Nota van Inlichtingen Betreft: Openbare aanbesteding voorbehouden opdracht SW. Het Hooghuis te Oss, TenderNed: bestek: 2015-S1800

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Betreft: Openbare aanbesteding voorbehouden opdracht SW Het Hooghuis te Oss, TenderNed: bestek: 2015-S1800 Bijlage: geen Vraag Bestek 3.3, pagina 9, plafondbedragen "Voor het Hooghuis gelden plafondbedragen. vermeld." Interpreteren wij het juist dat u hierbij verwijst naar cel I76 op de diverse tabbladen van het inschrijfbiljet en dat dit inclusief de glasbewassing, vloeronderhoud en andere extra werkzaamheden is? Antwoord 1. Dat is juist. 2. Bestek 5.2, inschrijfbiljetten In paragraaf 5.2 de voorlaatste alinea stelt u dat wij alle uitvoeringsbepalingen dienen te printen en in onze hard-copy versie van de inschrijving in te voegen. In paragraaf 2.3 stelt u dat wij onze inschrijving enkel digitaal via Tenderned mogen indienen. Wat is juist? Antwoord 2. U kunt volstaan met een digitale inschrijving. 3. Bestek 5.5, inschrijving In deze alinea geeft u aan dat wij het schoonmaakprogramma moeten indienen. Bedoelt u hiermee de schoonmaakprogramma's uit het bestek? Antwoord 3. Schoonmaakprogramma is niet van toepassing: u hoeft deze niet in te dienen. 4. Bestek 5.12: inzet uren In de verklaring inzet-uren dienen wij o.a. het volgende aan te geven: * O.b.v. kennis en ervaring hebben wij de benodigde ureninzet gecalculeerd die daadwerkelijk nodig is voor het leveren van de gewenste kwaliteit. * Wij garanderen alle werkzaamheden uit het schoonmaakprogramma ook uit te voeren om de gewenste kwaliteit te leveren. Uit onze calculatie blijkt dat gezien de eisen t.a.v. kwaliteit en uit te voeren werkzaamheden wij uitkomen op een schoonmaakprestatie met een bepaald gemiddelde. Prestaties per school verschillen door aan- of afwezigheid van bijvoorbeeld categorie F1 lokalen en/of frequentie. In deze gemiddelde prestatie zijn meegenomen: Alle werkzaamheden behalve vloeronderhoud, glasbewassing en kosten VSR. Als wij de gecalculeerde uren afzetten tegen het plafondbedrag per locatie, komt het gemiddelde tarief op **,** ( Noot: de getallen zijn verwijderd vanuit concurrentie overwegingen). Hierin zijn de kosten voor polymeren, glasbewassing en VSR controles niet meegenomen. **** heeft in haar zelfverklaring Code Verantwoord Marktgedrag onderschreven dat wij een minimum uurtarief van **,** hanteren in elke offerte (peildatum 1 juli 2012). Door o.a. loonsverhogingen in de cao schoonmaak gedurende de afgelopen jaren is dit minimum uurtarief Pagina 1 van 7

2 voor 2016: **,**. Als wij het tarief van **,** afzetten tegen het plafondbedrag per locatie, dan zien wij een significante stijging van gemiddelde m2 prestatie per locatie evenals een aanzienlijke verlaging van de in te zetten uren. Ook deze berekening is gebaseerd op de aangeleverde ruimtestaten en schoonmaakprogramma s. De kosten voor polymeren, glasbewassing en VSR zijn hierin niet meegenomen. In onze Zelfverklaring Code Verantwoord Marktgedrag hebben wij opgenomen dat wij bijzonder veel waarde hechten aan een verantwoorde wijze van omgaan met mensen en wij een verantwoord sociaal beleid voeren waarbij de werkdruk, een hanteerbare span of control en vakmanschap hoog in het vaandel staan. De opdrachtgever heeft de keuze gemaakt om deze aanbesteding voor te behouden aan SW, hetgeen spreekt van een sociaal bewogen opdrachtgever die Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen belangrijk vindt. Daarbij is het o.i. aannemelijk dat de opdrachtgever het gedachtegoed van de Code Verantwoord Marktgedrag ondersteund. Hoe verklaart u het grote verschil tussen de keuze van de opdrachtgever met de eisen uit het bestek en de opgegeven plafondbedragen? Antwoord 4. Het plafondbedrag is gebaseerd op basis van 22,00 excl. BTW per uur (prijspeil 2017) en marktconforme kengetallen o.b.v. historische cijfers. Hierbij is uitgegaan van gemiddeld 15% lagere prestatienormen dan gebruikelijk is in de schoonmaakbranche voor dit type onderwijsinstelling. De totalen zijn gebaseerd op de in de inschrijfbiljetten aangegeven m2 s, frequenties, uit te voeren periodieken en incl. VSR-metingen. Door op deze wijze het plafondbedrag te berekenen doet de opdrachtgever recht aan doelstellingen én marktconformiteit. 5. Bestek 6.2, VSR Op welke wijze houdt het adviesbureau rekening met het niet in eigen beheer uitvoeren van vloeronderhoud tijdens VSR metingen? Immers afkeur van vloeren m.b.t. vloeronderhoud vallen buiten de invloedssfeer van de opdrachtnemer. Antwoord 5. Periodiek onderhoud wordt niet beoordeelt in de vsr. Als er bijzonderheden zijn zal onze inspecteur dit als opmerking in het rapport vermelden, zodat opdrachtgever actie kan ondernemen. Laag frequent onderhoud wordt wel beoordeeld. 6. Bestek 6.2, VSR Zijn de kwaliteitsmetingen ook van toepassing op de glasbewassing? Zo ja, hoe wordt dit gemeten? Antwoord 6. Nee. 7. Bestek 6.3, VSR U stelt hier in de voorlaatste zin dat "aan opdrachtnemer zal na gunning een factuur verzonden worden van de kosten voor de aanbesteding." In eerdere zinnen spreekt u over de kosten van de kwaliteitsinspecties. Wat bedoelt u met de kosten voor de aanbesteding? Antwoord 7. Pagina 2 van 7

3 Kosten aanbesteding is niet van toepassing. 8. conceptovereenkomst 3b, toeslag bijzondere uren Het grootste deel van de in te zetten medewerkers vallen bij ons niet onder de cao schoonmaak en glasbewassing maar onder de cao WSW. Deze cao kent andere tijden en toeslagen voor bijzondere uren. Omdat deze aanbesteding is voorbehouden aan SW bedrijven, stellen wij voor om ook de CAO WSW van toepassing te laten zijn op dit artikel. Bent u bereid dit artikel aan te passen? Antwoord 8. Dit is akkoord; de exacte formulering zal in de definitieve overeenkomst worden ingevuld. 9. conceptovereenkomst 4a, afwijking werkrooster Vanzelfsprekend zijn wij bereid om flexibel om te gaan met afwijkingen in het werkrooster indien onvoorziene omstandigheden dit noodzakelijk maken. Echter dienen wij ook de overeengekomen werkzaamheden uit te voeren. Vanuit dat oogpunt is het niet altijd mogelijk om dit zonder financiële aanspraken uit te voeren. Indien de overeengekomen werkzaamheden niet uitgevoerd hoeven te worden dan is dit slechts kostenneutraal mogelijk als de afwijkende werkzaamheden niet leiden tot het inzetten van meer uren. Bovendien heeft afwijken van de overeengekomen werkzaamheden effect op de kwaliteit van de dienstverlening. a. Hoe gaat de opdrachtgever hier mee om? b. En hoe houdt het adviesbureau hier rekening mee bij VSR controles? c. Aanvullend verzoeken wij de opdrachtgever deze afwijkingen enkel aan de objectleider of aan de voorwerker door te geven en niet aan de andere medewerkers, rekening houden met het feit dat dit veelal SW medewerkers zijn. Antwoord 9. A. : Het betreft hier vervangende werkzaamheden, dus ter vervanging van werkzaamheden uit het reguliere werkrooster. Op dat moment hoeft u dus niet het werkrooster uit te voeren. Van financiële compensatie is geen sprake omdat het vervangend werk betreft welke van onvoorziene aard is. Indien het een (semi) permanente wijziging betreft is artikel b van toepassing en dan is er weldegelijk sprake van een financiële aanpassing. B : indien kenbaar gemaakt ( bij voorkeur in het logboek ), zal hier rekening mee gehouden worden C : akkoord 10. conceptovereenkomst 7g, nulmeting Vindt er op de locatie de Bongerd voorafgaand aan de start van de overeenkomst ook een nulmeting plaats? Antwoord 10. Juist. 11. conceptovereenkomst 8b, klachtenafhandeling "De klacht dient binnen 24-uur opgelost te zijn tijdsduur." Bent u bereid dit als volgt aan te passen: "De klacht dient binnen 1 werkdag opgelost te zijn.. Tijdsduur."? Dit om werk op weekend- dan wel feestdagen te voorkomen. Antwoord 11. Akkoord, behoudens (logischerwijs ) calamiteiten. 12. conceptovereenkomst 9e, prijzen Wij interpreteren artikel 9 als volgt: Een prijswijziging kan alleen worden doorgevoerd daar waar Pagina 3 van 7

4 de wet of regelgeving dit voorschrijft (lid c). Wijzigingen in het kader van lid c zijn beperkt tot de indexatie (lid d). Daarnaast kan de opdrachtgever een prijsaanpassing buiten wettelijke wijzigingen doorvoeren. Alleen opdrachtgever kan dit besluiten (lid e). Behoudens prijsverhoging als gevolg van wijziging wet of regelgeving, zijn er ook andere componenten die onze prijzen bepalen. Deze worden in dit artikel buiten beschouwing gelaten. De gids proportionaliteit geeft aan dat een overeenkomst niet al te eenzijdig mag zijn, voor welke partij dan ook. Lid e lijkt ons te eenzijdig. Bent u bereid dit artikel te herzien?. Antwoord 12. Ja, het artikel zal in de definitieve overeenkomst worden aangepast. Voorstel: De gehele laatste zin van 9e. zal verwijderd worden. 13. conceptovereenkomst 16c, beëindiging "De in dit artikel gegeven mogelijkheid tot beëindiging middels opzegging geldt uitsluitend voor de opdrachtgever." Dit artikel is ons inziens disproportioneel en wij verzoeken u deze zin te laten vervallen. Antwoord 13. Deze komt niet te vervallen. 14. schoonmaakprogramma den Bongerd, Vloeronderhoud U stelt hier dat de schoolt het schrobben van harde gesloten vloeren zelf uitvoert. Interpreteren wij dit correct door te stellen dat de opdrachtnemer geen vloeren hoeft te schrobben? Antwoord 14. Wekelijks voert de conciërge dit uit en in de kwartaal- en jaarbeurt dient opdrachtnemer dit uit te voeren conform programma. 15. schoonmaakprogramma den Bongerd, Vloeronderhoud Laatste alinea: "LET OP! Bij het sprayen, polymeren, conserveren en schrobben dient u rekening te houden met bezette vloeren ofwel het in- en uitruimen dient voor rekening van het schoonmaakbedrijf te geschieden. Deze beurten worden buiten de normale maandtermijnen gehouden." Hoe dienen wij dit te interpreteren in relatie tot de vorige vraag waarbij de opdrachtnemer geen vloeronderhoud uitvoert? Antwoord 15. Zie Schoonmaakprogramma categorie D "Maandelijks vloer van de gymzaal machinaal reinigen Mondriaan." Wij zien echter op tabblad 2b (ruimtestaat Mondriaan) geen ruimte met categorie D? Antwoord 16. Het "Maandelijks vloer van de gymzaal machinaal reinigen Mondriaan betreft Het Stadion, Mondriaanlaan schoonmaakprogramma algemeen, pagina 15 " *Moppen: bij het moppen dient u gebruik te maken van een 2-mop systeem." In de overeenkomt artikel 6a geeft u aan dat wij gebruik dienen te maken van de microvezeltechniek. Bent u bereid deze aanwijzing in het schoonmaakprogramma te laten vervallen? Antwoord 17. Ja, de aanwijzing dient u gebruik te maken van een 2-mop systeem komt te vervallen. 18. Schoonmaakprogramma algemeen, pagina 17 Pagina 4 van 7

5 Wat wordt verstaan onder dieptereiniging? Is dit inclusief de- en monteren van de sanitaire middelen, kitvoegen? Graag ontvangen wij een werkomschrijving en elementenlijst Antwoord 18. Zie schoonmaakprogramma laatste blad. Hier treft u een programma voor de dieptereiniging. 19. Inschrijfbiljet, tab 3, ED medewerkers Stadion "*Drie eigen dienst medewerkers, totaal 24 uren per week. Aansturing door opdrachtnemer. Deze medewerkers hebben momenteel geen vaste taak. In uw urencalculatie dient u rekening te houden met inzet van de eigen dienst uren, oftewel deze dient u in mindering te brengen op uw uren." Bent u bereid deze uren op het inschrijfbiljet als aparte regel op te nemen? Wij kunnen dit immers niet verwerken in de gemiddelde productienorm en het inschrijfbiljet biedt geen ruimte om dit inzichtelijk te maken. Antwoord 19. U dient deze locatie volledig te calculeren conform inschrijfbiljetten. Uw geoffreerde uren worden na gunning verminderd met 24 uren per week. De overgebleven uren zet u daadwerkelijk in. 20. Inschrijfbiljet, tab 3, ED medewerkers Stadion De uren van de eigen dienst medewerkers dienen wij in mindering te brengen op onze uren. Voor het bepalen van het plafondbedrag heeft u geen onderscheid gemaakt v.w.b. de inzetbaarheid van de medewerkers van de opdrachtgever en de medewerkers van de opdrachtnemer. Is deze aanname juist? Antwoord 20. Nee. 21. Inschrijfbiljetten, glasbewassing Hier dienen wij op diverse locaties een m² prijs inclusief hoogwerker af te geven. In het kader van de wettelijke veiligheidsregels zijn wij als leverancier verplicht om voor aanvang van onze glasbewassingswerkzaamheden een RI&E voor iedere locatie op te stellen. Wij kunnen een inschatting maken van de bereikbaarheidskosten echter de definitieve inzet van hoogwerkers is pas bekend na het opstellen van de RI&E s. Hoe wordt hier mee omgegaan na gunning? Antwoord 21. De prijs per m2 is inclusief alles, zie artikel 9.a. 22 TBL 1a E34 Berging techniek staat op categorie C is dit correct? Kijkend naar de werkprogramma's, zou dit categorie B1 moeten zijn. Antwoord 22. 1a cel E34 is juist. cel E35 blijft op categorie G. 23 Mondriaan 2a E61 Kluisruimte staat op categorie B1 en de frequentie is 0. Moet dit niet categorie H zijn? Antwoord 23. Dit zal bij de start van het contract worden aangepast. 24 Stadion 3a E78 Berging staat op categorie B. Moet dit niet categorie B1 zijn? Antwoord 24. Dit zal bij de start van het contract worden aangepast. Pagina 5 van 7

6 25 Bongerd 4a E92 Frequentie van deze ruimte is 150. Dit vertaald zich naar 3,75 x per week. Dit is niet uitvoerbaar. Kunt u de frequentie aanpassen. Antwoord 25. Uw vertaling van 3,75 x per week is niet juist. Deze ruimten moeten worden schoongemaakt op basis van frequentie Bongerd 4a E94 Frequentie van deze ruimte is 150. Dit vertaald zich naar 3,75 x per week. Dit is niet uitvoerbaar. Kunt u de frequentie aanpassen. Antwoord 26. Uw vertaling van 3,75 x per week is niet juist. Deze ruimten moeten worden schoongemaakt op basis van frequentie Bongerd 4a E95 Frequentie van deze ruimte is 150. Dit vertaald zich naar 3,75 x per week. Dit is niet uitvoerbaar. Kunt u de frequentie aanpassen. Antwoord 27. Uw vertaling van 3,75 x per week is niet juist. Deze ruimten moeten worden schoongemaakt op basis van frequentie Zuid 5a E26 Deze ruimte is in onderhoud. Echter de m2 ontbreken. Antwoord Zuid 5a E118 Deze ruimte is in onderhoud. Echter de m2 ontbreken. Antwoord West 6a E27 Deze ruimte is in onderhoud. Echter de m2 ontbreken. Antwoord West 6a E35 Deze ruimte is in onderhoud. Echter de m2 ontbreken. Antwoord West 6a E42 Deze ruimte is in onderhoud. Echter de m2 ontbreken. Antwoord West 6a E45 Deze ruimte is in onderhoud. Echter de m2 ontbreken. Pagina 6 van 7

7 Antwoord West 6a E58 Deze ruimte is in onderhoud. Echter de m2 ontbreken. Antwoord West 6a E63 Deze ruimte is in onderhoud. Echter de m2 ontbreken. Antwoord West 6a E108 Deze ruimte is in onderhoud. Echter de m2 ontbreken. Antwoord West 6a E109 Deze ruimte is in onderhoud. Echter de m2 ontbreken. Antwoord 37. Pagina 7 van 7