Handleiding DVS Versie 1.0 Datum 3-11-2011 Status Vastgesteld
Inhoudsopgave HANDLEIDING DVS 1 1. INLEIDING 2 1.1 INTRODUCTIE 2 2. INSTALLATIE QUOVADIS USB TOKEN ALGEMEEN 3 2.1 INSTALLATIE SOFTWARE 3 2.2 VOORBEREIDEN TOKEN 5 3. INSTALLATIE PKIO CERTIFICAAT OP EEN QUOVADIS USB TOKEN 8 3.1 DOWNLOADEN CERTIFICATEN 8 3.2 INSTALLATIE ROOT CERTIFICATEN 8 3.3 INSTALLATIE PERSOONLIJK CERTIFICAAT 9 4. GEMEENTELIJKE GEBRUIKERS 12 4.1. KOPPELEN CERTIFICAAT AAN DE GEBRUIKERSNAAM 12 4.2. AANMAKEN VAN GEBRUIKERSACCOUNTS 15 4.3. TOEKENNEN VAN ROLLEN AAN DE GEBRUIKER 16 4.4. WIJZIGEN EN VERWIJDEREN VAN DE GEBRUIKERSACCOUNTS 17 4.5. OPNIEUW INSTELLEN WACHTWOORD 18 5. FORMULIEREN 19 5.1 BLOKKEREN EN DEBLOKKEREN FORMULIEREN 19 5.2 INDIENEN VAN DE FORMULIEREN 19 Pagina 1 van 17
1. Inleiding 1.1 Introductie De Colleges van B&W dienen jaarlijks het beeld van de uitvoering in het kader van de WWB, de WIJ, de IOAW, de IOAZ, het Bbz 2004, de WPB (Wet participatiebudget) en de WWIK bij de minister van SZW in te dienen. Het beeld van de uitvoering moet worden ingediend onder gebruikmaking van een formulier dat door de minister van SZW elektronisch beschikbaar is gesteld via het DVS systeem (digitaal verantwoordingssysteem). SZW hecht grote waarde aan het goed beveiligen van het DVS systeem en de daarbij behorende formulieren. Belangrijk daarbij is dat DVS geen eisen stelt aan de wijze waarop de gemeente haar informatieproces organiseert en de informatie vastlegt in haar administratie. Wel is vereist dat de gebruikers van het systeem over certificaten beschikken, waardoor geborgd is dat de informatieverstrekking veilig en verantwoord geschiedt. De voorliggende handleiding biedt u op heldere en overzichtelijke wijze informatie over het installeren van de zogenaamde veiligheidscertificaten en de werking van DVS. In de praktijk zult u ervaren dat het gebruik van de DVS-applicatie zich in feite vanzelf wijst. Mocht u, na het lezen van deze handleiding, toch nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met de DVS helpdesk (pbfunctbeheer@minszw.nl) of middels telefoonnummer 070 333 52 00. Pagina 2 van 18
2. Installatie QuoVadis USB token Algemeen Let er op dat alle programma s zijn afgesloten, voordat u begint met deze handleiding. Dit om beschadiging en verlies van bestanden te voorkomen en omdat de computer herstart dient te worden tijdens deze handleiding. 2.1 Installatie software Voor het installeren van de software, dient u de volgende stappen uit te voeren: 1. Download de middleware van de volgende site: http://quovadissupport.nl/middleware.zip 2. Open de zojuist gedownloade zip file. 3. Open aan de hand van uw besturingssysteem één van de volgende installatie bestanden: - Middleware8-x32.msi (32-bits besturingssysteem) - Middleware8-x64.msi (64-bits besturingssysteem) 4. Klik op Next. 5. Kies English en klik op Next. Pagina 3 van 18
6. Lees de algemene voorwaarden door en druk, indien akkoord met de voorwaarden, op I accept the license agreement. (U dient akkoord te gaan met de voorwaarden alvorens u de software kunt gebruiken). 7. Kies optie standard en klik op Next. Pagina 4 van 18
8. Verander indien gewenst de installatie map en klik op Next. 9. Na installatie verschijnt onderstaand scherm. Klik op Finish. 10. De computer moet opnieuw gestart worden om de software goed te laten werken. Klik daarom op Yes. 2.2 Voorbereiden Token Om de token te activeren dient u de volgende stappen uit te voeren: 1. Plaats de USB token. 2. De software geeft nu aan dat het wachtwoord gewijzigd moet worden. Kies hier voor Ok. 3. Geef in onderstaand scherm één maal het oude wachtwoord in, dit is: 0000 en geef twee maal het nieuwe wachtwoord in. Let hier bij op dat er een sterk wachtwoord gekozen moet Pagina 5 van 18
worden. Een sterk wachtwoord moet bestaan uit minimaal 8 karakters en minimaal 3 van de volgende tekens: - Kleine letters - Hoofdletters - Cijfers - Speciale karakters (bv.!,$,#,&,%) 4. Klik op OK als het wachtwoord is gewijzigd. 5. Klik in de SafeNet client op Advanced View. Pagina 6 van 18
6. Klik met de rechter muisknop op de token met de naam Quovadis en kies Rename. 7. Vul het nieuwe wachtwoord in. 8. Geef de token een nieuwe naam (bv. uw volledige naam). Pagina 7 van 18
3. Installatie PKIO certificaat op een QuoVadis USB token 3.1 Downloaden certificaten Zorg er voor dat de certificaten die u download opgeslagen worden op een makkelijk te onthouden plek. Download de root certificaten van: http://www.quovadissupport.nl/pkio.zip in deze zip file zitten 3 certificaten: - Staat der Nederlanden Root CA - G2 - Staat der Nederlanden Organisatie CA - G2 - QuoVadis CSP - PKI Overheid CA - G2 en pak deze uit op een makkelijk te onthouden plek. 3.2 Installatie root certificaten Voor het installeren van de certificaten, dient u de volgende stappen uit te voeren: 1. Klik met de rechter muisknop op de token met de naam die u heeft aangegeven en kies Import certificate. 2. Kies de optie Import a certificate from file. 3. Selecteer een certificaat en klik op Openen (let op importeer de certificaten in de volgorde zoals in 3.1 is aangegeven). 4. Herhaal de stappen voor de overige certificaten. Pagina 8 van 18
3.3 Installatie persoonlijk certificaat Voor het installeren van de certificaten, dient u de volgende stappen uit te voeren: 1. Open de mail met als onderwerp Registrant Invitation die u heeft gekregen van Trustlink (do-not-reply) en klik op de link. 2. Vul uw email adres in op de website. 3. Bel QuoVadis (030-2324320) voor uw shared secret answer vul deze in op de site en klik op Login. 4. Klik op Ja als onderstaande melding verschijnt. 5. Controleer uw gegevens. Let op dat alle verplichte velden zijn ingevuld. Let er tevens op dat het serienummer is ingevuld en deze niet, wat soms voorkomt, in het title veld staat. Indien dit zo is verplaatst u dan het serienummer in het goede veld. 6. Vul bij password een sterk wachtwoord in (het wachtwoord dient u goed te onthouden, omdat deze nodig is voor het downloaden van het certificaat. Tevens heeft u dit wachtwoord nodig voor het intrekken van het certificaat). Het wachtwoord moet bestaan uit: - Minimaal 1 hoofdletter - Minimaal 1 cijfer - Minimaal 1 speciaal teken (bv. $,@,%,!) - Minimaal 6 karakters Indien het wachtwoord voldoet aan de eisen dan ziet u onder het wachtwoord 4 groene vinkjes verschijnen. 7. Vul bij Re-enter Password nogmaals het wachtwoord in. 8. Opmerking: De crypto dient op EToken Base te staan!. 9. Als alle gegevens correct zijn klik dan op Confirm. Pagina 9 van 18
10. Typ uw wachtwoord van het token in, indien de safenet client hierom vraagt. 11. Wacht tot de private key is gegeneneerd. Dit kan enkele minuten duren. 12. Wacht tot u een mail heeft gehad met als onderwerp Notification of Certificate Ready for Download. 13. Klik op de link in de mail om uw certificaat te downloaden. 14. Vul uw email adres en het wachtwoord dat u heeft aangemaakt en klik op Login. 15. Klik op Install Your Certificate. 16. Klik op Ja als onderstaande melding verschijnt. 17. Typ uw wachtwoord van het token in indien de safenet client hierom vraagt. Pagina 10 van 18
18. Wacht tot onderstaande melding verschijnt en klik op Ok. 19. Het installeren van het certificaat is voltooid. Indien u meerdere certificaten heeft gekregen, herhaal dan alle stappen. 20. Uw token is klaar voor gebruik. Pagina 11 van 18
4. Gemeentelijke gebruikers Om gebruik te kunnen maken van DVS moet het certificaat van een gebruiker gekoppeld worden aan de gebruikersnaam. Dit is een eenmalige activiteit. Na de koppeling van het certificaat aan de gebruikersnaam krijgt de gebruiker via zijn certificaat toegang tot DVS. 4.1. Koppelen certificaat aan de gebruikersnaam Voor het koppelen van het certificaat aan de gebruikersnaam, voer de volgende stappen uit: 1. Open een internet browser (bijvoorbeeld Microsoft Internet Explorer). 2. Ga naar de website https://dvs.szw.nl 3. Selecteer het certificaat wat op uw naam staat of selecteer het rolcertificaat. Meestal zal er slechts één certificaat in de lijst worden getoond. Indien er op 1 computer meerdere tokens worden gebruikt, worden deze allen getoond. 4. Selecteer het certificaat volledige naam (A). 5. Vul uw email adres in op de website. Klik op de knop OK. Pagina 12 van 18
6. Popup scherm SafeNet client verschijnt, welke om uw token wachtwoord vraagt. 7. Vul u wachtwoord in en klik OK. 8. Vul in het veld Gebruiker-ID uw gebruikersnaam in, vul in het veld Password uw wachtwoord in en klik op Aanmelden. Pagina 13 van 18
9. Vul in het veld Oud password het aan u verstrekt wachtwoord in. Vul in het veld Nieuw password een nieuw wachtwoord in. Vul in het veld Password bevestigen nogmaals het nieuwe wachtwoord in en klik op de knop Wijzigen. 10. Vul in het veld Gebruiker-ID uw gebruiker-id in. Vul in het veld Password uw nieuwe wachtwoord in en klik op Aanmelden. Pagina 14 van 18
11. U kunt nu gebruik gaan maken van DVS. Uw certificaat is gekoppeld aan uw gebruikersnaam. 4.2. Aanmaken van gebruikersaccounts Voor alle gebruikers moet een DVS account worden aangemaakt. Om toegang te verlenen aan de gemeentelijke gebruikers, voer de volgende stappen uit: 1. Kies de optie Beheren Gebruikers uit het hoofdmenu (links op uw scherm ) 2. Kies de optie Nieuwe Gebruiker button onderaan het scherm (links op uw scherm) 3. Vul de verplichte velden in (deze zijn gemarkeerd met *). Kies voor de velden Password definiëren en " Password bevestigen tweemaal hetzelfde wachtwoord. U mag dit wachtwoord zelf bepalen (Letters & cijfers) Vul in het veld Aanhef de waarde De heer of Mevrouw in. De velden Telefoon tm Postcode zijn optioneel in te voeren. De tabel Gemeente geeft weer aan welke gemeente de gebruiker is gekoppeld. Klik op de button Voeg toe. Pagina 15 van 18
4.3. Toekennen van rollen aan de gebruiker Nadat de gebruiker is aangemaakt, moeten er nog rollen aan de gebruiker gekoppeld worden. Elke gebruiker heeft binnen DVS minimaal 2 rollen (algemeen en functie); - DVS gemeentelijke gebruiker (Algemeen rol DVS) - Burgemeester - Gemeentesecretaris - Financieel medewerker - Beleidsmedewerker - Gemandateerdondertekenaar - Hoofd financiele zaken - Accountant Voor het koppelen van de rollen aan de gebruiker, voer de volgende stappen uit: 1. Kies de optie Onderhoud koppeling Rollen-Gebruikers uit het hoofdmenu. 2. Selecteer de rol DVS gemeentelijke gebruiker. Selecteer de zojuist aangemaakte gebruiker uit de keuzelijst met gebruikers en klik op Toevoegen. 3. Selecteer vervolgens de echte rol van de aangemaakte gebruiker (bijvoorbeeld Burgemeester) en klik op Toevoegen om de aangemaakte gebruiker te koppelen aan de rol Burgemeester. Pagina 16 van 18
4.4. Wijzigen en verwijderen van de gebruikersaccounts In het totaal overzicht Beheren Gebruikers heeft de beheerder de mogelijkheid een gebruiker te wijzigen & blokkeren of te verwijderen. Voer de volgende stappen uit: 1. Selecteer een gebruiker uit de lijst zodat deze oranje oplicht. 2. Klik op wijzig Gebruiker het openen van het mutatiescherm Pagina 17 van 18
4.5. Opnieuw instellen wachtwoord Indien een gebruiker geen gebruik maakt van een token om toegang te krijgen tot DVS, maar via zijn gebruikersaccount, dan kan het gebeuren dat de gebruiker zijn password vergeet of door verkeerd aan te loggen zijn account blokkeert. Indien dat gebeurt, de lokale beheerder de betreffende gebruiker een Nieuw password verschaffen. Deze handeling is hetzelfde als bij nieuw aanmaken van een gebruiker. Na het invoeren klikt met op wijzig voor het opslaan van de gegevens. Belangrijk: Indien de gebruiker zijn token heeft geblokkeerd door het 3 keer fout invoeren van de pincode, dient deze contact op te nemen met de Leverancier van het TOKEN (Diginotar, Gemnet). Middels de PUK-code kan deze weer gedeblokkeerd worden. Pagina 18 van 18
5. Formulieren 5.1 Blokkeren en deblokkeren formulieren Als een geopend formulier niet via de knoppen Bewaren of Annuleren wordt gesloten, kan het formulier geblokkeerd raken. Indien een gebruiker het formulier sluit door te klikken op het kruisje in de rechterbovenhoek van het scherm waarin het geopende formulier wordt getoond, zal er voor zorgen dat het formulier wordt geblokkeerd en niet meer door een gebruiker geopend kan worden. Een geblokkeerd formulier is herkenbaar door een gesloten slotje voor de naam van net formulier. Een niet geblokkeerd formulier is herkenbaar aan een open slotje. De DVS beheerder kan een formulier blokkeren en deblokkeren. Voor het blokkeren/deblokkeren van een formulier, voer de volgende stappen uit: 1. Kies de optie Blokkeren/deblokkeren uit het hoofdmenu aan de linkerzijde van het scherm. 2. Selecteer een formulier door op de betreffende rij te klikken. 3. Klik op de knop Blokkeren om het betreffende formulier te blokkeren of Klik op de knop Deblokkeren om het betreffende formulier te deblokkeren 5.2 Indienen van de formulieren In de nieuwste versie van DVS zal het indienen van de formulieren automatisch gebeuren na ondertekening. Na het zetten van de handtekening wordt de status omgezet van ter ondertekening naar Ingediend. Dit betekent dat het formulier in goede orde is ontvangen. U krijgt hier verder geen mededeling meer over toegezonden. De formulieren Aanvullende Uitkering Wet Werk Bijstand en het Analyse formulier dienen nog wel handmatig te worden doorgestuurd. Deze formulieren worden namelijk beoordeeld door de Toetsings Commissie. Voer de volgende stappen uit als Gemeentelijk gebruiker of als Beheerder: 1. Ga naar de menu optie Formulieren Overzicht. Selecteer het formulier Aanvullende Uitkering Wet Werk Bijstand (oranje balk verschijnt nu over dit formulier). Vervolgens Doorsturen. Pagina 19 van 18
2. Selecteer Behandelaar, kies voor Toetsings Commissie en kies de Status: Ter Behandeling TC. Klik nu op Doorsturen. 3. Voor het Analyse formulier dezelfde handeling verrichten. Het is mogelijk om documenten aan het formulier toe te voegen. Hiervoor kan de functionaliteit van Adobe gebruikt worden. Linksonder staat een paperclip. Door hier op te klikken opent zicht onderaan het formulier een invoer mogelijkheid. Let er dus op dat de bijlagen mee worden opgeslagen met het formulier en dus niet lokaal op de pc dan wel op het eigen netwerk. Pagina 20 van 18