TOP FIT Meer waarde creatie voor de Business EN Organisatie veel effectiever en efficiënter dan de mediaan JAARCONGRES CONTROLLING 21 APRIL 2011 Coen Reinders Huub Hofstede 1
2 Schiphol Group Facts & Figures Annual Report 2010
Direct destinations are key London LHR 65,7 Frankfurt 2199 Paris CDG 58 Paris CDG 2177 Frankfurt 52,7 Amsterdam 1512 Madrid 49,9 Londen LHR 1473 Amsterdam 45,2 Luxembourg 705 Rome FCO 36 Leipzig 663 Munchen 34,6 Cologne 644 London LGW 31,3 Liege 639 Barcelona Parijs ORY 29,2 25,2 Brussels Milan MPX 476 422 Freight only Pax 3
Breakdown by business area in 2010 Revenue Operating result Investments 12% 7% 8% 15% 21% 2% 23% 58% 32% 45% 11% 66% 2010 2009 +/- 2010 2009 +/- 2010 2009 +/- 1.180 1.154 +2,3% 297 187 +58,6% 248 215 +15,5% EUR million, unless otherwise stated Aviation Consumers Real Estate A&P 4
TOP FIT Toekomst gerichte Organisatie en Professionalisering d.m.v. Finance IT 5
6 De voorbereiding
Triggers Doet Finance & Control de juiste dingen? Ondersteunen we de business voldoende? Wat heeft de Schiphol Controller in 2010 gedaan om zichzelf terug te verdienen? Centraliseren van taken genereert toegevoegde waarde door verhoogde efficiency?! Heeft Schiphol te veel medewerkers in Finance & Control?! De financiële organisatie kost te veel?! Heeft de reorganisatie van 2009 uiteindelijk gebracht wat we hadden verwacht? De vorige roadmap (2008-2013) was na 2 jaar gereed. 7
Waarom TOP FIT Realisatie Road Map 2011-2015: toekomst klaar en vast: verhogen adaptief vermogen verhogen kwaliteit en efficiency ontwikkeling functies en competenties verhogen data-integriteit: one version of the truth niet-financiële informatie ontsluiten financiële organisatie in lijn met benchmarks positieve business case aantrekkelijke werkgever: talent vinden en binden stap zetten van score keeper naar business partner 8
Analyse Fase 2: Optimize! Fase 3: Excelling! Fase 1: Focus! Analyse van de As-Is in relatie tot gewenst niveau voor: Processen Reporting Systemen Organisatie en competenties 9
10 De start
Visie TOP FIT Strikte scheiding tussen Control, Reporting en Accounting: Dicht bij de lijn: volledig gericht op rol als business partner Centraal produceren van standaard rapporten en analyses, hoge mate automatisering Volledig eigenaar grootboek Efficiency is de drive Judgement Based Controlling Rule Based Controlling Transactional Accounting 11
Visie TOP FIT Match huidige situatie: Business Control, veel tijd kwijt aan: administratieve taken (+/- 30%) rapportages/analyse standaard werkzaamheden Reporting House: lage mate automatisering, veel Excel geen standaard analyse geen invulling rol van BICC Accounting House: geen volledig eigenaar grootboek niet alle administraties in scope nog geen proces regisseur Judgement Based Controlling Rule Based Controlling Transactional Accounting 12
VOORBEELD: budget proces BA s SU s Staven Bedrijfsonderdeel specifieke en Schiphol Group generieke bronsystemen (bijv. voor vastgoed en concessies respectievelijk afschrijvingen en personeel) Dochters Business en Finance bronsystemen bij dochters Planmodellen in Excel Dbase & draaitabel in Excel Planmodellen in Excel Dbase & draaitabel in Excel Planmodellen in Excel Dbase & draaitabel in Excel Planmodellen in Excel ADI Report 13 Oracle (Doorbelastingen) Cognos (Consolidatie & Allocatie) Analyse / Scenario s
Visie Top Fit <2009 Nu >2015 Van zandloper tot piramide 14
15 De race
ORGANISATIE: ontwikkeling per functie Control Reporting Accounting house Meer toegevoegde waarde en waarde creatie voor de business door een grotere focus op de kerntaken van een business controller Vergroten focus op non-financials, incl. Corporate Responsibility Transformatie tot Business Intelligence Competence Center: Eigenaar van rapportages (ook niet financieel) Eigenaar van datamodellen Kennis van BI tooling Kennis van geïntegreerde plantool Faciliteren processen zoals consolideren, alloceren, plannen en rapporteren Waarde toevoegen aan business control met hoge mate van service binnen de kaders van gestandaardiseerde processen Overgang naar proces regisseur Evolutie Revolutie Evolutie 16
Verbijzonderde interne controle op KEY controls (monitoring) Vastlegging administratieve organisatie en KEY controls ICT ICT 17 FINANCE IT: organisatie ontwikkeling ondersteund door systemen Lijnmanagement Control Reporting BI Tool Collaborative reporting A C Financiële planning & Allocatie Integratie Datarepository One version of the truth Oracle EBS Consolidatie Bedrijfssystemen Accounting Business Intelligence Competence Center
Processen Decentrale administraties centraliseren Waar mogelijk alle administratie in Oracle Volledige verantwoordelijkheid grootboek bij Accounting House Innovatie administratie (papierloos, self service) Rule Based Control: ook de standaard analyses! Procesmonitoring ipv uitvoering Verantwoordelijkheid jaarrekening proces bij Accounting House Alleen Accounting House nog in ERP systeem, rest: BI tool 18
19 De eindsprint
20
Competentie ontwikkeling Systemen, processen en organisatie zijn belangrijke randvoorwaarden Maar de mensen maken het mogelijk! Daarom binnen het programma met name ook aandacht voor: Toekomstige functie inhoud/profielen Competentie profielen en niveaus Curriculum Finance (In House programma): van kennisgericht naar competentiegericht 21
Organisatie ontwikkeling Strikte scheiding Control, Reporting en Accounting Meer clusteren van kleine groepen Minder lagen Actief HR beleid: instroom, doorstroom en uitstroom 22
23 De finish
Ambitie Ambitie: verhogen kwaliteit, effectiviteit en efficiency Reductie kosten met 2.0 mio per jaar Door reductie formatie met 20% Hierdoor beter dan mediaan in 2015 Hackett benchmark: 2 1.8% 1.6% 1 1.6% 1.2% 0.6% PWC Benchmark: FTE per miljard omzet Categorie: Schiphol Peer group Business Insight 43 15 Transactional efficiency 63 63 Compliance & Control 17 13 123 91 0 2007 2008 2010 mediaan world class NB: aantal activiteiten niet 1 op1 te plaatsen, maar op totaal niveau duidelijk verschil met Peer group Schiphol Hackett 24
Cooling down Vragen? 25
26 Back up
Pro actieve sparringpartner van de Business Corporate Responsibility Continue kosten verlaging Professioneel opstellen van Business cases en Project evaluaties Extern gericht incl. benchmarking Schiphol Controller in 2015 Sturing met Rolling Forecast en leading indicators Geen toegang tot Oracle, alleen de BI tool Alleen gebruik maken van standaard Rapporten / presentaties Actiegericht rapporteren Risico management integraal onderdeel 27 Randvoorwaarde: Goedwerkende Accounting Services en BICC
Alle financiële rapportages via Reporting House Gerelateerde niet-financiële rapportages -CR - Operationele KPI s Schiphol Reporting in 2015 (BICC?!) Competence Center: - Advisering - Vraagbaak Volledige voorbereiding analyse t.b.v. Control (die de business insight geeft) 28 BI Tool: - Planning Tool - Data ontwikkeling - Consolidatie Randvoorwaarde: Goedwerkende Accounting Services en Control
Paperless: - E billing - E invoicing - E declaraties Procesmonitoring (bijv. sturen op betaalmoment) Schiphol Accounting Services in 2015 Volledige verantwoordelijkheid balans posten (acties / risico s) - Alle administraties in Oracle - Alle processen in Oracle - AH alleenrecht tot Oracle Best in class SSC - Goede kwaliteit - Efficiency hoog Compleet jaarrekening proces 29 Randvoorwaarde: Goedwerkende Control en BICC