogmethode. Er zijn twee inlogmethoden: - OMO Portal (Basis) Bij deze inlogmethode kan met de gebruikersnaam en wachtwoord ingelogd worden. Na het inloggen heeft de gebruiker de mogelijkheid om een beperkte set applicaties te starten. Voorbeelden zijn de scholenbalie en de Self-Service pagina s. Voor medewerkers van het Bureau zijn de bureaubalie, KWIS, Tijdregistratie en Outlook Webmail (OWA) ook te gebruiken. - OMO Portal (Uitgebreid) Bij de uitgebreide inlogmethode moet ingelogd worden met de gebruikersnaam en wachtwoord. Daarnaast zal er op een volgende pagina gevraagd worden om een pinen tokencode. Na het inloggen heeft de gebruiker naast de applicaties van de basis inlogmethode, ook de mogelijkheid om FIS2000, Coolweb en E-transaction te starten. Voor medewerkers van het Bureau zijn ook Decos en Online Approval te gebruiken. Inlogproces Op de inlogpagina (scherm 2) wordt de gebruikersnaam en wachtwoord ingevoerd en wordt een keuze voor de inlogmethode gemaakt. Door op inloggen te klikken gaat u verder. Scherm 2 Inlogscherm portal
Gebruikers die de OMO Portal (uitgebreid) inlogmethode hebben gekozen krijgen de pagina waarop de PIN + Tokencode (scherm 3) ingevoerd moet worden. De pincode en tokencode dienen aan elkaar te worden ingevoerd. Bijvoorbeeld: Een gebruiker heeft als pincode 1234 en de code op de token is op dat moment 353485, dan moet 1234353485 worden ingevoerd. Hierna kan de gebruiker verder inloggen door middel van de knop Inloggen. Scherm 3 PIN- en Tokencode scherm Indien de gebruiker nog geen pincode heeft aangemaakt dan moet enkel de tokencode worden ingevoerd. In het vorige voorbeeld is dit 353485. Na het drukken op de knop Inloggen zal de gebruiker gevraagd worden een pincode aan te maken (scherm 4). De pincode moet minimaal 4 en maximaal 8 cijfers lang zijn en kan door de gebruiker zelf bepaald worden. Na het invoeren van het veld Bevestig pincode kan de pincode opgeslagen worden. Na het opslaan van de pincode moet de gebruiker opnieuw inloggen. Bij het invoeren van de tokencode moet dan de zojuist opgeslagen pincode gebruikt worden.
Scherm 4 Nieuwe PIN-code aanmaken. Het kan voorkomen dat het systeem niet juist gesynchroniseerd is met de token van de gebruiker. Er zal dan gevraagd worden om te wachten tot de token een nieuwe code in het display heeft staan en deze dient dan ingevoerd te worden.
Installatie hulpprogramma s De portal gebruikt enkele hulpprogramma s voor een juiste werking. Deze worden geïnstalleerd op uw pc bij een eerste login vanaf de pc. De volgende stappen moeten uitgevoerd worden: Stap 1: Klik op de gele balk bovenaan de pagina om de Secure Application Manager te installeren Stap 2: Kies in het menu de op ActiveX-besturingselement installeren.
Stap 3: Kies in installeren. De applicatie wordt verder automatisch geïnstalleerd.
Controles Tijdens het inloggen worden er een aantal controles uitgevoerd. Deze controles zijn: - Is het wachtwoord laatst gereset of is dit een initieel wachtwoord? Wanneer een van beide aan de orde is, zal het wachtwoord gewijzigd moeten worden. Op het scherm Wachtwoord wijzigen (scherm 5) moet het nieuwe wachtwoord ter controle twee keer worden ingegeven. Na het klikken op de knop Wijzigen wordt het wachtwoord gewijzigd en wordt er gevraagd om uit te loggen en opnieuw in te loggen. Bureau-medewerkers dienen er rekening mee houden dat ook het wachtwoord om in te loggen op de pc op de werkplek ook is veranderd. Scherm 5 Wachtwoord wijzigen scherm - De volgende controle is of het e-mailadres al is ingevoerd op de Self-Service pagina s. Is dit niet het geval zal dit eerst ingevoerd moeten worden. Voor meer informatie zie hoofdstuk Self-Service pagina s - Tijdens de laatste controle wordt er gecontroleerd of de gebruiker zich heeft aangemeld voor de vergeten wachtwoord functionaliteit. Wanneer de gebruiker nog niet is aangemeld zal dit moeten gebeuren voordat de gebruiker verder kan op de portal. Voor meer informatie zie hoofdstuk Vergeten wachtwoord functionaliteit.
Portal Startpagina Na het doorlopen van het inlogproces en de controles wordt de Scholenbalie als beginpagina van de portal getoond (scherm 6). Aan de rechterkant van de Scholenbalie is afhankelijk van de inlogmethode de op te starten applicaties te zien. Het blok Bureau Applicaties is alleen zichtbaar voor bureaumedewerkers. Scherm 6 Startpagina portal Op de startpagina is een werkbalk te zien met 3 items: Met deze knop keert u terug naar het startscherm In deze balk kan een internetadres ingevoerd worden om een bepaalde pagina te openen. Dit is bedoeld om binnen het OMO-netwerk te kunnen surfen. Internetsurfen op deze manier zal beduidend langzamer gaan dan via een nieuwe internet explorer sessie. Deze verbinding met internet loopt via de servers van OMO. U surft dus met een omweg. Met deze knop kunt u uitloggen en de sessie sluiten.
Wanneer een applicatie vanuit de scholenbalie gestart wordt zal deze in een nieuw venster geopend worden. De werkbalk zal niet zichtbaar zijn in dit nieuwe venster. Dit venster kan te allen tijde gesloten worden. De verbinding zal dan niet verbroken worden. Dit gebeurt echter wel wanneer het hoofdscherm ook wordt afgesloten. Extra informatie over de applicaties die te starten zijn via de portal vindt u verder in dit document.
Self-Service pagina s De scholen- en bureaubalie zijn uitgebreid met een drietal Self-Service pagina s Deze pagina s zijn: 1. Aanmelden voor wachtwoord vergeten functionaliteit 2. Gebruikergegevens aanpassen 3. Wachtwoord wijzigen 1 Aanmelden voor wachtwoord vergeten functionaliteit Met de portal wordt het mogelijk om in te loggen op het OMO-netwerk op momenten dat systeembeheer niet aanwezig is op het Bureau. Wanneer u het wachtwoord bent vergeten of het gebruikersacoount is geblokkeerd kan door middel van de vergeten wachtwoord functionaliteit het wachtwoord gereset worden en het account gedeblokkeerd. Om deze optie te kunnen gebruiken moet er eerst aangemeld worden via de Self-Service pagina Aanmelden voor wachtwoord vergeten functionaliteit (scherm 7). Er is één voorwaarde waar aan moet worden voldaan voordat men zich kan aanmelden: een e-mailadres dient ingevuld te worden via de pagina Self-Service gegevens aanpassen. Scherm 7 Aanmeldscherm vergeten wachtwoord functionaliteit De gebruiker moet drie vragen kiezen uit de uitvouwlijst en hierop het antwoord invullen. Het antwoord dient ook bevestigd te worden. De antwoorden moeten echter minimaal drie karakters lang zijn. Wanneer alles ingevuld is kan de gebruiker zich door op knop Aanmelden te klikken aanmelden. 2 Gebruikergegevens aanpassen Via de Self-Service pagina gegevens aanpassen (scherm 8) kunnen diverse gegevens aangepast worden. Het scherm bestaat uit twee delen. In het eerste deel staan de vaste gegevens komende uit het systeem. In het tweede deel kan de gebruiker zijn e-mailadres en eventueel telefoonnummers invoeren. Het e-mailadres is verplicht om je aan te kunnen melden voor de vergeten wachtwoord functionaliteit.
Scherm 8 Medewerkers van het OMO-bureau wordt aangeraden om een e-mail adres anders dan het omo.nl adres in te voeren. Bij het resetten van het wachtwoord wordt naar dit adres het nieuwe wachtwoord gemaild. Medewerkers die voorheen gebruik maakten van een y$ en/of een p$ gebruikersaccount moeten hun oude gebruikersnaam invullen in de velden Oude scholenbalie Y$ gebruikersnaam en Oude scholenbalie Y$ gebruikersnaam. Hiermee wordt geregeld dat de diverse download pagina s onder uw nieuwe account werken. Door een druk op de knop Wijzig mijn gegevens worden de veranderde gegevens opgeslagen in het systeem.
3 Wachtwoord wijziging Op het wachtwoord wijzigen scherm (scherm 9) kan het wachtwoord door de gebruiker gewijzigd worden. Op dit scherm moet het nieuwe wachtwoord ter controle twee keer worden ingegeven. Na het klikken op de knop Wijzigen wordt het wachtwoord gewijzigd en wordt er gevraagd om uit te loggen en opnieuw in te loggen. Bureau-medewerkers dienen er rekening mee houden dat ook het wachtwoord om in te loggen op de pc op de werkplek ook is veranderd. Scherm 9 Wachtwoord wijzigen scherm
Help! Ik ben mijn wachtwoord vergeten of mijn account is geblokkeerd. Het kan gebeuren dat je het wachtwoord vergeten bent of dat het gebruikersaccount om diverse redenen geblokkeerd is. Dit probleem is op te lossen via de link Wachtwoord vergeten op de portal inlogpagina. Scherm 10 Via deze link komt u op een pagina waarop u uw gebruikersnaam moet invoeren Scherm 11
Op de volgende pagina worden de door de gebruiker geselecteerde vragen bij de aanmelding getoond. De gebruiker geeft de antwoorden in en daarna kan met de knop Reset Wachtwoord het wachtwoord worden gereset. Eventueel wordt het account ook gedeblokkeerd. Scherm 12 Het systeem genereert een nieuw wachtwoord en stuurt dit naar het door de gebruiker ingevoerde e-mail adres. Met dit wachtwoord kan de gebruiker inloggen. Wel moet dit wachtwoord direct aangepast worden via de wachtwoord wijzigen pagina.
Portal Applicaties Hoewel de applicaties die via de portal gestart kunnen worden exact dezelfde zijn als via het bedrijfsnetwerk, zijn er per applicatie een aantal specifieke opmerkingen. Bureaubalie Wanneer de bureaubalie via de portal geopend wordt, worden enkel de applicaties getoond waar men op dat moment rechten toe heeft. KWIS Bij het starten van KWIS komt men op een beginscherm. Op dit scherm kan men kiezen tussen SelfServiceDesk en Behandelaar. Scherm 13 Bij iedere keuze moet er aangemeld worden met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Bij dit aanmelden is het aan te raden op het vakje bij Log mij automatisch in aan te kruisen. Hierdoor hoeft een volgende keer niet aangemeld te worden. Dit ongeacht waar of op welke PC u zich bevindt. Scherm 14
Outlook webmail. Met Outlook Webmail kan de e-mail gelezen worden zoals dit ook in Outlook kan. De e-mail welke is opgeslagen zijn in een persoonlijke map die op een lokale schijf staan zijn niet te lezen via de Outlook Webmail. De gebruiker hoeft niet in te loggen in de applicatie. FIS2000 Om FIS2000 op te kunnen starten moet er op de pc de nieuwste versie van JAVA geïnstalleerd zijn. Het inloggen en werken binnen de applicatie zijn identiek aan de gebruikelijke manier van werken. Decos Wanneer Decos wordt gestart wordt er gecontroleerd of de Decos componenten geïnstalleerd zijn. Is dit niet het geval dan zullen ze geïnstalleerd worden. Hiervoor moet u op de pc waar vanaf Decos wordt gestart wel de rechten hebben om software te mogen installeren.
Systeemvereisten portal Ons Middelbaar Onderwijs De portal stelt de volgende eisen aan de pc: - Windows XP service pack 2 of hoger of Windows Vista dient geïnstalleerd te zijn. - De portal en de diverse applicaties werken het beste met Internet Explorer 7. De browsers Internet Explorer 6, Internet Explorer 8, Google Chrome en Mozilla FireFox kunnen ook gebruikt worden. Echter worden deze browsers niet door alle applicaties ondersteund. De applicatie zal dan niet of niet zoals gewenst werken. - Om FIS2000, E-transaction en Online Approval uit te kunnen voeren dient de laatste versie van Java geïnstalleerd te zijn. - De portal installeert twee applicaties op uw systeem. U heeft op uw computer lokale beheerderrechten nodig om de applicaties te kunnen installeren.
Installatie Windows Secure Application Manager Stap 1: Klik op de de link Windows Secure Application Manager voor Windows 2000/XP/Vista om de download te starten Stap 2: Kies in het volgende scherm Uitvoeren.
Stap 3: Kies in Uitvoeren. De applicatie wordt verder automatisch geïnstalleerd.
Installatie Java Stap 1: Klik op de de link Download Java om de naar de website van Java te gaan. Stap 2: Kies in het volgende scherm Gratis Java download.
Stap 3: Kies in het volgende scherm Gratis Java download. Stap 4: Kies Uitvoeren.
Stap 5: Kies Uitvoeren. Stap 6: Kies Install>.
De applicatie wordt geïnstalleerd. Stap 7: Kies Close om de installatie af te sluiten.