Handleiding Online snelinvoer Online samenwerken bestuurders Liesbeth van Woudenberg Woerden, oktober 2015 handleiding Online Snelinvoer voor uitv. secr. Mijn KHN_oktober 2015
Inhoudsopgave 1 Online nieuwsberichten plaatsen... 5 2 Een nieuwsbericht zonder bijgevoegde documenten... 6 2.1 Taggen... 7 2.2 Stap 3: Bevestigen... 8 3 Een nieuwsbericht met bijgevoegde documenten... 9 4 Rechtstreeks mail aan leden versturen... 10 4.1 Werkwijze verzending... 10 5 Online samenwerken voor bestuurders... 11 handleiding Online Snelinvoer voor uitv. secr. Mijn KHN_oktober 2015 3/11
1 Online nieuwsberichten plaatsen Met deze handleiding kunt u als webbeheerder via de online Snelinvoer van Mijn KHN eenvoudig zelf nieuwsberichten aanleveren voor uw afdelings-/regiopagina en tegelijk ook de wekelijkse nieuwsbrief. Let op: De snelinvoer werkt alleen helemaal goed in Internet Explorer en niet op een Mac (hierop draait geen internet explorer). Browsers als Google Chrome, Firefox en Safari worden niet ondersteund). Voor het plaatsen van uitnodigingen en verslagen met bijlagen kunt u bij KHN Backoffice terecht. URL : http://www.khn.nl/snelinvoer/(sla deze URL eventueel op in uw Favorieten!) Inlog : Uw persoonlijke user name en password zijn dezelfde als u voor Mijn KHN heeft ontvangen. NB: inlogcodes vergeten? Bel met afdeling Backoffice, telefoon 0348 489 476, of mail backoffice@khn.nl en uw toegangscodes worden u nog een keer toegestuurd. Via de url naar de snelinvoer verschijnt onderstaande pagina. Naast deze handleiding, kunt u formats opvragen voor het maken van agenda s/verslagen en starten met het plaatsen van een nieuwsbericht. handleiding Online Snelinvoer voor uitv. secr. Mijn KHN_oktober 2015 5/11
2 Een nieuwsbericht zonder bijgevoegde documenten Klik allereerst op Nieuwsbericht aanmaken. Vul titel artikel, publicatiedatum, kort intro/omschrijving en inhoudelijke tekst in. Aangezien het bericht ook in een centraal archief komt, is het noodzakelijk de afdeling/regio prominent in de kop of het intro te vermelden. Voeg altijd een afbeelding toe (om een blauw vlak bij het bericht te voorkomen): kies hierbij gerust uit de voorbeelden die in de database staan. Indien u zelf beeldmateriaal opvoert, let er dan op dat dit rechtenvrij is, en een landscape (liggend) foto betreft. Klik vervolgens onderaan de pagina op de knop Volgende. Wanneer u het nieuwsbericht via een direct mail wilt versturen, vermeld dan bij de korte omschrijving: Graag als dm versturen Open de map afdelingen en Regio s voor het kunnen toevoegen van een afbeelding. U kunt uw afbeelding opslaan in map van uw regio waaronder uw afdeling valt. Op deze wijze kunt u de afdeling een volgende keer makkelijk terugvinden. TIP: maak tijdens een bijeenkomst zelf foto s die u kunt gebruiken! Dit verhoogt de attentiewaarde van het nieuwsbericht. 6/11 handleiding Online Snelinvoer voor uitv. secr. Mijn KHN_oktober 2015
2.1 Taggen Vink of de juiste afdeling(en) of de regio aan waarvoor uw nieuwsbericht interessant is. Klik vervolgens onderaan de pagina op Volgende. handleiding Online Snelinvoer voor uitv. secr. Mijn KHN_oktober 2015 7/11
2.2 Stap 3: Bevestigen In het laatste scherm wordt u gevraagd te checken of alle gegevens correct zijn ingevuld. U kunt altijd nog terug naar de vorige stap(pen) zonder dat uw ingevulde gegevens verloren gaan. KHN Backoffice streeft ernaar uw artikelen binnen 1 werkdag op de website te publiceren. Artikelen die dinsdagochtend zijn gepubliceerd, lopen bovendien automatisch mee in de KHN Weekupdate. Vragen over de afdelings-/regiocommunicatie via de website of de KHN Weekupdate? Neem contact op met KHN Backoffice, backoffice@khn.nl, 0348 489 476. 8/11 handleiding Online Snelinvoer voor uitv. secr. Mijn KHN_oktober 2015
3 Een nieuwsbericht met bijgevoegde documenten Wanneer u een document wilt toevoegen, gebruikt u: De werkwijze is identiek aan het uploaden van de: Het enige wat u nog moet doen is: Klik op: selecteer bestanden Kies dossier: selecteer de afdeling Klik op opslaan Let op: Alle documenten staan openbaar. Uitzondering: Verslagen van algemene leden- en bestuursvergaderingen worden alleen op het ledennet geplaatst (mijn.khn.nl)! TIP: vermeld bij het aanleveren van deze stukken altijd de zin U dient ingelogd te zijn om het document ook daadwerkelijk te kunnen openen. Voor inloggen: ga hiervoor naar het rode blok, rechtsboven naar mijn KHN. Klik vervolgens op opslaan. U kunt meerdere documenten toevoegen. Vervolgens komt u in de gebruikelijke snelinvoer (zie voor werkwijze opvoeren nieuwsartikel). handleiding Online Snelinvoer voor uitv. secr. Mijn KHN_oktober 2015 9/11
4 Rechtstreeks mail aan leden versturen Het is mogelijk een nieuwsupdate rechtstreeks naar de leden in uw afdeling te versturen. Let op! Deze berichten worden voor verzending niet gecontroleerd door de Backoffice van het bedrijf in Woerden. En gaan ook niet automatisch mee in de weekupdate! Wij adviseren u deze mail dan ook alleen te mailen in spoedgevallen. (b.v. u wordt in het weekend geconfronteerd met een voorval dat direct gedeeld moet worden met uw leden). Gebruik hem dus niet in geval van: vooraankondigingen bijeenkomsten (zoals alv/koffieochtenden/themabijeenkomsten e.d.). Hiervoor kunt u beter de normale snelinvoer gebruiken. Wanneer u toch besluit rechtstreeks een bericht te mailen en u wilt dat het bericht ook op de site getoond wordt, dan zal het artikel ook via de snelinvoer moeten worden aangeleverd. Tip: Overleg met uw regiomanager of afdeling Backoffice wanneer u hierover vragen heeft. 4.1 Werkwijze verzending U volgt dezelfde werkwijze als het opvoeren van een nieuwsartikel. Bij stap 2: nieuwsbrief verzenden kiest u voor uw afdeling (u heeft alleen toegang tot de afdelingen waarvoor u werkzaamheden uitvoert). Klik vervolgens op 10/11 handleiding Online Snelinvoer voor uitv. secr. Mijn KHN_oktober 2015
5 Online samenwerken voor bestuurders Speciaal voor u als afdelingsbestuur bestaat de mogelijkheid om op uw afdelingspagina online met elkaar samen te werken. Zo kunt u op deze pagina de uitnodigingen en verslagen van uw bestuursvergadering, maar ook andere relevantie informatie opslaan. Ook kunt u vragen stellen door een forum te starten. Klik op nieuw document uploaden en blader naar het desbetreffende document. Geef het vervolgens een naam en een eventuele omschrijving. Door op de knop verstuur te drukken, plaatst u het document op de site. handleiding Online Snelinvoer voor uitv. secr. Mijn KHN_oktober 2015 11/11