Evaluatie Social Return, fonds en 5% regeling Taakveld inkoop, W&I & FIBE 24 november 2014 1. Inleiding Op 7 juli 2011 is door de raad een motie ingediend m.b.t. de toevoeging van een nieuw op te richten fonds Social Return aan de sociale paragraaf. Op 6 september 2012 is het inkoopbeleid gemeente Beek 2012 door de Raad vastgesteld. Aangepast zijn de paragrafen 4.1 Duurzaam Inkopen en 4.3 Sociaal-maatschappelijke eisen aan opdrachtnemers. Op 23 april 2013 heeft W&I een B&W voostel ingediend met nadere uitvoeringsregels op gebied van Social Return. De gemeente Beek heeft de oude aanpak waarbij via zachte dwang afspraken gemaakt worden op gebied van duurzaam inkopen omgezet naar harde dwang. Door algemeen geldende spelregels te formuleren voor het gebruik van zowel milieu als sociale criteria in het inkoopbeleid. Uitzonderingen (welke leiden tot onoverkomelijke technische of financiële bezwaren) moeten door het college van B&W worden beoordeeld. Voor inkopen waaraan geen sociale criteria/aspecten verbonden kunnen worden, is het Fonds Social Return van toepassing. In beginsel is aan het Fonds Social Return de volgende resultaatsverplichting verbonden: De gemeente verplicht de opdrachtnemer die de opdracht uitvoert, bij opdrachten groter dan 20.000, en waarop geen van de andere sociale voorwaarden van toepassing zijn, min. 5% van de opdrachtwaarde (of bij kapitaalintensieve projecten 7,5% v.d. loonsom ter beoordeling van de vakambtenaar) te storten in een Fonds Social Return. De gemeente Beek zet de in het Fonds gestorte gelden in voor trajecten voor mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt1. Voor passende werken en diensten, zoals projecten in de bouw, groenvoorziening, schoonmaak groter dan 100.000 verplicht de gemeente de aannemer 5% van de aanneemsom (of bij kapitaalintensieve projecten 7,5% v.d. loonsom ter beoordeling van de vakambtenaar) voor werkgelegenheidsprojecten of werkervaringsprojecten in te zetten. Indien de aannemer om gemotiveerde redenen geen gebruik kan of wenst te maken van de 5% regeling mag hij deze ook storten in het Fonds Social Return. In de inkoopanalyse 2012 actiepunt 2 is gesteld dat na een jaar een evaluatie betreffende de invulling van het fonds plaats vindt. In deze evaluatie zullen we kijken naar de werking en de invulling van het fonds en van de 5%-regeling. 1 Een kandidaat met een achterstand tot de arbeidsmarkt dient tenminste aan één of meer van de volgende eisen te voldoen: - Tenminste 6 maanden werkloos en werkzoekend, ongeacht de uitkeringssituatie (het betreft WWBuitkeringsgerechtigden, WW-ers, WA-jongers, WAO herintreders, WIA-ers, Nuggers/ANW-ers); - WSW geïndiceerd; - Met werkeloosheid bedreigde inwoners, waaronder WSW geïndiceerden en (voormalige) ID-ers en personen werkzaam op een gesubsidieerde arbeidsplaats. 1
2. Samenvatting De gemeente Beek (hierna: de gemeente) profileert zich op gebied van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. De gemeente biedt mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt via de zogenaamde 5% regeling bij aanbestedingen de kans om te integreren op de arbeidsmarkt. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om de gestorte gelden in het fonds Social Return in te zetten voor de betreffende doelgroep. In 2013 is op 87% van de aanbestedingen Social Return van toepassing verklaard. In het fonds Social Return zat eind 2013 35.162,05. Het beschikbare budget wordt ingaande 1 september 2014 ingezet voor de financiering van een bodefunctie als tijdelijke leerwerkplek. Het aantal personen met een achterstand tot de arbeidsmarkt die met hulp van de regiofunctionaris Social Return via de 5% regeling op opdrachten zijn ingezet bedroeg in 2013 vijf personen. Marktpartijen vinden de percentages van 5% van de aanneemsom of 7,5% van de loonsom soms te hoog. De crisis noopt marktpartijen tot lagere inschrijfprijzen. Extra personeel (al dan niet tijdelijk) aannemen om te voldoen aan de Social Return regeling is voor sommige bedrijven momenteel niet mogelijk. Voorkomen moet worden dat de inzet van nieuw, al dan niet tijdelijk, personeel uit betreffende doelgroep ten koste gaat van de inzet van bestaand personeel. Gebleken is dat bij de 5%- regeling de mensen uit de doelgroep slechts kort uit de uitkering worden gehaald. De doelstelling om mensen voor langere tijd uit de uitkering te houden is nog niet gehaald. Social Return biedt een tweetal mogelijkheden, bijdrage storten in het fonds of personeel uit doelgroep aan het werk helpen. Daarnaast worden zeer sporadisch nog andere sociale voorwaarden gebruikt zoals een opdracht voorbehouden aan een sociale werkvoorziening. De voorkeur gaat echter uit naar het aanbieden van werkervaringsplaatsen en leerwerktrajecten. Geconstateerd is dat in sommige gevallen de opdrachtnemer Social Return doorberekend in de inschrijfsom. 2
3 Inventarisatie opmerkingen Social Return tijdens evaluatieperiode 3.1 Opmerkingen marktpartijen Onderstaand treft u vragen en/of opmerkingen van marktpartijen die gedurende de evaluatieperiode zijn gesteld: Het percentage van 5% is te hoog (Dakwerken) Het is onduidelijk of het een kapitaalintensief of arbeidsintensief project is (keutelbeek, sportlandgoed de Haamen, aanbrengen en installeren airco) Verzoek percentage aan te passen i.v.m. inzet specialisten in vakgebieden (sportlandgoed de Haamen) Mag het bedrag aan Social Return voor 3 projecten gekoppeld worden (Nieuwe Kennedylaan, Loopstroken Heggerweg en rijwielpad Grootgenhouterstraat) Mag Social Return ook ingezet worden op een ander project / werkzaamheden (onderhoud bomen) Moeten de kandidaten uit de gemeente Beek komen (onderhoud bomen) Bij welke post in de inschrijfstaat moet het fonds Social Return worden vermeld? (diverse aanbestedingen) Mag een informatie bijeenkomst worden georganiseerd hoe ga je om met geld voor mensen uit de relevante doelgroep in Beek (accountant) Aannemer vindt het vervelend dat per regio andere regels gelden (diverse aanbestedingen). 3.2 Opmerkingen intern Onderstaand treft u de opmerkingen van vakambtenaren, die gedurende de evaluatieperiode zijn geplaatst: Bij werken is de controle op 7,5% van de loonsom lastig, loonsom blijkt niet altijd uit inschrijving; Hoe omgaan met de bepaling van de waarde Social Return bij diensten waar geen vaste eindprijs wordt gehanteerd; De aangedragen kandidaten zijn niet altijd geschikt voor het vervullen van de werkzaamheden; In sommige gevallen is geconstateerd dat de opdrachtnemer de Social Return bijdrage in de aanneemsom/inschrijfsom doorberekend heeft; Social Return biedt een tweetal mogelijkheden, bijdrage storten in het fonds of personeel uit doelgroep aan het werk helpen. De voorkeur gaat uit naar het aanbieden van werkervaringsplaatsen en leerwerktrajecten. 3
4 Werkwijze organisatie De taakverdeling ziet er als volgt uit: 1. Taakveld inkoop past bij aanbestedingen Social Return toe en heeft dit verwerkt in het inkoopbeleid en sjablonen voor onderhandse aanbestedingen. 2. De afdeling Financiën en Belastingen (FiBe) legt na de definitieve opdrachtverstrekking de vordering vast en beheert deze. 3. De afdeling Werk en Inkomen (W&I) zorgt voor beleid Social Return en voor de besteding van de gelden die in het fonds terecht komen. 4. De regiofunctionaris zorgt vervolgens na de opdrachtverstrekking voor de invulling van de 5% regeling, terugkoppeling vindt plaats naar W&I. 4.1 Zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder? 1. De interne projectleider is verantwoordelijk voor de opdracht inclusief verantwoordelijk voor de toepassing van Social Return. 2. Taakveld inkoop begeleidt openbare en Europese aanbestedingen en geeft advies bij onderhandse aanbestedingen tot en met de opdrachtverstrekking. Het inkoopbeleid gemeente Beek 2012 staat op Beekplaza en op de internetpagina van de gemeente Beek. Via Beekplaza is eveneens informatie verstrekt. De sjablonen in Smartdocuments zijn afgestemd op toepassing van Social Return. De vakambtenaren die regelmatig met inkopen van doen hebben zijn middels twee mondelinge sessies in 2012 op de hoogte gebracht van de wijzigingen. 3. De afdeling Financiën en Belastingen is verantwoordelijk voor het vastleggen van de vordering en de invordering van de in het fonds gestorte gelden. 4. De afdeling Werk en Inkomen is verantwoordelijk voor de invulling van Social Return na opdrachtverstrekking. W&I heeft het beleid Kaders inzetten Social Return geschreven. De procesbeschrijving is als bijlage toegevoegd. Voor de 5% regeling geldt dat de regiofunctionaris hierin een belangrijk rol in heeft. Deze fungeert als contactpersoon tussen opdrachtnemer en de op dat project in te zetten mensen uit betreffende Social Return doelgroep. Na opdrachtverstrekking. Afstemming tussen de regiofunctionaris en W&I is noodzakelijk. 4
5 Resultaat De inzet van mensen uit de SR doelgroep middels de 5%-regeling en de gestorte gelden in fonds zijn hieronder weergegeven in geld uitgedrukt. Niet meegenomen zijn de gegevens uit de aanbesteding WMO hulp in huishouden vanwege het feit dat Social Return in FTE is uitgedrukt voor de gehele omvang van de opdracht. Het betreft een gezamenlijke aanbesteding binnen de Westelijke Mijnstreek. Het aantal ingezette FTE ers specifiek voor Beek is onbekend. In bedragen eind 2013 ( ) Totaal aan opdrachten taakveld inkoop 5.304.591,56 Totaal aan opdrachten minus opdrachten < 20.000, opdrachten die al lopen van voor dat het fonds er was en minus de aanbestedingen gas/electra en actieplan vrijetijdseconomie. 4.452.326,55 Aanneem/loonsom v.d. opdrachten waarvoor SR is toegepast 1.305.147,34 5% regeling= Social Return 5%*, mankracht uitgedrukt in geld 29.108,52 5% Fonds= Social Return Fonds 35.162,05 Vixia, mankracht uitgedrukt in geld 14.597,00 tot. SR in geld uitgedrukt 83.260,32 In aantallen aanbestedingen 2013 totaal aanbestedingen 34 Fonds bestond nog niet 2 Opdrachten < 20.000 9 opdrachten in aanmerking voor SR 23 SR toegepast 20 geen SR toegepast* 3 % SR 87% *Bij een opdracht van ca. 100.000 kan iemand bij de 5% regeling ca. 6 weken aan het werk. Bij een bedrag van 50.000 is dat ca. 3 weken. Bij een uurloon van gemiddeld 20 per uur. Dit uurloon kan verschillen al naar gelang leeftijd, inzetbaarheid, functie etc. Aantal aanbestedingen inclusief toepassing Social Return Bij de berekening over 2013 blijkt dat we conform de huidige gegevens op een percentage van 87% van de aanbestedingen uitkomen. Bij 20 aanbestedingen zijn sociale criteria toegepast van de in totaal 34 aanbestedingen die taakveld inkoop heeft begeleid of waarbij taakveld inkoop om advies is gevraagd. 9 aanbestedingen waren kleiner dan 20.000 en is Social Return niet verplicht, 3 aanbestedingen zijn opgestart toen het fonds nog niet bestond en bij 3 aanbestedingen zijn geen sociale criteria toegepast. Bij de aanbesteding van gas en electra is geen social Return toegepast. Gemeente Beek heeft meegedaan met deze aanbesteding die is uitgezet in Zuid-Limburg door de gemeente Maastricht. Ook bij de aanbesteding actieplan vrijetijdseconomie is geen SR toegepast, dit is via een afwijking op het inkoopbeleid middels een college voorstel een-op-een gegund aan de VVV Limburg. 5
Fonds De in het fonds Social Return gestorte gelden worden ingezet bij het creëren van werkgelegenheid, opleiding en werkervaring aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het fonds is pas sinds 2013 werkzaam. In 2013 is een bedrag van 35.162,05 gestort in het fonds Social Return. De afdeling Werk en Inkomen zorgt voor de goede besteding van de in het fonds Social Return gestorte gelden aan mensen in de betreffende doelgroep van de gemeente Beek. Het beschikbare budget wordt ingaande 1 september 2014 ingezet voor de financiering van een bodefunctie als tijdelijke leerwerkplek. 5% regeling Als bijlage treft u aan de evaluatie van het project regiofunctionaris Social Return in de Westelijke Mijnstreek. Dit project is uitgevoerd in de periode 1 juli 2012 tot 1 juli 2013 en was bedoeld om Social Return nadrukkelijker op de kaart te zetten bij de gemeenten en een faciliterende rol te vervullen bij de invulling bij werkgevers. De evaluatie en de daarin benoemde aandachtspunten worden meegenomen bij het opstellen van een activiteitenplan voor de 2e projectperiode.de kosten van het project (ongeveer 80.000) worden voor de helft gedragen door de provincie. Het Beekse aandeel bedraagt 4.070. Inmiddels is een subsidie aangevraagd en verleend voor een tweede projectperiode van 1 juli 2013 tot uiterlijk 31 december 2015. TNO heeft voor het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid een rapportage Inventarisatie Social Return bij gemeenten gemaakt. Uit deze rapportage d.d. 2 mei 2014 blijkt dat het gemiddelde aantal mensen per jaar dat geholpen is aan werk of werkervaring naar inwoneraantal voor gemeenten met 3.000-20.000 inwoners gemiddeld vier is. Het aantal personen met een achterstand tot de arbeidsmarkt die met hulp van de regiofunctionaris Social Return via de 5% regeling op opdrachten zijn ingezet bedroeg in 2013 vijf personen. In 2012 was dat aantal zes personen en in 2014 vijf personen. Gehoopt was op een beter resultaat echter gelet op de inventarisatie Social Return bij gemeenten van TNO ligt de gemeente Beek boven het kengetal voor kleinere gemeenten. Voor de in het fonds gestorte gelden zijn geen vergelijkbare kengetallen bekend. 6
6 Verbeter- en beslispunten Naar aanleiding van deze evaluatie volgen onderstaand de verbeter- en beslispunten: 6.1 Verbeterpunten Drempelwaarde Social Return In het huidige inkoopbeleid gemeente Beek staan momenteel twee verschillende drempelwaarden, voor passende werken en diensten (groen, bouw, schoonmaak) geldt een drempelwaarde van minimaal 100.000. Voor alle andere opdrachten groter dan 20.000 is het fonds van toepassing. Het Shared Service Centre Inkoop, (gemeenten Maastricht, Heerlen Sittard-Geleen en de provincie Maastricht) heeft inmiddels een gezamenlijk inkoopbeleid vastgesteld. Als drempelbedrag voor social return wordt 100.000 gehanteerd. Percentage Social Return Ook werkt de gemeente met twee verschillende rekenmethoden voor de bepaling van social return. Bij arbeidsintensieve opdrachten wordt gerekend met 5% van de inschrijfsom/aanneemsom en bij kapitaalintensieve projecten met 7,5% van de loonsom. De aangegeven loonsom bij een kapitaalintensief project blijkt moeilijk te controleren. Voorgesteld wordt om deze rekenmethode dan ook af te schaffen. Daarnaast kan 5% in sommige gevallen een disproportionele eis zijn in de huidige markt. Voorgesteld wordt om één eenduidig minimum percentage te hanteren, dat past binnen de grenzen van proportionaliteit, voor zowel de kapitaalintensieve als de arbeidsintensieve opdrachten. Daarnaast kan Social Return worden opgenomen in de gunningcriteria. Zodoende kan een creatief idee of een hoger percentage van de inschrijver beloond worden. Bij aanbestedingen op laagste prijs geldt Social Return als een verplichte contracteis en wordt als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde in het bestek opgenomen. Werkproces Voor taakveld inkoop is Social Return een onderdeel van het inkoopproces. In de organisatie is het echter nog niet volledig ingebed. Vooral voor de vakambtenaren die minder frequent een aanbesteding uitvoeren blijkt het onderwerp Social Return niet als vanzelfsprekend en de invulling lastig. Vereenvoudigen van de regels en regionale afstemming van de regels en besteksteksten is noodzakelijk. Daarnaast dient meer aandacht te worden besteed aan de successen op gebied van Social Return zowel intern als extern. 6.2 Beslispunten 1. Een drempelbedrag voor Social Return hanteren voor alle opdrachten zowel leveringen, diensten en werken en vast te stellen op 20.000; 2. Het percentage Social Return vastleggen op minimaal 2% van de aanneemsom cq. inschrijfsom, al naar gelang de aard en omvang van de opdracht (kapitaalintensief / arbeidsintensief en de marktsituatie; 3. De creatieve of innovatieve invulling over hoe marktpartijen de participatie van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt zouden kunnen realiseren laat de gemeente over aan de markt. Waarbij het uitgangspunt is dat moet worden bijgedragen aan het uit de uitkering helpen van personen uit de doelgroep. Bijlagen 1 Procesbeschrijving Social Return bij aanbestedingen 2 Eindevaluatie project regiofunctionaris SR WM 2012-2013 3 Kopie van evaluatie Social Return 2013 4 Memo aan stuurgroep over eerste evaluatie SR in WM 5 Invulling 5% regeling Beek 7