/ Digital Mailroom Audit Service Datasheet 1
Open Docs richt zich op verbetering van samenwerking binnen organisaties door invoering van digitaal werken. Wij ervaren dagelijks dat digitaal werken grote voordelen heeft. Continuïteit en zekerheid, toegankelijkheid, transparantie, gebruiksgemak en rapporteerbaarheid, om er een paar op te noemen. Bij vele van onze klanten begint een proces nog wel altijd met een stuk papier. Een poststuk, een Dossier of notulen uit een vergadering. Deze papieren informatie moet een organisatie nog digitaliseren. Open Docs is partner van de marktleider Kofax en heeft sinds 2001 ervaring met dit pakket. Als een van de weinige partijen zijn wij hierbij niet puur gefocust op het scannen, maar juist sterk in de integratie met achterliggende processen. Volgens recent onderzoek (AIIM) is dit waar de waarde voor uw onderneming gecreëerd wordt. Een digitaal document heeft weinig waarde zonder gekoppeld digitaal proces. De Scanstraat is een centrale plek in de organisatie waar stukken gedigitaliseerd worden. Deze is vaak enige tijd geleden ingericht, met de kennis en techniek die toen tot uw beschikking stonden. Met onze Audit halen we precies boven water waar en hoe de scanstraat geoptimaliseerd kan worden. Geen vage aanbevelingen, maar een concreet stappenplan, tijdsinschatting en business case op maat zijn onze deliverables. Na dit plan kunt u beslissen welke verbeteringen u door ons wilt laten doorvoeren, en welke niet. Idee Implementatie SteadyState1 (Huidige Situatie) Optimalisatie Steady State2 Bovenstaande lijn geeft de kosten weer per fase. Wij menen met deze Audit bij te kunnen dragen aan een optimale organisatie van Proces, Mens, Middelen, Informatie en Organisatie rondom uw Scanstraat. Het doel is een efficiënte en effectieve scanstraat. 2
Wij voeren scanstraat-audits uit aan de hand van onderstaand model. Het model schrijft voor dat de scanstraat wordt bezien vanuit verschillende dimensies. BENCHMARK SCANPROCES Dit is een analyse van het huidige Proces, deze koppelen we aan de Best Practice standaard. Uit deze Benchmark komen een aantal praktische maatregelen om met de operatie naar de best practice toe te schuiven. AUDIT TECHNIEK De Middelen of Techniek in uw scanstraat is de infrastructuur waarop uw proces is gebouwd. In imaging zijn er jaarlijks nieuwe doorbraken en software-verbeteringen. De nieuwe versie van Kofax bijvoorbeeld reduceert de beheerlast nog verder en heeft extra mogelijkheden in de validatie welke tijd besparen. Ook kan het scanvolume dusdanig zijn toegenomen, dat bepaalde geavanceerde modules rendabel worden. Dit beoordelen wij, en onderbouwen we cijfermatig door een gedegen business case. INSCHATTING TRAININGSBENODIGDHEID VAN DE MEDEWERKERS Aan de hand van een onderzoek bepalen we het huidige kennisniveau van de scannende, validerende en leidinggevende medewerkers in de scanstraat. De gewenste kennis stellen we vast aan de hand van de best practice standaarden, en de gewenste organisatie. Met trainingen op maat met onze ervaren trainingspartner brengen we de kennis naar het gewenste niveau, om optimale prestaties te waarborgen. De trainingen zijn zo ingericht dat de medewerkers inzien dat het in hun eigen voordeel is om zo te werken. 3
AUDIT ORGANISATIE VAN DE SCANSTRAAT De organisatie om de scanstraat heen is van groot belang om een succesvolle operationele Scanstraat neer te zetten. Bij dit punt kijken we naar hoe de scanstraat werkt; hoe is het proces georganiseerd? Wie doet wat, wanneer. Dit gebeurt in overeenstemming met de medewerkers en operationeel leidinggevenden. Nadat een ideaal proces is gedefinieerd, moet de operationeel leidinggevende ook informatie hebben om hierop te sturen. Deze informatie is van belang voor de sturing van de nieuwe organisatie. Na het uitvoeren van deze Audit is er voldoende informatie om tot aanbevelingen te komen. Deze leveren wij op in een concreet stappenplan met specifieke Business Case. Hieronder werken we een fictieve Business Case beknopt uit. BUSINESS CASE Bij deze verkorte bestaande business case beschouwen we alleen de kosten, welke significant en beïnvloedbaar zijn. In het geval van een scanstraat zijn dit de medewerkers. HUIDIGE SITUATIE Medewerkers Kosten 3 FTE scannende medewerkers 9K 10 FTE validerende medewerkers 30K Totaal beïnvloedbare Kosten 39K De kosten van 3K per personeelslid zijn gebaseerd op een overheidsinstelling BESPARINGEN DOOR DE EFFICIËNTIE EN EFFECTIVITEIT TE VERHOGEN 1: Minder intikwerk. Besparing door combinatie techniek, automatische validatie en herinrichting proces. 20% minder intikwerk. 2: De gemiddelde verwerkingstijd per document Bij de best practice ligt de gemiddelde verwerkingstijd per document onder de minuut. Door optimalisering van de werkprocessen kunnen er na optimalisatie en specifieke trainingen en bij sommige klanten besparingen tot wel 70% gerealiseerd worden. Nu gaan we uit van de conservatieve schatting van 25%. Totale besparing per maand: 4 FTE, oftewel 12K per maand Jaarlijks loopt deze besparing op tot 144 K Totale Kosten: 70K eenmalig Totale Besparing: 144K Jaarlijks Paybackperiode: 6 maanden Deze eenvoudige business case geeft aan dat een relatief kleine performance verbetering in de scanstraat al leidt tot grote jaarlijkse besparingen. We gaan dus uit van kleine verbeteringen. Bij sommige klanten worden er veel formulieren, of facturen gescand. Of is de poststroom zo groot dat de postverdeling automatiseren een mogelijkheid wordt. Is dit het geval bij u, dan is de mogelijkheid er om naar een meer geavanceerde module te gaan van Kofax. Jaarlijkse besparingen van 70%-80% op validatiewerkzaamheden (intikken) zijn dan geen uitzondering. 4
Neem voor meer informatie contact op met Bart Schepers (bart.schepers@opendocs.nl) Open Docs bv Het Wielsem 10 5231 BW s-hertogenbosch +31 (0) 736 409 304 info@opendocs.nl www.opendocs.nl 5