Handleiding Afdelingenportaal PCOB Penningmeesters maart 2014
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Algemeen... 4 1.1 Inleiding... 4 1.2 Toegang via internet... 4 1.3 Inloggen... 5 1.4 Uitloggen... 6 Hoofdstuk 2: Instellingen... 7 2.1 Het tabblad GB Exploitatie (= Grootboek Exploitatie)... 7 2.1.1 Een nieuwe grootboekrekening aanmaken voor uw exploitatierekening... 8 2.2 Het tabblad GB Balans (= Grootboek Balans)... 10 2.3 Het tabblad Bankrekeningen... 10 2.3.1 Een nieuwe bankrekening of kasboek aanmaken... 11 2.4 Het tabblad Lidmaatschappen... 11 2.4.1 Een nieuw lidmaatschapstarief aanmaken... 12 Hoofdstuk 3: Financieel... 13 3.1 Het tabblad Exploitatierekening... 13 3.1.1 Aanmaken van een exploitatierekening: bij aanlevering jaarcijfers... 14 3.1.2 Aanmaken van een exploitatierekening: bij toepassing van Transacties / Memoriaalboekingen... 15 3.1.3 Hanteren status t.b.v. aanlevering jaarcijfers exploitatierekening... 15 3.2 Het tabblad Balans... 17 3.2.1 Aanmaken van een balans: bij aanlevering jaarcijfers... 17 3.2.2 Aanmaken van een balans: bij toepassing van Transacties / Memoriaalboekingen... 19 3.2.3 Hanteren status t.b.v. aanlevering jaarcijfers Balans... 19 3.3 Het tabblad Transacties... 20 3.3.1 Boeken/ aanmaken van transacties... 20 3.3.2 Boeken van kruisposten... 22 3.3.3 Facturatie en incasso... 23 3.4 Het tabblad Memoriaal... 24 3.4.1 Boeken/ aanmaken van memoriaalboekingen... 25 Bijlage I: Tips... 27 Bijlage II: Begrippenlijst... 28 Handleiding afdelingenportaal PCOB 3
Hoofdstuk 1: Algemeen 1.1 Inleiding Per 1 januari 2013 is het onderdeel van het afdelingenportaal voor v de penningmeesters in gebruik genomen. Dit nieuwe onderdeel ondersteunt u bij de werkzaamhew eden die u als penningmeester verricht binnen uw afdeling. U kunt het onderdeel gebruiken voor: 1. de aanlevering van de financiële jaargegevens van uw afdeling; 2. het bijhouden van de financiële f transacties ( mutaties bank en/of giro en kas); 3. vastlegging memoriaalboekingen t.b.v. de balans en exploitatierekening Het eerste onderdeel, het aanleveren vann de financiële jaargegevens, is naa een oefenperiode vanaf 1 januari 2013 officieel in gebruik genomen. Vanaf 25 februari 2013 is ook de transactie en memoriaalfunctionaliteit officieel in gebruik genomen. Voor de genoemdee functionaliteiten geldt dat de PCOB ernaar streeft dezee naar de toekomst toe verder te verbeteren. Wij stellen het dan ook zeer op prijs op o de hoogte te worden gesteld van uw ideeën en wensen. Ook wanneer u vragen heeft of problemen ervaart, willen wij dit graag horen. Laat ons dat dan s.v.p. weten via de Helpdesk functionaliteit in het programma. Met deze handleiding over functionaliteiten en achtergronden hopen wij u op weg te kunnen helpen. Veel succes! 1.2 Toegang via internet Het afdelingenportaal werkt via internet.. Om de applicatie op te t starten dient u uw browser te openen. Gebruikers van een Windows omgeving hanteren hiervoor Internet Explorer of Firefox/Mozilla. Gebruikers van een Apple omgeving hanteren hiervoor Safari U gaat dan naar de website van de PCOB: www.pcob.nl. Vervolgens gaat u naar de optie afdelingenportaal. U klikt dan op de knopp Inloggen en vervolgens ziet u het inlogscherm van het afdelingenportaal. Handleiding afdelingenportaal PCOB 4
1.3 Inloggen Hier voert u uw inlognaam en wachtwoord in en klikt op Inloggen. Mocht u problemen hebben met inloggen, dan kunt u contact opnemen met het landelijk bureau via ledenadministratie@pcob.nl of 038 4225588. Wanneer u bent ingelogd komt u, indien u zowel ledenadministrateur als penningmeester bent, automatisch in het scherm Personen terecht. Bent u alleen penningmeester, dan komt u automatisch in het scherm Financieel terecht. U ziet altijd alleen de gegevens van uw afdeling. STB Automatisering & Advies BV 5
1.4 Uitloggen Als u klaar bent met het invoeren en wijzigen van gegevens kunt u uitloggen uit het systeem. 6 Handleiding afdelingenportaal PCOB
Hoofdstuk 2: Instellingen In het onderdeel Instellingen kunt u de financiële stamgegevens invoeren waar u binnen uw afdeling mee wilt gaan werken. U kunt uw gegevens verder inrichten vanuit een 4 tal tabbladen welke in dit hoofdstuk nader uitgelegd zullen worden. 2.1 Het tabblad GB Exploitatie (= Grootboekk Exploitatie) Op het tabblad GB Exploitatie vindt u de grootboekrekeningen die u in uw exploitatierekening kunt gebruiken. Sorteren Als u op één van de onderdelen klikt in de bovenste balk, dan sorteert hett systeem op die betreffende kolom. Wij adviseren u daarin bij voorkeur de kolom Sort off de kolom Code te gebruiken. U vindt hier vervolgens twee knoppen. Met de knop Standaard kunt u het standaardd rekeningschema oproepen voor de exploitatierekening. Met dee knop Nieuw kunt u eigen STB Automatisering & Advies BV 7
grootboekrekeningnummers toevoegen. Dit wordt in de volgende paragraaf nader uitgewerkt. Indien u met de memoriaal functionaliteit werkt kunt u in de kolom Memoriaal met een vinkje aangeven welke grootboekrekeningen bij memoriaalboekingen mogen worden gebruikt. Voor de werking van de memoriaal functionaliteit verwijzen wij u naar het hoofdstuk 3 Financieel. Wanneer u besluit om een grootboekrekening te verwijderen dan kunt u dat doen met behulp van het rode kruisje in de laatste kolom. 2.1.1 Een nieuwe grootboekrekening aanmaken voor uw exploitatierekening Via de knop kunt u een nieuwe grootboekrekening aanmaken. Indien u eigen rekeningen toevoegt dan zult u altijd een categorie erbij moeten aangeven. De keuzelijst met categorieën ligt voor u vast en heeft een verband met het aanleveren van uw jaarcijfers aan de landelijke organisatie. Daar ligt ook het beheer ervan. Het veld Code kunt u gebruiken om een grootboekrekeningnummer in te vullen. In het veld Omschrijving kunt u de omschrijving van de nieuwe rekening invullen. Indien u iets heeft toegevoegd en u wilt dat opslaan, dan klikt u op de knop Bewaar onderin het scherm. Als u alleen heeft gekeken en/of u wilt de invoer niet doorvoeren, dan klikt u op Annuleer. Zodra u deze nieuwe rekening hebt toegevoegd, plaatst het systeem de nieuwe rekening onderaan in het schema: 8 Handleiding afdelingenportaal PCOB
Om de flexibiliteit te behouden, kunt u de volgorde van de rekeningnummers wijzigen via sort. Het systeem sorteert eerst op Sort. en daarna op Code. In bovengenoemd voorbeeld kunt u de Sort. 12 wijzigen in 2 (u klikt met de muis in het veld en wijzigt dit). Als u vervolgens weer op Sort. klikt, dan plaatst het systeem vervolgens de Code A41001 onder code A41000. Op die manier kunt u zelf bepalen op welke plaats een rekening in het rekeningschema komt te staan. Let op: dit geldt alleen als u zelf nieuwe rekeningnummers toevoegt. Indien u voldoende heeft aan het standaard rekeningschema, dan hoeft u niets te wijzigen. STB Automatisering & Advies BV 9
2.2 Het tabblad GB Balans (= Grootboek Balans) Op het tabblad GB Balans vindt u de grootboekrekeningen die u in uw balans kunt gebruiken. De werking van het tabblad GB Balans is verder identiek aan de toelichting in paragraaf 2.1 en 2.1.1 In het standaard rekeningschema zijn tevens de volgende grootboekrekeningen opgenomen: Activa: K0100 Kruisposten V0100 Vooruit ontvangen bedragen Passiva: V0200 Vooruitbetaalde bedragen 2.3 Het tabblad Bankrekeningen Via de knop Financieel kunt u de financiële transacties op uw bankrekening en kasboek vastleggen. Dit onderdeel wordt nader toegelicht in hoofdstuk 3 Financieel. Om gebruik te kunnen maken van deze optie dient u binnen het onderdeel Instellingen de bankrekeningen aan te maken die op naam van uw afdeling staan, evenals een kasboek (mits u daar gebruik van maakt). In het tabblad Bankrekeningen legt u vast welke bankrekeningen er op naam van uw afdeling staan. Door in dit scherm in het veld Sort. Te klikken, kunt u de volgorde van dagboeken wijzigen. Dit betekent dat, indien u gebruik maakt van Transacties, standaard het dagboek verschijnt welke bovenaan staat (in de sortering). 10 Handleiding afdelingenportaal PCOB
2.3.1 Een nieuwe bankrekening of kasboek aanmaken Via de knop kunt u een nieuwe bankrekening of kasboek aanmaken. In het veld Rekeningnummer vult u het nummer van de betreffende bankrekening in. Bij Omschrijving kunt u toelichten om welke rekening het gaat. In het veld Type geeft u aan of het gaat om een bank of kas. Met het veld Openingssaldo wordt bedoelt het saldo waarmee u aanvangt. Met het veld Openingssaldo per geeft u de startdatum van het saldo aan. Met het veld Liquide middelen geeft u aan, aan welke grootboekrekening (in de categorie Liquide middelen) u deze rekening koppelt. In de meeste gevallen zal dit voor alle rekeningen gekoppeld worden aan de standaard rekening Liquide middelen A1100. Mocht u voor elke bankrekening (of kas), ook een aparte grootboekrekening op de balans willen hebben, dan kunt u hier de bankrekening koppelen aan de juiste grootboekrekening. 2.4 Het tabblad Lidmaatschappen In het tabblad Lidmaatschappen legt u vast welke lidmaatschappen er binnen uw afdeling zijn. STB Automatisering & Advies BV 11
Naast de type lidmaatschappen, de betaalwijze en het bedrag, kunt u in de kolomm Termijn de betalingsfrequentie aangeven. 2.4.1 Een nieuw lidmaatschapstarief aanmaken Via de knop kunt u een nieuw lidmaatschapstarief aanmaken. Er wordt dan een apart schermpje getoond waarin u de gegevens van het lidmaatschap dient in te voeren. In het veld Lidmaatschaptype geeft u hett type van het lidmaatschap aan (bijv. contributie individueel of contributie leefverband). Het veld Betaalwijze geeft aan op welke wijze u de inning wilt uitvoeren u (keuze uit Automatische incasso en Overschrijving).. Bij Bedrag geeft u hett contributiebedrag aan. 12 Handleiding afdelingenportaal PCOB
Hoofdstuk 3: Financieel In het onderdeel Financieel kunt u de jaarcijfers invoeren voor zowel de exploitatierekening als de balans. Dit hebben wij u reeds gevraagd te doen voor het jaar 2012.. Zoals u weet is het aanleverenn van jaarcijfers van uw afdeling een e wettelijke verplichting, om zo te komen tot één jaarrekening voor dee verenigingg PCOB. U heeft daarbij de mogelijkheid om alleen de jaarcijfers jaarlijkss aan te leveren, zie toelichting in paragraaf 3.1.1. Daarnaast biedt dit programma ook de mogelijkheid om gebruik te makenn van de transactie functionaliteit en evt. de memoriaal functionaliteit waarbij u dee totalen opp uw exploitatierekening en balans (voor een deel) laat berekenen door het systeem zelf. Zie hiervoor de toelichting in paragraaf 3.1.22 Let op: met de transactie functionaliteit beheert u uw financiële transacties binnen uw bankrekening(en) en kasboek. De memoriaalboekingen vragen wat meer specifieke boekhoudkundige kennis. Het onderdeel Financieel beschikt over een 4 tal tabbladen welke in dit hoofdstuk nader uitgelegd zullen worden. 3.1 Het tabblad Exploitatierekening Op het tabblad Exploitatierekening vindt u de mogelijkheid om de jaargegevens van de exploitatierekening van uw afdeling vast te leggen. Met het (printersymbool) kunt u uw Exploitatierekening van het betreffende jaar STB Automatisering & Advies BV 13
uitprinten. Vult u tussentijds via onderdeel Instellingen uw grootboekrekeningen aan, of wijzigt u bijvoorbeeld de nummering, dann kunt u met de knop (achteraan de regel) handmatig de gegevens van uw grootboekrekeningen in uw jaaroverzicht updaten/ bijwerken. Met het groene pijltje gaat u naar de detailgegevens van v de betreffende exploitatie (in ons voorbeeld die van 2012). Met de knop achteraan dee regel kuntt u het exploitatieoverzicht van het betreffende jaar verwijderen. Let op: o past u wel op niet per ongeluk gegevens te verwijderen. Als de status op Definitief staat kunnen de gegevens niet verwijderd worden. 3.1.1 Aanmaken van een exploitatierekening: bij aanlevering jaarcijfers Wij hebben u begin 2013 gevraagd om dee jaarcijfers van uw afdeling voor het jaar 2012 aan te leveren. Via de knop kunt u een nieuwe exploitatierekening aanmaken. Nadat u op nieuw heeft geklikt verschijntt bovenstaand scherm. Het systeem toont u direct de grootboekrekeningen vanuit het onderdeel Instellingen. U ziet de rekeningen terugkomen waarvan u heeft aangegeven ze te willenn hanteren (zie onderdeel instellingen). 14 Handleiding afdelingenportaal PCOB
Het veld Jaar kunt u gebruiken om in aann te geven om welk exploitatiejaarr het gaat. In de kolom Begroot kunt u aangeven wat naar uw inschatting de verwachte kosten en opbrengsten zullen zijn. Indien u dit systeem alleen gebruikt om de jaarcijfers aan te leveren (u maakt geen gebruik van de transactie functionaliteit en memoriaalboekingen), dan vult u handmatig de totaalbedragen in de kolom Werkelijkk in. Met de knop aan het eind van de grootboekrekening kunt u een rapport printenn van de boekingen op de betreffende grootboekrekening, voor het aangegeven (boek)jaar, en afkomstig uit de transactie boekingen en/of memoriaalboekingen. Let op: u dient dus voor dit rapport gebruik te maken van genoemde functionaliteiten. Met de knop kunt u het venster weer afsluiten. 3.1.2 Aanmaken van een exploitatierekening: bij toepassing van Transacties / Memoriaalboekingen Indien u gebruik maakt van de transactiefunctionaliteit en/of de memoriaalboekingen dan volgt u de procedure zoals in voorgaande e paragraaf wordt beschreven, met uitzondering van de kolom Werkelijk. In tegenstelling tott de vorige paragraaf vult u geen directe bedragen in maar laat u het systeem de bedragen automatisch berekenen. Door op de knop in het totaaloverzicht (zowel bijj Baten als Lasten) van uw exploitatierekening te klikken kunt u de kolom Werkelijk automatisch door het systeem laten (her)berekenen. Op basis van de boekingen die u over het overeenkomstige jaar hebt vastgelegd binnen uw transacties en eventueel uw memoriaalb boekingen, worden de totaalbedragen op de betreffende grootboekrekeningen voor u getotaliseerd. Zonder deze handeling worden de gegevens niet herberekend en komen de de cijfers op de exploitatierekenig niet overeen met de geboekte transacties. 3.1.3 Hanteren status t.b.v. aanlevering jaarcijfers exploitatierekening Bij de aanlevering van de jaarcijfers hanteren wij drie statussen. De status is voor u van belang omdat u daarmee ook kunt aangeven of uw gegevens toegankelijk mogen worden voor het landelijk bureau in Zwolle. STB Automatisering & Advies BV 15
U kunt in het systeem drie statussen hanteren: - In bewerking : U bent zelf nog bezig met het invoeren van de cijfers. Het landelijk bureau zal niets met de cijfers doen. - Voorlopig definitief : U heeft al uw transacties verwerkt en u heeft de balans en exploitatierekening gereed voor de kascontrole en voor aanlevering aan de ledenvergadering. Met deze status heeft het landelijk bureau ook toegang tot uw jaarcijfers. - Definitief : De jaarstukken zijn gecontroleerd door de kascontrolecommissie en ze zijn tevens vastgesteld in de ledenvergadering. Let op: de beschikbaarheid van uw jaarcijfers (middels de statusaanduiding Voorlopig definitief) is voor het landelijk bureau van belang, omdat daarmee deze cijfers kunnen worden samengevoegd met de cijfers van andere afdelingen en gewesten ten behoeve van de landelijke jaarrekening (consolidatie proces). Wij verzoeken u, zodra u uw cijfers gereed heeft, de status op Voorlopig definitief te zetten. 16 Handleiding afdelingenportaal PCOB
3.2 Het tabblad Balans Op het tabblad Balans vindt u de mogelijkheid om de jaargegevens van dee balans van uw afdeling vast te leggen. Met het (printersymbool) kunt u uw Balans van het betreffende jaar uitprinten. Vult u tussentijds via onderdeel Instellingen uw grootboekrekeningenn aan, of wijzigt u bijvoorbeeld de nummering, dan kunt u met de knop (achteraan de regel) handmatig de gegevens van uw grootboekrekeningen in uw jaaroverzicht updaten/ bijwerken. Met het (groene) pijltje gaat u naar de detailgegevens van de betreffende balans (in ons voorbeeld die van 2012). Met de knop achteraan de regel kunt u de balans van het betreffende jaar verwijderen. Let op: past u wel op niet per ongeluk gegevens te verwijderen. Als de status op Definitief staat kunnen de gegevens niet verwijderd worden. 3.2.1 Aanmaken van een balans: bij aanlevering jaarcijfers Wij hebben u begin 2013 gevraagd om dee jaarcijfers van uw afdeling voor het jaar 2012 aan te leveren. Via de knop kunt u een nieuwe balans aanmaken. STB Automatisering & Advies BV 17
Nadat u op nieuw heeft geklikt verschijntt bovenstaand scherm. Het systeem toont u direct de grootboekrekeningen vanuit het onderdeel Instellingen. U ziet de rekeningen terugkomen waarvan u heeft aangegeven ze te willenn hanteren (zie onderdeel instellingen). Het veld Jaar (boekingsjaar) kunt u gebruiken om in aan te geven om welkk balansjaarr het gaat. In de kolom Bedrag (begin) kunt u aangeven wat de beginbalans is van uw afdeling bij aanvang van het boekjaar. Indien u dit systeem alleen gebruiktt om de jaarcijfers aan te leveren (u maakt geen gebruik van de transactie functionaliteitt en memoriaalboekingen), dan vult u handmatig de totaalbedragen in op de kolom Bedragg (eind). Let op: Aangezien 2012 het eerste jaar is dat hiermee gestart is, verzoekenn wij u ook de beginbalans in te vullen. Let op: denk eraan dat bij uw invoer de totaalwaarde van de activa en die van de passiva aan elkaar gelijk dienenn te zijn. Het systeem controleert hierop en laat een waarschuwing zien als deze saldi van elkaar afwijken. Met de knop (printersymbool) aan het eind van de grootboekrekening kunt u een rapport printen van de boekingen op de betreffendee grootboekrekening, voor het aangegeven (boek)jaar, en afkomstig uit de transactie boekingen en/of memoriaalboekingen. Let op: u dient dus voor dit rapport gebruik te maken van genoemde functionaliteiten. Met de knop kunt u het venster weer afsluiten. 18 Handleiding afdelingenportaal PCOB
3.2.2 Aanmaken van een balans: bij toepassing van TransactieT es / Memoriaalboekingen Indien u gebruik maakt van de transactiefunctionaliteit en/of de memoriaalboekingen dan volgt u de procedure zoals in voorgaande e paragraaf wordt beschreven, met uitzondering van de kolom Bedrag (eind). In tegenstelling tott de vorige paragraaf vult u geen directe bedragen in maar laat u het systeem de bedragen automatisch berekenen. Door op de knop in het totaaloverzicht van uw balans te klikkenn kunt u de kolom Bedrag (eind) automatisch door het systeem laten (her)bereke nen. Op basis van de boekingen die u over het overeenkomstige jaar hebt vastgelegdd binnen uww transacties en eventueel uw memoriaalboekingen, worden de totaalbedragenn op de betreffende grootboekrekeningen voor u getotaliseer rd. De overblijvende posten worden handmatig door u ingevoerd. Zonder deze handeling worden de gegevenss niet herberekend en komen de cijfers op de balans niet overeen met de geboekte transacties. 3.2.3 Hanteren status t.b.v. aanlevering jaarcijfers Balans Bij de aanlevering van de jaarcijfers hanteren wij drie statussen. De status is voor u van belang omdat u daarmee ook kunt aangeven of uw gegevens toegankelijk mogen worden voor het landelijk bureau in Zwolle. U kunt in het systeem drie statussen hanteren: - In bewerking : U bent zelf nog bezig met het invoerenn van de cijfers. Het landelijk bureau zal niets met de cijfers doen.. - Voorlopig definitief : U heeft al uw transacties verwerkt en u heeft de balans en exploitatierekening gereed voor de kascontrole en voorr aanlevering aan de ledenvergadering. Mett deze status heeft het landelijk bureau ook toegang tott uw jaarcijfers. - Definitief : De jaarstukken zijn gecontroleerd door de kascontrolecommissiee en ze zijn tevens vastgesteld in de ledenvergadering. STB Automatisering & Advies BV 19
Let op: de beschikbaarheid van uw jaarcijfers (middels de statusaanduiding Voorlopig definitief) is voor het landelijk bureau van belang, omdat daarmee deze cijfers kunnen worden samengevoegd met de cijfers van andere afdelingen en gewesten ten behoeve van de landelijke jaarrekening (consolidatie proces). Wij verzoeken u, zodra u uw cijfers gereed heeft, de status op Voorlopig definitief te zetten. 3.3 Het tabblad Transacties Op het tabblad Transacties vindt u de mogelijkheid om uw transactieboekingen bij te houden. Het gaat daarbij om de transactieboekingen binnen uw bankrekening(en) en/of kasboek. In het veld Bankrekening kunt u aangeven voor welke rekening, dan wel kas, u uw financiële transacties wilt registreren. 3.3.1 Boeken/ aanmaken van transacties Via de knop kunt u een nieuwe transactie aanmaken. Op het moment dat u een nieuwe transactie gaat invoeren komt het onderstaande scherm naar voren. 20 Handleiding afdelingenportaal PCOB
In het scherm Transactie geeft u aan of uw transactie een Uitgave betreft of een Ontvangst. Afhankelijk van uw keuze toont het systeem daarop automatisch de bijbehorende grootboekrekeningen. Zie onderstaand schermvoorbeeld, waarin de grootboekrekeningen getoond worden behorende bij het type Uitgave. Door op de knop te klikken komt u in onderstaand scherm. s In het veld Datum geeft u de boekingsda tum aan. Op basis van het jaartal zal de boeking automatisch ook terugkomen in de kolom Werkelijkk van het bijbehorendee exploitatieoverzicht (dit na het verversen van de gegevens aldaar). Het veld Factuurnummer kan gebruikt worden om het factuurnummer van de crediteur in te vullen. Wanneer u een ontvangst van eenn contributiebijdrage verwerkt v kunt u via dit veld (gebruik het blauwe pijltje) de bijbehorende debiteur (lid) vanuit uw eigenn STB Automatisering & Advies BV 21
ledenadministratie erbij zoeken. In het veld Omschrijving kunt u een toelichting aangeven op de aard van de transactie, en in het veld Bedrag vult u het bedrag b in van de transactie. Met de knop zorgt u ervoor dat de transactie in uw systeem s bewaard wordt. Nadat u op bewaar heeft geklikt ziet u dee transactieregel verschijnen (zie onderstaand scherm) ). Ter controle kunt u het eindsaldo van de rekening die op uw scherm getoond wordt controleren met het eindsaldo van uw bankafschrift. Met de knop kunt u een overzicht van uw transacties exporteren in een csv bestand wat u bijvoorbeeld in Excel weerr kunt openen. 3.3.2 Boeken van kruisposten Indien u bijvoorbeeld bedragen overboekt van uw lopende rekening naar uw spaarrekening, dan kunt u gebruik maken van de optie Kruisposten. In beidee bankboeken (bankrekeningen) gaat u dit op dezelfde wijze w uitvoeren. U gaatt naar Transacties en u kiest voor Nieuw. Vervolgens vinkt u Uitgave aan (in het geval dit de rekening betreft waarbij het geld van de rekening af gaat). U kiest vervolgens voor K0100 Kruisposten. Als u het bedrag ontvangt op uw andere rekening (bijvoorbeeldd spaarrekening), dan gaat u naar Transacties en kiest u voor Nieuw. Vervolgens vinkt u Ontvangst aan en u kiest weer voor K0100 Kruisposten. Op die manierr boekt u het geld overr van de enee rekening naar de andere, zonder dat dit consequenties heeft voor uw exploitatierekening. 22 Handleiding afdelingenportaal PCOB
3.3.3 Facturatie en incasso Het is mogelijk dat bij uw leden een openstaande post wordt gecreeërd voor het te betalen contributiebedrag in een jaar. Het is dan mogelijk dat u de openstaande post van uw lid via de Transactiemodule afboekt, zodra het lid betaalt of zodra de contributies zijn geïncasseerd. De volgende voorwaarden zijn daarbij van belang: - In het afdelingenportaal, onderdeel Instellingen/Lidmaatschappen heeft u de types abonnementen aangemaakt met de te betalen bedragen; - Indien u als afdeling gebruik maakt van zowel automatische incasso als van overschrijving (incl. acceptgiro s), dan maakt u in totaal 4 lidmaatschapstypes aan: o Individueel lidmaatschap met betaalwijze Automatische incasso o Individueel lidmaatschap met betaalwijze Overschrijving o Leefverband lidmaatschap met betaalwijze Automatische incasso o Leefverband lidmaatschap met betaalwijze Overschrijving ; - U heeft bij uw (hoofd)leden het juiste abonnement toegevoegd. U kunt vervolgens bij het landelijk bureau van PCOB aangeven (via fin admin@pcob.nl) dat u uw contributie wilt factureren. Wij zorgen er dan voor dat de openstaande post per lidmaatschap in uw ledenadministratie/boekhouding komt te staan. Voor eventuele nieuwe leden wordt vervolgens automatisch een openstaande post aangemaakt. STB Automatisering & Advies BV 23
Deze openstaande posten (contributiefacturen) kunt u innen via overschrijving, acceptgiro of incasso. Indien u kiest voor de laatste optie, dan kunnen wij u ondersteunen met het maken van een incassobestand, wat u kunt inlezen via internetbankieren. U geeft dan aann bij het landelijk bureau, dat u hier gebruik van wenst te maken (dit kan ook weer via fin admin@pcob.nl). De voorwaarden daarvoor zijn: - - - - U heeft, voor de lidmaatschappenn waarvoor u wilt incasseren, een (IBAN) banknummer ingevoerd; U heeft een machtiging van uw leden; U bent in het bezit van een EURO incasso contract van uw u bank; U heeft het juiste lidmaatschap toegevoegd bij uw leden (Incasso).. 3.4 Het tabblad Memoriaal Op het tabblad Memoriaal vindt u de mogelijkheid om memoriaalboekingen vast te leggen. Uw memoriaalboekingen betreffen zowel uw balans als exploitatierekening. Via het onderdeel Instellingenn kunt u bij de grootboekrekeningen aangeven of een rekening bij memoriaalboekingen gebruikt mag worden (zie hiervoor paragraaf 2.1) ). 24 Handleiding afdelingenportaal PCOB
3.4.1 Boeken/ aanmakenn van memoriaalboekingen Via de knop kunt u een nieuwe memoriaalb oeking aanmaken. Op het moment dat u een nieuwe memoriaalboeking gaat invoeren komt het onderstaande scherm naar voren. In het scherm Memoriaalboeking geeft u aan welkee grootboekrekening gedebiteerd en gecrediteerd moet worden. In het veld Datum wordt automatisch de huidige datum gezet. In het veld Jaar vult u het boekingsjaar in waarop de memoriaalbo oeking van toepassing is. Op basis van het jaartal zal de memoriaalboeking automatisch ookk terugkomen in de kolom Werkelijk van het bijbehorende exploitatieoverzichtt (dit na hett verversen van de gegevens aldaar). In het veld Debet en het veld Credit komen de grootboekrekeningen naar voren waarvan u in het onderdeel Instellingen heeft aangegeven dat deze t.b.v. memoriaalboekingen gebruikt mogen worden. In het veld Omschrijvingg kunt u een toelichtingg op uw boeking geven en in het veld Bedrag vult u het bedrag in. Met de wordt. knop zorgt u ervoor dat de memoriaalboeking in uw systeem bewaard STB Automatisering & Advies BV 25
Nadat u op bewaar heeft geklikt ziet u dee memoriaalboeking verschijnen (zie onderstaand scherm) ). Met de knop kunt u een overzicht van uw transactie exporteren in een csv bestand wat u bijvoorbeeld in Excel weerr kunt openen. 26 Handleiding afdelingenportaal PCOB
Bijlage I: Tips Vergroten Wanneer u de getoonde schermen wilt vergroten kunt u daar de inzoomfunctie van uw browser voor gebruiken. Door een aantal malen Ctrl + + te toetsen zult u inzoomen. Uitzoomen is mogelijk met Ctrl + -. Tab : Ons advies is altijd gebruik te maken van de Tab toets om van veld naar veld te springen. Bijvoorbeeld als u een datumveld wilt invullen is het handig om met de Tab toets naar dit veld te gaan. In het veld verschijnt dd mm yyyy. U kunt dan de datum intypen (inclusief tussenliggende streepjes), nadat u het veld heeft leeggemaakt. U kunt eventueel ook het kalendertje gebruiken STB Automatisering & Advies BV 27
Bijlage II: Begrippenlijst Afdelingenportaal: Transactiemodule: Sort. Code: Lidmaatschappen: Status: Export: Memoriaal: Digitale mogelijkheid via website PCOB (www.pcob.nl) om ledenadministratie en/of financiën van uw afdeling te administreren. Onderdeel van de financiële module voor penningmeesters om Ontvangsten en Uitgaven te registreren. Sortering van de grootboekrekeningnummers. Grootboekrekeningnummer. Soort Contributie abonnement. Binnen PCOB is dit Contributie voor een individueel lid en/of een leefverband. In welke fase bevindt uw balans en/of exploitatierekening zich. 3 fasen: In bewerking, Voorlopig definitief en Definitief. Met deze knop kunt u uw gegevens openen in bijvoorbeeld Excel, om van daaruit overzichten c.q. berekeningen te maken. Mogelijkheid om boekingen te verrichten, buiten bankboek en kasboek om. Deze boekingen hebben dus niets te maken met uitgegeven of ontvangen gelden maar met correcties in uw boekhouding. Exploitatierekening: Overzicht van Baten en Lasten over een bepaalde periode. Balans: Materiële vaste activa: Financiële vaste activa: Vordering: Stand van zaken m.b.t. bezittingen en schulden op een bepaald moment. De bezittingen waarvan het daarvoor benodigde vermogen voor een periode langer dan een jaar is vastgelegd. Voorbeelden: grond en gebouwen, machines en installaties, transportmiddelen en computers. Bezittingen van een bedrijf waarvan het daarvoor benodigde vermogen voor een periode langer dan een jaar is vastgelegd. Voorbeelden: Aandelen en beleggingen. Openstaande posten en vooruitbetaalde kosten, zoals BTW en debiteuren. Liquide middelen: Eigen vermogen: Direct beschikbare gelden: kas en direct opvraagbare tegoeden via bank/giro. Het verschil tussen activa en schulden. 28 Handleiding afdelingenportaal PCOB
Voorzieningen: Kortlopende schulden: Kruisposten: Bedrag dat credit op de balans apart is gezet voor verplichtingen die te verwachten zijn. Schulden die binnen een jaar moeten worden terugbetaald. Er is sprake van de tussenrekening 'kruisposten' als u geld van de kas naar de bank, of van de ene bankrekening naar de andere boekt. Het geld is dan een tijdje onderweg. STB Automatisering & Advies BV 29