HANDLEIDING DIGITAAL COLLECTE SYSTEEM (DCS) Fonds verstandelijk gehandicapten April 2016
Inhoudsopgave HOE KOM IK IN HET SYSTEEM?... - 3 - UITLEG PER FUNCTIE... - 4 - Algemeen - 4 - Home - 4 - Menu - Vrijwilligers - 5 - Algemeen... - 5 - Wijzigen gegevens plaatselijke organisator/wijkhoofd/collectanten... - 6 - PO toevoegen/wijkhoofd toevoegen... - 6 - Verplaats collectanten... - 6 - Afmelden plaatselijke organisator/wijkhoofd... - 7 - Afmelden collectant... - 7 - Nieuwsbrief post, email of afgemeld... - 7 - Plaatselijke organisator / Wijkhoofd / collectant toevoegen... - 7 - Mail Plaatselijke organisator / Wijkhoofden / collectanten... - 7 - Rapportage... - 8 - Rapportage compleet... - 8 - Rapportage organisatiegebied... - 8 - Menu - Collecte - 9 - Bestellen... - 9 - Invullen bestelbon... - 10 - Uitzonderingen: wijkhoofd bestelt zelf of ontvangt de materialen thuis... - 11 - Afrekenstaten... - 12 - Voorraad Collectematerialen... - 14 - Retourneren... - 15 - Menu - Informatie - 16 - Downloads... - 16 - Externe informatie... - 16 - Loguit - 17 - Wachtwoord wijzigen - 17 - VRAGEN, SUGGESTIES, OPMERKINGEN, TIPS?... - 18 - Fonds verstandelijk gehandicapten, april 2016-2 -
HOE KOM IK IN HET SYSTEEM? Om in te kunnen loggen in het digitaal collecte systeem dient u de navolgende link te gebruiken: http://dcs.fondsverstandelijkgehandicapten.nl Het onderstaande scherm wordt zichtbaar. U vult uw gebruikersnaam (5 tekens) en wachtwoord in en klik vervolgens op de knop Login. Bent u uw wachtwoord vergeten? Geen probleem! Klik dan op Wachtwoord vergeten en de procedure wordt gestart voor het verkrijgen van een nieuw wachtwoord. Fonds verstandelijk gehandicapten, april 2016-3 -
UITLEG PER FUNCTIE Algemeen Met deze handleiding geven wij u een overzicht hoe om te gaan met het digitaal collecte systeem. Rayonleiders, plaatselijke organisatoren en wijkhoofden krijgen de mogelijkheid om in te loggen en gegevens te beheren. Aan de hand van onderstaande balk, menubalk, die op uw scherm is verschenen zullen we de verschillende onderdelen toelichten. Home Afhankelijk van uw functie zult u het onderstaande openingsscherm zien. U ziet hier uw eigen naam en medewerkerscode, de gegevens van uw Regionale collectecoordinator (RCC). Bent u wijkhoofd dan worden ook de gegevens van uw plaatselijke organisator zichtbaar. Indien er een Rayonleider is, dan worden deze gegevens eveneens getoond. Onderaan worden nog enkele relevante nieuwberichten getoond. Voor alle functies geldt dat u op deze pagina ziet wie uw regionale collecte coördinator is (RCC). Door te klikken op kunt u hem/haar per mail een vraag stellen. Deze optie is er ook voor rayonleiders en plaatselijke organisatoren. Als er wijzigingen zijn in uw eigen gegevens ga dan naar de rechterbovenhoek van het scherm, waar uw naam staat en klik vervolgens op uw naam en vervolgens verschijnt er een menu en dan kunt u klikken op de optie Profiel aanpassen. U krijgt vervolgens een scherm met uw gegevens en deze kunt u wijzigen. Klik na het wijzigen op de knop Opslaan. Fonds verstandelijk gehandicapten, april 2016-4 -
Menu - Vrijwilligers Algemeen Rayonleider Hier ziet u een overzicht van uw plaatselijke organisatoren. Door te klikken op een naam van een plaatselijke organisator krijgt u een overzicht van alle wijkhoofden die onder die plaatselijke organisator hangen. Het Actie menu zal dan veranderen naar Overzicht wijkhoofd en wat daarmee samenhangt. Wilt u weer terug naar uw plaatselijke organisatoren klik dan weer op de menu optie Overzicht collecte organisatie. U kunt op elke niveau vrijwilligers toevoegen en muteren. Plaatselijke organisator met wijkhoofden Als u klikt op de menu optie Vrijwilligers, dan ziet u een overzicht van al uw wijkhoofden. Als u zelf ook collectanten aanstuurt kunt u de onderste regel, te weten: [Eigen collectanten] aanklikken waarna uw collectanten zichtbaar worden. U kunt via het menu zelf vrijwilligers toevoegen! Overzicht wijkhoofd - collectanten Door het aanklikken van de regel van het betreffende wijkhoofd krijgt u een overzicht van zijn/haar collectanten. Ook deze gegevens zijn aan te passen. Wij adviseren u om dit over te laten aan uw wijkhoofd. Door te klikken op bijvoorbeeld het woord Med code worden de medewerkerscodes onder dit veld gesorteerd. Er staat dan een klein rood pijltje achter, afhankelijk of het oplopend of aflopend is gesorteerd. Dit is op elk veld toe te passen. Standaard zijn alle overzichten gesorteerd, oplopend, op Achternaam! Plaatselijke organisator zonder wijkhoofd(en) / Wijkhoofd U ziet het overzicht van al uw collectanten Wanneer in het overzicht een regel lichtrood gearceerd is, dan heeft deze vrijwilliger aangegeven te willen stoppen met de werkzaamheden voor de collecte. Fonds verstandelijk gehandicapten, april 2016-5 -
Wijzigen gegevens plaatselijke organisator/wijkhoofd/collectanten Als de gegevens niet correct zijn, dan kunt u door het aanklikken van de button [Aanpassen] wijzigingen aanbrengen in de gegevens van de desbetreffende vrijwilliger. PO toevoegen/wijkhoofd toevoegen Afhankelijk van uw functie kunt u zelf een PO of een wijkhoofd toevoegen. Indien u dat doet, zorg dan wel alle gegevens zo volledig mogelijk worden ingevuld. Denk hierbij aan de adresgegevens, e-mailgegevens! Twijfelt u over gegevens, neem dan contact op met het landelijk bureau of met uw Regionale Collecte Coördinator. Verplaats collectanten Een rayonleider mag collectanten verplaatsen van een plaatselijke organisator naar een andere plaatselijke organisator of naar een wijkhoofd.. Verplaatsen van collectanten die gekoppeld zijn aan een plaatselijke organisator 1. Uit de eerste keuzelijst selecteert u de plaatselijke organisator waar u de collectanten van wilt verplaatsen naar een andere plaatselijke organisator of een wijkhoofd. Zodra u de keuze heeft gemaakt, wordt er een lijst getoond van de beschikbare collectanten. Voor alle collectanten staat een vinkje. Zijn er collectanten bij, die u niet wilt verplaatsen, dan klikt u het vinkje weg. 2. Vervolgens selecteert u in de tweede keuzelijst de plaatselijke organisator of het wijkhoofd die de collectanten onder zich moet krijgen. 3. Tot slot klikt u op de knop [Verplaats]. 4. U krijgt een melding dat de collectanten zijn verplaatst. Verplaatsen van collectanten die gekoppeld zijn aan een wijkhoofd gaat op identieke wijze, alleen moet u hiervoor eerst de plaatselijke organisator aanklikken in het overzicht van de plaatselijke organisatoren. U ziet vervolgens een overzicht van zijn/haar wijkhoofden. U kunt nu de collectanten van deze wijkhoofden verplaatsen naar alle plaatselijke organisatoren en/of wijkhoofden van het gehele rayon. U klikt op de knop [Verplaats]. Een plaatselijke organisator mag zijn of haar eigen collectanten verplaatsen naar een wijkhoofd en collectanten verplaatsen tussen de verschillende wijkhoofden. Fonds verstandelijk gehandicapten, april 2016-6 -
Afmelden plaatselijke organisator/wijkhoofd Het is niet mogelijk dat een plaatselijke organisator en/of wijkhoofd zichzelf afmeld. Dit heeft te maken met de eventueel gekoppelde collectanten. Mocht u wel aan willen geven te willen stoppen dan kunt u uitsluitend Stopt met ingang van collectejaar invullen. Het definitieve afmelden zal door de Regionale Collecte Coördinator of het Landelijk Bureau worden doorgevoerd. De regel van de afgemelde vrijwilliger (allen, ook collectant) zal in het overzicht rood worden weergegeven. De Regionale Collecte Coördinator of het landelijk bureau zal de afmelding verwerken. Zodra dit heeft plaatsgevonden komt hij/zij niet meer op het overzicht voor. Afmelden collectant Als een collectant niet meer actief is kunt u hem/haar ook onder de button [ Aanpassen] afmelden. U geeft aan met ingang van welk collectejaar en de datum waarop de afmelding in moet gaan. U wordt daarnaast ook gevraagd de reden van afmelding, voorzover bekend, en of er al vervanging is geregeld! Als u alles heeft ingevuld klikt u op de knop Opslaan. Door middel van een e-mail worden de belanghebbende personen op de hoogte gesteld van de afmelding. Als een collectant een jaartje niet loopt, bijvoorbeeld in verband met vakantie, dan kunt u dat aangeven bij Loopt geen collecte in. In de rapportages worden deze collectanten groen gearceerd. Nieuwsbrief post, email of afgemeld Hier kunt u aangeven of betrokkene de nieuwsbrief van Fonds verstandelijk gehandicapten wil ontvangen per post of email. Als hij/zij daar geen prijs op stelt dient u het vakje [Nieuwsbrief afgemeld] aan te vinken. Plaatselijke organisator / Wijkhoofd / collectant toevoegen Dit wijst zich vanzelf. De opties die u geboden worden zijn afhankelijk van uw functie. Als u een nieuwe plaatselijke organisator (geldt alleen voor rayonleider) of wijkhoofd heeft gevonden, of u heeft zelf een nieuwe collectant gevonden, dan kunt u hier de gegevens invullen en afsluiten met [Opslaan] Mail Plaatselijke organisator / Wijkhoofden / collectanten Via dit systeem wordt de mogelijkheid geboden uw wijkhoofden en/of collectanten een email te sturen. De beschikbare e-mailadressen worden automatisch opgenomen. Uiteraard is het dan wel zaak dat u de e-mail adressen van uw wijkhoofden en/of collectanten heeft ingevuld. Wij hebben ervaren dat niet iedereen het e-mail adres wil afgeven omdat men het niet prettig vindt dat deze misschien ook voor andere doeleinden gebruikt kunnen gaat worden. Wij verzekeren u het e-mailadres uitsluitend te gebruiken om vrijwilligers op de hoogte te stellen van de ontwikkelingen binnen Fonds verstandelijk gehandicapten, door het toesturen van de Nieuwsbrief of collecte gerelateerde zaken. Als ze dit niet willen ontvangen raden wij u aan het hokje achter [Nieuwsbrief afgemeld] aan te vinken. N.B.: Als bij een plaatselijke organisator of wijkhoofd [nieuwsbrief afgemeld] is aangevinkt zal deze de nieuwsbrief van Fonds verstandelijk gehandicapten niet meer ontvangen. Specifieke informatie over de organisatie van de collecte zal wel via het e-mailadres verzonden blijven worden. Fonds verstandelijk gehandicapten, april 2016-7 -
Rapportage De rapportages die op dit moment beschikbaar zijn, is een overzicht van alle vrijwilligers die onder u vallen en een rapportage organisatiegebied.. Rapportage compleet Dit is een overzicht van uw vrijwilligers. U kunt een compleet overzicht aanmaken van de gehele organisatie, maar indien nodig, ook een overzicht van de organisatie van een afzonderlijke plaatselijke organisator of een wijkhoofd. Dit is afhankelijk waar u staat in het scherm. Dit overzicht kunt u: 1. Exporteren naar Word 2. Exporteren naar Excel klik in de rechterbovenhoek op Indien het systeem met deze melding komt, dan kunt u kiezen voor Openen met. Het bestand wordt dan geopend met het programma wat gekoppeld is aan het betreffende bestand. In dit geval zou het Excel zijn. U kunt daarna zelf bepalen of u het bestand wilt bewaren en op welke locatie. De tweede optie is Bestand opslaan. Als u hiervoor kiest wordt het bestand opgeslagen in de map Downloads op eigen computer. U zoek het bestand in deze map op en vervolgens kunt u het openen en bewerken. 3. Exporteren naar een pdf-bestand klik in de rechterbovenhoek op. Om pdf bestanden te kunnen openen heeft u een pdf reader nodig! 4. Uitprinten klik in de rechterbovenhoek op Wanneer in het overzicht een regel groen gearceerd is, dan heeft deze vrijwilliger aangegeven dit collecte jaar niet actief te zijn, maar eventueel het volgende collectejaar wel weer. Controleer deze gegevens! Rapportage organisatiegebied Deze rapportage werkt hetzelfde als rapportage compleet met als verschil dat hierbij alleen de naam van de vrijwilliger wordt getoond en zijn of haar organisatiegebied. Het organisatiegebied kunt u invullen bij de gegevens van een vrijwilliger. Fonds verstandelijk gehandicapten, april 2016-8 -
Menu - Collecte Bestellen Rayonleider U ziet een overzicht van uw plaatselijke organisatoren en wijkhoofden. U ziet meteen wat de status is van alle bestellingen. In deze lijst staan ook plaatselijke organisatoren en wijkhoofden (rood gearceerd), die hebben aangegeven te stoppen met de werkzaamheden voor de collecte. Het kan voorkomen dat u toch een bestelling wilt plaatsen voor deze plaats of wijk. U kunt ook een bestelling doen voor het gehele rayon, indien u hier de voorkeur aan geeft. Deze optie bevindt zich op de laatste regel van het overzicht, onder de noemer Eigen bestelling! In principe, als de plaatselijke organisator zelf bestelt, dan zal hij/zij ook bestellen voor zijn/haar wijkhoofden. Zie verder INVULLEN BESTELBON.. Plaatselijke organisator met wijkhoofden U ziet een overzicht van uw wijkhoofd(en) en in de laatste regel [Eigen collectanten (x stuks)]. Deze laatste regel klikt u aan zodat u één bestelling kan plaatsen voor alle collectanten onder u en uw wijkhoofd(en). In deze lijst staan ook wijkhoofden (rood gearceerd), die hebben aangegeven te stoppen met de werkzaamheden voor de collecte. Het kan voorkomen dat u toch een bestelling wilt plaatsen voor deze plaats of wijk, om welke reden dan ook! Fonds verstandelijk gehandicapten, april 2016-9 -
Zie verder INVULLEN BESTELBON. Onderstaand het scherm met de mogelijke opmerkingen/acties in het overzicht met alle wijkhoofden. In de laatste kolom ziet u de handeling die u kunt uitvoeren. [Opmerking] [Actie] Nog te bestellen [Bestellen] Door het aanklikken van [Bestellen] komt u in de bestelbon Is al door u besteld [Inzien] Door het aanklikken van [inzien] ziet u uw geplaatste bestelling Wijkhoofd bestelt zelf Plaatselijke organisator zonder wijkhoofd(en) Na het aanklikken van de button [bestellen] komt u direct in de bestelbon. Wijkhoofd De plaatselijke organisator bestelt in principe de collectematerialen. U ziet de volgende melding. Indien uw plaatselijke organisator u heeft verzocht de bestelling digitaal te plaatsen dan zal de bestelbon zichtbaar worden en is het INVULLEN BESTELBON op u van toepassing. Invullen bestelbon Zodra u op bestellen heeft geklikt krijgt u de melding: Klik op OK Het in het voorbeeld opgenomen aantal van 7 betreft het aantal collectanten dat onder uw naam is ingevoerd. Heeft u derhalve 5 collectanten dan zal hier 5 komen te staan. Wilt u voor meer of minder collectanten materialen bestellen dan kunt u hier het gewenste aantal invullen. Plaatselijke organisator met wijkhoofd(en): Hier vult u het aantal collectanten van u en uw wijkhoofd(en) in. Een aantal collectematerialen wordt aan de hand van het gewenste aantal automatisch ingevuld. Uiteraard is dit aan te passen. Wij verwijzen u naar de Toelichting op de digitale bestelbon voor het verder invullen van de bestelbon. Deze vindt u onder het menu Informatie onder de knop [Downloads]. U hebt de bestelling geplaatst na het aanklikken van de knop VERZENDEN. Fonds verstandelijk gehandicapten, april 2016-10 -
U ontvangt per e-mail een bevestiging van uw bestelling. Het is niet mogelijk om de bestelling te wijzigen, nadat u deze heeft opgeslagen. Indien er later toch nog wijzigingen zijn, kunt u contact opnemen met het landelijk bureau. E-mailadres: collecte@fondsverstandelijkgehandicapten.nl of telefonisch via 030-236 37 77. Uitzonderingen: wijkhoofd bestelt zelf of ontvangt de materialen thuis Het kan in uitzonderlijke gevallen voorkomen dat u de bestelling voor een wijkhoofd bij hem/haar thuis wil laten afleveren. Dat kan. De plaatselijke organisator dient dan bij het bestellen aan te geven, dat afgeleverd moet worden op het adres van het wijkhoofd. Standaard staat deze op de besteller. U geeft het wijkhoofd toestemming zelf de bestelling digitaal te plaatsen. U moet dan in de functie Wijkhoofden/ Collectanten en vervolgens Overzicht Wijkhoofd bij het betreffende wijkhoofd op [Aanpassen] klikken. Vervolgens kunt u het hokje [Bestelt zelf] aanvinken. Zie voorbeeld scherm hieronder. Het wijkhoofd krijgt nu de bestelbon te zien. Fonds verstandelijk gehandicapten, april 2016-11 -
Afrekenstaten Na de collecte is het de bedoeling dat u samen met de collectant de inhoud van de bus telt. Vervolgens telt u alles op van alle collectanten en dan weet u wat de opbrengst is van uw wijk, plaats of gemeente. Dit bedrag moet gestort worden op de algemene rekening van Fonds verstandelijk gehandicapten. Deze rekening is bij de Rabobank. Tijdens het afstorten van het geld kunt u een code meegeven, dit is de zogenaamde stortingscode, een unieke code. Door deze code te gebruiken kan het geld getraceerd worden bij het fonds. U vindt deze code door te klikken op het tabblad Afrekenstaten. Wanneer u klikt op Afrekenstaat toevoegen, kunt u de lege afrekenstaat uitprinten en deze meenemen naar de bank. Hierop staat dan de stortingscode en het IBAN nummer dat u nog heeft. In de Downloads vindt u een brief van de Rabobank. Wij adviseren u om deze brief mee te nemen naar de bank waar u gaat afstorten. Na het afstorten ontvangt u een stortingsbewijs, deze moet u goed bewaren. Nadat u heeft afgestort kunt u de afrekenstaat invullen. Indien nodig kunt u meerdere afrekenstaten invullen. U kiest voor de optie Afrekenstaat toevoegen. Een aantal gegevens is al ingevuld of worden voor u ingevuld, zoals de netto-opbrengst. U gaat met de TAB-toets van het ene veld naar het volgende veld. Met SHIFT-TAB kunt u ook weer terug. Uiteraard kunt u ook klikken met de muis. U bent verplicht het onderdeel in te vullen, dit kan zijn een plaats of een wijk. Bij Toelichting op onderdeel kunt u eventueel nog een verdere specificatie geven of een opmerking plaatsen. Indien u de mogelijkheid heeft om het stortingsbewijs in te scannen, dan verzoeken wij u dit te doen en een kopie bij te sluiten bij de afrekenstaat. Andere relevante documenten mag u ook bijsluiten. Fonds verstandelijk gehandicapten, april 2016-12 -
Meerdere bestanden kunt u gelijktijdig toevoegen door de CTRL of SHIFT toets ingedrukt te houden, terwijl u de bestanden selecteert. U ziet daarna een overzicht van de bijgevoegde bestanden. Indien u, nadat u op Verzenden heeft geklikt, een foutmelding krijgt omdat u iets vergeten bent om in te vullen, dan moet u de bestanden opnieuw toevoegen. Bent u vergeten de bestanden bij te voegen, verstuur deze dan per e-mail naar collecte@fondsverstandelijkgehandicapten.nl onder vermelding van uw stortingscode! Het is niet mogelijk om een afrekenstaat, nadat u op de knop Verzenden heeft geklikt, nog te wijzigen. U ontvangt een mail ter bevestiging van de verzonden afrekenstaat! Bij de optie Overzicht afrekenstaten ziet u de al ingediende afrekenstaten! Fonds verstandelijk gehandicapten, april 2016-13 -
Voorraad Collectematerialen Het fonds wil graag weten hoeveel en welke collectematerialen u in uw bezit heeft. Zeker voor wat betreft de aantallen collectebussen vinden wij het belangrijk dat deze bussen weer opnieuw ingezet worden als iemand besluit te stoppen. Daarom verzoeken wij u te controleren of onze gegevens overeenkomen met de voorraad die u thuis heeft. De voorraadgegevens vindt u onder het menu Collecte en dan voorraad Collectemateriaal. U krijgt een overzicht te zien van u en uw medevrijwilligers, dit kunnen wijkhoofden, maar ook collectanten zijn, voorzover deze vrijwilligers voorraden hebben en deze voorraden ooit bij ons zijn geregistreerd. Mist u gegevens, neem dan even contact op, want het kan zijn dat er voorraden zijn op adressen die niet zichtbaar worden. Klikt u vervolgens op de knop Openen, achter een naam, dan wordt het volgende scherm getoond. Corrigeer, indien nodig de gegevens en klik op Opslaan. Indien nodig kunt u nog een opmerking toevoegen! Fonds verstandelijk gehandicapten, april 2016-14 -
Retourneren Indien u stopt met de werkzaamheden voor de collecte en u kunt de collectematerialen nergens anders onderbrengen of u heeft gewoonweg geen ruimte om de voorraden het hele jaar te bewaren, dan kunt u de materialen retourneren. Klik hiervoor op de knop Retourneren. Er wordt een venster geopend met instructies hoe u alles kunt retourneren. Fonds verstandelijk gehandicapten, april 2016-15 -
Menu - Informatie Downloads Het navolgende scherm wordt zichtbaar: Algemene downloads Hier worden documenten in geplaatst zoals: - Brief Rabobank - Collecteprotocol 2016 - Telstaat voor eigen gebruik in word en excel - Retourformulier collectebussen - Handleiding Digitaal Collecte Systeem - Handleiding voor organisatoren 2016 - Toelichting digitale bestelbon 2016 - Voorbeeld teksten persberichten Collectevergunning(en) Hierin zal de vergunning binnen uw gemeente worden geplaatst. Dit kan zijn: - Kopie van de doorlopende vergunning - Kopie van de jaarlijks af te geven vergunning - Melding van de gemeente dat er geen vergunningsplicht meer bestaat Externe informatie Hieronder zijn links naar interessante webpagina s aan te klikken waaronder de website van Fonds verstandelijk gehandicapten. Fonds verstandelijk gehandicapten, april 2016-16 -
Loguit De optie Loguit vindt u in de rechterbovenhoek. Als u klikt op naam vindt u daar Loguit. Dit behoeft geen nadere toelichting. Na het aanklikken komt u terug in het inlogscherm. Wachtwoord wijzigen Onderstaand scherm verschijnt in uw beeld. Dit behoeft geen nadere toelichting. Fonds verstandelijk gehandicapten, april 2016-17 -
VRAGEN, SUGGESTIES, OPMERKINGEN, TIPS? Wij hopen u met deze handleiding wegwijs te hebben gemaakt in het digitale collecte systeem van Fonds verstandelijk gehandicapten. Wij kunnen ons voorstellen dat u na gebruik van het systeem opmerkingen, vragen, tips en suggesties heeft om het systeem te optimaliseren. Dit horen wij heel graag van u en hopen dan ook dat u dit met ons wilt delen door het sturen van een e-mail. U kunt daarvoor het volgende e-mail adres gebruiken collecte@fondsverstandelijkgehandicapten.nl * * * * * Fonds verstandelijk gehandicapten, april 2016-18 -