Handleiding Telewerken Zorggroep Noorderbreedte

Transcriptie

1 Handleiding Telewerken Zorggroep Noorderbreedte V2.2 Deze handleiding is ook te downloaden van

2 Versiebeheer Nov versie 1.0 April 2007 versie 1.1 Toegevoegd: SMS token Maart 2008 versie 2.0 Aangepast aan portal2.znb.nl April 2008 versie 2.1 Aangepast aan bevindingen reviewers November 2009 Versie 2.2 Aangepast voor Windows 7 2

3 Voorwoord Voor de ZNB Telewerkvoorziening is op uw thuis-pc aanvullende software nodig. Deze software kunt u downloaden van: Afhankelijk van het besturingssysteem van uw thuis-pc hebt u als aanvullende software een bijpassende Citrix client nodig. Deze handleiding is gemaakt op een Windows XP pc met Internet Explorer 7.0 Alle beschrijvingen en schermafdrukken in dit document zijn gerelateerd aan de genoemde Windows versie en de internet explorer versie. Deze handleiding is vervolgens in de volgende omgeving getest: a) Windows XP SP2 met IE 7.0 en Cirix webclient b) Windows Vista Bussiness Edition met IE 7.0 en Citrix webclient Opmerkingen: 1- De pc s in de genoemde testomgeving bevatten geen enkele andere geïnstalleerde software. 2- De Citrix webclient is in Windows Vista onder de echte administrator geïnstalleerd. 3- Het gebruik van firewall(s), routers, draadloze netwerken, draadloze printers enz. kunnen van invloed zijn op het juist functioneren van de ZNB Telewerkvoorziening. Deze invloed valt buiten de scope van de aangegeven testomgeving. Er wordt van uitgegaan dat: - u zelf verantwoordelijk bent voor een juiste installatie van de aanvullende software op uw thuis-pc - u zelf verantwoordelijk bent voor een mogelijke probleemafhandeling bij die installatie - u gebruik maakt van een pc met Windows XP (32 bit) dan wel Windows Vista (32 bit) dan wel Windows 7 (32 bit). Maakt u gebruik van bijv. een Macintosh, dan vindt u op een verwijzing naar de downloadpagina van Citrix. U kunt dan zelf de juiste Citrix client kiezen, downloaden en installeren. De daarbijbehorende installatie-procedure vindt u meestal in het Admin Guide die u ook op de Citrix downloadpagina kunt vinden. 3

4 Inhoudsopgave 0. Voordat u gebruik kunt maken van het ZNB portaal Downloaden benodigde software Installatie Citrix webclient voor Windows XP Installatie Citrix webclient voor Windows Vista of Windows Het ZNB portaal opnemen in de trusted sites van uw webbrowser De pop-up blocker voor het ZNB portaal uitschakelen Toegang tot de ZNB telewerkvoorziening Starten van het ZNB portaal Aanmelden in het ZNB portaal a Aanmelden met de Vasco-sleutel waarmee u zelf het token kunt genereren b Aanmelden met een SMS bericht op uw GSM die u het token geeft Aanmelden bij de ZNB Telewerkvoorziening (webinterface) Het gebruik van de webinterface Verbinden van een nog aanwezige sessie Opbouw van een nieuwe sessie Starten van een applicatie a. Starten van een applicatie binnen een sessie b. Starten van een applicatie met een sessie opbouw Stoppen van een applicatie Stoppen van een sessie Doelbewust stoppen van een sessie Afmelden van de ZNB Telewerkvoorziening (webinterface) Afmelden van het ZNB portaal Samenvatting

5 0. Voordat u gebruik kunt maken van het ZNB portaal 0.1 Downloaden benodigde software. U start op uw thuis-pc de internet browser (meestal zal dat de Internet Explorer zijn). Op het adresveld typt u in: en druk op Enter. Onderstaande pagina komt in beeld: U kiest voor het vak Software en handleiding voor Portal2.ZNB.NL U klikt op Klik hier voor de Citrix webclient voor windows XP/ Vista / 7 Er verschijnt een File download scherm Klik op de knop Save Geef aan waar u de software op uw pc wilt opslaan. Deze software is bedoeld voor een Windows XP/ Vista / 7 pc Hebt u een ander type pc, bijv.een Macintosh, dan kiest u op voor de optie: Klik hier voor alle andere Citrix clients. Vervolgens verschijnt de originele Citrix downloadpagina. U kunt dan zelf de juiste Citrix client kiezen, downloaden en installeren. De daarbijbehorende installatie-procedure vindt u meestal in de bijbehorende Admin Guide die u ook op de Citrix downloadpagina kunt vinden. 0.2 Installatie Citrix webclient voor Windows XP Voor een pc met Windows XP kunt u nu met de verkenner naar de door u opgegeven map gaan. U start de installatie door op het bestand CitrixOnlinePluginWeb.exe te dubbelklikken. Voor de installatie van de software op een Windows Vista of Windows 7 pc kan deze methode niet zomaar toegepast worden (zie volgende bladzijde). 5

6 0.3 Installatie Citrix webclient voor Windows Vista of Windows 7. - U bent zelf verantwoordelijk voor een juiste installatie van de Citrix webclient op uw Vista / 7 pc. - U bent zelf verantwoordelijk voor een mogelijke probleemafhandeling bij die installatie. Windows Vista en Windows 7 zijn door Microsoft uitgebracht met extra ingebouwde security maatregelen. Deze sequrity staat bekend als User Account Control. Daardoor zijn er beperkingen in het (zomaar) kunnen installeren van software. Ook de installatie van de Citrix webclient zal hier mogelijk door beïnvloed kunnen worden. U dient er voor te zorgen dat de Citrix webclient met administrator rechten geïnstalleerd wordt. Doet u dat niet, dan zal deze software niet goed functioneren en zal er sprake zijn van een beperkte functionaliteit van de ZNB Telewerkvoorziening. Bent u met een ander account dan de echte administrator ingelogd, en dat zal veelal het geval zijn, is het aan te raden om de Citrix webclient met de optie run as administrator te installeren. U geeft dan een rechtermuisklik op het bestand CitrixOnlinePluginWeb.exe en u kiest voor de genoemde optie. Na de installatie van de Citrix webclient moet u eenmalig een aantal instellingen op uw webbrowser doorvoeren. In het kort komt het erop neer dat u: - portal2.znb.nl moet opnemen in de trusted sites - de popup blocker voor portal2.znb.nl moet uitschakelen. Hoe u dat moet doen wordt beschreven op de volgende 2 bladzijden van de handleiding 6

7 0.4 Het ZNB portaal opnemen in de trusted sites van uw webbrowser. U moet het ZNB portaal opnemen in de trusted van nuw webbrowser. Doet u dit niet, dan zal er sprake zijn van beperkte functionaliteit van de ZNB Telewerkvoorziening. Start Internet Explorer en kies voor: - Tools-Internet Options - Kies voor tabblad Security en selecteer Trusted Sites - Klik daarna op de knop Sites - Type in: portal2.znb.nl en klik op de knop Add - Verwijder het vinkje bij Require server verification ( for all sites in this zone. - Klik op Close U komt terug in het tabblad Security - Selecteer Trusted Sites - Kies bij Reset to: Low - Klik op de knop Custom level - Klik dan op Reset - Klik bij de getoonde Warning op Yes - Klik daarna op 2 keer op OK 7

8 0.5 De pop-up blocker voor het ZNB portaal uitschakelen. U moet de pop-up blocker voor de ZNB Telewerkvoorziening uitzetten. Doet u dit niet, dan zal er sprake zijn van beperkte functionaliteit van de ZNB Telewerkvoorziening. Start de Internet Explorer en kies voor: - Internet Options en selecteer het tabblad Privacy - Kies bij Pop-up blocker voor Settings - Type Portal2.znb.nl en kies voor Add - Klik op Close - U komt terug in het Privacy tabblad - Klik op OK Uw Internet Explorer is nu juist ingesteld voor gebruik van de ZNB Telewerkvoorziening. Vanaf bladzijde 9 wordt beschreven hoe u toegang kunt krijgen tot de ZNB Telewerkvoorziening. Daarin wordt uitgelegd hoe u het Token moet gebruiken, wat de functie van de Citrix Webinterface is en hoe u daarbinnen gebruik kunt maken van applicaties. Op bladzijde 16 volgt een samenvatting waarin een korte opsomming staat van het geen in deze handleiding in detail is uitgewerkt. 8

9 1. Toegang tot de ZNB telewerkvoorziening. 1.1 Starten van het ZNB portaal Na de installatie van de Citrix webclient en het aanpassen van de security en pop-up instellingen van uw Internet Explorer kunt u toegang krijgen tot de ZNB telewerkvoorziening. Die toegang verloopt via een beveiligde verbinding met het ZNB portaal. Start uw Internet Explorer en type op de adresbalk: Portal2.znb.nl en druk op Enter. Onderstaand scherm wordt getoond: Het adres wordt automatisch gewijzigd in Tevens dient naast dit adresveld het slotje te staan ( = een beveiligde verbinding) 9

10 1.2 Aanmelden in het ZNB portaal. Voordat u de ZNB telewerkvoorziening kunt gebruiken moet u eerst aangemeld zijn in het ZNB portaal. Aanmelding in het ZNB portaal doet u met een gebruikersnaam en een wachtwoord. De gebruikersnaam is uw ZNB-inlognaam Het wachtwoord bestaat uit twee delen, namelijk een PIN-code en een Token De Pincode (4 cijfers) heeft u van de ICT helpdesk ontvangen bij uw telewerken aanvraag. Het Token is er in een aantal varianten, namelijk: a) een Vasco-sleutel waarmee u zelf het token kunt genereren b) een SMS bericht op uw GSM die u het token geeft c) software op uw GSM waarmee u zelf het token kunt genereren Via de ICT helpdesk krijgt u één van de genoemde varianten beschikbaar. Momenteel wordt alleen gebruik gemaakt van variant a) of b). 1.2.a Aanmelden met de Vasco-sleutel waarmee u zelf het token kunt genereren. Nadat u op het aanmeldscherm van het portaal uw ZNB inlognaam hebt ingevuld, drukt u op het grijze knopje van de Vasco-sleutel. Er verschijnt een code van 6 cijfers. Dit is het Token. U typt in het veld Wachtwoord nu uw Pincode met aansluitend het Token (dus totaal 10 cijfers) Klik daarna op: Meldt u aan Voorbeeld: Pincode =1245 Token = Wachtwoord voor het ZNB-portaal = b Aanmelden met een SMS bericht op uw GSM die u het token geeft. U hebt op het aanmeldscherm van het portaal uw ZNB inlognaam ingevuld. Het wachtwoord gaat nu in 2 stappen: Stap 1: U typt in het Wachtwoord veld alleen uw PIN code (4 cijfers) Klik daarna op Meldt u aan Voorbeeld: Pincode =1245 Stap 2: U krijgt nu een SMS bericht met het Token (6 cijfers) Dit Token wordt ook wel het One Time Password (OTP) genoemd. Op uw pc verschijnt een scherm met een Response-veld. Daarin typt u het zojuist ontvangen Token Klik daarna op Continue Voorbeeld: Token =

11 2. Aanmelden bij de ZNB Telewerkvoorziening (webinterface). U bent aangemeld in het ZNB portaal en daardoor heeft u nu een beveiligde verbinding tussen uw thuis-pc en Zorggroep Noorderbreedte. Deze beveiligde verbinding loopt over het internet en zolang deze verbinding aanwezig is, kunt u ook gebruik (blijven) maken van de ZNB telewerkvoorziening. Na het aanmelden in het ZNB portaal verschijnt automatisch de ZNB Telewerkvoorziening. Deze maakt gebruik van de Webinterface voor Metaframe Presentation Server, kortweg webinterface genoemd. Rechtsboven in de webinterface ziet u een drietal icoontjes. Deze zijn afkomstig van het ZNB portaal. Zodra u op het rode kruis-icoontje drukt, wordt de beveiligde verbinding met het ZNB portaal verbroken. Verdere uitleg hierover vindt u verderop in deze handleiding. U ziet in het scherm van de webinterface (opnieuw) een aanmeldscherm. gebruikersnaam : ZNB-inlognaam wachtwoord : ZNB-wachtwoord Hier dus niet uw pin+token gebruiken Klik dan op de knop Aanmelden U wordt op de webinterface aangemeld en uw applicaties worden als mapjes aan u getoond. 11

12 Tevens ziet u drie knoppen: De betekenis van deze knoppen zullen verderop in deze handleiding worden uitgelegd. Ontbreken bij u de knoppen en dan is de Citrix webclient niet op de juiste wijze geïnstalleerd en zal er een melding verschijnen (aangaande het ontbreken van een associatie van de ICA-file) zodra u een applicatie start. U zult de Citrix webclient opnieuw moeten installeren. 3. Het gebruik van de webinterface. 3.1 Verbinden van een nog aanwezige sessie. Een sessie is te beschouwen als een verbinding tussen uw pc en een Citrix server (waar de applicatie zich bevindt). Nadat u zich bij de webinterface hebt aangemeld gaat deze op zoek naar een mogelijk nog aanwezige sessie (toepassing) van u. Wordt deze gevonden, dan wordt deze automatisch naar de webinterface overgezet. Zo kunt u op het werk aan een Word-document beginnen en thuis gewoon verder werken. Er verschijnt op uw scherm een voortgangsbalkje die alle applicaties die in die sessie in gebruik zijn naar de webinterface overzet. Is er geen sessie van u op het netwerk aanwezig, dan zal dat in de webinterface gemeld worden. Als de melding niet getoond wordt en er ook geen sessie overgezet wordt, kan dit veroorzaakt worden door het niet juist instellen van de security en pop-up instellingen van uw Internet Explorer. Raadpleeg de voorgaande bladzijden voor de juiste instellingen. 12

13 3.2 Opbouw van een nieuwe sessie. Is er geen sessie aanwezig, dan zal bij het starten van de eerste applicatie automatisch een sessie opgebouwd worden. Het omgekeerde geldt ook. Het stoppen van de laatste applicatie zorgt voor het afbouwen van de sessie. Laat u 1 of meerdere applicaties draaien, dan is er altijd sprake van een sessie. Is er eenmaal een sessie aanwezig, dan zal elke volgende applicatie daar gebruik van kunnen maken. 3.3 Starten van een applicatie. U kunt een applicatie starten door op het mapje te klikken en daarna op het betreffende icoontje. 3.3.a. Starten van een applicatie binnen een sessie. Hebt u al een sessie dan wordt de applicatie direct gestart. De applicatie maakt gebruik van alle in de sessie aanwezige faciliteiten zoals dataschijven, printers enz. 3.3.b. Starten van een applicatie met een sessie opbouw. Indien er nog geen sessie is wordt er een sessie opgebouwd, waarna de applicatie gestart wordt. Dit wordt automatisch gedaan bij het starten van de eerste applicatie. Het opbouwen van een sessie is te herkennen aan het voortgangsbalkje van Desktop Authority. Op dat moment worden de faciliteiten binnen de sessie aangemaakt (dataschijven, printers enz.). Deze faciliteiten komen beschikbaar voor alle applicaties die vervolgens binnen die sessie gestart worden. Opmerking aangaande dataschijven: Uit security overwegingen mag er geen rechtstreekse dataoverdracht plaats vinden tussen de thuis-pc en het netwerk van Zorggroep Noorderbreedte. Daarom is het niet mogelijk om via de webinterface data naar een schijf op de thuis-pc op te slaan of er van af te halen. Ook de aan de thuis-pc gekoppelde USB-sticks, CD/DVD branders enz. kunnen niet in de webinterface gebruikt worden. Opmerking aangaande printers: Bij het printen is het omgekeerde van toepassing. Het is juist wel mogelijk om vanuit de webinterface gebruik te maken van de printer(s) die aan de thuis-pc gekoppeld zijn. U kunt echter niet in de webinterface gebruik maken van printers die op het netwerk van Zorggroep Noorderbreedte staan. 13

14 3.4. Stoppen van een applicatie. Applicaties kunnen door u op de gebruikelijke manier gestopt worden Stoppen van een sessie. Het stoppen van de laatste applicatie zal ook de sessie laten stoppen. Er is dan geen sprake meer van een verbinding tussen uw thuis-pc een een Citrix server (u heeft immers geen enkele applicatie in gebruik). Wel hebt u nog steeds een beveiligde verbinding met het ZNB portaal Doelbewust stoppen van een sessie. Indien u doelbewust de sessie met alle applicaties daarbinnen wilt stoppen zijn daarvoor een tweetal knoppen op de webinterface aanwezig. Een derde knop (de meest linkse) is voor het omgekeerde bedoeld, namelijk het weer terughalen van een sessie. U ziet steeds onder in het venster van de webinterface een drietal knoppen: = verbreken van de sessie en daarna afmelden van de webinterface = stoppen van de sessie en daarna afmelden van de webinterface = opnieuw verbinden van een sessie naar de webinterface De genoemde knoppen werken op sessie niveau. Aangezien applicaties binnen een sessie gestart zijn, heeft het gebruik van deze knoppen gevolgen voor alle applicaties die u op dat moment in gebruik hebt. De knop verbreekt uw sessie, maar uw applicaties worden niet afgesloten. - De sessie worden op het ZNB netwerk in verbroken toestand gezet. - Daarna wordt u automatisch afgemeld van de webinterface. - Na opnieuw aanmelden op de webinterface wordt de verbroken sessie automatisch weer verbonden. De knop stopt uw sessie en uw applicaties worden afgesloten. - Er blijft geen sessie op het ZNB netwerk achter. - Daarna wordt u automatisch afgemeld van de webinterface. - Na opnieuw aanmelden op de webinterface is er geen sessie die automatisch verbonden kan worden. De knop haalt een sessie (actief of verbroken) over naar de webinterface. 14

15 4. Afmelden van de ZNB Telewerkvoorziening (webinterface). Als u wilt stoppen met het werken in de ZNB Telewerkvoorziening moet u zich afmelden van de webinterface: - zorg ervoor dat u al uw data vanuit de applicaties hebt opgeslagen - Klik op Of: - zorg ervoor dat u al uw data vanuit de applicaties hebt opgeslagen - sluit al uw applicaties - Klik op Of : - zorg ervoor dat u al uw data vanuit de applicaties hebt opgeslagen - Klik op Bij deze derde manier kunt u uw sessie opnieuw verbinden vanaf elke willekeurige webinterface of vanaf elke willekeurige ZNB werkplek (mits deze op het ZNB-domein staat). Vanaf het moment van verbreken gaat er een tijdklokje lopen. Een verbroken sessie blijft maximaal 8 uren beschikbaar voor opnieuw verbinden. Na deze 8 uren wordt de verbroken sessie alsnog verwijderd. 5. Afmelden van het ZNB portaal. Ook als u de sessie bewust stopt, zal de beveiligde verbinding tussen uw thuis-pc en het ZNB portaal nog steeds aanwezig zijn. Dit ziet u aan de 3 icoontjes boven in het venster van de Internet Explorer. = de icoontjes links of rechts op de pagina plaatsen = de home-pagina van het ZNB portaal (= de webinterface) = stoppen met de beveiligde verbinding van het ZNB portaal Als u in de Internet Explorer het rode kruis-icoontje aanklikt krijgt u onderstaande melding: Klik op OK U krijgt de melding dat de verbinding met het ZNB portaal is beëindigd. Nu kunt u de Internet Explorer afsluiten. 15

16 6. Samenvatting. - Installeer eenmalig de benodigde software - maak eenmalig de juiste security en pop-up instellingen in uw internet browser. a) Start uw internet browser en type het adres: portal2.znb.nl. b) Meldt u aan op het ZNB portaal met uw ZNB-inlognaam (gebruik PIN code en Token). c) Starten van de webinterface. - meldt u aan op de webinterface met uw ZNB-inlognaam (gebruik uw ZNB-wachtwoord). - automatische verbinding van eventuele sessie(s). - applicaties kunnen gebruikt worden. d) Stoppen van de webinterface. - sla data op en kies eventueel voor - kies voor e) Stoppen met het ZNB portaal - klik op - sluit uw internet browser. 16