Added value van een groot, internationaal Total FM-contract Peter Jansen en Henk Driessen Congres 2011 Samenwerken aan FM www.factomagazine.nl
Mei 2011 Peter Jansen (Philips) / Henk Driessen (JCI) Presentatie Samenwerken aan FM Philips Johnson Controls Global Worplace Solutions
Agenda 1. Introductie 2. Komen tot samenwerking een EMEA brede tender 3. Implementeren van het contract samenwerken in de voorbereiding 4. Operationele samenwerking realiseren van doelen 3 Philips Johnson Controls GWS
Over Philips
Philips Real Estate Portfolio NAM Landen 3 Gebouwen 228 Totaal m2 1.71M EMEA Landen 41 Gebouwen 415 Totaal m2 3.08M Wereldwijd Landen 70 Gebouwen 888 Totaal m2 5.88M LATAM Landen 12 Gebouwen 32 Totaal m2 0.26M APAC Landen 15 Gebouwen 213 Totaal m2 0.83M 5 Philips Johnson Controls GWS
TFM Outsourcing De Philips reis The Journey... Goal of the Project 4 5 6 Total FM outsourcing (by country / region) RE Property Management / FM / Project Mgmt all services outsourced Supplier consolidation, service bundling to fewer providers PHILIPS 3 Outsource Further tasks (the majority) 2 Outsource Non-Core tasks 1 In-house FM provision 6 Philips Johnson Controls GWS
Over Johnson Controls
Johnson Controls Inc. Onze activiteiten Automotive Experience Autostoelen en -interieurs Building Efficiency Gebouwsystemen Integrale werkplek services Service & Technology Global Workplace Solutions Power Solutions Accu systemen 8
Johnson Controls wereldwijd Meer dan 142.000 medewerkers, we leveren diensten aan onze klanten in meer dan 150 landen 9
Global WorkPlace Solutions Enkele feiten Grootste Vastgoed-en Facility Management organisatie ter wereld Eén ingang voor onroerend goed portfolio management, ontwerp en projectmanagement, strategisch advies, energie en facilities management services Meer dan 18.000 werknemers (EMEA 12.000) in 75 landen Beheer van ruim 1,3 miljard vierkante meter Uitgeroepen tot één van de Global Outsourcing 100 van de International Association of Outsourcing Professionals (IAOP) 2008 10 Philips Johnson Controls GWS
Global WorkPlace Solutions Onze klanten Shell BBC 11
Komen tot samenwerking een EMEA brede tender
Philips project doelen Oorspronkelijke Situatie: Toekomst (Doelen van het Project): Groot aantal leveranciers Diverse SLA s / KPI s Geen/beperkte Benchmarking Relatief veel Philips medewerkers betrokken bij niet kern activiteit Diverse niet eenduidige prestatie metingen Meervoudige financiële controle punten Beperkt aantal leveranciers Standaard SLA s / KPI s Benchmarking mogelijkheden Optimaal aantal Philips medewerkers betrokken (bv. Afhandeling facturen) Eén prestatie management systeem Beperkt aantal financiële controle punten Minimaal 20% kostenreductie gedurende contract duur (5 jaar) Minimaal gelijke kwaliteit dienstverlening 13
Vraag 1 Waarom zou uw bedrijf op brede schaal (Europa, Wereldwijd) uitbesteden? 14
Vraag 1 Kostenreductie, minder overheadkosten non-core management Risk Management en risico-overdracht Een grotere transparantie van gegevens en consistente rapportage Focus op core business: dwz Marketing & Productie Voordeel behalen uit IT, processen en inkoopkracht van de FM leveranciers Grotere verantwoordelijkheid voor kwaliteit dienstverlening Toegang tot bredere technische kennis en middelen Meer uitwisseling van Best Practices Mogelijkheden voor een betere coördinatie, minder hand on Focus op Milieu, Gezondheid en Veiligheid 15
Implementeren van het contract samenwerken in de voorbereiding
Transitie van decentraal georganiseerde FM dienstverlening naar centraal gestuurd en uitbesteed Total Facility Management De Philips Real Estate organisatie De opzet van het EMEA TFM contract Een standaard werkwijze voor de fase tot aan Go Live 17
Standaard werkwijze voorfase tot aan Go Live 18 Johnson Controls
Vraag 2 Wat zijn volgens u de grootste belemmeringen bij het uitrollen van een dergelijk programma? 19
Vraag 2 Geen mandaat van executive management Geen / onvoldoende ontwikkelde centrale organisatie (uitdragen boodschap) Lokale acceptatie van het programma Beschikbaarheid management & medewerkers Beschikbaarheid informatie (en in juiste vorm) Onvoldoende communicatie over de beweegredenen Onvoldoende begrip en aandacht voor culturele verschillen Onvoldoende ontwikkeling interne FM om volgende stap te maken 20
Operationele samenwerking realiseren van doelen
Ontwikkeling van de operationele samenwerking 1. Continuïteit 2. Savings & Kwaliteit 3. Realiseren van toegevoegde waarde van TFM concept 22
Kwaliteit: 4 KPI s Performance Management System PMS is het instrument waarmee de performance van het TFM concept gemeten en verbeterd kan worden. Metingen vinden plaats op 4 Key Performance Indicators (KPI s): KPI 1 = Customer quality expectations KPI 2 = Compliance in services KPI 3 = Budget & cost management KPI 4 = Contract management & reporting 4 KPIs zijn onderverdeeld in 40 sub-kpis 23
Vraag 3 Welke prestatiemetingen zijn volgens u van wezenlijk belang voor de aansturing van de dienstverlening? 24
Vraag 3 Beleving management Beleving eindgebruikers Nakomen / leveren conform SLA s Financiële rapportage / cost control Contractmanagement Communicatie! 25
Wat is bereikt na 1,5 jaar samenwerking? Live in 11 landen (33 locaties, 1.700.000 m2) Voor diverse gebouw typen services geleverd: Productie-, R&D-, Opslag- en Kantoorgebouwen Gemiddelde savings 1e jaar ca. 13% Uniforme rapportage (financieel & operationeel) voor alle locaties Gemiddelde prestatie EMEA verbeterd met ca. 8% in 1e jaar Meer dan 160 medewerkers zijn overgegaan van Philips naar JC GWS - slechts 2% heeft JCI verlaten in de 1e 18 maanden 26
Locaties EMEA LIVE Glemsford, Hamilton, Guildford, Chichester and a few satellites Pila, Pabianice, Warszawa, Ketrzyn Hamburg HQ & Healthcare, Böblingen Vienna Suresnes, Lamotte Beuvron, Miribel, Villeneuve St. George, Chartres Brugge, Brussels, Turnhout Madrid, Barcelona Linda-a-Velha Monza and several satellites Athens Drachten, Winterswijk, Best, Roosendaal, Amsterdam HQ, Eindhoven HQ, Waalre HTC 27
Belangrijkste uitdagingen 1. Aansturing relatie centrale & lokale teams 2. Complexiteit contract 3. Overbruggen culturele verschillen 4. Juiste prioriteiten stellen - balans tussen grote en kleine locaties 5. De volgende stap: de extra toegevoegde waarde van het TFM concept 28
Vragen & afronding Bedankt voor uw deelname! 29