BUREAU OPENBARE VERLICHTING

BUREAU OPENBARE VERLICHTING JAARSTUKKEN 2012

INHOUDSOPGAVE INLEIDING... 3 1. PROGRAMMAVERSLAG... 4 1.1 UITGANGSSITUATIE... 4 1.2 DOELSTELLINGEN... 4 1.3 ONTWIKKELING... 5 2 JAARVERSLAG 2012... 6 2.1 ALGEMEEN... 6 2.2 STRATEGISCH BEHEER... 6 2.3 OPERATIONEEL BEHEER... 7 2.3.1 ONDERHOUD... 8 2.3.2 BEHEER... 8 2.3.3 MELDINGEN... 8 2.3.4 SCHOUW... 9 2.3.5 REMPLACE... 10 2.5 KENNIS- EN ADVIESCENTRUM... 10 2.6 DIENSTVERLENING PLUS... 10 3 TOEKOMSTVERWACHTING... 12 4 KERNGEGEVENS... 13 5 PARAGRAFEN... 15 5.1 WEERSTANDSVERMOGEN... 15 5.2 BEDRIJFSVOERING... 16 5.3 FINANCIERING... 17 6. JAARREKENING.... 18 6.1 BALANS PER 31 DECEMBER 2012... 18 6.2 STAAT VAN BATEN EN LASTEN OVER 2012... 19 6.3 TOELICHTING OP DE JAARREKENING... 20 6.3.1 ALGEMEEN... 20 6.3.2 GRONDSLAGEN VOOR DE WAARDERING VAN DE ACTIVA EN PASSIVA... 20 6.3.3 GRONDSLAGEN VOOR RESULTAAATBEPALING... 20 6.3.4 TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2012... 21 6.3.5 TOELICHTING OP DE STAAT VAN BATEN EN LASTEN OVER 2012... 23 6.3.6 BEREKENING GEZUIVERD REKENINGRESULTAAT... 25 6.3.7 STAAT VAN BATEN EN LASTEN CATAGORALE RUBRICERING BBV... 25 7. CONTROLEVERKLARING van de onafhankelijke accountant.... 26 8 ONTWERP BESLUIT.... 28 Bijlage 1 : Resultaat 2012 Openbare verlichting BV... 29 Bijlage 2: Overzicht van de materiële vaste activa.... 30 JAARSTUKKEN 2012 2

INLEIDING Per 1 januari van het verslagjaar is de bestaande Bureau Openbare Verlichting Lek-Merwede B.V. omgezet in een gemeenschappelijke regeling Bureau Openbare Verlichting. In 2012 is mede door de recentelijke omzetting van de rechtsvorm nog sprake van een groeimodel, met een merkbare ontwikkeling die zich doorzet tot een ideaalsituatie is bereikt, waarbij de managementrapportages en het jaarverslag een zelfstandig onderdeel van de bedrijfsvoering zijn geworden. In 2013 zal er naar verwachting sprake zijn van een doorontwikkeling en de hiermee gepaard gaande inhoudelijke uitbouw van de rapportages. Overlegging van het jaarverslag aan de deelnemende partijen gebeurt volgens artikel 4.3.6 van de Dienstverleningsovereenkomst met de twaalf gemeenten Giessenlanden, Gorinchem, Graafstroom 1, Hardinxveld- Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Leerdam, Liesveld 1, Nederlek, Nieuw-Lekkerland 1, Papendrecht, Vianen en Zederik. Deze overeenkomst vermeldt qua inhoud naast algemene informatie ook gegevens op het gebied van de basisdoelstellingen van de organisatie. De nog niet op alle gebieden voorhanden zijnde gegevens zullen naar verwachting in 2013 verder in beeld komen. De intussen gerealiseerde overgang naar een nieuw geautomatiseerd beheerpakket zal hier zeker aan bijdragen. De Dienstverleningsovereenkomst maakt voor het jaarverslag een onderscheid tussen: 1. Jaarbegroting (die ter beoordeling van de realisatie van het voorgenomen beleid van belang is); 2. Financieel jaarverslag (de jaarrekening, die in verkorte vorm als bijlage is opgenomen); 3. Jaarverslag van de bedrijfsvoering (die in de kwartaalrapportages summier aan bod komt); 4. Jaarverslag uitvoering collectieve beheerstaken; 5. Jaarlijks elektriciteitsverbruik van de openbare verlichting van de deelnemende gemeenten. In dit jaardocument krijgen de projecten, schouw en remplace ook aandacht en wordt er verder ingegaan op de nieuwe overeenkomst op basis van een pilot met Stedin, inhoudende dat meer werkzaamheden door de eigen aannemer uitgevoerd kunnen worden, waardoor er sneller kan worden gehandeld. Zoals reeds in de rapportage over het derde kwartaal kon worden opgemerkt is Bureau OVL de eerste die met netbeheerder Stedin een dergelijke overeenkomst heeft kunnen afsluiten. Hardinxveld-Giessendam 1 Deze vormen ingaande 1 januari 2013 gedrieën de Gemeente Molenwaard, waardoor het aantal deelnemers tien wordt. JAARSTUKKEN 2012 3

1. PROGRAMMAVERSLAG 1.1 UITGANGSSITUATIE Managementrapportages geven een beeld van de bedrijfsvoering in een bepaalde periode en zijn bedoeld om te kunnen bepalen of het in de organisatie bedrijfsmatig, technisch en financieel goed gaat. Daartoe zijn telkens twee vragen van belang: 1. of de juiste beslissingen zijn genomen en 2. of de uitvoering van de beslissingen op de juiste wijze heeft plaatsgevonden. Voor het antwoord hierop zijn metingen nodig van wat het voornemen was en wat er is bereikt. Doordat er bij een jaarverslag sprake is van een relatief lange periode is er een beter totaalbeeld mogelijk dan bij de kwartaalrapportages en kunnen de door seizoensinvloeden ontstane pieken en dalen worden geëlimineerd. Het is hierbij wel belangrijk dat een jaarverslag niet teveel detailinformatie bevat. Bij elke organisatie geldt dat in de eerste jaren van functioneren er rekening moet worden gehouden met onverwachte gebeurtenissen, waarop lopende het werk moet worden ingespeeld. Daarna zal er normaliter een periode ontstaan waarin er meer op ervaring kan worden teruggevallen. Dan zal er tijd en ruimte komen om verdere kwaliteitsslagen te maken en noviteiten te ontwikkelen. Inzake Bureau OVL speelt de overgang per 1 januari 2012 van een besloten vennootschap naar een gemeenschappelijk regeling een van invloed zijnde rol. Maar ook de samenleving staat niet stil. Zeker in de huidige tijd van economische zorgen zijn velen op zoek naar gaten in de markt, naar werk en naar in- en verkoopmogelijkheden. Tegelijkertijd is er behoefte aan besparing op dure componenten als personeelskosten. Het is voor elke organisatie van belang dat deze weet te laveren tussen de bestaande elementen, om er uiteindelijk beter uit te komen. Dat vergt durf en doorzettingsvermogen, die bij goed ondernemerschap samengaan met risicoverantwoording en daadkracht. Het leren van het verleden is hierbij een belangrijk element. Door afwijkingen en onvolkomenheden te constateren en vooral ook op te lossen wordt er steeds meer ervaring verzameld, die nadien als sturingselement kan worden ingezet. 1.2 DOELSTELLINGEN Bureau OVL is een beheersorganisatie, gericht op de realisatie van openbare verlichting in de deelnemende gemeenten in een goede prijs-kwaliteitverhouding. Een goede kwaliteit in relatie tot de hiermee gemoeide kosten. Tijd en geld spelen hierbij een bepalende rol. In 2012 is het tarief op 7,80 per lichtobject gesteld, wat in 2011 nog 10,00 was, terwijl er geen kwaliteitsverlies werd geaccepteerd. Gebleken is dat deze tariefsverlaging (22%) veel extra inspanning heeft gevergd om aan de zich op een redelijk niveau bevindende wensen te kunnen blijven voldoen. De hoofdtaak van Bureau OVL is de realisatie van het administratieve beheer en de centrale aansturing van de uitvoering van werkzaamheden. Bureau OVL is daarnaast kenniscentrum en voert in opdracht projecten uit. Dit laatste blijkt in de praktijk te leiden tot een spanningsveld tussen de vraag naar projectmatige inzet en de hiervoor beschikbare menskracht. Het is goed om dit verder te benoemen, zodat er op de realisatie kan worden beoordeeld naar het verleden en gestuurd naar de toekomst. Hierbij gelden hoofddoelstellingen en subdoelstellingen, waarvan kunnen worden genoemd: omzet, groei, kostenbeheersing en personele inzet. Voor voldoende grip op de bedrijfsvoering moeten de doelstellingen worden vertaald naar eenvoudig en voldoende meetbare elementen. Daarbij moeten er ook verbanden worden gelegd met de variabelen, de begin- en eindsituaties, klachten, bijzonderheden, externe factoren, groei en ontwikkeling. JAARSTUKKEN 2012 4

Van groot belang is dat de verkeersveiligheid en de sociale veiligheid voldoende zijn gewaarborgd en wanneer dit door uitval van lichtobjecten - tijdelijk - niet het geval is, er snel maatregelen worden genomen om alles weer in de gewenste of normale situatie te brengen. De doelstellingen van de Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting richten zich op: Operationeel beheer. Het functioneren als Kenniscentrum. Het vormen van een Dienstverlening Plus. De eerste twee vormen de basisdoelstellingen, die moeten worden gerealiseerd binnen het afgesproken tarief. Verderop in dit document wordt ingegaan op elk van deze segmenten en de hierbinnen te bereiken doelstellingen. 1.3 ONTWIKKELING Enkele jaren terug waren alle individuele gemeenten actief met de verschillende aspecten van de openbare verlichting, die overigens niet ophield bij de gemeentegrenzen. In de praktijk kwam het erop neer dat elke gemeente afzonderlijk plannen vormde, voorbereiding, onderhandeling en uitvoering realiseerde en toezicht hield. Ditzelfde gebeurde inzake de uitbreiding, de vervanging, de afhandeling van storingen en de schadeafwikkeling. Hoewel veel van het uitvoerende werk werd uitbesteed aan CityTec ontstond toch het gevoel dat elke gemeente telkens opnieuw het wiel aan het uitvinden was. Bovendien werd door de benodigde specifieke kennis en de arbeidsintensiviteit van de werkzaamheden de gedachte gevoed dat een verbetering van de aanpak wenselijk was. Dit heeft erin geresulteerd dat Bureau OVL werd opgericht, die een aanzienlijk deel van de taken van de gemeentelijke beheerders heeft overgenomen. Bij de overgang werden afspraken gemaakt over de uitvoering van kerntaken. Onder andere het beheer van de uitvoering van onderhoudscontracten met de aannemer en opzetten en in stand houden van databeheer en enkele gerelateerde activiteiten. Dit heeft geleid tot een zakelijker aanpak met korte lijnen en een functiescheiding, wat weer een hogere efficiencygraad tot gevolg had. Voorheen was zowel het beheer als de uitvoering in handen van CityTec, terwijl nu het beheer wordt gerealiseerd door Bureau OVL en de uitvoering door Heijmans Wegen B.V. In de loop van de jaren heeft Bureau OVL zich verder ontwikkeld tot een belangrijke speler op de openbare verlichtingsmarkt, waarbij steeds meer taakuitbreidingen kwamen. Het aanwezig zijn als partner voor een groot aantal gemeenten in de regio heeft haar vruchten afgeworpen. In 2011 is er een aanvang gemaakt met een verandering van de bedrijfsstructuur van het Bureau OVL. Het tot dan toe als besloten vennootschap functionerende bedrijf werd voorbereid voor de omvorming van een gemeenschappelijke regeling. Hiervoor moesten in alle deelnemende gemeenten raadsbesluiten worden voorbereid en vastgesteld. Voor Bureau OVL betekende dit bovendien dat er opnieuw een periode van kwartier maken en opbouw ontstond. In de nieuwe organisatiestructuur kan het bureau zich volledig toeleggen op haar taak als beheersorganisatie, gericht op een hoogwaardige kwaliteit van de openbare verlichting tegen acceptabele kosten. JAARSTUKKEN 2012 5

2 JAARVERSLAG 2012 2.1 ALGEMEEN Om een goed beeld te krijgen van wat er in een jaar heeft plaatsgevonden en wat dit aan inspanning en kosten heeft gevergd, zijn de volgende vragen van belang: 1. Wat willen we bereiken: de primaire doelstellingen vertaald naar een jaarplan en begroting. 2. Wat hebben we daarvoor gedaan: de bedrijfsactiviteiten in de loop van het verslagjaar. 3. Wat hebben we bereikt: het resultaat na afloop, waarbij het met name gaat om de realisatie van de voorgenomen activiteiten. 4. Wat heeft dit (totaal, per eenheid en gemiddeld) gekost: het resultaat van de lasten en baten, de jaarrekening. 5. Welke bijzondere en vermeldenswaardige aspecten er gedurende de verslagperiode aan het licht zijn gekomen, die op het geheel van invloed zijn geweest. Onderstaand wordt in algemene zin op deze vragen nader ingegaan, waarbij als uitgangspunt onderscheid is aangebracht tussen strategisch beheer, operationeel beheer en uitvoering. 2.2 STRATEGISCH BEHEER Onder strategisch beheer valt de beleidsvorming en -bewaking bij de opdrachtverlening en het budgetbeheer van de openbare verlichting, de dienstverlening en de contracten met de netbeheerder. Mogelijk is dit in de toekomst nog aan te vullen met andere zaken, zoals de energielevering en beleidsactiviteiten. Dit resulteert in het opstellen van beleidsplannen, evenals het bepalen en vastleggen van de gewenste kwaliteit (zoals opgenomen in de beheersplannen), de programmering en de monitoring. Ook het kennis- en adviescentrum is een onderdeel hiervan. De deelnemende gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor de beschikbare budgetten en in het verlengde daarvan voor het sluiten van overeenkomsten met derden, voor operationeel beheer, uitvoering van onderhoud, vervangingen, renovaties en reconstructies. Een deel van deze taken is ondergebracht bij Bureau OVL, in de vorm van het Basis Dienstverleningspakket. Dit kan worden uitgebreid met vervangingsprojecten, renovaties en reconstructies zoals omschreven in het Dienstverleningspakket Plus, waarbij dit gebeurt op basis van zelfstandige overeenkomsten. Bureau OVL levert als kennis- en adviescentrum de deelnemende gemeenten op aanvraag de benodigde gegevens en adviezen voor het opstellen van beleid- en beheerplannen, het toetsen van beheerplannen en doet de voorbereiding voor het gezamenlijk beleid van de gemeenten op het gebied van beheer en onderhoud van de openbare verlichting. Bureau OVL informeert de deelnemende gemeenten over de komende remplace en verstrekt de input voor de vervangingsplannen, compleet met budgetgegevens, waarop de gemeenten actie ondernemen, omdat zij het primaat op dit punt hebben. Bureau OVL overlegt periodiek met de gemeentelijke functionarissen. Dit overleg richt zich niet alleen op het strategisch beheer maar ook op de serviceverlening en dergelijke. In de Dienstverleningsovereenkomst is een minimum aantal overleggen van acht bepaald. In 2012 hebben er elf plaatsgevonden, zodat hier ruimschoots aan is voldaan. In 2012 is de eenmaal per vier jaar te organiseren Europese aanbesteding van het onderhoud aan de openbare verlichting voor de periode 2012-2015 afgerond. Hiervoor is aanzienlijk meer tijd en energie nodig geweest dan was voorzien vanwege het tegen de voorgenomen gunning ingediend kort geding. JAARSTUKKEN 2012 6

Het voornemen om vier keer per jaar een nieuwsbrief over de actualiteiten waaronder vernieuwingen op het gebied van de openbare verlichting voor alle bestuursleden en de contactambtenaren uit te brengen is mede daardoor in het gedrang gekomen. De samenleving is voortdurend in beweging, waardoor invloeden van buiten gemakkelijk een intrede vinden in de beheers- en uitvoeringsactiviteiten. In dit kader kan het begrip duurzaamheid worden genoemd. Daarbij gaat het erom dat wij zorgvuldig omgaan met de ons ter beschikking staande middelen. We moeten vooral voorkomen dat grondstoffen en hulpstoffen opraken. Tegelijkertijd moeten we ons realiseren dat we ten opzichte van een optimale bedrijfsvoering ons met dergelijke zaken als duurzaamheid in een kwetsbare positie begeven. In dit verband kan het donkertebeleid worden genoemd, wat zijn basis deels vindt in het duurzaamheidsstreven. Duurzaamheid moet niet het hoofddoel worden, maar mag evenmin naar de achtergrond verdwijnen. Dit geldt ook voor het begrip social return. Daarbij gaat het om het bieden van werk aan mensen, die door omstandigheden te kampen hebben met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt. Hoewel bij een gezonde bedrijfsvoering dergelijke zaken een automatisme zouden moeten zijn, is het zeker goed om ze te benoemen en er bij de uitvoering van werkzaamheden waar mogelijk aandacht aan te schenken. Overigens is inzake dit laatste een wet in voorbereiding. Dit neemt niet weg dat voor dit soort zaken ook beleid ontwikkeld dient te worden. 2.3 OPERATIONEEL BEHEER Kort gezegd gaat het hier om de uitvoerende diensten ten behoeve van het goed en naar behoren functioneren van de openbare verlichting, zowel bovengronds (lichtmasten, armaturen en lampen) als ondergronds (leidingen en lichtmastvoet). In het laatste geval gaf tot voor kort netbeheerder Stedin te Rotterdam als eigenaar van de ondergrondse infrastructuur de opdrachten tot uitvoeringsactiviteiten uitsluitend aan Joulz B.V. Het bovengrondse onderhoud is door Bureau OVL na een Europese aanbesteding gegund aan Heijmans Wegen B.V. te Dordrecht. In de loop van 2012 heeft Bureau OVL nadere afspraken gemaakt, waardoor de aannemer een aantal activiteiten mag uitvoeren zonder tussenkomst van de netbeheerder. Dit is het zogenaamde los-vast-nemen. Hierdoor is een voor Nederland unieke situatie ontstaan, wat tijd- en kostenbesparend werkt. Er is sprake van aanzienlijk minder tussenstappen en minder administratief werk, wat door de betrokken partijen als zeer gunstig wordt ervaren. Bureau OVL is ook een van de acht participanten van het nationaal overleg op het gebied van de openbare verlichting. Hierin zitten Netbeheer Nederland, de drie grootste netbeheerders Alliander, Enexis en Stedin, alsmede namens het Inter Gemeentelijk Overleg Openbare Verlichting (IGOV) de drie grote steden Amsterdam, Rotterdam en Groningen en Bureau OVL namens de deelnemende gemeenten. De onder het operationeel beheer vallende diensten betreffen: Het beheren van alle openbare verlichtingsobjecten; De directievoering op de door marktpartijen uit te voeren werkzaamheden; De klachtenbehandeling; Het verrichten van schouw. De facturatie. JAARSTUKKEN 2012 7

Het operationeel beheer (Basis Dienstverleningspakket) heeft voor Bureau OVL in hoofdzaak betrekking op de volgende diensten: a. Beheer van alle verlichtingsobjecten. b. Afhandeling van gemelde storingen en als gevolg daarvan de incidentele vervangingen. c. Directievoering en toezicht op werkzaamheden door marktpartijen. d. Plannen, begroten en uitvoeren van de remplace. e. Verrichten van het schouwen (optioneel per gemeente). 2.3.1 ONDERHOUD Het onderhoud is ondergebracht bij Heijmans Wegen B.V. Bureau OVL is hierbij de aansturende organisatie en zorgt voor toetsing en monitoring van de uitvoering van het onderhoudscontract. Er is sprake van twee soorten onderhoud: Preventief onderhoud, gericht op een goed functionerende openbare verlichting, die bestaat uit: o De remplace, de preventieve vervanging van lampen; o De schoonmaakwerkzaamheden; o Het schilderwerk van de lichtmasten en dergelijke; o Het incidenteel vervangen van objecten of onderdelen daarvan. Correctief onderhoud, erop gericht om individuele verlichtingsobjecten bij schade of storing snel en effectief te repareren, bestaande uit: o Verhelpen van storingen; o Het uitvoeren van inspecties; o Het verhelpen van schades; o Het in behandeling nemen van klachten. Het zogenaamde los-vast-nemen is al eerder aan de orde geweest, waardoor er al snel na een geconstateerde schade direct een permanente, dan wel een tijdelijke oplossing kan worden gerealiseerd, zonder dat er moet worden gewacht op de komst van Stedin. 2.3.2 BEHEER De beheerstaak is gedurende de vier kwartalen van 2012 naar behoren uitgevoerd. Met name in het eerste kwartaal speelde het kort geding rondom de Europese aanbesteding, wat een nadelige invloed op een optimaal functioneren heeft gehad. 2.3.3 MELDINGEN De meldingen bij het incidenteel (correctief) onderhoud gaan vooral over het niet functioneren van lichtobjecten door defecte lampen en toegebrachte schades. Alle meldingen moeten naar behoren worden afgehandeld. Als dit niet mogelijk is moet in beeld komen waarom niet en welke maatregelen er worden genomen om alsnog tot een behoorlijke afhandeling te komen. Een punt van aandacht hierbij is dat het niet JAARSTUKKEN 2012 8

tijdig en afdoende afhandelen van meldingen het meldingsgedrag van de burgers in negatieve zin zal beïnvloeden. Onderstaand treft u de cijfers aan van de meldingen in 2012: Storingen bovengronds Het aantal lichtobjecten in 2012 is 47.455. MELDINGEN VAN STORINGEN VERVOLGOPDRACHTEN 1 e kw 2 e kw 3 e kw 4 e kw 1 e kw 2 e kw 3 e kw 4 e kw 1562 771 925 1633 441 274 179 352 3.3% 1.6% 1.9% 3.4% 0.92% 0.57% 0.38% 0.74% Elke melding op werkdagen voor 17.00 uur bij Bureau OVL ontvangen, wordt dezelfde dag naar de aannemer gestuurd. Komt deze voor 12.00 uur in de middag bij de aannemer binnen, wordt deze de werkdag daarop in behandeling genomen. Meldingen na 12.00 uur gaan een werkdag later in proces. De aannemer heeft vervolgens vijf werkdagen om de melding te behandelen door het in kaart brengen van wat er mis is tot en met het direct verhelpen van de klacht (voorraadafhankelijk). Niet direct te verhelpen meldingen genereren een uitvoeringsopdracht, in tien werkdagen af te handelen. Hier geldt afhankelijkheid ook van uitvoerende derden, zoals Stedin en Joulz. De praktijk is dat regulier ongeveer 80% van de meldingen binnen vijf werkdagen worden verholpen en dat circa 20% een langere tijd nodig heeft. Ingaande 2012 komen ook de kabelstoringen apart in beeld. Hiervan kan het volgende overzicht worden gegeven: Kabelstoringen Kwartaal in 2012 1 2 3 4 totaal Aantal 202 153 115 277 747 Totalen In 2012 heeft Bureau OVL in totaal 6884 meldingen afgehandeld waarvan: 4891 meldingen van storingen 1246 vervolgopdrachten 747 kabelstoringen 2.3.4 SCHOUW Bij het beheren van de openbare verlichting in Nederland spelen de burgermeldingen een belangrijke rol. Veel meer dan in de ons omringende landen. In woonwijken leidt dit veelal tot meldingen op basis waarvan er actie kan worden ondernomen voor het overgrote deel van de storingen. Vooral in dichtbevolkte wijken. Dit wordt nadrukkelijk gestimuleerd, onder andere door het vergemakkelijken van het indienen van meldingen via de telefoon en de website. Echter op industrieterreinen en in de zogenaamde buitengebieden is het aantal burgermeldingen in de praktijk aanzienlijk minder, met als resultaat dat storingen langer in stand blijven dan wenselijk is. Hierdoor blijven gevaarlijke en ongewenste situaties te lang voortduren. Om in dit manco te voorzien is er regelmatig een schouw. Dit gebeurt afhankelijk van de situatie en per gemeente twee tot zes keer per jaar. JAARSTUKKEN 2012 9

2.3.5 REMPLACE Bureau OVL heeft de deelnemende gemeenten volgens het Basis dienstverleningspakket een planning en begroting van de te vervangen lampen aangeleverd. Door de wisseling van aannemer en de gevolgen van het aangespannen kort geding is er in het eerste halfjaar geen remplace uitgevoerd. De opgelopen achterstand is in het tweede halfjaar ingelopen. Bureau OVL heeft conform de dienstverleningsovereenkomst de directie over de uitvoering van de remplace door de aannemer uitgevoerd. 2.5 KENNIS- EN ADVIESCENTRUM Eén van de taken van Bureau OVL is het ter beschikking stellen van specifieke kennis op het gebied van de openbare verlichting. Die kennis moet worden vergaard en onder de deelnemers verspreid. In de steeds sneller groeiende markt is het van belang dat dit door een centrale instantie gebeurt, zodat er tijd wordt bespaard ten opzichte van de situatie waarbij elke gemeente zich constant individueel op de markt moet oriënteren om marktkennis te verzamelen en bij te houden. In de loop van 2012 is het bijhouden van vakliteratuur en het bezoeken van vergaderingen, bijeenkomsten en andere overlegmomenten een vast onderdeel van de dagelijkse activiteiten geworden. Daarnaast zijn er in voorkomende gevallen vragen van de deelnemende gemeenten beantwoord en is er naar behoefte advies uitgebracht. Dit zal zich naar de toekomst toe naar verwachting alleen maar uitbreiden. Dit geldt zeker ook voor het innoveren in marktkennis. De maandelijkse vergaderingen met de beheerders geven aan dat dit de juiste ontwikkeling doormaakt. De bedoeling was dat er vier keer per jaar een nieuwsbrief aan de deelnemende gemeenten zou worden verstrekt. Vanwege de druk op de werkzaamheden onder andere door de aanbesteding en wisseling van aannemer en de daarmee gepaard gaande problematiek is daar nog niet mee begonnen. Er is daarentegen zoals bovenstaand al genoemd wel op daartoe geëigende momenten nieuwsinformatie uitgewisseld. 2.6 DIENSTVERLENING PLUS In artikel 5 van de Dienstverleningsovereenkomst is opgenomen welke activiteiten hier zoal toe kunnen behoren: individueel ondersteunen van de gemeenten bij voorbereidende taken; aanvragen van offertes voor zaken buiten het basis dienstverleningspakket; begeleiden en toetsen van werkzaamheden buiten dit basispakket; functioneren als projectleider of directievoerder bij nieuwsbouw, renovaties en reconstructies; opstellen van kengetallen ten behoeve van benchmarking e.d.; aanbesteden van energie-inkoop; aanbesteden van aanverwante producten en diensten. Aan de uitvoering van deze activiteiten is op diverse onderdelen uitvoering gegeven, zoals voorbereidingsen begeleidingswerkzaamheden. Daarnaast was er betrokkenheid bij aanbestedingen, doorlopen van offertetrajecten, begeleiden en toetsen van uitvoerende werkzaamheden, directievoering en projectleiderschap. Zoals al eerder in dit document is vermeld, blijkt het in de praktijk beschikbare aantal uren te veel te worden opgeslokt door de basisactiviteiten. Een goed voorbeeld is de regionale energie-inkoop, waar de vijf deelnemers Gorinchem, Graafstroom, Hardinxveld-Giessendam, Liesveld en Nieuw-Lekkerland zich mee bezig hebben gehouden. Hiervoor kon on- JAARSTUKKEN 2012 10

voldoende menskracht voor worden vrijgemaakt, zodat de vijf gemeenten - samen met zes andere gemeenten elders in Nederland zelfstandig op de energiemarkt hebben geopereerd. Wel kon in 2012 worden begonnen aan de inventarisatie van alle lichtmasten in het werkgebied. Dit was in eerste instantie voorbereid op basis van de oude datagegevens, waarbij bleek dat dit tot praktische onmogelijkheden voor controle leidde. De thans ingezette inventarisatie moet dit verder optimaliseren. Hierbij zijn twee specialisten voorzien van een laptop met speciaal voor inventarisatie van lichtobjecten ontwikkelde software buiten actief met deze werkzaamheden. In 2013 zal een aanvang worden gemaakt met kengetalleninformatie, waarbij gebruik zal worden gemaakt van het hiervoor in het leven geroepen landelijke systeem. Daarnaast wordt er naar gestreefd om de uitvoering van projecten in de toekomst meer te gaan uitbesteden aan derden, waarbij Bureau OVL een sturende en controlerende rol vervult. Dit wordt gerealiseerd binnen een zogenaamd coördinatiemodel. Hierdoor zullen de genoemde problemen op het gebied van onvoldoende menskracht zijn opgelost. Inzake de uitvoering van projecten in het kader van Dienstverlening Plus kan het volgende worden genoemd. Bureau OVL heeft in totaal 67 projecten in opdracht gekregen in 2012. Deze opdrachten waren qua omvang en tijdsbesteding zeer divers. Variërend van een opdracht voor het begeleiden van enkele lichtmasten tot het adviseren en begeleiden bij de dijkversterking van de Lekdijk. De taakstelling van 65.000 is ruimschoots gehaald, maar er is gedurende vrijwel het gehele jaar sprake geweest van een grote tijdsdruk. Zoals eerder al aangegeven zijn hiervoor maatregelen genomen. JAARSTUKKEN 2012 11

3 TOEKOMSTVERWACHTING Het jaar 2012 heeft zich gekenmerkt door veel werk en relatieve drukte. Verwacht wordt dat de werkdruk in 2013 af zal nemen. Hierdoor kan er wellicht tijd worden gevonden voor een verdere optimalisering van de taken van Bureau OVL. Daarnaast groeit de kennis en ervaring binnen de organisatie, waardoor mogelijk interne taakverschuivingen kunnen worden gerealiseerd, ter verkrijgen van een zo groot mogelijk efficiency. Het bewaken van de bedrijfsprocessen moet een constant onderdeel gaan vormen van de bedrijfsvoering. Verslaglegging per afgesproken periode is een doorlopend proces. Het hanteren van periodes gebeurt om feiten meetbaar en vooral vergelijkbaar te maken. Ook speelt een rol dat de constateringen in de voorafgaande periode aanleiding kunnen geven tot aanpassingen binnen facetten van de bedrijfsvoering. De resultaten van metingen vormen in de praktijk een uitstekend sturingsmechanisme. Uiteindelijk zal het mogelijk moeten zijn om op ieder gewenst moment in de bedrijfsprocessen te meten en bij te sturen. Ditzelfde geldt voor een aanpassing van de gestelde doelen, bijvoorbeeld als blijkt dat deze niet - meer - kunnen worden gehaald. Een dergelijk flexibel bedrijfsbeleid zal ten goede komen aan de bedrijfskwaliteit en het bereiken van de doelstellingen. Zaken die in de toekomst aandacht vragen zijn donkertebeleid, kostenreductie, energiebesparing, lichtopbrengst, beperken van lichthinder, duurzaamheid en inschakeling van op de arbeidsmarkt achtergestelde werknemers. Hoewel er zeker sprake is van enige vorm van containerbegrippen, die specifieke toelichting behoeven, kan in dit verband ook worden genoemd: 1. Ernaar toewerken dat de burgers, bedrijven en instellingen goed te woord worden gestaan, waarbij hun meldingen de juiste aandacht krijgen en waardoor de deelnemende gemeenten in een positief licht komen te staan. 2. Eventuele uitbreiding van het aantal deelnemers; volumevergroting biedt de mogelijkheid om kostentechnisch en fysiek meer op de markt in te brengen. 3. Uniformiteit bewerkstelligen voor alle deelnemende gemeenten, wat de werkzaamheden op termijn zal vereenvoudigen. 4. De individuele gemeenten werk uit handen nemen, waarbij steeds meer specifieke kennis en ervaring kan worden ingezet en overgebracht. 5. Toewerken naar een zo optimaal mogelijke actuele marktkennis. 6. Het onderhouden van netwerken, waarbij naast de grote leveranciers ook de kleinere aanbieders in de gelegenheid zijn om mee te dingen. 7. Optimalisatie van de meldingen en de afhandeling hiervan en streven naar het zo mogelijk verkorten van de termijn waarbinnen klachten worden opgelost. JAARSTUKKEN 2012 12

4 KERNGEGEVENS Aantal lichtobjecten* en verbruik elektriciteit** Gemeente Aantal lichtobjecten kwh Plateau kwh Dal Giessenlanden 3.546 155.958 488.217 Gorinchem 7.298 396.634 1.280.297 Graafstroom 1.972 68.667 213.398 Hardinxveld-Giessendam 3.194 128.516 409.559 H. I. Ambacht 6.362 253.639 813.649 Leerdam 4.203 168.291 533.318 Liesveld 2.469 98.048 305.600 Nederlek 2.937 101.119 321.002 Nieuw-Lekkerland 1.552 57.637 185.631 Papendrecht 5.935 270.801 865.913 Vianen 4.495 219.720 698.650 Zederik 3.393 124.439 399.037 Totaal 47.356 2.043.469 6.514.271 * Aantallen zijn exclusief eigen kabelnet en zijn van voor de inventarisatie. ** Op basis van bevestiging van Stedin na opgave door Bureau OVL in november 2012. Uitvoering onderhoudscontract per gemeente. Bedragen in Euro s exclusief btw Gemeente Storingen Incl. lamp; vsa Schouw Remplace Incidenteel onderhoud Totaal Giessenlanden 19.828 946 1.922 28.103 50.799 Gorinchem 32.757 1.945 13.748 18.024 66.474 Graafstroom 19.909 779 11.179 12.538 44.405 Hardinxveld-Giessendam 11.516 851-5.869 18.236 H. I. Ambacht 27.772 1.666 11.890 11.161 52.489 Leerdam 44.315 3.552 7.378 18.011 73.256 Liesveld 22.994 1.016 21.167 14.063 59.240 Nederlek 16.680 1.974 3.479 18.060 40.193 Nieuw-Lekkerland 12.746 646 5.372 8.951 27.715 Papendrecht 39.694-21.051 16.855 77.600 Vianen 28.390 2.575 5.736 14.427 51.128 Zederik 20.657-303 19.094 40.054 Totaal 297.258 15.950 103.225 185.156 601.589 Bureau OVL heeft 6884 meldingen afgehandeld. Deze zijn als volgt in te delen: 4891 stuks eerste meldingen van storingen (bovengronds) 1246 stuks vervolgopdrachten (bovengronds) 747 stuks kabelstoringen JAARSTUKKEN 2012 13

Specificatie van 6884 stuks ontvangen en afgehandelde meldingen per gemeente / per kwartaal Giessenlanden Gorinchem Graafstroom Hardinxveld-G HIAmbacht Leerdam storingen kabelstoringen vervolgopdrachten storingen kabelstoringen vervolgopdrachten storingen kabelstoringen vervolgopdrachten storingen kabelstoringen vervolgopdrachten storingen kabelstoringen vervolgopdrachten storingen kabelstoringen vervolgopdrachten 1e kwartaal 109 27 21 173 33 45 150 12 90 49 10 2 180 15 59 196 12 38 2e kwartaal 20 3 127 95 22 12 58 7 4 24 4 5 40 22 30 118 26 29 3e kwartaal 74 4 19 100 22 22 35 6 14 21 10 10 85 17 14 206 19 29 4e kwartaal 165 27 41 157 32 21 91 16 60 97 20 21 198 32 35 212 24 41 Liesveld Nederlek Nieuw-Lekkerland Papendrecht Vianen Zederik 1e kwartaal 131 17 23 109 21 29 65 10 19 164 15 31 147 22 50 89 8 34 2e kwartaal 90 3 4 37 15 15 53 5 2 101 14 14 76 22 22 59 10 10 3e kwartaal 35 4 10 21 8 17 22 4 7 167 7 21 96 6 9 63 8 7 4e kwartaal 119 22 22 88 25 21 64 5 7 157 28 11 133 23 42 152 23 30 Afhandelingstijd van gemelde storingen * Prestatienorm 5 dagen Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4 Gerealiseerd Aantal 975 616 507 844 Percentage 60,3% 75,2% 79,2% 80,6% Niet gerealiseerd Aantal 641 203 132 203 Percentage 39,7% 24,8% 20,7% 19,4% *Overzicht qua aantal niet compleet waardoor het eerste kwartaal een vertekend beeld geeft. Reden hiervoor is de achterstand opgelopen door het kort geding tegen het voorgenomen gunningsbesluit. JAARSTUKKEN 2012 14

5 PARAGRAFEN 5.1 WEERSTANDSVERMOGEN Bureau OVL startte zonder eigen vermogen. Bij de oprichting is geen startkapitaal van de deelnemende gemeenten gevraagd. De beschikbare weerstandscapaciteit van Bureau OVL betreft voorlopig het budget voor onvoorziene uitgaven ad 2.500. Voor een uitvoerende organisatie zonder vastgoed met een beperkte en flexibele personele capaciteit is dit niet bezwaarlijk. Op 9 januari 2012 is bij het vaststellen van de begroting 2012 de omvang vanhet weerstandsvermogen bepaald op 53.000 (= 1,11 per lichtpunt). De onderbouwing (en functie) hiervan is als volgt: De algemene reserve: 5% van 369.000 (= begrotingsomvang) 19.000 De reserve personele verplichtingen: 1 maandsalaris (inclusief VT en sociale lasten) 24.000 Risico s in verband met projectmatige inzet: vast bedrag 10.000 Totaal 53.000 Uitwerking en verantwoording Op 22 juni 2012 heeft het algemeen bestuur besloten de financiele reserves van de Bureau OVL BV te bestemmen voor het financieren van de investeringen en het weerstandsvermogen (totaal 100.000). Zodoende kan de algemene reserve van 53.000 bij het vaststellen van de jaarrekening worden volgestort. Omdat ook de bestemmingsreserve voor interne financiering (= 47.000) bij het vaststellen van de jaarrekening wordt volgestort en als onderdeel van de weerstandscapaciteit geldt, bedraagt de omvang van het weerstandsvermogen 100.000. De weerstandsratio (=beschikbare reserves (= 100.000)/omvang risico s (= 53.000) bedraagt 1,9. De gewenste weerstandsratio bedraagt normaliter 1,0. De bestemmingsreserve voor de inventarisatie wordt niet tot het weerstandsvermogen gerekend. Op het weerstandsvermogen rusten per ultimo 2012 geen verplichtngen vanwege ingediende claims e.d. JAARSTUKKEN 2012 15

5.2 BEDRIJFSVOERING Onder bedrijfsvoering wordt verstaan de wijze waarop Bureau OVL gedurende een bepaalde periode als interne organisatie heeft gefunctioneerd. Voor 2012 kan dat worden opgedeeld in verschillende zaken. Personeel De personele bezetting bedroeg in 2012 5,4 fte met zes personen. De werkvoorbereiding, administratief beheer van storingen, databeheer en overige administratieve werkzaamheden worden uitgevoerd door één senior medewerker in vaste dienst en twee junior medewerkers met een jaarcontract. Er is één fte voor directievoering en toezichthouder. Eén projectleider voor 16 uur per week. Daarnaast is er een algemeen leidinggevende. De directievoerder en de projectleider worden voor de uitvoering van taken uit het Dienstverleningspakket Plus ondersteund door de senior medewerker en de manager. In 2012 bleek dat vrijwel alle beschikbare menskracht nodig was voor de reguliere activiteiten, waardoor er weinig tijd resteerde voor de in opdracht uit te voeren zaken. In feite kan worden gesteld dat er bij de personele bezetting nog steeds sprake is van een opbouwfase. De algemeen manager en de projectleider zijn niet in vaste dienst, maar worden ingehuurd. De bekostiging daarvan sluit, evenals het salaris van de overige medewerkers, qua niveau aan bij dat van de gemeentelijke overheid. De arbeidsovereenkomsten worden afgesloten naar het burgerlijk recht. Conform de overeenkomst is het functioneren van de algemeen manager geëvalueerd. Op voorstel van het DB is besloten om de contracten te verlengen en in het vierde kwartaal de situatie opnieuw te bezien. Pensioen In de loop van 2012 is er een verdere stap gemaakt om te komen tot pensioenvoorzieningen voor het personeel. In 2013 is een bericht over verplichte deelname aan het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP) ontvangen. De medewerkers wordt met terugwerkende kracht deelnemer en daarmee ook premieplichtig bij het ABP. Huisvesting Bureau OVL is gehuisvest in een gehuurd kantoorgebouw aan de Ambachtsstraat in Hardinxveld- Giessendam, dat is ingericht volgens op het moment van inrichting geldende Arbo-normen. In de locatie is een algemene kantoorruimte, een kantoor voor de leidinggevende en een vergaderruimte beschikbaar. Facturatie Inzake de facturatie kan worden vermeld dat per 31 december 2012 alle facturen tot en met november van dat jaar gecontroleerd naar de deelnemende gemeenten zijn gezonden, terwijl ook de termijnstaten per half januari 2013 over het jaar 2012 tot en met december van dat jaar gereed waren Financiële administratie De financiële administratie wordt na een gehouden meervoudig onderhandse aanbesteding uitgevoerd door Verstegen Accountants B.V., die ook zorgt voor de jaarlijkse financiële controle van de boekhouding. Verstegen toetst ook de financiële rechtmatigheid van de jaarrekening. Intern is geconstateerd dat de uitbetalingen van de kilometervergoedingen de bestuurlijk vastgestelde norm (= 0,19 per km) niet is toegepast. De totale omvang van deze rechtmatigheidsfout bedraagt 5.005. Uitbetaling gebeurde tegen de gemaakte en vanaf de start van Bureau OVL Lek-Merwede B.V. voor de inhuurde krachten gebruikelijke afspraken voor dienstreizen (= géén woon-werk), maar strookte niet geheel met de bestuurlijk vastgestelde norm (= 0,19 cent per kilometer). Gegeven de afspraken wordt de norm via een aanpassing van het normenkader financiële rechtmatigheid bijgesteld. Rondom het opstellen en controleren van de jaarrekening is de samenwerking met Verstegen uitermate effectief en professioneel geweest. JAARSTUKKEN 2012 16

Automatisering In de loop van 2012 is op het gebied van de automatisering overgestapt van het systeem OVMS naar OVI- SION, van netbeheerder Westland Infra B.V., welk systeem over veel meer op de behoefte afgestelde tools beschikt. Deze overstap is een uitvloeisel van een al eerder bestaande kennismaking, waarbij de specifieke kennis op het gebied van de openbare verlichting van dit voormalige nutsbedrijf bleek. Van groot belang hierbij is vooral ook dat de bereikbaarheid door deze verandering aanzienlijk zal verbeteren. Kort gezegd hield de overgang in, dat er niet langer met eigen servers wordt gewerkt, maar dat op afstand in de cloud de bestanden worden opgeslagen. In feite wordt er in een grote bestandeneenheid een stuk software en hardware gehuurd. Inmiddels is de eerste fase van deze overgang met succes afgesloten. Een en ander heeft ook financiële voordelen, terwijl tevens de risico s beter zijn ingedekt. Overigens was de mogelijkheid om hiervan gebruik te gaan maken pas recentelijk aanwezig, want dit was afhankelijk van het beschikbaar komen van een glasvezelverbinding. Bestuurlijk Naast de oprichtingsvergadering van 9 januari 2012 heeft het Algemeen Bestuur in het verslagjaar twee keer vergaderd. Het Dagelijks Bestuur is vier keer in vergadering bijeengeweest. De voorzitter voert maandelijks een voortgangsgesprek met de algemeen manager. 5.3 FINANCIERING De financieringsfunctie omvat het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico s. Meer concreet gaat het om financiering van het beleid tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden, het te allen tijde zorgen voor voldoende liquide middelen, waarbij een tijdelijk overschot tegen een zo hoog mogelijk rendement wordt uitgezet, en het daarbij afdekken van met name rente- en kredietrisico s. Op basis van de wet Financiering decentrale overheden (wet Fido) wordt gewerkt met twee treasuryinstrumenten: een financieringsstatuut en deze financieringsparagraaf. Op 9 januari 2012 is het financieringsstatuut vastgesteld. De financieringsactiviteiten van Bureau OVL zijn van bescheiden omvang. De omvang van de roerende activa bedraagt volgens de jaarrekening 2012 66.000. De aanschaffingswaarde hiervan bedraagt 119.000 en wordt in 5 jaar afgeschreven. Bij het vaststellen van de omvang van de algemene reserve is besloten dat de hoogte van de algemene reserve minimaal de financieringsbehoefte van de vaste activa (= 90.000) moet afdekken. Zo worden de investeringen volledig intern gefinancierd en is het afsluiten van een vaste geldlening niet nodig. In 2012 zijn de liquide middelen van de besloten vennootschap gedeeltelijk naar de gemeenschappelijke regeling overgemaakt. Per ultimo 2012 bedraagt het tegoed aan liquide middelen bij de Rabobank 113.006. Alle financiele transacties gaan via het administratiekantoor Verstegen naar de Rabobank. De kredietkwalificatie (= double A) van de Rabobank voldoet aan de norm van het financieringsstatuut. De kasgeldlimiet voor Bureau OVL betreft het wettelijk vastgesteld minimum van 300.000. Gelet op de omvang van de beschikbare liquiditeiten bij Bureau OVL is de kasgeldlimiet bestuurlijk niet relevant. In verband met het ontbreken van vaste geldleningen bedraagt het renterisico nihil en is een onder- of overschrijding van de renterisiconorm niet aan de orde. JAARSTUKKEN 2012 17

6. JAARREKENING 6.1 BALANS PER 31 DECEMBER 2012 Balans per 31 december 2012 2012 2011 ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa 66.286 80.913 Vlottende activa Vorderingen Handelsdebiteuren 92.651 88.239 Overige vorderingen en overlopende activa 178.130 467.166 270.781 555.405 Liquide middelen 113.006 0 PASSIVA Vaste passiva 450.073 636.318 Eigen vermogen Algemene reserve 0 0 Bestemmingsreserve interne financiering 0 Bestemmingsreserve Inventarisatie 150.000 0 Onbestemd resultaat 223.996 0 373.996 0 Langlopende schulden Leningen 0 362.044 Vlottende passiva Kortlopende schulden Schulden aan leveranciers en handelskredieten 29.388 147.294 Belastingen en premies sociale verzekeringen 6.773 29.073 Overlopende passiva 39.916 97.907 76.077 274.274 450.073 636.318 JAARSTUKKEN 2012 18

6.2 STAAT VAN BATEN EN LASTEN OVER 2012 Begroting Rekening 2012 2012 BATEN 438.758 455.182 LASTEN Projectlasten 0 9.528 Personeelslasten 319.910 318.139 Huisvestingslasten 27.450 26.129 Administratieve beheerslasten 11.500 3.469 Beheerslasten 22.900 16.906 Afschrijvingen 20.748 24.853 Overige bedrijfslasten 36.250 36.195 Totaal lasten 438.758 435.219 SALDO VAN BATEN EN LASTEN 0 19.963 Buitengewone baten 362.044 383.702 Buitengewone lasten -224.544-29.669 Resultaat uit nagekomen baten en lasten 137.500 354.033 Beschikbaar te stellen voor inventarisatie 137.500 150.000 Onbestemd resultaat boekjaar 0 223.996 Resultaatbestemming: Algemene reserve en interne financiering 0 100.000 Nader te bestemmen 0 123.996 0 223.996 JAARSTUKKEN 2012 19

6.3 TOELICHTING OP DE JAARREKENING 6.3.1 ALGEMEEN Algemeen Het boekjaar loopt van 1 januari 2012 tot 31 december 2012. In deze jaarrekening wordt verslag uitgebracht over deze periode. De richtlijnen volgens het Besluit begroting en verantwoording (BBV) worden integraal gevolgd. 6.3.2 GRONDSLAGEN VOOR DE WAARDERING VAN DE ACTIVA EN PASSIVA Algemeen De grondslagen die worden toegepast voor de waardering van activa en passiva en de resultaatbepaling zijn gebaseerd op historische kosten. Voor zover niet anders vermeld, zijn activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Materiële vaste activa De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de aanschaffingswaarden. Slijtende investeringen worden vanaf het moment van ingebruikneming lineair afgeschreven in de verwachte gebruiksduur waarbij rekening wordt gehouden met een eventuele restwaarde. Vorderingen Vorderingen worden opgenomen tegen de nominale waarde. Indien hiertoe aanleiding bestaat is rekening gehouden met een voorziening voor oninbaarheid. 6.3.3 GRONDSLAGEN VOOR RESULTAAATBEPALING Algemeen Het resultaat wordt bepaald door het verschil tussen de baten en de lasten over het verslagjaar, met inachtneming van de hiervoor reeds vermelde waarderingsgrondslagen. De baten en lasten worden toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben, uitgaande van historische kosten. Verliezen en risico s die hun oorsprong vinden voor het einde van het boekjaar worden opgenomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Baten worden verantwoord als deze gerealiseerd zijn. JAARSTUKKEN 2012 20

6.3.4 TOELICHTING OP DE BALANS PER 31 DECEMBER 2012 2012 2011 Materiële vaste activa Cumulatieve aanschafwaarde per 1 januari 119.557 0 Cumulatieve afschrijvingen per 1 januari 38.644 0 Boekwaarde per 1 januari 80.913 0 Mutatie boekjaar: investeringen 27.283 80.913 afschrijvingen -24.853 0 Versnelde afschrijving 2012 inzake investeringen ICT 2009 en 2011-17.057-14.627 80.913 Cumulatieve aanschafwaarde per 31 december 146.840 119.557 Cumulatieve afschrijvingen per 31 december 80.554 38.644 Boekwaarde per 31 december 66.286 80.913 In bijlage 2 is een gedetailleerd overzicht opgenomen. Vorderingen Handelsdebiteuren Nominale saldi 92.651 88.239 Een voorziening dubieuze debiteuren wordt niet noodzakelijk geacht. Overige vorderingen en overlopende activa Bureau Openbare Verlichting B.V. 153.850 451.758 Nog te factureren omzet 17.801 0 Vooruitbetaalde bedragen 5.550 0 Nog te ontvangen rente 929 15.408 178.130 467.166 Liquide middelen Rabobank, rekening-courant 33.006 0 Rabobank, spaarrekening 80.000 0 113.006 0 JAARSTUKKEN 2012 21

Toelichting op de balans per 31 december 2012 (vervolg) Eigen vermogen 2012 Algemene reserve Saldo per 1 januari 2012 0 Resultaatbestemming 0 Saldo per 31 december 2012 0 Interne financiering Saldo per 1 januari 2012 Resultaatbestemming 0 Saldo per 31 december 2012 0 Bestemmingsreserve inventarisatie Saldo per 1 januari 2012 0 Resultaatbestemming 150.000 Saldo per 31 december 2012 150.000 Nader te bestemmen Saldo per 1 januari 2012 0 Resultaatbestemming 223.996 Saldo per 31 december 2012 223.996 Kortlopende schulden 2012 2011 Crediteuren 29.388 147.294 Belastingen en premies sociale verzekeringen Omzetbelasting -1.203 29.073 Loonheffing 7.976 0 6.773 29.073 Nog te betalen kosten 24.916 97.907 Reservering pensioenlasten 15.000 0 39.916 97.907 JAARSTUKKEN 2012 22

6.3.5 TOELICHTING OP DE STAAT VAN BATEN EN LASTEN OVER 2012 Begroting Rekening 2012 2012 BATEN Gemeentelijke bijdragen lichtpunten 369.758 370.149 Projecten 65.000 84.104 Rente banktegoeden 4.000 929 438.758 455.182 Projectlasten 0 9.528 Personeelslasten Brutolonen 118.234 102.210 Sociale lasten 16.553 20.090 Vakantiereserve 0-185 Eindejaarsuitkering 0 7.555 Reiskostenvergoeding 0 11.854 Pensioenpremie 18.887 15.000 Inhuur personeel 160.236 159.332 Overige personeelskosten 6.000 2.283 319.910 318.139 Huisvestingskosten Huur pand 21.000 18.884 Gas, water, elektra 4.400 4.507 Onroerende zaaklasten 300 573 Overige huisvestingskosten 1.750 2.165 27.450 26.129 Administratieve beheerslasten Licenties 8.500 0 Onderhoud 3.000 3.430 Overige administratieve beheerslasten 0 39 11.500 3.469 De post licenties is nihil. In de begroting werd nog rekening gehouden met een contract welke niet is afgenomen gedurende 2012. JAARSTUKKEN 2012 23

Toelichting op de staat van baten en lasten over 2012 (vervolg) Begroting Rekening 2012 2012 Beheerslasten Onderhoud hardware 13.000 3.800 Kosten proactieve monitoring 4.350 4.350 Onsite beheer 1.550 1.538 Kantoorautomatisering 4.000 7.218 22.900 16.906 De post onderhoud hardware is lager dan begroot. In de begroting werd nog rekening gehouden met een contract welke niet is afgenomen gedurende 2012. Afschrijvingen Huurdersinvestering 187 1.121 Beheerspakket 4.964 6.427 Kantoorinrichting 4.166 4.406 Kantoorautomatisering 11.431 12.899 20.748 24.853 Overige bedrijfslasten Abonnementen en contributies 8.200 6.258 Representatiekosten 1.500 1.107 Telefoonkosten 2.750 2.833 Kantoorbenodigdheden 3.000 3.093 Administratiekosten 7.500 9.491 Accountantskosten 4.000 6.907 Algemene verzekeringen 1.500 4.972 Studiekosten 3.000 83 Bankkosten 300 201 Overige algemene kosten 2.000 1.250 Onvoorzien 2.500 0 36.250 36.195 Buitengewone baten en lasten Vrijval leningen deelnemende gemeenten 0 362.044 Kosten versnelde afschrijving kantoorautomatisering -17.057 Kosten inzake kort geding 0-12.612 Vrijval oude crediteuren 0 21.658 0 354.033 JAARSTUKKEN 2012 24

6.3.6 BEREKENING GEZUIVERD REKENINGRESULTAAT Berekening gezuiverd rekening resultaat Saldo volgens de staat van baten en lasten 373.996 Af: buitengewone baten (vrijval verplichtngen deeln emende gemeenten) -362.044 Af: vrijval oude crediteuren -21.658 Bij: kosten rechtsgedingen 12.612 Bij: extra afschrijving ICT 17.057 Af: onderhoud software -9.200 Af: kosten licenties -8.500 Gezuiverd rekening resultaat 2.263 6.3.7 STAAT VAN BATEN EN LASTEN CATAGORALE RUBRICERING BBV Begroting Rekening BATEN 2012 2012 2.1 Rente 4.000 929 3.4 Overigfe goederen en diensten 65.000 105.762 4.2.2. Inkomensoverdrachten excl Rijk 731.802 732.193 6.0 Ontrekkingen aan reserves 0 0 800.802 838.884 LASTEN 1.1 Salarissen 153.674 144.670 2.1 Rente 0 2.2 Afschrijving 20.748 41.910 3.0 Personeel derden 160.236 159.332 3.1 Energielasten 4.400 4.507 3.4.1 Gemeentelijke heffingen 300 573 3.4.3 Overige lasten 323.944 113.896 6.0 Reserveringen 137.500 150.000 800.802 614.888 RESULTAAT 0 223.996 JAARSTUKKEN 2012 25

7. CONTROLEVERKLARING van de onafhankelijke accountant JAARSTUKKEN 2012 26

JAARSTUKKEN 2012 27

8 ONTWERP BESLUIT AB Bureau OVL : 24 mei 2013 Agendapunt : Nummer : 2013/00105 Onderwerp: Jaarstukken 2012 Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Bureau Openbare Verlichting besluit: - De jaarstukken 2012 met een voordelig resultaat van 373.996 vast te stellen; - Het voordelig resultaat 2012 als volgt te bestemmen: o Toe te voegen aan de algemene reserve voor het weerstandsvermogen 53.000 o Toe te voegen aan bestemmingsreserve interne financiering 47.000 o Toe te voegen aan de tijdelijke bestemmingsreserve voor de inventarisatie 150.000 o Uit te keren aan de deelnemende gemeenten ca. 2,60 per lichtmast 123.996 - De begroting 2013 vanwege de resultaatbestemming 2012 overeenkomstig het besluit te wijzigen. Aldus besloten in de bestuursvergadering, gehouden op 24 mei 2013. De secretaris De voorzitter J. Dijkstra T. Boerman JAARSTUKKEN 2012 28

Bijlage 1 : Resultaat 2012 Openbare verlichting BV Op de jaarrekening van de BV zal door Verstegen een accountantsonderzoek worden toegepast. Het onderzoek richt zich of bovenstaande financiële verantwoording en samenhangende balansmutaties betrekking hebben op de gemeenschappelijke regeling. De jaarrekening van de BV sluit zonder exploitatiesaldo. Zoals blijkt is de rente bij de BV verantwoord omdat de rente door de BV is ontvangen. JAARSTUKKEN 2012 29