spreker Projectteam onderwerp afdeling Facilitaire Zaken & Huisvesting Informatiebijeenkomst Europese aanbesteding schoonmaak
Agenda 24 augustus 2015 1. Waarom aanbesteden? 2. Hoe verloopt de aanbesteding? 3. Wat staat u te doen? 4. Afsluiting 5. Bijlage: Verslaglegging besproken onderwerpen
HKU Hogeschool voor de Kunsten Utrecht Aan HKU studeren bijna 4000 studenten HKU telt acht schools: Beeldende Kunst, Design, Muziek en Technologie, Games en Interactie, Kunst en Economie, Media, Utrechts Conservatorium en Theater HKU heeft een eigen galerie, theater en concertzalen en diverse malen per jaar vinden exposities plaats waar het veelzijdige werk van studenten en afgestudeerden te beleven is 11 panden (Utrecht en Amersfoort)
1. Waarom aanbesteden?
Introductie Europees aanbesteden De wetgeving heeft als doel een doelmatige en efficiënte besteding van overheidsmiddelen te stimuleren en om concurrentie tussen marktpartijen vergroten (binnen Europa) Basisbeginselen van de aanbestedingswetgeving zijn objectiviteit, transparantie, gelijkheid, proportionaliteit Een Europese procedure is verplicht als de waarde van een opdracht (inclusief verlengingen) boven een drempel ligt. Voor diensten is de drempelwaarde 207.000 ex. btw Een aanbestedende dienst heeft de keuze uit een aantal procedures. HKU kiest voor een openbare procedure De wetgeving stelt eisen aan het proces, waaronder de termijnen. HKU hanteert ruimere termijnen dan minimaal verplicht om de markt voldoende gelegenheid te bieden
Aanleiding en overwegingen HKU heeft gekozen om resultaatgerichte schoonmaakdienstverlening in te kopen. De belangrijkste redenen hiervoor zijn: 1. HKU wil alleen sturen op de outcome (een schone school) 2. Het schoonmaakbedrijf kan zo maximaal zijn expertise inzetten om het Kwaliteitsniveau te realiseren 3. De panden van de HKU zijn continu in gebruik. Hierdoor dient er op slimme wijze schoongemaakt te worden. HKU kiest er voor om één partij te contracteren voor alle Panden. De belangrijkste redenen hiervoor zijn: Consistentie in dienstverlening Beperken aansturingslasten HKU kiest voor een openbare procedure omdat ze alle geïnteresseerde partijen gelegenheid wil geven in te schrijven
2. Hoe verloopt de aanbesteding?
Planning HKU hanteert onderstaande planning. Voorbereiding Offertefase Beoordeling en afrondingsfase Start dienstverlening Maa-Jun Jul - Okt Okt - Nov 1 Maart Publicatie (20/7) Inlichtingenbijeenkomst Schouwing Vragenronde 1 Vragenronde 2 Indienen Inschrijving (29/10)
Vragenrondes Deelnemers kunnen over elk document - behorende bij deze Aanbesteding - vragen stellen en opmerkingen indienen met behulp van het Standaardformulier Indienen vragen en opmerkingen. De vragenrondes hebben als voornaamste doel dat geïnteresseerde partijen onduidelijkheden of onvolkomenheden aan de orde kunnen stellen. De eerste deadline voor het indienen van vragen heeft reeds plaats gevonden (20/8). HKU heeft de vragenronde naar voren gehaald om aan alle geïnteresseerden gelegenheid te bieden om zich nader te informeren over de aanbesteding voordat zij deelnemen aan de schouw. De tweede vragenronde sluit op 7/10.
Schouw De schouw van de panden vindt plaats op: maandag 14 september 2015 10:00 16:00 uur CET (Panden van de Locatie Centrum Utrecht) dinsdag 15 september 2015 16:00 17:00 uur CET (Panden van de Locatie Centrum Amersfoort) dinsdag 22 september 2015 10:00 16:00 uur CET (Panden van de Locaties IBB en Oudenoord) U heeft tot donderdag 10 september 2015 12:00 uur CET de tijd om zich aan te melden voor de schouw. Tijdens de schouw is het niet mogelijk om inhoudelijke vragen te stellen. Dit kunt u doen tijdens de vragenrondes.
Inschrijving indienen U heeft tot uiterlijk donderdag 29 oktober 2015 12:00 uur CET de tijd om uw Inschrijving in te dienen. U dient uw Inschrijving vóór deze datum te uploaden via de berichtenmodule in Tenderned. Van belang is dat dit tijdig gebeurt. Gebeurt dit niet dan is HKU genoodzaakt uw Inschrijving ter zijde te leggen. Wij raden u aan tijdig te starten met het uploaden van uw Inschrijving. Bij problemen kunt u contact opnemen met de helpdesk van Tenderned.
3. Wat staat u te doen?
Inschrijving bestaat uit U dient de volgende documenten aan uw Inschrijving toe te voegen Omschrijving gevraagde informatie bij Inschrijving Te hanteren Standaardformulier Checklist ingevuld en toegevoegd Vrij format A1: Aanbiedingsbrief N.v.t. eigen format aanbiedingsbrief A2: Eigen Verklaring Standaardformulier C: Eigen Verklaring U1: Inschrijving KvK Uittreksel KvK E2: Minimale solvabiliteitsratio Standaardformulier D: Verklaring Solvabiliteitsratio E3: Ervaring van de Deelnemer Standaardformulier E: Ervaring Deelnemer E5: Milieubeleid 1 A4 E6: Kwaliteitsbeleid 1 A4 M1: Akkoordverklaring Programma van Eisen Standaardformulier F: Akkoordverklaring Programma van Eisen M2: Akkoordverklaring Concept van de Overeenkomst Standaardformulier G: Akkoordverklaring Concept van de Overeenkomst G1: Prijs Standaardformulier H: G1 Prijs G2: Plan van Aanpak Standaardformulier I: G2 Plan van Aanpak G3: Belevingskwaliteit Standaardformulier J: G3 Belevingskwaliteit G4: (Sociale) Duurzaamheid Standaardformulier K: G4 (Sociale) Duurzaamheid G5: Kritische Prestatie Indicatoren Standaardformulier L: G5 Kritische Prestatie Indicatoren
Gunningsmodel De gunningscriteria worden als volgt ten opzichte van elkaar gewogen Gunningcriteria Omschrijving Weging Max. score (voor weging) G1 Prijs 30% 200 G2 Plan van Aanpak 21% 200 G3 Belevingskwaliteit 21% 200 G4 (Sociale) Duurzaamheid 14% 200 G5 Kritische Prestatie Indicatoren 14% 200
Tips en aanbevelingen Een proactieve en kritische houding vanaf het moment van publicatie Download álle aanbestedingsdocumenten en neem die goed door Onduidelijkheden? Stel uw vragen op tijd en conform de planning Plan de aanbesteding in, ervaring leert dat het arbeidsintensief is om een goede offerte te schrijven Deadlines zijn finaal Zorg voor actuele bewijsstukken (KvK uittreksel) Houdt agenda-technisch rekening met het rechtsgeldig laten ondertekenen van uw Inschrijving door een bevoegde functionaris Wees nauwkeurig. Lees goed wat er gevraagd wordt en ga in op alle gevraagde aspecten TenderNed heeft een goede helpdesk. Gebruik die indien nodig
4. Afsluiting
5. Bijlage: Verslaglegging besproken onderwerpen
Besproken onderwerpen HKU ziet het als een sterk punt dat haar onderwijs gevestigd is in het centrum van Utrecht, met alle daar aanwezige culturele en grootstedelijke voorzieningen. HKU gelooft dat de interactie met de stad studenten en medewerkers veel te bieden heeft. In haar strategisch huisvestingsplan heeft HKU daarom gekozen voor de ontwikkeling van de Stadscampus HKU. Deze bestaat uit verschillende, kwalitatief hoogwaardige Panden die onderling goed en per fiets bereikbaar zijn. In de huidige situatie heeft HKU per Pand contracten met verschillende schoonmaakbedrijven. Dit zijn contracten met veelal een jarenlange looptijd (in een enkel geval 40 jaar). Voorheen is de schoonmaakdienstverlening nog niet Europees aanbesteed.
Besproken onderwerpen Een Deelnemer vraagt hoe de facilitaire dienst van HKU is georganiseerd per Pand. HKU beschikt over drie Locaties. De term Locatie wordt door HKU gebruikt om een groep onderwijsdirecties (Schools) aan te duiden. Een Locatie kan uit meerdere panden bestaan (zie ook paragraaf 1.3.2 in het Beschrijvend document): Locatie Centrum Locatie Oudenoord Locatie IBB-laan HKU heeft op het centrale organisatieniveau een afdeling Facilitaire Zaken & Huisvesting. Deze afdeling is verantwoordelijk voor deze Europese aanbesteding en straks voor het strategische en tactische contractmanagement. Het operationele contractmanagement zal plaats vinden door de drie Hoofden Beheer en Ondersteuning. Iedere Locatie heeft een Hoofd Beheer en Ondersteuning.
Besproken onderwerpen In Standaardformulier A Checklist wordt de term tabbladen gehanteerd. De term is afgeleid van het gebruik van tabbladen zoals in een map/ordner. Echter wordt niet van Deelnemers verwacht dat zij in hun digitale Inschrijving (lege) tabbladen tussenvoegen. Bedoeld wordt dat de gevraagde Standaardformulieren en documenten in de genoemde volgorde onderdeel dienen te vormen van de Inschrijving. Het plafondbedrag van 700.000,- is tot stand gekomen op basis van kengetallen (richttarieven per m2 voor kunsthogescholen) en de huidige uitgaven aan schoonmaakdienstverlening.
Besproken onderwerpen Enkele Deelnemers attenderen HKU er op dat er geen gegevens bij de Aanbestedingsstukken zijn gevoegd ten aanzien van het aantal vierkante meters Gevelglasoppervlak. HKU beschikt inderdaad niet over deze gegevens. Deelnemers geven aan dat het veel tijd kost om het totale glasoppervlak op te meten en doen de suggestie om een vaste prijs per vierkante meter uit te vragen. HKU houdt echter vast aan het uitvragen van een vaste prijs voor glasbewassing per Pand. Deelnemers kunnen tijdens de Schouw het Gevelglasoppervlak inschatten. Daarnaast is het mogelijk om voor of na de Schouw de buitenzijde van het Pand te bekijken (dit is geen onderdeel van de procedure). HKU hecht er waarde aan dat er in de Inschrijving een vast bedrag per Pand wordt geoffreerd.
Besproken onderwerpen HKU kiest er voor om ten aanzien van geschiktheidseis E5 en E6 een kwalitatieve uitwerking van 1 A4 van de Deelnemers te beoordelen. In de kwalitatieve uitwerking geeft de Deelnemer aan dat hij adequaat intern beleid heeft en dat hij dit daadwerkelijk uitvoert. Een Deelnemer vraagt waarom HKU niet kiest voor het uitvragen van certificaten zoals ISO 9001, men noemde hierbij dat daarbij eenduidig is vast te stellen of een Deelnemer al dan niet aan de eis voldoet. HKU kiest voor een lichtere eis met het oog op de toegankelijkheid van de Opdracht voor het MKB, dus niet volledige certificering maar minimaal een adequaat intern beleid dat daadwerkelijk wordt toegepast. Ook Deelnemers die over certificering beschikken dienen een kwalitatieve uitwerking van 1A4 in te dienen.
Besproken onderwerpen In het kader van de gevraagde risicoanalyse bij gunningcriterium G2, vraagt een Deelnemer naar een voorbeeld van een risico dat buiten de invloedssfeer van Opdrachtnemer ligt en binnen de invloedssfeer van Opdrachtgever. HKU noemt als voorbeeld dat de opstelling van exposities van studenten mogelijk verstorend kan werken voor het uitvoeren van de Dienstverlening. Deelnemers worden geacht ten aanzien van dit gunningcriterium de vijf belangrijkste risico s die hij voorziet uit te werken. Het is toegestaan om voorgenoemd voorbeeld verder uit te werken.